档案管理工作流程图

2024-05-06

档案管理工作流程图（共9篇）

篇1：档案管理工作流程图

深圳市档案局城建档案工作流程图
建设工程施工报建阶段建设工程施工阶段

档案登记与告知

发放《深圳市城建档案管理告知书》

文件材料收集, 文件材料收集,整理指导

出具《深圳市建设工程档案指导意见书》

整改不合格
建设工程竣工验收阶段

档案验收

合格出具《深圳市建设工程档案验收意见书》整改不合格

档案移交审核

合格出具《深圳市建设工程档案验收认可证》和《深圳市建设工程档案移交意见书》

档案移交

出具《深圳市城建档案移交书》

业务指导,验收,移交审核预约和业务咨询电话: 投诉电话: 业务指导,验收,移交审核预约和业务咨询电话:82105461 投诉电话:82107779

篇2：档案管理工作流程图

人事档案管理流程图

人事档案接收、熟练工判定、转出、查阅、档案日常管理

附件1-6附流程图后

1、人事档案接收流程

篇3：档案捐赠工作的流程控制研究

一、档案捐赠前应做的前期工作

档案馆的捐赠工作不应该是被动的接受, 而应该是主动地去求作为。在接受社会各界的捐赠行为之前, 就应该做到以下三点:1.档案管理部门应及早做出关于档案捐赠的具体规定和措施。2.相关部门如档案工作者协会或者各级综合档案馆, 制定详细的捐赠指南, 指南中应向公众阐明档案馆功能、职责, 罗列出有可能对社会具有历史价值的材料类型, 供社会公众参考对照。3.大力宣传。通过档案实体展览、网上专题展览或者举办“档案馆日”等多种形式的活动, 让公众参与到档案工作中来, 让公众了解捐赠的意义是记录国家或城市的历史。公众可以通过预约, 前往档案馆库房参观, 观摩档案修裱、数字化制作等专业流程, 还可以免费修复个人保存的老照片, 领悟档案文化的独特魅力, 认识到档案馆具有良好保存档案资料的条件, 感受到档案馆更为专业的保管利用水平。

二、档案捐赠过程中应注意的问题

档案馆一旦得到捐赠品, 在接收的时候, 应该做到以下几点, 以免出现后续问题:

1. 在向捐赠者表示感谢的同时, 应告知捐赠者应该明确的事项。即档案史料的捐赠者对其捐献的档案有优先利用权, 并可享有对档案中不宜开放的部分提出限制利用的权利。但捐赠行为一旦发生, 捐赠者将不再享有所有权。

2. 档案馆在接受捐赠品时, 应该和捐赠者签订完备的交接手续和协议, 对捐赠的档案在利用中可能涉及的个人隐私、版权等问题作出解释和规定, 捐赠的档案中凡涉及知识产权的部分, 档案部门将依照《知识产权法》予以保护, 从而维护捐赠者的合法权益不受侵害, 解除捐赠者的疑虑与担忧。

3. 对于捐赠档案史料的有关集体及个人, 档案部门应视其捐赠的数量和珍贵程度给予一定的荣誉和物质奖励, 通过表彰、颁发捐赠荣誉证书、发布答谢公告等形式表示谢意和敬意, 有条件的话, 还可以在报刊杂志等媒体上发表感谢信或者罗列出捐赠品目录, 大力宣传和倡导这种行为。

4. 告知捐赠者与档案馆联系的各种方式与方法, 保持通信途径畅通, 方便捐赠者随时回访和接受反馈, 对于捐赠者提出的问题及时作出答复, 使捐赠工作达到一个良性循环的效果。档案馆千万不能忽视这些细节, 认为档案一旦接收, 便无其他问题。档案部门在类似活动中应引以为戒。

三、档案捐赠后的后期工作

档案馆接受档案捐赠后, 并不意味着档案捐赠工作的结束, 相反, 这意味着档案捐赠工作的另一种开始, 档案馆应该妥善地保管好这些捐赠品, 并积极做好开发利用工作, 在丰富馆藏的同时, 更加优化馆藏。

1. 档案馆应该妥善保管好捐赠品。

捐赠档案从捐赠那一刻起, 其所有权就归档案馆所有, 档案工作者应该善待捐赠档案, 这是对捐赠者的尊重, 也为后续能有更多的档案捐赠作好口碑。捐赠者要把他们自己的藏品送给档案馆, 是因为他们相信如此更能发挥藏品的社会价值, 对档案馆的保管条件、人员素质也是信任有加, 同时还体现了捐赠者对文化机构的一份支持和尊重。应当说, 任何捐赠者的捐赠行为都是高尚的, 他们有权利得到受赠单位的尊重。所以, 对赠品的妥善保管和合理利用, 是档案馆的职责, 任何有损捐赠品的行为, 都是对捐赠者的情感伤害。

2. 大力开发利用捐赠的档案。

篇4：浅谈电子档案的流程管理

流程管理，是一种以规范化地构造输入到输出的业务流程为中心，以提高管理绩效为目的的系统化方法，主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程。电子档案的流程管理首先是在确保电子档案的安全基础之上，保证这一过程是面向用户的流程。从档案产生到保存、利用直至销毁的整个生命周期中，我们要对电子档案的流程进行监控，采取必要的措施来解决电子档案生命周期里可能出现的安全问题。因此，建立流程管理的分层模式，也就要求对电子档案的任何操作都要有相应的规范制约，掌握电子档案的现时状况及来龙去脉，从而确保电子档案的安全。

2.电子档案的安全性分析

在档案学领域中，安全性的问题一直是业界人士关注的重点。电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题，如电子档案的长期可存取性等，但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全。然而这～阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段。电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换，这种系统内流转的过程涉及到较复杂的管理流程和技术环境，如果单纯地由技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题，存在相当大的难度。所以我们需在电子档案的流程管理中，按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型，建立起与之相应的电子档案管理策略。电子档案管理过程的安全性主要涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性。本文主要从访问控制和应用方面对电子档案安全策略进行探讨。

3.电子档案安全管理策略的探讨

3.1电子档案安全管理的指导思想

近几年来，档案数字资源数量呈几何量级增长，媒体形式的多样化，以文本、图像、音视频、电子出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现，信息内容涉及领域广泛。附着在这些档案数字资源之上的元数据在档案数字资源的转换、迁移过程中积累的数量更为庞大，保存成本会越来越高。

3.2流程管理下的层次模型概述

电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期，涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程，为确保文件的真实、完整、可用与安全，达到电子档案安全管理的根本目标，就要通过系统化的流程进行规范，明确各阶段的边界范围，突破原有方式的安全机制，建立更为高效的电子档案安全策略，对数字档案馆电子档案管理提供新的管理理念。

在实现电子档案安全管理目标的驱动下，为加强电子档案的流程管理，首先将电子档案的安全模型进行了层次划分，它包括了生成层、保管层、流程层、应用层等四层，其中-生成层（关键信息是否受到必要的安全保护）保管层（电子凭证价值）流程层（安全流程是否合理并且有效）应用层（安全策略的建立）

3.3档案数字资源和档案数字副本

电子档案载体进行有效的保存，还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。

档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源。包括各级各类在线生成并归档的电子文件即电子档案，和将各种载体的档案数字化后形成的所有档案数字副本，以及各种因保管、利用需求而形成档案数字副本的集合。这里可以通过以下公式进行描述。

档案数字副本指各种档案的数字化副本，包括电子档案副本和其他档案数字副本两个部分。电子档案副本是指抽取电子档案的所有内容信息，在内容上与电子档案保持完全一致，但不具备电子档案形成过程中封装的元数据信息，不具有凭证价值，仅为利用者提供信息查询而形成的数字信息。其他档案数字副本是指将纸质、录音、录像、照片、实物等档案数字化形成的档案数字副本。

3.4建立电子档案应用层安全策略

电子档案的流程管理是系统化的过程。在生成层面，档案管理部门要强调系统生成的电子文件能有效保存，即对有保存价值的电子文件得到确认，并能有效地归档和维护：在保管层面，所形成的一定是真实完整电子文件归档后形成的电子档案，因为电子档案来自不同的途径，那么其内容和格式会存在一定的差异，因此，不但要对电子档案载体进行有效的保存，還要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面，各类用户使用的不再是电子档案，而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来，不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本。

4.安全管理策略的内涵阐释

4.1元数据与电子档案共同封装保存

元数据是关于文件的背景信息和结构数据，是专门用于满足电子文件管理需求，保证文件真实、完整、可用和安全的数据。电子文件管理则需要关联的元数据系统，元数据与电子文件在整个文件生命周期是自始至终地关联在一起的。在原有的电子档案安全管理模式中，电子档案的日常管理，对各类档案资源数据进行采集，如日常增量数据、未归档资料信息数据、现行文件、个人上传数据（文档、照片、媒体）等。支持标准格式数据的导八、导出和电子原文的批量上载。电子档案的整理、流转、迁移等很多都会产生更多的元数据。

4.2面向应用层的电子档案副本

保障电子档案原始性和凭证作用的元数据信息形成在电子档案的生成层和保管层。在抽取电子档案内容信息后形成了电子档案副本，这些副本是数字档案馆为满足使用者的需求而提供的。数字档案馆面对众多用户，他们多以搜索所需信息解决问题为主要目的。因此，电子档案副本的内容与电子档案完全一致，可以满足利用者的各种使用目的，无需要求电子档案副本具备凭证价值的功能。

4.3电子档案副本信息的属性

利用者在使用数字档案馆的电子档案副本时会产生各种使用信息，同时，电子档案副本在数字档案馆保管过程中也会产生大量管理信息。利用电子档案副本会产生利用权限、利用密级、利用对象、时间、主题、内容、数量等数据信息。这些是数字档案馆进行利用对象、目的、重点、内容、数量、频次、时段等各种统计分析所需要使用的数据。这些数据的重要作用体现在：管理并使用这些数据有助于强化对数字档案馆的职能管理，有助于数字档案馆的职能拓展，有助于数字档案馆在更新技术支撑下得到进一步发展。这些信息是基于电子档案副本活动而产生的，属于管理信息的一个组成部分。

5.安全管理策略中的关键问题

5.1电子档案的永久性保存

在技术发展迅速、软硬件换代迅速的时代，载体寿命期限、系统变化、各种保管环境改变是影响电子档案永久性保存的重要因素。在电子档案保管中对设备系统的依赖等问题可以由数字档案馆保管层根据需要随时解决。同时，在原有管理模式中遇到的信息传递中的易改写等问题也可以避免。安全管理策略有效地解决了对电子档案信息和载体双重的永久性保存。

5.2建立电子档案转换为副本的系统规范

建立系统规范是安全管理策略可有效实施的基础保障。电子档案转换为副本，是为了高效地开发和利用电子档案。在转换活动中，要严格保证电子档案的真实、完整、可用和安全，防止在转换过程中造成信息的损失，就技术、制度、标准、控制等方面要建立相应的安全管理标准和规范。

5.3安全服务与安全机制

篇5：档案工作管理流程

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷

6、兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、保安

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

篇6：档案管理工作具体流程

一、目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。

二、档案整理：

编码：由综合部统一编码。(见附件一)

备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部

门进行统一的编码。

整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。(见附件一)

备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。

档案归档：(1)、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

(2)、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法

与‘范本’雷同。

外来文件的.收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’(见附件三)上的备注栏上注明。

档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’(如附件四)并经核准后再由档案室统一发行。

备注：(1)、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

(2)、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外)，

(1)所有的档案资料需盖有‘受付’章 ------ 红色

(2)发行的档案资料需盖有‘发行’章 ------- 兰色

(3)对于过期或失效的档案应改有‘作废’章------- 兰色

(4)档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历(如附件五)。

档案的使用审批程序：(书籍、技术资料手册、宣传资料除外)

(1) 查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

A：查阅本部门档案：查阅人填申请表 → 部门负责人审批

B：查阅非部门档案：

① B级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批

② A级档案查阅：填申请表 → 部门负责人审批 → 档案相关部门的负责人审批 → 公司负责人审批(副总→总经理)

(注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可)

(2) 借阅：只限于B级档案。

A：程序：填申请表 → 部门负责人审批

B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

(3) 复印、摘抄：

A：程序：填申请表 → 部门负责人审批 → 公司负责人审批

(4) 备注：A级档案即机密档案;B级档案即是A级档案除外的普通档案。

(5) “档案使用申请表”详见附件六。

书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的

(1) 借阅：只需在登记表上(如附件七)作相关的登记。

(2) 领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记(如附件八)。

篇7：档案管理流程

1.档案收集

各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。2.档案保存

各部门文件、合同等资料的原件需要保存，由各部门分别进行整理，并将编制的“移交目录”按季度向行政部移交。其中，电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案指定的电脑硬盘内或制作成专门光盘并进行编号保存；对文件、合同要登记详细信息，并编制目录，以便检索利用；文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件与档案柜中。3.档案借阅

借阅档案要履行借阅手续，填写“档案借阅审批单”。借阅档案原件只限在公司内，不准带出；必须带出公同查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准。借阅的档案被交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失成损坏，则应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，则须重新办理手续。借阅档案的人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。4.档案销毁对已失去利用价值的档案，必须写“申请销毁报告”，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理批准，方可销毁:执行销毁任务时，必须由行政部工作人员监督销毁，监督销毁人不得少于两人，并在销毁目录上签字:最后，把销毁目录和部门经理、部门分馆和总经理的批准手续文件，一并存档予以永久保存。

篇8：档案管理工作流程图

一、办公业务的实质及现状

(一) 办公业务的实质。办公业务主要是控制流程性的业务信息。在传统的办公系统中, 办公信息主要是通过纸笔来进行, 最终会变成纸质或声像的文件或者档案, 通过这种形式反映办公业务的相关信息。现今网络环境下, 大部分的办公信息主要是通过计算机平台进行控制和传递的, 在这个过程中, 不但会产生大量的电子文件, 也同样会产生纸质的文件, 这些文件记载的历史信息, 再转化为档案。

(二) 办公业务的现状。目前, 办公信息中的文件管理依旧沿用着传统的流程, 而且也缺乏档案管理, 这也使得部分单位的档案与文书部门在工作上不能很好地衔接, 甚至出现问题。当前, 大部分的软件公司在开发中, 一般将OA系统及档案管理系统单独开发, 能实现两者统一的OA系统并不多见。这在一定程度上给档案管理和OA系统的发展带来了困难。部分单位的电子文件缺少归档, 而且并未意识到电子文件的重要性, 这使得电子文件处于无人管理的状态, 只能自生自灭。人们对电子文件的意义和功用并没有充分的认识, 更不会引起重视。大部分应用办公自动化的单位, 缺少对电子文件做归档和整理的工作, 而只是单纯地将其存储到硬盘内。长此以往, 电子文件虽然不会丢失, 但经过日积月累, 电子文件数目繁多, 会给电子文件的查找工作带来较大麻烦。一些单位在实现办公自动化的同时, 也实现了工作效率的提升。但这个过程中也出现了“双套制”的问题, 所谓“双套制”, 就是指对同一内容进行了纸质和电子版文件的同时保存。一些单位部门之间利用网络传递文件, 并承办文件, 但在办理完电子版文件之后, 往往又会使用纸质的文件进行归档保存。这也使得同一内容的文件, 通过两种文件载体进行保存, 不仅浪费了人力、物力和财力, 也影响了档案管理和电子文件的发展。而且通过打印电子文件形成的纸质文件, 它所起到的凭证作用也会随之消失, 因为在整个文件的办理中, 会对文件的底稿进行相应的修改, 这个修改痕迹的缺失, 将无法了解文件的历史原貌, 失去了凭证的作用。OA系统和档案管理系统各自独立运行, 相互之间不兼容, 增加了电子文件归档的难度。据了解, 一些单位应用的OA系统一般是由上级单位设计的软件, 而其使用的档案管理系统也多为现代化的档案管理软件。而往往因为两个系统的设计单位不同, 使得数据转换比较困难, 更不能实现电子文件归档。

上述问题如果得不到解决, 那么将直接影响办公自动化的发展, 而电子文件也会遭受巨大的损失。现阶段已经迈入电子时代, 但对文件的管理意识, 人们并没有跟上时代的步伐, 还停留在对纸质文件的管理意识上, 其根本原因就在于人们已经习惯管理纸质文件, 对其依赖性较大。而且在管理中, 只要避免天灾人祸, 并符合相关的管理要求, 就可对其长期保存。但是电子文件与之不同, 它在使用某种技术和设备进行信息存储后, 不能脱离该种技术和设备。电子档案的保存时间取决于其内容, 而其保存期限则受载体的寿命决定, 其中使用的技术相对复杂, 也是影响人们进行电子文件管理的原因。为了更好地进行电子文件的管理, 人们就要统一设计OA系统中文件和档案的管理流程。

二、统一设计的方法和原则

(一) 文件生命周期理论。该理论是指一个文件从产生到变为档案的过程, 把这个过程看作一个文件的生命周期, 这也表现了一体化的思想。文件在各个生命周期中有不同的表现形式, 文书和档案就是其表现形式中的两种, 但实质都是办公信息。文件的生命周期理论可充分利用在文件和档案的统一管理中, 从而使OA系统内的文件和档案管理流程实现重新组合设计, 促进各个办公信息间的内容衔接, 达到科学管理办公信息的效果。

(二) 统一规划和设计流程。许多单位的OA系统经常出现接口和子系统, 很少能形成完整的OA系统, 应用的OA系统往往缺乏整体感。如果能把文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA系统中, 实现系统的统一设计, 减少两系统的单独使用, 将会促进档案工作效率的提升, 最终达到数据库共享的效果。要将文件和档案管理的整个流程统一设计到一个OA系统中, 这会促进档案工作效率的提升, 并达到数据库资源共享。

(三) 做好文件与档案管理的定位。大部分单位强调OA系统设计中文件的重要性, 而并未重视档案的作用, 这也导致许多OA系统的文件管理流程比较完善, 而档案管理流程却相对缺失。不难看出, 在系统设计中要重视文件和档案管理流程位置的问题, 这直接影响最终系统中 , 能否实现信息共享。因此, 在进行OA系统设计时, 要重点设计档案管理数据库, 增强系统对数据信息流的处理功能。

参考文献

[1]王平.OA系统中档案管理子系统设计[J].兰台世界, 2014 (S2) .

[2]周迪.北京市档案馆综合档案管理系统设计与实现[D].北京工业大学, 2012.

篇9：浅析如何加强机关档案管理流程

关键词：新时期；机关；档案管理；流程

目前，机关档案工作是新的历史时期机关档案工作面临的新任务和新要求。根据《中华人民共和国档案法》与《中华人民共和国档案法实施办法》有关规定，各地区机关应该从多方面入手，进一步规范档案管理流程工作[1]。这不光是衡量机关管理水平的重要标志，也对今后国家调取档案资料，了解历史事实方面具有重大的意义，即使现阶段的机关档案工作有着与以往相关工作的长足进步，但我们也务必看到它存在的种种不足，有效解决现实存在的问题和困难，着力构筑档案工作典型，以典型带动面上工作，全面推进我国机关档案管理工作。

一、目前机关档案管理流程现状

1、各机关部门对档案管理工作重视不够

机关档案是各地机关在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存价值的文字、图像、音频等多种形式的历史记录，是档案工作的宝贵信息资源。各单位对档案工作的有效开展起着至关重要的作用。近年来，各地机关把主要精力都放在抓经济建设上，整天忙于中心工作和施工建设，对与档案管理流程相关的法律法规和业务知识学习甚少，认识不深，许多基层干部档案意识十分薄弱。由于部门对档案工作重视不够，没能把档案工作列入机关年度工作计划，档案工作不研究不安排，档案问题一直得不到解决，场地、经费、人员没有保障，档案工作无法更好展开。

2、机关档案工作人员业务素质不过关

当今办公设备的现代化，档案种类和载体的多样化，管理方法需要进行改革，这就对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理技能等方面都提出了进一步要求。原本那些传统的业务知识与工作方法，都不能适应新的形势，这使得档案管理工作不但是一项政策性很强的工作，还是一项专业技术性很强的工作，档案人员如果没有较好的专业素质就无法胜任档案管理工作。但在实际管理中，有的单位档案人员由于一岗兼多职，除了要对档案进行管理和保护还要完成单位交代的其他日常事务，这将导致他们疲于应付日常事务，无法保质保量完成档案流程工作，加之工作需要变动频繁和业务素质欠缺，大大影响了档案管理工作的持续性和稳定性。另外，档案人员技能水平不足，无法正常操作计算机软件，致使归档文件的整理、分类与保管期限划分等问题上不够准确，档案不及时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

3、机关档案管理所需硬件设施不够完善

机关档案管理方面经费投入的欠缺会大大影响档案管理流程工作的开展，虽然有些单位一早就建立了专门的档案管理系统与库房，但在后期工作中忽视了这方面的更新与投入，导致原来的硬件设施远远跟不上如今档案的更新与保管工作所要达到的要求。大部分机关的档案室建设简陋基础条件差，档案柜不少是陈旧老化的铁质结构，通风性能不好，安全措施没落实到位，防虫防霉设施不配套。多数单位还达不到档案工作要求，综合档案室变成了杂物室，设备设施老化，有的综合档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位档案室设备防护意识不强，设施设备不完善，治理体制不到位，使一部分档案受到严重损害。

二、加强机关档案管理流程的具体办法

加强机关档案管理流程工作是新的历史时期机关档案工作的重点。各地区务必高度重视，聘请与建设一支专业档案管理员队伍，规范单位内部档案管理，真正做到了认识到位、工作到位。时时严格落实档案资料的保存、使用管理制度，坚持做好档案登记、定期清洁等工作，确保档案资料的安全存放。具体流程如图1所示：

1、做好档案归类工作

机关档案的分类必须遵循机关文件材料形成的客观规律，保持机关文件材料归档工作的成果及其与机关档案工作的自然联系[2]。机关单位形成的全部档案，作为一个全宗，按门类可分为：文书档案、专门档案（婚姻档案、司法档案、纪检案件档案、会计档案、党员档案、业务考绩档案、企业转制档案）、科技档案（基建档案、设备档案）、特殊载体档案、实物档案。分类方法可分为：（1）党政工团档案，其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动。（2）基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置。（3）设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置。（4）会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置。（4）已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置。（5）声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置。（6）专门档案（本机关形成的专门档案）一级属类，按问题或机构设置。（7）荣誉、实物档案。

2、加强档案管理人员队伍建设

档案管理是一门专业性很强的工作。所以，面对新的形势，迫切需要造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案队伍。这就要求各机关单位选配优秀的档案管理人员，建立稳定的档案队伍。经常关心和支持档案管理员的工作，给他们提供良好的工作环境，落实相关福利待遇，对工作业绩突出的档案管理员要向组织部门推荐提拔重用，调动他们的积极性。档案主管部门需要加强工作指导，通过举办档案业务培训班等形式，组织管理人员学习档案法律法规和业务知识，通过业务学习实行持证上岗，并建立档案管理网络体系，实行动态管理，加强档案队伍之间的交流。与此同时，档案主管部门则要加大监督检查力度，要建立健全档案执法责任制，依法查处违法案件，使档案执法检查变成制度化、经常化、规范化。

3、加强档案管理流程中的硬件设施投入

随着数字化档案馆建设的实施，各地区档案馆档案数据库不断扩展，为使档案信息数据顺畅录入、安全存储、快捷提供，各部门应该对档案设施进行更新改造，给综合档案馆安装了档案库房安全保护综合智能管理系统，保证档案管理的齐全、完整、准确，有效地保护和利用档案提供了先决条件，突出了档案库房档案安全保护的“十防”要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。有效确保档案资料的安全[3]。

三、结束语

我国《档案法》与《档案法实施办法》公布实施以来，各地机关档案部门认真贯彻相关的指导思想及措施，我国的档案工作呈现了较好的发展势头，机关档案工作取得了明显的成绩。但是有部分单位档案管理流程方面还并不乐观，仍然存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案治理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在许多问题。要搞好机关档案工作，应当提高档案人员的素质，促进机关档案工作创新，不断加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件等工作。

参考文献：

[1]王英玮，高璐娜；关于修订和完善《机关档案工作条例》的建议与思考[J].档案学通讯.2013（03）

[2]高亚兰；区级机关档案管理模式创新探讨[J].中国档案.2010（08）

[3]王娅；网络环境对机关档案管理的影响[J].兰台世界. 2008（06）endprint