第一篇：常用公文写作培训
公文培训一：常用公文的写法及注意事项
常用公文的写法及注意事项
一、常用上行文种的写法及注意事项
公务文书中的上行文，从单一角度看，主要是“报告”“请示”两个文种。“意见”这个文种，是一个具有多重行文方向的文种，它既可以上行，又可下行，还可平行。本章中仅对在日常工作中常见的“请示”“报告”进行分析指导。
(一)“请示”的写作技法
“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文种。它虽与“意见”(上行的)“报告”同属上行文，但三者之间“同轨不同迹”。
“请示”与上行文的“意见”非常近似，具有一定的交叉性，它们都是要求上级对自己所提的事项或问题，或给予批准，或给予指示，或予以认可，即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着统一性，但是它们之间又存在着离散性，主要表现在所提的事项与内容不尽相同。“请示”的内容较多涉及的是“人、财、物、机构、编制、出境出国”以及工作中遇到需上级作出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题，即通常所说的“硬件”;而上行“意见”的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难，要求上级给予指示或支持，也就是通常所说的“软件”。
“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分为两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项，按分公司规定，拟写请示前的事由须征得上级有关部门或领导的同意，原则通过后，方可正式行文;二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。
1.“请示”的结构与写法
请示的内容结构一般包括标题、正文和结尾三个部分。
(1)标题。主要是写明所需请示的问题，即“事由”，再加“请示”二字。例如：《关于开立银行账户的请示》《关于提供借款担保的请示》《关于×××风电场工程开工的请示》等。
(2)正文。一般分作两大部分：
第一大部分，写“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。例如：××××公司报送给分公司本部的《关于解决××××公司所属各单位融资困难的请示》一文的开头首先陈述了下列情况：
“受国家逐步收紧货币政策的影响，××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势，具体表现……。鉴于以上严峻形势，为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应，特对有关问题请示如下：……”。这段文字，属于“请
示”的撮要，交代了请示的依据，即“受国家逐步收紧货币政策的影响”;讲明了请示的缘由，即“××××公司所属各单位普遍面临较为严峻的融资形势”;明确了请示的目的，即“为了确保××××公司所属各单位基建、生产工作正常开展所需资金的及时足额供应”。然后通过一个过渡句“特对有关问题请示如下”转入第二部分。
第二部分，写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一贯到底的写法，一气呵成;内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。
(3)结尾。要提出明确的要求，语气要谦恭。请示的目的是要求上级给予批准并做出回复或加以“批转”，所以结尾应写作“妥否，请批示”。
要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批语。 2.“请示”写作要点提示
(1)要准确理解“请示”的行文对象。“请示”的行文对象必须是自己的上级机关，不可把“请示”与“申请函”“告知函”混为一谈，更不要把上级机关里的一些职能部门与“上级机关”等同。
(2)要把握“请示”的内在逻辑。一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大部分组成。“请示”的结尾用语，按照分公司规定，通常是写“妥否，请批示”;要求上级加以批转的请示，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行(办理)”等。
(3)坚持“一文一事”。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级机关及时、专一地进行处理;请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办与协办单位之间相互推诿，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应将有权批准该问题的单位列为主送，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。
(二)“报告”的写作技法
“报告”是党和国家行政机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。“报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。
1.“报告”的结构与写法
由于报告多种多样，在写法上很难划一，现就分公司日常工作中上报频率较高的报告类型进行介绍。
(1)专题性报告。专题性报告的内容结构一般由标题、正文及结尾组成。标题要明确反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如：《关于取消脱硫旁路及增设SCR脱硝装臵情况的报告》《关于×××项目工作的情况报告》等。正
文一般采用“三段式”的结构，这种结构又有两种基本情况：一是“情况-问题-意见”，这种形式多系以反映情况为主的专题工作报告;二是“情况-作法(经验)-不足”，这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告，如《关于获得节能节水、环境保护、安全生产专用设备抵免所得税的报告》，开头介绍了该公司在上级机关的工作部署下，积极研究税收政策，加强税收管理，并在掌握税收政策、享受税收优惠工作中取得了实效成绩，这就是“情况”;通过过渡，转入“经验”部分介绍,部分报告在“经验”之后会加上一些工作中的不足，值得注意的是，撰写这类专题工作报告的“不足”部分时，文字既要概括，又要简短，完全属于一种表态性的词语，切不可归纳成几个问题，又具有针对性的找出几点意见。结尾通常要写上一句结语，如“特此报告”等。
(2)综合性报告。综合性报告的内容结构一般由两个主要部分组成。标题由“时间概念”加上“工作情况报告”字样构成，如《关于二○一○年上半年工作情况的综合报告》。正文要把握好三点内容：第一，要有一个概括说明全文主旨的开头,这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估计等加以概括介绍;第二，要有一个内容比较丰富的主体，主体也就是报告的核心部分，在这个部分里，要把各个方面的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作，在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅;第三，要有一个较为具体的结尾，综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。
(3)检查报告。检查报告的标题是对发生的事故、错误情况加以概括形成“事由”，再加上“检查报告”或“检讨报告”字样而形成。正文通常由“四段式”组成。第一，写“情况”，即所犯错误、所发生事故(事件)的基本情况;第二，写“原因”，包括发生问题的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因;第三，写“责任”，即造成事故(事件)的主要责任与次要责任;第四，写处理情况和今后意见。对已经作了处理的写明处理情况，尚未进行处理的要提出今后处理意见;对错误的责任者，可按照责任大小、问题的轻重分别提出处理意见;处理意见不单指对人的处理，也包括改进工作，堵塞漏洞等方面的措施。
2.“报告”写作要点提示
(1)切实把握“报告”的写作规则。“报告”的内涵决定它在写作上的通用规则，就是通常所说的“三段式”，但应注意的是“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的状态，主要有：情况-做法-问题(意见)、情况(做法)-问题-今后意见、情况-原因(责任)-下步做法、情况-原因-责任及处理意见、情况-问题-建议等。写“报告”要切实掌握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。
(2)注重时效，情况真实。注重时效是向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及
时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议，如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。
要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须真实地反映实际情况，做到“实事求是”。由此可见，真实是报告写作之本。
(3)语言简洁，篇幅短小。“报告”的篇幅要短，就要充分运用概述和突出重点的表达方式。要使“报告”短小精悍，就应“避繁就简”这里讲的“繁”，主要是指现象拼凑，事实罗列，也就是通常讲的“流水账”;这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。总之，要字斟句酌，力求精炼，以少胜多。
二、常用下行文种的写法及注意事项
公务文书中的下行文，主要包括决议、决定、指示、通知、通报、会议纪要、批复与批示。本章仅对工作中常用的“通知”“通报”“批复”“批示”“会议纪要”进行分析指导。
(一)“通知”的写作技法
通知是党政机关常使用的一种公文。通知适用于发布有关规章和制度，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。由此可以看出，通知文种的适用范围极广，具有发布性、指示性和中转性的功能特点。
1.“通知”的结构与写法
“通知”由于功能的多样性，其写作模式及要领也不尽相同。 (1)发布性通知
发布性通知的标题通常由发文机关名称(行政公文中省略)、被发布的规章或制度名称和文种三要素组成，如《关于印发<×××××公司安全生产约谈制度(暂行)>的通知》《关于印发<×××××公司巡视工作暂行规定>的通知》。
正文一般应当载明两层内容：一是明确指出所发布的是什么制度，该制度的施行或生效日期及相关事项说明;二是提出贯彻执行的希望或要求。在具体表达次序上，开头都要通过一个“提前”句式，使用“现将”二字，把所有发布的规章、制度展现给阅者，如“现将《××××制度》印发给你们，请结合本企业、本部门的实际情况，认真遵照执行。”在主体部分，一方面可强调它的重要性及重大意义，另一方面要提出贯彻执行的要求。
结尾主要有两种情形，或是要求下级反馈贯彻执行的情况，在多数情况下，是用来宣布规章及制度的时效，其写法有的是“从即日起施行”，也有的是“自某年某月某日起施行”，
并写明原有相同的规章、制度同时废止等。
(2)指示性通知
指示性通知的标题都是标准式的，即由“制文机关”(行政公文中省略)、“事由”与“文种”三个要素组成，如《关于贯彻落实分公司一届三次职代会暨2012年工作会议精神的通知》。
正文的写法其普遍形式，一是既有一个独立且简短的开头“撮要”，又有一个总括全文中心并要求下级及时反馈执行情况的结尾，中间主体部分由若干并列内容组成，呈现“总-分-总”的结构模式。由于是指示性通知，因而在文中可以使用“不得”“要”“不要”“必须”等模态词语，表意十分明确，语气坚定有力，令人不容臵疑，这对于确保通知内容的贯彻执行是极为必要的。
结尾部分主要是对有关单位提出贯彻执行的希望和要求。 (3)批转、转发性通知
批转、转发性通知的标题通常由批转(转发)文件的机关名称(行政公文中省略)、主要内容与文种三个要素构成，如《转发集团公司关于×××公司××机组扩建工程档案通过国家重大建设项目档案验收的通知》《关于转发<李源潮同志在中央创先争优活动领导小组第四次会议上的讲话>的通知》等。在撰写转发性通知的标题时，经常会遇到几个“通知”重复出现的问题，如《××公司转发集团公司转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××(事由)的通知的通知的通知》，对于这种情况，为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次(即集团公司)和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”，加之行政公文要求凡是有红色版头的文件，在标题中省略“发文机关名称”，故可将该标题简化为《转发国家安全监督管理总局办公厅关于印发××(事由)的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删除掉的中间层次写进公文的开头，如“近接集团公司于×月×日转发国家安监总局关于××(事由)的通知(安监总厅应急„2011‟×号)，现转发给你们……”由于标题中已有“通知”字样，不会引起歧义，更不妨碍主题词中对文种的标引。
正文通常要写明三层意思。一是表明对被批转文件的态度，二是强调阐述批转该文件的重要性和必要性，三是要提出贯彻执行的希望和要求。
2.“通知”写作要点提示
(1)要讲求实效，切忌滥发通知。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，其目的在于指导和推动工作的深入发展。因此，要特别注意发布的必要性，讲求实效，严禁随意滥发，严格控制发文的数量，做到量度适中，以确保“通知”的严肃性。
(2)要明确无疑，切忌主旨含混。发布通知是为了解决实际问题并且需要贯彻执行的，因此在写作时必须做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，令人一目了然，同时在内容上必须符合党和国家的方针政策以及上级机关的文件指示精神，还要合乎本地区、本单位的实际情
况，否则就会从根本上损害通知的质量和效用。
(3)用语要庄重、切忌平淡无味。指示性通知用语的突出特点表现为庄严郑重、语气肯定、不容臵疑，为此要大量使用一些祈使句，如“坚决……”“尽快……”“必须……”“严禁……”“要切实……”“严格……”等，要使用一些成语和四字格的词组，这类语句简短意明、节奏爽快，有利于增强坚定有力的气势。不要因为要庄重而回避修辞，切忌语言平淡无味。
(二)“通报”的写作技法
“通报”属于知照体公文。规定其适用于“表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况”，从实践来看，“通报”也是党政机关使用频率较高的一个文种。
“通报”的特征突出表现为在表达手法上重在叙述事实，寓理于事，以事明理。通过对社会实践中发生的正反两个方面事实的陈述，来对人们起到示范、指导、教育和警诫作用。“通报”的特性还表现在它的发布形式上，从其使用情况来看，有时是由发文机关直接进行表述，称为“直述式通报”，有时则由发文机关将下级机关的报告、通报、典型材料、简报、经验介绍等以“通报”名义加以批转，称为“转述式通报”。其中前者为单体行文，而后者是复体行文，或称“以文载文”，即将下级机关的来文作为附件，以“通报”为主件，表述一些发文机关的评价性意见。
1.通报”的结构与写法
直述式通报的标题是由“制文机关”(行政公文中省略)、“事由”与“文种”组成，如《关于××××公司连续发生多起安全事故情况的通报》;转述式通报的标题，应由“制文机关”(行政公文中省略)、“被转发的文件名称”及“文种”组成，如《转发国家安全生产监督管理总局关于×××××公司火灾事故的通报》，若被转发文件的文种系“通报”，则应省略自身使用的“通报”文种，避免“通报”重叠。
正文按通报内容的不同，写法也有所差别。一是表彰性通报，其正文基本上是由“情况”-“决定”-“希望”三个部分内容组成。所谓“情况”，即表彰的缘由，也就是“为什么要表彰”，在这个部分中采用概括的手法，介绍被表彰单位或个人的先进模范事迹，以此作为制发本通报的依据;所谓“决定”,即表彰的具体内容，如授予的荣誉称号等，这是正文的第二层内容;最后是提出希望与要求，既包括对被表彰者的有关戒骄戒躁、再接再厉的要求，也包括对别人别单位向被表彰者学习的要求。二是批评性通报，开头先要概述事情的基本情况，亦即“问题”，然后对“问题”进行分析，探因求源，找出产生这一问题的具体因素，第三层内容是对“问题”的解决办法，即处理意见或情况，最后提出希望或要求。三是指导性通报，这种通报与指示性通知十分近似，开端首先是“提出问题”，然后对所提出问题进行多方面的分析，最后是解决问题的几点要求。
2.“通报”的写作要点提示
(1)要注意典型的真实性。由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引导、教育，既可以是正面典型，也可以是反面典型，因此写进通报中的内容必须是具有广泛代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事，以及能给人以启迪、警示作用的事件。同时，要特别注意其真实性，绝不可人为地拔高或贬损，否则就难以使人信服，从根本上损害通报的质量和效用。
(2)要向深处挖掘。通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，要在叙述事实的基础上作出进一步的分析和评价，挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属，以揭示问题的实质，概括出可借鉴的经验和应当汲取的教训，要注意触及事件的本质，切中要害，一针见血，否则无法起到以典型事例指导工作的目的。
(3)要明确直述与转述，在表达手法上有所侧重。直述式通报侧重于叙事，兼以必要的说明;转述式通报则侧重于议论，属评价性文字，应注意这种评价性文字不是对下级来文内容的简单重复，而是在此基础上的提炼与升华，要起到画龙点睛的作用以指导下级机关工作。
(4)要区别指示性通知与指导性通报。区分的关键在于弄清所依据的事实是某一方面的情况综合，还是刚刚发生的某一典型事例。虽然都是要提出解决问题的意见，均要求下级去办，但如属前者应用“指示性通知”，如系后者则可用“指导性通报”。
(三)“批复”与“批示”的写作技法
在公文中，“批复”与“批示”均是审批性的文种，即对上报的文件加注批语、作出批示。两者间也有一定的不同：一是法律地位不同，“批复”是党和国家行政机关公文处理办法明确规定的一个主要文种，属于“法定文种”，而“批示”则不是;二是审批文件的对象不同，“批复”是答复下级的“请示”而使用的文种，与“请示”是一上一下，一来一往，既对立又统一，缺一不可，而“批示”是针对下级报来的“工作总结”“工作计划”类(如计划、工作要点、方案、安排、规划、设想、纲要等)、“报告”类(如工作报告、情况报告、调查报告、检讨报告等)及各种简报、快报等文件，就其中的某一成功之点、问题之处所做的批语，对推动下级工作、解决问题具有启迪、参考、借鉴、警诫的作用;三是行文方式不同，“批复”的主送单位是行文“请示”的单位，如具有普遍意义，可将“批复”抄送其他下级一并周知，“批示”若具有普遍意义，可将原上报文件的单位与其他下级单位一并列为主送，不存在主送、抄送之分。
“批复”按其内容的不同，分为核准性批复、指示性批复、答复性批复。 1.“批复”与“批示”的结构与写法
“批复”与“批示”的标题，在行政公文中由“事由”与“文种”组成，如《关于××风电项目前期工作的批复》《关于××公司增补党委委员的批复》。
“批复”“批示”的正文，一般比较简单，主要包括两个方面内容，一是“引语”，即
首段文字通常包括来文的“机关”“标题”与“发文字号”，如“《关于××公司××机组工程开工的请示》(××ׄ2011‟×号)收悉”等，引语之后，随即是一个过渡短语，如“经研究，批复如下”“现就××问题批复如下”等。二是“内容”，如内容较少可不分段，内容较多则要分段按层次表述。
2.“批复”与“批示”的写作要点提示
(1)针对性要强。“批复”“批示”都是针对下级上报的“请示”或“报告”等文件而制发的，因此内容必须与后者所提的要求与陈述的情况紧紧相扣。在写“批复”时，首先要引“请示”的来文时间、标题和发文字号，这样就使来往的两个文件自然地联结在一起，然后根据所提请审批的事项，亮明观点和态度，作出同意或不同意的表示，凡属同意一般都不必再写理由。在写“批示”时，既要对“报告”表明态度，以示表扬推广、批评扼制、提请注意,又要根据需要或对问题有所补充、或进一步提出要求，要紧扣来文，言及其事。
(2)严格掌握行文对象。“批复”的行文对象是来文请示事项的单位。当“批复”的内容具有普遍指导意义拟抄送给其他下属单位时，也只是抄送给直属的下一级机关，一般不再扩大。“批示”的行文对象不像“批复”那么严格，它可以是直属的下一级，也可以是把所属的几级单位一并列入主送。
(3)灵活运用结构形式。根据“批复”“批示”内容的不同及文字的多少，采用不同的结构形式，但其内在结构必须是不仅提出了问题，而且要解决问题，甚至还夹有对问题的分析。
(4)坚持一文一事。无论是“批复”还是“批示”，都应坚持一文一事的原则，一份“批复”针对一份“请示”，一份“批示”针对一份“报告”。
(5)要正确理解“函代批复”。对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时必须使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公室代行时，由于它们之间属于平级关系，故通常用“函”代行“批复”来进行批复，如《关于××(事由)的复函》。
(四)“会议纪要”的写作技法
“会议纪要”是法定文种之一，适用于记载、传达会议的主要精神和议定事项。“会议纪要”是对会议的目的、要求、主要精神及决定的事项加以文字归纳整理，以上传下达、统一认识、推动工作。
会议纪要在行文关系上，可采取转发(印发)或直接发出的形式，类似通知，发给下级贯彻执行;也可以报送给上级，类似会议情况报告，向上反映情况。
会议纪要由会议主持机关审定制发，要求内容详尽具体。会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。按照其内容和表达形式的不同，可分为“指示型会议纪要”与“通知型会议纪要”。
“指示型会议纪要”即就某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要，
既有综合性的，也有专业、专题性的，既包含对党的方针、政策的具体贯彻意见，又有对某一重要工作或重大事项各种思想认识的统一，还有对今后工作的具体部署与安排。“通知型会议纪要”，即用来宣布会议决定事项的纪要。这类纪要大都是各类机关领导层集体开会决定问题后使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。
1.“会议纪要”的结构与写法
“通知型会议纪要”的标题由于具有特定的版式，所以一般不再另有标题。只有“指示型会议纪要”才会显示会议名称或中心内容的标题。“通知型会议纪要”如“×××公司1月份总经理办公会纪要”。“指示型会议纪要”如“×××关于××××工程开工专题会议纪要”。
“会议纪要”的正文一般分为三个部分：一是开头，又称前言。通知型会议纪要，由于大都有固定的排版格式(如会议名称、时间、地点、主持人、出席人员等)，故比较简单。指示型会议纪要的前言，就相对复杂一些，如加入会议的中心议题以及会议的指导思想等。二是主体，有三种写法：按孤立的问题顺序，逐个问题地写，也可综合起来归纳成几个问题来写，也可以按会议所研究、决定的内容分几个部分来写。三是结尾，一般是写会议提出的希望、号召等。
2.“会议纪要”的写作要点提示
(1)巧设布局，多彩多姿。除通知型的日常办公会议纪要，大都有较为固定的写作格式外(通常由时间、地点、主持人、参加人和决定事项组成)，对指示型会议纪要，不论是综合性还是专题性的，都要针对不同内容采用不同的结构形式。综合性的会议纪要，由于内容涉及较为复杂，故在结构布局上，除自然情况外，内容多采用“三大块”的写作形式，包括对过去工作的回顾，对当前工作形势的分析，对今后工作的打算等。专题性会议纪要，由于内容单一，故多采用“撮要分条”或“分条列项”的结构形式。
(2)明确宗旨，突出中心。一次工作会议，涉及的问题很多，在写会议纪要时，必须明确宗旨，即会议所集中解决的几个主要问题，形成纪要的中心。一次工作会议，在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见，同时也要注意吸收少数人的正确意见。对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”“会议讨论了”“会议研究了”“会议认为”“会议决定”等提法，加以集中概括、简明扼要地反映出来。对有分歧的意见，除学术性研究会议纪要外，是不可写入纪要的。
(3)讲究用语，注意条理。要按照会议纪要的不同用途，恰当地使用不同的用语。上报的会议纪要，就应使用对上的语气，如“会议讨论了以下几个问题”“会议考虑”等，下发的会议纪要，则可用“会议决定”“会议要求”“会议强调”“会议号召”等。
要注意条理化、理论化。这是会议纪要与会议记录的一个主要区别。会议记录一般要把每个人的发言尽量客观、详细地记录下来，而会议纪要则需要有一个对会议讨论意见的综合、
分析、整理加工的过程，这个过程也就是条理化、理论化的过程。所谓条理化，就是要对会议讨论的意见分类归纳、层级清晰;所谓理论化，就是要对会议讨论的意见尽量给予理论上的概括。
(4)实事求是，做好记录。会议记录必须依据会议的实际内容，不能随心所欲地增减或更改内容，不能添枝加叶。在写作当中，遇到需要增减的地方，要经参加会议的主要领导同意，必要时还应在一定范围内征求有关人员的意见。会议记录是产生会议纪要的基础，也是整理会议纪要的原始性主要素材之一。只有认真做好会议记录，才有利于会议纪要的整理，并保证纪要的质量，做到准确无误。
(5)行文方式，单复结合。通知型会议纪要，由于有固定的红色版式，所以他们大都是单体直接行文，且不加盖印章。指示型会议纪要，一般多是复体行文，即在上报或下发时，分别使用“报告”或“通知”做文件头，“会议纪要”作为附件随之运行。复体行文，党政机关应分别按照各自的公文处理法规的相关规定，使用标准的公文格式，如单体行文，行政机关应使用“会议纪要”的特定格式。
文章修改符号及其用法
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6.复原号：
复原号表示恢复已删文字的符号。第一符号标在需要复原的文字下方;第二符合用于复原大段文字，符号标在已删部位的四角。
7.离空号：## 离空号是表示空行、空格的符号。标在需要离空的位臵上，空一字距用#表示，空二字距用##算表示。
8.连续号：
连续号是把两处连接在一起的符号，用于需要连接的地方，箭头指向连接处。 9.空行号：>、< 空行号是表示空行或缩行的符号。第一符号用于需要空一行的两行之间，标在行的左端;第二个符号用于应联结的两行之间，也标在行的左端。
正确使用修改符号，能够明白无误地标示修改的情况，避免造成文字混乱。秘书在修改文稿时，能正确地运用这些符号，可以使修改的稿子保持整洁，理清头绪。
第二篇：常用公文写作
一、通告
(一)通告的分类
1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。
2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。 (二)通告的写作
1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。
2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。
——通告缘由通常用“为了„„，根据„„，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。
——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。
——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。
3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。
4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。
5.注意通告与公告的区别。
二、通知
(一)通知的特点和用途
1.应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。
2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。
3.有明显的时效性。
通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。
(二)通知的分类
1.布置工作的通知即工作通知。
2.召开会议的通知即会议通知。
3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。
4.任免通知用于任免、聘用有关人员。
5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。
(三)通知的基本结构和写法
各类通知均可按以下结构来组织全文。
1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”(如会议通知、停电通知)外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。
2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。
3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。
正文的结构大体说来，可以有三种写法：
总分条文式 引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。
归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。
篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。
4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。
(四)撰写各类通知的注意事项
1.工作通知这类通知的正文包括通知缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。
例如：
四川省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知各市、州、县人民政府，各地区行署，省政府各部门：
9月18日，国务院召开了全国农田水利基本建设电视电话会议;9月上旬，省委、省政府在巴中地区通江县召开了全省农田水利基本建设工作会议。为了认真贯彻落实好这两次会议的精神，在今冬明春更大规模地掀起农田水利基本建设的高潮，为明年抗灾夺丰收打下坚实的基础，特作如下通知。
一、深化认识。„„
二、明确任务。„„
三、突出重点。„„
四、发动群众。„„
五、增加投入。„„
六、确保质量。„„
七、加强领导。各地要切实加强对农田水利基本建设的领导，政府主要领导要亲自抓，分管领导要具体抓，“一班人”要共同抓。要精心组织，周密部署，明确任务，制定措施，落实责任。各级领导要改进工作作风，深入第一线，带头参加义务劳动，开展调查研究，及时发现和解决问题。要继续在全省范围内开展“李冰杯”农田水利基本建设竞赛活动，实行以奖代补的激励机制。各级各部门要主动配合，积极参与，搞好服务，打好总体战。
一九九六年九月二十四日
(印章)
(1)通知缘由这部分组成了通知的引言部分。或介绍背景，概述情况，分析形势;或肯定成绩，指出问题;或说明依据，阐明发通知的目的、意义或指导思想：或上述内容综合说明、阐述。
总之，要尽可能在这部分显示文章的主旨，表明通知的思路。
多数工作通知采用了总分思路，常常开门见山地在通知缘由部分揭示全文主旨。如上文。
少数工作通知也采用了递进思路。一种是针对存在严重问题说明情况，分析存在问题的原因和严重危害性，进而在此基础上提出解决问题的办法的通知。这种通知引言部分一般较长，至少循提出问题—分析问题—解决问题的递进思路将引言分为了三个层次。如下面例文。
国务院办公厅关于继续深入开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部门：
《国务院关于开展严厉打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动联合行动的通知》(国发[2000]32号)下发以后，各地区各部门高度重视，广大人民群众积极参与，新闻单位密切配合，集中力量开展了打击制售假冒伪劣商品违法犯罪活动的联合行动(以下简称打假联合行动)，有力地打击了制假售假违法犯罪分子的嚣张气焰，一些危害性大、群众反映强烈的制假售假现象在一定程度上得到遏制，取得了阶段性成果。
但是，由于历史和社会的诸多因素，假冒伪劣商品泛滥的局面还没有从根本上扭转，加之少数地区的领导干部对打假工作的重要性认识不足，地方保护主义严重，打假工作面临的形势仍然十分严峻。
国务院决定，把打假工作作为整顿和规范市场经济秩序的重要内容，在前一阶段打假联合行动的基础上，以食品、药品、农业生产资料、棉花、拼装汽车为重点，继续深入开展声势浩大、专群结合、扎实有效的打假专项斗争，通过对重点商品、重点市场、重点地区的专项整治，力争在年内使假冒伪劣商品泛滥的局面进一步得到扭转。各地区各部门要认真贯彻落实全国整顿和规范市场经济秩序工作会议精神，进一步提高认识，统一思想，再接再厉，把打假联合行动引向深入。
为了切实做好当前的打假工作，经国务院同意，现将有关事项通知如下：
一、明确分工，联合行动„„
二、地方负责，落实责任制„„
三、依法行政，严格执法„„
四、打防结合，综合治理„„
五、查处大案要素，抓好督促检查„„
打击制售假冒伪劣商品的违法犯罪活动，是整顿和规范市场经济秩序的重大举措，各地区、各部门要进一步统一思想，振奋精神，克服畏难和厌战情绪，齐心协力，重拳打假，为维护我国正常的市场经济秩序作出更大的贡献。
国务院办公厅
二○○一年五月七日
这种结构的主旨就不是在开头段即提出问题的层次摆出来，而是在解决问题的部分提出主旨(下面加点的语句)。这既是在提出问题、分析问题的基础上水到渠成地得出结论，又起到承上启下的作用，引出了下文通知事项的具体措施。
(2)通知事项这是工作通知的主要部分，要写明做什么、怎么做，即写明工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、注意事项等。这部分通常采用条文式，大体有三种方法拟写条文。
一种是条文内容较为丰富的，常在每一条开头用一句话概括本条主要精神形成条旨句，然后围绕条旨句展开条文内容。这样写提纲挈领，观点鲜明，易于把握全文重点，理解通知精神。如上面例文就是这种写法。
一种是在第一条开头用一个名词性偏正短语(词组)提示本条内容范围。有人称其为条首句，其实它还没有形成句子而是短语(词组)。如《国务院关于进行第三次全国工业普查的通知》中，通知事项5条条文的首句分别是“普查的目的、普查的对象和主要内容、普查的进度安排、普查的费用、普查的组织与实施”。这样写条文清晰，易于把握全文内容的范围。
有的在印制通知时，常将条旨句、条首句印为黑体字，以使其更醒目。
第三种是有些条文内容比较简单的，也可不要条旨句、条首句，而是直接陈述条文内容。
(3)通知要求即通知的结语部分。以要求、希望来结束全文，是工作通知写法上的一个特点。也有的通知不写这部分，通知事项言尽文止。
2.会议通知
这类通知写法比较简单、灵活。
一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。应做到内容周密、语言清楚、表述准确。他也常采用总分条文式或条文式，有的在条首标明“会议议题、会议时间、会议地点、出席人员”之类。
一种是供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议通知，这种通知正文开头可不写受文对象，在通知事项中说明出席人员。语言力求简短、明白。例如：
会议通知
经局长办公会商定，于5月20日(星期一)下午2至4时在本局第一会议室召开全局职工大会，传达市政府整顿机关作风工作会议精神，布置我局整改工作。请准时出席。
x x市人事局办公室
二○○二年五月十六日
一种是传阅式会议通知，受文对象不在正文开头，常在正文之后用“此致”引出受文对象，或在通知后面附表列出出席会议人员名单，供签“知”用。这种通知也可事先印成表格式，将有关内容填入就行了。
3.批转、发布性通知这类通知应注意行文的完整性。这类通知是针对被批转、转发的文件或发布的行政规章而发的，通知成了正件，原文件或规章成了附件。正件、附件一起，组成了完整的通知。
例如：
成都市人民政府批转市计委、外经委关于鼓励外商投资我市服务贸易领域意见的通知各区(市)县人民政府
市计委、市外经委《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》已经市政府同意，现批转给你们，请遵照执行。
二○○一年三月二十一日(印章)
《关于鼓励外商投资我市服务贸易领域的意见》(略)
批转、转发性通知的正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明文件名称及原发文单位;批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。
发布行政规章、规章制度、管理规章的通知正文写祛比较简单，一般写上“现将《xx(规章或管理规章名称)》印发给你们，望认真贯彻执行”即可。有的还要写明批准、通过的依据、时间、形式或生效日期，有的简要写明规章或规章制度的基术精神和贯彻执行的原则意见。
基层机关单位层层转发上级有关文件的通知，在标题中往往会出现两个以上的“关于”和“通知”，结构显得累赘。可简化这种标题，省略掉中间转发的层层过桥，直转最上级领导机关发文标题，而正文中说明转发情况。例如：
××县粮食局转发《x x市粮食局转发<省粮食局转发[国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知〕的通知)的通知》的通知
可改写为《xx县粮食局转发国内贸易部关于报送来信来访工作统计的通知的通知》，就简明多了。而在正文中可以写道：“近日，我们收到了省粮食局、市粮食局转发的《xx通知》”，这样，有利于上下级关系的协调。
4.任免通知其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。制发任免通知一定要注意依法行文。
5.事项通知这类通知涉及的内容和写法都与通告、启事相似，但用法又有不同。使用时要注意，这类通知格式简单，大都篇段合一，直陈其事，简明扼要;少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。
三、通报
(一)通报的特点及作用
通报具有知晓性和指导性的特点，它对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用，主要起倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体说来，其作用是：
1.嘉奖和告诫作用在一定范围内对具体的人和事表扬或批评，借以达到鼓励先进、发扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。
2.交流作用凡传达重要情况和知照事项的通报，能及时交流信息，上情下达，促进上下级之间、有关部门之间相互了解。
(二)通报的分类
根据通报的作用和应用范围，可将通报分为三类。
1.表彰性通报用于在一定范围内表彰先进。
2.批评性通报用于在一定范围内批评错误，纠正不良倾向。
3.情况通报多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态，以作为工作的参考。
从写法上看，又可分直述式通报和转述式通报。直述式通报是作者直接叙述通报事项，再在此基础上作出分析、评价、处理。转述式通报则是针对附件(如下级报送的情况报告、调查报告、通报、来信等等)所反映的先进事迹、错误事实或严重情况分析、评价，提出处理意见。
(三)通报的写作
1.通报的一般结构
(1)标题有两种写法。一是公文标题;一是新闻式双标题，多是正题加副题，也可写为眉题加正题。前者突出庄重、严肃，后者更鲜明、醒目。
(2)主送机关行文对象有专指的，写明主送机关;普发性的通报，也可不写主送机关，而在文后的发至范围中注明。
(3)正文各类通报写法上的差异体现在正文中，直述式和转述式通报正文的写法也有区别。正文通常采用递进式结构，也有的情况通报采用总分条文式结构。
(4) 落款注明发文机关和成文日期。
2.表彰性通报的写作
这类通报的正文一般包括先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。
先进事迹在直述式通报中，这部分内容直接在通报正文中叙述，写得就详细些。在转述式通报中，这部分内容己出现在通报后面附的材料和公文中，就不再重复叙述，只须概括地强调或突出要点。
先进事迹评价着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上说明其意义，分析评议其精神实质。着重突出先进经验的通报，应在介绍先进事迹的基础上，归纳和论述其典型经验，以供人们效法、借鉴。文字要简明，不必过多议论。
表彰决定要写得具体、准确，言简意明。
希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望，更包括对有关方面和群众的希望和号召。要求要切实可行，符合实际;行文要有针对性，做到概括、鲜明，不千篇一律。
3.批评性通报的写作
这类通报的惩戒作用十分突出，除在一定范围内批评处理错误外，着重是要从中吸取教训，引起有关方面和干部群众警觉，以防止类似事件再发生。
这类通报用于批评错误、公布处分决定的，篇幅较短。除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况、总结教训、指导改进工作的，篇幅就要长些。
正文包括错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求四部分，可从写作意图和目的出发决定取舍详略。
错误事实部分要围绕通报批评的主要问题，如实反映情况。在直述式通报中这部分要详写，在转述式通报中，错误事实一般在附件中已经说清楚了，通报正文对此则可从略，不必再重复赘述。
错误原因和教训部分，一般要针对错误事实分析原因，点明实质，总结教训，指出危害。要写得准确中肯，实事求是，既不可无限上纲。分析评议要合情合理，令人信服。
处理决定部分要简明扼要。
要求和希望部分是针对错误及其教训，提出切实可行的改进措施和要求，告诫来者，教育大家。
4.情况通报的写作
这类通报内容集中，多为一事一报;写作比较灵活自如，结构因文而定。主要是据实反映情况，分析问题，有的还要针对通报的情况提出要求和希望。行文要突出重点，抓住本质。无论是陈述情况的始末、发展过程，还是分析问题，都要不枝不蔓，语言要简洁、得体。
四、报告
(一)报告的用途
报告可用于陈述以下几方面事项：
1.定期或不定期地向上级汇报工作;
2.向上级反映情况;
3.答复上级机关的查询;
4.说明向上级机关报送文件、物品的情况。
(二)报告的分类
报告可从不同的角度分成各种类型。
1.按报告内容分类
工作报告用于向上级汇报工作进程，反映工作问题，总结工作经验教训。
情况报告用于向上级反映情况，特别是反映调查了解到的重大情况、特殊情况、新情况，比较系统、全面地为上级机关和领导提供社情、民情等信息动态。
答复报告用于答复上级机关的查询、提问;按要求如期汇报执行上级机关某项指示、意见的结果;回答有关代表大会、委员会及其执行机构提出的质询，交付处理的提案、议案的处理意见或处理结果。
报送报告用于向上级机关说明报送有关文件、材料或物品的情况。
2.按报告写作范围分类
综合报告用于反映一定阶段、一定范围的多方面工作情况，注重综合、全面。
专题报告用于反映某一项专门工作或某一方面工作的情况，注重专一性。实际工作中的报告大多是这种类型。
综合报告与专题报告的划分有相对性，有时部门的综合报告对全局而言，就成了专题报告了。
(三)报告的一般结构和写作要求
1.标题有的报告因事情紧迫，还要在文种前加“紧急”二字，以便引起足够重视。如《林业部关于抢救大熊猫的紧急报告》。
2.主送机关。
3.正文不同内容性质的报告，写法不尽相同，但正文结构一般由三部分构成。
报告缘由简明扼要地说明为什么写报告。若无必要也可略而不述。
报告内容这是正文重点所在。内容较多时，可依事情的发展变化脉络、认识处理问题的由浅入深，以纵式结构安排材料;也可按情况、经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且常分条列项使层次段落更分明。
决不能在报告中夹带请示事项。
报告结语各类报告一般以“特此报告”、“请审阅”等语作结。也可以不要结语。
4.落款写明发文机关和成文日期。
(四)各类报告正文的写法
1.工作报告
它的正文内容，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。这类报告篇幅较其他类型报告长，应恰当安排其层次结构。可标出序数分条分项陈述，也可列小标题分部分或分问题写。基本情况，可简要交代时间、背景和工作条件;主要成绩，应把工作的过程、措施、结果和成绩叙述清楚;经验体会，这是对工作实践的理性认识，要从实际工作中概括出规律性的东西来，以便指导今后的工作;存在问题，是写出工作中的缺点与不足;基本教训，这是分析工作失误的原因和反思值得吸取的教训;今后意见，是提出改进工作的意见，或者提出今后开展工作的建议。不同类型的工作报告，在这些内容上各有不同的侧重点。例文：
四川省人民政府关于去冬今春农田水利基本建设的情况报告
国务院：
去冬今春是我省实施农田水利基本建设“治水兴蜀”战略方针的第二年。按照全国电视、电话会议的部署，我省狠抓了以水利建设为中心，以治水、改土、兴林、修路、办电、建园为主要内容的农田水利基本建设，取得了显著成绩。据统计，从1996年9月1日至于1997年3月底，全省累计投入劳动积累工13.25亿个，日最高峰上工人数达1900万人，共投入资金37.24亿元;累计完成土石方量9.12亿立方米;动工各类水利工程项目102万个，完成92万个，占动工数的92%;完成新增有效灌面67.7万亩，改善灌溉面积560.3万亩;新修江河堤防110.8公里解决了144万人、136万头牲畜的饮水困难;小水电新装机7.8万千瓦;新建微水工程24万多口、山平塘3182口、人工井114万口、救生高台162个;改造中低产田土178.44万亩，治理水土流失2457平方公里;完成成片植树造林166.5万亩，零星植树1.79亿株;新建县乡标美路1580公里;全省农机系统完成了7.45万台、77.5万千瓦提灌机械的修复改造，恢复改善灌面150万亩，新增提水控灌面积9.75万亩，冬蓄提水完成6.5亿立方。其主要做法和特点是：
一、领导重视，真抓实干„„
二、因地制宜，突出重点„„ 首先，突出治水。
其次，实行山、水、田、林、路统一规则，综合治理，分类实施。
三、深化改革，增大投入„„
四、广泛宣传，持续发展„„
五、激励先进，开展竞赛„„
一九九七年x月x日(印章)
2.情况报告
情况报告常用于向上级汇报下列事项：
(1)严重的灾害、事故、案情、敌情;
(2)重要的社情、民情，如社会生活中的新动态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群众反映等;
(3) 督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果;
(4)举办重大活动、召开重要会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等;
(5)对某项工作造成失误和问题的检讨与反思;
(6) 其他重要的、特殊的、突发的新情况。
情况报告多数写成专题性报告，其写法不强求一律，但都要力求做到：
第一、内容集中、单一，突出重点，抓住事物本质，实事求是地反映情况。
第二、把情况和问题讲清楚，把事情的经过，原委、结果、性质写明白。
第三、若要提出处理意见和建议，要写得具体、明确、简要，尤其要注意提出意见、建议的写作角度，不能在报告中夹带请示事项。
第四、理顺文章思路和结构，无论是纵式结构还是横式结构，都要脉络清楚，层次分明。
第
五、情况报告写作要及时，以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
3.答复报告
答复报告的内容要注意针对性，有问必答，答其所问，以示负责。表述要明确、具体，语言要准确、得体，不可含糊其辞、模棱两可。它的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。答复依据指上级要求回答的问题，要写得十分简要，有时一两句话即可说明。答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又不要节外生枝，答非所问。正文写法比较灵活，或先写依据，后一并答复;或边写依据，边逐一答复。
4.报送报告
这类报告正文极为简单，有的甚至三言两语一篇，把情况说明就行。例如;“现送上我县参加 《xx市首届妇女美术作品展览》的作品巧件及作者介绍资料11份。请查收。”至于向国务院法制局报送地方性法规和行政规章的备案报告，国务院办公厅则对其格式作了统一规定。
五、请示
(一)请示的用途
具体说来，遇到下列问题需要用请示行文。
1.对上级有关方针、政策、指示或法律、法规不够明确或有不同理解，需要上级机关作出明确解释和答复;
2.从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定作出变通处理，有待上级重新审定明确作答;
3.在工作中出现了新情况，新问题需要处理而又无章可循、无法可依，需要上级机关作出明确指示;
4.需要请求上级解决本地区、本单位的某一具体问题和实际困难;
5.按上级机关和主管部门有关政策规定，不经请示有关部门批准，无权自行处理的问题;
6工作中出现一些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，必须请示上级领导或综合部门，以求得他们的协调和帮助。
除此之外，凡自己职权范围的工作，经过努力能处理和解决好的问题、困难，应尽力自行解决，不要动辄请示，把矛盾上交。 (二)请示的写作
请示的结构是相对稳定的。
1.标题不能把文种“请示”误为“请示报告”、“报告”或者“申请”;标题中的事由要明确，语言要简明。不宜写为“关于请求(或申请)xxxx的请示”，“请示”本身就含有请求、申请的意思了。
2.主送机关一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送形式。
3.正文请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语三部分组成。
请示原因应简明扼要而又充分地陈述请示的原因、依据。在概述情况时，不能笼统、含糊;在陈述困难时，不能夸大事实。这部分仍然不是请示的重点所在，是为请示事项作铺垫的。因此，不要轻重倒置，喧宾夺主。
请示事项这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、答复的具体事项。内容要具体，所提建议和要求要切实可行：用语要明确肯定，不能含糊其辞;若内容稍多时，可分条列项;语气要得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定“怎么办，因既已“决定”就不必请示了。
请示结语常用“妥否、请批复”、“特此请示，请予审定”、“请批准”“请审批”等惯用语。不要用“可否(妥否、当否)，请批准”之类不合逻辑的用语作结。
正文根据内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式、总分条文式。不论采用哪种结构，请示总是循请示原因—请示事项—请示要求的递进思路成文的。
(三)撰写请示的注意事项
1.内容力求单一，应一文一事。
2.制发请示时要注意与上下左右各方面的协调。请示不宜多头主送、多级主送，一般只主送一个直接上级。除领导直接交办的事项外，请示不得直接主送领导者个人，更不应同时主送多位领导，以免因违反行文制度或者领导批示的不尽一致而误时误事。
请示一般不得越级上报。
请示不得抄送一下级机关、单位，以免在上级作出批复表明态度前造成混乱。
3.注意请示与报告的区别。
4.正式印发请不送上级时，应在文头注明签发人、会签人姓名。
六、批复
(一)批复的特点
批复个显著特点就是有针对性。
它总是针对下级机关、单位呈报的请示被动行文。上级决不会主动发出批复，总是下级有请示，上级才有批复。
批复内容总是针对下级来文的请示事项作出答复的。批复事项紧扣请示事项明确作答，不能答非所问，复非所求，节外生枝。
批复的主送对象一般就是请示的发文单位，有时甚至标题就体现出针对性而与其他公文不同。例如《国家税务总局关于中外合资企业北京中燕有限公司不享受“内资”福利企业税收优惠政策问题对北京市税务局的批复》，标题中就写明了受文机关。
(二)批复的写法
批复的结构和写法都比较稳定。
例如：
国务院关于同意四川省撤销温江县设立成都市温江区的批复
四川省人民政府：
你省《关于撤销温江县设置温江区的请示》(川府〔2001〕75号)收悉。同意撤销温江县，设立成都市温江区，以原温江县的行政区域为温江区的行政区域。区人民政府驻柳城镇。
温江区的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置，所需经费和人员编制由你省自行解决。
国务院
二○○二年四月十四日
1.标题除按公文标题的通常写法外，还可把主送机关、单位写进标题。如前面提到的例子。
2.主送机关一般就是呈报请示来文的发文机关。
3.正文包括批复对象、批复事项和批复结语三部分。
(1)批复对象指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述来文的标题、文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。引述应十分简练，一般都用一句话说清楚。
(2)批复事项是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确答复或具体指示。批复内容应一文一事。对一下级请示事项的答复，应态度鲜明，观点明确，语言简洁明了，不能模棱两可，含糊其辞，使下级无所适从。
(3)批复结语一般在正文末尾写上“特此批复”并加上句号。若紧缩写为“此复”，也要加卜句号。少数批复也在结语部分简要提出执行要求。
正文视内容多少，可分别采用篇段合一式、三段式(三部分各一段)、两段式(省去结语部分)或总分条文式结构。
4.落款注明发文机关、成文日期。
七、函
(一)函的用途
函的应用范围比较厂一泛，加之行文比较自由，印发方便，传递灵活，使用简便，因而使用频率亦较高。它可具体用于以下几个方面。
1.平级机关或不相隶属的机关单位之间的公务联系、往来;
2. 向无上下级隶属关系的业务主管部门请示批准有关事项;
3.业务主管部门向无上下级隶属关系的机关单位答复审批事项;
4.机关单位对个人的公务联系，如答复群众来信之类;
5.上卜级机关之间涉及一些事务性的具体事项的联系、询问答复。
(二)函的分类
1.按照内容和用途，函可以分为以下几类。
(1)商洽函指用于平行机关单位之间和不相隶属机关单位之间商洽工作、联系有关事宜的函。例如商调干部、联系参观学习、查询或了解有关人和事、洽谈业务工作等。
(2)请批函指向平级的或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函，和业务主管部门向平级的或不相隶属的机关单位制发的审批函。有关机关、单位涉及部门业务工作，需向平级的或不相隶属的业务主管部门(例如人事局、财政局、税务局等等)请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不宜用请示行文，就应用函。同理，有关主管部门向平级的或不相隶属的机关单位批准、批复某些业务事项(例如干部录用、调动、经费拨付、税收减免等等)，因无上下级的隶属关系而不宜用批复行文，也就应用复函了。但在实际工作中，这类函常常误用为请示、报告、批复，这是应该格外注意的。
(3)询问答复函指用于上下级机关之间互相询问答复处理有关具体问题的函。上下级机关之间问答某个具体问题，联系、告知或处理某项具体工作，而又不宜采用指示、通知、批复、报告、请示等文种时，则可使用函。
2.按照文面规格，函还可以分为公函和便函。公函的格式较为正规，它按信函式公文(函件)格式印制。便函的内容多涉及事务性的具体事项，格式更为灵活、简便，写法较自由，可不写标题、不编文号。便函也常不列入正式文件处理。不少机关单位有专门的便函用纸或者便函本。
3.按照行文方向，函又可分为去函和复函。去函也叫来函，即是主动发出的函。复函则是回答来函、来文所提出的问题或事情，被动发出的函件。
请求批准函如：
四川省国家安全厅关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函
省人事厅：
根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关于1996年省级机关录用应届高校、中专校优秀毕业生的通知》(川人〔1996〕XX号)规定，我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试、面试、体检、政审。经厅党组研究，拟录用大中专毕业生24名。现将有关录用审批材料报上，请审批。
附件：录用审批材料24份
四川省国家安全厅
一九九六年三月二十五日
审批函例文：
四川省人民政府办公厅关于同意成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定的函
成都币人民政府：
你市《关于报请制定城市房屋拆迁补偿评估办法的请示》(成府发〔2001〕222号)收悉。经省政府研究，现函复如下：
一、根据国务院《城市房屋拆迁管理条例》第二十四条：“货币补偿的金额，根据被拆迁房屋的区位、用途、建筑面积等因素，以房地产市场评估价格确定。具体办法由省、自治区、直辖市人民政府制定。”鉴于目前制定适用全省城市房屋拆迁补偿评估规定的条件尚不成熟，省政府原则同意成都市人民政府根据实际需要先行制定有关规定。
二、成都市人民政府制定城市房屋拆迁补偿评估规定时，应认真考虑和吸收省级有关部门提出的修改意见(修改稿附后)，以利于与今后省政府制定的规定相衔接。同时，省人民政府的规定制定并发布后，成都市人民政府的规定内容如果与其有抵触或不一致的，应按省人民政府的规定执行。
附件：成都市城市房屋拆迁补偿评估管理暂行规定(修改稿)
四川省人民政府办公厅(印章)
二○○一年十二月二十日
(附件略)
(三)函的写作
1.标题可按公文的一般要求写。若是去函，标题中文种只写“函”;若是复函，则应写明“复函”。
2.主送机关。
3.正文
这是函的主干部分，不同类型、用途的函写法稍有不同。
若是商洽函、询答函的去函，要把商洽的原委、询问的问题、告知的情况等，写得清楚简明，以便得到对方的支持、理解和回答。若是复函，一般要先引用来函标题，再引文号，或者在开头写明“某月某日关于某个问题的来函收悉”之类，然后针对来件询问的问题、商洽的工作给予明确答复，以示互相支持或认真负责。正文的语言要得体而有分寸，要对不同的行文对象采取不同的语气。要注意礼貌用语。正文结尾处要恰当运用习惯用语，如是去函可用“特此函告”、“请即函复”之类，也可写“清予支持(协助)”，并紧接“为感”、“为荷”、“为盼”等语。其后都要加句号。有的也可不要结尾语。
请求批准函的正文，亦可写上“请批准”、“请子审批”之类结语，以表示对业务主管部门职权的尊重(但不宜写“请予指示”)。而审批函的结尾，则不必写上“特此批复”之类，而可写上“特此函复”之类结语，也表示对对方的尊重。例如：
四川省人事厅关于同意录用XXX等XX名同志为国家公务员的复函
省安全厅：
你厅《关于请求批准录用1996年大中专毕业生的函》(国安政〔1996〕18号)收悉。
根据《中共四川省委组织部、四川省人事厅关干部分省级机关从1996年应届高校、中专校优秀毕业生中考试录用国家公务员和机关工作人员的通知》(川人〔1996〕xx号)的规定，经考试、考核合格，同意录用xxx筹xx名同志为国家公务员。
特此函复。
附：录用人员名单
四川省人事厅印章
一九九六年三月二十九日
(附件略)
八、会议纪要
(一)会议纪要的特点
1.内容的记实性它是在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成的，注重真实、客观、准确、全面地反映会议情况和会议精神，不容随意深化、拔高。
2.表述的纪要性它不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载，它是对会议结果的择要归纳。
3.作用的限定性它只对与会单位、与会人员或者规定的有关方面有约束力，要求他们共同遵守、执行会议议定事项。若需在更大范围内发挥作用，则要由领导机关用“通知”下发执行。
(二)会议纪要的分类和作用
根据会议性质的不同，会议纪要可以分为两类：办公会议纪要、其他会议纪要。
办公会议纪要用以传达机关、单位召开的办公会议研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关方面、有关人员共同遵守、执行。
其他会议纪要指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、学术研究会等等会议形成的纪要。这类纪要，有的起通报会议情况的作用，使有关人员尽快知道会议的基本情况和主要精神;有的具有指导作用，它所传达的会议精神，是指导有关方面开展工作的。
根据写法的不同，会议纪要又可分为决议式纪要、概述式(综合式)纪要和记录式纪要三种类型。
(三)办公会议纪要的写作
办公会议纪要由标题和正文两部分构成。
标题常写成会议名称加纪要的形式，如《XX市政府2006年第X次办公会议纪要》，或者事由加纪要的形式，如《关于综合治理XX地段社会治安现场办公会纪要》。
正文可以分为两部分。
第一部分是会议组织情况。可以简要地逐一写出会议时间、地点、出席人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等，有的还写明主要议题。办公会议纪要常用这种写法，以备查考，作为有关部门执行纪要的依据。如果与议决事项关系不大，这部分也可以写得更概括、简单一些，只概述一下主要的情况就行了。
第二部分是会议议定事项，这是纪要的主要部分。要写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将采取的措施等。若会议涉及的内容较多，这部分可采用决议式的写法，分条列项，简明扼要、严谨有序地写明会议议决的事项。若研究的事项比较单一，这部分亦可采用概述式写法。
从会议实际情况出发，办公会议纪要可一文数事。
(四)其他会议纪要的写作
这类会议纪要的标题，除可采用办公会议纪要标题的两种形式外，还可采用新闻式双标题，如《齐抓共管，综合治理——XX市青少年教育研究会纪要》。
这类会议纪要的正文，包括会议组织情况和会议主要精神两部分。
会议组织情况部分，通常采用概述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。
会议主要精神部分，可以写会议召开的背景和对当时形势的简要分析、估计;会议的指导思想和议题;会议报告、讲话的主要精神要点，对会议议题的讨论情况和与会者的反映：会议形成的共识和会上提出的意见、建议(包括学术会上的各种不同意见)以及贯彻会议精神的要求等。这部分常采用概述式写法，用贯通式结构概括、综合地反映出会议主要精神和基本内容。也可采用决议式写法，用分条文、分部分或列小标题的形式，写明会议讨论的主要问题、研究的主要工作、形成的统一意见和作出的各项决定等。
第三篇：常用公文写作
(一)
一、公文概述
什么是公文?简言之，公文就是处理或联系工作事务的文件。一般指机关、企事业单位，在行政管理或处理公务活动中产生的，依照严格的、法定的生效程序和规范格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文一般格式较为正式，内容比较规范和严谨，并且具有特定的行政效能和影响力。
二、常见公文写作文体
(一)通 知
1、通知的概念
通知是单位公务活动中最常用的一种公文，使用频率高、应用范围广。
2、通知的写法
通知一般由标题、主送单位、正文和落款四部分组成。
2.1标题
通知的标题有两种形式：一是采用完全标题，即由发文单位(部门)名称、事由和文种三部分构成;二是省略发文单位(部门)名称，由事由和文种两部分构成。如果事情紧急或是对以前发文的补充，可在事由后、文种前加上“紧急”或“补充”的字样。
2.2主送单位
(1)主送单位，也就是公文送交单位或受文办理单位，要表明单位的全称、规范化简称或同类型单位的统称。
所谓单位全称，如“江苏省人民政府”;谓规范化简称，如“省 政府”;所谓同类型单位的统称，如各省、自治区人民政府等;也可单位全称和规范化简称并用，如“云南省人民政府、环保总局”，前半段是机关全称，后半段则是规范化简称。
(2)主送单位名称在标题下空1行位臵，左侧顶格写，后面加冒号。
(3)如有多个主送单位，此时可在主送单位栏标明其中几个，后面加括号说明其余主送单位见版记，然后将其余主送单位名称臵于版记处，最后再补充有关“抄送”单位;但是，通知的首页必须保证有正文出现。
(版记：置于主题词以下的各要素统称为版记，公文版记主要有四项：主题词，抄送单位，印发单位和印发日期等)
2.3通知的正文
正文从主送单位名称下方第1行开始，每段前空2格字符。
会议性通知正文，一般包括发文缘由和通知事项两部分。发文缘由主要写明召开会议的目的，有的还可以根据需要说明召开会议的背景或意义;通知事项应写明召开会议的名称、时间、地点、内容、与会人员及材料准备、联系方式、注意事项等，要写得准确、齐全，以便于与会人员做好充分准备。
事务性通知正文，一般由开头、主体和结尾三部分构成。开头应写明发文单位的决定事项和做出该决定的目的;主体部分应写明告知事项，如迁移办公地点、启用或更换印章修正、调整办公时间等，内容应写得明确具体;结尾应写明落实要求，或者告知事项写完后也可以结束，不再另加结尾。
发布性通知正文，一般由发文依据、通知事项和执行要求三部分构成。发文依据部分应写明发文的根据和目的;通知事项应说明通知的内容或事项;最后要提出相关要求和注意事项;发布性通知带有附件。
任免性通知正文，一般比较简单，直接写明任免依据、任命谁担任什么职务或者免去谁什么职务即可，不必拖泥带水;但是要写明决定任免的时间、单位、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务。
批示性通知正文，一般由开头和执行要求两部分组成。开头部分应说明批转或转发的文件的名称，表明态度，宣布批转或转发，有的还要指明意义，或说明根据转发文件的内容和本单位实际情况作出的决定;执行要求部分主要是结合本单位实际情况，提出执行的原则要求。批示性通知也有附件。
指示性通知正文，一般由通知缘由、通知事项和执行要求三部分构成。通知缘由应说明发文的原因、根据、意义和目的，然后用“先将有关事项通知如下”或“特作如下通知”等过度语句引出通知事项内容;通知事项应写明工作任务、原则、步骤、方法、措施等;内容要具体、切实可行，条理要清楚，语言要简明准确，语气要肯定。
2.4通知的落款
“落款”包括三部分：发文单位署名、成文时间、印章。
(1)发文单位署名：由1个或2个单位(部门)联合制发的公文，在落款处都不署发文机关名称，只标明成文时间。
当3个或者3各以上单位(部门)联合发文时，则必须署发文单位名称;即应将各发文单位名称(可用规范化简称)排在发文时间和正文之间，主办单位排列在前，且每排最多排列3个单位名称;如最后一排余1个或2个机关，则一律居中排列。
(2)成文时间
成文时间应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，比如“二○一一年二月二十二日”。
(3)印章：采用红色，居中下压于成文时间处，两个机关(部门、单位)联合制发的公文，两个印章均应压成文时间，并且只能采取同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间互不相交或相切。
3、通知参考例文：
关于举行中高层领导干部迎新春晚宴的通知
各部门(科室)、车间、分厂、子(分)公司、办事处：
为喜迎2010年新春佳节，经研究，集团公司定于2010年2月9日17:30在喜盈门酒楼举行全体中层及以上领导干部迎新春晚宴。现将有关事项通知如下：
一、参加人员范围：
1、集团公司全体党委委员;
2、集团公司全体高级管理层成员、高级调研员;
3、集团公司助理级至正科级全体中层干部;
4、集团公司全体职称干部及调研员;
5、集团公司部分特聘人员(届时由总办通知相关条线)。
二、其他注意事项：
请列入参加范围的以上人员提前做好相关安排，确保准时参加，并请按照桌位及座位表入座(具体桌位安排表将于近期下发)。如有特殊情况不能参加者，须在2月2日之前以书面形式经条线领导签字确认后报总裁审批。
特此通知。
海澜集团有限公司(印章)二○一○年一月二十六日
(二)请示
1、请示的概念
请示，是一种呈请性的上行文，适用于向上级单位(部门)请求指示或批准。
请示的种类，分为请求指示的请示和请求批准的请示两种。
1.1请求指示的请示
因为本单位(部门)无权处理而请上级单位(部门)给予指示的请示。如《江苏省人民政府关于设立南京禄口国际机场海关的请示》(2000年11月22日报送)
1.2请求批准的请示
需要上级帮助请求批准的请示。如某大学报送省教育厅《关于承办省第五届大学生篮球赛器材经费的请示》等。
2、请示类公文的特点
2.1针对性:只有本单位(部门)权限范围内无法决定的重大事项，如机构设臵、人事安排、重要决策、项目安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难等，才可以用“请示”行文。
2.2呈批性:请示是有针对性的上行文，上级单位(部门)对呈报的请示事项，无论同意与否都必须给予明确的“批复”回文。
2.3单一性:请示行文应该一文一事，一般只写一个主送单位(部门)，即使需要同时报送其他单位,也只能以“抄送”的形式。
2.4时效性：请示是针对本单位(部门)当前工作中出现的情况和问题，请求上级单位(部门)进行指示或批准的公文，如及时发出就会使问题能够得到及时的解决。
3、请示的写作
请示一般由标题、主送单位(部门)、正文、发文单位(部门)以及成文日期等几部分组成
3.1标题
标题有两种写法，一是发文单位、事由和文种三要素构成;一是省略发文单位，只有事由和文种。行文时，不能以“请求”、“申请”等名称代替“请示”，更不能使用“请示报告”这样错误的两种文体并列的名称。
3.2主送机关
请示的主送单位一定是自己的直接上级，并且只能有一个主送单位。
3.3正文
请示的正文，通常由请示缘由、事项以及结语三部分组成。
(1)请示缘由
请示缘由应简要说明提出请示的原因、背景和依据，以及申请批准的事项所具备的有利条件和现实可行性，为上级单位(部门)批复请示事项提供
有力的事实和依据;同时应讲究陈述技巧，表达上叙议结合。因为拟写请示，不仅要注意“说什么”，说清楚自己要请示什么，更重要的是讲究“怎么说”，注意从全局的立场来说明请示事项的迫切性、必要性和重要性。这样，所请示的事项，就比较容易得到批复。否则，即使是同一事项，很可能缓批甚至被驳回。
当所写的请示缘由能够把请示事项的来龙去脉、前因后果交代得一清二楚之后，引出请示事项也就自然而然、水到渠成了。
(2)请示事项
请示事项是请示正文的主要部分，就是请求上级单位或有关部门批准、解答、指示的具体事项，写作时应力求内容简明、具体、准确。请求什么、具体有什么要求，都要说得一清二楚;如果请示的内容比较复杂，应分清主次，一条一条按序写出。
(3)请示结语
请示必须有请求上级答复的结语，也就是请示要求;常用语有“妥否(当否、可否)，请批复(审批、批示)”等。一般情况下，请示明确指示的，宜用“请指示”作为结语;请求表态、裁决的，宜用“请批示(或裁示)作为结语;请求同意、批准的，宜用“请批准”来作为结语。
请示结语的写作，一般应另起一行书写，并且一定要以句号结束。
3.4落款
请示的落款,包括三部分:即发文单位署名、成文时间、印章。
3.5请示写作注意事项:
(1)请示写作应当“一文一事”;
(2)请示一般只写一个主送单位或部门;
(3)行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告;
(4)请示内容必须具体，并提出明确要求;
(5)请示行文语言要注意祈请性和礼貌中肯，不带有命令口吻或强制性语气。
4、请示参考例文：
关于暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中
分配比例的请示
市人民政府:
今年4月7日，xx市委、市政府《关于加快发展旅游业的决定》(x字
[xx]8号),同意建立旅游建设发展专项资金,其部分资金来源于交通建设附加费的分配,并将此分配比列从原来的5%调高到10%。对此,我委认为该措施无疑有利于筹集资金,促进旅游业发展。但当初决定征收旅业交通建设附加费的目的,主要是筹集地铁资金,现要提高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例,必然减少地铁资金的来源。地铁工程建设年度投资高达30亿元,筹资任务十分艰巨,而今年地铁资金缺口更大,需开拓更多的资金来源。因此,任何减少筹集地铁资金的做法都会异致工期拖长和投资增大,不利于工程建设。
鉴于此,我委建议在地铁建设期内,暂缓调高旅游专项资金在交通建设附加费中的分配比例,仍执行旅游专项资金在交通建设附加费中5%的分配比例不变。
特此请示,当否请批复。
××市计委
(单位名称+印章)
××年×月×日
第四篇：公文写作常用词汇
一、称谓语
称与对方有关的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文则宜用敬辞“贵”，如“贵部”、“贵局”、“贵市”、“贵会”、“贵社”、“贵公司”、“贵单位”等。
称与自己有关的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本会”等。
公文中间接称呼有关的人或单位常用“该”，如“该同志”、“该人”、“该地区”、“该单位”等。
二、起首语
对下级机关或人民团体来文有所批复时，起首常用“关于《……的报告》收悉”、“关于……的电文已悉”等。
《通知》常用“为了……”开头。
三、承启语
在公文的缘由表述完毕后，常用“为此，特作如下通知”、“特此命令你们”等领起下文。
四、结尾语
是各类公文正式结尾时表收束、强调、祈请等的用语，可用“以上各项，望各地遵照执行”、“请结合本地区、本部门实际情况，认真贯彻执行”、“是否有当，请予批复”、“当否，请批示”、“请予审批”、“以上报告如无不妥，请批转各地、各有关部门执行”。
五、公文用词的特殊性
所谓公文用词的特殊性，是指公文有一套较常用的专用词语，这些词语用起来能体现公文的严肃性和准确性。
开头用语有：“按照”、“为了”、“根据”、“鉴于”、“依照”、“据查”、“关于”、“报告悉”、“电悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“据”、“……报称”、“……电称”、“制定”、“特派”、“任命”、“兹聘”、“派”、“惊悉”、“阅悉”、“谨悉”等。
结尾用语有：“望”、“请”、“特此函告”、“为盼”、“是否可行”、“当否”、“请批示”、“祈请批复”、“盼回复”、“望遵照执行”、“特此通知”、“请批转……执行”、“特此布告”、“此复”、”此致”、谨呈”、“谨报告”、“特此电陈”、“此令”、“此批”、“此布”、“为荷”等。
过渡用语有：“为此”、“为此……特……”、“对比……”、“为……”、“结合……”等。
称谓用语有：“贵省”、“贵局”、“该地区”、“我市”、“我县”、“本镇”等。
表时间的模糊词语有：“最近”、“近期”、“适当时候”、“现在”、“将来”、“曾经”、“同时”、“有时”、“一直”等。
表范围的模糊词语有：“有关”、“各部门”、“乡(县、市、省)内外”、“国内外”、“左右”、“上下”等。
表条件的模糊词语有：“在可能的情况下”、“在……情况下”、“在……基础上”、“符合一定条件”、“在特殊情况下”等。
表数量的模糊词语有：“许多”、“多数”、“广大”、“某些”、“有此”，“一些”、“个别”、“部分”等。
表程度的模糊词语有：“很”、“一般”、“更加”、“进一步”、“基本上”、“显著”、“一定……”、“较”等。
表频率的模糊词语有：“经常”、“不断”、“有时”、“反复”、“再三”、“多次”、“偶尔”等。
六、公文写作常用词语
在长期的公文写作实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成了一套常用的专用词语，现简要介绍如下：
a
[按期]按照规定的期限。
[按时]依照规定的时间。
[按语]发文单位批转或转发公文时所做的说明或提示。
[按照]依照;据此办理。
[案卷]分类保存以备查考的文件。
b
[颁]发布;颁发。多用于庄严、隆重的场合。
[颁布]公布。多用于公布重要的法律、规定、条例、命令等。如“颁布法令”、“颁布奖惩条例”。
[颁发]发布;授予。多用于领导机关发布重要文件或向有关单位或人员授奖。如“本条例自颁发之日起执行”、“颁发奖章和奖金”。
[颁行]颁布施行。
[报呈]用公文向上级报告。如“报呈上级备案”。
[报告]①用书面或口关的形式向上级做正式陈述。②用书面或口头的形式向上级所做的正式陈述。
[报经]上报并已经得到。如“报经上级同意”。
[报批]呈报上级机关请求批准。如“履行报批手续”。
[报请]用书面报告向上级机关请示或请求。如“报请上级批准”。
[报送]向上级呈报。
[备案]向主管机关报告事由存案以备查考。如“此事已报上级备案”。
[备查]准备好文件、案卷、图表等以供查考。如“存档备查”。
[本]自己方面的。可用于机关、团体和个人的自称，也可用于文件自身。
[本拟]本来打算。
[本应]本来应该。如“本应从严惩处，但念其……”
[比照]比较对照(已有的做法或同一范畴的规章制度处理)。
[濒于]临近;接近。多用于坏的情况。如“濒于破产”、“濒于绝望”。
[并经]并且经过。
[不啻]不止;如同。
[不法]不守法的;违法的。如“不法分子”、“不法行为”。
[不日]要不了几日;几天之内。
[不失为]还可以算得上;称得上。“这样处理，不失为一种好办法”。
[不时]随时。如“不时之需”。
[不宜]不适宜。如“不宜操之过急”。
[不予]不准许;不给。
[布置]对工作、活动做出具体的安排。
[部署]安排、布置(工作或活动)。
c
[参见]同“参看”。
[参看]读一篇文件时参考另一篇。
[参与]参加进去共同进行。
[参阅]同“参看”。
[参照]参考并仿照。如“参照执行”。
[参酌]参考实际情况，加以斟酌。如“参酌处理”。
[草拟]起草和撰拟。如“草拟文件”。
[查]清点;了解;调查;清查。
[查办]查明犯罪事实或错误情节加以处理。如“严加查办”、“撤职查办”。
[查对]清查核对。如“业经查对，正确无误”。
[查复]核查后做出答复。
[查禁]检查并禁止。
[查究]调查并追究;检查追究。如“对此须认真查究”。
[查收]检查后收下。
[查询]调查询问。
[抄报]把有副本或抄件的公文除主送机关及首长外，报送需要了解情况的上级机关和首长。
[抄发]把有副本或抄件的公文除主送机关及首长外，下发给需要了解文件内容的下级机关或人员。
[抄送]把有副本或抄件的公文送交平行机关、单位或个人。
[成例]现成的例子和办法。如“援引成例”。
[成文]用文字固定下来的;成为书面的。
[呈报]用公文报告上级。如“呈报省政府批准”。
[呈请]用公文向上级请求或请示。如“呈请核示”。
[承蒙]受到(客套话)。如“承蒙指教”、“承蒙恩准”、“承蒙热情招待，不胜感激”。
[纯系]纯粹是。如“纯系无中生有”、“纯系无理取闹”。
[此]这个。如“在此基础上”、“此议不妥”。
[此布]在这里宣布。多用于布告的结尾。
[此复]就这样答复。用于批复或函复的结尾处。
[此令]就这样命令。用于命令的结尾处。
[此批]中央或地方机关，对人民团体呈送的报告有所批复时，用此语为终结。
[此状]颁发任命状或奖状时用“此状”作为终结语。
[存案]在有关机关登记备案。
[存查]保存起来以备查考。如“交财务处存查”。
[存档]把已经处理的公文、资料归人档案，供以后查考。
[存疑]把疑难问题暂时搁置起来不做处理。如“此事存疑，留待后决”。
d
[大]超过一般的;十分;很。
[大力]很大的力量;用很大的力量。如“大力支持”。
[大有]很有。如“大有余地”、“大有……之势”。
[待]等待。
[当即]当时;立即;马上就。
[当否]是不是恰当合适。
[电悉]通过电报(电话)了解到。
[定]规定的;不可移动和变更的。
[定案]案件、方案等做最后的决定。
[定夺]对事情做可否与取舍的决断。如“此事待讨论后再行定夺”。
[定于]决定在。
[定予]一定给以的。
[动]行动;动作;行为。也做“往往”解释。
[动议]会议中临时的建议。如“紧急动议”。
[动辄]动不动就。
[度](量词)次。
[敦]诚恳。
[敦促]诚恳地催促。
[敦聘]诚恳地聘请。
[敦请]诚恳地邀请。如“敦请届时光临指导”。
e
[讹误](文字、记载)错误。
[而]有三种用法，—是连接语意相承的成分;二是连接肯定和否定互相补充的成分;三是插在主谓语之间，起“如果”的作用。
f
[发布]宣布(命令、指示等)。
[凡]凡是。
[反之]与此相反。
[非经]除非经过。
[废]废止的;不再使用或不再生效的。
[废弛]政令、法纪等因不执行或不被重视而失去约束作用。
[废除]取消、废止(法令、制度、条约等)。
[废止]取消、不再行使(法令、制度等)。
[废置]认为没有用而搁置一边。
[奉]接受。用于下级接受上级的指示、命令。
[否]不;不行。
[复核]复查核对。
[附件]指随同主要文件一同制定的文件，是随同主要文件一同发出的有关文件或物品。
g
[该]指示词，指上文说过的人或事
[概]大略、大概;一律。
[概用]一律用。
[稿]指外发公文的未定稿、草稿。
[稿本]公文形成前所产生的各种文稿，如草稿、讨论稿、修改稿、送审稿等。
[根据]依据。用于公文的开端。
[公布]公开宣布，让大家都知道。用于政府的法律、命令、文告及团体、单位的通知事项。
[共识]指双方或多方在某一问题上的共同认识。
[关于]具有指示性的介词，多与名词组成偏正词组用作公文题目。
[光临]敬辞，称宾客来到。用于请柬、邀请信的末尾处。如“敬请光临”、“欢迎光临指导”。
[规程]对某种政策、制度、正确做法和程序所做的分章分条的规定。
[规定]对某一事物的方式、方法、数量、质量所做的决定。
[规范]约定俗成或明文规定的标准。
[规格]指质量的标准，如大小、轻重、精密度、性能等。
[规约]经相互协议规定下来共同遵守的条款。
[规则]规定出来给大家遵守的制度和章程。
[贵]敬辞，称与对方有关的事物。多用于单位、团体或国家。
[果系]果然是。如“经调查核实，果系张某所为”、“经查此事果系误传”。
h
[还须]还必须。
[函]信件。如“公函”、“来函”。
[函复]用信函答复。如“所拟可否，盼速函复”。
[函告]用信函报告或告诉。如“特此函告”。
[核]仔细地对照和考查。
[核拨]审核后拨发。
[核定]审核决定。
[核对]审核查对。
[核减]审核后决定减少。如严核减行政经费10%”。
[核实]审核查实。
[核销]审核后报销。
[核准]审核后批准。如“该计划业经市政府核准”。
[后经]后来经过。
[互动]为解决某一问题，双方或多方采取实际行动。
[会签]指与文件内容有关的主管部门负责人共同在发文稿上签注意见和姓名。
[会同]同有关方面会合在一起。
[汇总]汇集到一起。多指资料、数据、表格、文件等。
j
[基于]根据。如“基于以上理由”。
[即可]就可以。
[即日]当天。如“本条例自即日起施行”。
[即席]在集会或宴会上(当场)。如“即席讲话”、“即席赋诗一首”。
[亟]急迫。
[鉴]审察;仔细看。
[鉴别]辨别。
[鉴戒]可以使人警惕的事情。如“引为鉴戒”。
[鉴定]对人或事的优劣做评价。
[鉴于]觉察到;考虑到。
[见]放在动词前用来表示“对我怎么样”。
[见复]答复(我)。
[见谅]原谅(我)。如“敬希见谅”。
[校订]对照可靠的材料复核公文中的疑误之处。
[接]接到。
[接办]接过来继续办下去。
[接管]接收并管理。
[接洽]联系洽商。
[届时]到时候。表示预定时间准时做某事。如“请届时参加”。
[谨]敬辞，表示敬重、郑重的意思。
[谨电]恭敬地电告。如“欣闻……，谨电致贺”。
[谨启]恭敬地陈述。如““秘书工作”公司谨启”。
[谨悉]恭敬而慎重地了解到。如“来函谨悉”。
[惊悉]知道了(这个消息)十分震惊。如“惊悉“秘书工作”同志病逝”。
[经]经过。
[径]直接。
[径报]直接报送。如“有关材料请径报市政府办”。
[径向]直接向。如“此事宜径向县劳动人事局反映”。
[径与]直接同。如“请径与市人才中心联系”。
[径自]自己直接(行动)。如“该公司未经批准，径自开展人才招聘活动”。
[就]靠近;从事。
[就地]在原地。如“就地解决”、“就地安置”。
[就绪]已经安排好。如“大会筹备工作已全部就绪”。
[就学]从事学习。
[就业]从事某项职业。
[具名]在文件上签名。
[据]根据;依据。
[据此]按照这个。
决定]对如何行动做出主张。
[决算]根据预算执行的结果而编制的会计报告。
[决议]经过一定会议讨论通过的决定。
[均]全;都。
[均经]全部经过。
[均须]都必须。
[均应]全都应该。
k
[考察]实地观察;调查了解。
[考查]用一定的标准来检查衡量。
[可否]可不可以。
[恳请]诚恳地邀请或请求。如“恳请拨冗出席”、“恳请原谅”。
l
[滥用]超过规定范围地使用。如“滥用职权”、“行文不得滥用方言”。
[累计]层层相加，累聚计算。
[立案]在主管机关注册登记、备案。
[立即]立刻。
[列举]一个一个地举出来。
[列席]参加会议有发言权而没有表决权。
[聆听厂听”的文言词。多用于下级对上级、晚辈对长辈。如“聆听教诲”。
[另行]另外进行(某种活动)。如“另行通知”、“另行规定”。
[令行禁止]有令行，有禁止。多用于下行公文的要求之中。
[履行]实践自己答应做或应该做的事情。如“履行诺言”、“履行手续”。
[论处]判定处分。如“依法论处”、“按违反政纪行为论处”。
m
[免]去掉;除掉。如“免去”、“免职”。
[面洽]当面接洽。如“面洽公事”、“详情请与来人面洽”。
n
[能否]是否能够。
[拟订]草拟。如“拟订计划”、“拟订方案”。
[拟稿]起草文稿。
[拟经]打算经过;准备经过。
[拟于]打算在。
[挪用]将专项款移作他用。如“挪用公款”。
p
[批驳]书面否决下级的意见和要求。
[批复]对下级来文的批示答复。
[批件]带有上级批示的文件。
[批示]上级对下级来文批注意见。
[批阅](领导人)阅读文件并加注批语。
[批转]把下级来文批示转发给其他单位执行和参阅。
[批准]上级对下级的意见表示同意。
[破案]查清涉及法律的事件。
q
[期]①等待;盼望。②日期;预定的时日。如“定期”、“按期”。
[期于]希望达到;目的在于。
[启动]原指机器、设备开始运转。在社会生活中则指某项工作或活动开始进行。
[启用]开始使用(印章)。
[讫]完结;截止。
[迄今]到现在。
[洽商]接洽商谈。如“洽商有关事宜”。
[签订]订立协议、合同、条约并签字。
[签发]主管负责人对公文文稿签署发稿意见。
[签收]收到公文信件后，在送件人的发文簿上签字，表示文已收到。
[签署]在公文上正式签字。
[签章]在文件上签名盖章。
[签注]在文件上批注意见。
[切]切实;务必。
[切记]牢牢地记住。
[切切]①千万;务必。如“切切不可忘记”。②用于布告、条令等末尾，表示叮咛。如“切切此布”。③恳切;迫切。如“切切请求”。
[切实]切合实际，实实在在。如“制定切实可行的措施”。
[切勿]千万不要。如“切勿等闲视之”。
[清册]详细登记有关项目的册子。
[清查]彻底检查。
[清点]清理查点。
[清稿]①把文稿誊清。②誊清了的稿子。
[清样]最后一次校改后的校样。
[请柬]邀请书，俗称“请帖”。
[请示]向上级请求指示。
[请予]请给予。属请求性用语。如“请予审批”、“请予批示”。
[顷]不久以前。
[顷奉]刚才接到。多用于下级对上级。如“顷奉上级指示”。
[顷接]刚才接到，多用于平行机关或个人之间。如“顷接来函”。
[顷闻]刚才听到。如“顷闻“秘书工作”同志不幸病逝”。
[确系]确实是。如“经查证，此案确系错判”。
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[任]担负;使用。
[任免]任命和免职。如“任免名单”。
[任命]下命令任用。如“任命“秘书工作”x为公安局副局长”。
[任用]委派人员担任职务。如“量才任用”。
[任期]担任职务的规定期限。如“任期五年，连任不得超过两届”。
[日程]按日排定的行事程序，如“议事日程”、‘‘工作日程”等。
[日内]最近的几天里。如“大会将于日内举行”。
[日前]几天前。
[冗]①多余的。如“裁减冗员”。②繁忙的事。如“希拨冗出席”。
[如期]按照预定的日期。如“该项任务业已如期完成”。
[如上]如同上面所叙述或列举的。如“特报告如上”。
[如下]如同下面所叙述或列举的。如“特提出如下意见”。
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[三令五申]再三地命令和告诫。多用于批评某种错误倾向的通知、通报等公文中，属强调语气。
[删]去掉文中的某些字句。
[删除]删去。
[删改]删削并改动。如“原稿个别地方做了删改”。
[删节]删去文中可有可无或比较次要的部分。
[为此]为了这个。
[为荷]感谢受到你们帮助。如“请予大力协助为荷”。
[为盼]希望受文者按来文要求去办。多用于函、通知、介绍信末尾处。如“请速予批复为盼”。
[为使]为了使得。
[为要]是重要的。多用于下行文，提醒下级单位务按文件规定办理。如“望认真研究，妥善解决为要”。
[为宜]是妥当或适当的。
[为止]截止;终止。
[文稿]文章或公文的草稿。
[未经]没有经过。
[务]务必。文件中常用的有“务请”、“务希”、“务祈”、“务求”、“务期”、“务使”等。
[务必]必须;一定。主要用于下行文，属指令性用语。
[务须]一定;必须。
[勿]表示禁止或劝阻。
x
[希即]希望立即。
[希予]希望给予。
[悉]①全;都。②知道。
[系]是。如“纯系”、“显系”、“果系”、“确系”。
[细则]有关规章制度、措施办法的详细规则。
[下达]向下级传达或发布(命令、指示、意见)。
[下不为例]下次不能援例，表示只通融这一次。有提醒警告作用。如“必须严加查处，决不搞下不为例”。
[现]现在;此刻。
[限于]限定在;局限在某一范围之内。
[详悉]详细地知道。
[行]①做或实行。②将要。
[行文]发公文给(某个或某些单位)。如“行文各地”。
[须]须要;必须。
[须即]必须立刻。
y
[严]严格。
[严办]严厉查办。
[严防]严格防范。
[严加]严格加以。
[严谨]严密谨慎。
[严禁]严格禁止。
[严守]严格遵守。
[严重]程度深，影响大，情势危急。如“问题严重”、“后果严重”、“表示严重关切”。
[业经]已经。如“业经呈报在案”。
[业已]已经。如“业已调查属实”。
[业于]已经在。
[一并]合在一起。多在两件以上的事情、问题或文件需要合并处理时用。
[一经]只要经过。
[宜]①合适。②应当。多与“不”字结合，用在否定式上。
[已悉]已经知道。
[以]用;拿。
[以便]用在下半句话的开头，表示有了上半句所说的条件，下半句的目的就容易实现。
[以此]用这个。如“以此推算”。
[以儆效尤]儆，使人觉悟。效尤，学坏样子。用对一个坏人或一件坏事的严肃处理来警告那些学做坏事的人。
[以利]以便有利于。如“发扬成绩，纠正错误，以利再战”。
[以免]用在下半句话的开头，表示前半句话的目的是使下文所说的结果不至于发生。
[以期]用在下半句话的开头，表示以此希望。如“再接再厉，以期全胜”。
[以致]用于下半句话的开头，表示下面的结果是由上述的原因所带来的。
[以至]表示在时间、数量、范围上的延伸或扩大。
[以资]用来作为。如“特发此状，以资鼓励”。
[亦须]也必须。如“对……亦须关注”。
[议案]提交会议讨论的建议。
[议程]会议进行的程序。
[议题]会议讨论的题目。
[引为]引来当作。如“引为骄傲”、“引为教训”。
[引以为戒]将过去的事情作为教训和警戒。
[印鉴]留供核对的印章底样。
[印信]公章。
[应]应该。
[应即]应该立即。
[应届]本届。如“应届毕业生”。其对应词是“往届”。
[应将]应该把。
[应邀]接受邀请。
[应以]应该用。
[应于]应该在。如“此项工作应于六月底前完成”。
[应予]应该给以。如“应予鼓励”。
[用]使用。
[于]在。
[与会]参加会议。如“与会代表”。
[予]给予。
[逾期]超过规定期限。如“逾期未复者，视为同意”。
[援引]引用。
[援用]引用。
[阅悉]看过并知道。如“来函阅悉”。
[越级]越过直属的上级直接到更高的上级。
[运作]进行工作或开展活动。如“运作方式”
z
[在案]已经记录在档案中，可以随时查考。如“记录在案”。
[暂行]暂时实行。如“暂行规定”、“暂行条例”。
[责成]指定专人或机构负责(办理)。如“责成市公安局迅速破案”。
[责令]命令专人或机构负责(办理)。如“责令有关部门查清案情”。
[摘由]摘录公文的主要内容以便查阅(因为公文的主要内容叫事由)。
[展期]把预定的日期往后推迟。如“报考工作展期至3月底结束”。
[章程]书面写定的组织规程或办事条例o
[照办]依照办理。如“碍难照办”。
[照此]按这样(去办)。如“同意所拟，望照此办理”。
[正本]文件的正式文本。
[值]遇到;碰上。
[指令]上级对下级所做的指示和命令。
[指示]上级对下级说明处理某项问题的原则和方法;也指上级指示下级的具体文件。
[指正]指出错误，使之改正。
[致]给与。
[制定]定出。如“制定宪法”、“制定工作计划”、“制定学会章程”。
[制订]创制拟定。如“制订方案”。
[制度]要求遵守的办事规程或行为准则。如“工作制度”、“学习制度”。
[衷心]出自内心。如“表示衷心的感谢”、“衷心拥护”。
[专此]专门在这里。用于报告的结尾处。如“专此报告”。
[追查]追问调查。如“追查责任”、“追查到底”。
[准予]准许。如“准予毕业”。
[兹]现在。如“兹定于6月8日召开国家公务员招考工作新闻发布会”。
[兹将]现在将。如“兹将(二oo六年工作计划)送上，请审示”。
[兹介绍]现在介绍。如“兹介绍“秘书工作”x等二同志前往贵局……”。
[兹就]现在对。如“兹就……问题，提出如下建议”。
[兹派]现在委派。
[兹因]现在因为。
[兹有]现在有。如“兹有我局副局长“秘书工作”x等二同志前往贵处联系……事宜，请接洽”。
[自行]自己进行。如“自行办理”、“自行解决”。
[总结]把一段的工作、学习或思想中的各种经验教训或情况，分析研究之后做出的指导性的结论。如“年终总结”、“工作总结”。
[总则]规章条例最前面的概括性条文。
[遵从]遵照并服从。如“遵从上级指示”、“遵从决议”。
[遵行]遵照实行或执行。如“即请批示，以便遵行”。
[遵照]依照;按照。如“遵照执行”。
第五篇：公文写作常用词汇
全面分析 全面贯彻持续推进 全面落实/实施逐步扭转 基本形成 普遍增加 基本建立 更加完备(完善)明显提高(好转) 进一步形成不断加强(增效,深化) 大幅提高显著改善(增强) 日趋完善比较充分
常用短语
立足当前 着眼长远 自觉按规律办事
抓住机遇应对挑战
量力而行 尽力而为
有重点 分步骤 全面推进 统筹兼顾综合治理融入全过程、贯穿各方面
切实抓好/减轻扎实推进 加快发展 持续增收 积极稳妥落实 从严控制
严格执行 坚决制止明确职责
高举旗帜 坚定不移 牢牢把握 积极争取 深入开展注重强化
规范改进 积极发展 努力建设 依法实行 积极稳妥
良性互动 优势互补 率先发展 互惠互利
做深 做细 做实 不动摇 不放弃 不改变 不妥协
常用动词
积累 推进推动健全统领 协调 统筹 转变 提高 推进 实现 适应 改革 创新 扩大 加强 促进 巩固 保障 方向取决于 完善 加快 振兴 崛起 分工 扶持 改善 调整 优化解决 宣传 教育 发挥 支持 带动 帮助 深化 规范 强化 统筹 指导 服务 健全 确保 维护 优先 贯彻 实施 深化 保证 鼓励 引导 坚持 深化 强化 监督管理 开展 规划 整合 理顺 推行 纠正严格满足推广 遏制 整治 保护 健全 丰富 夯实 树立 尊重 制约 适应 发扬 拓宽 拓展 规范改进 形成 逐步实现 调整 规范坚持，调节 取缔 调控 指导 把握 弘扬 借鉴 倡导 培育 打牢 武装 凝聚 激发 说服 感召 尊重 包容 树立 培育 发扬 提倡 营造 促进 唱响 主张 弘扬 通达 引导 疏导 着眼 吸引 塑造 搞好 履行 倾斜 惠及 简化衔接调处 关切 汇集 分析 排查 协商 化解 动员 联动 激发 增进 汲取 检验 保护 鼓励 完善 宽容 增强融洽 凝聚 汇集筑牢 考验 进取 凝聚 设置 吸纳 造就
常用名词
关系 力度 速度反映 诉求形势 任务 重要性 紧迫性 本质属性 重要保证 总体布局 战略任务 内在要求 重要进展 决策部署集约化 结合点 突出地位 最大限度 指导思想 科学性 协调性 体制机制基本方略 理念 意识基本路线 基本纲领 秩序基本经验 出发点 落脚点 要务 核心 主体积极因素水平方针 结构 力度 增量 比重规模 标准 办法 主体作用 特色 差距 渠道 方式主导 纽带 主体载体 制度 需求能力 负担 体系 重点资源 职能 倾向 秩序 途径 活力 项目 工程政策 项目 竞争力环境 素质 权利 利益 权威 氛围职能作用 事权 需要 规模 能力基础 比重 长效机制 举措 要素 精神根本 地位 成果 核心 精神 力量 纽带思想 理想活力 信念 信心风尚 意识 主旋律 正气 热点 情绪内涵管理格局准则 网络 稳定 安全 支撑 局面 环境 关键 保证 本领 突出位置 敏锐性 针对性有效性覆盖面 特点 规律 阵地政策措施 制度保障 水平 紧迫任务 合力法制化 规范化制度化 程序化
公文写作中常用同义词辨析
公文是处理公务的一种重要的文字工具，在制作过程中，对公文常用同义词语的选用是一件煞费苦心的事，下面从常用同义词中选取几组进行辨析。
截止与截至“截止”是指“到一定期限停止”，如“报名在昨天已经截止”，“截至”是截止到某个时候，如“报名日期截至本月底止”。在“截至”中“截”的意思就是“截止”，而“至”则是“到”的意思，所以“截至”就是“截止到”的意思，例如“北京市申办2000年夏季奥运会得到了北京市人大代表和政协委员的大力支持。截至今天18时，已有500多位人大代表和近300名政协委员在网上签名支持北京申办奥运会”(《人民日报》2000年2月18日)，句中“截至”就不能用作“截止”。
布置与部署“布置”是指“在一个地方安排和陈列各种东西或人以使这个地方适合某种需要”，也指“对一些活动做出安排”;“部署”是指“安排、布置(人力、任务)”。比较起来，“布置”适用的范围要比“部署”宽泛一些。“部署”一般适用于较大规模的、比较正式的、带有较浓厚的书面色彩的或者与军事有关的场合，只能与人力、任务、工作等少数几个词语搭配，如“军事部署、战略部署、统一部署”等，如果我们把“布置房间”说成“部署房间”那就错了，如果把“部署”写成“布署”那就是写别字了。
其他与其它“其他”是指“别的”，可以指人，也可以指事物，如“抓住主要矛盾，其他问题也就迎刃而解了”，“其他”用在单音节词前要带“的”，用在双音节词前一般不带“的”;“其它”是从“其他”中分化出来的，仅用于事物。在公文写作过程中，将“其他”与“其它”混用的现象比较普遍，有些是选用不当，有些则是难于取舍造成的，实际上，在典范的现代白话文著作中，已逐步淘汰了“其它”而一律用“其他”，既指人，也指事物。
中心与重心“中心”是指“跟四周距离相等的位置;事物的主要部分;在某一个方面占主要地位的城市或地区;设备、技术力量等比较完备的机构和单位(多用作单位的名称)”等。“重心”是指“物体各部分所受的重力产生合力，这个合力的作用点就叫做这个物体的重心”，由此引申为事情的中心或主要部分。写作中不能把“中心工作”写成“重心工作”。
启用与起用“启用”是指“开始使用”，“启”有“开始”的意思，如“启用单位印信”、“新机场已经落成，即将启用”等;“起用”是指重新任用已退职或免职的官员”，在这里，“起”有“向上”的意思。两个词语的根本区别在于“起用”指人，而“启用”一般不指人。
公文常用词汇
称谓：我、本、该;你、您、贵;大家
时间：不日，不时，即日，即刻，当即，一度，几度，如期，限期，届时，定于，兹，行将，旋即，在即，如期，拟于，逾期，曾，前迄，自，嗣后，俟，径行，先期，迅即
发端：为了，根据，按照，遵照，顷据，顷奉，接，前接，近接，闻，近闻，悉，兹有，兹因，兹派，兹聘，兹定于，电悉，谨悉，欣闻，欣悉
收束：函告，函复，函达，盼复，盼示，见复，此令，此复，此致，此据，谨此，谨呈，谨贺，谨启，谨上，为要，为盼，为荷，为宜，请批复，请批示，请核示，请予审批
期请：期，以期，望，尚望，希，盼，切盼，请，务请，呈请，报请，提请，恳请，敬请，敬希拟请，烦请，切望，敬祈，尚祈
判断：系，确系，显系，果系，纯系，均系，属
经办：经，已经，业经，兹经，现经，一经，拟经，一俟，业于，业已，查，经查，复查，查询，拟，拟请，拟定，拟于，本拟，径报，径送，擅自，核准，以资，呈送，呈报，悉，
办，悉数，责成，责令，承转，承诺，事宜，申报，申述，申明，申诉，会商，商洽，商榷，会同，协同，连同，酌办
审核：审订，审阅，审查，审理，审定，审批，审核，核查，核实，核对，核定，核准，核减，查，查实，查照，查办，查询，查对，查访，查证，查理，查收，查究，复核，复议 执行：实行，实施，施行，遂行，贯彻
征问：当否，妥否，可妥，能否
应答：函告，速告，见告，得悉，悉知，示知
表态：同意，可行，准予，应予，不予，不当，不妥，不宜，酌办，务求，务期，务须，均须，均应，切勿，切切，不可，不得，毋庸
强调：特，要，应，须，需，须即，需经，无应，应将，应予，严禁，严加，一概，一律，一并，务求，切忌，责成，责令，亟，亟待
综合：纵观，鉴于，基于，据此，为此，故此，总之，有鉴于此，综上所述
动词一字部：抓，搞，上，下，出，想，谋
动词二字部：分析，研究，了解，掌握，发现，提出，推进，推动，制定，出台，完善，建立，健全，加强，强化，增强，促进，加深，深化，扩大，落实，细化，突出，建设，营造，开展，发挥，发扬，创新，转变，发展，统一，提高，提升，保持，优化，召开，举行，贯彻，执行，树立，引导，规范，整顿，服务，协调，沟通，配合，合作，支持，加大，开拓，拓展，巩固，保障，保证，形成，指导
名词：体系，机制，体制，系统，规划，战略，方针，政策，措施，要点，重点，焦点，难点，热点，亮点，矛盾，问题，建设，思想，认识，作风，整治，环境，秩序，作用，地方，基层，传统，运行，监测，监控，调控，监督，工程，计划，行动，创新，增长，方式，模式，转变，质量，水平，效益，会议，文件，精神，意识，服务，协调，沟通，力度，领域，空间，成绩，成就，进展，实效，基础，前提，关键，保障，动力，条件，环节，方法，思路，设想，途径，道路，主意，办法，力气，功夫，台阶，形势，情况，意见，建议，网络，指导，指南，目录，方案
形容词一字部：多，宽，高，大，好，快，省，新
形容词二字部：持续，快速，协调，健康，公平，公正，公开，透明，富强，民主，文明，和谐，祥和，优良，良好，合理，稳定，平衡，均衡，稳健，平稳，统一，现代副词一字部：狠，早，细，实，好，很，较，再，更
副词二字部：加快，尽快，抓紧，尽早，整体，充分，继续，深入，自觉，主动，自主，密切，大力，全力，尽力，务必，务求，有效
副词三字部：进一步
后缀：化，型，性
词组：统一思想，提高认识，认清形势，明确任务，加强领导，完善机制，交流经验，研究问题，团结协作，密切配合，真抓实干，开拓进取，突出重点，落实责任，各司其职，各负其责，集中精力，聚精会神，一心一意，心无旁骛，兢兢业业，精益求精，一抓到底，爱岗敬业，求真务实，胸怀全局，拓宽视野
动词一字部：讲，顾，守，干，把，管
动词二字部：开创，丰富，鼓励，培育，重视，带领，改善，驾驭，注重，实现，完成，实施，开辟
名词：渠道，氛围，局面，关切
副词二字部：顺利，高度，认真，着力，努力，大力，更加
词组：扎实工作，团结一心，精心组织，周密安排，顾全大局，尽心竭力，锐意进取