南水北调东线一期工程档案管理实践探讨

2022-09-11

东线工程是我国南水北调总体布局中的有机组成部分,东线干线全长1467km,途经江苏、安徽、山东三个省份。南水北调东线一期工程于2002年底开工,南水北调东线一期主体工程于2013年3月完工,5月完成了设计单元工程通水验收,是南水北调项目中最早通水的工程项目。档案管理工作在东线一期工程建设中发挥着越来越重要的作用,已成为保证工程质量建设、提高工程管理效率的重要因素之一[2]。

一、东线一期工程档案及其特点

东线一期工程档案是指在工程建设与管理工作中产生的、具有保存价值的历史记录,包括项目规划、立项、勘察设计、招投标、征地移民、施工、监理、验收、试运行等阶段产生的文字、表格、声像、图纸、电子文件等不同形式、不同载体的文件材料。

由于东线一期工程建设项目点多线长、类型复杂、建设周期长,东线一期工程档案具有时间跨度长、档案数量大、涉及范围广等特点,具体表现在三个方面。

一是形成档案时间跨度长。东线一期工程从2002年国务院批准《南水北调工程总体规划》后正式开始建设,至2013年主体工程完工,2014年实现通水,时间跨度长达10余年[3]。二是档案数量大。东线一期工程包括18个单项工程,92个设计单元工程(包括由地方负责组织建设的25个截污导流设计单元工程),静态总投资260余亿元,按每亿元投资产生约200~300卷档案估算,将产生约7万卷档案[4]。三是档案涉及范围广。东线一期工程涉及的专业领域广和工程的阶段性,形成的文件材料种类繁多,内容丰富、形式多样,涵盖了工程建设的方方面面。

二、东线一期工程档案管理的重要性

南水北调工程是目前我国投资额最大、涉及面最广的战略性工程,其规模大、跨度长,工程的复杂性与艰巨性,无与伦比。工程档案是工程建设的历史见证与真实记录,是工程验收、运行管理、维修养护、改扩建以及工程质量责任认定等工作的重要依据和参考,也是工程建设历史、工程文化的载体、是科学研究、经验总结、技术交流的原始材料,是南水北调工程建设中形成的重要信息资源财富。因此,做好南水北调工程档案的收集、整理,并对其进行科学管理、有效利用和安全保护,对东线一期工程有着极其重要的实现意义和长远的历史意义[5]。

三、东线一期工程档案管理实践做法

(一)明确工程档案管理体制

依国家档案法规定,结合南水北调工程实际,南水北调东线一期工程档案按照“集中统一、分级管理”的原则进行管理。在国家档案行政管理部门的监督、指导下,国调办统一组织领导协调南水北调工程工作,国调办综合司代表国家依法对南水北调东线一期工程档案进行管理,负责南水北调工程档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导,负责组织工程档案验收工作。

江苏水源公司、山东干线公司、安徽省南水北调建管办公室等3个东线一期工程项目法人对所负责建设的工程档案管理负总责,东线一期工程项目的各参建单位,负责所承担项目的档案收集、整理、归档工作,在合同验收、设计单元工程完工验收前,完成有关文件材料的收集、整理、归档工作。

(二)制定工程档案管理制度

在对南水北调东中线一期工程建设及档案形成、管理充分了解的基础上,国调办和国家档案局联合印发了《南水北调中东线第一期工程档案管理规定》及《南水北调中东线第一期工程档案分类编号及保管期限对照表》。两项制度明确了南水北调中东线第一期工程档案管理的原则及各方档案管理职责,涵盖了工程档案管理组织及档案的收集、整理、保管、利用、信息化,以及归档范围和档案分类编号,成为工程建设各有关单位开展工程档案管理和组织验收工作的依据。东线一期工程的各项目法人和项目建设管理单位依据国家规定,结合各自实际制定了相应的档案管理规定或实施细则,确保了档案管理工作的顺利开展。

(三)组织业务培训与现场指导咨询

为规范南水北调中东线一期工程档案管理工作,国调办多次举办南水北调档案管理培训班。通过开展档案业务培训,规范了档案管理具体工作,提升了档案人员素质,提高了项目法人的档案管理水平。此外,国调办组织相关专家多次前往东线一期工程现场,对工程档案管理工作给予指导与咨询,并根据检查情况,有针对性的讲解常见问题和解决方法。这些现场指导咨询为下一步做好档案管理工作提出了具体要求和建议,有效提高了东线一期工程档案工作管理的规范化。

(四)严格要求档案实体管理

南水北调中东线一期工程档案的收集、归档以设计单元工程为归档单位,设计单元项目完工文件一般不得少于3套。按照南水北调工程档案分类编号的规定,南水北调工程档案分为工程规划设计与建设管理类、移民及环境保护类、科研项目类、房屋建筑与房产管理类以及工程项目类等5大类别。在此基础上再进行细分,组成了南水北调工程档案分类体系。国调办、东线一期工程各项目法人和项目建设管理单位,重视档案的保管和利用工作,在工程建设的同时,充分考虑档案基础设施和保管条件的建设,同步列入规划,为南水北调档案资源体系、利用体系、安全防护体系建设提供了保证。东线一期工程各项目法人和项目建设管理单位按照国调办的要求,在合同验收、设计单元工程完工验收前,积极做好文件材料的收集、整理、归档工作。

(五)多措并举确保验收质量

2014年以前,国调办对提请档案专项验收的设计单元工程采用“调研检查”的形式进行摸底考察。国调办对设计单元工程档案专项验收采取了“分两步走”的方法,第一步是检查评定,对提交档案专项验收的设计单元工程档案情况进行先期的检查与评估,提出存在问题。第二步是待相关问题整改完成后再组织档案专项验收。档案的检查评定和专项验收工作均以国调办相关规定和办法为依据,与相关专家统一原则和尺度,采用分组、分专业的方法组织实施。设计单元工程在档案专项验收之后,国调办组织对专项验收存在问题进行整改核查,了解整改成效,并进行整改评价。

四、对做好东线一期工程档案管理的建议

项目法人单位应加强档案形成过程的管理,要针对不同的工程建设节点,组织多种形式的检查。在设计单元档案专项验收前,建管、施工、监理按照归档范围要求,对本单位产生的档案进行自检,技术负责人审核。施工单位档案还需监理审核,并签署审核意见;在档案检查评定后,认真听取并收集汇总专家提出的意见,有针对性的进行检查、整改,对应归未归的文件材料进行补充完善。重点对涉及工程建设、安全、质量的重要依据及过程性、结论性文件进行全面检查和补充。

摘要：南水北调东线一期工程档案具有时间跨度长、档案数量大、涉及范围广等特点,做好东线一期工程档案管理具有重要的实现意义和长远的历史意义。在东线一期工程档案管理中,通过明确工程档案管理体制、制定工程档案管理制度、组织业务培训与现场指导咨询、严格要求档案实体管理及多措并举确保验收质量等方面的实践措施,确保了工程档案的完整、准确、系统,对大型工程档案管理工作具有较大的借鉴作用[1]。

关键词：工程档案,档案管理,南水北调东线工程