办公自动化学校管理

办公自动化学校管理（精选十篇）

办公自动化学校管理 篇1

一、基本情况

1. 学院概况。

我所在院校是一所独立学院。以工科办学为特色, 工、管、经、文等多学科协调发展。学院设有10个教学系部、26个本科专业, 13个专科专业, 现有全日制在校学生13000多人, 教职员工750多人。

2. 办公室概况。

学院办公室下设综合科、秘书科、学院车队、综合档案室、复印室等, 共有工作人员12人, 认真履行参与政务, 处理事务, 搞好服务的职责。

3. OA系统使用概况。

自2010年OA系统上线以来, 学院在全院教职工中推广使用, 现今OA系统运行良好。目前OA系统注册人数已达700多人。200并发量当中, 日常在线人数为100人左右, 满足行政管理的需要。

二、使用OA前后行政管理方面的变化

1. 大幅度提高工作效率, 有效节约成本。

使用OA系统前, 文件的流转需要专人派送与签收, 会议通知需要专人一一电话联系与会人员, 极大的影响办事效率, 造成人力、物力、财力的浪费。使用OA系统后, 包括收发文管理、请示、汇报、会议通知、文件利用等, 通过工作流程的自动化, 规范各项工作, 提高各部门协同工作的效率, 有效节约办事成本。文件流转消除了打印、复印、分发等诸多中间环节, 沟通点对点, 传递一指通;教职工通过OA系统可以快捷的在线发送文件、通知和留言, 取代了打电话甚至到处找人的低效劳动, 实现时时沟通, 节省时间, 提高效率。

2. 有效规范办事流程, 消除工作失误的托词。

使用OA系统前, 虽有学院规章制度可遵循, 但落实不到位, 办事流程无痕迹可追寻, 常常造成工作职责不明确, 工作失误时各有托词, 难以问责。使用OA系统后, 审批流程规范化, 使学院管理制度执行“落地”, 有效解决跨部门协同管理难题, 办事流程化有根有据, 部门和人员的责任得到了清晰的划分, 避免了以前办事推诿的弊端, 提高了办事效率, 改变了工作作风。

3. 办事顺畅, 工作热情持续高昂。

使用OA系统前, 低水平高重复的劳动, 导致工作人员士气难以持久高昂, 与同行相比较, 容易产生技术和水平落后的自卑感, 影响职业自豪感。使用OA系统后, 实现跨组织、跨地域、高效快捷的工作沟通和信息共享, 使团队协作能力和工作效率的明显提高, 教职工工作热情饱满。

三、OA系统推广时的困难

1. 个人习惯不易改变。

每个人都有自己的工作习惯, 短时间内难以改变。OA系统运行初期, 相当一部分人员仍处在原本的工作习惯当中, 没有养成每天登陆OA系统, 通过协同系统处理事务的习惯, 在运行初期阻力较大。

2. 个别部门墨守成规。

个别部门领导对实施办公自动化积极性不高, 特别是由于办公自动化运行初期出现这样那样问题, 一定程度影响到工作效率时, 就断然否定办公自动化的优点, 强调手工操作用起来更方便, 也符合多年的工作习惯, 从而一定程度影响了办公自动化的推广应用。

四、学院OA系统推广应用的经验与体会

1. 领导重视是推广应用的保证。

当办公室提出实施办公系统的设想后, 得到学院和董事会领导的高度重视和大力支持, 董事会直接参与OA系统的调研实施工作, 保证OA系统在实施过程中得到充分的重视。学院多次召开OA系统实施会议, 主管院领导亲自参加, 反复强调OA系统推广的重要性。由于领导重视, 态度鲜明, 保障有力, 使OA系统的推广工作得以顺利开展。

2. 加强培训, 规范管理, 充分准备是必要条件。

在OA系统正式运行之前, 学院对全院教职员工进行了多次培训, 包括计算机基础培训与能力测试、OA系统管理员培训, 表单管理员培训、OA兼职管理员培训、学院领导一对一培训、最终用户培训等, 为OA系统在我院的推广应用打好基础。OA系统实施小组认真履行职责, 定期不定期地召开会议。对部门领导重视, 公文处理全部采用OA系统, 并且工作人员熟练掌握工作流程, 运转正常, 差错率低, 质量好的单位予以通报表扬, 充分调动各部门应用OA系统的积极性。

3. OA系统使用的不足之处。

学院现使用的OA系统功能还很少, 特别是针对高校管理方面的功能不多;表单设计比较粗糙;特定的表单流程设计还有困难, 流程管理跟不上政策的变化, 更改流程程序繁琐;系统升级换代成本高昂等。

4. 系统建设是一项长期的工程, 不能一蹴而就。

我们要有计划、分步骤地推进OA系统的实施与建设, 从而更好地提升服务管理水平、效率, 更好地发挥办公室的管理和服务职能。

摘要：随着学校向规模化、效率化和国际化的发展, 管理人员及教职工数量逐渐增加, 各部门之间的交流协作更加紧密和频繁。在全校范围内推广办公自动化系统, 全面提升学校行政管理效率, 有效地促进各部门间的沟通与联系, 提高学校核心竞争力。

关键词：办公自动化,行政管理

参考文献

[1]马永涛.现代办公自动化[J].北京:机械工业出版社, 2007.8

办公自动化管理办法 篇2

办法（试行）

第一章

总

则

第一条 为加强白银市党政办公自动化系统（以下简称OA系统，http://oa.baiyin.cn）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合市级党政机关办公自动化工作实际，制定本办法。

第二条 系统的应用分两个阶段：

第一阶段自2006年7月1日至2006年12月31日为试用期，市直机关实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试用期为半年。

第二阶段自2007年1月1日起，系统投入正式运行，所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。

第三条 OA系统，主要运用于市委、市人大、市政府、市政协与市直各部门、各单位之间的公文流转。

第四条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设臵、综合 办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现政务信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公务管理流程，提高机关办公效率。

第五条

本办法适用于经批准使用OA系统的单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。

第二章

管理机构

第六条 市政府办公室负责办公OA系统的规划、开发和推广实施工作。

第七条 市数字白银工作办公室（以下简称市数字办）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。其主要职责:

（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；

（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（五）做好其他相关工作。

第三章

使用单位

第八条 使用系统的单位，应向市数字办提出书面申请，申请应由上级主管部门签署意见。申请经市数字办审核后方可办理注册手续并取得OA系统身份密钥（下称密钥）和密码。

第九条 使用单位必须明确一名主管领导分管系统工作，同时确定一名系统管理人员，负责日常管理。各单位系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责本系统运行与市数字办的衔接工作。

第十条 使用单位变更系统中相关资料的，应向市数字办提出书面申请，并办理相关手续：

（一）使用单位名称变更的，应办理名称变更手续，并由该单位来函确定新的系统管理员及使用人员名单；

（二）使用单位被撤销的，应办理注销手续。即在交换系统中删除该单位名称，注销该单位电子印章和使用人员，并将系统中的相关文件按被撤销单位提出的处理办法进行处理；

（三）使用单位合并的，合并后的使用单位名称如果沿用合并前其中一个使用单位名称的，则该名称作为合并后的使用单位名称在系统中保留，被合并的使用单位按本条第二 项规定办理注销手续；合并后的使用单位如果使用新的单位名称的，则按本办法第八条的规定重新办理注册手续，合并前在系统中使用的单位名称按本条第二项规定办理注销手续。

第四章

使用人员

第十一条 从事本系统运行、维护、管理的工作人员，应政治可靠、责任心强，具备良好的服务意识和相应的专业技术水平，熟悉国家有关法律、法规和规章，尽职尽责，保证工作质量。

第十二条 系统管理员应按规范向市数字办申报开设、注销使用人员帐号、初始密码，并将使用人员的工作职责和权限，报市数字办备案。

第十三条 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十四条 系统使用人员帐号密码（口令）应设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得密钥和初始密码后应立即修改密码，若密码丢失，应向本单位系统管理员提出申请，恢复初始密码。

本单位没有确定系统管理员的，可以直接向市数字办提出申请。

第十五条 未经本单位负责人同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统。

第十六条 为使用系统的短信通知功能，使用人员应在本人帐号的个人资料上登记自己的手机号码，供接受交换系统的短信提醒之用。如手机换号应及时向本单位系统管理员（或市数字办）提出更换。

第十七条 为保证各类电子文件的及时收发，工作人员应在每天的8：30-9：30、10：30-11：30、15：00-16：00、17：00-18：00这四个时段登陆到OA系统，接收各类文件。使用人员如因出差或出差时间较长，应指定授权的公文代办人代办。

第五章

电子印章的使用与管理

第十八条 电子印章是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文前，应验证公文电子签名的合法性。验证并按规定打印的纸质公文具有法律效力。

第十九条 电子印章的制作式样和标准，按国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)执行。

第二十条 使用单位需要、变更或销毁本单位电子印章的，由本单位提出书面申请，经本单位负责人同意并签字后，报送市政府办理审批手续。经市政府批准同意后，由市数字办具体办理。

第二十一条 销毁电子印章时，市政府办公室、市保密局、市数字办和印章所属单位相关人员应同时在场。第二十二条 使用单位的电子印章应等同于实物印章管理，应由负责保密工作的机构指定专人保管和使用。

电子印章可由两人或两人以上分别保管。

第二十三条 电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应将旧电子印章交回市政府办公室处理，并按本办法第二十条、二十一条的规定办理相关手续。

第二十四条 使用单位应按国发[1999]25号文件的规定，制定本单位电子印章的管理办法。

第六章

密钥的使用与管理

第二十五条 密钥是指登陆电子政务系统所必需的身份密码，密钥的管理包括密钥的购买、制作、分发、参数设臵、修改和使用。

第二十六条 市政府办公室负责OA系统密钥的管理，并委托市数字办负责技术支持和服务。第二十七条 申领密钥的单位或个人应向市政府办公室提出书面申请，说明申领密钥的理由和拟使用的人员资料。

第二十八条 市政府办公室对密钥申请进行审查，经市政府办公室同意后，由市数字办负责制作密钥，同时办理登记领用手续。

第二十九条 市数字办向申请使用人员发出密钥领取通知，由申请单位或个人指派专人领取，或以机要传输手段领取。

第三十条 使用单位或个人应妥善保管和使用密钥，不得擅自转借他人使用，确保密钥的安全。

第三十一条 密钥使用人变动的，应报市数字办备案。新接任人员应及时修改密码，密码字符应在6位以上。

第三十二条 密钥应按机要设备妥善保管，密钥遗失的，应立即报告市数字办，并由所在单位查明原因,视情况及时做出处理。需重新申领的,按照申领程序重新申请更换。应使用人员自身原因导致密码丢失，并造成损失的，按照有关规定追究其责任。

第七章

电子公文的发送与接受

第三十三条 在系统中流转的电子公文，其文种、格式、内容等的审核把关由发文单位负责。

第三十四条 公文带有不方便进行电子化处理的附件（如书籍、图纸等）的，可按纸质公文交换的方式进行交换。公文正文仍以电子公文形式交换。

第三十五条 电子公文的制发由电子公文制作、盖章、发送三个环节组成，由一个或多个工作人员完成。

第三十六条 发送电子公文时，应选择公文的主送、抄送机关，并设臵允许收文机关打印的权限。

第三十七条 系统完成发送公文操作的时间为电子公文的发送时间。

第三十八条 使用单位应按时接收电子公文。

第三十九条 接收电子公文时，应认真核对，确认无误后方可进行打印或进入本机关内部系统公文流转，并按常规收文进行登记，否则应予以退回。

第四十条 打印后的电子公文相当于纸质公文复印件，参照纸质公文的管理办法处理。

第四十一条 首次进行电子公文打印或从系统中读取电子公文进入收文机关办公系统的时间为电子公文的接收时间。

第四十二条 电子公文接收失败的，收文机关应及时向发文机关提出申请，说明原因，请求重发或追加打印份数；因系统故障不能接受的，应及时向市数字办反馈。

第八章

安全保障

第四十三条 联入系统的计算机，应安装杀毒软件。使用外来磁盘应检测，以防病毒入侵。

第四十四条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与市数字办联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带毒文档录入系统。第四十五条 使用系统时，所有涉密信息不得在该系统内发布，也不得存储在与该系统相连的计算机中。

第四十六条 应加强计算机及网络安全保密知识教育，遵守保密纪律与保密规定。

不得利用电子政务系统从事危害国家安全、泄露国家秘密的违法犯罪活动；不得复制和传播妨碍社会治安或淫秽色情信息。

第四十七条 系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由部门系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向市数字办反馈。

第四十八条 信息传输工作应严格执行各项管理制度，遵循统一的技术规范。接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经本单位负责人审批。第四十九条 使用人员应严格执行有关操作规程。对不遵守规程、影响信息传输工作正常运行的网络成员单位，予以通报批评；造成事故的，应追究有关人员和相关领导的责任。

第五十条 密级文件不进入系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批仍按各单位公文管理有关规定执行。

第九章 应急处理

第五十一条 系统出现故障，导致电子公文与信息无法在系统中进行正常交换的，应及时通知市数字办。由市数字办尽快组织有关单位查明原因，排除故障，并在24小时内作出响应。

若24小时内仍未排除故障，造成系统不能正常运行的，由市数字办提出解决办法，同时报告市政府办公室，并以纸质文件的方式通知使用单位，保障公文与信息交换工作的正常运行。

第五十二条 系统运行中遇到的问题，应及时向市数字办反馈。

第十章

附

则

第五十三条 本办法由市数字办负责解释。

办公自动化学校管理 篇3

关键词：办公自动化；办公室管理；应用

一、办公自动化在办公室中的概念

将现代化的办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，称为办公自动化。在现代的办公室工作中，办公室的作用一方面是领导作出决策的场所，但是除了领导机关在此做出决策，发布指示以及进行文档上的来往之外，另一方面，办公室更深层更实际的工作是信息的收集、存储、检索、处理和分析，然后做出决定，将决定作为信息传达给下级部门或者合作单位，或者是业务关联单位。在办公自动化中，人和机器缺一不可。在企事业单位的日常工作中，是一定会运用到办公自动化的，办公自动化在这些单位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同时，办公自动化也是可以不断进行调整和根据自身实际需要进行定制的。一方面，在办公室内，办公自动化可以实现人机互相连接，操作信息采集、查询和统计等方面的工作，便于领导进行管理和做出决策。另一方面，企事业单位在与外界进行沟通的时候，运用办公自动化将事半功倍，员工可以通过办公自动化，通过网络获得需要的资料和信息，也可以与外界进行互动，甚至能够实现远程办公。办公自动化的运用，提高了办公室工作的办公效率和行政管理的有效性，应用办公自动化将更有利于进行办公室管理工作。

二、办公自动化在办公室管理中的发展

在办公室管理的应用中，办公自动化的发展经历了好几个阶段。第一个阶段是起步阶段，人们在日常办公中，运用的是电子信息技术，办公自动化知识用于资料的整理和管理，但是却缺乏沟通、协同和互动等综合处理，因此，这个时候还没有达到真正意义上的办公自动化。到了第二个应用阶段，内部网路、互联网、局域网等网路进入到办公室管理工作中，将网路引入办公自动化中，彻底避免了以往办公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人们的工作，提高了工作效率，并且达到了规范管理和组织模式的目的。在办公自动化的发展阶段中，各种应用软件的发展逐步成熟，从以前的行政办公信息服务，现逐步将使用功能发展到组织内部管理活动的各个环节中。此外，在与外界进行沟通中，随着外界环境的不断变化，办公软件的功能也随之越来越能够满足客户各方面的需求，办公自动化不断扩大和提高自身软件的应用范围和应用技术，为办公室管理工作提供越来越多的便利，使得办公自动化在办公室管理中应用更加广泛。虽然实现数字化办公还需要一定的时间，但是在现代化的办公室管理中，数字化办公是发展的必然趋势。

三、办公自动化在办公室管理中应用的实现条件

在实现办公自动化的过程中，除了需要人、机两大条件，还需要一些其他的必备条件才能在办公室中运用办公自动化。第一，通信平台。通信平台作为内部的邮件系统，通过网站和信息共享软件等为信息和通信的实现提供了便捷、安全和畅通。第二，信息发布平台。人们在办公中如需对电子公告或者电子文件等类似文档进行发布，可以借助信息发布的平台进行发布，从而使其在单位内部得到传播，使得各个职工能够对单位的工作动态进行及时了解。第三，工作流程自动化。工作流程自动化可以将类似公文处理、收发文件、审批和报告请示等普遍的工作进行实时的监控和跟踪，从而使得各个岗位和部门之间达到协同工作，对规范办公制度提高办公效率非常有效。第四，文档管理自动化。在手工办公的时代，文档的管理和检索是一个比较耗时耗力的工作，难度也相对较大，特别是日积月累的文档尤其不容易找到也容易丢失，自从办公自动化出现后，人们可以使用文档管理自动化，通过word、excel等形式对文件进行保管和分类，便于保存和储存。

四、办公自动化在企业办公室管理中的应用

在企业办公室中，实现办公自动化可以实现办公高效率、低成本，在节省大量人力和实践的同时，最大限度地发挥储存信息的作用，提高了整个办公室的工作效率和工作质量，能够使各个部门和各个员工都达到信息共享、教学资源共享。虽然目前企业在运用办公自动化的过程中，出现了一些问题，比如一些部门的办公室中的办公自动化意识还不够强，人员的素质参差不齐，造成资源浪费，还有一些应用软件不是很完善，不能完全符合办公应用的需求等等，我们仍然要坚持不懈地在现代化的企业办公室中推行办公自动化，面对上述问题我们需要提出解决措施应对。首先，企业要树立“以人为本”的现代化管理理念，企业办公室管理人员是企业办公管理工作的主要依靠力量，加强人才在办公自动化上的培养，不仅能够加强办公室管理工作，同时也是提高办公效率和质量的关键。

企业要为办公室管理人员提供机会，创造条件，不断鼓励和支持他们参加各种培训和自学，提高管理水平和业务水平。其次，企业的领导需要加强对办公自动化的重视程度，企业的办公室管理要充分利用计算机技术和网络技术等现代化技术对企业的管理、研发和生活服务有关的信息资源进行全面的数字化管理，实现办公室管理的自动化。此外，对于各种设备和软件要做到及时更新换代。在运用办公自动化的同时，需要加强企业办公自动化系统的检查和监督，确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境下运行。办公室管理工作是一项复杂而琐碎的工作，需要办公人员具备相关的专业能力，包括科学地进行办公室统计工作和有效地对各类资料进行归类存档等。此外，办公室管理人员还需要具备良好的协调和处理能力面对复杂多变的人际关系。通过办公自动化的应用，不仅给企业员工带来了工作上的便利，提高了他们的工作效率，同时更能够借助其构建起来的网路，减少和化解分歧，实现办公室管理中更加便捷的交流沟通和协作。这是在办公室管理中应用办公自动化的体现。

参考文献：

[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011（08）.

[2]邱晖.推进高校办公室办公自动化的思考[J].广西教育学院学报，2010（02）.

办公自动化学校管理 篇4

1.1 办公自动化的内涵

所谓办公室自动化, 是指以信息为基本载体, 通过计算机网络技术、 通信技术等把与办公相关的各个要素, 包括人和设备等组合在一起, 形成一个完整的系统的自动化技术。办公室作为领导机关, 扮演着决策发布、 收集信息、 存储信息、 检索信息、 处理信息的多重角色, 并借助于现代化的网络办公技术实现信息处理的自动化, 通过引入相应的技术设备例如计算机、 打印机、 电话机、 传真机、 复印机等来协助完成相应工作, 组成一个人机一体、 信息共享的新型自动化办公系统。 具体来讲, 办公自动化包含如下功能: 文字处理、文件管理、 行政管理、 信息交流、 决策支持、 图像处理等。

1.2 实现办公自动化的要素

办公自动化系统是一个相互协调、 共同合作的完整的系统, 它既包括人机两大主要要素, 还包括制度和平台要素。不同的要素担负着不同的功能, 有些要素负责信息收集, 有些要素负责信息处理, 各司其职、 相互协调和配合。 第一个要素是通信平台, 该平台是各类单位发布决策、 传递办公信息、 处理内部邮件、 信息共享的核心平台, 是保障单位内部上传下达、 有效传递决策和相关办公信息的基本平台; 第二是信息发布平台, 信息发布平台是指在通信平台的基础上及时将有关办公信息、 相关的决策传递给各个执行部门的平台, 以保证各个执行部门能够顺利地开展相关工作的平台; 第三是工作流程的自动化, 它依托于一定的自动化程序, 对工作流程例如公文处理、 收发文件、 审批请示等进行适时的监控和跟踪, 从而能够最大限度地方便各个岗位和部门之间的协同工作; 第四是文档管理的自动化, 因为在各类办公当中, 文档管理是一项最基本的同时又耗时耗力的工作, 做好文档管理的自动化可以尽量避免文档丢失以及损害等情况, 充分发挥文档归类、 分类放置和保存等功能。

2 措施

2.1 加强办公人员的业务培训

对了更好地促进办公自动化技术的应用, 首先要更新观念, 加强对办公人员的培训, 提升办公室工作人员的素质和水平。 因为办公自动化是一项涉及管理科学、 统计科学、 系统科学、 心理科学、 社会学等学科的交叉技术, 所以要实现高效的办公管理, 就必须加强对办公人员素质和技能的培训, 提升他们的信息化业务素质, 强化对PPT、 Excel、 Word等办公软件的熟练使用。 敢于利用新的信息技术来实现高效、 科学的办公, 熟练掌握计算机知识、 网络知识、 电子公文知识等。 其次要注重提升档案管理工作人员的技能培训, 教会他们正确使用现代化的办公设备。

2.2 加强技术不断创新

在计算机技术不断成熟的背景之下, 办公自动化技术也逐渐成熟。 办公自动化技术也由最初较为初级的汉字输入、汉字处理、 汉字排版和编辑等功能逐渐扩展为集高级信息查询、 信息检索等为一体的现代化的网络办公系统, 通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统, 从而扩展了信息覆盖范围, 有效提升了工作效率和质量; 然后再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统, 这样就可以最终实现自动化办公。 办公自动化系统不仅仅借助于计算机网络, 而且有最新引入了多媒体技术、 扫描技术、 语音图像处理技术等, 使自动化办公的程度逐渐加深, 使得办公自动化技术更好地为单位服务。

2.3 加强硬件建设, 改善硬件环境

为了更好地推进办公室自动化, 对于硬件环境的建设是有一定要求的, 要不断提高硬件配备的质量。 因为当前办公自动化是依赖于这些硬件设备, 例如, 计算机、 互联网、 各种数字化的设备实现文书档案的现代化自动管理的, 所以, 做好硬件建设工作是实现文书档案管理现代化的一个基本前提。 只有在硬件环境建设良好的条件之下, 才能够提升文书档案管理的效率。 为此, 要逐步引导档案管理工作人员学会使用各种现代化的设备, 提高文书档案的管理水平。 现在很多单位已经进入了网络化办公的时代, 文件的收发、 传阅、 执行完全是借助于计算机来进行和完成, 所以, 必须在提升办公人员计算机素养的基础之上搞好硬件条件的建设, 引进性价比高、 工作性能高的信息技术设备, 以便顺利开展自动化办公。

2.4 采取措施提高文书档案的安全性

保证文书档案的安全性是确保信息安全的关键一步, 为此要采取有效措施来提高文书档案的安全性。 一般情况下, 是通过微缩技术, 把盖有印章、 带有手迹或字迹模糊的文书档案转变为图像性质的电子文件, 通过计算机系统对这些转换好的电子文件进行加密保存, 既可以有效防止信息篡改和丢失, 又能够大大减小文书档案的存储空间, 便于长期保存和查阅。 要注意利用路由器和防火墙等来设置内部网络的防火墙, 实现办公自动化内部网络和外网的隔离, 保证办公自动化网络的安全。 只有在保证网络安全的基础之上, 才能有效保护内部信息, 防止重要信息失窃现象。

3 结语

在网络技术和科技信息技术不断发展的背景之下, 办公自动化已经成为今后办公室办公的必然趋势, 也是今后单位发展的一个必然途径。 它有助于改进当前的办公模式, 帮助人们从繁重、 机械、 重复性的劳动中解放出来, 解放人的双手和大脑, 从而提高人的工作效率和工作质量, 最终能够促进各个部门在资源共享的基础上的协调运作, 使得各个部门能够充分发挥自己的职责, 更好地促进企业的发展。 通过上述分析, 以期能够借助于办公自动化系统所构建起来的办公网络, 来有效提高工作效率, 实现更加便捷的沟通和协作, 最终促进单位的稳定健康发展。

摘要：在行政单位办公室的相关工作经验, 具体分析了办公自动化的内涵及实现办公自动化的要素, 并在此基础上论述了办公自动化在办公室管理中的有效应用途径, 以期能够有效提高工作效率, 实现更加便捷的沟通和协作, 促进单位的稳定健康发展。

关键词：办公自动化,办公室管理,应用分析

参考文献

[1]林伟宏.网上行政审批电子文件归档研究———以浙江政务服务网为例[J].档案学研究, 2015, (06) .

[2]闫海鸽.浅析办公自动化系统在现代秘书工作中的应用[J].青年文学家, 2016, (08) .

[3]刘媚瑜.协同OA办公系统在电力企业管理中的应用[J].企业改革与管理, 2015, (23) .

[4]梁大为.关于计算机信息技术融入办公自动化的思考[J].科技创新与应用, 2016, (05) .

[5]时泰卿, 咸容禹, 王建兵, 李正.部机关办公自动化系统运行环境建设与维护[J].国土资源信息化, 2012, (03) .

办公自动化系统管理规定 篇5

由于我局政务涵盖的信息量大，流程复杂，涉及的部门多，参与的人员多。为了减轻工作人员的工作负担，提高文档整理的规范化，配合区信息中心和市劳动局的工作。我局近期将为各科室配备专用计算机并安装办公自动化系统。为保障系统的正常运行，真正的与我局实际工作相结合。现定制如下规定：

1、各科室必须分配一名懂得计算机应用，熟练掌握业务知识的专人管理办公自动化所用计算机。保证计算机系统的正常运行，遇到不能解决的问题时应及时向计算机管理部反映。

2、实行专机专用。办公自动化所使用的计算机不经本机管理人员同意不得擅自使用，不得运行其他程序。

3、每天各科室必须运行办公自动化系统，以便及时查看下发业务及通知，及时处理。

4、安全防范放在首位。办公自动化使用的计算机必须安装病毒防火墙，定期升级病毒库。禁止安装外来的不明软件，禁止安装游戏。

5、不得在计算机前吸烟，防止计算机内部设备提前老化。

6、计算机管理人员不得以任何方式将用户名和密码泄漏给他人。

7、计算机管理部人员在其他办公人员遇到问题时应及时予以解答,以免影响其他科室日常工作的进程。

8、计算机管理部人员应定期检查办公自动化系统服务器的运转情况，保证系统的正常工作。

9、对于各科室对办公自动化系统的意见和要求，计算机管理部人员应负责及时通知给系统开发商。使得开发商能以最快的速度对我们提出的要求做出反馈。保证办公自动化系统更好的与我们的工作相结合。

办公自动化环境下医院档案管理分析 篇6

【关键词】办公自动化；医院档案管理；存在问题；解决措施

办公自动化技术不断发展，为医院的档案管理工作提供了良好的条件。在医院的档案管理方面，存在的主要问题包括；理念相对落后人员的计算机应用能力差，档案管理不合理，自动化系统不够人性化等，这些问题都是我们需要快速解决的。

一、自动化的条件下档案管理存在的问题

（一）安全性不足。医院的档案属于内部局域网的一种，网络环境相对封闭，如果不是有人刻意为之就不会造成数据的安全性问题，但是如果有人故意非法接入局域网，盗取医院的数据，这样数据的安全性就会大大的降低，数据的安全性有着重要的意义，如果能被随意的入侵和更改就会造成重要的医学资料被泄露，病人病例丢失。引发严重的后果。同时因为属于内网，所以防火墙的等级较低，无法自行的升级，这就造成了新型的病毒能够穿越防火墙，肆意的在医院档案数据库中破坏。医疗档案作为患者隐私内容之一，医院和医生都有义务为患者进行保密。但是随着办公自动化体系的引入，医院逐渐对档案进行电脑联网存储和管理。随着网络技术的发展，黑客和不法商贩逐渐开始盗取患者信息以获得巨额收入。这不仅为医院和患者带来了困扰，还严重影响了医患关系，加深了双方对立程度。医院电子档案是医生存储、管理、上传的诊断病例，包含了文本、符号、图表、图形、音频、影像等数字化信息。鉴于其形式不固定、易于修改、系统漏洞、保密性弱等问题，电子档案被篡改和盗取的可能性大大增加。在针对医疗档案输入、存储以及管理的安全性的投入上，还有许多不足之处。

（二）档案的管理标准不固定。档案的管理不固定这就造成了档案管理存在乱象，很多重要的文件没有备份。各个文件之间类型不同，不利于分析。同时也不利于分析和整理，又是重要的文件因为没有备稿，当数据库受损的时候很多珍贵的资料就此遗失。格式不同往往是因为人员素质因素，或者管理系统不断更新，但是系统的兼容性不好导致的。

（三）医院办公系统不完善，漏洞多。医院的办公系统不完善是档案管理的中的难题，我国没有统一的医院档案管理系统，所以医院是利用自己开发挥着从软件公司手中购买而得，这些系统的兼容性一般都存在一定的问题。系统的漏洞多，容易引发崩溃。所以我国的档案管理系统存在着众多的问题，需要统一的管理，同时办公系统不够人性化，操作过于复杂，耽误了患者的就诊时间，无法时间快速医疗的效果。而且，系统缺乏将电子文件传输与医疗档案管理工作结合在一起的医院档案管理系统，无法实现对诊断病历等医疗文件的自动控制与归档。

（四）念相对落后。很多医院并没有意识到医院档案管理的重要作用，对档案管理的认识个管理都不够，这就造成了当系统出现问题的时候维修速度慢，档案系统当摆设，在医生的治疗时，不采用先进的管理系统，而是采用笔记的方式，因为笔记难以查找，这就造成了查找资料的不利。同时医院的大多数人都是医学专业毕业的，所以对电子应用技术不了解，信息化的水平较低，所以这就造成的医院建立档案的困难。同时医生的工作时间长，任务量加大，很少有时间能够得到得到系统的应用培训。

二、办公自动化环境下医院的档案管理

（一）加强医院档案管理信息化建设。自动化技术技术是在建立在网络、计算机等设备的基础上，所以想要建立良好的设备就需要加大硬件的建设，配置优秀的硬件设备。建立专门部门负责设备的维修和养护工作。保护设备以及网络的安全，定期做好网络的防火墙的升级工作，防止医院的重要数据被窃取，维护系统的稳定，保护病人的隐私，做好文件加密处理的工作。

（二）强化后档案管理专业人才的培养

随着当前医院市场化程度的不断加深，医学领域新的科研成果不断涌现。医院档案出现了数量不断增加、信息更加广阔，形式更加丰富，管理方法更加复杂的特点。因此，医院需要更多的专业人才对医院档案进行管理。对于管理人才的培养，应从以下几个方面进行：首先，要加强管理人员的医疗档案法律法规等方面的知识，增加档案管理、医疗信息分类的专业技能培养课程；其次，要加强管理人员对自动化办公设备的了解与应用能力，强化管理人员的医疗方面的专业知识，熟悉医院运转的各个流程，加强对医生所提交的各种病例案例、重点疾病的质量控制表等报表的分类整理能力，提高工作效率和准确率；第三，医院要制定一套绩效考核制度，完善奖励和惩罚措施，有效的激发工作人员的工作积极性，推动医院档案自动化管理工作的全面实施。

（三）完善制度以建立高效的档案管理模式。建立高效的档案管理模式，首先，要加强档案管理制度建设，将医院患者的档案信息纳入医院档案管理范围中，最大限度发挥其学术价值。第二，要加强档案管理系统与自动化办公系统的匹配程度，统一接入端口和标准，运用自动化技术加强档案管理工作，实现医院档案的网络化、科学化、规范化管理。第三，准确定位医院档案管理的角色，从不同层面、不同角度，以不同方式进行档案管理，规范档案信息分类，按照一定方向，不断深挖档案信息的参考价值与学术价值，为其他部门提供更加准确的数据支持。

三、总结

在档案的管理模式下，医院应该做好相应的改革工作，加强人员操作系统的能力，同时加大对档案管理资金的投入，一方面加强设备的质量，另一方面建立专门的部门管理系统的稳定运行。建立高效的档案管理模式，注意档案的加密工作，防止数据被窃取，优秀的档案管理就算数据被窃取，入侵者也无法知晓用户的实际意义，这就保证了其数据的安全性。

参考文献

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[2]王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（02）

[3]李正，陈秀杰，吴伟民，时泰卿，吴玉龙.办公自动化系统中档案管理子系统设计[J].国土资源信息化，2012（03）

医院自动化办公管理平台设计与实现 篇7

1 设计目标和原则

1)设计目标:应用B/S和C/S管理技术体系为核心,为医院行政、医疗、护理、教学、科研、后勤等工作提供充分、有效、准确的信息。

解决医院内部的信息发布、讨论、公告、信息收集等问题;解决公文收发管理、请示呈报批文等流程问题;解决医疗行政办公、后勤管理、科研管理、人事管理等问题;通过协同和流程的方式办理事务将数据录入系统;在连接医院内各个部门的信息网络基础上,通过数据挖掘、智能分析等技术是医院管理决策更上一层楼。

2)设计原则:医院自动化办公系统(HOA)是运行在基于电子病历的三甲精神专科医院管理平台上它的设计原则是:易用的原则;整体性保障原则;实用性与适应性原则;先进性与发展性原则。

2 平台的架构

2.1 信息管理平台的架构

在基于电子病历的三甲精神专科医院管理平台基本网络平台基础上,使用浏览器、WEB应用服务器、数据库服务器三层结构[1],来构造医院自动化办公系统(HOA)管理平台。

1)平台的构成主要包含:个人事务、公共事务、信息交流和系统管理[2]。个人事务:主要是与个人办公及通讯相关的模块的整合。公共事务:为公共事务与业务综合管理的相关模块。信息交流:是医院内部进行交流的有力手段。

2)系统管理:用于规划医院信息系统的结构、内容,按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单,按照不同用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派;通过用户权限的管理,不同身份的用户只能进入自己的系统,对信息管理来讲,权限的管理十分重要,有些信息只能领导掌握,有些信息只能相关部门掌握,没有权限的管理,就不能保证医院的信息安全。

2.2 系统的网络环境

医院自动化办公系统(HOA)运行在基于电子病历的三甲精神专科医院管理平台上,它的网络结构包括:数据库服务器、应用服务器、防火墙服务器、局域网、互联网、客户端、远程访问等。下图为医院自动化办公系统网络结构拓扑图[3]

1)运行环境:医院自动化办公系统(HOA)管理平台服务器采用Windows2003操作系统,系统内置MS SQL Server 2000。客户端采用Windows xp以上的版本。Web服务器与数据库服务器要分别设在两台服务器上,这样系统的运行效率是很高的。2)医院内部局域网:医院自动化办公系统(HOA)管理平台安装在内部局域网络上的服务器上,局域网用户通过局域网IP地址即可访问。3)院外互联网:可以用互联网联接等方式实现访问信息系统,但需通过防火墙服务器的过滤。

2.3 数据库[4]

医院自动化办公系统(HOA)平台用MS SQL Server 2000作为系统的数据库系统。具有非常强大的数据库创建、开发、设计及管理功能。从不同的应用的功能划分,具有下列系统结构:客户机/服务器体系结构,数据库体系结构,关系数据库引擎体系结构,服务器管理体系结构。特点是:企业级数据库、可用性和可扩展性、与互联网的紧密结合、简单、友好的操作方式、数据仓库支持等同时,SQL Server 2000提供了英语查询工具盒编程接口,使得以英语为基础设计和管理、查询数据库成为了可能。

2.4 电子邮件与即时通信系统[5]

它主要包含:1)医院内部人员的电子邮件;2)医院人员互联网邮件;3)医院内部即时通信系统。

2.5 网络协议[6]

采用TCP/IP(传输控制协议/因特网协议)。TCP/IP协议具有很大的灵活性,支持任意规模的网络。可以连接所有的服务器和工作站。方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络——TCP/IP网络,

2.6 操作系统[7]

Windows Server2003系列操作系统具有网管能力强、可靠性、可用性、可伸缩性和安全性,是一个高度可靠的平台。医院自动化办公系统(HOA)平台可以很好的运行在Windows平台。

3 系统主要功能的设计

功能主要包括:为医院建立内部的通信平台和信息发布平台;实现工作流程的自动化,以及对流转过程的实时跟踪与监控;实现文档管理的自动化,使得各类文档、信息能够按权限进行保存、共享和使用,实现知识管理;辅助办公,实现办公的电子化。增强员工协同工作的能力,提升员工之间的沟通与共享;强化领导的监控管理,增强管理层对医院的控制力;提高工作效率,提高工作的透明度。加速工作的运转速度,提高工作质量;降低管理成本,提高管理水平,促进管理的规范化,提高凝聚力。

3.1 系统角色设计[8]

3.1.1 院长

在整个医院,院长处于统筹全局、监督管理的地位,这就决定了他在医院管理平台系统中必须能够简单直观的掌握各项数据及各部门的工作动态及进展,及时、真实的了解群众反映的各项问题,高效、便捷的进行工作,能够通过管理平台系统对其所管辖的范围内的人、事、物进行简便的考核等等。

3.1.2 主任(科长)

医院各主任(科长)处于承上启下的关系之中,既是管理者又是被管理者,因此,主任(科长)需要在医院管理平台系统中能够及时、准确的掌握本部门的工作进度与相关数据,高效、便捷的进行日常事务处理;对本部门及下属人员进行简便的考核;能够通过管理平台系统把本部门的工作情况及时反馈给院长,为决策提供依据。

3.1.3 一般用户

一般用户指医院一般员工,他们需要通过医院管理平台系统来简便的完成日常事务工作,并且把进度及时反馈给主任(科长),以便进行考核以及决策。

3.1.4 系统管理员

系统管理员是由医院指定的、负责医院管理平台系统日常管理与维护的人员。主要负责系统用户管理、组织结构管理、角色管理、使用权限的分配等工作。

3.2 模块组成

3.2.1 行政事务管理模块

1)个人事务功能模块:个人通讯薄、员工通讯薄、公共事务通讯薄、短信通知、电子邮件、工作日历、考勤统计、我的文库等,使用户能够方便、快捷、安全、可靠的实现个人事务的管理和保存。

2)公文管理:文档管理模块、电子办文模块。

3)资源管理:a.办公用品管理模块、b.图书期刊管理模块、c.固定资产管理模块、d.会议室管理模块、e.车辆管理模块。

4)公共交流:电子会议、电子公告板、网上调查三个模块。

5)后勤管理:后勤管理模块有网上报销、员工档案、档案管理、会议管理等,提供办公用品预定、车辆预定、用餐、制度查询、学习培训等功能。

6)信访处理:信访处理模块包括接受投诉与处理意见公示两大功能。医院信访办接收到投诉后尽快进行处理,并且在一定时日内把处理结果及进行公示,接收监督,这也是医院为民办实事的体现。

3.2.2 绩效考核模块

绩效考核模块能通过自动从行政事务管理模块,监督管理模块中获取定量的数据,根据预先设定的考核流程进行绩效考核。

1)医技人员考核:可以通过职业道德、专业技术、工作强度等方面来对医务人员(责任医生)进行年度考核。通过与医院的管理平台对接,能够直接打到一个医生的自我评价、医院评价等直观的数据,再通过一定的比例给医生进行年度考核打分。考核结果直接与医务人员的晋职晋级、岗位聘用、绩效工作等方面挂钩,真正做到多劳多得、公正公平。

2)行政后勤人员考核:考核系统能通过自动从行政事务管理模块、卫生监督管理模块中获取的定量的数据,根据预先设定的考核流程对医院工作人员进行考核,最终输出一个比较直观的数据以供领导参考。

4 系统安全体系[9]

安全包括两部分,即系统运行的安全和信息的安全。系统运行的安全是保证系统正常的运行和防止系统被恶意攻击。信息的安全是保证信息的完整性、保密性。为了保证系统的安全,要做好以下防范措施:

4.1 系统运行安全管理

4.1.1 网络管理

建议采用专网互联的方式。对于非本医院的人员一般不允许直接、透明地访问本网络。其次从物理上与互联网断开。对于保密性要求较高的,物理上断开可以从根本上防止黑客队网络的攻击。另外也可以采用一种相对安全的方案:允许内网用户访问外网;禁止外网用户进入内网。再次通过使用SSL加密技术,实现传输安全。数据在互联网传递时,可实现128位加密等。可以保证在互联网上应用管理平台系统时的安全。

4.1.2 存取控制与审计管理

通过信息系统的管理人员对工作组和用户不同操作的授权,可以控制用户对信息源不同级别操作,防止对信息非法的访问、修改、删除,保证数据的安全与保密。应用日志能力。对于任何被保护的数据资源的存取、删除、修改等操作的时间、操作的用户、系统登录等信息都有详细记录,提供审计功能。

4.2 信息的安全管理

4.2.1 口令保护

为了防止非法用户入侵系统浏览、存取信息,应对用户的资格和权限进行审查。口令应选择安全的码长,用户口令的字符长度与内容要包含数字和英文字母,且要求不低于6位,同时具备定时强制用户修改密码的功能。

4.2.2 计算机病毒的防治[10]

未经许可,不得使用可移动介质(软、光盘等)进行程序、信息的复制与传递。定期或不定期的进行病毒的防治检查,系统中应配有安全可靠的杀病毒、防病毒软件。

4.2.3 安全意识教育与严格的管理制度

定期开展安全意识教育与严格的制度管理执行。

5 结束语

自动化办公管理平台的应用极大的提高了医院员工办事效率和工作积极性,促进了医院的发展,也是医院取得了非常好的社会效益和经济效益,为数字化医院打下了坚实的基础。

摘要：该文目的是使医院行政事务办公自动化。该文使用的方法为应用B/S和C/S管理技术体系、J2EE JDK技术语言、Windows Server 2003操作系统、MS SQL Server数据库和CA数字证书等技术开发。由此,极大的提高了医院员工办事效率,促进了医院的发展。管理平台的应用是医院取得了非常好的社会效益和经济效益,为数字化医院打下了坚实的基础。

关键词：办公自动化,web,角色设计,数据库,安全体系

参考文献

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[7]王建春,刘建龙.Windows Server2003中文版入门与提高[M].北京:清华大学出版社,2004.

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[9]杭州华三通讯技术有限公司.新一代网络建设理论与实践[M].北京:电子工业出版社,2011:457-493.

浅谈文书档案管理办公自动化 篇8

1.1 办公效率大幅提高

随着计算机技术的介入, 因其强大的信息处理功能使办公自动化实现了真正意义的自动化, 特别是在档案管理工作中, 传统的管理工作, 工作人员的劳动负荷很大, 纯手工的管理工作, 使档案管理工作复杂化。计算机技术介入以后, 使档案的收集工作变得简单、有序, 由于实现随机管档, 就可将过去的集中立卷, 改变为平时随时整理立卷。这样, 集中的工作量, 就变为分散的工作量, 而且可随时补漏增缺, 使文档不形成存积, 提高了立卷管理水平, 从而达到档案管理工作及时归档的目的和检索利用的方便。

1.2 实现信息资源的充分交流与共享

运用计算机技术对档案进行管理后, 档案管理由案卷级深入到文件级, 由单途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理, 从而极大地提高档案利用工作的质量和效率, 可以对所调整的信息资源作出适时响应和脱机处理, 保证很高的查全率和查准率, 并不受空间的限制;并且通过网络服务这个宽广的平台, 了解其他档案工作部概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

1.3 增强文件保存的稳定性与纸质档案载体相比, 电子文件载体材料的寿命要长得多

纸张的耐久性差, 不易保存, 在档案工作过程中稍小注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同, 贮存、读取电子文件的设备日趋成熟, 我们可以根据不同的需要, 选择不同的电子载体, 如VCD、DVD光碟, 小容量的闪存U盘, 大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷, 易于传递, 且贮存时间长, 受外部环境影响小, 不易损坏, 具有很强的稳定性。

1.4 档案收集工作

文书档案收集工作是文书档案管理工作的前提和基础。文书档案收集工作是文书档案管理工作的起点, 是档案业务工作的第一个环节。文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量。其质量体现为文书档案收集的是否齐全完整。

广义上讲, 档案收集工作的内容包括:

1.4.1 对本机关需要归档档案的接收工作 (机关档案部门) 。

1.4.2 对现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作 (综合档案馆) 。

1.4.3 对历史档案的接收和征集工作 (档案馆) 。

狭义上讲, 对于一个具体的立档单位, 文书档案的收集工作———是指该单位的档案部门按照国家的规定, 通过归档、接收等办法, 把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到档案室, 实行集中统一管理的工作。

2 办公自动化在文书档案管理中存在的问题

2.1 电子文件保密性变弱

电子文化和纸质文件最大的区别在于, 电子文件没有了固定的形式, 易于变化, 即便是被修改后, 也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改, 痕迹十分明显。

因此在一定程度上, 电子文件的保密性就不如纸质文件, 电子文件还使得一些需要被高度保密的文件其保密性变弱, 这样不利于文件信息的安全管理。

2.2 对文书档案管理人员的要求高

办公自动化系统在文书档案管理中的运用, 就加强了文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的, 还需要有过硬的电子计算机技术水平。

因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次, 还需要掌握一定的现代高技术, 拥有处理相关问题的综合能力。

3 办公自动化在文书档案管理中的具体运用

3.1 规范文书档案的管理体制

当前, 许多单位依旧对文书和档案实行分部门管理, 这种分门管理的现状使得部门间的交流与合作难以实施, 不利于文书档案管理的统一化。

因此, 规范文书档案的管理体制势在必行, 只有实行单位内部的文书和档案管理的统一规划, 才能促进二者同步发展。文书的管理不管是前期的工作, 还是后期的归档处理等, 都隶属于档案管理部门统一监督管理。

3.2 制定业务流程标准

对于文书档案管理的具体要求需要有统一的标准和流程。在文件的处理、归档、电子文件格式等方面的要有具体的程序规定和规范。使得相关部门职员在处理文书档案工作时能够有章可依。

3.3 统一技术操作标准

采用的办公自动化软件不仅需要兼容性强而且还要有良好的应用性能。唯有如此方能确保文字信息处理的能力。除了选用功能强大的系统, 还需要规范一些技术参数, 包括数据安全标准、数据转化标准以及数据接口标准等。保证电子文书档案在办公自动化系统的管理下安全稳定。

4 加强办公自动化文书档案管理的对策

4.1 将档案管理系统纳入办公自动化系统统筹考虑

在进行办公自动化系统设计时, 将前期的文书处理与后期的归档管理综合考虑, 把文书处理和档案管理两个不同阶段、不同性质的工作紧密结合起来。同时, 还应树立前端控制思想, 在设计文件处理流程时, 充分考虑到后期归档管理的需要, 将档案管理功能纳人其中, 对文件归档、目录生成等档案管理模块的设计提出具体的要求。

4.2 规范体制, 统一标准

要做好办公自动化环境下文书档案管理工作, 必须从以下几个方面着手:一是规范文档管理体制。日前, 许多单位的文件管理和档案管理是分离的, 属于不同的管理部门, 档案部门对文件的前期控制往往难以开展。因此, 必须从管理体制上进行规范, 在单位内实行文件管理与档案管理统一领导和规划, 使二者同步发展。应将档案部门对文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责, 确保从文件的形成处理、归档管理到查阅利用等各个工作环节都在档案部门的统一监督指导下进行。二是制定业务流程标准。应明确文件处理、归档管理流程和着录要求, 统一电子文件格式。三是统一技术操作标准。在进行系统设计时, 应使用兼容性强、应用性能好的软件系统, 并对相关技术参数、技术标准进行规范, 包括数据接口标准、数据安全标准以及不同类型数据转化标准等, 保证不同类型的电子文件从办公自动化系统向档案管理系统的平滑流转和安全管理。

4.3 提高文书档案管理人员的综合素质

随着办公自动化环境的建立, 以前传统的手工管理模式被自动化所取代, 这就对文书处理人员和档案管理人员提出了更高的要求, 不光在掌握基本的本职的专业知识, 还要对计算机技术熟练掌握, 以便能够针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建议, 信息技术人员也必须全面了解相关的档案管理知识, 掌握电子文件归档的要求, 以便能够更好地与文档管理人员沟通, 充分地发挥网络信息技术在文档一体化管理上的优势。

5 结语

办公自动化在文书档案管理中的应用有着十分明显的优势, 不论是时间上还是物质上, 它都能够极大的改善文书档案管理工作, 提高工作效率, 节省相关开支, 提高资金的有效利用率。

因此在文书档案管理中的具体的运用办公自动化系统, 注重规范管理体制, 统一相关流程和标准, 就能充分的体现办公自动化的优越性, 真正的提高文书档案管理的质量。目前虽然办公自动化系统也存在着一些缺点, 但是通过不断的技术创新, 也必定能够得到完善, 将文书档案管理工作做的更好。

参考文献

[1]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001.5.[1]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报, 2001.5.

[2]杨勇, 刘晶.关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊, 2003.3.[2]杨勇, 刘晶.关于文书档案一体化的若干认识[J].大学图书情报学刊, 2003.3.

办公自动化中的电子文件归档管理 篇9

一、电子文件归档方式和途径选择

纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:

(一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一的,应认可几种通用性较强的软件。比如,.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文件信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无疑是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收到这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。

无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律存入光盘,最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理人员为主体重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

与纸质文件归档相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权:档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透,扬长避短,发挥各自优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。

办公自动化环境下医院档案管理研究 篇10

一、医院档案管理的现状分析

在当前的医院档案管理中其信息化程度仍然比较低, 一部分医院因为资金、技术等方面实力不足, 对档案管理工作存在较低的信息化认知水平, 管理中涉及的软硬件设施都不健全, 阻碍了信息化管理的发展, 办公自动化也就达不到要求, 这种发展缓慢的情况对医院档案管理工作水平的提升是一种很大的阻碍。另外, 医院的各项管理工作繁杂, 管理系统庞大, 各个科室产生的相关资料也非常多, 档案管理起来容易出现混乱的情况, 管理工作具有一定的难度, 在查阅相关资料的时候也比较费时费力, 使得医院整体的档案管理水平较低。此外, 在办公自动化环境下, 医院的档案管理工作的开展离不开专业技术人员的参与, 但是当前医院大部分的档案管理人员在综合素质方面不合格, 对档案管理工作存在认识上的误区, 在日常工作中也不能认真地对待, 存在不重视档案管理的问题, 工作中表现出的积极性及主动性都不高, 有的医院更是为了减少人力资源方面的支出, 安排兼职人员或非专业人员从事档案管理工作, 很多人都缺乏专业的培训, 在实际的管理工作中就容易出现不同方面的问题。

二、办公自动化环境下医院档案管理的特点

(一) 办公自动化环境下档案存储更加安全。

办公自动化是为了满足办公需要, 利用各种网络平台、计算机技术等先进技术, 高效地管理医院档案信息, 规范和存储医院档案资料, 促进医疗事业不断发展。依托于高新科技及信息技术, 医院的档案管理工作能够提升其信息的共享水平, 进行信息的自动传输, 使得信息更加安全、真实。在办公自动化环境下, 医院档案管理能够实现存储的安全化发展, 原有的纸质档案容易受到空气、温度等因素的影响, 使用寿命受到了限制, 往往在长时间的存放之后, 容易出现档案资料损坏的情况, 尤其是纸质档案资料, 上面的文字会变得模糊, 影像资料中的画面质量也会变差, 对档案的应用产生不利影响。而办公自动化环境下, 医院档案管理能够实现数字化、信息化的发展, 档案资料存储为电子版, 依靠计算机网络存在, 大量的资料可以集中存储在一个小的芯片中, 不仅节约了档案管理的时间与空间, 为档案管理工作增加了便利, 而且还能够延长档案的使用寿命。

(二) 办公自动化环境下档案管理效率高。

医院档案管理工作主要就是对器材设备、医疗档案、病历等材料信息进行整理、收集、存放, 以前的管理工作中都是通过管理人员对各种纸质资料进行归档管理, 工作量繁杂, 管理效率也不高, 而且存放档案需要占据很大的空间面积。而在当前这种办公自动化环境下, 医院的档案管理工作也得到了发展, 一些专门的管理软件被应用到工作之中, 依靠计算机网络系统, 对大量的档案资料进行归整, 实现信息化的处理, 能够大大地提高档案资料的归档速度以及信息的检索质量。

(三) 办公自动化环境下档案管理实现资源共享。

利用办公自动化系统开展医院档案管理工作, 工作效率能够得到显著的提升, 工作过程也更加的快捷, 其发挥的最大优势就是资源的共享, 能够利用微博、QQ以及微信等软件, 能够进行档案信息的实时传输与共享, 使得医院档案管理工作的技术性及规范性都有了很大的提高, 档案管理的质量水平也获得显著的提升, 管理人员通过相关的信息系统, 能够实现短时间搜索、确定目标档案文件, 利用文件检索功能可以立即找到相应的文件, 并将其进行共享, 这种形式下的档案信息在共享的过程中受空间及时间上的限制也是微乎其微的, 是对传统的档案管理模式的创新, 节省了大量人力及时间。

三、办公自动化环境下医院档案管理工作的改进

(一) 办公自动化要与医院档案管理结合, 提升其规范化水平。

医院档案管理工作的开展, 在新时期下迎来了新的发展阶段, 传统的档案管理模式已不再符合当下的发展需求, 对传统的管理方式进行转变也已经是势在必行。办公自动化环境下, 医院的档案管理工作需要朝着效率化的方向发展, 实际的档案管理工作的开展应该满足医院发展的需要, 将办公自动化与医院档案管理相结合发展, 提升实际的档案管理工作效率, 让档案管理工作的开展能够更好地服务于医院各项工作的开展, 推动医院医疗卫生事业的不断进步。档案管理工作中, 自动化的管理模式能够显著的提升档案管理的效率, 计算机系统具备的数据存储功能是非常强大的, 能够提升档案管理先进性及实用性水平。医院的档案管理工作成了办公自动化管理系统的组成部分, 能够借助计算机网络平台实现对管理工作的直接监管, 实现各个工作环节过程的技术性规范, 在实际的信息应用中, 能够更加快速便捷的调出信息, 节省时间。

(二) 提高医院部门之间的有效合作。

档案管理只是办公自动化管理系统中的一部分独立内容, 但这与传统的档案管理模式又有着较大差别, 通过自动化管理系统, 能更好地实现对档案信息的管理。与传统的档案管理模式相比, 办公自动化环境下开展的医院档案管理工作, 会对医院各个部门之间的合作更加重视, 档案部门与信息技术部门之间建立良好的合作关系, 才能更加顺利的实现信息的存储, 确保档案管理工作的正常开展。在借助办公系统实行档案管理工作的时候, 系统所具备的实际性能对档案管理工作也会产生很大的影响, 因此, 加强系统性能需要的是部门之间的通力合作。由此可见, 办公自动化环境下的医院档案管理, 需要特别注重不同部门之间的协作, 这对于档案管理工作的顺利实施是非常有利的。

(三) 注重专业档案管理人才队伍的建设。

当前医院工作人员对办公自动化虽然有了一定的了解, 但是还缺乏熟练的操作能力, 要想实现办公自动化系统在医院档案管理工作中的高效应用, 就要注重专业档案管理队伍的建设。自动化办公系统的科技含量较高, 是对计算机技术的一种实际应用, 能更好地满足人们的办公需要。要想提升办公效率就需要对这一工作系统有一个具体、全面的了解, 在医院建设一支专业化的档案管理人才队伍, 需要注意几个方面的内容:一方面, 档案管理人员应该做到与时俱进, 了解最新的档案管理的相关知识技术, 不断地提升自身的计算机操作能力;另一方面, 还需要加强自身业务能力的提高, 使得档案管理人员更加熟练的操作信息管理系统, 提升信息录入、调取的效率;最后, 要加强对管理人员进行业务考核, 形成完善的评估机制, 建立档案管理人员的安危意识, 使其能够积极地投身到医院档案管理工作之中。

四、结束语

在当前的医院档案管理工作中, 在管理意识及管理方法上还存在一些不足之处, 医院需要根据新形势的发展做出相应的改变, 对原有的档案管理制度进行创新, 通过办公自动化系统的支持, 推动医院档案管理工作的信息化、数字化发展, 提升医院档案管理的整体意识, 提升档案管理人员的专业素质, 提升医院档案管理质量, 更好地为医院各项工作的发展服务。

摘要：信息时代的到来促进了自动化技术的发展, 办公自动化也开始在各行各业中得到应用及推广, 在医院中的档案管理工作也受到了办公自动化的影响, 在这种环境下, 医院应该充分认识到自身档案管理工作中存在的不足, 通过办公自动化的发展应用促进管理的科学化进步, 使得医院整体的档案管理水平得到提升, 为医院的健康发展提供更好的档案服务。

关键词：办公自动化,医院,档案管理

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