浅谈办公自动化系统在医院管理中的发展现状与对策

2022-12-29

从办公自动化 (OA) 系统在医院管理的意义出发, 了解我院目前的发展现状, 在新的办公自动化 (OA) 系统的应用中, 帮助医院发展收到最佳效益。

一、办公自动化 (OA) 系统在医院管理中的重要意义

首先, 办公自动化 (OA) 系统使行政业务管理制度化、规范化和高效率。依据设定的流程, 提高了工作人员的工作效率。其次, 应用办公自动化 (OA) 系统, 医院的管理变得更加规范有序, 工作透明度增高, 使病人看病更加方便, 提高了医院的服务质量。最后, 办公自动化 (OA) 系统带来了知识经济时代的知识获取和交流、知识利用以及知识管理等许多行政管理理念的变革, 这对于相关人员开展科学研究, 提高自身技能修养提供了便捷, 使工作人员的职业素质以及医院的整体水平得到提高。

二、目前我院办公自动化系统管理发展现状

从90年代之前没有计算机, 只有老式打字机的时代到90年代以后信息技术在办公领域的广泛应用。目前, 我院已有多个子系统, 几乎涵盖了医院所有科室, 基本满足了各科室的日常管理工作, 在全院基本实现了行政、财务、医技、医疗等信息全面实时动态的网络化管理。随着我院办公水平的不断提高, 办公自动化系统的应用不断深入, 从以数据处理为中心的最初的文档处理系统, 到以工作流为中心的, 日常行政办公事务的处理系统, 最后到知识管理和协作系统, 办公业务越来越多的融入到我院的管理中。根据使用多年来用户反馈的问题, 我院不断改进OA系统软件, 通过组织中干人员培训会, 为OA系统的正常实施提供保障。针对目前办公自动化 (OA) 系统仅对中干或者是科室主任, 护士长开放, 没有使得更多的职工深入体会到办公自动化系统带来的快捷, 我院将引入新的办公自动化 (OA) 系统, 使医院领导、科室主管、普通员工 (临时工) 、新员工、病人和病人家属都能得到相应角色所需功能。

三、办公自动化 (OA) 系统在医院管理中的应用与发展体会

(一) 提高办公效率和管理执行力

为了避免意外造成的工作流程紊乱, 办公效率降低以及管理执行力度不足的现象, 医院需要利用办公自动化 (OA) 系统规范工作人员的行为。将有效的管理规章制度以及员工的工作流程导入到办公自动化 (OA) 系统内, 应用自动化管理, 加强各部门人员间的沟通, 以保证管理制度以及工作流程得到顺利落实。医院将来还可以设置网上业务, 如网上挂号、专家咨询等;方便用户信息查询。通过自动化系统的应用, 各部门人员加强了工作间的良好沟通, 提高了办公效率, 确保了医院管理执行力的提升。

(二) 构建医院统一的工协同工作平台

扩大办公自动化 (OA) 系统在医院各部门中的适用范围, 建设医院内部网络, 构建医院统一的工协同工作平台, 使各部门的工作人员及时快速的收到上方指令, 保证各部门人员的工作顺利开展以及工作效用最大化。就拿笔者的工作来说, 在打字室配备一台联网打印机, 就可以对院内职能科室、医技科室、后勤职工、病房医护人员等用户共享使用, 使配置打印机数量大量减少。整合医院网络资源, 通过网络技术将医院的各种资源等汇集在一个平台上进行管理使用, 使得医院既节约了经费开支又充分利用了资源。为营造文化氛围, 通过内网创办了院报《公卫医苑》, 内容包括医院新闻、管理实践、质量技术、文化动态等。通过医院统一的工协同工作平台, 各部门人员还可以全面了解医院的最新动态, 包括管理规定、发展方向、政策公告等等, 通过办公自动化 (OA) 系统提供的沟通平台, 增强医院整体的凝聚力。

(三) 建立了医院的知识库系统

医院的知识文档是员工提升工作能力的有效保证, 通过建立医院的知识库系统, 将医院历年的临床资料以及工作管理输入到知识库系统中, 利用资源的共享性以及内部服务器的保密性使医院员工可以借阅相关文档, 进行自我培训以及工作指导。通过对知识文档的理解吸收, 了解专家的工作技能以及经验, 达到自我知识积累, 自我技能增强的效果。

(四) 使移动办公成为可能

在办公自动化 (OA) 系统中使移动办公成为可能, 可以更大效率的提高工作人员的工作效率, 手机连接OA系统, 员工不仅可以将自己的各种资源有序的存放在网上的文件柜里进行知识管理, 创建互相交流的个人论坛, 还可以实现远程办公, 提高各部门的工作效率。例如, 在出差的途中, 一些需要请示领导的问题可以通过内部邮箱, 安全快速的得到回应, 帮助医院的审批工作可以在最短、最及时的时间内顺利完成。

摘要：随着信息化建设在各行各业的逐渐深入, 医院管理应用办公自动化系统成为必然趋势。本文通过分析办公自动化系统在医院管理中的发展现状, 得出相应的应用效果以及发展体会。

关键词：自动化,医院,发展,对策