信息写作常见错误简析

第一篇：信息写作常见错误简析

简析应用文标题常见错误

公文标题是应用文的眼，它可以帮助办公人员更加直观的了解公文的大致内容，有助于提高办事效率。但如果公文标题出现错误，小则闹一些笑话，大则使得公司产生巨大损失。所以纠正一些公文的标题错误是很有必要的。经过我的查找，大致发现了这么一些常见错误。

一、办公文种使用不当

常见的文种有很多，在政令类文书中大致有这么一些，议案、决定决议、指示、意见、公告通告、通知通报、报告请示、批复等。会议类文书有讲话稿、演讲稿、会议纪要、会议记录、会谈记录等。调研类文书则有计划、总结、调查报告、可研究性研究报告等。书信类文书有函、题词、祝词、贺电、请柬、邀请信、慰问信、建议书、倡议书等。这么多文种的用途个不相同，应用的十分恰当确实是一个很困难的工作，现在就例举一些文种上的错误。文种使用不当的范围十分广泛，它包括标题中错用文种、生造文种、混用文种和缺少文种等。

(一)、标题错用文种。

例如：某市公安局拟购置八辆摩托车，向市财政局行文。标题是《关于拟购置八辆摩托车的请示》，市财政局给市公安局回文，标题是《关于同意购置八辆摩托车的批复》，这两份文件的标题，对文种均属错用。市公安局与财政局均属平级兄弟单位，相互之间商洽有关事宜应用“函”，不应用请示和批复。

也有把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。

(二)、标题生造文种。

在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。

(三)、标题混用文种。

在实际生活中常常看到《关于××××的请示报告》。实际上它根本就不是什么报告，而是请示，由于在请示的后面加了报告二字，结果把一个独立的请示文件作为报告的从属，这就是公文正式文种的使用带来的混乱。

不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

(四)、标题缺少文种

如《××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。

二、标题表述不清

标题表述不清的错误也包括很多种，无论是事由概括的过简还是过繁都有可能引起不必要的麻烦，当然有时候还会因为称谓的过于详细或简单而产生问题。

(一)繁杂冗赘

《某大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》这个标题长达57 个字，从事由概括准确、清楚的角度，可以修改为《 某某大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。又如《 某县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“某某省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》。一份通知三层转发，用词重叠，读起来费劲。

那么，如何克服转发(批转)性通知的标题重叠、冗长的毛病呢?一是可以省去不必要的成分，如“关于转发”、“的通知”重复的部分;二是不拘泥于原件标题，可以根据文件内容重新提炼新标题;三是省略中间环节。可以修改为：《 某某县人民政府转发关于加快畜牧养殖业发展的通知》。

(二)、简而不明

《 某县人民政府关于粮食问题的请示》 这个标题没有说清请示的具体事项是什么，“粮食问题”是什么问题呢?是价格、收购、供应，还是调运、储备呢?从标题上不能知道真正意图，其关键问题是中心词“问题”没有限制，比较含混，造成事由笼统，词不达意。可以修改为：《 某县人民政府关于粮食收购和储备有关问题的请示》。

又如中共某某市委通知》，这份文件标题中只有发文机关和文种，缺少事由，这种写法一般只适用于命令、公告、通告等少数几个文种，“通知”的标题不能省略事由。可以修改为《 中共某某市委关于某某的通知》。

另外还有一种简而不明是由称谓引起的。比如”省府”指代省政府，“省院”指代省检察院。但实际上这种简称并不恰当。例如“省院”可以看成是省医院，省法院，这种简称容易引起不明，也应该选择更加恰当的简称。《××市计委二〇〇×年工作计划》，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。

(三)、标题中标点符号使用不妥 在文件标题中，不应使用书名号的地方使用了书名号，或该使用书名号的地方使用了引号。如1 《××省人民政府关于转发“××省安全防卫工作管理规定”的通知》;2 《××市人民政府××批转<市公安局关于加强社会治安综合治理几点意见的报告>的通知》。这两个标题均属标点符号使用欠妥。标题1中应使用书名好的地方去错用了引号;标题2中批转的是下一级部门的一份报告，报告不属于法规性文件(如条例、规定、办法、细则等)，应按照《国家性镇南关机关公文处理办法》的要求：“标题中除法规、规章名称加书名号以外，一般不加标点符号。

在办公过程中，标题的出错时有发生，一个不小心就容易造成笑话。所以不仅要掌握这些错误的发生原因，更重要的是应该在办公过程中仔细、严谨，认真对待每一次的公文拟题

参考文献：史春梅

《秘书》

2006年第十期

邓启权 《常见公文错误实例解析》2005年 第五章 94页到114页 刘启恕“谈谈公文格式常见错误”《武汉金融高等专科学校学报》1998年01期

第二篇：公文写作常见错误

尽管国务院、国电公司的《公文处理办法》及国家标准《公文格式》对公文的种类、格式、行文规则等都作了明确规定，在我们一些电力企业尤其是基层部门，写作公文还经常存在各种各样的错误。究其原因，主要有：①对上述规定、标准不熟悉，也没有好好学习，基本上是个门外汉;②对最新的规定、标准不了解，仍然沿用旧的、不规范的写法;③写作态度不够认真，没有严格按照规定、标准的要求去做;④文字表达能力较差，又没有反复推敲认真修改。明确了错误原因，就可以根据自已的具体情况，有的放矢地加以解决，避免写作错误的产生。

下面，对公文写作中一些常见错误及其改正办法作一简要介绍：

一、文种不明

即从公文的标题上看不出属于哪种公文。例如“关于接待德国×××公司总裁访问的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”;而《国家行政机关公文处理办法》明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”又如“汇报电力标准化工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。应该根据这份文件的内容与目的，或者把它改为公文类的“××××(发文单位)关于电力标准化工作的报告”，或者改为事务类的“××××(发文单位)电力标准化工作总结”。

二、生造文种

一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”;另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

第一种情况容易改正，只要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去即可。第二种情况则应这样处理：如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：

(1)规章制度类文书以“印发”形式行文。如××省电力有限公司《关于印发〈××省电力有限公司公文处理规则〉的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。(又，《国家电力公司公文处理办法》第十六条规定：“公司内部规章制度，以‘国电内规’字号印发，由法律事务部审核编号。”据此，规章制度类文书也可以不用“通知”文种而直接行文，但字号及审核编号部门应按规定。)

(2)事务文书以“转发”或“批转”的形式行文(上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”)。如《关于转发××电业局1999年工作计划的通知》，将《1999年工作计划》作为通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

三、错用文种

错用文种的情况更为常见，大致有以下几种：

(1)把“请示”误为“报告”。例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

(2)滥用“通知”。即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

(3)滥用“请示”。有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。这种做法破坏了行文规则，必须改正。

(4)“批复”误用为“通知”或“函”。对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复××××的通知(或函)》，应改为《关于××××的批复》。

(5)“函”误用为“批复”。某些业务主管部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于×××(单位)×××(事项)的批复》。

(6)误用处分事项公文文种。“决定”和“通报”均可用于处分事项。处分“决定”是行政处分的正式文件，要装入被处分人的档案;批评性“通报”主要起教育警醒作用，不装入档案。批评性“通报”可以带附件(即关于事件或事故的调查报告)，处分“决定”不能带。处分“决定”一般让有关人员知晓即可;批评性“通报”要发送到下属各单位，甚至要抄送有关的不相隶属的单位。因此，应该根据处分事项具体情况正确选用，以避免误用文种。

四、越级行文

《国家行政机关公文处理办法》规定：“一般不得越级请示和报告”。因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关(单位)行文，逐级上报。即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关(单位)。但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

五、格式不全

公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全(如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期、主题词等)。纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

六、发文字号混乱

发文字号应当包括发文机关(单位)代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。发文字号混乱的表现主要有：项目不完整;年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“( )”、方括号“[ ]”括入;序号加“第”字或编虚位。对这类错误，要根据具体情况一一改正。

七、标题不准确

具体表现在：公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文;标题太长，甚至超过了50字;有的则过简，致使题意不清;标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”;长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。所有这些公文写作中常见的标题方面错误，必须根据规范要求予以改正。

八、主送单位不规范

主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起;若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格;各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号;若涉及多方面机关单位，同级的按党、政、军、群的顺序排列。公文写作中主送单位标识上的错误主要有：单位名称不规范;各单位排列顺序混乱;多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行;回行不顶格。对这些错误的标识方法，应注意纠正。

九、抄送单位不规范

抄送单位的名称及多单位排列顺序与主送单位相同，这两方面的错误与改正方法也同上所述。但标识时应左空1字，回行时要与冒号后的抄送单位(即空4字而非空1字处)对齐，各单位间用逗号隔开，最后一个单位后标句号。这四点不同于主送单位的标识方法，常见的标识错误也往往在此，应予改正。此外，不少单位的公文仍沿用过去的“对上用‘抄报’，对下用‘抄送’”的标识法，这也是不规范的，须统一改为“抄送”。

十、成文日期不规范

最常见的错误有：用阿拉伯数码标识，“o”误标为“0”或“零”，年份不用全称，标识位置不规范等等。应根据《国家行政机关公文格式》(见本书附录三)的相关规定认真改正。

十一、序号、数字、计量单位不规范

公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“(一)”、“1.”、 “(1)”]，若层次较少可省略“(一)”而直接用“1.”作为第二层次。公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识(详见本书附录

三、附录八两个国家标准)。公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。所有这些规定，许多基层单位制发的公文都施行得不够好，应引起重视，以规范公文写作。

第三篇：会议纪要写作常见错误

一、错词

(1)截止 — 截至。

“截止”和“截至”均为动词，二者在用法上有区别。“截止”是不及物动词，后面不能带宾语。如果“截止”出现在时间之前，需加一个介词作补语或名词性词语用冒号，如“截止到9月10日18：00，新增缴费用户60人”、“截至9月10日18：00，新增缴费用户60人”。

(2)制定 — 制订。

“制定”与“制订”的主要区别在于：“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成;“制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等;“制订”对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者居多。如“研究制定规范化校规校纪”。这里“制定”的对象是 “校规校纪”，并且强调的是过程，不符合“制定”的用法，正确的写法应该是“研究制订规范化校规校纪”。

(3)其它 — 其他。

根据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。

(4)按照 — 遵照。

“按照”和“遵照”主要区别：一是在感情色彩和使用范围上不一样。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体;“遵照”有遵奉依照之意，带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。二是词性不同。“按照”是介词，“遵照”是动词。如“按照郭总的指示„„”，正确表述是“遵照郭总的指示„„”，“按照”应改为“遵照”。

二、语法、文字表述错误

(1)句子成分残缺。

1 “加大校门口宣传工作”“加大”是谓语，后面都是定语，整个句子少宾语，所以应在“工作”之后加上“力度”两字作宾语，应改为“加大校门口宣传工作力度。”

(2)语意不清。

三、数值范围表示错

如：“期末数学成绩80至100分学生占比应稳定40—60%左右。”这句话有三个问题，第一，“80至100分”表示错误，正确写法为“80分至100分”;第二，“40—60%”表示错误，正确写法为“40%—60%”;第三，“稳定在40—60%左右”，“左右”本身是表示一个概数的词，不能跟在一个表示概数的取值范围后面，应删去。

四、数字表示错误

(1)没有按规定使用阿拉伯数字。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次充数和词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字表述。如“初三年级期末考试数学成绩在90分以上(含90分)的学生占到初三年级学生总数的三分之一”，“三分之一”表示错误，应写做阿拉伯数字“1/3”。

(2)使用全角字符小数点。

如“104.8万”写作“104 .8”，这种表示方法错误。表示数字时无论是数字本身还是小数点，统一用半角字符。

(3)数字西化表示。

根据中国现行公文的惯例，公文中的数字只能按照标准的中国式表示方法，如“1111.99亿元”，不能按照西方的写法写成“1，111，99亿元”。

五、结构层次表示错误

2

(1)公文结构层次序数是：第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示，有的第一层用了第二层或第

三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。如果结构仅有两个层级，可以跳跃使用，但不可以打乱先后顺序。

(2)半角括号的写法在公文中也是不规范的，如：“1)”。

六、标点符号错误

(1)表示概数不要用顿号隔开。

表示概数不应用顿号隔开。如“我们今年考入一中等名校的学生有

一、二十个”，“

一、二十”表示错误，正确写法是“一二十”。

(2)没有正确使用引号。

引号一般用来标明行文中直接引用的话，引号还用来标明需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语。常见的错误有上引号下引号运用混乱、双引号和单引号运用混乱等。

(3)错用分号。

分号用于复句内部并列分句之间的停顿，各分句内部一般不得出现句号。

(4)缺漏标点符号。

公文中第一层次标题不加标点符号，第二层次及以下的标题均加标点符号。

(5)逗号表示句子内部的一般性停顿，顿号表示句子内部并列词语之间的停顿。

(6)错用句号。

句号用于陈述句末尾或语气舒缓的祈使句末尾。复句内容各分句之间的停顿应用分号或逗号，不能作句号。

(7)项目符号。

3 项目符号统一用“ ”，一般情况下不允许出现其他符号。

七、段落格式错误。

(1)段落格式要求1.5倍行距，首行缩进2个字符(也可不缩进，但要保持上下一致)，禁止悬挂缩进。

(2)字号大小视习惯而定，一般情况下要求全文统一用五号宋体字，如字体大小必须差异化，则字号差异一般不超过一个单位。

第四篇：公文写作中常见错误

公文改错

关于邀请 x x 校长、x x 书记参加 “10356211” 工程奠基仪式并致辞的请示报告

校长办公室、党委办公室并呈 x 校长、x 书记：

根据“校长办公会议决”我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请 x 校长、x 书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望 x校长、x 书记的到来!

此致

敬礼!

附件一：讲话稿;

附件二：议程。

资环学院

201*年 10 月 11 日

一、标题

标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。

1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。

2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。

3.项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。

4.混用文种。根据国务院 201*年 8 月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都非公文文种。

二、主送机关

上文中的主送机关也存在着错误。

1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。

2.不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。

三、正文

1.引文不全。引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师(201*)17 号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。

2.数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学“十三五”规划)，数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10 月 21 日”

3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望 x 校长、x 书记的到来!”这些含有感情色彩的话尽量不用。

4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。

5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致敬礼”

6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。

四、附件

1.格式不对。附件的正确格式是：

附件：1.xxxxxxxxxxxxxxxx

2.xxxxxxxxxxxxxxxx

附件名称后不加标点。

2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的附件 1 应写明什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明(代拟稿)字样。附件 2 应写明什么会议的议程。

五、落款与日期

1.发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”应写全称：“资源与环境科学学院”

第五篇：【分享】写作常见错误及改进办法

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前 言

最近，秘书处在推进写作培训的过程中，深深感到大家对于公文写作有许多误区和常见错误。大部分错误带有很强的普遍性，为此，我们将所有发现的带有普遍性的问题，以及解决办法罗列出来，供大家学习参考。

愚公移山，愚公所做的工作仅仅是个开始。秘书处愿意做这样的愚公。希望大家把写作中的困惑和问题，都告诉秘书处，我们将不断地充实完善这篇《公文写作常见错误及改进办法》。最终依靠大家共同的努力，搬掉公文写作这座大山，创造更加美好的明天。

文章写作时间紧迫，如有纰漏，欢迎指正。

秘书处

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目 录

1.文章的逻辑关系问题 .................................................. 3 2.“二传手”问题 ....................................................... 4 3.多用简单句，少用复杂的从句。 ..................................... 5 4.“介词+宾语”的使用方法 ............................................. 6 5.在一句话里，要保持句式的统一完整。 ............................. 7 6.关于省略主语问题 ..................................................... 7 7.关于语气问题 .......................................................... 8 8.关于公文“核心”的问题 .............................................. 8 9.关于记流水账的问题 .................................................. 9 10.关于写作素质培养问题 ............................................. 10 11.关于文件的标题规范化问题 ........................................ 10 12.关于常见的动词、副词搭配问题 .................................. 11 13.关于会议纪要中领导讲话的前后顺序问题 ........................ 13 14.关于会议纪要中复述领导讲话的问题 ............................. 13 公文学堂http://www.gwxt.net

文章的逻辑关系问题

分析：公文写作中，段落之间、句子之间的逻辑关系必须清楚明了。该说工作意义的地方，就不要讲工作要求;该说工作要求的时候，就不要讲工作意义;一件事情即使再重要，也不能翻来覆去的说、前后重复地说。

改进：写作的时候，一定要进行整体思考，不能想到那里就写到那里。写文章应该分步走。

第一步，是将所有想表达的东西，罗列出来，力求全面。 第二步，是对已经罗列出来的要点进行分类汇总，哪些是意义，哪些是问题，哪些是成绩，哪些是下一步工作，以及在具体的工作中，哪些是组织措施、哪些是技术措施、哪些是保障措施等等。

第三步，在此基础上，尽可能细致地列出提纲，最后是能列到三级标题，并明确该标题下想表达的内容。

第四步，检查审视这些标题之间逻辑关系是否清楚，以及标题与内容之间是否匹配。

第五步，当提纲没有问题之后，剩下来的工作就是充实完善了，也可以说是填空了。

公文学堂http://www.gwxt.net 3.“二传手”问题

案例：“……优化年度电量计划，将发电量向大容量高参数节能环保机组倾斜;实施‘以大代小’替代发电，用大容量高参数机组替代小机组发电;……”这是引导发电企业节能减排的两项措施，前面所描述的是从发电计划上减少小机组发电，后者是从替代发电的角度减少小机组发电。但是作为汇报材料而言，其实两者的效果相同，完全可以合并，可以改为“……优化年度电量计划，实施‘以大代小’替代发电，将发电量向大容量高参数节能环保机组倾斜;……”

分析：许多同志在写材料的时候，喜欢照抄照搬别人的材料或是过去的材料。当出现表述不准、前后矛盾、前后重复等问题时，有的人会解释说：“这是专业部门提供的，我没办法知道对不对，所以我没有责任。”

这种现象就是写作中常见的“二传手”问题。必须承认许多工作专业性很强，需要有关部门提供基础材料，但是这不是我们放弃独立思考的理由，也不是我们推卸责任的借口。只要是我们负责汇编材料，我们就有义务了解这些工作的全貌，就有责任保证材料的准确性，就应该主动找相关人员了解情况。换个角度讲，这也是我们增长知识、积累经验的好机会。抓住机会，还是推卸责任，取决于我们的工作态度，决定着我们的工作成效。

改进：首先，要始终坚持独立思考。对待别人提供的材公文学堂http://www.gwxt.net 料，要保持着质疑的态度。其次，要不怕请教。利用写材料的机会，不惧上问、不耻下问，真正把一些不明白的问题搞清楚。

4.多用简单句，少用复杂的从句。

案例：“华北公司出台公共关系管理办法。结合公共关系管理需求和品牌建设工作实际，总结借鉴近年来行业和公司内外部经验，从对外新闻管理、危机公关、社会责任管理三个层面，明确新闻发布、媒体采访、新闻发言人工作职责、标准、流程，为进一步整合公司公共关系管理资源，建立健全公共关系工作规则和激励约束机制，营造统

一、规范、高效的公共关系管理格局提供了保障。”

可以改为：“华北公司出台公共关系管理办法。从对外新闻管理、危机公关、社会责任管理三个层面，明确新闻发布、媒体采访、新闻发言人工作职责、标准、流程，进一步整合了公司公共关系管理资源，建立健全了公共关系工作规则和激励约束机制，营造了统

一、规范、高效的公共关系管理格局。”

分析：许多人都喜欢用从句。可能是希望在一句话里面，把所有问题都说清楚。实际情况是，多用简单句，反而容易说清楚。因为，读者在阅读时，总希望直观明了地获取信息，而不愿意花大量时间，去分析句式、查找重点。 公文学堂http://www.gwxt.net 从某种意义上说，一篇好公文的标志，是读者感受不到语言技巧、文学修辞，而是顺其自然、不知不觉地准确感受到作者想要表达的意思。

改进：所谓多用简单句，就是要句式结构简单。以案例说明，修改之后的句子，基本采用了“动词+宾语”的结构，“明确…，整合了…，建立健全了…，营造了…。”简单清楚，读起来很轻松，意思表达完全一样。

5.“介词+宾语”的使用方法

分析：公文写作中的介宾短语有着较为固定的用法。一般情况下，介宾短语在句首位置;介宾短语往往以并列句方式出现;介宾短语的主要作用是说明某项工作的思路、方法等。

举例说明：

“针对海外工程布局分散、地域跨度大的工作特点，公司编制了《领导人员执行党风廉政建设责任制记录手册》。”

“以新电网安全观为指导，划分七大防区和一个重点，协调公安部联勤指挥部，构建省、网、路防外力破坏协调工作机制。”

“根据特高压运行方式变化，协调各省调统一开展安全策略专题分析，建立定期评估制度。”

“以科学发展观为统领，以建设坚强智能电网为主线，以公文学堂http://www.gwxt.net “三集五大”工作为重点，以“三个建设”为保障，以管理创新和技术创新为动力，以成本精益管理为着力点，大力推进公司和电网发展方式的转变，努力打造“一强三优”现代公司。”

6.在一句话里，要保持句式的统一完整。

分析：在一个句子里面，出现多种句式，是常见的公文写作错误。特别是在同时论述多项工作措施时，一定要保持句式的统一，切不可一会儿动宾结构、一会儿主谓结构。

改进：公文中描述工作举措时，常用句式例如“加强…管理”、“加大…工作力度”、“加快…工程进度”、“大力推进…建设”、“不断完善…机制”等等。当工作举措说完了，一般要用一句描述工作成效的话收尾，其格式一般是“动词+宾语”、“主语+谓语”、“主语+主语补足语”，例如“提高了…能力”、“增强了…凝聚力”、“安全生产管理迈上新台阶”、“核心竞争力显著提升”、“创先争优活动取得显著成效”等等。

最重要的是，写完一句话之后，一定要重新读一遍，确保句子通顺。

7.关于省略主语问题

分析：我们在写公文，特别是工作总结或汇报的时候，经常会遇到整整一大段话，没有主语。这是正常情况。缺省的主语就是汇报者本身，所以省略了“我们”或者“公司”。 公文学堂http://www.gwxt.net 省略的目的是为了让公文看起来简洁明了，同时也便于使用“动词+宾语”的排比结构。例如：“科学发展的思路更加清晰。紧扣“深化‘两个转变’、推动科学发展”主题，开展“知企情、解网事、纳群策”专项调研，组织“金点子、银镜子”主题活动，征集意见建议248条，丰富了“打造绿色电网、创建和谐企业、建设现代公司”战略体系，建立了科学发展的长效机制。”

改进：如果有主语省略的情况，一定要时刻提醒自己，缺省的主语是谁。一旦发现主语换角色了，就需要另起一句话，明确主语。

8.关于语气问题

案例：初学者在语气问题上经常会出现混乱的情况。一会儿第一人称、一会儿第三人称。一会儿是上级对下级的口气、一会儿是下级对上级的口气。

改进：这个问题是个大问题。请记住一个基本原则：“始终保持第一人称的角度，以署名者的角度去论述”。

需要提醒一点：在叙述下一步工作的时候，我们如果是以下级身份向上级汇报时，千万不要写“要……，要……，要……”。这样的语气是上级对下级时，才能用的。

9.关于公文“核心”的问题

戏剧有“戏核”，文章也有“文核”。说白了，就是读者看过公文学堂http://www.gwxt.net 文章后，最突出的印象、最深刻的感知，也是作者最希望表达的核心意思。

好的文章能够让作者的表述和读者的感知合二为一。不好的文章使读者不能准确领会作者意图。

细心的人可能会提问：“一百个人读《红楼梦》，会有一百种感受。如果按照我们的理论，那曹雪芹写的就不好了，是吗?”这个问题问得非常好。但是，提问者可能忽视了一个前提，那就是我们所谈到的文章主要是公文，而不是小说。公文的使命就是要让读者准确清楚的明白文章意图。

既然我们知道了每一篇公文都有其核心思想，那么我们写文章时，如何把握、阐述核心思想呢?

这里可以学学公文员考试的重要内容---申论。

10.关于记流水账的问题

案例：现在许多同志写工作总结，特别喜欢将所有工作以表格的形式罗列一遍。这就是我们俗称的“记流水账”。之所以出现记流水账的情况，关键在于写作者习惯被动记录事件，而不愿意主动思考自己的工作。

改进：如何解决这一问题呢?关键还是公文作者心态上的转变，要开始尝试跳出日常工作，换个角度重新审视。我们既可以从公司整体工作的角度思考自己的工作，也可以自身工作改进、效率提升的角度思考自己的工作，还可以从工公文学堂http://www.gwxt.net 作探索创新的角度思考思考自己的工作。总之，当大家开始从不同的角度开始看待工作时，就可以得出一些完全不同以往的结论。这就是改变“流水账”风格的第一步。

11.关于写作素质培养问题

对于一个完全不了解公文写作的年轻人来说，培养写作能力的第一步是学习基本语法和逻辑常识。这是个人观点。

基本语法，本是高中、初中语文应该解决的问题。但是，由于长久不用，大家对此都已经相当生疏了。于是，在公文写作中，往往会出现一些非常简单的语病。所以，重新温习语法非常重要。

逻辑常识，本应该是我们中学时代就接受的基础教育。很遗憾，大部分人的逻辑知识都来自于自学。而对于公文写作来说，必须打下良好的逻辑基础。只有当我们从理性思维的角度思考问题，顺着逻辑脉络理清思路，我们才能把握公文的精髓，看清事物的本质。

关于文件的标题规范化问题

好的习惯是成功的第一步。对于文字工作者来说，各类文字资料的有序存放，各种文件的整齐归类，不仅方便资料的查找，更是文字水平快速提升的捷径。

首先，文件夹的有序分类十分重要，很多时候由于文件公文学堂http://www.gwxt.net 夹的名称不清晰，造成资料无处查找，白白损失了时间和精力。主要有几种方法，仅供参考：第一种，按照各类事务的类型分，比如电力医院类、安全生产类等;第二种，按照服务对象分，比如马总讲话、孙总讲话等;第三种，按照文件时序进行分类，比如“2010.12.10 公司二届四次职代会暨2011年工作会议工作报告”等。各种方法因人而异，但效果应相同。

其次，Word文档的存档标题十分重要，许多人经常随便就取个名字就存档Word了，造成了文件的查找困难(因Windows自带的文件搜索功能，只能通过存档的标题检索)。第一，Word文档的存档标题应该与文中的标题一致，最好是完全一致，这样方便以后查找;第二，Word文档的存档标题应能够直观反映出不同时期的版本号，这样便于在不断修改中查漏补缺，方法有二：一是根据资料修改程度在标题后标注版本号，比如“孙刚总经理在公司二届四次职代会暨2011年工作会上的工作报告-1”等;二是在标题中直接标注时间，再在后加注文字资料使用范围，比如“2011.1.20 孙刚总经理在公司二届四次职代会暨2011年工作会上的工作报告(印刷所打印版)”

关于常见的动词、副词搭配问题 公文常用动词有： 公文学堂http://www.gwxt.net 描述工作举措----加强、强化、加大…力度、推进、推动、推行、推广、实施、实行、完善、开展、落实、探索、理顺、规范、优化、梳理、开发、启动、打破、打造、发挥、扩大、深化、坚持、整合

描述工作成效----实现、投产、投运、建成、建立、完成、形成、解决、缓解、夯实…基础、奠定…基础、搭建…平台、增强、提升、提高、构建 公文常用副词有：

深入、全面、进一步、积极、努力、不断、切实、大力、严格、加快、加紧、抓紧、着力、高标准、高质量、高品质、充分、初步、基本、扎实、稳步、广泛、始终、顺利、力争、圆满

常见搭配举例：

深入推进、大力实施、严格落实、扎实开展、始终坚持、广泛开展、积极探索、全面推广等等 使用注意事项：

1. 使用动词和副词一定要与实际工作相符，不能过渡夸大或过分弱化。例如，明明是初步建成，就不要用全面建成;明明是要大力推进体制机制创新，就不要用稳步推进体制机制创新。有的时候用词不当，会传递完全相反的信息。 2. 一般情况下，副词和动词都有习惯搭配，千万别自己发明一些搭配方式，否则会闹笑话。 公文学堂http://www.gwxt.net

关于会议纪要中领导讲话的前后顺序问题

我们在写会议纪要时的一个常见错误，就是把领导讲话的顺序写颠倒了。从会议议程上看，越是重要的领导越是在后面讲话;但是从会议纪要的格式上看，越是重要的领导讲话越要写在前面，与实际会议议程正好相反。

关于会议纪要中复述领导讲话的问题

有的时候，初学者在写会议纪要时，容易把所有的领导讲话都写一遍，造成了对一些工作的重复论述。实际上，写会议纪要一般以职位最高的领导讲话为蓝本，对于他已经指出或者强调的工作，就不用在别的领导讲话里重新复述了。对于其他领导的讲话内容，如果职位最高的领导表示了肯定，在会议纪要中可以以“会议要求”、“会议指出”等形式进行论述。

有的时候，初学者不太清楚该写谁、不写谁，最简单的处理办法就是统统以“会议要求”、“会议指出”等形式复述公司领导的各项工作部署。