高校办公自动化

高校办公自动化（精选十篇）

高校办公自动化 篇1

办公自动化,即电子政务,是用信息技术实现的符合各级政府和有关部门的具体业务、事务、会务需求的应用信息系统。它是地方各级政府和有关部门利用信息和网络通信技术,加强管理,实现政务公开、提高效率、科学决策、改进和完善服务职能的重要手段,是一项系统工程。作为人才培养、科学研究、社会服务重要阵地的高校,无论教学、科研还是管理、服务工作都有大量的业务、政务、事务、信息要处理,在社会信息化进程中同样面临着机遇和挑战。对于高校而言,广义讲,对于提高我们日常工作效率的软硬件系统,包括打印机、复印机以及办公软件都可以成为办公自动化系统。狭义上讲,办公自动化系统是处理学校内部的事务性处理,辅助管理,提高办公效率和管理手段的系统。

二高校办公自动化建设的必要性

1、提高工作效率

高校办公自动化系统设置公文办理、会议通知、日程安排、信息发布、外出登记、校内论坛等模块。使用办公自动化系统以后,上级单位或学校党政下发的文件、交办的事宜,流转到了哪一个步骤、哪一个环节,都可以实施跟踪,并被记录下来。通过健全行政办公自动化管理制度,使大家养成了及时查阅文件和办理相关事宜的良好习惯,对改进高校工作作风会起到极大的促进作用。不仅给学校的管理工作注入了生机与活力,也有力地促进了工作效率的提升。

2、异地化办公

首先是多校区远程办公。近几年来,随着高校管理体制改革和布局结构调整的进行,现有高校数量减少而规模扩大,合并高校一般都有多个校区,且地理位置各异,传统的办公方式难以做到各类信息迅速上传下达并得到处理或办理,这就要求有校区间的新型办公方式出现。

3、增强管理的科学性,提高学校的管理水平

办公自动化系统作为信息处理与管理的集合,是决策的支持系统和信息工具。由于全面实施了办公自动化,使信息渠道更加畅通,领导决策变得更加迅速科学。办公自动化系统也增强了广大教职工参与管理的民主性、积极性。在办公自动化环境下教职员工可以通过网络随时了解和关注每一项决策、制度出台的基本过程,以及学校各项工作的进展情况,并可向有关部门和领导提出合理化的意见、建议,使学校管理工作更能反映教职员工的意愿和要求。

三、高校办公自动化建设的现状

国内高校由于校园网络发展不平衡,目前在信息系统方面同时并存3种模式。第一种模式是单机管理模式。在一些学校里,计算机网络还没有建立起来,计算机之间不能进行数据交换和信息共享,这些学校仍然停留在面向部门的单项事务处理的水平上。这种状况决定他们的系统经常出现数据不一致,容易发生数据丢失、系统感染病毒等问题。第二种模式是局域网管理模式,可以开展网络上的工作。比如建立局域网上的信息管理系统,数据集中在部门服务器上,为本部门的管理人员提供数据共享,这种方式对于部门内部的管理工作起到了促进作用,解决了部门内部的数据冗余和不一致的问题,但是应用软件都在工作站上完成,工作站负担过重,服务器只是实现文件的存储、数据存储和打印共享,网络利用率较低。校内很多单位都有自己的局域网,各行其是,不能实现不同单位间的数据共享,更不能实现信息资源的合理流动。第三种模式是校园网上的全校信息系统,这个信息系统以各部门管理系统为基础,各部门管理的数据除了满足部门内部人员的使用之外,还可以为其他部门甚至全校教职员工提供信息服务。

四、高校办公自动化建设存在的问题

目前,高校办公自动化系统已经推广应用,虽然大大提高了高校的办公效率和管理水平,但仍然存在以下问题。

1、管理问题。

不少高校已陆续建立了自己的Web服务器和网站,但目前我国高校信息化建设之所以效果不佳,主要不是技术问题,而是一个管理问题,主要原因是高校管理层缺乏既懂信息技术和业务,又懂管理的领导人才。由于各相关单位在信息化建设中的管理和经验欠缺,办公自动化并未在真正意义上得以实现,相反,不少办公自动化系统在规划建设、管理维护以及严格落实制度化、规范化、程序化和标准化方面还有待建立一整套行之有效的管理模式和技术平台。

2、缺乏专业技术人员问题。

办公自动化系统是办公自动化建设中的重要组成部分。目前,高校或购买成熟软件,或自我开发软件,但无论是购买成熟软件还是自我开发软件都要建立和培养自己的技术队伍,有些高校由于缺乏自己的技术人员,在办公自动化运行中可能会遇到一些技术故障,不能够及时解决,影响了人们使用的热情和领导的信心,办公自动化就很难得到推广应用。

3、推广应用难问题。

办公自动化是一种技术、一种工具,是一门应用学科和技术。离开了应用,办公自动化就毫无价值,就不能提高办公效率、提高办公质量。很多高校虽然结合工作实际,满足了实现高校办公自动化的硬件设备和软件技术需求,但是在教职工的思想上,并没有从根本上转变传统办公方式的思想观念,未能明确办公自动化的目的和意义,缺乏实现办公自动化的信心,这很大程度的阻碍了办公自动化的推广应用。

五、如何加快高校办公自动化建设的两点建议

1、合理配置办公自动化专业技术人员。

如何加快高校办公自动化建设,专业技术人员的配置工作很重要。最好由一位具有一定技术背景的校级领导担任“信息主管”,领导和统一管理高校的信息资源;负责管理高校信息技术部门和信息服务部门,制定信息系统建设发展规划;参与高校的高层决策,包括信息化建设战略规划、教育信息系统的研发、项目投资决策、信息系统升级改造等;负责协调信息系统部门与其他部门之间的信息沟通和协作。同时设信息化办公室,配有一定计算机技术背景的工作人员。学校各部(处)、院(系、所、中心)有一名负责人任本单位的“信息主管”,同时设一位专职或兼职的“信息网络管理员”,负责本单位的系统维护、操作培训等工作。

2、重视培训工作

即先要实现学校教师、技术人员和管理人员的全员培训。教职工的素质、态度、应用积极性等非技术因素对办公自动化能否正常运行影响很大。办公自动化系统用户涉及面广,包括校级领导、部门领导、基层人员等,要对不同的用户做好培训工作,针对每类用户的不同需求分别编写使用说明书。对校级领导的培训,应针对其工作的特点,以单独培训为主。对部门的培训,不可能具体到每个人,要先做好部门信息管理员的培训,然后由他们去组织本部门的培训。在培训中,采用讲解和上机操作相结合的方式,对计算机应用水平不同的用户要分期分批进行。培训内容不仅包括办公自动化系统操作技能,还要包括办公自动化基础知识、信息安全保密等。通过培训,使办公人员对办公自动化有正确的认识,提高他们的操作技能和素质。

六、结束语

综上所述,高校实施办公自动化,不仅是学校信息化建设的必经阶段,更是高校综合实力与管理水平的重要标志之一。因此,这是一项基础性、长期性的工作,人们需要在思维、管理、制度等方面经历一次深层次的全面的转变,将办公自动化系统广泛应用到高校管理的实际工作中,进而有效整合学校资源,提升管理水平。

摘要：随着计算机及网络技术的迅速发展,办公自动化逐步在高校得以普遍应用,提高了高校办公的效率,但也面临着一些制约的因素和问题。本文结合目前高校办公自动化建设情况阐述高校办公自动化建设的必要性,分析高校办公自动化建设的现状,并对高校目前存在的问题谈谈自己的看法。

关键词：高校,办公自动化,计算机网络

参考文献

[1]张炜.浅议高校办公自动化系统建设的条件和成效[J].科技情报开发与经济,2008.

[2]李光文.学校办公自动化管理系统的设计与实现[J].办公自动化,2007.

[3]王丽霞.高校办公室办公自动化的建设和面临的问题[J].中山大学学报,2002.

高校办公自动化的分析与建议 篇2

摘要： 80年代末办公自动化引入高校，并在各高校迅速发展起来，至今我国已有近10%的高校实现了办公自动化、网络化管理模式。本文试从办公自动化进入高效的背景谈起，结合我国高校办公自动化发展的现状，分析了目前办公自动化在高校应用存在的不足，提出了加速高校办公自动化系统建设的四点建议，并对办公自动化在高校未来的发展做了展望。

关键词： 办公自动化 网络化 高校 管理 建设

近年来，中国教育和科研网（CERNET）的开通，“信息高数公路（NⅡ、GⅡ）计划”的提出，“211工程”的实施，校园网建设的深入，远程教育的推广，图动了办公自动化技术在学校中的越来越广泛、深入的应用。随着技术前进的脚步，理智的思考伴之而来，高校到底有没有必要实施办公自动化管理？高校运用办公自动化管理的现状怎样，问题何在，如何改善，发展方向又分别是什么？笔者试着从自己的角度进行了思考。

一、办公自动化系统进入高校的背景

（一）办公自动化的提出与发展

办公自动化系统（Office Automation Systems, OAS）是指人们利用先进

1的技术，从事各种办公业务活动、各种人际，从而达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量的目的。

办公自动化同其他新兴科学技术一样，也是随着社会的需求而产生的。

陈文力、赵欢.《办公自动化》.中国建材工业出版社.第二版.1999年.第5页.1 早在20世纪30年代办公自动化就已被提出。它的主要工作包括电子动问的管理、信息统计分析、工作日程安排、小组协同工作管理、工作流应用自动化等。

20世纪70年代末80年代初，办公自动化的概念在我国提出。进入90年代以后，办公自动化发展迅猛，随着计算机技术的发展，办公自动化从最早的利用传真机、打字机、复印机等办公设备来进行办公发展成为现代的网络办公系统。现代的办公自动化系统观点认为：办公自动化实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递与处理及其活动的协调，从而达到一个整体目标的过程。

（二）办公自动化系统进入高校的必然性

高等院校具有人才、科技、设备等优势。就高校而言，管理实质就是动员和组织广大教职工共同努力去实现学校整体目标的过程。科学的管理是高校向社会提供高水平的科研成果、高科技的服务和高素质的人才的重要保证。高等院校一旦进入自动化办公时代，工作效率和管理水平将大大提高。比如说：办公自动化的一个重要职能，是准确、及时提供产生于各部门的各种有效信息，以供学院领导参考、决策，在过去，这些只能是手工操作，耗时费力且效率低。而通过办公自动化系统的管理，就可以实现各部门、各种信息资源的共享，以及时、准确利用信息。

因此，冲破传统的管理思想、管理方法和管理模式，通过办公自动化的手段，建立起一套高效、面向教学、科研第一线的科学的行政管理体制，是高校适应新时期发展的需要。办公自动化，将使传统的管理手段和方法产生重大变革，也是国家和社会发展的必然要求。

二、办公自动化在高校的发展

80年代国家成立了办公自动化推广委员会，专门负责和推广办公自动化技术，在短短的十余年时间里，取得了可喜的成就。从作为办公自动化、网络化的核心设备计算机的拥有量的增多就可以反映出来。21985年以前，全国计算机的数量很少，到了1997年全国计算机达到60，000，000台，平均每百人拥有5台，电脑进入寻常百姓加以不是新鲜事，发达电脑已达到普及程度。

张富华.“建立网络体系提高管理水平”.《中山大学学报》.1999年第2期.1999年.第60页.国内许多高校从引进办公自动化概念时起，就开始把计算机技术及其设备以及其他多种现代化办公设备用于日常事务处理、信息管理等。“七·五”期间，我国已有计划的在全国范围内开展办公自动化试点，“八·五”期间，许多系统行业和一些大型企业实现了自动化。高校是计算机普及率最高的系统之一，技术力量雄厚，管理人员知识结构和水平相对较高，这是高校实现办公自动化具备了必备条件。高校里的人才资源是实现适合高校本身的软件开发成为可能，在我国已有部分高校利用自身资源解决了办公自动化系统中的软件设计和硬件联网。

三、目前办公自动化在高校应用存在的不足

我国高校里的办公自动化虽然取得了一定成绩，可是仍然发展十分缓慢，水平不高。从我国的大部分高校在办公自动化的运用上来看，高校的办公自动化还存在以下几个主要问题：

（一）院校实施办公自动化管理的比例偏低，发展水平不平衡。自动化在高校的发展不平衡主要表现在两个方面。一是国家重点院校、理工电子类院校办公自动化程度较高，而部分综合院校、地方院校程度较低，特别是一些、边远贫困地区的院校目前在这方面还是空白。二是东西发展差别较大。东部及沿海地区经济情况好，而在西部边远地区和贫困地区受经济条件和交通条件的限制，在办公自动化建设上还处于滞后阶段。

3目前在我国教委备案的普通高等院校有1035所，成人高等院校1373所，另有各类社会力量办学高校2000余所，上网或实行办公自动化管理的院校仅占高校比例的4.5%,与迅猛发展的信息时代极不相称。

（二）设备和资源陈旧、落后、缺乏。

目前在我国由于高校经费的主要来源是靠国家教委、省高教厅或是政府拨款，一贯十分紧张。近年来，又由于并轨招生，经费更加紧张。在采用了办公自动化的多数高校里，许多高校用于办公、管理的机器设备相对陈旧、落后。比如，前些年购买的486型计算机目前还在许多办公室里使用，无法及时更新换代；打印机及其它相关设备都比较落后；复印机或缺或落伍；传真机在院、系一级很少看到。作为环境保障的硬件尚且如此落 3王敏.“浅谈高校办公自动化建设的特点”.《惠州大学学报》.18卷第3期.2002年.第46页.伍，作为办公自动化的灵魂的软件就更自惭形愧了。

（三）缺乏整体规划，没有相应的软件系统和网络支持。

为适应社会和人才市场需求，各高校纷纷开设了不同层次的计算机应用专业。几乎所有高校都建立了计算机教学中心，也都为系（部、所）配备了公办公自动化和管理用的计算机。可是软件设备呢？这些计算机大多是单机操作，未能联网。有些单位虽配备了微机，但他们仅用于文字处理，充当打字机，设备不能充分发挥作用。因此，许多院校没有自己的校园网——“高速公路”，达不到信息资源共享，计算机仅当个人计算机使用。还有些院校虽然一些单机通过公用通讯网联机，每年向网络管理机构缴纳昂贵的上网费和使用费，却只能供少数人使用，这样既浪费了资金，又浪费了设备资源。

（四）管理人员素质对办公自动化程度的影响不够，工作人员的现代化办公设备操作水平，尤其是计算机操作水平不高。

主要是思想观念和知识结构两个方面的原因：

思想观念方面。表现在不愿改变传统的工作方式，仍沿用以手工为主的管理模式，而利用计算机仅做些辅助性的工作。例如，许多部门的工作人员沉迷于经验操作。由于对计算机能做什么不十分了解，所以在用计算机管理时反而有“恐惧感”，认为不可靠，不方便。

知识结构方面。表现在对计算机的认识不足和操作技能不熟练，欠缺使用先进设备的操作技能上。普通存在如下三种情况：一是不会用；二是简单使用；三是使用方法不对。有些单位不断的补充新设备，但作用和优势并没有很好的发挥出来，导致了设备资源的大量浪费。

四、办公自动化在高校应用的建议

要想改变高校办公事务管理的落后状况，尽快实现办公自动化，就必须采取切实可行的有效措施：

（一）转变思想，提高认识，增强领导。

首先领导决策层要引起重视，把实现办公自动化，提高学校的工作效率和管理水平当作一件迫切而重要的大事来抓。

建设一个办公自动化系统，需要建立一个计算机管理信息系统，它涉及全校的各职能部门和面对各种不同要求，要求在人力、物力、财力等方 面做好科学安排。因此，在建设我校办公自动化系统的时候，必须组建一个专门领导小组，负责保证各部门通力协作，组织专家进行系统分析、系统设计，制定总体方案，负责监督实施，并处理建设过程中可能出现的问题，这样才能保证办公自动化系统建设按时保质完成。

（二）多渠道筹集资金，更新、配齐必要的办公设备和相应的计算机软件。

推行高校办公自动化，资金不足是突出问题。解决这个问题应调动各方面的积极性，拓宽融资渠道。首先，争取国家教委、省高教厅给与一定的资金资助。各科教单位可以通过申请科研课题，争取科研经费。其次，通过技术合作和转让，增加经济收入，与当地的各企业单位共建办公自动化，走技术社会化、产业化道路。其三，积极承担其他单位、部门的办公自动化建设工程，提高经济效益，增加资金收入。

购进一批较为先进的计算机设备，配以先进的软件系统，装备校党政机关各部、处、室，并实行联网；学校图书馆也应该实现计算机辅助管理；院系的办公室可以安装先进的硬、软件，实现系的内部联网。这些应结合各院校的实际情况而定，由专门的领导小组负责效果会更好。

（三）做好管理人员培训工作，提高办公室工作人员的计算机技术水平和素质。

高等院校要提高工作人员的计算机技术水平。没有相关的知识与技术，就无法使一台台“死”及其运作起来，就无法让计算机代替人们工作，更不要说办公自动化了。

首先，要统一工作人员的思想认识，使他们认识到，掌握计算机知识、技术网络知识，懂得适用各种现代化办公设备，是一个管理者必备的基本条件，也是提高工作效率的重要途径。

其次，要为工作人员创造一个良好的学习提高机会。各院校可以考虑利用双休日或假期，集中一段时间，请有关专家上课、培训。在边远地区高校人才较少，院校可以结合实际进行自身人才的培训。可派送有一定基础的人员到有关院校进修学习，也可以对在职人员举办各种形式的网络知识培训。

（四）建立校园网络，实现自动化的快捷、便利。

要真正实现办公自动化管理，就要想办法达到信息资源共享，建立符 合高校实际情况的计算机网络。与传统的人工管理相比，办公自动化的一大特点是可以实现“文档一体化”。4“文档一体化”可使文书与档案紧密地衔接，避免文件归档不齐全、文件分类不规范、文件检索利用困难等问题，提高文档的利用率，从而保证档案信息的齐全、准确和及时，也同时达到“一次输入多次多项输出”的效果。开发实用的软件，建立合适的校园网络，就可以实现各部门之间的资源共享，实现高效管理，自动化管理。

五、办公自动化在高校应用的展望

随着科技的发展，高校自动化会登上更高的舞台，将各个院校的校园网络有机组合在同一个网络里，将是不久后的必然。国家教育主管部门应尽快成立相关的工作领导小组负责高校的办公自动化、网络化推广工作的组织和协调，由计算机专家和网络专家组成技术工作班子，设计和调整符合我国国情的高校网络建设方案。当然，这还需要国家的支持和科技的发展。

相信在不久的未来，高校的办公自动化将是高效的管理工作更上一层楼，更将有效地促进高校各项教育事业的发展，更快地跟上以信息和效率为主要特征的社会前进的步伐

4李殷青,“谈我校计算机网络建设”.《广西师范大学学报》.2002年增刊.2002年.第39页.6

参考文献

我国高校办公自动化变迁历程浅析 篇3

关键词：高校；办公自动化；变迁

中图分类号：C931.4 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）26-0079-02

1 办公自动化的定义

美国在上个世纪六十年代第一个提出了办公自动化的概念，这是由于美国的人工工资太高，人力成本大，相对于办公自动化产出很低，同时计算机技术的普遍应用，也为办公自动化提供了有利的条件。七十年代出现了把信息处理技术应用到办公自动化的办公室信息系统。

美国麻省理工学院M.季斯曼教授指出：办公自动化是计算机、通讯技术、系统科学及行为科学应用在传统的数据处理技术难以处理的数据庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务上。20世纪80年代中期，我国学者对办公自动化的定义为：借助发达的信息技术，将某些办公业务活动物化于计算机等机器设备里，这些机器设备与办公人员形成了人机信息交互处理系统。

2 国内外办公自动化发展历程介绍

2.1 国外办公自动化发展历程

根据计算机技术的发展和时间跨度，美国的办公自动化基本上可以分为三个阶段。

①初级阶段：单机处理办公文件时期。截止到19976年，与办公自动化相关的是文字处理机、复印机、传真机等辅助设备的应用。这不是真正意义的办公自动化，仅仅是借助先进的信息技术和机器设备使办公变得更简单容易，它们只是辅助工具，促进了办公效率的提升。

②发展阶段：办公自动化设备的增加。从1976～1982年，办公自动化系统任务是信息的处理应用，同时办公设备处理的任务开始具有多样性综合性。本阶段办公自动化设备开始增加，很多设备也开始应用于办公自动化领域，例如美国白宫运行的办公业务信息系统，将上千个终端综合起来，提高了办公效率和信息传递速度。这一时期专业自动交换机等的发明应用促进了办公自动化和半自动化的发展。

③成熟阶段：综合管理自动化。从1983年开始，信息技术升级换代的速度加快，经济全球化的发展对办公自动化提出了更高的要求，除了解决日常事务和信息要求，办公自动化丰富发展了其他职能，促进了办公效率的提升。

由于经济发展水平的不同，日本的办公自动化与美国相比开始的比较晚，它的发展模式可以概括为四个部分。第一，初始阶段，从1978～1982，办公任务具有单一性；第二，推进阶段，时间段上是1983～1984年，办公自动化设备的增加，办公标准更加规范和具体；第三，推广阶段，从1985～1987年，不同的行业都开始进行自动化，流程的自动化；第四，完善阶段，从1988年开始，办公自动化的综合性增强，办公自动化系统不断的升级更新完善，向集成化方向发展。

2.2 国内办公自动化发展历程

国内的办公自动化建设也经历了一个逐步发展的过程，政府首先从上海开始试验，在海南省也进行了政府信息化的尝试，信息化也推动了办公自动化向智能化方向提升，有四个发展进程。

①文件型办公自动化，这一阶段从1980～1999年。从1985年全国第一次召开办公自动化会议，办公自动化的概念逐步深入人心。起步阶段从单机版的办公应用软件进行，例如微软office 不同版本的软件，办公模式从完全人工到借助计算机辅助设备，这一阶段办公自动化也叫做无纸化办公。

②协同型办公自动化，从2000～2005年。新世纪全球经济的发展要求将更多的工作内容与办公自动化相结合，包括流程审批和会议管理等，这一时期MS OFFICE也增加了很多新的功能和模块，来适应实际工作的需要。跨部门间的信息交流通过办公自动化成为了可能，工作环境更加协调和高效。负责信息沟通的人员大大减少，节省了很多人力成本，节约了沟通时间。在办公自动化包括的范围内，工作人员借助这一系统，实现了信息的及时处理和沟通。

③知识型办公自动化，时间跨度上从2006～2010年。办公自动化经过前两个阶段的发展，应用范围越来越广，另一方面用户也有了新的需求。这一时期进入知识爆炸阶段，协同工作的分工模式，和把门户当作技术路径，将一个单位内部的各种信息进行处理归纳使之自动化多功能化，就是知识型办公自动化。它将知识管理与日常的办公设备相结合，使得办公自动化系统不止是一个综合性的办公系统，也是知识协同管理的平台。办公自动化可以处理企业管理过程中的沟通、协调和控制性事务，以知识管理为核心的办公自动化能够解决这些问题。

④决策型办公自动化，2011年以后，信息技术跟新的速度不断加快，推动办公自动化系统的不断发展，使之朝着集成性和辅助决策的方向进步。

3 我国高校办公自动化模式的变迁

3.1 高校传统办公模式简介

高校办公事务主要是对信息的处理。不同的部门之间构成了信息网，信息的收集、处理和整合，以及各个部门之间的沟通都需要借助办公自动化系统，从某种程度上说，这些内容在办公管理中是主要构成模块。以往的办公过程中，这些内容耗费了很多的人力物力和财力，但是由于工作内容繁琐和工作量大，效率低下，办公自动化的发展成功的解决了这一难题。

高校的办公从某种程度上来说是，是学校的领导处理行政事务的过程，主要是对高校的各种信息进行汇总和加工处理。不同部门运用计算机将本部门的信息汇总成图表和文档的形式提交给上机部门，学校管理层就可以及时了解各部门的信息；管理层对收到的信息进行分析判断，决策后再传达到各部门具体实施。

学校办公室作为一个综合性的管理服务部门，担负着学校党委工作和部分日常行政工作。学校办公室关注的是关系学校发展方向的核心工作或重大工作，具有辅助作用，还具有监督职能，不同部门的沟通协调职能，主要服务对象是领导、部门和师生，需要进行公文处理、接待工作、沟通工作等一系列的日常工作。

党委职能部门和行政职能部门共同构成了职能部门，涵盖了部、处、院、系等不同的级别。这些部门需要对本部门的相关的数据进行搜集整理，并且完成规定的工作，重要的信息及时提交给上级领导。

办公自动化是信息不断沟通传递的过程，不同部门之间实现了信息的交互作用，鉴于不同部门关注的重点存在差异，同一信息在各部门充分利用和挖掘的程度有很大差别。通常情况下，文件流转过程如图1所示。

3.2 高校办公自动化模式内涵

办公自动化系统将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来，专注于核心业务，逐步完善管理，提高办公效率，实现了信息可控，降低办公成本，提高行政能力。该系统实现了高校不同部门员工之间的邮件发送和接收功能，提供了一个科学、开放、先进和信息化的办公自动化平台，包含许多组件，旨在简化和标准化发展和部署的应用系统，提高便携性，安全性和再利用的价值，提高稳定性和可扩展性，同时实现建设办公自动化的目标，便利了他们之间的沟通，使高校的管理更加科学，更加有序。

互联网技术的发展使得浏览器或服务器基于分布式互联网的主流。办公自动化的发展和完善会吸引越来越多的公司和行业应用这一系统。在计算机硬件和办公软件相结合的条件下，信息资源整合和处理能力提高，高校内部的系统信息之间的交流沟通传递更加便捷，这一系统的平台功能得到了更大程度的发挥。另一方面，高校师生还可以借助微信、不同的网站和论坛等方式参与到这一过程中。

3.3 高校办公自动化的必要性

办公自动化有助于建设节约型校园建设。信息化的发展使得高校的行政工作量增加，难度增大，原有的办公模式的弱点逐渐显露，信息处理会不及时，耗费时间长，效率低下。信息的存储、沟通和传递面临着很大的问题。办公自动化的优势在这一方面发挥了很大的作用，在数据和文本的存储和传输方面具有交互性、综合性和及时性。同时计算机软件和硬件的升级换代、网络通信技术的提升，以及费用的降低，都有助于办公自动化的实现。更重要的是，办公自动化可以大大减少成本支出，节约大量的人力资源和纸张等办公资源，有助于贯彻科学发展观，建设节约型社会节约型高校。

办公自动化有助于加快校务公开步伐。校务公开一方面可以调动社会监督决策的科学性和民主性，另一方面可以促进资源的优化配置，提高人们参与校务的主管能动性。对权利起到约束作用，减少腐败行为的发生。校园事务透明性的增加还可以实现师生福利的帕累托最优，改善办公效率。时代的发展对信息化办公自动化的发展提出了更高的要求。高校内部行政信息整合以及分析处理，以及管理水平的提升都对办公自动化有了新的需求。它是高校加快建设的主要模块之一，应用性强、效率高的办公自动化模式有助于提升办学质量，促进高校更加开放更加积极地融入到信息化的洪流中。

3.4 高校办公自动化建设的可行性

随着信息技术的飞速发展和日益激烈的竞争，高校不再满足于独立、零散的办公自动化应用现状，追求解决方案的协调性、全面性，信息整合是必然要求。办公自动化实现了工作流、信息流、知识流的融合，高校办公开始朝着一体化方向发展，有助于高校的内部管理水平提升。一方面，校园网等软设施的发展以及计算机等硬件的广泛应用为其创造了条件，另一方面，高校有很多具有这方面知识和技术的师生，为其提供了人才支撑。

参考文献：

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[2] 肖晶.关于高校办公自动化实施的几点思考[J].法制与社会，2008，（32）.

[3] 吴卫成.高校办公自动化建设探究[J].考试周刊，2014，（73）.

浅谈高校办公自动化建设 篇4

一﹑高校建设办公自动化系统的积极意义

在高校常规的管理工作中, 行政管理方面的重要枢纽和窗口就是办公室工作。以往, 高校办公室的劳动方式主要以人力为主, 日常政务事务的处理庞杂、繁琐, 且办公过程中工作重复性大, 疏漏处多, 为着力探寻提高行政办公效率的有效途径, 建设办公自动化系统就更具有现实的积极的意义。

二﹑当前高校办公自动化系统建设中存在的问题

2.1工作人员不能转变思想, 以适应办公自动化系统的模式。高校中, 传统的手工文件处理方式已经延续了几十年, 大部分办公室的工作人员已经习惯了传统的办公套路。在早期的办公自动化系统建设后, 办公室工作人员对办公自动化系统的作用, 往往理解不够深入、不够全面, 没有足够的认识和理解使用办公自动化系统的紧迫性, 必要性和便利性, 惧怕困难, 心存怨恨。造成了办公系统软硬件资源、研发投入的闲置、浪费, 阻碍了办公自动化系统应用的正常进行和有效推广。

2.2办公自动化系统和实际需求方面存在较大的偏差。绝大多数高校办公自动化系统软件的开发, 都因为不同的高校在购买办公产品、下发文件、审计和其他行政办公室方面有所不同, 而开发的系统也有所不同。为紧跟大学发展, 新办公系统的功能要求方面会进一步深化, 办公自动化系统与工作的实际需要实际操作有一定的偏差, 影响了整体办公自动化系统效能的发挥。

2.3传统办公模式与办公自动化系统的衔接、过渡还存在一定问题, 还有一些隔阂。目前文件签批仍以纸质为准, 在推行办公自动化系统的初期, 甚至相当长一段时间内, 仍需要保留办公自动化系统和传统办公系统并行的方式。行政管理系统的工作量并未明显减少, 理想化的大面积应用和普及还有很长的路要走。

2.4网络安全问题有待进一步优化。办公自动化系统和互操作性的国际互联网络, 办公自动化系统信息安全问题日益突出。作为一个客观存在的各种网络漏洞、操作系统后门、网内木马病毒等安全问题, 办公自动化系统正面临着各种各样的木马感染和黑客攻击的潜在威胁, 甚至机密资料的安全性, 互通性, 在学校内部读取、审核等, 这些实际问题, 对办公自动化系统造成了一定的潜在风险。

三﹑高校行政管理办公自动化建设的对策

3.1学校领导要高度重视, 相关部门要统一认识

大学行政办公自动化成功的实施和学校领导的重视程度有非常密切的关系。高校办开展公自动化建设应建立学校领导直接负责制, 并担任办公自动化建设领导组组长。这样, 学校领导参加了办公自动化项目的建设, 真正了解了学校的办公自动化, 这对决策学校的发展有直接的必要性。

3.2制定办公自动化相应的制度

办公自动化与一般的管理软件不同, 其中电子文档处理有着较强的法律效力, 但中国目前还没有这方面的立法。办公自动化系统的正常运作, 要有健全的监管框架以保护。

3.3合理配置软硬件, 重视系统后续的开发

在系统运行的实际应用中可能采取的措施已经改变, 因此有必要进行二次开发。同时, 在系统开发中, 考虑到所有情况是不可能的, 在系统应用的过程中会逐渐显现出来, 这就需要升级或修改。因此, 无论是购买成熟的系统或自行开发的系统, 应注意系统的二次开发。

3.4加强对办公自动化专门人才的培养

办公自动化是一个涉及多学科知识的综合性学科, 它的建设涉及到更广泛的科学知识和综合协调, 这就对办公自动化人员提出了很高的要求。因此, 在办公自动化的发展、维护和使用的过程中, 学校需要专业的技术人才队伍。

四﹑结语

综上所述, 高校办公自动化化建设是学校建设的重要基础工作, 实行办公自动化可以提高办公效率, 节约办公成本。但全面实现办公自动化是一个基本的、长期性和艰巨性的工作过程, 我们需要实践、不断探索, 进一步完善管理体系, 全面提高学校的办公自动化管理、应用水平, 以最终实现办公自动化的真谛。

摘要：通过探讨高校建设办公自动化系统的积极意义, 阐述了当前高校办公自动化系统建设中存在的问题, 提出了建设的对策, 强调要学校领导要高度重视, 着力制定办公自动化相应的制度, 合理配置软硬件, 重视系统后续的开发, 并对未来提出了展望。

关键词：高校,办公,自动化,系统建设

参考文献

[1]伍粤山.基于J2EE的职业学校办公自动化系统设计与开发[J].现代计算机:下半月版, 2011, 17.

[2]许美英.中职学校办公自动化实践教学之我见[J].青海教育, 2010, 7.

[3]张韬.基于远程网络的学校办公自动化系统的设计与应用[J].教育信息技术, 2007, 6.

[4]方小铁.基于校园网的学校办公自动化系统的设计[J].辽宁行政学院学报, 2006, 8.

办公自动化 篇5

1.题干：将光标放置在表格上，待表格的左上角出现了（）表格。

分数：1分

选项：A:缩放

B:旋转

C:拉伸

D:移动

2.题干：（）是一套预先调整好的文本格式，该文本格式包括字号、字体、缩进等，并且都有自己的名称。

分数：1分

选项：A:样式

B:模板

C:大纲

D:索引

3.题干：设置大纲级别，可以在（）工具栏中进行创建。

分数：1分

选项：A:【格式】

B:【大纲】

C:【常用】

D:【绘图】

4.题干：（）是指列出文档中的词和短语，以及它们所在的页码。

分数：1分

选项：A:样式

B:大纲

C:索引

D:目录

5.题干：在【打印预览】工具栏中，单击（）按钮，可对文档进行100%放大或缩小显示。

分数：1分

符号时，在该符号处拖曳鼠标，可

选项：A:

B:

C:

D:

6.题干：【工具栏】命令在菜单栏中的（）命令中。

分数：1分

选项：A:编辑

B:视图

C:插入

D:格式

7.题干：使用下列（）快捷键，可弹出【查找和替换】对话框。

分数：1分

选项：A:Alt+F

B:Ctrl+A

C:Ctrl+F

D:Alt+C

8.题干：显示为包含有“分节符”字样的双虚线符号，在（）中才可显示。

分数：1分

选项：A:普通视图

B:页面视图

C:打印视图

D:大纲视图

9.题干：将所选文字向右对齐，其快捷键是（）。

分数：1分

选项：A:Ctrl+T

B:Ctrl+E

C:Ctrl+J

D:Ctrl+R

10.题干：单击滚动条中的分数：1分

选项：A:上一页

B:下一页

C:上一行

D:下一行

按钮，文档会跳转至（）。

11.题干：（）是美国微软公司推出的Office 2003系列办公软件中的一个组件, 是目前应用最广泛的电子表格软件之一。

分数：1分

选项：A:Word 2003

B:Access 2003

C:Excel 2003

D:Prowerpoint 2003

12.题干：Excel 2003应用程序广泛应用于（）。

分数：1分

选项：A:统计分析、财务管理分析、股票分析和经济、行政管理等各个方面

B:工业设计、机械制造、建筑工程等各个方面

C:美术设计、装潢、图片制作等各个方面

D:多媒体制作

13.题干：在Excel工作表中，选定某单元格，执行菜单栏中的【编辑】/【删除】命令，不可能完成的操作是（）。

分数：1分

选项：A:删除该行

B:右侧单元格左移

C:删除该列

D:左侧单元格右移

14.题干：设置文本格式可以在（）工具栏中设置。

分数：1分

选项：A:【常用】

B:【格式】

C:【表格和边框】

D:【绘图】

15.题干：如果刚刚对单元格中的数据进行了加粗设置，要取消加粗效果，不正确的操作方法是（）。

分数：1分

选项：A:单击工具栏中的

按钮

B:敲击键盘中的Ctrl+Z键

C:设置其他格式

D:选择菜单栏中的【编辑】/【撤消加粗】命令

16.题干：【图表】命令在（）菜单中。

分数：1分

选项：A:【文件】

B:【编辑】

C:【插入】

D:【工具】

17.题干：在列B上，行5 到行10之间的单元格区域的表示方法为（分数：1分

选项：A:B5：B10

B:B5：10

C:B5$B10

D:B$5——B$10

18.题干：单击【常用】工具栏中的 按钮，Excel将对所选单元格中的数据（分数：1分

选项：A:按从小到大的顺序进行排序

B:按从大到小的顺序进行排序

C:按行进行排序

D:按列进行排序

19.题干：要在工具栏增添或隐藏某些工具按钮，可以选择菜单栏中的（分数：1分）。）。）。

选项：A:【工具】/【自定义】命令，然后再选择相应的选项卡

B:【视图】/【工具栏】命令，再选择相应的工具栏名称

C:【插入】/【对象】，再选择相应的选项

D:【格式】/【样式】，再选择相应的选项

20.题干：（）包含了整个图表及图表中的全部元素。

分数：1分

选项：A:图表区

B:绘图区

C:坐标轴

D:数据区

21.题干：在Powerpiont 2003中运用（）命令可以将大量图片轻松地添加到演示文稿中。

分数：1分

选项：A:根据内容提示向导

B:相册

C:根据设计模板

D:手动调整

22.题干：单击Powerpoint 2003界面右上角的分数：1分

选项：A:最小化

B:最大化

C:还原

D:关闭

23.题干：将图片选择后，按住键盘中的（）键可以复制图片。

分数：1分

选项：A:Shift

B:Ctrl

C:Shift＋Ctrl

D:Alt

24.题干：若要更改幻灯片中的编号，需要进入（）对话框设置。

分数：1分

按钮，界面窗口以（）形式显示。

选项：A:【字体】

B:【页眉和页脚】

C:【页面设置】

D:【项目符号和编号】

25.题干：不需要手动放映幻灯片的方式为（）。

分数：1分

选项：A:“演讲者放映”

B:“观众自行浏览”

C:“在展台浏览”

D:“观看放映”

26.题干：Powerpoint 2003中有（）种直线绘制工具。

分数：1分

选项：A:5

B:4

C:3

D:2

27.题干：有关Powerpoint2003，下列说法错误的是（）。

分数：1分

选项：A:允许插入在其他图形程序中创建的图片

B:为了将某种格式的图片插入到Powerpoint2003中，必须安装相应的图形过滤器

C:选择插入菜单中的“图片”命令，再选择“来自文件”

D:插入图片前不能预览图片

28.题干：为影片添加效果后，影片的内容（）发生变化。

分数：1分

选项：A:会

B:不会

C:可能会

D:不知道会不会

29.题干：PowerPoint2003制作的演示文稿以（）为基本单位组成。

分数：1分

选项：A:幻灯片

B:工作表

C:文档

D:图片

30.题干：单击【表格和边框】栏中的分数：1分

选项：A:靠上对齐

B:居中对齐

C:靠下对齐

D:随机对齐

 多选题

1.题干：首先输入“*”，接着敲击（）键，再输入一段文本，敲击键盘中的Enter键，下一个项目符号就被插入。

分数：3分

选项：A:空格键

B:Enter

C:Tab

D:Alt

2.题干：样式包含（）类型。

分数：3分

选项：A:段落

B:字符

C:表格

D:列表

3.题干：图表中说明性的文本是（）

分数：3分

按钮，表格中的文字会（）。

选项：A:图例

B:图表标题

C:坐标轴

D:坐标轴标题

4.题干：在Excel中，选取整个工作表的方法是（）。

分数：3分

选项：A:敲击键盘中的Ctrl+A组合键

B:单击工作表的【全选】按钮

C:单击A1单元格，然后按住Shitf键单击右下角单元格

D:单击A1单元格，然后按住Ctrl键单击工作表的右下角单元格

5.题干：选择【根据设计模板】选项后，对于任意一种缩略图右侧的下拉菜单中（）。

分数：3分

选项：A:选择【应用于所有幻灯片】选项，该版式会应用到所有幻灯片中

B:选择【应用于所有幻灯片】选项，该版式只会应用到当前幻灯片中

C:选择【应用于选定幻灯片】选项，该版式只会应用到当前所选幻灯片中

D:选择【应用于选定幻灯片】选项，该版式会应用到所有选幻灯片中

 简答题

1.题干：对于段落格式的设置包括那些方面（说出四种以上）？接着讲述出段落缩进的几种类型。

分数：10分

2.题干：如何对添加的多个图形进行组合？

分数：10分

3.题干：演示文稿和幻灯片的概念是什么？

分数：10分

 操作题

1.题干：编辑出与下图一样的古诗文稿（古诗中用到的图片，可在“试题素材”文件夹中调用名为“古诗图”的文件 要求：（1）设置页面为10*14竖向大小的页面；页边距上、下、左、右都为“1厘米”。

（2）标题是黑体、小三；诗句是宋体、五号；“题解”是宋体、小五；解释的文字是楷体、小五。（3）在文字“悠”和“下”后插入脚注。（4）在文字“题解”两侧插入符号。

（5）在下方插入名为“古诗图”的图片文件。

（素材下载）

分数：20分 2.题干：按要求制作幻灯片 要求：

（1）制作“作品展”演示文稿。

（2）添加如图所示的幻灯片所示的版式。（3）制作3页幻灯片。

（4）给后两页幻灯片分别插入2～3张图片或剪贴画（任意图片或剪贴画即可）。（5）给后两页幻灯片分别加入“建筑室内设计”，“展厅设计”艺术字。（6）给三页幻灯片添加动画。（7）给插入的艺术字添加动画。（8）给插入的图片或剪贴画添加动画。（9）排版要合理，美观。

分数：25分

3.题干： 按样例绘制表格，并按要求进行操作

要求：

1．按上图绘制表格并准确无误的输入文本内容。

2．标题为华文“中宋”，字号为“18”；加粗居中显示。3．标题行为“隶书”，字号为“14”，字体颜色为“白色”。4．表格中其他文字为“宋体”，字号为“10号”，居中对齐。

5．设置表格中的数据为“百分比”样式，保留两位小数点，对齐方式为“右对齐”。6.为表头填充颜色为“蓝绿色”；表格填充颜色为“浅绿色”。7．将“Sheet1”工作表重新命名为“源数据”。

8．创建图表：选择表中全部数据，创建柱形图，并作为新工作表插入到工作簿中，命名为“柱形图”； 9.为创建的图表添加相应的图表标题（宋体，18号，加粗）。

10．将可乐、雪碧、橙汁的市场份额统计创建折线图，并作为新工作表插入到工作簿中，命名为“折线图”。11．添加相应的图表标题（黑体，20号）和坐标轴标题（隶书，16号）。12．将图表区颜色设置为浅青色，绘图区颜色设置为浅绿色。

高校办公自动化 篇6

关键词：自动化；电子文件；管理

中图分类号：G647.24 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011)05-0000-02

Electronic Document Management Discussion in University Automation Office

Guan Haoying

(Xingtai University,Xingtai054001,China)

Abstract:University office automation on the current analysis in document management,electronic document management proposed to improve college awareness;enhance electronic document management system construction,and gradually form a complete set of electronic document management system;establishment and improvement of university information systems office automation and file management;strengthen the office automation and electronic document security work;strengthen the training of management personnel and other office automation point of view.

Keywords:Automation;Electronic document;Management

办公自动化的出现，一方面加快了信息资源的管理效率；但另一方面信息管理又存在着电子文档与纸质文档共生的问题，解决现代化的电子信息管理和旧式的纸板文件管理相互融合，提高信息存储传播的效率，这是信息时代文档管理者需要解决的新问题。 基于计算机技术和信息管理技术的办公自动化的运用，传统的文件管理方式很难适应现代信息化需求，与当今信息时代高效的文件管理极不适应；现在高校中大部分的文档管理仍然采用手工方式与现代的网络、计算机技术条件下的电子信息管理严重脱节，使得信息资源的存储、共享和传播受到严重的制约。

一、办公自动化的概念及其发展

办公自动化(OA)虽然是个新兴事物，但发展速度很快，OA从产生到发展成熟大致经历了三个阶段。第一阶段：1977年以前，办公自动化业务基本上在单个计算机 上完成，如文字处理机、复印机、传真机等在先进国家的部分办公室得到使用，实际上可称为办公室自动化。第二阶段：1977-1982年，办公自动化系统基本形成，具有体积小、运算快具有存储功能的微型计算机的刀普及，大型计算机和工作张的性价比也得到大幅度的提高。交换机、集线器、路由器等组网设备功能逐渐完善，局域网技术也随之成熟，已能将计算机、传真机、电话机和其他智能办公设备联成网络，实现多媒体数据和不同格式数据的综合处理。第三阶段：1983年至今，办公自动化系统得到普及和推广实施，以实现办公活动的综合管理和提高辅助决策能力的高层次OA系统已经实现和采用，这种系统采用数据、文字、声音、图形和图像的综合通信网络，包含有较强功能的管理信息系统和决策支持系统，称之为综合型的OA系统。

二、办公自动化系统中文件管理存在的问题

（一）对办公自动化系统的电子文档管理的认识不够，系统中的文档没有分类和标签，主次不明确，类型不清晰。文件信息处于混乱状态。即便是已经使用了很长时间的OA的高等院校校，也存在文档没有归档整理的混乱问题，仅仅是使用计算机技术将文件存储起来而已，这种管理方式即便是文件不丢失，天长日久，电子文件也会重复存储致使文件泛滥。尚未使用OA网络系统的学校，用电脑进行文件信息管理，也还是处于办公自动化的初步阶段，大部分仅仅是用计算机编辑文档，然后打印出纸版文件，原始的电子文件未被保留，新产生的电子文件不断覆盖，或是存储磁盘因故损坏。由此，对电子文件的系统管理已势在必行。（二）两种信息管理方式没有融合的共生问题。在一些高校的办公自动化平台中，各单位利用电子公告、电子邮箱等办公手段进行信息交流和传输、存储。但数据传输完毕之后，又打印纸质文件进行归档。因此就产生了重复内容不同方式的数据不必要的共存局面，同时造成人力、物力、财力的浪费 ，电子文件的广泛应用势必受到影响。（三）电子文件的安全问题，使得电子文件的管理受到很大影响。电子信息具有操作简单存储方便和查询快速等优点，但同时也有信息容易泄露、容易丢失、损坏等等不安全部稳定因素。例如电子信息存储在计算机磁盘中、因此容易攒改、并且容易受到黑客和病毒攻击等弊端。这些都是电子文件管理的隐患。（四）档案管理系统与办公自动化平台的不协凋不兼容问题。由于不同的文字编辑软件形成的文件不互相兼容，就产生了信息不能夸平台不能流通传播的问题。因此形成了OA系统软件平台开发与文件档案管理系统平台开发的错位，致使电子文件管理困难。（五）信息管理人员对电子文档管理系统不够熟悉，缺乏电子文件的管理意识和相关知识。使得电子信息管理出现人为地错误，致使信息混乱。

三、鉴于办公自动化系统中文件管理中存在的问题提出以下观点

不解决上述问题，高校电子信息管理工作就会因各种原因阻碍办公自动化的推进和发展。在信息时代，高校仍停留在传统的文档管理上，原因是人们已经习惯于了传统的纸质文件的管理方式。这种管理、归档只要没有自然灾害，管理过程没有漏洞，操作规范，就能使得信息长期保存。纸质档案的保存和管理，能经数年而完好无损。但电子文件不行，当信息被存储之后，信息就不能和设备脱离。由于电子文档的存储寿命取决于媒体设备，因此将媒体和计算机等相关设备与信息长期融合是一项复杂的工程。这也是人们使用纸版文档而不用电子文档和办公自动化的重要原因。当前，要使教育教学活动进一步发展，只有适应办公自动化的挑战，管理好电子文件，使之为各个学科的教育教学管理服务。那么如何实现利用OA进行电子文档管理呢?

（一）提高管理人员的办公自动化意识，把办公自动化意识作为一项重要的任务来抓，使得电子文档管理和传统的文件管理相辅相成，互通有无。做到这一点就必须使单位决策层领导把这项任务重视起来，办公自动化系统才能运行正常。再就是在单位全体员工中进做宣传教育工作，使人们充分认识到利用现代化的办公方式的重要性和必要性，形成自动化办公的意识，潜移默化中完成电子化信息管理方式的改变。（二）让办公自动化电子文件管理形成制度化，单位领导通过下发文件的方式制定相应的制度进行电子文件的管理，并逐步形成一套完善的管理制度，促使办公自动化电子文件管理早日得以普及和推广利用，把人们从繁琐的文件手工管理中解脱出来，提高文件管理效率，节省人力物力。目前，电子文件管理不完善不健全跟没有相应的规章制度有密切的关系。因此，高校要制定出具体可行的规则规范文件管理，使得电子文件管理逐步走上正轨。档案信息管理部门和人员的职责和工作程序明确，做到有法可依、有章可循，电子信息管理达到规范化、制度化、标准化。（三）让电子文件管理和纸质文件管理能够合理共存。建立一条联系两种管理方式的“通道”，即是在一个存储媒体上存储电子文件和纸质文件的文本方式和映像方式，然后利用数据库技术将二者结合，实现电子信息的自动检索、管理。需要永久保存的信息，应采用传统的纸质文件方式保存。（四）采用一些多媒体存储技术及智能检索技术对办公自动化对档案信息进行存储，档案信息的存储不再局限于存储介质式的管理，更充分利用计算机技术的智能化，为高校档案信息提供更便捷的服务。（五）合理规划设置高校的文件档案管理机构，开发建设一个利用率高、覆盖面广、功能齐全的基于局域网的办公自动化网络系统。通过甭系统能将信息安全高效快速地传递给高校档案信息管理部门必能得到及时的信息反馈，同时文件管理部门还应及时将电子文件与纸质文件进行有效筛选，择优存档。（六）加强办公自动化系统的安全性能。办公自动化系统应能对所传输信息进行加密并采用防病毒技术维护网路安全。例如增加防火墙、安装防病毒卡、安装防病毒软件等。同时提高电子文档的安全级别，使得文件数据更具可靠性和可维护性增强可靠性。一是保证OA 网络系统的整体安全。主要设备和环境的安全。一般情况应有专人负责系统的安全和维护，定时检查和维修维护隐患及时修复。二是要保证OA网络系统的运行安全，登录系统的人员要分角色权限，最大限度的减少不安全因素出现，不同的权限设置不同的功能避免人为因素造成的不安全。三是经常性进行数据库备份，做好备份工作对数据安全具有很大帮助，并且一旦出现不可预见的损失还可及时恢复，保证了数据的安全。四、定期培训管理人员，通过举办学术讲座或在线讨论等活动让部门人员学习新知识掌握新方法，提高档案管理工作人员的业务素质。随着高校广泛应用办公自动化系统，管理人员仍停留在纸质文件管理阶段是远远不够的，必须学习计算机信息管理的相关管理知识 ，才能跟上工作需求。经常性的培训档案人员，学习电子文件和电子档案管理的知识，迅速提高档案工作人员的业务素质。

参考文献：

[1]陈传波,唐美芳.一个以知识管理为中心的OA模型研究[J].计算机应用研究,2003(3)32-34

[2]陈继宇,严沛瑜,陈丽.网上交互辅导系统与学习循环[J].中国电化教育,2005.3

[3]单玉刚,张荣茂.面向电子政务的公文管理系统开发与应用[J].小型微型计算机系统,2003,24(3)．'606-608．

[作者简介]

论高校团学办公自动化系统 篇7

高校办公自动化系统旨在为高校建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境, 以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息查询及管理功能的信息系统, 为学校内部管理和外部交流提供基本信息的传递、处理渠道。办公自动化系统的成功运行, 将会带动其他信息系统的处理需求, 使学校逐渐进入到与时代发展同步的数字化校园。

1 高校团学现状及特点

高校团学工作作为整个共青工作全局的一个重要组成部分, 是整个高等教育不可或缺的有机组成部分, 是充满生机和活力的高校学生教育管理工作, 在高等教育中发挥着极其重要的作用。特别是学生全面素质教育和大学生思想教育的重要内容。由于高校共青团组织制度健全, 学生团员比例相当大, 团员青年整体素质较高, 所以高校共青团工作既有共青团工作的一般性, 也有其特殊性。

经过长期的摸索实践, 高校各级团学工作组织逐步形成了以团总支为主, 以学生会和社联为辅的工作格局。如我校团学工作逐步形成了自己的特色, 着重加强了组织建设、思想教育、学术科技、文艺教育、社会实践、志愿服务、权益保障、济困助学、立志导航和校际交流等方面的工作。

近几年, 随着高校人数不断扩招, 高校团学工作压力也不断加大。主要有如下体现:

1.1 人口流动性大

近几年随着国家对高校实行扩招后, 每年有大量的高中毕业生挤过独木桥来到大学这个殿堂, 也有大量的毕业生从大学毕业, 走上社会。那么对于高校来说, 如此庞大的人流量给教育工作带来了巨大的压力, 而过程式的教育过程中的经验积累确非常有限。

1.2 数据统计量庞大

高校团学工作, 在一定程度上肩负了, 学生在校期间除了学习以外的大部分环节, 包括评奖评优、处分处罚、思想教育、社团管理、社会实践、第二课堂学分等等一系列的工作。因此, 每个高校要做好少则5000-6000, 多则几万人的各类数据统计工作, 可见工作量之庞大。

1.3 社团数量、种类繁多

随着社会多元化的发展, 大量新的信息在第一时间涌入了高校。新兴社团也在不断出现, 而且数量也在不断壮大。如何鉴别社团性质, 进一步加强管理。也需要团学工作老师花费大量的精力。而且在社团的发展过程中, 有许多活动、宣传、组织、策划等方面, 工作量也非常大。

2 实现办公自动化的优势

(1) 能提高办公事务工作的效率。减少文字起草、收发时间, 公文电脑写作一般要比手工写作的速度提高5—10倍。能减少无效工作时间, 如:电话占线或找人不在, 查找、校读文件等, 每天要占用大量工作时间, 一旦使用自动化工具可使工作效率大大提高。

(2) 提高文书处理质量。做到文件处理标准化、规范化, 可使文书处理大大减少出错率, 还可大大提高编辑、排版、印刷质量与速度。

(3) 减少手工操作, 减轻劳动强度。传统办公室中的纸张文件, 改用电子文件的形式存储和传递后, 收发室再也看不到堆积如山的印刷品了, 搬用、订正、复制、归档、收发也全部实现了自动化。文字处理机的使用把人们从繁重的抄抄写写的手工作业中解放了出来。

(4) 便于协调管理。电子通信系统为学校各部门之间及时协调各种关系提供了方便条件。

(5) 降低了办公费用。电子文件使纸张消耗大量下降, 现代通讯及会议系统还减少了工作人员的差旅费。

(6) 可以实现无纸张办公室。因为一切文字资料均存放在磁盘里, 利用电子邮件, 人们可在终端上阅读有关文件资料。

(7) 实现办公自动化以及建设一个计算机应用环境, 将有利于培养学生的能力及帮助学生树立自动化的观念。

3 高校团学办公自动化的可行性分析

3.1 大量统计类工作交由计算机自动完成

在日常的工作中, 有一些重复性的工作内容, 如奖学金成绩排名、学生日常奖惩信息、贫困生情况、第二课堂学分计算等等。此类信息在录入和保存过程中, 由于高校人数众多, 普遍存在劳动重复性多, 容易计算错误、信息保存困难、可读性差等特点。那么结合自动化系统, 这些数据的录入、保存、调用就非常方便了。

3.2 发挥网络媒体的宣传优势

随着高校社团数量的不断庞大, 伴随举办的各类社团活动也此起彼伏, 如前几年国家推行的大学生暑期社会实践、各类调研, 进几年的创新创业等等, 以及新兴的网络类、户外类、科技类的社团活动类型也不断丰富。而传统的通过布置开会、海报、广播等等形式也很难适应此类活动的推广。因此, 利用互联网平台的方便快捷优势, 可以第一时间将各类文字、图片、动画等新闻宣传出去。

3.3 会议、交流网络化

高校团学工作, 其实也是一个上情下达、下情上传的工作。因此工作中与学生, 特别是学生干部之间的联系非常紧密。经常性的会因为一个通知、一个文件需要召开学生干部会议、班长会议、团支书会议等等。

如此一来, 既占用了大量的学生时间, 而且时间一久, 学生干部多少会出现消极情绪。这样往往不利于工作开展。而通过办公自动化平台, 我们完全可以将学生, 按不同身份分组, 按不同组别需要, 通过网络平台进行工作布置。这样只需规定学生干部每天在规定时间花几分钟时间看下是否有需要落实就可以。哪怕是遇到紧急情况, 也可以利用平台的短信功能, 给学生干部发送一条提醒短信。不当减轻了工作量, 也给了学生干部更大的工作自由度, 从而提高他们的工作积极性。

4 应用前景分析

高校中普遍用户是教师和大学生, 在知识和技术上具有一定的优势, 而且近几年高校的硬件信息化建设工作一直走在各行业的前列。因此高校推广团学办公自动化系统, 在硬件成本和人员培训上具有先天优势。

通过网络系统的资源共享, 可以轻松实现: (1) 各个环节的无纸化管理, 减轻了工作人员的负担, 提高了工作效率, 规范了管理; (2) 极大地提高了高校团学工作信息化建设与应用水平, 节约了人力、物力, 降低了管理成本, 减少了能耗。

因此, 不管是从工作效率、人力资源投入、办公费用等等方面分析, 高校办公自动化系统都具有很好的应用前景和推广价值。

参考文献

[1]姜尔岚等.高校办公自动化研究与探讨问[J].重庆交通学院学报, 2004, (4) .

[2]王欣.办公自动化给高校办公室工作带来的新变革[J].齐鲁艺苑, 2000, (3) .

[3]张铭, 吴立新.高校办公自动化建设的要素及成效分析[J].湖南农业大学学报 (社会科学版) , 2006, (7) .

如何加强高校秘书工作的办公自动化 篇8

随着科学技术和社会经济的迅猛发展, 特别是计算机软硬件技术、网络通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用, 办公自动化已经越来越成为高等院校日常管理工作不可或缺的条件。高校秘书工作要积极适应办公自动化发展要求, 运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高工作质量和效率, 实现管理现代化和决策科学化。这也对高校办公室秘书人员提出了新的任务和要求.只有积极主动地学习并熟练掌握运用办公自动化, 才能适应自动化环境下的高校秘书工作。

1 正确认识办公自动化

办公自动化 (OFFICE AUTOMATION。简称OA) 是一种含多种技术的新兴科学, 它以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为基础。以工作站、计算机网络为支柱, 是一种综合性的信息控制系统, 它是当前世界新技术革命中一个非常活跃、引起人们广泛关注的领域。办公自动化已成为现代信息社会的重要标志。

办公自动化是将计算机技术、通信技术、信息技术和现代管理技术等先进技术和方法, 不断使人们的办公业务借助于各种办公设备, 并由这些设备与办公室人员构成服务于某一目标的人机信息处理系统, 从而达到最大限度地提高工作质量、工作效率和改善工作环境的目的。随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展, 计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业。秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的, 当然会受到这个浪潮的影响。

但是对办公自动化的应用, 在高校秘书工作方面存在着一定的误区。传统的高校秘书工作是一支笔一摞纸, 是纯“手工化”的, 而现在是“自动化”, 是告别纸笔、走向光电的时代。有的人习惯了老传统, 认为“自动化”不如“手工化”得心应手;有人认为自动化仅仅是文字处理的自动化;有人认为配上计算机、学会输入法、会用word就是实现了办公自动化;有人担心办公自动化容易出错、容易泄露国家秘密。不利于归档;有些人认为, 办公自动化只是引进了一些技术设备, 有许多单位在实际工作中并没有运用这些设备的功能, 例如:计算机只发挥打字机的功能, 传真机充当电话机, 其它办公工具也只是作为虚华摆设。有些人认为OA只是一时的潮流时尚, 而作为高校秘书工作现代化的长期任务来对待。有些高校秘书人员还不能很快接受和适应新系统所提供的功能。还可能有些人对新系统不够理解并抱着怀疑的态度, 这些都不利予办公自动化的正常发展。

2 办公自动化对高校秘书工作的影响

2.1 办公自动化能够提高工作效率和工作水平高校秘书工作

是一项参谋性、辅助性的工作, 其工作对象具有复杂性和多变性的特点, 内容包括辅助决策、综合承办、公文办理、会议组织、信息处理、调查研究、机要保密、信访工作等。在传统的工作环境中, 秘书工作的开展多数借助于纸笔进行纸面工作, 通过电话、电报、信函等进行信息传递和交换, 工作速度较为缓慢, 工作效率难以提高。实现办公自动化后, 高校秘书工作的部分业务工作可以借助先进的办公设备进行处理, 实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化, 极大地提高工作速度和工作效率。网络时代的来临, 使得信息的采集渠道更多、更新更快、内容更全, 资料收集更加方便, 文件处理灵活高效。

2.2 办公自动化对高校秘书工作科学化、规范化和标准化的要求秘书工作.

在某种程度上来说也可以看作是一种以信息处理为主要特征的办公活动。一方面, 现代社会日益要求信息的存储、处理和利用遵循科学、规范、标准的基本原则, 才能够迅速从纷繁复杂的信息流中挑选有用信息, 为秘书工作提供科学的依据。才能及时地处理和传递, 进行正确的计划和决策。另一方面, 计算机信息处理本质上是数学计算, 这种严格的数学化行为要求文秘办公行为高度科学化。所谓科学化, 就是秘书工作要有章可循, 有切实可行的工作标准、操作程序和控制措施, 建立健全科学的操作规程。

2.3 实现办公自动化, 运用新的办公手段, 要求高校秘书人员必

须具备相应的素质与技能办公自动化是现代化的社会结构、现代化办公室工作和较高水准的办公室工作人员的综合效应, 它对秘书人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高业务素质, 就不能适应办公自动化的要求, 将会被淘汰。

3 办公自动化对高校秘书人员提出了新的要求

办公自动化的实现从方方面面对传统高校秘书工作提出了挑战, 如何正确运用好办公自动化, 提高高校秘书工作水平, 实现高校秘书工作的现代化, 这对每一位从事高校秘书工作的人来说都是一个值得思考的问题。

3.1 积极转变思想观念, 提高对办公自动化的重视程度, 从思想

观念上充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效办公自动化是一个全新的概念, 是信息社会的重要标志之一。高校秘书人员必须尽快转变思想观念, 跟上形势和时代的发展步伐。在高校办公自动化大发展的新形势下, 过去那种不合时宜的旧观念、旧框框和习惯做法已不能适应办公室秘书工作的需要。在新的历史发展阶段, 秘书人员只有更新观念, 转变工作方法, 高度重视, 积极学习先进的办公自动化思想, 使办公自动化意识成为一种“自觉”。才能确保不被时代发展、科技发展的大潮抛弃, 才能保证秘书工作高效、有序地运作。

3.2 强化学习意识, 提升自身能力办公自动化是一个高效的人

机交互系统, 在这个系统中, 具有现代思想和技能的人始终是活动的主体。作为秘书工作人员, 不仅要学习秘书工作的业务知识在实际工作中加以运用, 更要加强办公自动化理论学习, 接触尽可能多的新技术, 完善自己的知识结构。要积极参加办公自动化方面的培训, 掌握一定的计算机软硬件知识。秘书工作千头万绪, 错综复杂, 秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段, 尤其要掌握计算机信息处理技术和网络技术, 熟练使用办公自动化软件 (如Word、Excel、Pow e rpoint) , 有能力、有条件的甚至可以向系统开发等高级应用技巧发展, 以适应新环境对高校秘书的新要求, 充分发挥高校秘书职能。

3.3 增强安全防范意识, 做好保密工作保密工作是高校秘书工作的重要组成部分, 保守国家秘密是秘书人员肩负的职责和义务。

在办公自动化的环境中, 秘书人员的保密工作呈现出了新的特点, 增加了保密的难度。尤其是网络技术飞速发展的今天, 文件档案的传播途径急剧增多, 泄密渠道也日益增多, 各种信息载体如磁盘、磁带、网络等都可能成为“黑客”攻击的对象;另一方面, 窃密手段也日益现代化, 各种高科技手段如互联网、激光技术、人造卫星、红外遥感等技术均已被利用到现代窃密活动中。因而, 如何很好地保守国家机密, 就成为高校秘书人员必须要高度重视的一个问题。真正从思想上认识到保密工作的重要性, 培养严守机密的职业道德, 积极参加有关保密思想和保密手段的教育培训活动, 增强安全防范意识。熟练掌握、运用各种办公自动化设备, 了解办公自动化设备方面窃密与反窃密的情况, 加强对计算机、传真机、复印机和其他办公设备在处理、传递秘密信息上的管理, 严格控制泄密渠道, 树立反窃密意识, 加强反窃密措施, 切实提高做好办公自动化中保密工作的自觉性和技术水平。

3.4 认真实践秘书工作的规范化操作科学有效地建立办公自动化条件下的秘书工作规范, 严格规范秘书工作制度和程序。

逐渐地在日常工作中, 把传统工作环节和先进的自动化手段相结合, 真正提高工作效率。办公自动化的实现对日常性的事务处理有极大的帮助;但是, 像公文办理、档案管理等工作虽然运用了自动化软件, 由于这类工作有传统的规范程序.例如, 公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节, 档案管理中的鉴定、分类、整理等核心环节, 即使在办公自动化环境下仍要坚持规范处理, 使0A与传统秘书工作真正相结合。

3.5 强化责任意识办公自动化配备了诸多设备, 如没有强烈的责任心。

关于高校办公自动化系统建设的思考 篇9

1、高校办公自动化系统建设的必要性及作用

随着我国高等教育事业的快速发展, 高校内部管理体制和工作效率的改善与提高显得尤为重要。传统的行政管理办公方式已经不能满足高校的快速发展, 办公自动化系统的建设就显得非常必要。

1.1 高校建设发展的内在需求

当前, 随着我国高等教育的迅速发展, 高校管理体制改革和结构调整, 高校的办学规模也不断扩大, 许多高校都是多校区建设且地理位置各异, 传统的行政办公模式显然难以做到各类信息迅速上传下达并及时得到处理, 为适应远程协同办公的要求、保障管理信息的公开与畅通, 这就必然要求有新型的办公方式出现, 而在高校建设办公自动化系统就是一种重要的途径。

1.2 提高高校管理水平

首先, 办公自动化系统能为管理人员提供良好的办公手段和环境, 提供信息查询, 使沟通方便快捷;其次, 办公自动化系统可对原有的一些办公流程进行了一定的优化与整合, 改进旧有工作方式的一些陋习与不足, 进一步对行政办公进行规范及明确责任, 从而使学校管理工作更加规范化及透明化, 有效地提高高校管理水平。

1.3 提高办公效率、降低管理成本

高校实施办公自动化系统, 通过实现工作流程的自动化, 包括请示、收文、发文、请假、物资申请等流程化的工作, 提高各部门协同办公的效率。每一工作流程流转到哪一个步骤、哪一环节、当前办理人是谁等均可实时跟踪, 并被记录下来, 使责任更加清晰, 从而提高了办公效率。另外, 通过办公自动化系统的信息发布功能, 各种通知、文件、会议安排等均可在其上发布, 大大降低了日常办公用品耗材的消耗, 降低了管理成本。

1.4 移动办公的需要

学校领导公务繁忙, 经常外出开会或学术交流等。在学校领导出差期间, 需要随时了解学校情况, 及时做出重要的决策, 对重要文件要及时批示, 就必然要求拥有与Internet相连的办公自动化系统, 实现真正的移动办公。

2、如何有效地推进高校办公自动化系统的建设

高校办公自动化系统建设是一项复杂的人机结合的系统工程建设, 需要学校领导的高度重视, 各部门间的协调合作及全校教职工的支持, 还要有各种先进技术的应用及健全的规范制度做保障。因此在推进办公自动化系统的建设中需要做好以下几点:

2.1 领导重视

学校领导应更新观念, 认识办公自动化的内容和作用, 把办公自动化与现代化管理结合起来考虑, 大力支持和积极参与办公自动化建设。学校一把手领导亲自抓, 各部门领导发挥带头作用, 是实行高校办公自动化系统的关键, 是推进的主导力量。

2.2 建立健全长效的规章制度

办公自动系统的正常运行依赖于管理的规范化, 建立健全各项长效管理制度是实现办公自动化系统建设工作的重要保障。在办公自动化系统建设的过程当中, 需要对系统的安全性、信息的可靠性、管理的科学性、发文的规范性等方面制定一系列的规章制度, 明确岗位职责, 落实到人。如“网络安全管理规范”、“网络管理员职责”、“数据库管理员职责”、“信息发布管理规定”等。在系统使用过程中, 还要根据学校的发展和技术的更新来不断地改进和完善各项规章制度。

2.3 加强办公人员的培训

办公自动化系统是人机结合的系统, 人是决定因素。学校要提高办公人员的办公自动化意识, 同时针对不同层次的人员进行不同的培训, 使各级用户都能较熟练地操作使用系统。同时可以通过对部分在办公自动化系统中对计算机水平要求高的岗位聘任计算机使用能力强的人员上岗, 通过考核持证上岗, 以适应办公自动化的要求。

2.4 确保网络和信息的安全

网络和信息的安全是办公自动化建设的基础和前提。首先必须采取先进有效的安全防范策略, 避免网络遭到破坏和病毒感染;其次加强保密措施, 通过权限设置、身份认证、网上行为管理、数据备份与恢复等技术确保信息的安全;再次开展安全保密的宣传教育, 提高办公人员的保密意大地推动了工业和经济的发展与生产水平的提高。尤其是近几十年来, 工业设计已远远超过工业生产活动的范围, 形成为一种文化形式。它不仅在市场竞争中起着决定性的作用, 而且对人类的生活的各方面产生着巨大的影响。工业设计还反映着人类社会现实与未来的问题, 引导着人类健康的工作和生活。

最早理智的接受机器生产并积极投入工业产品设计的国家是德国。二十世纪初, 德国的企业家、艺术家和技术人员, 为振兴德国产品, 提高工业产品的质量, 使之在国际市场的竞争中取胜, 成立了“德意志制造联盟”, 开始了工业设计的革命。站在最前列的是著名建筑家彼德·贝伦斯, 他提倡工业工业建筑, 反对虚伪的模仿传统的装饰。他的思想直接的影响到了在他事务所工作过的一个人, 即后来成为第一代世界现代建筑大师的瓦尔特·格罗披乌斯, 格罗披乌斯进一步的洞察到, 从传统学院中培养出来的所谓艺术家不能完成工业设计任务, 所以必须建立一所及建筑、绘画、雕塑一体的新学校来培养新型的艺术家, 这样工业设计思想最早的起源地——包豪斯成立了。后来包豪斯的成员将包豪斯的思想带到了其它国家特别是美国, 可以说, 包豪斯的思想在美国才得以完全的实现。

同时包豪斯的设计教育卓有成效, 在教学思想上形成了一套自己的理论, 而这些思想也是工业设计最早的设计审美原则和设计理念。首先, 艺术与技术的新统一, 在这一点上与建筑艺术审美特征这一点上有一定的相似, 这一点上突出了产品必须以功能为其主要也是基本的需求, 任何产品脱离其功能谈艺术都是不合实际的。其次, 设计的目的是人而不是产品, 在这一点上突出了设计的原则是以人为本, 需要产品在怎样去适应人的需求方面做出新的设计。再次, 设计必须遵循自然与客观的法则进行, 这一点反映了工业设计从实际出发, 将现实与自身想法完美结合的做法。这些思想对于工业设计的发展起可以说起到了非常积极的作用, 是现代的设计逐步由理想主义走向现实主义, 即用理性的科学的思想来代替艺术上的自私表现和浪漫主义。

建筑艺术和工业设计在审美上有很多的相似之处。首先。两者都从功能上出发, 肯定功能在各自领域的重要性, 但很重要的作用。其次, 建筑艺术强调空间的运用以及和周围环境的和谐关系, 工业设计同样强调自身外形的美观以及和使用者的和谐关系, 并且工业设计逐步认识到产品设计的好坏对于其周围环境同样产生重要的影响。再次, 工业设计在设计中物质材料的选用比建筑艺术的材料选用更加广泛, 新技术、新型材料的不断运用也不断推动着工业设计发展并设计出更符合、更能提高人们生活质量的产品。第四, 工业设计在设计产品是同样会受到现实社会政治、经济、文化的影响, 也同样会代表设计者自己思想并反映社会的客观现实情况。

综上所述, 虽然建筑艺术与工业设计有着自身不同的发展历史, 但在审美特征上两者还是存在着一定的相似之处。通过对建筑史中建筑艺术审美特征的学习, 使自己在工业设计中所遵循的审美原则有了更深的理解。我想这些知识在大家以后的学习中会起着非常重要的作用, 帮助大家更快、更准确的理解现代工业设计的理念和思想, 加快自身的提高。

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李源, 男, 汉族, 籍贯陕西西安, 生于1980年12月15日, 现任职于西安工业大学艺术与传媒学院, 职称:讲师, 学历:硕士研究生。

识, 加强职业道德。

总之, 办公自动化是当今正在不断发展的一门多学科的综合性应用技术, 高校办公自动化系统的建设是学校信息化建设的重要内容。同时办公自动化系统的建设是基础性、长期性和经常性的建设, 今后, 将办公自动化系统广泛应用到高校管理的实际工作中, 进而有效地整合学校资源, 提升学校管理水平、促进学校长期发展, 是我们共同追求的目标。

摘要：办公自动化是高校信息化建设的重要内容。文章主要从高校办公自动化系统建设的必要性、作用, 以及如何有效地推进高校办公自动化系统的建设等方面阐述了对高校办公自动化系统建设的思考。

关键词：高校,办公自动化,建设

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[4]林烈青等.在高校推行网络办公自动化系统的探讨.中国科技信息.2007, 4:160-163

高校办公自动化建设的现状与问题 篇10

近几年来, 随着高校校园网络的快速发展, 高校办公自动化建设逐步展开, 许多高校都依照各自的需求及具备的软、硬件条件建立了自己的办公自动化系统。高校办公自动化建设如火似荼, 但建设的情况究竟如何, 有必要进行调查分析。

1 高校办公自动化建设的现状

1.1 高校办公自动化建设的状况。

其中北京大学、清华大学、复旦大学、大连理工大学、西南财经大学等高校基本实现无纸化办公, 这表明大部分高校都开展了办公自动化建设, 但实现无纸化办公的却不多。

1.2 办公人员的计算机应用水平逐步提高。

随着计算机的广泛使用, 人们的应用水平也逐步提高。

从办公人员对计算机使用的时间可看出, 计算机已成为高校办公的一种必备工具。

这说明微软Office办公软件在高校中也已得到了普及, 也为办公自动化系统的推广奠定了良好的应用基础。

电子邮件已经成为高校办公人员工作交流的一种重要工具, 得到了大家的认可和广泛的使用。

1.3 高校校园网基本建成。

高校校园网已经连接到校内主要办公楼、教学楼、实验楼、图书馆, 很多高校的教师住宅楼和学生宿舍也已接入了校园网。

1.4 办公自动化系统软件品种越来越多, 功能越来越强, 性能越来越先进。

以Microsoft Office、Microsoft Outlook为代表的办公软件的完善, 使办公过程中公文的流转能够顺利实现, 同时多媒体、数字签名等技术的应用, 也使电子公文能得到普遍认可。

2 办公自动化建设中存在的问题

办公自动化在高校得到了蓬勃的发展, 但各个高校建设的差异较大, 遇到的问题也各不相同, 目前存在以下问题:

2.1 应用软件问题。

高校的办公系统主要使用的是C/S模式, 需要安装客户端, 当用户较多时客户端的维护任务较重, 另外一些用户希望办公自动化使用方便、操作简单。

2.2 办公人员意识问题。

这个问题是当前办公自动化建设中最为突出的问题。有些办公人员对办公自动化带来的作用理解不够深刻, 对使用它的紧迫性和必要性还认识不够, 当问及是否有必要使用时, 答案都是“必要”;但在涉及到个人使用的时候, 有些办公人员的情绪还是有抵触的。传统的手工公文处理方式有一套完善的制度和行之有效的方法, 已经运行了几十年, 要一下子用计算机来处理工作, 确实会有部分办公人员产生疑问和抵触情绪。由于当前的办公方式仍能够维持, 一些办公人员对传统的办公方式仍有较强的依赖性, 不愿主动去改变。

2.3 无纸化问题。

许多高校一开始实施办公自动化建设, 就定下了办公无纸化的目标。但从目前来看, 完全实现“无纸化”是不太现实的。无纸化办公是指计算机在信息传递时中不用纸张, 但输入数据和指令仍需人操作, 打印备份仍需要纸。由于当前办公自动化的安全问题还没有完全得到解决, 如数据都存储在计算机上, 一旦遭到破坏, 损失不堪设想。另外, 一些重要的文件仍要通过纸质文件传输, 即使在基本实现办公无纸化的高校, “红头文件”仍发放纸质的文件, 不通过网络传输。电子文件和纸质文件各有优势, 应发挥各自优势, 不能一概无纸化。无纸化只是手段, 而不是目的, 实现办公自动化是为了提高现代化管理水平, 而不是单纯的追求“无纸化”的形式。

2.4 异地化办公。

一是移动办公:校领导经常出差, 需要随时传回信息、并了解学校情况或对重要文件做出批示, 要求随时随地都可以通过拨号方式连接到Internet接入学校的办公系统, 实现真正的移动办公;二是远程办公:随着高校管理体制改革和布局结构调整的进行, 合并高校一般都有多个校区, 地理位置不同, 传统的办公方式较难做到各类信息迅速上传或下达并得到及时处理, 这就要求有各校区之间的新型办公方式出现。

3 结束语

办公自动化系统建设是一项长期的工程, 不能一蹴而就, 与传统的办公方式有着较大的变革, 在发展过程中不可避免地会遇到一些阻力和问题, 不可能一帆风顺。我们必须要有足够的思想准备, 在办公自动化建设中敢于发现问题, 正视问题, 解决问题, 坚持“以需求为导向, 以应用促发展”有计划、分步骤地实施, 带动学校的信息化工作, 提高学校的管理水平。

摘要：随着这几年我省高校的合并和发展, 其规模越来越大, 部门分工越来越细, 部门之间的协作也越来越多。许多高校采用手工传递的方式, 一级一级审批签字, 工作效率低下, 对于统计功能不能实现。而采用工作流软件, 用户只需在电脑上填写有关表单, 会按照定义好的流程自动进行, 下一级审批者将会收到相关资料, 并可以根据需要修改、管理、查询、统计、打印等, 大大提高了高校的工作效率。

关键词：高校,办公自动化,计算机

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