档案数字化工作流程

第一篇：档案数字化工作流程

档案数字化流程与规范

一、档案接收

档案接收概述：

档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，接收时要对档案资料进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与客户进行书面交接并签字确认。

实体记录：档案的物理位置(库排架位置)、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。

针对接收档案形成档案管理台账，保持档案的完整性。

准备档案箱，按批次接收档案，并填写记录清单，双方签字确认。 质量管理措施：根据用户的电子或纸质的档案目录清单与我方的下架接收清单进行比对。如发现有误，打印出勘误表由客户签字确认。

接收客户档案的电子目录文件、光盘等。

二、档案整理

档案整理概述：

在图像扫描数字化加工之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行基本整理，包括盒内文件排序、标盒流水号、记录档案物理状况、拆除装订物，编写页码、做好前期基本整理工作，确保档案数字化加工质量。

档案整理流程：

1.对每盒档案的文件顺序按照统一的规则进行排列，具体的排列顺序由本单位客户提供标准;

2.盒内文件顺序排列好后，对每页档案进行编页，一盒一个大流水号，采用2B铅笔统一编在档案的右上角，背面有字的编在页面的左上角;

3.档案拆装：根据采购方的档案分类对档案进行起订、去除金属装订物，排序的工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页)，包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本，拆订整理好的档案用夹子夹起，以防错乱,装订的标准是左对齐、下对齐。

4.档案修复：有破损的地方在备考表中注明，对于卷边或边缘破损严重的档案、过于窄小的文件页，用宣纸在档案四周加边或接边，并按照裱补原则，先加长边，后加短边;对于多份文件粘连得情况，采用干揭法小心揭开;对于粘连严重、无法分开的则登记，不在分开。

5.对于装订成册、不便拆装的文件，可直接采用专业的PS7000不拆卷扫描仪直接扫描。这样即可以保证不拆除档案文件，又可以保证图像的清晰与完整。

6.对整理完成的文件进行详细登记，形成“档案整理记录清单”，提交客户，以备查验。 7.档案整理清单表单(整理人、年度、盒号、卷数、件数、页数、破损情况、备注)

三、目录著录(案卷目录、卷内目录)

传统组卷目录著录分为：案卷目录与卷内目录。 简化组卷目录著录分为：卷内目录 案卷目录与卷内目录简述：

案卷目录:要体现出本案卷内所有文件的主题，也就是概括本案卷内所有文件的中心思想。

卷内目录:与案卷目录不同，卷内目录要反映的内容是每一件的文件

主题。 著录项目: 案卷目录:年度、档号、全宗号、目录号、案卷题名、起止日期、

页数、件数、等字段

卷内目录:年度、全宗号、目录号、档号、件号、文号、文件题名、文件日期、页数、等字段

著录软件：著录软件著录方式为两录一校。(即两个人著录同样的数据，校对时用软件对比两个人的数据是否一致)

两录一校(著录软件)： 由于档案的数量较多，导致档案目录也不断增加。为了防止在档案录入后生成的电子目录数据库中数据出现不必要的错误或不规范，利用我公司两录一校目录录入质量管理软件，对档案录入进行准确性的质检。即两个人著录同一内容的目录，由软件进行自动对比，如有错误自动返红显示，第三个人与原档案文件对照进行更改。

四、档案扫描规范及分工

(1).操作扫描仪人员：

1.档案扫描：文书档案采用200分辨率、照片档案使用600分辨率进行扫描(分辨率也称DPI),扫描图像分为彩色储格式为：JPEG。

2.图纸扫描：主要分为工程与基建图纸，扫描图纸有两种方式：

a.利用专业的宽幅图纸扫描仪对需要扫描的图纸进行加工。

b.利用普通扫描仪对需要扫描的图纸进行多页扫描，在图像处理时将多页图像拼接，还原为原图纸样式。

3.图像扫描文件夹建立方式从根目录开始依次为：全宗号-年度、期限、件号。在件号的文件夹内保存该件每一页的扫描图像。图像与件号命名：不足5位前面用0补齐，如图像：00001.jpg、件号：00001。

注意事项：

1.扫描完成后的图像应避免出现扫缺、漏扫、扫重等情况。 2.扫描时要将文件放端正、压平再扫。

3.扫描时适时掌握掀盖、放纸、拿纸等流程，防止掀盖过早造成文件扫缺。

4.扫描尺寸分为A

4、A3两种形式，如特殊纸张超出A4扫描范围，可用A3尺寸进行扫描。

5.扫描时仔细对应文件页码编排顺序，如发现编错页、编漏页等情况，及时交给整改人员进行修改。

6.扫描完成后的电子图像要放在与档案实体档号相对应的文件夹内进行存储，文件夹内的图像绝不能有“张冠李戴”的现象产生。

(2)图像处理人员： 图像处理概述：图像处理主要是针对扫描完成后的电子图像进行加工处理，利用图像处理软件可对扫描后的电子图像进行旋转、纠斜、剪边、裁切、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡等功能，处理完成后的图像要求居中、清晰、端正，无其它干扰信息。

1.图像处理时要求保留页面全部内容(包括页面内容与页码)。 2.每一页图像都需要旋转为正常阅读视角。

3.对角度倾斜的图像进行纠斜，纠正后即可进行下一步操作 (不能影响图像清晰度) 。对角度倾斜且需要旋转的图像进行操作时，要先纠斜后旋转。 4.图像周围不能有过多的白边，如果白边过多影响美观必须进行裁取为合适的页面大小，如A4大小就得按A4大小的比例进行裁取。

5.彩色图像处理时如遇图像边缘有字，字比较贴边，要留出(1~2)毫米白边(如图像边缘无字，则不需留边)。

6.图像的大小(像素)要基本一致。

(3)图像质检人员(可让挂接人员用时进行)

经过扫描、图像处理后的电子图像，质检员就可以进行图像终检，图像终检是图像扫描与图像处理最终的一次质量检验，也是特别精细的一道工序。要做一名优秀的质检员必须具备过硬的专业知识、丰富的实际操作经验、较强的责任心才能把质检工作做好。图像终检方法：利用ACDSee 及柯达映像软件对处理完成的图像进行逐页质检，该工序主要针对图像处理后的数据进行核对、质检，终检主要对图像处理后的电子图像进行质量检查，(包括图像是否清晰、版面是否居中、是否倾斜、是否扭曲、是否完整等)，如遇不合格图像要返回到处理人员手中进行返工处理(并详细记录错误率)，返工完成后质检人员要对返工后的图像进行再次质检，直到该图像合格为止。

(4)挂接人员(终检) 挂接：将录入完成的成品目录导入到数据库中，通过数据挂接软件或其他工具将其与质检完成的扫描图像进行挂接，来实现目录与图像的一一对应关系。以方便各单位、各部门通过档案管理系统对加工档案进行正确、快速的查询与检索。

终检：在挂接的同时核对扫描的页数与目录页数与文件的目录是否一致，如不一致需对与原件进行校对并修改。

五、刻盘

将最终挂入前的扫描图像的目录及图像一起刻入光盘。

第二篇：档案数字化加工流程及规范

文档目录

一、操作流程 ...................................................................................................................................... 2

二、档案调卷 ...................................................................................................................................... 2

三、整理及著录 .................................................................................................................................. 2

四、拆卷 .............................................................................................................................................. 3

五、档案扫描 ...................................................................................................................................... 3

六、影像处理 ...................................................................................................................................... 4

七、数据质检 ...................................................................................................................................... 4

八、档案装卷 ...................................................................................................................................... 4

九、完整归还 ...................................................................................................................................... 5

十、数据备份 ...................................................................................................................................... 5

八、数据挂接 ...................................................................................................................................... 5

一、操作流程

档案数字化加工业务总体流程包括：档案调卷、整理及著录、拆卷、档案扫描、影像处理、数据质检、档案装卷、完整归还、数据备份、数据挂接。

先后顺序为：调卷 > 著录 > 拆卷 > 扫描 > 处理 > 质检 >装卷 > 归还 > 备份 > 挂接。没有特殊要求的情况下，务必安此流程进行操作，以便从总体任务中提高工作效率。

二、档案调卷

这个过程我方要指定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成，将待加工的档案从库房搬运到加工现场，对档案要逐份清点，并办理档案交接登记，与客户做好交接记录，确定无误后方可进行拆卷环节的工作。要求：

1，我方指定专人负责。

2，填写《档案交接登记表》(附件一)。 3，在交接登记表上要有双方的签字。

三、整理及著录

档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。

对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:

(一)，使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。

(二)，使用Excel表格方式制作，目录模板使用《档案目录模板》文档(文档号为JS121006002)。 如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：

1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。 2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：

以“卷”为管理单位的、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。 以“件”为管理单位的、期限、件号、页数、题名等。

3，如果目录内容有错(如主题内容，文号等)，以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。

4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。

5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。

6，关于顺页;整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。

7，关于分卷问题;档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-

1、0025-

2、0025-3……0025-

12、0025-13;如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录(不能两个分卷对应一个目录)。

8，关于补卷问题;漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-

1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。

9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠( ,/)，如果发现要改成中划线(-)(注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入)，日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。

以上问题出现时，及时反馈给组长，由组长和客户协调。

四、拆卷

拆卷时要对照档案目录逐页检查档案原件同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。 1，按顺序进行拆卷，“ > 保管期限 > 案卷号 >盒号”。拆卷过程中注意保护档案的原貌，以便于装卷、还卷时保持档案的原貌。

2，页码检查，页码检查过程中小于本卷其他页面的纸张用相同规格白纸进行裱糊。裱糊纸不得大于同文件其它纸型，裱糊位置适中。然后重新编写当前页码。若发现缺页、残页等问题及时做好记录，并反馈给组长。

3，拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线。 4，将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意。

5，拆卷过程中剔除生锈、易锈等金属物，对粘贴牢固、柔软纸张的卷要做记录，重点处理。

6，注明每卷案卷(包括正、副卷)的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理;

7，破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描(裱糊、压平或进行托纸扫描);

五、档案扫描

档案扫描是将纸质档案转变成电子文件的过程，扫描的操作顺序： 1>导入档案目录到档案数字化加工软件;

2>通过档案数字化加工软件生成计算机磁盘树型文件目录结构; 3>开始扫描档案;

扫描中的操作细节及要求如下：

1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3, 认真填写纸质档案《扫描登记表》(附件二)，登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4, 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。(扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。)

六、影像处理

影像处理要以视觉清晰、页面完整为准，对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。

影像处理时，要保留文件编号与文件页码。特殊情况下，如扫描的照片不用进行影像处理。

影像处理的过程中切勿操之过急，为了确保影像确实处理成功了，要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求，应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。

具体操作细节如下：

1，对图像偏斜度、清晰度、失真度、去污点、去黑边等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，初扫要保留。

2，发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整，处理时要保留文件编号与文件页码。

3，大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，未请示组长的情况下，不得删除任何原文或清除任何原文内容。

4. 若处理时误删原文或原文内容，要及时反应给组长，协调扫描人员，重新扫描、处理。 5. 处理过程中遇到问题时，要查阅原文及时做出更改，并汇报给组长登记。

6. 处理工作完成时，要将扫描处理结束的原文汇报转交给组长，以便后期质检数据挂接。

七、数据质检

1，逐条检查每个案卷目录下的扫描文件，是否打开正常、页数是否正确、目录和扫描文件是否一致。 2，逐页检查每个影像文件的倾斜度、清晰度、整洁度、分辨率、格式等。 3，逐页检查每个影像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。

如果出现以上问题要填写《数据质检表》并及时修改，完成质检后将表提交给组长。组长按《数据质检表》二次质检，并对其它数据按5%比例抽检。

八、档案装卷

1，装订前对照档案目录检查档案数量、内容的正确性，档案目录是否清晰并与档案实体相符;

2，检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符;检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确; 3，装卷时一定要再次顺页，若装卷时除拆卷、扫描人员反应的问题外，发现文件有缺页、残页，目录、备考表遗失等其他问题时要及时向转交人员问询，反应给组长及时解决;

4，装卷时一定要注意档案在拆卷前的原貌，不得自作主张，改变档案装卷规则;

九、完整归还

归还时由档案交接负责人完成，档案交接负责人提交给客户，并填写《档案交接登记表》(附件一)，《档案交接登记表》必须有客户的签名。本表格由组长保存，最后提交到公司做永久备案。

十、数据备份

扫描期间组长要备份不同价段的数据两份以上，扫描后备份，质检后备份，全部工程完成后，客户经验收合格后，进行三种备份

1，将全部数据刻录成DVD光盘备份。 2，将全部数据在计算机硬盘上备份。

3，将全部数据复制到客户的档案服务器上备份。

十一、数据挂接

1，由组长通过ADPS生成挂接数据。

2，将数据复制到档案服务器上，运行服务器上的挂接软件进行操作。 3，打开AIMS(档案信息化管理系统)，检查挂接的文

第三篇：档案数字化工作纪律及管理办法

数字化事业部工作纪律及考核办法

一、 目的：

(一) 为了更好的规范数字化事业团队，加强员工的自我管理，提高工作绩效,发掘员工潜能，实现员工与上级更好的沟通，创建一个具有发展潜力和创造力的优秀团队。

(二) 使数字化事业部的人员晋升、岗位调动、奖惩、培训等体系更加规范并且“有法可依”。

二、 工作纪律与规范

(三) 各项目组的员工上下班应严格按照项目组规定的作息时间，不迟到，不早退，不旷工;

(四) 上班时间严禁打闹、嬉戏，吵架、打架，无理取闹，严禁玩手机，网上聊天，串岗闲谈;

(五) 各岗位员工应服从组织的分配和工作安排，必须坚守岗位，履行岗位职责，保质保量完成工作任务;不得以各种理由擅自调岗，调岗须经项目负责人统一安排;

(六) 严禁恶意顶撞上司，辱骂、殴打同事;

(七) 各岗位员工必须按时参加公司和部门安排的学习、会议和集体活动，不能按时参加的，应经部门负责人或活动组织者的批准。

(八) 严禁散布负面信息，在团队内拉板结派，在团队内恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为。

(九) 严禁涉及黄、赌、毒;严禁参加邪教组织;

(十) 必须严格尊重公司及本部门规定的各种规章制度。

三、 管理办法

(一) 考勤管理办法与要求

1、 考勤由各项目指定一名兼职考勤人员管理、记录，项目组负责人负责监督和实施。

2、 考勤人员必须认真负责，不徇私情，实事求是，按日考勤。每日将考勤情况上报到数字化事业部行政处，于次月3号前将月考勤汇总表(详见数字化事业部周报表)和考勤签到表(扫描件或原件都可)发送到数字化事业部行政处。考勤人员应认真填写数字化事业部考勤表。

3、 考勤人员对婚、丧、产、病、事、差、迟到、早退、旷工等均应按规定严格记录。各类假条于次月一周内上交到数字化事业部行政处，以备必须附在考勤表后，以备核查.

4、 请、销假制度

(1)教职工因病、因事等各种原因需要离开工作岗位，须履行请销假手续，否则按旷工处理。请销假原则上须以书面形式提出，按管理权限审批。急病或其它紧急情况需要缺勤的员工，应先行电话告知上级领导，事后补办请假手续。 (2)请销假程序

填写《请假条》——项目组意见——领导审批——提交请假条于考勤记录人员处——准假后休假——需续假的办理续假手续——按时返工并销假。 (3)审批权限

a.项目负责人请假，由公司分管副总审批。 b.项目经理助理请假，须经公司分管副总及项目负责人审批。

c.项目组长及生活委员请假，1天以内由项目负责人审批，1-3天以内须经数字化事业部行政审批，3天以上须经公司分管副总审批，

d.职工请假，1-3天以内由部门负责人审批;3-6天以上由数字化事业部行政审批，行政助理须上报公司分管副总;6天及以上，须经公司分管副总审批; e.所有请假情况，都需在审批之后马上通报数字化事业部行政，基层员工请假情况由考勤记录人员通报，项目组管理层请假须自行通报。

(二)其他工作纪律管理办法 1.管理职责：设有组长的项目组，由组长负责本组员工工作纪律的维持、监督工作，组长应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，项目负责人对本项目组内所有员工的工作负责;未设置项目组长的项目组，由项目负责人或项目助理负责项目组员工工作纪律的维持、监督工作，负责人或助理应随时记录本组内部员工的工作纪律情况，并负责(记录表格见《数字化事业部工作纪律情况表》，表格每周发一次，数字化事业部行政应认真核实)。

2.如有违纪情况，项目负责人须及时向数字化事业部行政汇报违纪情况。

四、 违纪处理办法

实行层层管理、分级负责制;发现有违反工作纪律者，项目负责人不清楚、不知道、不制止的将追究领导责任。

(一) 考勤违规处理 1.迟到、早退处理办法

a. 迟到/早退5到10分钟，按10元/次的标准扣罚当月绩效工资;

b. 迟到/早退10分到30分钟，按20元/次的标准扣罚当月绩效工资;

c. 迟到/早退30分钟以上者，做旷工半天处理; d. 当月迟到/早退5次以上者，做辞退处理。 2.旷工处理办法

(1)有以下情结之一者视为旷工：不请假、超假或请假未经批准缺勤者;不服从组织安排，不到岗者;请假期满因故需续假二未办理续假手续者;学习培训、会议、各种活动集会无故不到者;迟到/早退30分钟以上者，视为旷工半天。

(2)处理办法

a.当月累计旷工半天，扣罚当月绩效工资50元 b.当月累计旷工1天以内，扣罚当月绩效工资100元; c.当月累计旷工2天以内扣罚，扣罚当月绩效工资200元;

d.当月累计旷工2天以上，则做辞退处理。

(二) 其他违纪处理

1. 上班时间玩手机，网上聊天，串岗闲谈，扣罚当月绩效工资50元/次;

2. 上班时间吵架、打架，无理取闹，扣罚当月绩效工资100元/次。

3. 不服从组织安排，不履行岗位职责，擅自调岗，未保质保量完成领导交办的任务者，扣罚绩效工资50元/次;其中故意不记录项目组不达标产量者，扣罚当月绩效工资200元/次 4. 无故当众顶撞上司，辱骂、殴打同事，扣罚当月绩效工资200元，情节严重者做辞退处理;殴打同事情结严重者，交由司法机关处理;

5. 恶意散布负面信息，在团队内拉板结派，恶意制造影响团队协作、发展的不和谐行为，均做辞退处理，情结严重者交由司法机关处理;

6. 涉及黄、赌、毒和邪教组织者，辞退并交由司法机关处理。

7. 违规其中一项工作纪律者，则取消其当月所有奖金; 8. 各项目组负责人及各级领导应高度重视工作纪律管理工作，认真及时查处本项目组员工中违反工作纪律的现场。因失察、拖延、推诿使项目组违反工作纪律的问题得不到及时纠正和处理，并造成不良影响及后果的，将追究部门负责人的领导职责。对本项目组员工进行打击、报复，或对违反工作纪律应该进行查处的员工予以包庇、纵容的，将给予严肃处理。 9. 员工对处罚不服者，可以申请复议;对复议有异议的，可按法定程序解决争议。

第四篇：云南省档案数字化工作安全保密管理办法

第一章

总则

第一条

为保障档案数字化工作顺利进行，确保档案及其数字化成果和相关国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等法律法规以及相关规范、标准，制定本办法。

第二条

本办法所称档案数字化工作是指采用计算机、扫描仪、数码相机等信息设备，对各类介质载体的档案内容进行数字信息转化，使其成为能被计算机识别的数字图像或数字文本的加工处理过程。

第三条

本省行政区域内各级机关、社会团体、国有企业事业单位、其他涉及国家秘密载体单位(以下简称“档案数字化组织实施单位”)及相关档案数字化服务机构(以下简称“档案服务机构”)或工作人员，在档案数字化工作中应当遵守本办法。

第四条 县级以上档案、保密行政管理部门分别负责对本行政区域内档案数字化工作和相关保密工作进行监督、指导，并组织开展档案数字化安全管理、保密培训。

第二章

组织实施

第五条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构应建立健全规章制度，明确管理机构和人员，确保档案实体、信息及档案数字化成果的安全，严防泄密事件发生。

第六条

档案数字化组织实施单位委托本单位之外的档案服务机构承担档案数字化的，应选择具有云南省档案数字化服务机构备案证书的档案服务机构。符合以下条件的档案数字化服务机构可以申请备案：

(一)在中华人民共和国境内登记注册的企业或事业法人，且无境外(含港澳台)组织、机构、人员投资;具备工商管理部门核发的有效营业执照，其业务范围中具有数字化加工或者档案扫描项目;

(二)参与档案数字化工作的工作人员为中华人民共和国境内公民，无犯罪记录，与所在档案服务机构签订劳动合同，并通过县级以上档案、保密行政管理部门组织的培训;

(三)具备与档案数字化工作相适应的信息设备和技术;安全保密管理制度健全，有完善的档案数字化加工组织管理方案、档案和信息安全保密风险防范预案;设有专人负责安全保密工作;

(四)三年来未发生档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案及档案复制件、国家秘密载体等行为;

(五)取得国家秘密载体印制资质(档案数字化类)。

符合上述条件的档案服务机构，可向省档案行政管理部门提出申请，省档案、保密行政管理部门按照各自职能，对申请机构进行审查核实，通过后，共同列入云南省档案数字化服务机构名录，并颁发云南省档案数字化服务机构备案证书，在一定范围内公布。通过备案的档案服务机构每两年进行一次复查，未经过备案的不得承担本办法规定范围内单位档案数字化工作。

第七条

档案数字化组织实施单位应与档案服务机构签订安全保密协议，并于协议签订后十日内报同级档案、保密行政管理部门备案。

第八条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构，应针对具体档案数字化项目制定安全保密工作实施方案，相关安全保密管理人员要落实岗位责任制。

第九条

档案服务机构应将工作人员个人的基本信息、安全保密承诺书及档案、保密岗位培训合格证书复印件及时汇总报送委托单位审查备案。

第十条

档案数字化组织实施单位自行聘用临时人员开展档案数字化的，所聘用人员应参照本规定第六条第(二)、(四)款、第九条进行管理。

第十一条

绝密级档案及其他必须严格控制知悉、使用范围的档案，应由档案数字化 1 组织实施单位工作人员使用本单位专门设备实施数字化。

第三章

场所管理

第十二条

档案数字化工作应在专门档案数字化工作场所(以下简称“场所”)内进行，场所应符合以下要求：

(一)设置在符合安全保密要求的档案数字化组织实施单位或本地综合档案馆建筑内且相对独立的区域;

(二)配备防盗、视频监控设施设备;符合防尘、防火、防有害生物等安全管理要求，供电稳定;

(三)配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具;在档案数字化加工区外设置存放工作人员私人物品的专用储物箱柜;

(四)场所内不得设有能连接国际互联网的信息接口。

第十三条

档案数字化工作应实施全程摄像录像监控，监控视频数据应由组织实施档案数字化单位保存3年以上。

第十四条

应建立档案数字化工作场所管理制度，核查出入人员身份，严禁无关人员进入场所。

第十五条进入场所的工作人员严禁携带手机、照相机、摄像机等具备照相摄像功能的设备和各类移动存储介质等信息设备及与工作无关的物品;未经安全保密管理人员许可，严禁将场所内的任何物品带离场所。

第十六条

档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、吸烟、饮水。

第四章

数字化流程和成果管理

第十七条

组织实施档案数字化单位和档案服务机构应明确责任，规范管理档案。 (一)档案出入库必须仔细清点，完备登记和办理交接手续;

(二)按卷(批)建立档案数字化处理单，在数字化加工流程中与档案实体同步流转，每个档案交接环节均清点签字;

(三)发现档案原件错、缺、污、损等情况的，要及时与档案数字化组织实施单位管理人员共同审核，并登记、签字确认;

(四)档案应由专人负责在专用档案装具中保管，严禁随地堆放，使用完毕及时归还入库; (五)档案服务机构和工作人员严禁留存、复制、摘抄档案。

第十八条

档案数字化工作人员应遵守档案数字化操作规范，防止损毁档案。

第十九条

档案数字化组织实施单位和档案服务机构应有专人负责档案数字化数据(以下简称“档案数据”)管理，采取可靠措施安全保管，交接应办理手续;严禁私自复制、留存、转让、转借或出售档案数据，不得泄露档案信息。档案数据移交前应进行验收检查，确保与档案原件一致，符合质量要求，无病毒和木马，可读、有效;移交后应及时登记入库，不得私自保管。

第二十条

档案数字化组织实施单位应科学管理档案数据，并采用异质、异地备份等方式，确保档案数据完整、安全和长期可用。

第二十一条

档案数据提供利用前，应按有关规定进行鉴定，划分使用控制范围。 第二十二条

档案数字化组织实施单位应制定档案数据利用管理制度，规范利用流程，采取防护措施，确保利用过程安全可控。

第五章

系统与设备管理

第二十三条

组织实施档案数字化单位应对用于档案数字化的信息设备及存储介质进行检查登记，并按相关保密标准和安全规范进行管理。

第二十四条

用于档案数字化的信息设备及信息系统必须与其他网络物理隔离;禁止 2 安装使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等具有无线互联功能的硬件模块和外围设备;不得使用笔记本电脑、平板电脑等便携信息设备。

第二十五条

组织实施档案数字化单位应采取措施，对档案数字化设备的输入、输出接口进行封闭处理。需开启使用时，应经过批准和登记并由组织实施档案数字化单位安全保密管理人员全程监督。

第二十六条

用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途设备和存储介质交叉使用;非专用设备和存储介质严禁带入场所;设备和存储介质移出场所前，应进行安全保密技术处理，并经组织实施档案数字化单位审批同意后方可移出。

第二十七条

用于档案数字化的设备和存储介质不得擅自外送维修，维修应有专门人员现场监督。无法确保数据可靠清除的设备和存储介质，如打印机、硬盘、移动硬盘、U盘等，严禁外送维修。

第二十八条

用于档案数字化的设备和存储介质，未进行符合国家保密标准的信息和数据清除，不得改做其他用途。报废的应按保密规定进行处理。

第二十九条

移动存储介质和刻录机等数据拷贝设备应由档案数字化组织实施单位指定专人保管，每次使用应经批准和登记，并在保管人员的监督下使用，用后立即归还。

第三十条

档案服务机构在结束工作任务后，应将自带的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交档案数字化组织实施单位保管或销毁，严禁擅自带走。

第六章

监督与检查

第三十一条

各级档案、保密行政管理部门在各自职责范围内，联合或者单独对本行政区域内档案数字化组织实施单位、档案服务机构及有关工作人员执行本办法的情况和安全保密情况进行监督、检查，并逐级适时报送相关情况。

第三十二条

档案数字化组织实施单位违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处，并追究领导责任。

第三十三条

档案服务机构违反本办法，情节严重或逾期不整改的，由档案、保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处，并提请工商行政管理部门予以处罚，直至吊销其工商营业执照。对发生下列行为之一的档案服务机构，应撤销其云南省档案数字化服务机构备案证书：

(一)不接受档案、保密行政管理部门监督以及被要求限期整改，逾期不改的; (二)发生严重档案安全事故的; (三)发生泄密事件的;

(四)两年内没有承接档案数字化工作的; (五)未按期限进行复查或未通过复查的。

第三十四条

违反本办法造成档案丢失、损毁、非法持有档案和档案复制件及泄密的，依法追究法律责任。

第七章

附则

第三十五条

本办法由云南省档案局、云南省国家保密局共同负责解释。 第三十六条

本办法自公布之日起施行。

第五篇：档案馆数字化、数字化档案馆、数字档案馆

关于档案馆数字化建设的思考

2006-11-9 网友评论 0 条 点击进入论坛

当二十世纪的尼葛洛庞帝 (Nicholas Negroponte)在《数字化生存》(Being Digital)一书中，向人们描述着数字时代对我们的生活方式、工作方式甚至思维方式带来的各种冲击时，人类文明已经真实地迈进了二十一世纪，数字化信息时代的大潮朝着我们扑面而来。档案管理和利用如何应对及适应数字化信息时代的需求，是我们档案工作者要思考的。

一、传统档案馆的数字之路

2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的问题引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

传统档案馆的数字之路由三个相互联系的阶段组成：

(一)档案馆数字化。档案馆的数字化包含着以下三层含义，其一是随着计算机技术的引入，建立档案馆的自动化系统，实现档案馆自动化管理，完成档案管理的数字化;其二是馆藏信息数字化，数字化的馆藏档案信息能直接被计算机识别和处理，建成完备的信息数据库;其三是构建平滑高效的档案信息数字化传输平台，实现档案的统一管理和资源共享。

(二)数字化档案馆。在档案馆数字化基础上，形成以数字化信息为馆藏内容，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式的一种新型档案馆，是采用现代高新技术的数字信息资源系统。

(三)数字档案馆。通过国家信息基础工程联合数字化档案馆，运用网络互联技术，将个体数字化档案馆联合起来，进行扩张、伸展，组成完全意义的数字档案馆，遵循共同协议，实现数字化信息共享，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。用户可以通过网络计算机终端提出需求，由数字档案馆系统完成查找和调阅档案信息，完全不受时间和地理条件的限制。如果说运用虚拟技术，建立虚拟档案馆的话，那么，档案馆发展到第三个阶段，才真正可以称得上是虚拟档案馆。

二、档案馆数字化——数字化的起点

档案馆的数字化建设作为传统档案馆数字之路的起点，如何走好这首要一步，就显得至关重要。为此我们就着重于这一点来谈一下我们的观点。

计算机技术的普及，为档案馆数字化建设奠定了良好的基础。档案馆数字化建设包含以下几个方面：

(一)档案管理的数字化。档案管理自动化是对档案馆自身管理行为现代化的确定，而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。这个特征是基础性的，有普遍意义的，是开展其他数字化工作的前提条件。现在许多文章在探讨数字档案馆或虚拟档案馆时，较多是对档案馆美好前景的预测与憧憬，很少涉及传统档案馆的现代化管理问题，忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理问题，如档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理、档案馆办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是档案管理数字化全面实现的基础。这些问题不解决，档案馆数字化建设就是“空中楼阁”，无从谈起。

20世纪90年代以来，我国各级各类档案馆开始进行档案管理数字化的实践与探索，大致可以归纳为三方面的发展方向。

1、建立著录档案信息检索系统。著录档案信息检索系统，应该说是计算机技术与档案工作的最早结合点。由于档案馆的馆藏量巨大，档案的信息资源又是如此丰富多样，为了方便利用者，提高查询效率，档案馆利用计算机技术进行档案目录或专题文件级目录著录，以达到快速检索的目的，检索工具的数字化带来的优势尽显无遗。

2、“文档一体化”管理。1992年国家档案局提出“文档一体化”管理思路，许多档案部门纷纷尝试利用计算机技术实现文件与档案的一体化管理，从文件形成之时到文件办结归档乃至档案管理成为一条流水线的操作过程。“文档一体化”操作管理软件与传统手工操作相比，避免应归档的文件材料人为遗漏，提高了文件归档的完整性和准确性，提高了文件立卷的效率，提高了档案的质量。但它也只是利用计算机技术来模拟传统手工操作流程，不是真正意义上的文档管理数字化。

3、档案馆数字化管理系统的建设。我国档案工作数字化管理起步时间较晚，目前还是以针对上述档案信息检索系统和文档一体化数据库系统的管理为主，停留在档案工作数字化管理的初级阶段，数字化管理的优势和潜能并未充分发掘出来。档案工作数字化管理系统实际上是一个可以涵盖档案馆行政管理和业务管理、档案信息开发利用工作等诸方面的大型的系统工程。档案馆数字化管理应该以此为契入点，朝着这个方向积极发展。

(二)馆藏信息的数字化。根据《档案法》的规定，综合性档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，是永久集中保存档案的基地，与国家历史同在。综合性档案馆通常都有数量庞大的馆藏，内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的馆藏信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化;而且更有前景的是数字化后的档案信息能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介，给长期以来沉闷、形式单一的档案信息贴上吸引人的“标签”。馆藏信息的数字化是档案馆数字化建设的核心，其数字化建设的工程量巨大，各级档案部门应根据自身特点采取不同的建设模式：

1、大型综合性档案馆，它们的馆藏基础一般都较好，馆藏信息的利用也较频繁，在建设经费充足的情况下，可以采取技术优先的原则，划出专项经费，成立馆藏信息数字化部门，专门负责档案信息数字化工作。这种模式见效快，但投入高，需要很强的经济支持和技术支持。

2、中小型综合档案馆，在建设经费不够充足的情况下，可以采取资源优先的原则，购置少量的设备，对重要的档案资源先期进行数字化处理，循序渐进逐步扩大数字化规模。这种模式见效慢，投入较少，对技术要求也不高。馆藏档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在。

目前大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质为主，纸质档案数字化制作方式一般有二种：第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件(OCR)识别，制成文本文件;第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片，不管上面具体是什么内容，由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占据空间小，是一种真正意义上的全文数字化，但纸质档案信息的记录方式是多种多样的，有的是手写体、繁体字，有的字迹褪化及非文字形式等，此时采用第一种方式就会暴露出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低;若采用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不能马上胜任此项工作，差错率大且核对困难，投入大，收效慢。而第二种方式实现容易，一般档案工作人员只要稍加培训，即可操作机器，且工作可以定量化，差错率相对较低，即便有一些错扫、漏扫等，也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题，在计算机技术日新月异的今天，相信适合的软件很快就会被开发出来，如果能采用先进的高速扫描机，那么对档案信息数字化无疑是如虎添翼。另外，还因为图像扫描保持了档案原件本来面目，可以使利用者在看到文字内容的同时，也能看到纸质档案的其它一些特征，如原件的纸色、墨迹、印章、圈点、批注等各种原貌，使利用者可以获得更多的线索，开展一些更深入的研究。

(三)档案信息传输平台数字化。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值，以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内，人们需要档案信息，往往需要亲临档案馆，通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。但档案信息在完成数字化后以数字形式存在时，数字网络系统就将成为其主要的传输平台，为档案信息的快速流动提供可能。数字化了的档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以方便地进行远程传递，不受时间与空间的限制，利用者不必亲临档案馆，就可以在任何时间任何地点通过计算机方便地利用档案信息。

如果把档案馆数字化建设比作一个人体的话，那么档案管理数字化和馆藏信息数字化的建设就是这个人体的骨架和血肉，数字网络系统就是它的神经网络。档案馆信息传输平台应首先构建的是档案馆局域网也可称为内网，一般的要求是在遵循统一的通信协议前提下，通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器，部门的个体计算机通过网络共享网络信息资源，为档案馆核心数据库提供档案信息，也可以得到权限范围内的档案信息。其次是构建外网、公众网等，可使档案信息通过数字网络系统进入信息交流的大动脉----互联网，实现档案资源的共享。

三、档案馆数字化建设需要注意的几个方面

(一)建立标准化的规范体系。《中华人民共和国标准化管理条例》指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各地的档案馆对数字化建设还都处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化的规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的坚实基础。如浙江省档案局指出数据库建设要本着保证质量、规范标准的精神，并决定在2002年正式出台统一的《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》相关标准，对全省各级档案馆现有的数据库与软件进行修改、规范，提高数据质量，完善软件功能，特别是数据标准接口功能。在建立标准化的规范体系方面我们应遵循以下原则：

1、以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，而且与管理体制的关系较为超脱，因此在不与法律相冲突的情况下，标准化管理更有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，特别是约束力强，但管理范围有限，所以在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。

2、首先考虑采用国际标准，其次才是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此即使在档案馆数字化阶段也应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。档案馆数字化建设中确定标准的原则是：面向计算机和网络及信息平台的处理，直接采用国际和国家标准;面向综合性信息的处理优先采用国家标准;面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。

(二)建设高质量的档案信息数据库。早在1992年就有学者指出档案工作现代化的核心是建设高质量的数据库，这个认识到今天仍然具有指导意义。现在我们档案馆数字化建设的核心依然是建设档案信息数据库，并通过网络平台进行信息传递和信息交流。

档案馆计算机数据库类型以检索性数据库和文件性数据库两种较为常见，检索性数据库主要用于揭示馆藏内容，介绍开放档案的范围、目录和提供网上检索途径;文件性数据库，主要用于完整地载入档案文件，使人们可以通过网络获得档案信息。档案信息数字化后以数据形式集合成数据库，档案信息组织形式就发生了本质上的变化，从原先纸张上顺序的、线形的方式转变为计算机的直接的、网状的方式，索引文件、超文本技术可以使信息按本身的逻辑关系组织成相互联系的网状结构，依赖先进的智能化信息管理技术，以人工语言或自然语言进行搜索，为用户提供方便、高效的服务。一个高质量的数据库中的数字信息要达到以下质量标准：第

一、数据的准确性;第

二、数据项目和内容的完整性;第

三、数据的规范性;第

四、数据的稳定性。

(三)档案信息安全问题。安全是档案馆数字化建设不可忽视的一个重要方面。档案馆与图书馆最根本的不同在于图书信息基本上是面对普通公众，而档案信息则对安全保密有严格的要求，有相当一部分档案信息是需要控制使用的，所以档案馆数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密和安全。通常采取的措施可以分为制度管理和技术保证两类，档案馆在数字化建设中对此应该形成一套管理制度体系，此外还需要有相应的技术措施进行自动控制，才能做到更加严密。如中国第二历史档案馆在进行民国档案数字化建设的探索时就十分重视数据的安全问题。他们认为在黑客猖獗和网络安全保护手段不健全的情况下，为了确保档案信息的保密和安全，可以有计划、有步骤、分阶段地进行数字化民国档案网络化服务。他们首先对已有的档案信息系统进行改进分化，对馆内不同用户根据权限提供全文档案信息，使馆藏信息首先在馆内达到资源共享。当馆内数据库接入Internet网时，除尽最大可能保证网络安全外，将那些有机密性的、不开放的档案不存放在网络服务器上。在当前的技术条件下，为了解决档案信息的安全问题，也可以使用Intranet技术，提供授权的档案信息服务。

(四)加快相关人才的培养和使用。人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的，所以各类相关人才的引进和培养必须引起高度的重视。档案馆数字化建设过程中必须考虑培养的人员有以下几类：系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等。

目前我国的档案专业教育，无论是高等教育，还是各种专业知识培训，都显得知识陈旧，内容更新慢，缺乏计算机技术与档案及档案工作关系的内容，其结果也就使得档案界严重缺乏既具有档案专业知识又具有计算机等相关知识的复合性人才，阻碍了计算机等现代化技术在档案事业上的运用。对此，档案教育界必须引起高度重视，奋起直追，加大培训力度。

同时档案馆也必须重视对在职人员的培训工作，重视引进相关的专业人才，以适应档案馆数字化建设的需要。在相关的岗位培训及人才引进时应该遵守以下原则：

1、做到有提前量，使有关人员对新技术新设备提前了解。

2、针对不同对象分层次培养，要求知识技能与岗位相适应。

3、充分依靠社会支持，引进人才但不浪费人才，做到人员结构合理。

以上是我们对档案馆数字化建设的一些浅见。现在各地档案部门都很重视这方面的信息，有些单位已将此摆上了议事日程，但相对于图书馆部门，档案部门的动作已经滞后。中国数字图书馆工程现已进入了实质性操作阶段，其在数字图书馆的总体结构、标准规范、技术线路等方面已经积累了相当的经验。1999年3月成立的“国家图书馆文献数字化中心”年生产规模已经达到5000万至6000万页全文影像数据，它的网络可以提供1000G存储量的网上信息服务。档案馆如果还不重视档案馆的数字化建设，不能在网络上有效地传递档案信息，就无法融入信息时代的快车道，最终将被信息社会淘汰。因此，为适应社会发展的需要，档案馆数字化建设不仅仅是一项具有前瞻性的举措，它还具有更深刻的战略意义。