浅谈办公自动化系统与档案管理的有效结合

2022-09-12

1 引言

在当今信息爆炸和无纸化办公逐步普及的时代, 档案管理中的电子档案作, 更加方便档案的检索与查找。将办公自动化系统和档案管理进行结合后, 大大提升了工作效率, 并实现了流程把关和资源利用的优化。但在尚未十分成熟的系统和工作方式中, 一些问题也浮现出来, 例如管理意识和管理制度不够健全和完善、工作人员的素质不够高等, 这些问题都亟待解决。本文主要从上述几个方面来分析办公自动化系统与档案管理系统结合的可行性, 希望能给读者带来某些益处。

2 什么是办公自动化系统

办公自动化即office automation, 是一种将现代的办公方式与计算机技术进行有效结合的一个系统, 将现代的一些计算机软件和系统有效地应用到办公过程中来, 从而使所有的办公档案信息化, 利用计算机实现文件的存储、传送、接收等等, 实现高效率办公, 并将传统的人力从复杂的管理工作中解放出来, 做一些更有意义的事, 实现效益最大化。

3 办公自动化系统在档案管理的应用

3.1 档案利用

在办公室自动化系统中, 会通过相应的手段和技术来收集档案的一些数据并自动录入系统, 从而进行一个有效的分类和管理。在档案利用时, 与之前纯纸质档案保管相比, 利用办公室自动化系统可以更高效快速地找出所需的档案并加以有效利用。

3.2 将工作流程信息化

在档案管理过程中, 档案利用的人工工作流程是十分复杂的, 其工作量也且权责清晰明了。

3.3 将检索过程信息化

传统的档案管理, 存放都是纸质资料。在寻找某些材料时, 需要翻阅很多的文字资料, 然后才能从中找出自己需要的一小部分资料, 对人力和时间都是一个非常大浪费。而办公室自动化系统可以将所有的资料的细节全部体现出来, 并进行分类和整理, 在检索时只需要输入关键字, 系统就会自动显示出所有包含此关键字的档案资料, 以便查阅。

4 办公自动化系统在档案管理中的应用特点

4.1 提升工作效率

在整个矿区的档案管理中, 涉及的材料纷繁复杂, 涵盖了与生产相关的方方面面。因此, 利用办公自动化系统, 可以有效地将各类信息进行分类和整理, 使各个部门的档案之间进行相应的联系和交流, 实现档案的自动传送与接收, 大大减少了人力物力的使用和浪费, 既降低了工作人员的工作强度, 又提高了工作效率, 降低了人工工作的出错率。

4.2 实现流程把关

传统的档案管理大都利用的是人工的力量, 工作环节多, 审核工作也难免出现纰漏, 更无法防止有心之人对档案进行破坏或者篡改。而办公自动化系统则将所有的流程进行严格的把关, 利用计算机的工作系统, 在审核时不会出现细节问题, 并且系统可以自动地进行所有流程, 将流程把关做到严谨高效。

4.3 优化资源利用

就整个矿区而言, 各个部门之间的协调配合是非常重要的。因此, 办公自动化系统可以有效地传递各个部门之间的信息交流, 进行资源利用优化配置, 大大提高了资源的利用率。并且, 在进行档案管理时, 办公自动化系统可以将所有的数据进行高效的筛选, 保证所有的可利用资源都能够得到最合理的利用。

5 办公自动化系统在档案管理中存在的问题及应对策略

5.1 加强管理意识

随着计算机网络的日益普及, 人们的日常工作已经越来越离不开网络。

5.2 建立管理制度

档案管理出现漏洞还有一个明显的诱因就是管理制度出现问题。一些单位的管理制度混乱, 职责不够明确, 导致出现问题相互推诿。我们更应建立严格的档案管理制度, 将所有的任务分工到人, 做到一人管一摊;另外, 可建立奖惩制度和考核制度, 加强员工工作的积极性。这样, 部门的工作氛围才会更加积极向上, 工作效率也会随之提高。

5.3 提高工作人员素质

随着社会发展越来越快, 建立信息系统的档案数据也越来越复杂了, 因此工作人员的素质必须随之提高。用人单位必须提高工作人员的入职门槛, 筛选出优质人才。另外, 要注意对员工进行入职培训以及素质教育, 由此来促进档案管理行业的有效发展。

6 结语

综上所述, 办公自动化系统对矿区的档案管理工作提供了许多的便利以及优化, 大大提高了工作效率和工作质量。在档案管理工作中, 有效地加强管理意识并建立管理制度, 提升工作人员的素质也是亟须注意的问题。只要工作人员不断地将办公自动化系统进行优化, 与传统档案管理方法取长补短、有机结合, 相信我矿档案管理工作发展会越来越好!

摘要：随着科技的发展和时代的进步, 一些先进的技术、方法逐步应用于工作中, 档案管理和办公自动化系统越来越不可分割, 二者的结合大大提高了档案管理工作的效率, 效果显著。但仍然存在一些不可避免的问题, 因此, 如何将办公自动化系统与档案管理进行有效结合, 这是我们当前所要研究和发现的目标。

关键词：办公自动化,档案,管理,有效结合