档案整理规范化流程

第一篇：档案整理规范化流程

文书档案收集整理归档规范（最终版）

文书档案收集整理归档规范

1 范围

本规范对公司文书档案的定义、归档范围、归档要求和整理归档程序等作了明确的规定和要求。 本规范适用于集团公司所有文书档案的管理。 2 文书档案的归档范围

2.1 文件材料的归档范围

反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司具有利用价值及凭证价值的文件材料;其他对公司发展具有查考价值的文件资料。 2.2 文件材料的不归档范围

其他单位所发的不需本公司办理的文件材料(如其他单位所发的供本公司参阅的简报、抄阅件等);公司形成的无查考利用价值的事务性、临时性的文件资料;一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;其他与本公司无关的文件材料。 2.3 各部门档案的归档范围 2.3.1综合办

a) 公司章程文件：公司章程，公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算文件等; b) 股东会文件：股东会议记录、股东会议通知、股东出缺席会议记录、股东名册、股东印章等; c) 董事会文件：董事就任书、董事会议记录、总裁(副)、总经理发文、批复、业务执行文件等; d) 财年总计划、重要契约、诉讼文件、公司知识产权资料、公司历史沿革及重大事件记录等; e) 重要会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录等; f) 总经办日常工作文件：签呈、督办记录、来访接待记录等; g) 其他具有保存价值的文件材料。

2.3.1.1 基本文件：人力资源战略、人力资源工作绩效目标、人力资源政策和管理制度、薪酬福利制度、奖惩制度、绩效管理制度等;

2.3.1.2 人事业务具体文件：公司职员花名册、职员工资、人事档案、考核资料、招聘文件、招聘考试题目汇集、聘用通知书、劳动合同、晋升资料、任免文件等;

2.3.1.3 人力资源部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

营销部

a) 销售管理策略和规划、行销计划与销售目标、市场及行业销售分析、销售预测、销售渠道的规划和建设、产品生命周期管理作业、定价政策文件等;

b) 经销合同、客户名单、客户订单和客户投诉受理文件、产品物流服务体系文件等; c) 销售部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

成本部

a) 公司采购策略及绩效目标、采购计划、采购成本控制目标、新产品物料采购计划、各类采购合同(设备、包装材料、食品原材料)、进货渠道文件等;

b) 供应商资料、询比价资料、供应商品质管理策略和行动计划、新供应商的开发和认证计划、供应商评审和业绩考核、供应商采购价格的维护和应付账款的审核等; c) 采购部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

工程技术部

2.3.1.4 审计报告、审计作业流程、审计规划等;

2.3.1.5 财务审计、绩效审计、纪检督察工作、专项审计相关文件等; 2.3.1.6 投诉、举报方面的相关资料;

2.3.1.7 审计部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

文书档案收集整理归档规范

1/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 财务部

a) 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。 b) 会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿，其他会计账薄;

c) 财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告; d) 其他类：财务预算、银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料; e) 财务部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

前期开发部

a) 公司质量方针与产品安全目标、质量体系与食品安全体系、质量控制标准和品质规划、质量工作统计年报等;

b) 各项质量管理活动产生的报告与记录，如品质稽查报告、原始质量记录、质量改进方案、质量改进效果评估等;

c) 产品质量事故相关文件，如质量事故调查报告等;

d) 质量管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

设计部

a) 公司产品配方资料及其相关资料等;

b) 公司产品研发规划、研发流程、研发建议、研发目标、研发技术报告相关文件等;

c) 产品技术标准、产品技术改进、产品成本控制、产品质量检验报告、产品质量危机预案等; d) 各类生产许可证、卫生许可证、产品标签、产品标准备案、政府项目申报文件等;

e) 新产品立项资料、工艺流程、技术标准、研究开发记录、技术报告、检测报告、重要实验数据及结果、工艺设计图等;

f) 研发部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

市场部

a) 品牌建设、行业发展趋势、竞品信息、消费者需求文件等;

b) 新品开发规划、旧品改良规划、产品生命周期管理、日常产供销协调、各品项毛利率评估文件等 c) 各品牌媒介费用预算、媒体谈判、媒体投放评估、媒体发布文件等; d) 广告创意评估、广告制作、各类促销活动相关文件等;

e) 各品类广宣品、赠品、陈列工具的开发设计、制作改良及管理相关文件等; f) 市场部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

信息流程部

a) 流程管理体系与发展规划、流程管理目标、流程优化专项工作相关文件等; b) 公司IT 发展规划、IT工作目标、IT项目建设相关文件等; c) 公司受控文件等;

d) 信息流程部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

制造部

a) 公司制造工作规划与目标、公司安全生产体系、改进与完善制造流程工作文件等; b) 技术革新和改造工作(含设备和IE)及相关专案项目管理工作相关文件等 c) 制造部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

各基地品质管理部

a) 产品质量事故调查报告、公司质量工作统计年报、本公司制定并颁发的技术标准(非受控文件)、公司颁发的质量工作规定、办法(非受控文件)等; b) 基地关于技术、环保、计量管理的各项规定等;

c) 本部门工作计划、总结，重要的请示、批复，一般技术工作通知等; d) 基地检测设备类、其它计量(能源计量除外)类档案的收集、整理; e) 基地品质管理部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料;

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文书档案收集整理归档规范 各基地生产计划部

本部门工作规划、总结，基地生产统计年报，各项经济指标完成情况汇总表，生产计划指标等;

重要的请示与批复、有关生产管理的通知、生产的组织与调度文件、专案审计材料(调查、旁证、公证、结论)、物资报废审批表等;

关于物资管理的规定、制度、办法(非受控文件)，上级颁发的需本部门执行的文件等; 货物进口证明书(进口设备)、进口检验单(进口设备)等;

各基地生产计划部日常工作中产生的其他具有保存价值的文件材料; 各基地工程部

2.3.1.8 基建档案和设备仪器档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》、《设备档案管理流程》。

2.3.1.9 各基地工程部日常工作中产生的具有保存价值的文件材料，如公司机械设备统计报表、本部门工作规划、总结、重大工程施工方案的审批、请示、批复等; 2.3.1.10 日常基建档案。

2.3.1.11 生产设备类、能源计量类档案。

i. 购置、引进设备仪器的申请报告、批复、合同、协议、来往信函、图纸和招标、报关等; ii. 设备仪器的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单、安装图、原理图、附件图、电子文件、使用维护说明书等;

iii. 设备仪器安装调试运行记录和检测报告等; iv. 设备仪器操作规程和履历表等;

v. 设备仪器大、中修记录，故障分析处理文件等; vi. 设备仪器报废申请、鉴定材料、批复、处理结果等;

各基地塑杯制造部、果冻海苔部、冲调饮料部

2.3.1.12 技术改造项目的可行性研究、立项审批、图纸、施工、竣工、验收文件等; 2.3.1.13 向上级的请示及上级的批复;

2.3.1.14 本部门、月度工作计划、总结; 2.3.1.15 签呈(含全过程文件);

2.3.1.16 其他具有保存价值的文件材料。

基地项目(新厂)指挥部

2.3.1.17 基建档案具体参见《基建、设备仪器档案收集整理归档规范》。

2.3.1.18 前期准备阶段，如基建计划、工程项目建议书、请示、批复、设计任务书、可行性研究报告、选址报告、投资计划、项目评估、环境预测、工程合同、协议等

2.3.1.19 设计阶段文件，如设工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、等设计基础材料;初步设计、技术设计、技术秘密材料、专利文件等设计文件。

2.3.1.20 施工文件，如施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程和标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工技术总结等

2.3.1.21 监理文件，如监理工作专项报告、验证材料、监理通知、协议书及监理工作中形成的文件材料等;

2.3.1.22 竣工验收阶段文件，如竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程结算、总结等; 2.3.1.23 使用维护阶段文件，包括在使用、维修、维护、改造、扩建中形成的文件。 3 文书档案的归档要求

3.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变(如传真件)的文件应予复制，并与原件一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容题要。归档的文件材料应为原件，不得擅自修改。

3.2 要求做到收集整理的档案材料正确。经办人员要确保档案材料按照行程规律保持有机联系，使归档文件能真实地反映职能活动的历史原貌。要求做到纸质档案与电子档案一一对应，及要求纸质档案与电子档案的实际情况相符、数量一样、内容一致。

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3/5 Q/XZL G.15.C.GMO.S.002—2012/V0 3.3 纸面过小的书写材料要加贴衬纸，超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。 4 文书档案的整理归档程序

4.1 整理归档程序

各部门应以件为单位，按照分类、排列、装订、编号、编目、入盒等步骤整理归档文件。

分类

文件分类采用“-部门-保管期限”的办法进行。

4.1.1.1 分：将文件按其形成或所涉工作的分开。一般文件归入形成。跨的请示与批复，归入批复;跨的规划、计划、预算，一般可归入文件内容涉及的第一个;跨的总结归入文件内容涉及的最后一个;跨的会议文件，一般可以归入会议开幕的。 4.1.1.2 分部门：将文件按其形成部门或承办部门分类。

4.1.1.3 分保管期限：档案从立卷时算起，其保管期限分为以下三种：永久、长期、短期。

排列

归档文件以件为单位按事由结合时间、重要程度等排列，即将同一问题的文件材料进行相邻排列。一般每份文件为1件。文件正本与定稿为1件;正文与附件为1件;原文与复制件为1件;转发文与被转发文为1件;会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料以次(期)为1件;报表、名册、图册等一册(本)为1件;来文与复文(请示与批复、去函与复函)为1件;原件与译文、多种文字形成的同一文件为1件。

装订

归档文件按件装订。装订时，密不可分的正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后;转发文在前，被转发文在后;复文在前，来文在后;中文文本在前，外文文本在后;公文处理表在前，文件在后;结论性材料在前，依据性材料在后。永久、长期保管的归档文件应去掉会生锈的金属物，要用档案管理部门统一指定使用的装订材料装订(包括棉线、不锈钢钉等)。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。

编号

归档文件应按类别和排列顺序逐件编号。各部门在每件文件首页的右上角用铅笔标上件号。

编目

归档文件应依据分类和部门所编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目，并保证目录上的编号与文件的编号一一对应。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。具体内容如下：

1)件号：各部门按类别和排列顺序自行编制 2)责任者：即文件形成部门。 3)文号：文件的发文字号。

4)文件标题。没有标题或标题不规范的，要自拟标题，并加“[]”号。 5)日期：文件的成文日期。

6)页数：每一份归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。

7)备注：注释文件需要说明的情况。如：复制件、传真件、不完整件等等。

入盒

不同类别的归档文件应分别装盒/夹。装盒时按部门所编件号顺序，然后填写档案盒/夹封面、盒/夹脊背全宗名称。案卷封面内容包括文件形成部门、、保管期限及起止件号。案卷封面字迹要工整、清晰。 5 记录

F-GMO-051《文书档案目录》

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第二篇：煤矿安全监察档案整理规范(修订)(安监总办字[2005]152号)

【发布单位】国家安全生产监督管理总局 【发布文号】安监总办字[2005]152号 【发布日期】2005-10-14 【生效日期】2006-01-01 【失效日期】 【所属类别】政策参考

【文件来源】国家安全生产监督管理总局

煤矿安全监察档案整理规范(修订)

(安监总办字[2005]152号)

为适应煤矿安全监察工作的需要，在深入调研、广泛征求意见的基础上，对原《煤矿安全监察档案整理规范》(以下简称《规范》)进行了修订，现将《煤矿安全监察档案整理规范(修订)》印发给你们，自2006年1月1日起施行。原《规范》同时废止。对于按原《规范》要求已整理完毕的档案，仍维持原状。

二OO五年十月十四日

煤矿安全监察档案整理规范(修订)

第一章 总则

第一条第一条 为加强煤矿安全监察档案管理，统一煤矿安全监察档案整理方法，实现煤矿安全监察档案管理规范化、标准化和科学化，根据《 煤矿安全监察条例》、《 安全生产许可证条例》、《 煤矿安全监察档案管理规定》和《归档文件整理规则》的有关规定，制定本规范。

第二条第二条 煤矿安全监察档案是煤矿安全监察机构履行监察职责和行政执法工作中直接形成并处理完毕的、具有保存价值的各种文件材料的总称。

第三条第三条 煤矿安全监察档案主要由文书档案、安全监察专门档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、特殊载体档案等组成。其中安全监察专门档案包括矿井基础档案、执法监察档案和事故档案。

第四条第四条 本规范适用于国家和省级煤矿安全监察局及区域性煤矿安全监察分局。

第二章 基本术语

第五条第五条 归档文件 立档单位在其职能活动中形成并且办理完毕的，作为档案保存的各种文件材料的总称。

第六条第六条 件 由一份或数份同一主题内容文件组合而成的档案管理单位，一般以每份完整文件为一件。文件正本与底稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件。来文与复文可为一件。对一个煤矿一次执法监察活动形成的全部执法文书为一件。

第七条第七条 卷 由相互联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。

第八条第八条 组卷 将归档文件材料按“件”或“卷”整理的过程称之为组卷。

第九条第九条 一矿一档案卷 将安全监察专门档案按监察对象进行分类归档，可以是物理分类归档，也可以是逻辑分类归档。物理分类归档，是指将针对一个矿井的安全监察专门档案在实体上整理、排列在一起，即以矿为单位，将矿井基础档案、执法监察档案、事故档案依时间或重要程度的顺序，分别置于盒内。某一类文件材料多时，可增加保管单位。档案材料少的矿井，也可将这三类装入一个盒内。逻辑分类归档，是指针对一个矿形成的安全监察专门档案在实体上不一定排列在一起，可以是矿井基础档案、执法监察档案、事故档案分别按一定顺序排列，也可以按排列各矿井档案，但通过指定一个唯一的代号在同一个矿的相关监察档案中建立关联。

第三章 立卷

第十条第十条 煤矿安全监察档案实行文书处理部门和业务部门共同立卷制度。档案部门或档案管理人员负责对业务部门的立卷工作进行业务指导。其中国家煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务司的综合部门负责;各省级煤矿安全监察局的立卷归档工作由各业务处室负责;区域性煤矿安全监察分局的立卷归档工作由各业务科室或有关安全监察人员负责。

第十一条第十一条 国家和省级煤矿安全监察局的档案管理部门及区域性煤矿安全监察分局的综合部门负责集中保存本单位全部档案。

第十二条第十二条 立卷归档工作包括以下内容：

1.将办理完毕的文件材料，按归档要求收集齐全准确。文书档案一般以每份完整文件为一“件”;执法监察档案可以“件”为单位整理，一次执法监察活动形成的所有执法文书、证据材料为一件，企业报来的整改完成情况及有关部门或单位验收情况材料为一“件”，行政复议材料为一“件”;矿井基础档案以“卷”为单位整理，安全生产许可证审批过程中形成的所有文件、图纸为一“卷”，煤矿建设项目安全设施设计审查和竣工验收材料分别组卷，其它矿井基础材料根据文件的形成规律和内容的有机联系组卷;事故档案以一次事故形成的所有文件、图纸、照片等材料为一个整理单位，组成“卷”;基建档案、设备仪器档案以一个成套项目为一个整理单位，组成“卷”。

2.对归档过程中和归档文件材料本身应说明的情况做出说明。

3.编制移交目录。移交目录格式与归档文件目录格式相同。

第十三条第十三条 立卷归档工作中特殊问题的处理

1.跨部门形成的文件材料，立卷归档工作由主办部门负责。会议文件材料，由会议承办部门归档(两个以上部门承办的会议，由主办部门归档，其它部门不归档)。

2.本机关形成的文件材料，一般将文件正本与发文底稿归档;有领导人指示或有重要修改意见的文件草稿，与正本一并归档。外单位

来文，将文件阅办处理单与文件一并归档。

第十四条第十四条 归档文件材料的排列

1.一般批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;正稿在前，底稿在后;定稿在前，草稿在后;转发件在前，原件在后;案件材料中结论性材料在前，依据材料在后。

2.带有附图或附表的文件材料排列顺序为：文件材料在前，附图、附表在后。

3.其他文件材料按重要程度或形成时间先后排列。

4.件、卷内文件材料应按排列顺序逐张编写流水号。编号应使用打号机或钢笔工整书写。文书档案、安全监察专门档案编号在每页文件的正面右上角和反面的左上角，基建档案、设备仪器档案编号在每页文件的右下角和反面的左下角。编码上或下端于右边或左边留2厘米距离，双面或筒子页正反面均应编写页码，页码用阿拉伯数字编写。

5.件、卷内文件材料为装订(非金属装订)印刷册时，每一册编一个号，不再逐页编号。

第十五条第十五条 归档时间：煤矿安全监察档案采用随时归档办法。各归档部门应随时将已办理完毕的文件材料，按归档要求交档案部门或专兼职档案人员归档。

第十六条第十六条 归档手续：文件材料归档时，交接双方当面清点。接收人应在归档移交目录上签字，移交目录由归档人编制。

第十七条第十七条 对不应归档的文件材料，档案部门或专兼职档案人员应将其返还给文书立卷人员，并在归档移交目录上签字注明。

第十八条第十八条 各部门负责立卷归档人员应对正在办理过程中的文件材料建立有效的跟踪措施，以确保文件材料的齐全完整。

第四章 归档文件材料要求

第十九条第十九条 归档的文件材料必须办理完结，齐全完整，具有保存价值。

第二十条第二十条 本部门主办的文件，必须归档保存原件。复印的文件，不作为档案保管(复印件作为正文附件的除外)。若确无原件或原件丢失，须在备考表中予以说明。电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。

第二十一条第二十一条 档案载体为磁盘等磁性物质时，必须同时附有纸质打印件。

第二十二条第二十二条 凡是在本单位刊物或内部网站登载发布，不另行文的文件定稿，应由文件主办部门将定稿和刊物或电子文档一并归档。

第二十三条第二十三条 文件材料装订线或文件(含计算机打印材料)左侧二厘米之内，不得书写任何文字。

第二十四条第二十四条 归档的文件不得带有不符合档案保护要求的金属装订物。

第二十五条第二十五条 已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪易变的文件应予以复制。

第二十六条第二十六条 对文件材料进行必要的技术处理时，应最大限度地保持其原貌。

第二十七条第二十七条 整理归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

第五章 归档

第二十八条第二十八条 应归档的文件必须定期向档案部门移交。各类档案应实行集中统一管理。严禁不归档。

第二十九条第二十九条 文件材料的保管期限分为永久、长期(15年-50年)、短期(15年以下)三种。其中：

凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的重要文件材料，定为永久保管。

凡是对本单位有参考利用价值的文件材料，定为长期保管。

凡是在较短时期内反映本单位一般工作活动的文件材料，定为短期保管。

煤矿安全监察档案归档范围及保管期限详见附件1。

第三十条第三十条 一般基本建设项目及设备仪器文件材料实际保管期限不得短于实物的实际使用年限。煤矿安全监察专门档案的实际保存期限应考虑相应的法律有效期限，一般不得少于20年。

第三十一条第三十一条 属固定资产范围的基本建设项目和购置大型技术装备的图纸及其文字材料应按有关规定先归档，后借用。

第三十二条第三十二条 会计档案的归档和保管执行财政部的有关规定。

第三十三条第三十三条 文件材料保管期限的起始时间：文书档案、安全监察专门档案以档案的所属计算，基建档案从归档以后的次年一月一日起计算。

第六章 整理

第三十四条第三十四条 煤矿安全监察档案的整理就是将归档文件材料以件或卷为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。整理工作由档案管理部门或专兼职档案人员负责。

第三十五条第三十五条 整理工作要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

第三十六条第三十六条 装订：装订即对已编排完毕的文件材料进行固定，装订方式应根据本单位实际情况并符合档案保护要求。

装订的“件”或“卷”，其归档文件材料首页上端的空白位置应加盖归档章并填写相关内容。归档章样式见附件2。

图纸不装订，在图纸下端图签栏空白处加盖归档章。

第三十七条第三十七条 分类和组卷：煤矿安全监察档案按不同类型的机构，分为二种管理方式：

1.国家和省级煤矿安全监察局

文书档案以内设组织机构为基本类别，以“件”为基本的管理单位;安全监察专门档案按一矿一档案卷进行管理。其中事故档案和安全生产许可证档案可分别按结合形成时间顺序单独排列。

安全生产许可证在有效期内发生变更办理变更手续过程中形成的文件应与申办案卷合并保管。

基本建设档案、设备仪器档案以“卷”为基本单位，以项目、专业性质、种类为组卷依据，保持科技文件材料的成套性。这部分档案一般采用装订与不装订相结合的方法：即文字材料部分装订，图纸部分不装订。

2.区域性煤矿安全监察分局

文书档案按收文、发文及其它文件三种类别管理，按形成先后顺序排列。基本建设档案、设备仪器档案的管理同本条第1款。

煤矿安全监察专门档案按一矿一档管理，可以采用物理分类归档或逻辑分类归档的方法分类存放，与文字材料内容密切相关的照片、录音、录像、光盘等特殊载体形式材料，可与文字材料一并整理存放。事故档案、矿井基础档案整理应遵循文件的自然形成规律及内容间的有机联系，装订成卷，执法监察档案可以“件”为单位装订整理。

第三十八条第三十八条 排列与编号

1.完成组卷工作后，应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等对“件”或“卷”进行顺序排列，并按归档章要求填写相应的项目，以确定件、卷排列顺序。

2.档案的编号采用最低一级类目下大流水编号的方法。

3.永久、长期、短期保存的档案可混合编号。

第三十九条第三十九条 编目

1.档案部门或专兼职档案人员应将归档文件根据分类方案和件(卷)号顺序，逐份输入计算机，正式打印出归档文件目录。归档文件目录内容包括：件号(或卷号)、责任者、文件编号、题名、日期、保管期限、页数、备注等。归档文件目录样式见附件3。

2.归档文件目录一式二份，分别由档案部门和归档单位保存。

3.归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置单位名称、、类别等项目。归档文件目录封面样式见附件4。

第四十条第四十条 装盒

归档案卷应放入档案盒内保存。档案人员应将归档文件按件(卷)号顺序装入档案盒，并按要求填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。备考表置于盒内文件之后，对该盒各件、卷的归档情况进行说明。档案盒及备考表样式见附件

5、6。

第四十一条第四十一条 整理完毕的档案，质量应符合下列标准：

归档文件，齐全完整;归档材料，符合要求;分类清楚，保持联系;卷内排列，系统条理;保管期限准确;卷盒书写，整洁规范;案卷装订，整齐美观;图纸折叠，符合要求。

第四十二条第四十二条 案卷的库房排列应存放有序。一般应按分类编号体例依次排列。个别档案也可根据档案形成规律和利用特点，采取灵活的排列方式，但应做到有规可循，井然有序。

第七章 移交

第四十三条第四十三条 国家安全生产监督管理总局档案馆为永久保存煤矿安全监察档案的基地和安全监察档案信息中心，负责接收省级煤矿安全监察局移交的煤矿安全监察档案及其他档案。

第四十四条第四十四条 区域性煤矿安全监察分局是临时保存本单位档案的基地。按一矿一档保存的煤矿安全监察专门档案应在该矿关闭后向省级煤矿安全监察局移交。其余类型的档案可根据保存期限，向省级煤矿安全监察局提出处置意见。

第四十五条第四十五条 省级煤矿安全监察局负责保存本单位形成的全部档案，并履行以下职责：

1.接收并保管所属煤矿安全监察分局移交的档案。

2.向国家安全生产监督管理总局档案馆移交煤矿安全监察专门档案所形成的数字档案。

第八章 附则

第四十六条第四十六条 本规范自2006年1月1日起实行。

第四十七条第四十七条 本规范由国家安全生产监督管理总局负责解释。

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第三篇：档案数字化加工流程及规范

文档目录

一、操作流程 ...................................................................................................................................... 2

二、档案调卷 ...................................................................................................................................... 2

三、整理及著录 .................................................................................................................................. 2

四、拆卷 .............................................................................................................................................. 3

五、档案扫描 ...................................................................................................................................... 3

六、影像处理 ...................................................................................................................................... 4

七、数据质检 ...................................................................................................................................... 4

八、档案装卷 ...................................................................................................................................... 4

九、完整归还 ...................................................................................................................................... 5

十、数据备份 ...................................................................................................................................... 5

八、数据挂接 ...................................................................................................................................... 5

一、操作流程

档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。

先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。

二、档案调卷

这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：

1，我方指定专人负责。

2，填写《档案交接登记表》(附件一)。 3，在交接登记表上要有双方的签字。

三、整理及著录

档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:

(一)，使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

(二)，使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：

1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：

以“卷”为管理单位的、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的、期限、件号、页数、题名等。

3，如果目录内容有错(如主题内容，文号等)，以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。

4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。

6，关于顺页;整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

7，关于分卷问题;档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13;如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。

8，关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-

1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。

9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠( ,/)，如果发现要改成中划线(-)(注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入)，日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。

以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。

四、拆卷

拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。 1，按顺序进行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。

2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。

3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。

5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。

6，注明每卷案卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理;

7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描(裱糊、压平或进行托纸扫描);

五、档案扫描

档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 1>导入档案目录到档案数字化加工软件;

2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构; 3>开始扫描档案;

扫描中的操作细节及要求如下：

1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》(附件二)，登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。)

六、影像处理

影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。

影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。

具体操作细节如下：

1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。

2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。

3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

4. 若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。 5. 处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。

6. 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。

七、数据质检

1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。 2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。 3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。

八、档案装卷

1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符;

2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确; 3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决;

4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则;

九、完整归还

归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》(附件一)，《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。

十、数据备份

扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份

1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。 2，将全部数据在计算机硬盘上备份。

3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。

十一、数据挂接

1，由组长通过ADPS生成挂接数据。

2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。 3，打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文

第四篇：档案收集整理制度

档案收集整理与管理制度

一、文书档案的收集整理与管理

1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。

2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。

3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。

4、按照本级机关文件材料归档范围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档范围的文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。

5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。

6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。

7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。

二、会计档案的收集整理与管理

1、会计档案的收集范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括：原始凭证、记账凭证、

1 汇总凭证;总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账;年报、季报、月报;银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位(册、卷)封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。

5、当年形成的会计档案，在会计终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案机密，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。

8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。

三、基建档案的收集整理与管理

1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。收集范围包括：立项计划、预决算材料、材质检验报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。

2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照《科技档案案卷构成一般标准要求》进行立卷整理。整理要达到项目区分清楚，整理规范标准，编目系统正确。

3、在项目竣工完成后两个月内，将整理规范的基建档案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点，办理交接手续。

4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记;外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。

四、声像档案的收集整理与管理

1、收集范围：本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、录音带、录像带。

2、收集方法：由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的人员收集;聘请外单位人员拍摄和录制的，由综合办公室主任负责收集。

3、对收集的声像档案年底按照有关规范标准要求进行整理编目，对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片，还应将其刻录成光盘保存。

4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带

3 和录像带每年要按规定倒带。

5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。

五、电子档案的收集整理与管理

1、收集的范围：本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动中通过特定的编辑软件生成的各种文本文件;利用计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件;采用数字设备采集制作的图像文件;使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件;用音频设备录入的声音文件;软件开发活动中形成的程序文件;支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。

2、收集的方法：由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料，每年12月31日前，将应该归档保存的电子档案收集齐全。

3、电子档案的整理：由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理，编目造册。

4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅和利用。光盘每五年翻刻一次。

六、实物档案的收集整理与管理

1、收集的范围：凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等实物，都属于收集范围。

2、收集的方法：由办公室负责对获奖的实物进行收集登记。

3、整理的方法：全部实物采取以实物形式结合实物形成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，然后登记造册。

4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目。

5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。

档案保管制度

一、本机关各类档案必须实行集中统一保管，任何部门或人员不得拒绝向档案部门或档案人员移交档案。

二、各类档案应按要求存放入柜，不得随处乱放，以免失密。档案保管应做到“八无”、“八防”，对破损褪变档案应及时修复或复制。

三、档案室的门、柜要牢固、加锁;窗户要密闭，挂厚窗帘，设置钢筋或金属网。

四、根据保管档案的需要，档案室应配备温湿度计、灭火器、电风扇、除湿机等设施设备及杀虫药物。

五、定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并认真填写档案检查记录。

六、档案室应经常保持清洁卫生，整洁干燥。

6 档案人员岗位责任制

一、机关档案工作人员要认真学习贯彻《档案法》和《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及党和国家有关档案工作的政策、法规。

二、负责制定本单位档案工作计划、规划和各项规章制度、管理办法。

三、认真按照《机关档案工作条例》和《机关档案工作业务规范》做好本机关档案材料的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和编研等工作，并按要求及时移交应进馆的档案。

四、负责对本机关所属单位档案工作的监督、检查和指导。

五、遵纪守法和恪守业务道德，保守党和国家的机密，维护档案的完整和安全。

六、主动向专业主管机关或档案管理部门反映情况，接受监督指导并举报违法案件。

七、凡本单位档案工作人员，在档案工作中成绩显著的给予表扬或奖励;因玩忽职守造成档案材料损失的，视其情节轻重分别给予党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

第五篇：档案整理策划书

为使公司的工作有序化、规范化，档案建设是重要的一环。目前在硬件投入的基础上，正在进行档案的整理、归档工作。总的想法是：立足于高起点，规范化进行整理和建设。

基本设想及工作内容如下：

一、档案整理内容

1、合同审批单

2、合同排产单

3、生产指令单

4、原材料产品质量证明书

5、化学成分复检报告单

6、原材料进货验证记录

7、工艺卡

8、热处理生产记录

9、拉伸试验报告

10、晶间腐蚀报告

11、钢管超声波(涡流、水压)探伤报告

12、外观尺寸检查报告

13、产品质量保证书

二、分类

按照公司的业务特点及档案管理的要求(以下三点)

1、要求所有档案按种类分类。

2、要求所有档案的生产指令单中的合同序号分类，如合同中的规格、炉号、炉批号等。

3、要求所有档案整理目标的原件复印、入档。

三、整理方式及内容

1、专人收集。特定一人负责联系各车间等相关人员，及时、高效的收集当

天需入档资料，并将资料复印提交办公室整理人员。

2、入档一体。将入档内容具体化分配，各人负责自己整理内容。整理人员将收集人员提交的资料整理后编制、目录、排序，后将复印件按类别入柜。

3、保管严格化。收集人员(或另安排人员)将入档的文件及时列制清单，满柜后贴于柜子表面，以便于查找。

注：对于对公司有保存价值的文件可以刻录光盘

四、编制档案检索工具和各种统计、登记册

1、文书档案(案卷目录、分类目录、字号目录);

2、建立健全各类档案的统计册、查借阅登记册等;

3、复印件

4、打印机

5、计算机及相关配件

6、存放档案柜

五、制订档案管理规章制度

1、借阅制度;各类资料必须办理借阅手续后方可借阅，未经办公室同意不得随意翻看。借阅须办理登记手续，包括借方负责人、经手人、物品、名称、数量、借出时间、归还时间(借方归还时间可协商解决)。

2、归档制度;办公室每月将入档资料按照分类、编号、独立装订，对所有资料每季度核对清查一次。

3、管理人员岗位责任制;收集、入档、保管责任化

4、保密制度;不得透露公司档案机密。

5、其它工作制度。

六、建议

为使我公司各类档案实现集中统一管理，达到标准化、科学化、规范化。

1、 需要求质量部和技术部的外观尺寸检查报告、钢管超声波(涡流、水压)

探伤报告、拉伸试验报告和晶间腐蚀报告能在1-2天所有资料做出向档案室移交，并填写移交目录。时间为次日十点前。

2、 需要求各部门配合。谢谢

制作人：张建中