学术会议管理办法

第一篇：学术会议管理办法

管理学院教研人员参加学术会议管理办法

(征求意见稿)

第一章总则

第一条为加强学术交流，提高学术研究和教学水平，扩大我院的学术影响;为进一步支持、鼓励我院教师积极参加各种学术会议，规范学校教职工外出参加学术会议的管理，特制定本办法。

第二条本办法适用于学院教职工申请公费参加学术会议的管理。

凡自费参加学术会议和学校指派外出参加学术会议的人员，不适用本办法。 第三条本办法所称的学术会议，是指在国内举办的国际性学术会议或全国性学术会议或地方性学术会议(不包括在境外、国外举办的学术会议)。

第四条参加学术会议的类型

(一) 科研型学术会议

以提高学术研究水平为目的，由同行专家参加的以学术研讨为内容的学术交流活动。

(二)教研型学术会议 以提高本学科、专业、课程教育教学水平为目的，由同行专家参加的以教育教学目标、制度、技术与方法、效果评估等为内容的学术交流活动。

第二章 参会原则

第五条选派出席会议一般应遵循以下原则：

(一)申请参加的学术会议与本人目前所从事的专业或工作岗

位对口;

(二)有学术文章入选会议交流，且是学术文章的第一作者;

(三)参加学术会议的学术文章必须是本人新作，题材和内容

不得与本人过去作品重复;

(四) 同一学术会议，同一篇论文，原则上只派1人参加。

(五)副高及以上技术职称专业人员原则上每年可以外出参加

2次学术会议,中级技术职称专业人员每两年可以外出参

加1次学术会议.

(六) 学院原则上不安排赴新疆、西藏、海南、云南、黑龙江

等边远省份及各地风景名胜区参加学术会议，自筹经费者例外。

(七) 副高及以上技术职称专业人员参加科研型学术会议原则

上学院不予资助。

第三章申报审批程序

第六条凡申请公费参加各级学术会议者，参会前均应填写参加学术会议审批表(附件)。

第七条参加省内学术会议，由院长审批;参加省外学术会议，经学院同意后，由分管校长审批。有课题经费且与研究内容相关的学术交流会，其参会经费应在各自项目经费中开支。

经批准参加学术会议者的差旅费，按国家和学校有关规定报销;会务费、资料费等其他相关费用，凭学术会议通知、参加学术会议审批表及票据报销，参会视同出勤。

第八条凡参加学术会议人员，会后应填写学院统一印发的学术会议情况登记表，会议后的一月内应在教研室或学院范围内传达会议内容及同领域的学术新动向。成册的会议论文集等资料交学院资料室收存。开展学术讲座后，经教研室主任签字，方可到学院办理报销手续。

第三章附则

第九条本办法自发布之日起实施。

第十条本办法由管理学院负责解释。

第二篇：武汉大学国际学术会议资助管理办法2

武大研字„‟号

关于印发《武汉大学研究生出国参加国际学术会议资

助管理办法》的通知

各有关单位：

为加快研究生教育国际化进程，进一步提高研究生培养质量，特设立“研究生出国参加国际学术会议资助项目”。现将《武汉大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法》印发实施。

特此通知

武汉大学

二○一一年四月二十一日

武汉大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法

第一章 总则

第一条为加快研究生教育国际化进程，进一步提高研究生培养质量，特设立“研究生出国参加国际学术会议资助项目”，旨在鼓励和资助在读研究生出国出境参加高水平国际学术会议，拓宽学术视野，追踪国际学术前沿，促进国际学术交流与合作。

第二条武汉大学研究生出国出境参加国际学术会议资助专项经费来源：国家专项拨款;校级财力预算安排;专项捐赠和其他。研究生院负责经费的日常管理与核算，专款专用。

第三条研究生因科研工作或论文写作需要出国参加国际会议，可申请此项资助。

第二章 申请资助的条件与原则

第四条 资助对象条件：

一、原则上应为武汉大学在读全日制博士研究生(不含委培生、定向生)， 拟参加的国际学术会议主题应与资助对象专业研究方向紧密相关。

二、身体及心理健康状况应符合出国要求。

三、具有良好的政治素质和学术品行。

四、具有扎实的专业基础、较强的科研能力和出国学术交流的语言能力。

第五条 有下列情形之一者，不予资助：

一、在校期间受过处分，或有学术不端行为的。

二、申请材料内容不齐备、或申请材料中提供虚假信息的。

三、曾享受国家留学基金资助出国留学及正在境外学习的人员。

四、暂不接受港、澳、台地区学生及持有国外长期居留证人员的申请。

第六条 资助对象参加的国际学术会议原则上应为在国外举办的本学科领域较高级别的、有重要影响的国际学术会议。

第七条 资助对象应获得会议主办方的正式录用通知或邀请函，且以论文第 一作者(或导师为第一作者，学生为第二作者)或通讯作者身份在会议上做口头宣读或主题报告。每篇论文原则上只资助一名研究生参会。论文的第一署名单位应为武汉大学。

第八条 资助对象拟参加的国际学术会议会期应在完成学位论文答辩之前，且应在会议结束后四天内返校。

第三章资助内容与资助额度

第九条 根据资助对象的申报条件和论文录用情况，分等级择优资助：

一、对于以口头宣读形式参会者，给予往返国际旅费和会议注册费的资助;

二、对于论文被录用为大会(或分会场)特邀报告或主题发言者，给予往返国际旅费、会议注册费及参会期间的住宿费的资助。

三、双边或区域性学术会议在上述资助额度基础上减半。

第十条 根据资助对象的参会地点给予的最高资助额度如下：

一、亚洲地区：12000元人民币/人/次。

二、其他地区：25000元人民币/人/次。

第十一条鼓励培养单位和研究生导师根据会议级别及资助对象情况给予相应配套资助。

第四章 申请与审批程序

第十二条资助对象应在会议召开前一个月向培养单位提交以下材料：

一、《武汉大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》和《武汉大学研究生出访申请表》各一式两份。

二、会议正式征文通知(Final Call for Paper)，应包括会议的起止时间及相关费用说明。

三、论文正式录用通知和大会邀请函(应包括论文录用情况的详细说明)。

四、拟发表论文全文(或会议摘要)。

五、外语水平证明。

六、导师推荐意见。

第十三条资助对象培养单位应对其提交的相关材料、会议层次等情况进行核准，主管领导签署意见并加盖公章后交研究生院。

第十四条研究生院应对培养单位报送的材料进行复核，组织专家对国际会议的层次和资助对象情况进行综合评议，择优确定资助名单和资助额度，并定期公布 。

第五章经费使用与管理

第十五条 资助项目获批后，培养单位、指导教师应督促资助对象根据审批 意见办理出国手续，加强外事纪律教育，并与之保持密切联系，主动了解其在外表现，及时给予监督和指导。资助对象必须购买与出国行程相关的人身保险，保险费用由本人承担，学校不负责受资助人在国外期间的医疗费用以及发生意外所涉及的各项费用。

第十六条资助对象回国后应在一周内(遇寒暑假顺延)向培养单位报到并 提交以下材料：

一、 会议日程安排(Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印 件)。

二、护照首页及标有出入境日期页面的复印件。

三、参加国际会议的总结报告。

四、参会情景照片若干张(电子版)。

五、批准资助项目的相关正式发票原件(所有发票背后需有导师和本人签 名;机票原件需随发票，国外电子机票应附登机牌)。

第十七条 以上材料由培养单位审核后报研究生院审批。

第十八条 资助对象持相关审批件至学校财务部门办理报销手续，报销原则为学校资助额度内实报实销。

第十九条 资助对象应在回国后的一学期内在学院范围内做一场公共学术报告，并将相关材料(如讲义、PPT、照片等)交研究生院备案。

第七章附则

第二十条 所有资助对象应自觉遵守《武汉大学研究生出国管理规定》。 第二十一条本管理办法自发布之日起实施，原《武汉大学研究生国际交流与合作专项经费管理办法(暂行)》同时废止。

第二十二条 本管理办法由研究生院负责解释。

第三篇：南京师范大学关于举办国际学术会议的管理办法

为了加强对我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定本管理办法。

一、申请举办国际会议应具备的条件

1、 申请举办国际会议的单位对会议的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研水平较高，一般应在国内处于领先地位。

2、 能够征集到国内外具有较高学术水平的论文，并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。

3、 得到有关主管部分的同意和支持。

4、 会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

二、申请举办国际会议的程序

1、 凡申请举办国际学术会议，一般应在一年前由所在学院领导认真研究后填写《南京师范大学举办国际学术会议申请表》(附件一)送国际交流处，经科技处审核会签报分管校长审批后，由国际交流处拟文上报。

2、 申请报告应包括以下内容：

1) 举办国际学术会议的必要性以及所具备的条件; 2) 会议的主要议题和组委会的主要成员;

3) 举办会议的时间、地点、规模(中、外学者人数);

4) 提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址; 5) 如会议需要安排专业性质的考察，要写清楚线路并说明专业考察的范围及地区; 6) 会议经费预算及其来源，并附相关证明材料。

3、 待有关主管部门正式批准下文后，承办单位方应积极开展各项筹备工作。

4、 确定正式邀请参加国际学术会议的海外代表名单后，承办单位应在会前2个月填写《南京师范大学聘请外籍专业人员审批表》(附件二)报送国际交流处，由国际交流处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。

三、举办国际会议的注意事项

1. 会议所需经费主要由承办单位自筹解决，需要学校资助的，按学校有关文件执行。经费使用应有专人负责，会议结束后应及时进行财务决算。

2. 对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待：如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办;对我未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。

3. 原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过国际交流处报江苏省外办审批。

4. 原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则须专案报批。 5. 一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求，可与有关旅行社联系安排。 6. 确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

7. 一切涉外事宜，均应事先与国际交流处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。

四、国际会议总结

1. 会议结束后，承办单位要认真总结经验，按提纲要求(附件三)在一个月内写出书面总结，分别送科技处和国际交流处。

2. 会议上获得的有较大或重大学术价值的学术论文或信息应及时向科技处通报。

3. 承办单位必须将有关会议始末的全套材料(包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录象、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料)，于一个月内搜集、整理完毕，送国际交流处归档。

本规定自2004年发布之日起实施。宁师外(1999)第115号文作废。本规定由国际交流处负责解释。

第四篇：厦门大学研究生出国出境参加国际学术会议资助管理办法

(2008)厦大研字13号

为了鼓励和资助在读研究生出国出境参加国际学术会议，促进在校研究生的国际合作与交流，进一步提高我校研究生的培养质量，设立研究生出国出境参加国际学术会议资助项目。本资助项目由研究生院和各培养单位共同承担实施工作，包括资助项目的审批、经费资助额度的审定等。为了更好的做好此项工作，制定本管理办法。

一、资助对象与原则

1.资助对象为厦门大学全日制在校研究生，拟参加的国际学术会议的主题应与申请者专业领域紧密相关，且拟参加的国际学术会议会期应在完成论文答辩之前。

2.资助参加的国际学术会议原则上应为在国外境外举办的相关研究领域的高水平国际学术会议。

3.资助对象原则上应为论文的第一作者(或导师为第一作者，学生为第二作者)，且在会议上做口头报告或报展。每篇论文原则上资助一名研究生参会。论文的第一署名单位为厦门大学。

4.资助原则是学校资助与导师(课题组)资助相结合。学校资助额度见研究生院相关工作通知。参加领域内最高国际学术学会(或协会)主办的学术会议可酌情提高资助额度。大会、分会邀请报告等可申请全额资助。参加双边学术会议原则上资助额度减半。

二、资助经费用途

1.参加国际学术会议的往返旅费

2.会议注册费

3.签证相关费用

4.往返机场/火车站交通费

5.住宿费

三、申请与审批相关程序

1.拟申请资助的学生须向所在院系提交以下材料：

(1)《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》

(2)会议正式征文通知(Final Call for Paper)

(3)论文录用函和大会邀请函

(4)拟发表论文全文(或会议摘要)

(5)外语水平证明

2.学生所在院系对学生所参加国际学术会议的内容、在所属领域会议的级别等情况进行审核，并确定资助申请人名单。

3.各院系向研究生院提交审核通过的申请人名单、学生填写的《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》以及论文录用函和大会邀请函，提交时间分别为每年的3月，6月，9月和12月。

4.研究生院将对经过院系审核的资助申请进行复核，确定资助名单和资助额度。

5.获得资助的申请人如有需要，可提前至少十个工作日向所在院系申请办理借款。

四、经费核拨

1.研究生院每年3月，6月，9月和12月确定各学院(研究院)拟资助学生出国出境参会人数及额度后通知财务处将款项拨至各学院(研究院)。

2.各学院(研究院)每年3月，6月，9月和12月根据学生实际参会情况向研究生院提交上一期《厦门大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目汇总表》以及学生参加会议后撰写的总结报告。

3.学生因故未能成行但已下拨到学院(研究院)的款项将在下一期拨款时予以扣除。

五.报销相关程序

1.受资助学生回国后应在一个月内(遇寒暑假顺延)向所在院系报到并提交以下材料：

(1)会议日程安排(Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印件)

(2)护照首页及标有出入境日期页面的复印件

(3)参加国际会议的总结报告

(4)参会情景照片若干张(电子版)

(5)批准资助项目的相关正式发票原件(所有发票背后需有导师和本人签字;机票原件需随发票，国外电子机票应附登机牌)

2.学生所在院系审核以上材料，并按程序办理审批。审批原则为学校资助额度内实报实销。

3.学生持院财务相关审批件至财务处办理报销。

六、本办法自二○○九年一月一日起执行，由研究生院负责解释。

第五篇：会议管理办法

为加强**公司(以下简称“集团公司”)会议管理，规范会议行为，提高会议效率，制定本办法。

本办法适用于集团公司董事长、总经理及其他经营班子成员、监事会主席、所属企业经营班子成员主持召开的各类会议。

除上述人员以外人员主持召开的会议参照执行。 第一条 会前准备

一、确定会议议题

(一)会议议题由会议主持人指定的部门或人员负责筛选汇总，报会议主持人审定。

(二)会议议题应为必须通过会议研究、讨论，方能作出决定或安排的事项。可由相关领导、部门直接决定的事项，一般不得作为会议议题。

二、确定会议时间、地点、参会人员

(一)会议时间、地点、参会人员由会议主持人指定的部门或人员提出建议，报会议主持人审定。

(二)参会人员权限分为出席、列席、旁听三种。

1、出席：在整个会议过程中，可参与讨论、审议和表决。

2、列席：在整个会议过程中，可参与讨论、审议，不得参与表决。

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3、旁听：在整个会议过程中，只能旁听，不得参与讨论、审议和表决。

三、发出会议通知

(一)会议通知由会议主持人指定的部门或人员，采取口头、书面、短信等多种方式发出。

(二)会议通知应载明会议时间、地点、会议主持人、参会人员、议题、有关具体要求。

(三)收到会议通知的参会人员，必须向通知发出部门或个人确认收到会议通知。

四、送达会议资料

(一)会议资料由会议主持人指定的部门或人员根据会议议题，提前准备并通过OA、书面等多种方式在会前送达参会人员。

(二)为帮助会议主持人把握会议节奏和讨论方向，会议主持人指定的部门或人员应为会议主持人准备全套书面会议资料(含议题清单、上会文件及相关佐证资料)，提前送达会议主持人。

五、会场所需投影仪、音响系统等设施设备，由对应企业行政部门负责在会前安装调试到位，确保正常使用。

六、参会人员必须结合会议议题，认真研阅会议资料，深入思考，形成对会议讨论、研究事项具体的意见和观点，准备上会发表。必要时，可向有关方面查证相关信息或查阅有关佐证材料。

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第二条 开会

一、参会人员应妥善安排工作，确保如期参会。如因特殊原因，无法如期参会，应在会前向会议主持人请假或另行委托经会议主持人同意的他人代为参会。

二、参会人员必须按照规定时间提前抵达会场。

三、会议主持人指定的部门或人员在会前应清点人数，向会议主持人报告。

第三条 会议程序及要求

一、会议程序

(一)会议主持人宣布会议开始，通报会议议题;如议题较多，则应确定议题研究、讨论的顺序。

(二)根据议题顺序，由议题发起人简要说明提请研究、讨论的缘由、内容，请求会议作出决策、安排的具体内容。

(三)由会议主持人确定议题发起人以外出席、列席人员的发言顺序。

(四)出席、列席人员依次发言。

(五)会议主持人综合发言情况，就会议议题作出结论性或倾向性意见并提出后续工作安排，或组织进行表决。

(六)完成全部议题后，由会议主持人宣布散会。

二、出席、列席人员发言要求

(一)到会必须发言

出席、列席人员根据顺序，针对会议议题，依次逐一发表意见、表明观点。未经会议主持人同意，不得以任何借口

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和理由拒绝发言或表态。

(二)发言必须“言之有物”，不能泛泛而谈，意见和观点必须明确。

议题发起人发言中，应言简意赅，详略得当。未经会议主持人同意，不得赘述议题形成的具体过程，更不得照本宣科地诵读会议资料，不能言之无物、意见和观点不明确。

(三)除议题发起人等主要汇报人外，其他出席、列席人员发言必须严格控制时间，原则上不得超过5分钟(据会议需要，发言控制时间可由会议主持人另行确定)。

三、会议主持人、出席、列席人员共同负有提高会议质量、保证会议效率的责任。其职责分工如下：

(一)会议主持人职责：

1、维护会场秩序：及时制止和纠正出席、列席人员从事与会议无关的事情。

2、维护发言秩序：及时制止和纠正出席、列席人员打断或阻止其他人员的发言。

3、保证发言质量：及时制止和纠正出席、列席人员拒不发言，在发言中跑题、偏题，以“不了解、不分管、不负责”等理由搪塞、敷衍，所提意见和建议不具体、不明确，表决时不表态、不发言。

4、形成会议成果: 综合发言情况，提出结论性或倾向性意见，或组织进行表决。

(二)出席、列席人员职责：

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1、维护会场秩序：全身心投入会议，自觉不从事与会议无关的事情。

2、维护发言秩序：对其他人员发言给予充分尊重，不打断或阻止其他人员的发言。

3、保证发言质量：紧扣会议议题发言，在发言中不跑题、偏题，不以“不了解、不分管、不负责”等理由搪塞、敷衍，发言措辞尽量避免带有明显的个人感情色彩，所提意见和建议具体、明确、公正、客观，表决时积极表态。

第四条 会议记录

一、会议主持人指定的部门或人员负责对会议过程进行如实记录并留存查证。

二、经会议主持人同意，可通过录音、录像等方式进行会议记录。

第五条 会议成果

一、会议成果包括形成会议纪要、作出相关决定、形成工作安排等多种形式。

二、会议纪要

(一)起草会议纪要。

由会议记录人员根据记录，起草会议纪要。会议纪要应载明会议时间、地点、参会人员、会议议题、主持人、形成的决定或作出的安排、纪要起草时间、纪要报送单位或个人。通用格式见附件。

(二)审签会议纪要

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会议纪要经会议主持人、主要出席人员阅改、签名后形成定稿，印发至有关人员、部门、企业执行或阅知。

会议纪要审签过程中，如会议主持人、主要出席人员对纪要文本有异议，以会议主持人修订意见为准。

需呈报上级部门、领导备案、阅知的纪要，在定稿后，予以上报。

(三)会议纪要事项的落实

会议纪要印发后，会议主持人指定的部门或人员要根据会议内容，分送有关个人、部门、企业执行并抄送督办工作机构实施督办。

三、其他会议成果的落实

如经会议主持人同意，不出具会议纪要，则由会议主持人指定的部门或人员负责，将会议作出的工作安排分送或告知有关个人、部门、企业执行并抄送至督办工作机构实施督办。

四、各级督办工作机构要根据会议纪要、相关决定、工作安排，建立完备的工作机制，予以跟踪督办并及时将督办结果向会议主持人报告。

集团公司会议纪要、决定、工作安排事项督办按《集团公司关于文件报送、处理及督办工作的规定》执行。

第七条 会议纪律

一、会议纪要印发、会议内容正式公布前，会议议定内容均为涉密信息，未经会议主持人同意，参会人员和会议记

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录人员不得以任何形式对外扩散。

二、会议议题讨论情况、决策过程均为涉密信息，参会人员和会议记录人员不得以任何形式对外扩散。

三、会议内容对外传达均以会议纪要和经会议主持人审定的正式传达意见为准。

四、参会人员若出现迟到、早退，在5分钟(含)内罚款500元，5分钟(不含)以上罚款1000元并处扣月度考核分1—5分;未请假而缺席会议，按旷工1天处理(旷工1天扣罚不足1000元的，按1000元执行)并处扣年度考核分5分。

五、会议期间未关闭手机或将其设置为振动、静音状态，影响会场秩序的，给予100元/次的罚款。

六、到会不发言或发言泛泛而谈，观点和意见不明确者，给予50元/次的罚款。

七、未经会议主持人同意，在会场吸烟者，给予100元/次的罚款。

八、参会人员有以下行为的，由会议主持人视其情节轻重，给予100—1000元罚款：

(一)在会场进食的;

(二)从事与会议无关事务的;

(三)违反本办法规定，泄露涉密信息的;

(四)发言方式违反本办法规定，遭到会议主持人提醒、制止，未按要求改正的;

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(五)其他扰乱会场秩序、影响会议效果行为的。 第八条 本办法由集团公司行政部负责解释。 第九条 本办法自印发之日起执行。

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