档案管理操作流程

2022-06-25

第一篇：档案管理操作流程

档案管理系统项目操作流程

1.项目访问 .............................................................................................. 1 步骤一 ............................................................................................... 1 步骤二 ............................................................................................... 1 2.功能与操作流程 .................................................................................. 2 1前台业务 ........................................................................................ 2 2后台业务 ........................................................................................ 6 3报表查询 ...................................................................................... 19 4系统设置 ...................................................................................... 21 5退出 .............................................................................................. 25

1.项目访问

步骤一

数据库导入与执行脚本使用PlSql导入：

建表/da_area_10g.dmp 文件。

然后执行：

建表/测试SQL.sql 文件，建表/数据库初始化.sql 文件。

首先保证项目已部署成功，项目运行后方可访问。

步骤二

打开浏览器复制 http://localhost:8080/Archives/login.jsp 到地址栏如果是局域网内其他机器想访问服务器，将 localhost 改为服务器IP即可

进入项目后台页面

输入用户名和密码, 用户名: admin 密码: ad1821 点击登录，进入项目主页面，如下图。

2.功能与操作流程

1前台业务

单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：( 本地上传档案信息

FTP上传档案信息)如下图

1.1本地上传档案信息操作流程(仅限在服务器上传)

选择正确的上传文件上传文件格式, 相片目录名：PHOTO 相片文件名(头像)：身份证号姓名.jpg

相片文件名(采集表)：身份证号姓名_人员类别.jpg

文本文件名：SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.txt

打包文件名：SBK_档案盒编号_人数_日期_人员类别.zip

例：测试文件压缩包导入1 SBK_41010002_5_20140114_1.zip 文件。

点击上传后，出现系统正在处理界面，如下图。

上传完成后会出现系统处理结果的日志信息，如下图

点击下载成功和失败信息，下载文件是包含系统处理上传文件的处理结果的详细信息，如下图

1.2FTP上传档案信息操作流程流程和1.1中的本地上传流程一致

2后台业务

单击前台业务功能按钮单击后会出现二级菜单：( 档案审核管理档案批量审核档案归档管理数据上架归档

归档位置变更档案信息管理异常审核管理档案柜管理

区域信息管理)如下图

2.1档案审核管理操作流程

单击档案审核管理出现未审核的数据，如下图：

输入要审核人的身份证号，点击审核，显示审核人信息，若信息相符点击通过审核，若不相符点击未通过审核，如下图显示。

审核成功，出现如下提示页面

未通过审核，出现如下提示页面，选择未通过审核的原因。

2.2档案批量审核操作流程

单击档案批量审核出现，如下图：

选择要审核信息所属区域，出现未审核信息，如下图。

单击批量审核，出现如下图

2.3档案归档管理操作流程

单击档案归档管理，出现如下图，打击自动归档即可，完成自动归档

2.4异常审核管理操作流程

单击异常审核管理，出现如下图，出现未通过审核信息。

单击数据操作，出现如下图页面，单击替换采集表，与确认与解决，处理未通过信息。

2.5数据上架归档操作流程

单击数据上架归档，出现如下图，选择档案所属区域

单击下载，下载文件上架归档文件位置信息

2.6归档位置变更操作流程

单击归档位置变更，出现如下图页面

查询要原始位置，与变更位置，点击变更位置按钮(两个位置不能相同)，如下图操作

2.7档案信息管理操作流程

单击档案信息管理，出现如下图页面。

2.8档案柜管理操作流程

单击档案贵管理，出现如下图页面。

单击档案柜设置，出现如下图页面，输入设置信息

2.9区域信息管理操作流程

单击区域信息管理，出现如下图页面

单击增加区域按钮，出现上传页面，选择包含区域信息的Excel文件操作如下图。上传Excel文件格式

每例字段一次代表

县/区编号

县/区名称

镇/乡编号

镇/乡名称

社区/村编号

社区/村名称 ????????? 行政区号

单击修改区域信息按钮与删除区域信息按钮，完成修改删除

3报表查询

单击报表查询功能按钮单击后会出现二级菜单：( 操作日志查询档案统计报表上传档案日志查询)

3.1操作日志查询操作流程

单击操作日志查询，出现审核操作的日志信息，如下图页面

3.2档案统计报表操作流程

单击档案统计报表，出现操作的日志信息，如下图页面

3.3上传档案日志查询操作流程

单击上传档案日志查询，出现如下图页面，各根据时间查询

上传档案日志

4系统设置

单击系统设置功能按钮单击后会出现二级菜单：( 用户管理角色管理)如下图

4.1用户管理

单击用户管理，如下图页面

单击上图中的按钮可以实现根据需要可以对用户进行增加，删除，修改。

增加用户

4.2角色管理

单击角色管理，如下图页面

单击上图中的增加角色按钮出现，如下图

选择增加的test角色按钮

在单击上图中的修改角色按钮出现，如下图

单击复选框，进行角色权限分配，操作完成如下图。

5退出

单击退出功能按钮，退出系统。

第二篇：酒店布草间管理操作流程

格

布草管理操作流程

一、总则：

布草管理实行专人管理、分区负责、责任到人的原则

二、责任及配置：

1、客房主管：负责总布草房的管理、库存布草的管理、周期性统计及有效控制;

2、客房中班服务员：负责日常布草的收发、洗涤公司送回干净布草的初步洗涤质量控制、填写《布草房统计表》;

3、楼层服务员：负责分区楼层布草的管理，布草总量按房间数量所需布草的1：1倍配备(布草房和工作车上的布草总数与房间所需布草比为1:1)、日常布草的收发和洗涤质量控制。

4、总布草房和楼层布草房均需配备一定的布草柜或货架，分类叠放整齐后存放，并做好相应的防鼠、防霉变等防意外损毁措施，在相应的布草柜或货架处用统一的标签注明布草种类及原始配备数量。

三、脏布草的送洗：

1、楼层服务员在做好房间后前将收集的脏布草分类集中在楼层布草房，清点好数量，做好记录(格式见楼层布草统计日报表);

2、如楼层服务员在清洁房间过程中发现所用的布草有洗涤不干净或洗涤损坏的现象需将此类布草收集到楼层布草房单独存放，在洗涤公司收脏布草时要求其回洗或退回，并在布草洗涤单中做好记录。

3、服务员对于需做特殊处理的布草(血迹、鞋油菜、红酒污染等)要与其它脏布草分开堆放，并在洗涤公司收布草时说明，请其做特殊处理。

4、洗涤公司人员到达楼层收取脏布草时，楼层服务员应和对方工作人员一起清点好脏布草的数量，双方清点无误后由对方开具布草送洗单，双方签字确认，楼层服务员收取送洗单第2联。如有需回洗的须在送洗单中另外注明类别及数量;有洗涤损坏的必须退回，让对方人员出具欠条，以作到总布草房换取布草和酒店协调赔偿的依据。

5、与洗涤公司人员清点布草无误后，楼层服务员应监督对方人员将脏布草分类用布草袋封装，并及时运离楼层。楼层服务员有义务和责任监督其根据酒店相关要求工作，不允许拖拉布草或堆放电梯口及客房走廊。

四、干净布草的收发：

1、楼层服务员凭当日洗涤公司确认的布草送洗单及欠条(包括洗涤公司和总布草房)到总布草房领

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取相应数量的干净布草;如总布草房无法补充足够数量的布草，应要求总布草房出具欠条，并在《楼层布草统计日报表》中“总布草房欠”一栏做好相应记录，以便次日补齐。

2、客房中班服务员根据收回的布草送洗单和欠条，做好汇总后，填写《布草房统计日报表》，如有洗涤公司欠条的应在报表中“洗衣厂”一栏中做好相应统计。

3、客房中班服务员根据前一日“布草房统计日报表”中布草类别和数量收取和清点洗涤公司送回的干净布草，并初步检查洗涤质量;存在数量缺少或洗涤损坏的，应要求对方出具欠条，签字确认，并在当日《布草房统计日报表》中“洗衣厂欠”一栏做好统计和记录。

五、布草控制管理：

1、如有住客损坏赔偿的布草，楼层服务员凭总台杂项收费赔偿单或值班经理以上酒店管理人员确认的免赔单到总布草房领取相应数量的布草作为补充。

2、客房主管或领班等酒店管理人员应每周不定期对楼层布草间进行抽查，发现缺少的及时由员工按成本价作赔偿处理。

3、对正常损坏的布草，楼层服务员须填写报损单由客房主管确认后，凭报损单到总布草房领换相应的布草。

4、楼层服务员必须至少每月轮换楼层，轮换楼层时须相互进行布草清点;客房主管须对总布草房进行盘存，统计月度布草洗涤、缺失等数据。

5、次月2前客房主管须将上月洗涤公司的布草欠条进行汇总统计后上报酒店财务和总经理，以便酒店及时和洗涤公司进行赔偿协商，双方确认的赔偿金额在当月洗涤费中扣除，必须做到当月损失在当月洗涤费中赔偿。

6、需报损的布草，由客房主管进行分类存放，填写报损单上报酒店总经理审批。

7、客房主管根据月度布草库存量和赔偿、报损数量在每月2日前上报总经理《布草申购表》，酒店在5日前上报公司运营部审批后报公司采购购买。

8、由客房主管保存好各类原始单据，并根据财务需要进行汇总。

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第三篇：固定资产管理操作流程

一、采购流程

1、采购计划审批流程

使用部门提交详细采购计划申请——总务处核实库存——(1)库存(有)划拨;(2)库存(无)交专家评审小组评审设备的发展前景、技术参数及购买计划的可行性报告等——财务处审核资金计划——院领导审批最终采购方案——总务处实施采购方案。

2、采购方案操作流程

总务处按审批后的采购方案编制“政府采购计划”交市财政局采

购办审批——确定招标中心编制招标文件——由使用部门确定招标文件的准确性后——网上公布——使用部门、总务处、纪检派出相关人员参加评标——使用部门与中标单位签订供货合同(合同一式八份：供货方、使用部门、纪检、财务处、、中山财政局(财局支付时需要)、招标中介机构、总务处2份)——如在实施过程中合同出现变更由使用部门接洽处理(变更协议须有法律效应，甲乙双方必须签字盖章确认。)——总务处办理采购合同预付款审批手续。

二、合同实施流程

收货

1、设备无需安装的：

①、采购货物只为单一使用部门：到货前，由采购员或使用部门合同

签署人通知，使用部门固定资产管理员做好收货前的准备，同时向固定资产管理员提供合同复印件;——货到时，使用部门固定资产管理员按供货方提供的送货清单收货，设备有附件的按附件清单(或装箱单)一并逐一点清，同时保存好货物装箱单，对收货时发现货物不符、包装或设备严重损坏、资料不全等，立即通知采购员与供方协商，也可以拒绝收货或退货，送货清单一式二份，签收后自己留存一份，作为备查账;——货收齐后，使用部门通知总务处组织安排验收。 ②、同一批采购货物为多个使用部门(货物总务统一发放的)：由采购员通知总务处固定资产仓管员按供货方提供的送货清单收货，并向仓管员提供合同复印件，与明确设备来源渠道，以防出错，并通知验收员组织安排验收，验收合格后——通知使用部门资产管理员领取其物品

2、设备需安装的：由使用部门提前安排好场地，对配套的水电设施应提前做好规划、勘测水电使用承载——安装时通知总务处水电组配合，同时使用部门安排相关人员负责全程跟进，并要求供方对预埋件、预安装件须使用方核对后签字确认后，方可安装——安装调试完成，供方完成培训计划，使用部门试运行两周后，设备运行正常——由使用部门通知总务处组织安排验收。

三、验收操作流程

1、验收前的准备

当验收员接到采购员或使用部门的预约验收通知：

一、要求采购员提供与验收有关的相关资料(招标文书、供货合同、变更协议、验收清

单)给验收员;

二、由验收员联络相关的技术专家、监察、教务等人员确定验收时间并将验收资料送达到参加验收人员的手中;参加验收的人员一般包括：采购员或合同签署人、资产科验收员、使用部门资产管理员、抽取相关的专业技术2-3人、监察人员、教务人员等，组成的验收小组，组长由资产科验收员担任，负责整个验收工作的具体落实;

三、凡参加验收的人员，收到资料后需对验收资料进行严格的审核，特别是设备的型号、规格、数量、技术参数等方面是否所有资料达到一致，如有问题及时提出。

2、实施验收

(1)凡参加验收的人员，严格按时到达现场进行验收;

(2)现场验收：验收人员按照资料上规定的要求逐一核对验收，对需要开机检测的应由供方人员操作，或在供方人员的指导下由校方操作人员进行开机检测;对需进行计量检测的，须按国家标准参数进行检测;单一产品逐个检测，批量产品抽样检测，其标准按GB/2828执行。

(3)记录：

一、质量验收记录是证实产品质量的依据，因此验收的数据要客观、真实、准确、完整，字迹要清晰、整齐，不得随意涂改，空白项应划斜线。

二、记录内容一般包括：名称、规格、型号、数量、检测项目、技术要求的规定值、检验和测试的实测值，查看产品说明书、产品合格证、产品出厂前的检测报告，是否齐全，发现异常情况和处理记录，验收时间、验收人签名;验收人签名是作为责任依据，参加验收的人员都必须履行。

3、验收报告

产品质量验收报告是对产品质量和验收工作进行总结。当一项验收工作结束，验收人员应根据验收情况，出具客观、真实的验收报告;验收报告应做到：完整、准确、客观、清晰、结论正确，易于理解;凡参加验收的人员必须发表自己的意见，合格或不合格，如不合格须明确说明不合格事项;产品质量验收报告由资产科参加验收的人员，根据验收记录归纳总结，验收人签名，验收报告一式三份供需双方各持一份、交财政局采购中心一份;产品质量验收报告连同验收记录、验收人员签到表一并归档。

4、验收不合格的处理

(1)按GB/T19000-2000对不合格的定义为：“未满足要求”。凡在验收中，发现产品验收“未满足要求”则判定为不合格。验收人员要及时出具验收报告，详细描述不合格原因，并由资产科负责人签字后，交采购人员，由采购人员与供货商交涉处理。

(2)采购人员收到产品质量验收不合格报告后，应以书面的形式及时通知供货商，并责令限期整改。整改通知书应标注通知日期，同时作为资料保存归档。

5、返工后的再验收

按现场验收开始到出具验收报告结束。

四、建立新增设备资产台帐

凡新进设备验收完毕后，各使用部门须自行建立新增设备资产台帐(含低值耐用部分)，以保证本部门账务的真实、可靠。

五、入录固定资产账流程

1、采购货物只为单一使用部门：

设备验收合格后，由总务处验收员向供货商索要修改正确的验收清单(一式四份：供方、使用部门、总务处系统管理员、财务处各一份)，交其使用部门——由使用部门资产管理员按其货物验收清单和固定资产入账界定标准，自行录入系统→确定物品使用人、存放地点等信息→数据提交至总务处→发票签字后交至总务处资产管理员→总务处审核后编制出{固定资产验收单}、打印条形码交使用部门资产管理员——由使用部门完成使用人确认签字手续后将{固定资产验收单}交回总务处→使用部门资产管理员将条形码粘帖在设备的合适位子→财务报账

2、同一批采购货物为多个使用部门(货物由总务统一发放的)：仓管员将发票、货物验收清单(复印件)交至资产管理员按库存录入系统→资产管理员打印条形码交至仓管员→仓管员将条码贴至相应的设备→财务报账。

部门领用时由使用部门资产管理员领取设备→仓管员将资产分配情况信息(记录好分配的相关部门及对应的条码资产编号)回馈给资产管理员→资产管理员通知使用部门管理员完成系统中有关设备的使用人、存放地点等信息→数据提交至总务处

3、建立低值设备账：使用部门将其低值设备(不能纳入固定资产帐的)编入部门财产账务管理中，单独立账。

4、账务核对：固定资产系统管理员每月定期和财务核对账务——

各部门每月按期上报固定资产增减变化表

5、每月定期组织各部门资产管理员打印其本部门当月发生的(增减)资产卡片，并整理归档。

六、费用支付流程

(1)财政支付：采购员收到完成签字手续的发票及货物验收清单、质量验收报告后，填写财政采购支付申请清单，送财务处确认、院领导签字、连同发票复印件、质量验收报告一并交院办盖章，(质量验收报告一份留存、一份交供方、一份交财政局)——交供方联系人或由采购员直接送财政局采购办——原始发票及货物验收清单交财务处入账——采购员做好费用支付备忘录(每期所支付的发票复印留存)。

(2)学院支付：采购员收到完成签字手续的发票及货物验收清单、质量验收报告后，质量验收报告一份留存、一份交供货方，发票及货物验收清单交报账员——报账员填写费用支付清单，分别找处领导、院领导签字后——交财务处入账并完成款项支付业务。 (待续)

第四篇：采购管理制度及操作流程

一、制定目的及范围

为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。

本制度涉及的采购类别包括：项目采购(材料采购、工程采购)、年度采购、零星采购、应急采购。

本制度涉及的采购物品包括：单价万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。

本制度中有权申购的部门包括：工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。

二、采购原则

1、采购公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。

3、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。

4、物资采购由需求部门负责采购、询价及后期谈判。

5、各部门应有专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一人。

三、采购流程

1一般采购流程 1.1采购申请

1.1.1采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。

1.1.2采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“申购单”。其中工程项目采购应提交工程预算，按采购原则进行采购。

1.1.3紧急采购时，由申购人在“申购单”上勾选“紧急”选项，以便各部门加快流转，及时处理。

1.1.4若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。 1.2申购：工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写“采购物资流转单”，其他采购经本部门负责人批准后，由申购人填写“采购物资流转单”。 1.3询价

1.3.1各部门负责采购的人员分别询价，提供三家以上供应商及价格，财务部提供历史价格加以比对。

1.3.2采购人询价时应注意审查供应商的主体资格(经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等)，要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料(企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件)。同时，采购人应在“采购物资流转单”上注明所采购物资的商品名称、规格、型号等基本信息。

1.4核价：采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，填写“采购物资流转单”中的“核价结果、核价意见”。

1.5审批：采购人将“采购物资流转单”经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采购。

1.6采购实施与验收入库

1.6.1“采购物资流转单”经各级负责人审批签字且经财务部备案后，由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续。

1.6.2采购人按照核准的“采购物资流转单”向供应商订货，并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转。

1.6.3所有采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，按照预定的采购质量标准及数量进行验收，并办理入库手续。如因需立即使用不能及时入库，应先由申购人、采购人验收，在紧急情况解除后，及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求，应及时保存证据，与供应商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后，应出具证明验收合格的单据，交予财务部备案。

1.6.4所有采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到后1个月内办理报销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任由采购人承担。

1.6.5采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报公司总负责人核准签字后方可报销。 1.6.6采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、物资采购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。

2特殊采购流程

2.1集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中购买的，各部门应在每月25日前将审批通过的“采购物资流转单”交至办公室，由办公室在月底统一购买。

2.2零星采购

零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于元的采购(如因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等)，具有临时性、偶发性、金额低的特点。

2.2.1各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电话的方式征求本部门负责人，征得负责人同意后，坚持“必需、质量、价格”的原则进行采购。

2.2.2采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票，应供应商原因不能开具发票的，应要求开具收款收据。

2.2.3零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购后，应填写“物资采购流转单”，按照一般采购程序完成流转后，将“物资采购流转单”、发票或收款收据交予财务，由财务进行报销，财务应在所有材料提交后日内将采购人垫付金额退还采购人。 2.2.4零星采购采购人应对所采购物资的质量负责，若所采购物资发生质量问题，由采购人与供应商协商退换货事宜。

2.2.5因场地调查、施工等工程需要而进行的零星采购，应在完成采购后纳入工程预算。因其他原因发生的零星采购，需要入库的，应在采购完成后补办入库手续，由仓库管理人员开具入库单，将入库单交予财务部方可报销。 2.3应急采购

应急采购是指公司因应急处置需要，而临时进行的采购。应急采购由公司应急处置小组进行。

2.3.1在接到应急处置任务后，应急处置小组负责人发现需要紧急购买材料、设备的，应先向仓库管理人员询问，确定没有所需材料、设备后，向上一级负责人汇报，得到上一级负责人同意后方可进行采购。

2.3.2应急采购无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，兼顾价格和质量。

2.3.3应急采购结束后，应急处置小组负责人应编制应补填“采购物资流转单”，按照一般采购流程进行流转。剩余物资要补办入库手续，取得入库单。若应急采购无法开具发票或收款收据的，应急处置小组负责人应作书面说明，列明应急采购物资来源、价格等信息，报上一级负责人审批、签字。

2.3.4应急采购原则上由应急处置小组负责人垫付。采购完成后，应在日内将“采购物资流转单”、入库单、发票、收款收据(说明)交予财务部审核，财务部在所有材料提交后日内将垫付金额退还垫资人。

2.4年度采购

年度采购是指因部门生产需要，需定期进行的采购。

2.4.1需进行年度采购的部门，应编制年度需求预算，逐级申报审批后，交予财务部审核、备案。

2.4.2年度需求预算批准后，各部门采购人应从优秀供应商名录中选取三家进行询价，要求供应商提供盖有公司公章的报价单。需要进行招标的，按照相关程序进行招标。

2.4.3采购人询价后，填写“年度采购物资流转单”，逐级审批后，交予财务部备案。

2.4.4“年度采购物资流转单”获批准后，采购人应与选定的供应商订立合同，确定价格及付款方式。合同应按公司合同审批程序流转。财务部按合同的约定支付价款。