浅析文书档案管理的办公自动化应用

随着社会经济的发展以及科学技术水平的提高, 办公自动化技术逐渐被各个领域所应用, 给人们的生活、工作以及学习等方面带来极大的方便, 因此, 在对文书档案进行收集、分类、保存的时候, 也可以应用办公自动化技术, 从而有效提高文书档案管理工作水平以及效率, 进而确保文书档案的有效性、安全性以及可靠性。

一、浅谈当前文书档案管理活动中所存在的主要问题

(一) 文书的档案管理工作较繁琐且庞杂。一般情况下, 文书的档案管理工作内容包括资料收集、资料归类、资料保存、资料应用等, 其中资料的归类以及保存方式比较多, 比如说资料档案既涉及到横向建档, 又会涉及到纵向建档, 甚至还会涉及到交叉建档, 由此可以看出, 档案资料的建档方式又有很多种。所以, 文书档案管理工作不仅具有一定的繁琐性, 而且还具有庞杂性的特点, 以至于档案管理工作效率低下。

(二) 文书档案管理工作人员的综合素质水平不高。工作人员的综合素质水平不高, 表现在以下几个方面:首先, 随着社会经济的发展, 各领域的工作开展均应用到科学技术, 然而目前的文书档案管理工作人员大多数不会操作计算机网络技术产品, 以至于档案管理工作效率低下。其次, 文书档案管理工作人员的思想政治水平不高, 以至于在档案管理活动中常常抱以不负责任、得过且过的工作态度, 致使档案管理的实效性得不到提高。第三, 文书档案资料管理工作较复杂且庞大, 但是档案管理人员的数量较少, 降低了他们的工作积极性以及信心。第四, 档案管理工作的程序大多是固定的, 工作人员在开展档案管理工作的时候易感觉枯燥乏味, 使其工作热情逐渐下降。

二、在文书档案管理活动中应用办公自动化的优势以及必要性

(一) 关于办公自动化应用于档案管理活动中的优势分析。

1.有助于提高文书档案管理水平以及办公效率。随着我国社会经济的发展以及科学技术水平的提高, 计算机网络应用技术逐渐在人们生活中、工作中、学习中广泛应用, 其强大信息处理能力是实现办公自动化的最佳优势, 改变了传统档案管理工作方式, 解放了人力手工操作模式, 从而使得文书档案收集、分类、保存以及应用等环境变得十分便捷、高效, 由此可以看出, 办公自动化应用于档案管理活动中能有效提高管理效率以及水平。

2.能够有效实现信息资源共享与交流的目的。当计算机技术将文书档案进行收集、归类完毕后, 人们可以通过计算机网络技术将文书档案进行翻阅与浏览, 从而有效提高了档案的利用率, 除此之外, 还有效提高了档案管理质量以及效率, 另外, 在对文书档案进行处理后, 还可以随时随地对其进行调整与处理, 从而有效保障了信息资源的查准率, 由此可以看出, 文书档案管理活动中应用办公自动化技术能够有效实现信息资源共享与交流的目的。

3.有效提高文书档案传递的速度且保障其安全性。在办公自动化背景下, 文书档案常常当作一种文件传输于各个应用部门, 例如:通过利用邮箱、QQ等途径将文书档案传输于某个部门, 而传输的过程中不会经过多人手中, 从而有效保障了文书档案的安全性以及可靠性, 与此同时, 这种传输办法还不会受到地址、时间的限制, 因此, 其便捷、安全、高效的特点使得文书档案能够直接通过计算机网络技术即可实现共享的目的, 进而有效保障了文书档案的实效性。

(二) 将办公自动化应用于文书档案管理活动中的必要性。由于文书档案具有着庞杂、繁琐的特点, 如果按照传统手动方法对其进行收集、分类、保存等处理, 难免会出现错误, 从而给文书档案应用工作带来一定的难题, 而计算机信息技术则能够有效、精准的对文书档案进行收集、分类、保持, 而且大大提高了文书档案管理工作效率以及质量, 因此, 将办公自动化应用于文书档案管理活动中, 不仅是办公活动的基本需求, 也是提高办公效率的重要途径。

三、探讨文书档案管理应用办公自动化的重要途径以及建议

(一) 选择适当的办公自动化工具。由于当前的办公自动化工具较多, 因此, 在选择办公自动化工具的时候需要结合自身档案管理特点来进行选择, 从而确保所选择的办公自动化工具能够满足自身档案管理需求, 比如常见的办公自动化工具有扫描仪、电脑、传真机、相关软件等, 并且聘用办公自动化专业人员建立相应的档案数据库, 从而为档案管理工作提供有力保障。

(二) 定期对文书档案管理工作人员进行办公自动化技能培训教育工作。定期对文书档案管理工作人员进行办公自动化技能培训教育工作, 是保障文书档案管理水平以及质量的重要前提, 因此, 为了实现文书档案管理工作质量水平得到提高的目的, 则需要指导档案管理工作人员正确应用办公自动化软件, 并且对相关设备进行了解、应用, 从而有效增强其综合素质水平, 从而提高档案管理的实效以及水平。另外, 还需要加强对档案管理工作人员的思想政治教育工作, 使其思想政治素质水平得以提升, 从而促其开展档案管理工作的时候能够抱以强烈的责任心以及热情, 进而提高文书档案信息资料的可靠性以及安全性。

综上所述, 本文主要对当前文书档案管理活动中所存在的主要问题进行了分析与介绍, 并且将文书档案管理活动中应用办公自动化的优势以及必要性进行了陈述。最后, 针对文书档案管理应用办公自动化提出几点建议与对策, 从而全面提高文书档案管理水平。