拟写机关公文标题的一些注意事项

一、标题加具发文机关名称的确需性

根据《党政机关公文处理工作条例》规定, 机关公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。而一份完整的公文, 格式上是要有标注发文机关标志的, 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成 (或仅使用发文机关全称或者规范化简称, 不加“文件”二字) 。笔者认为, 既然公文中已有清晰的发文机关标志, 已经知道发文主体是谁了, 文件标题中一律固化要求加上发文机关名称的规定, 值得商榷;同时, 此举也将导致公文标题显得累赘, 不够精炼。如《广东省人民政府关于印发 < 广东省人民政府办理省人大代表重点建设办法 > 的通知》《广东省粤东航道局关于印发 < 广东省粤东航道局政务公开管理办法 > 的通知》, 标题中重复出现单位名称。因此, 公文标题中加具发文机关名称的规定, 宜根据工作实际区别对待, 即有公文发文机关标志的公文, 笔者认为, 标题可不再重复加具发文机关名称。而在联合行文中, 由于发文机关标志可仅单独使用主办机关名称, 为明确发文主体, 其公文标题宜写上联合发文机关名称。

二、标题文种的格式显性

《条例》明确了公文种类主要有决议、决定、命令 (令) 、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。拟写标题时, 文种使用不规范, 除了文种选择不当外, 往往还出现文种的格式显性问题, 即文种缺失。

(一) 习惯 (通俗) 用语等造成的文种缺失。如标题《深圳航道局关于茅洲河口2# 标改建工程的竣工报告》, 该事项行文目的应是向上级报告工程竣工情况, 而竣工报告是通俗的文书, 应是随文上报的资料, 这样的标题写法造成了文种缺失, 往往容易被忽略, 应为《深圳航道局关于茅洲河口2# 标改建工程竣工的报告》。此类经常出现在标题中的习惯 (通俗) 用语还有工作报告、评标报告、评审意见、情况通报等等, 拟写时应加以注意。

(二) 已存文种造成的缺失。常见于转发文中, 如《XXX局转发XXX厅关于XXX的批复》, 因转发的源文已有文种“批复”, 而忽略了加具本单位发文的文种“通知”, 应为《XXX局转发XXX厅关于XXX批复的通知》。

(三) 常见允许的文种“缺失”。在拟写标题时, 为突出所表达内容的落实情况、适用范围、紧急程度等, 而在文种前面加具动词等词语, 如实施意见、指导意见、若干意见、紧急通知、补充通知等, 这些连词标题在中央、省机关文件中常见, 一般不认为是造成文种缺失。但笔者认为, 为凸显公文标题文种, 能采取其他方式表达内容的情况下, 应尽量少用。

三、多层级转发文标题

受纵向管理层级影响, 文件从中央 (部委) 到基层一线单位执行落实, 涉及多层转发, 在拟写转发文标题时, 宜采取“立足源头、删除中间环节”的方法。如交通运输行业, 管理层级跨交通运输部、省交通运输厅、地市交通运输局、县 (区) 交通运输局和一线交通运输机构五级。以交通运输部出台的《交通运输部关于加强公路水运工程质量和安全管理工作的若干意见》文件为例, 省厅转发部的文件是一级转发, 地市局转发省厅的文件是二次转发, 县 (区) 局将地市局的文件转到一线交通运输机构已是三次转发了, 标题宜直接源用部的标题内容, 并从贯彻省厅、地市局转发件要求, 而省略多级发文机关名称, 即《XXX县交通运输局转发关于加强公路水运工程质量和安全管理工作若干意见的通知》。

四、合并文件转发文标题

根据工作需要, 并从精简文件的角度, 往往出现对横向、纵向的多个同类内容的文件合并转发的情况, 拟写标题时, 宜综合所转发的多份文件的内容, 提炼新标题, 而不是简单并联转发件的标题;同时也不宜以转发文件的文件字号形式来代替。如省交通运输厅先后收到交通运输部、省安委办关于加强汛期安全生产工作的文件, 两份文件一并转发时, 标题可为《转发交通运输部、省安委办关于加强汛期安全生产工作有关要求的通知》。

五、上行文标题

拟写请示、报告等上行文标题时常出现两类通病。一是重词问题。请示、报告文种本身已蕴含了向上级呈送、报送、提请、申请的意思, 而标题拟写时经常出现与此类似的报送、上报、报备、申请等动词, 应尽量避免。如《关于报备XXX招标结果的报告》, 宜改为《关于XXX招标结果备案的报告》;《关于上报XXX工程可行性研究报告的请示》, 宜改为《关于审批XXX工程可行性研究报告的请示》;《关于提请解决XXX工程资金缺口的请示》, 宜改为《关于解决XXX工程资金缺口的请示》。二是语气问题。上行文是要提请上级指示、批准, 向上级汇报工作、反映情况等, 为体现下级对上级的尊重, 应注意语气用词。而在实践中, 经常出现不合适的搭配用语, 如标题《关于要求支持解决石塘镇石下村村道路建设计划指标的请示》《广东省粤东航道局关于要求拨款完善莲阳站房安全配套设施的请示》, 初衷应是表达迫切性, 但给人的感觉是下级要求上级如何如何, 没必要搭配“要求”词组。同理, 在平行文提请行业管理部门审批、审查的公文标题拟写, 也应注意语气用语问题。

摘要：根据《党政机关公文处理工作条例》的规定, 公文标题是机关公文的一项重要组成要素。在实践中, 如何拟写公文标题, 使公文标题既符合规定又贴切实际需要, 应予以重视。

关键词：机关公文,拟写标题