客服人员培训手册

第一篇：客服人员培训手册

电商客服培训手册

客服服务手册

一、客户服务概述

(一)客服角色

最主要的：代表店铺和公司形象;产品专家和形象专家;了解顾客需求，引导话题，诱导成交;让顾客记住店铺特色的某一点。

(二)客服应该具备的知识

产品属性和应用知识;品牌基本信息;店铺最新动态;顾客消费心理常识。

(三)客服基本技能

买家购物流程的全程操作熟悉;今后服务的知识;应急和重要事情及时上报。

(四)客服语言规范服务要求：

1、反应及时(关键字：反应快、训练有素)顾客首次到访打招呼的时间不能超过XX秒。打字速度至少要达到50字/分钟，且不能有错别字。每次回答顾客问题，顾客等待时间不能超过20秒。如回答太长，宜分次回答。

2、热情亲切(赞美、热情、亲昵称呼、自然、真诚)用语规范，礼貌问候，让顾客感觉热情，而不是很生硬的话语，做到亲昵称呼，自然亲切。

3、了解需求(细心、耐心、有问必答、准确、找话题)对顾客的咨询、顾客需求给予准确的回应，并快速提供顾客满意的答复，需求不明确时做到引导顾客产生需求。

4、专业销售(自信、随机应变、舒服)以专业的言语、专业的知识、专业的技能，回答顾客异议，让顾客感觉我们是专家并得到足够的尊重。

5、主动推荐和关联销售善于向顾客推荐公司主推款，交给予关联推荐，及至达成更高的客单价。

6、建立信任(建立好感、交朋友)通过经验和沟通，找到和顾客共鸣的话题，想顾客所想，给顾客恰当建议，建立销售的信任。

7、转移话题，促成交易碰到顾客刁难、啰嗦或公司弱点问题，迅速转移话题，引导销售，并以促成交易为目的。

8、体验愉悦(解决问题、强化优势、欢送)服务过程给顾客找准记忆点，强化顾客记忆，给顾客良好的体验并留下愉悦的回忆。

二、售前和售中服务

(一)接待开场白：

1、亲，您好，欢迎来到XXXXXX旗舰店!我是客服XXX，很高兴为您服务!+表情

温馨提醒：【近日有骗子冒充我们商家和支付宝客服等，说(订单，产品)有问题，卡单，系统升级，异常为由。用电话或者QQ等方式行骗，请您务必不要相信。请认准，以免受骗。】

2、亲，欢迎来到XXXXXX旗舰店!我是客服XXX，很高兴为您服务!+表情

您看中的这款宝贝

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1、亲，我们一般每天X点前付款成功的话，宝贝今天就可以打包发出咯!XX点之后就要第二天发货了，我们周日是不发货的哦~

2、亲爱的，包裹我们会在第一时间给您安排发出哦 但是活动期间订单很多亲爱的耐心等待下的呢，我们会尽快给您安排的呢，请您理解哦。一般发后江浙沪皖2-3天左右哦，外省3-5天左右哦(偏远地区除外呢)但活动期间 发货量巨大 快递公司可能会出现爆仓的情况呢，所以包裹到您那边的时间可能会比较晚，需要您理解并等待，如果给您带来不便敬请谅解哦!

2、亲，您拍下的48个小时内就可以为您安排发货的呢。如果是在今天XX点前付款成功的话，宝贝今天就可以打包发出咯，我们周日是不发货的哦~~ 【如果在真的情况十分特殊，是否可以优先发货】亲，鉴于您情况特殊，为了保证您能早日收到宝贝，我已与物流部沟通，我们会在今天为您安排寄出，届时请留意查收哦!

(四)发什么快递?

1、亲，默认是发申通快递哦，您这边可以收到申通的货吗?申通不到的地方我们可以为您安排发EMS，EMS是全国通达的，但是EMS是不包邮的呢，需要您补邮费XX元，(发顺丰的一样要补邮费XX)

(五)什么时候到货?

1、亲，我们是从广东发出的，不同地方用时不一样，一般发后江浙沪皖2-3天左右哦，外省3-5天左右哦(偏远地区除外呢)但活动期间 发货量巨大 快递公司可能会出现爆仓的情况呢，所以包裹到您那边的时间可能会比较晚，需要您理解并等待，如果给您带来不便敬请谅解哦!您收到货以后可以仔细检查一下，如有任何质量问题，7天内可以无条件退换货的，邮费也是我们承担。(顺丰一般两天内到货，偏远地区会延迟到货时间)(EMS一般3-5天到货，偏远地区7天左右到货)

(六)可以便宜一点吗?

1、亲，非常抱歉，这个已经是公司制定的最低价了，我们小小客服是没有更改价格的权利的，希望您能够理解哦。其实我们店铺有+(店铺现有的活动)

2、亲，XXX活动，店铺所有产品已经是全国最低价销售了哦，不能再优惠了呢，价格受淘宝官方监控，请放心购买哦，亲爱的，机会难得呢，目前已经在疯抢中，随时都会断货呢，早买早划算哦~

3、亲，我们的产品不是最低价，因为价格并不是您在购买产品时考虑的唯一因素，对吗?您考虑的是这个产品能给您带来的价值，对吗?

4、亲，您能够看中我们公司的产品，肯定也是一个比较了解行情，比较注重生活品质的人。我们每个客服手上都有少量优惠券，只要您能够满足购买金额就可以使用。您看您准备买多少价格的东西呢?我也好送您相应的优惠券。

5、亲，价格是公司统一制定，并且有很强的性价比。我们线下是有专柜的，宝贝的专柜价格是直接印在盒子上的。我们想做诚实的商家，不愿意给客户虚高标价再打折的印象呢!

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(十)质量问题

1、【是正品吗?】亲，XXXXXX目前仅此一家旗舰店哦，旗舰店的申请需要公司的营业执照、商标注册证、税务登记证、产品质检报告等等手续证明才开张的。所以您这个问题大可以放心。并且我们所有出售的产品都是直接从工厂发货的，由于部分商品是新旧包装更换期，所以有些会跟专柜的产品有点不一样，但质量是一样的，请放心!保证是正品!

2、【产品的质量问题】关于质量问题，您可以放心!从原料的选取到生产，我们每一步生产工序都有专门的QC做严格的品控。因为我们线下还有很多专柜，每一批次都经过检验合格之后才能上柜的。如果您在使用过程中出现任何疑问，请及时联系我们。

3、【生产日期是什么时候?保质期多久】亲爱的，本店铺所售商品都是直接从工厂出货，日期均为最新的哦。保质期为3年，请您放心购买!

(十一)其他服务

1、【包装怎么样?准备送人的】亲，我们和专柜的生产厂家和流水线都是一样的，所以我们的包装是跟专柜也一样的，您绝对可以放心。让您送人的时候绝对有面子。+包装截图

2、发票

本店提供正规发票，只是我们是每月一开，集中寄出的(您若有需要请您在拍下后备注下就可以了，我们会统一以挂号信的方式寄给您，邮费我们出，请放心购买您心仪的宝贝哦)

(十一)结束语

第一步：亲，请核对一下收货地址哦~+地址、收货人、电话等相关信息。

第二步：亲，感谢您选择XXXXXX!我们这边会在第一时间为您安排发货的哦，请您耐心等待一下收货，如果有任何问题请您及时联系我们客服为您处理~~祝您购物愉快，+表情

三、售后服务

(一)退换货问题

【原则】亲，本店支持7天无理由退换货(退回产品必须未开瓶盖，未破坏包装，未使用痕迹现象，不影响商家进行二次销售)。我们寄出的宝贝的费用由我们承担，退回运费以及我们给您换货发出的邮费将由您那边承担，如有购买退货运费险，当发生退货时，在交易结束后72小时内，保险公司将按约定对亲的退货运费进行赔付。

1、质量问题要求退换货

亲，不好意思，给您添麻烦了。请问是哪个产品的质量出了问题?您是否可以拍照让我们看一下?如果真的是质量问题是可以退换货的。所以希望您还是给我拍一下照，具体的操作步骤您可以看一下我们的售后卡。

【确认是质量问题】亲，实在不好意思，给您添麻烦了。我们马上给您安排退换货，请您填写好售后

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(五)物流问题

第一步：【确认订单】亲，您好!请问您的订单号是多少?或您购买时的淘宝帐号昵称是什么? 第二步：【进行订单查询核实是否发货】亲，我马上帮您查询一下，请稍等。

第三步：【已发货，并有物流信息】亲，让您久等了。我刚才给您查询了一下，您的订单确认已经发货了，现在正在飞往您手上的途中。给您发的是XX快递，运单号是XXXX。您可以到快递的官网查询到物流信息，实时掌握它的动态哦+笑脸表情。

【已发货，但是没有物流信息】亲，让您久等了。我刚才给您查询了一下，您的订单确认已经发货了。但是可能是快递公司还没有将信息进行录入到官网，所以没有物流信息。但是货物已经在飞咯，相信很快就会到达您的手上+笑脸表情。

【有货但还没有来得及发】亲，让您久等了。您的宝贝确实还没有发出去，真的十分抱歉。因为最近生意比较好，包裹有点多，而所有的包裹我们都要仔细检查核对，以确保每个包裹都是完美的。所以发货的速度比较慢，希望您能够谅解，毕竟您也不想收到的包裹有瑕疵对吧?现在我已经帮您备注了，并通知我们的仓库了，相信今天应该可以给您发货。希望您能谅解。(发一个表示抱歉和一个表示拜托的表情)

【没有货但已经在补货了】亲，让您久等了。您的宝贝确实还没有发出去，真的十分抱歉。因为这款产品最近一段时间卖得实在太火爆了，以至工厂生产跟不上速度。但是您放心，我们现在已经在加班加点，以三班倒的方式进行生产，相信很快就能给您发货了。恳求您的理解及原谅。(发一个表示抱歉和一个表示拜托的表情)

注：如果遇到发货的物品被安检部门没收的情况，应首先跟快递公司协商，并确认责任人，让快递公司赔偿损失。其次跟客户联系，协商一下事情的处理方法(退款、换货、赠礼品)。保证客户得到满意的答复。

(六)产品使用中的售后问题：

1、客户购买产品后，在使用中出现了问题，就会对客服进行抱怨。这时客服人员首先要做的是先稳定客户情绪。详细询问客户遇到的状况，并详细记录下来。分析出现问题的原因。如果找不出问题发生的原因，就要一一排除不可能出现问题的状况。要为客户耐心，细心的解答客户的疑问。多用笑脸表情，让客户真正体会到你是在诚心诚意的为他解决问题。

2、这里要注意一下：在客户投诉的产品使用问题上很多都是因为客户不懂得如何操作而断然的认为是产品质量上出现问题!所以客服人员首先要安抚客户，详细询问状况，之后要耐心的讲解产品的使用步骤和方法!让客户认识到不是产品的质量问题，而是自己的原因!还要告诉客户要是以后遇到任何问题都可以再来找我。这也是维系老客户很好的方法!

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价格不相符合;二是他以前买得产品比现在的便宜;三是他的经济承受能力与你的产品价格有差距。四是他认为你的同行产品卖得更便宜;所以客户要求降价。

对于一个产品来说，什么叫贵，什么叫不贵，完全在于客户的认同。有人花1000元买一份巧克力也说不贵，有人花10元买一份巧克力也说贵。因为产品的贵与不贵跟产品本身没有多少关系，而跟客户的自我判断有关系。他认为值就不贵，不值就贵。所以优秀的客服他不会急于跟客户讨价还价。他会问客户：“你为什么会觉得贵呢?”虽然看似简单的一句话，但是这里面很有学问。问话的目的是找到客户的价值观。听听他是怎么回答的，看看以上四种原因客户是属于哪一类?如果他说我以前买得都没有那么贵，那么就是属于第二类;如果他说别人的产品都没有那么贵，那么就是属于第四类;如果他说这么贵我哪里买得起?也许是属于第三类;如果客户说不出具体的原因，那么多属于第一类。当客服知道了客户的抗拒点以后，自然就知道了他所需要的答案。因为问题就是答案，只要客服有足够的理由说明产品的价格符合客户所想的价格，他们自然就容易接受。所以对于价格浮动比较大的产品，客服可以反问他一句：“你觉得多少不贵吗?”当然，问这句话之前先要塑造产品价值。然后，才能问出客户所能授受的价格，找到成交点。

如果产品本身不能降价怎么办?客服必须给他一个合理的解释。也可以从以下几个方面来讲：第一是公司规定不能降价;第二是单件产品不能降价;第三是客户平等不能降价;第四是物超所值不能降价。第五是增加附价值，满足客户需求而不让价。只要客服话说得好，客户就能理解你的心情，自然就不会跟你讲价了。

因此，一个优秀的客服，如果客户提出让价，他会说：“我非常理解你的心情，当然，谁都希望能以最低的价格购买到最好的产品。”您绝对放心，像这么好吃的巧克力，我们每天销售N份，从来没有降过价。而且我们有完美的包装服务,还有消保支持,让您完全无任何的后顾之忧.如果降价，一是老板不允许的，降价销售我是要从我的工资中帖钱的;二是销售不公平，我们这个产品一直都是统一价格销售;三是„„等等，你要让客户有台阶下，有面子。让他高兴，让他放心，让他感觉到物超所值。客户自然就不会讨价还价了。

(二)注意事项

1、我们常常会遇到一些顾客，喜欢打破砂锅问到底的。

这个时候就需要我们有足够的耐心和热情，细心的回复，从而会给顾客一种信任感。决不可表现出不耐烦，就算对方不买也要说声“欢迎下次光临”。如果你的服务够好，这次不成也许还有下次。砍价的客户也是常常会遇到的，砍价是买家的天性，可以理解。在彼此能够接受的范围内可以适当的让一点，如果确实不行也应该婉转的回绝。比如说“真的很抱歉，没能让您满意，我会争取努力改进”或者引导买家换个角度来看这件商品让她感觉货有所值，就不会太在意价格了。也可以建议顾客先货比三家。总之要让顾客感觉你是热情真诚的。千万不可以说我这里不还价，没有等伤害顾客自尊的话语。

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9、无法满足顾客的要求，第一句话需要回答，“非常抱歉”

六、促成交易技巧

1、利用“怕买不到”的心理：“这款是我们最畅销的了，经常脱销，现在这批又只剩2个了，估计不要一两天又会没了，喜欢的话别错过了哦”或者：“今天是优惠价的截止日，请把握良机，明天你就买不到这种折扣价了。”

2、利用顾客希望快点拿到商品的心理：

“如果真的喜欢的话就赶紧拍下吧，快递公司的人再过10分钟就要来了，如果现在支付成功的话，马上就能为你寄出了。”

3、当顾客一再出现购买信号，却又犹豫不决拿不定主意时，可采用“二选其一”的技巧来促成交易。 譬如，你可以对他说：“请问您需要二号色还是三号色?”或是说：“请问要平邮给您还是快递给您?”，这种“二选其一”的问话技巧，只要准顾客选中一个，其实就是你帮他拿主意，下决心购买了。

4、帮助准顾客挑选，促成交易：

许多准顾客即使有意购买，也不喜欢迅速签下订单，他总要东挑西拣，在产品颜色、规格、式样上不停地打转。这时候你就要改变策略，暂时不谈订单的问题，转而热情地帮对方挑选颜色、规格、式样等，一旦上述问题解决，你的订单也就落实了。

5、巧妙反问，促成订单：

当顾客问到某种产品，不巧正好没有时，就得运用反问来促成订单。举例来说，顾客问：“这款有一号色吗?”这时，你不可回答没有，而应该反问道：“这款我们有二号、三号和四号色，在这几种颜色里，您比较喜欢哪一种呢?

6、积极的推荐，促成交易：

当顾客拿不定主意，需要你推荐的时候，你可以尽可能多的推荐符合他的要求的款式，在每个链接后附上推荐的理由。而不要找到一个推荐一个。“这款是刚到的新款，目前市面上还很少见”，“这款是我们最受欢迎的款式之一”，“这款是我们最畅销的了，经常脱销”等等，以此来尽量促成交易。

七、售后服务注意事项：

1.好的售后服务会带给买家非常好的购物体验，可能使这些买家成为你忠实用户，以后经常购买你店铺内的物品。

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第二篇：天猫淘宝客服人员工作手册

杞天下线上客服工作手册

客服，顾名思义就是以客户服务为工作重点。 往往在实际的工作过程中，客服工作者充当的角色很不少。以下就是客服工作者的几大工作任务及客服职责。

第一、孰知产品 第

二、介绍产品 第

三、引导客户 第

四、有问必答 第

五、工作效率 第

六、服务态度

第七、公司相关优惠政策宣传及店铺活动引导 第

八、售后服务

孰知产品：孰知一切所销售范围内的产品知识，作为枸杞产品来说，客服要明确清楚枸杞的品种、分类、枸杞的特点、如何鉴别真假中宁枸杞、公司目前都有几种产品、适应人群有哪些、如何食用枸杞、枸杞的作用。公司目前产品的名称、包装方式、规格、克数等一系列产品信息。

介绍产品：掌握了产品基本的知识以后，对于客户向我们提出的问题，要做到有问必答，而且是要回答正确，对于拿不准的问题不要死回答，因为客服的回答将代表着公司的立场。 引导客户：一般情况下，在客户咨询完产品以后没了下文，我们就要主动找一些营销话题，比如：主动问客户平时是怎么食用枸杞的，枸杞应该怎么最好的食用等客户有兴趣的话题。这样，进而可以和客户展开新的沟通话题，从而将产品推销给客户。

有问必答：这是对一个客服工作者的基本要求，凡是客户提出的问题，我们要第一时间向客户给出结果。有问必答的前提是不胡答，在自己责任能力范围内的事情可以向客服承诺。一旦客户的问题超过了自己责任能力以外，就需要向客户说明情况，这件事情你做不了主，还需进一步向公司高层请示。不要轻易承诺，一旦承诺就要负责。

工作效率：这里不得不提出时间观念的问题，对于客服工作性质的要求，必须是看到客户信息的第一时间给予回复。有一个黄金三十秒，这是针对电商方面的一个要求。意思是说当客户发来信息之后，要在前三十秒给予回复，错过了前三十秒的黄金时间，意味着这个客户很有可能就会失去，或者已经去别人家有了成交。记住，最迟不要超过一分钟。

服务态度：态度决定输赢，服务离不开态度。当我们遇到100个客户意味着有100个不同的情况，但是我们的目的是一样的，就是成交。在这个过程中，我们一定要有信心满满的态度，亲和的话术和客户进行交流，不要摆出一脸的不耐烦。一个好的网络营销师，他写出的每一个字词，都是带有强烈的个人情感在里面的。所以态度决定一切，这真的很重要。 公司相关优惠政策宣传及店铺活动引导：关于赠品和价格方面要记住，价格无法改，赠品可以送，关于赠品的具体数量取决于客户的购买数量，客户要求过多的赠品不要满口答应，而是给客户说明，你是没有这个权限的，需要向相关主管请示。

售后服务：客户是上帝，有问题就要售后，谁也不能保证那个产品都不会出问题，问题是要会处理。客服在担任售后这一个角色的时候很重要，处理好了就是一大片客户，处理不好意味着失去一大片客户。而且在线上处理售后的能力关系到店铺的好评问题，在处理售后的过程中，一定要认真分析问题出在了哪个环节，需要对症下药。有必要的情况下可以给客户加倍赔偿。

第三篇：客服工作手册

第一章 客服话术 1.1. 接听客户来电 1.1.1. 接听要求

接起用电话时，电话必须在3声之内接起，最好是在响2声时接起，坐姿端庄，面带微笑，酝酿良好的心情，仿佛见到顾客。

话术：您好，客服中心，很高兴为您服务!(如果客户不接话，这时候再问“请问有什么可以帮您的?”

1.1.2. 确认用户称呼

在适当的时间获得用户的姓氏，便于在服务过程中称呼用户，服务过程中适当使用XX先生/女士的称谓与用户交流，但不宜过于频繁。(如果查询到客户订单里的姓名，最好直接称呼，不必再询问)

话术：您好，请问您贵姓?(会有客户不愿说，直接称呼先生或女士。即使询问也要在回答完客户提出的第一个问题后，适当的询问)

1.1.3. 确认用户问题

1)用户描述完问题后，针对用户的需求/问题进行概括和复述，不能打断用户的问询，总结用户的需求/问题，向用户确认理解的是否准确。

话术：请问您咨询的是„„问题吗?

话术：您希望了解的是„„对吗?这两句根据情况而定是否要询问 (尽量不要复述客户的问题，他会认为你没有仔细倾听他说话) 2)用户有描述不清楚的地方时，将用户的问题确认清楚。 话术：请问您说的是„„对吗?

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3)当日再次来电，用户表示问题未解决，主动向用户确认问题。 话术：请问您之前咨询的是„„问题吗?

4)用户描述问题过程中，应适当使用恰当的常用的语气词回应用户，表示正在倾听用户问题(不宜频繁使用)。

话术：是的，对。(拒绝使用恩，对客户不尊重)

1.1.4. 提供解决方案

1)用户的问题提供解决方案，并按照正确的步骤有序提供给用户。 话术：您的问题我已经了解„„根据您的描述，初步判断为„„ 2)用户配合操作时,以用户可以理解的描述说明操作步骤.

话术：请问您现在方便根据我的提示操作一下吗?或者我先将操作方法短信发给您，

1.1.5. 用户在线等待

1)用户查询问题答案时，应提前讲明原委并征求客户意见。如感觉60秒内不能查询到所需答案，则应马上回复客户。

话术：查询问题之前需要跟客户说一句，请您稍等，我帮您查询一下

话术：对不起先生/女士，现在暂时没有查询到，为了不耽误您，我先查询一下，稍后我给您回拨好吗?

2)电话在一分钟内重新拨通后，也必须礼貌的说一下。

话术：先生/女士，十分抱歉，让您久等了，您要查询的是„„ 3)查询问题完毕后，应对用户配合表示感谢：

话术：先生/女士，十分抱歉，让您久等了

1.1.6. 问题解决完毕

为客户解决好问题，可以结束通话时。 话术：请问您还有其他问题需要咨询吗?

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1.1.7. 交流出现困难

1)听不清用户讲话电话杂音较大时，向用户说明无法交流的原因，用户挂机后，再挂断电话。应说：

话术：十分抱歉，您的声音不是很清晰，请您在重复一下好吗?

话术：(仍然听不清时)很抱歉，依然听不清您的声音，麻烦您换一部电话再拨好吗? 2)没听清楚用户讲话时，向用户表示歉意：

话术：十分抱歉，我没有听清您的问题，麻烦您在重复一下好吗? 3)用户使用方言无法听懂时，向用户表示歉意：

话术：对不起，我听不懂您说的话，请您使用普通话再说一遍好吗?谢谢!当客户继续讲方言，不讲普通话时，

话术：“对不起，我听不太懂您说的话，请您让家人或朋友接一下电话好吗?谢谢!” 4)用户叙述不清或比较繁琐时，用客气周到的语言引导或提示客户：

话术：请您不要着急，慢一点讲好吗?刚才您说„„，请您再说一遍好吗? 5)接入电话无声时，向用户确认3次无法听到声音后再结束通话：

话术：“您好!请问有什么可以帮助您?”稍停5秒还是无声，要接上“您好，您的电话已接通，请讲。”还是没有声音，再重复1次后，对方仍无反应：对不起，听不到您的声音，请您稍后再拨，再见!

6)当线路发生故障、中途断线时，必须向对方确认原因，重新拨通之后，再向对方致歉：

话术：非常抱歉，刚才电话断线了。

1.1.8. 技术专业问题

无法提供解决方案的：顾客询问升级产品/技术问题时，说明原因后，告知用户产品厂商技术电话，并告知客户：如技术指导后仍然不正正常使用，请再与我司联系帮您做换货处理。

话术：非常抱歉，由于您的问题比较特殊，我们这边是该款产品的代理商，技术方面的问题可能解答的不太专业，请您先联系技术带您调试下，如技术指导后仍然不能正常使用，请再与我司联系帮您做换货处理，好吗?

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1.1.9. 转接电话

如个别订单是我部无法处理，需要转接其他部门的，应倾听完用户对问题的描述，不打断用户，确定需转接部门：

话术：好的，您咨询的是„„问题，比较抱歉，我们这边帮您解决不了，我帮您通知一下相关负责的同事，让他尽快给您回电处理，可以吗?

1.1.10. 提供信息有误

提供给用户的信息有误时，需向客户表示歉意，并提供正确信息：

话术：对不起，刚才提供的信息有误(用户提出建议或批评时，要对用户表示感谢) 感谢您的宝贵建议，你的建议我们将会反馈给有关部门，我们将在以后的工作中不断提高和改进

1.1.11. 非公司业务

用户拨打错电话时，应说明原因，若有可能根据客户的需求，引导客户拨打其他电话。

话术：十分抱歉，您咨询的这个问题不是我们这边负责的，无法给您处理，请您查证后再拨(或请拨打XXX电话咨询)。

1.2. 外呼用户 1.2.1. 拨出后确认

1)外呼服务开始语，说明自己的身份：

话术：您好!我是XX客服人员，请问x先生/女士在吗? 2)外呼服务问候语，确认用户问题：

话术：您好，先生/女士，请问您咨询的是关于„„问题吗? 3)外呼结束语，确认用户无其他问题后结束通话。

话术：请问您还有其他问题需要咨询吗?后期关于这款产品的任何问题，请随时与我们联系，再见!

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4)接听电话不是用户本人时，向接听电话人员询问用户有效地联系方式或方便联络的时间。

话术：您好，先生/女士，麻烦您把X先生/女士的联系方式提供给我一下，谢谢您，再见!

1.2.2. 用户情绪

1)用户表示感谢时，对用户进行回应： 话术：不客气，这是我们应该做的。

话术：不客气，很高兴为您服务。 2)用户表示歉意时,对用户进行回应：

话术：没关系，x先生/女士，您不必介意! 3)用户接受并配合进行操作时，对用户表示感谢：

话术：感谢您的配合!

4)用户来电很生气，表示服务态度太差，对用户进行回应，表达希望帮助用户解决问题的意思，倾听用户讲话就是成功一半，认真记录客户投诉的内容，并留下客户详细的联系方式。

话术：对不起先生/女士，因为我们的服务不周给您带来不便，请您谅解，请将详细情况告诉我好吗?

5)遇到无法当场答复的用户投诉：

话术：很抱歉，先生/女士，谢谢您反映的问题，我会尽快向上级部门反映，请您留下联系方式，我们会在2小时/24小时之内与您联系，告诉您明确的答复，感谢您的来电，再见!

6)用户使用咒骂或侮辱性语言，很难沟通时，向用户传达我们希望解决问题的意愿，同时告诉用户这样的沟通无助于解决问题，只会延误问题解决;将用户带回成人角色解决问题。

话术：X先生/女士，请先不要生气，我非常想帮助您。但您如果一直用这样的方式表达，问题是得不到处理的。您也希望尽快解决问题对吗?请您换一种方式让我明白您遇到的情况，这样我才能很好地解决它。

7)用户来电发泄怒气喋喋不休时

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(1)先同理，总结用户问题，往解决问题方向引导用户。

(2)仔细倾听并作记录，同时对用户讲话有所反应，可用“嗯，是的，对”等常用语气词，并伴有点头的姿态，让对方知道你在认真听他讲话。

(3)表示体谅对方的情绪，诚恳的向用户表示歉意，讲有助于降低火气、缓解公司与客户矛盾的话。如有必要，应适时的将电话转交给客服负责人或部门负责人，避免与客户发生正面冲突。

话术：发生这样的事情要是我也会比较生气，但现在主要是要为您解决问题，所以请您先不要生气。您的问题是„„吗，我理解的对吗?

1.2.3. 用户提出建议时

1)您的建议很重要，我会及时转给相关部门的，我们将在以后的工作中不断提高和改进，也谢谢您的支持。(或非常感谢您向我们提出这个宝贵建议，我会及时转给有关部门，我们将在以后的工作中不断提高和改进，谢谢您的支持)

2)如果建议未被采纳，十分抱歉，您在建议中提到的内容要求，我们暂时无法向您提供，请谅解!也感谢您对我们公司的信任，后期我们会考虑您的建议，希望您以后能继续关注我们、支持我们。

第二章 禁用语及挂机时间 1.3. 禁用语

1)随便 2)说(讲)啦 3)行不行

4)口语：喂、嗯、啊、哈、什么 5)究竟 6)怎么还不明白 7)急什么，别催我 8)快点说

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9)你先别吵 10)让我说完你再讲

11)刚才不是已经告诉你了吗? 12)不知道就是不知道

13)大声点，这么小声根本听不见 14)没得解释，就是这么规定的 15)我说你又不相信 16)你听我说

17)不关我的事，找XXX去 18)不属于我的范围，我不管 19)我不知道，我不清楚 20)你问我，我问谁 21)就这样吧，我挂了

1.4. 挂机时间

对客户表述的问题处理完毕，且客户再没有其他问题，并同意挂断电话。听到对方第一声“嘟”的挂机声后，我司才可挂断电话。

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第四篇：物业客服工作手册

客服共工作手册

1、 岗位设置

业主服务部主管

事务助理(前台接待)

2. 业主服务部工作范围

2.1 业主服务部承担着物业公司直接对客服务的主要工作，

其包括：业主关系的协调和环境卫生的管理;是体现公司的服务档次，展示

公司的形象和企业文化，树立公司的管理品牌的窗口，是实现优质服务，使业主满意的关键性职能部门。

2.2 业主服务部的主要对客服务工作是：入住、退租的办理、环境策划、来访接待、答疑解困、受理服务需求、邮件分捡递送、名牌制作、开展经营业务、协助费用收缴、受理投诉、走访业主等;

主要的对内管理工作有：日常巡查、搜集信息、管理业主档案、评价服务质量及业主对物管中心服务全过程满意率征询等。

2.3 “对客服务、组织协调、公共信息”是业主服务部所具备的三个主要功能。

为了实现这些功能，公司对业主服务部的工作人员提出了在仪容风貌、品格心态、技能素质与职业道德方面必须与公司的管理理念、形象品牌及服务档次相适应的要求，特别是服务人员要具备高尚的职业道德情操。真诚的为客服务意识，良好的人际交往能力，坚韧的思想意志品格，富于营造美好温馨气氛的创造性和善于洞察业主服务需求的感悟力。

3. 岗位职责

3.1业主服务部主管

报告上级：总经理

督导下级：事务助理(前台接待)

联系部门：财务部、安保部、工程部

3.1.1 负责对新增设的管理与服务项目进行可行性的调研工作，将业主提出的特殊要求和其它反馈信息，以书面形式明确、无误地交予物管中心总经理批示。

3.1.2 负责公开文件的控制和管理。

3.1.3 对空置房统一进行管理，对房屋指示标识、顾客提供产品的标识和服务过程的标识进行管理。

3.1.4 负责对服务的控制和实施管理，包括：业主关系、环境卫生、服务的实施、投诉处理、物业管理服务查询、信息收集等。

3.1.5 处理小区有关业主的所有日常事务。

3.1.6 负责服务小区工作及协助安保部、工程部、财务部做好对客服务工作。

3.1.7 确保服务小区有规范、完整的工作程序，对岗位职责及工作标准进行有效的实施。

3.1.8 制定服务小区预算，控制物品消耗，使本部门物品支出合理，在不降低质量前提下，尽可能降低成本。

3.1.9 负责本部门的安全和日常质量管理工作。检查和督促各管区严格按照工作规程和质量要求进行工作，实施规范作业，并协助解决属下员工汇报的疑难问题。

3.1.10 拟定本部门培训计划，并监督实施，提高员工的业务素质。

3.1.11 负责本部门与公司其他部门的联系协调及本部门负责的服务分包商监督评价工作，不断开发新的服务项目。

3.1.12 考核属下部门管理人员的工作，积极倡导良好的管理气氛，不断探索管理方法，提高管理效率。

3.1.13 定期拜访业主，征求业主意见，建立良好关系，提高公司的形象和声誉。

3.1.14 处理业主重大投诉，采取果断有效的措施控制事态发展，事后将处理结果及业主的反应以书面形式上报公司领导。

3.1.15 主持本部门例会，听取汇报，督察工作进展，解决工作中的问题。

3.1.16 对总经理负责，认真完成上级交办的其他工作。

3.2 业主关系主管

报告上级：业主服务主管

联系部门：业主服务部、工程部、安保部、财务部

管理范围：前台、邮件分捡

3.2.1 协调公司与业主之间的关系，将业主提出的特殊要求和其它信息反馈到经理处。

3.2.2 负责公开文件的收集与登记及在规定的时间内进行管理。

3.2.3 负责顾客邮件的验证、储存和分捡工作。按规定的程序对邮件进行标识和收发登记并做好记录。

3.2.4 从财务部领取业主空置房管理费账单，发放至各业主目前所在的办公地点(出租型物业不涉及此项工作)。

3.2.5 负责房屋指示标识、顾客提供产品的标识和服务过程标识的管理。

3.2.6 每半年至少进行一次业主意见征询，采取业主座谈会、讨论会、走访、调查表等形式。

3.2.7 设专人处理业主投诉，针对不同程度的业主投诉及时采取必要的处理措施。

3.2.8 负有向业主解释物业管理服务相关活动的职责，应设立服务热线电话，随时便于业主查询。

3.2.9 及时了解、收集、整理各种物业管理最新需求趋势，并向部门经理汇报。

3.2.10 掌握小区管理费制定的依据及所含内容，理解公司制定的相关性文件的内涵，做好对客解答工作。

3.2.11 熟悉公司提供的收费服务项目及收费标准，并根据业主需求督促相关部门及时提供服务。

3.2.12 协助办理新入住公司/业主/业主手续，协调业主与业主、业主与公司的关系。

3.2.13 协助财务部做好管理费及其他收费的征收，催缴工作，对业主提出的各种迟交或拒交理由及时反馈相关部门。

3.2.14 对业主服务主管负责，认真完成上级交办的其他工作。

3.3 事务助理(前台接待)

报告上级：业主服务主管

联系部门：业主服务部、安保部、财务部、工程部

管理范围：公司所管辖的所有公共区域

3.3.1 对所有公共设施进行检查，发现需维修的设备、设施通知前台服务员填写《维修通知单》。

3.3.2 建立和维护绿化区;根据《空置房登记表》定时安排保洁人员对小区内空置房进行一次全面清洁。

3.3.3 保持公共区域的卫生并保持公共设施处于良好工作状态。

3.3.4 协助业主服务主管完成日常及计划性工作。

3.3.5 随时掌握小区租/售状况，安排保洁人员做好相应清洁工作。

3.3.6 检查公司员工出勤及工作表现情况。

3.3.7 检查公司员工的日常及定期清洁工作质量。

3.3.8 检查楼层客用消耗品及清洁用品的使用情况，严格控制各项费用的支出。

3.3.9 检查区域内植物状况，及时通知花木公司更换。

3.3.10 对保洁人员进行培训和考核。

3.3.11 汇总保洁人员每日工作报告，发现问题及时处理，并将结果报告上级。

3.3.12 及时将业主/租户的要求或公司的有关规定以书面形式传达给每一位保洁员工。

3.3.13 与工程部保持密切联系，随时检查设备设施的运转情况。

3.3.14 随时注意检查各种安全设施，杜绝不安全隐患，培养保洁人员的安全意识和防火意识。

3.3.15 定期或随时听取业主/租户的投诉与建议，及时给予解决，并将解决结果记录在案，向业主服务主管汇报。

3.3.16 每月月底前汇总收费统计表及有关费用开支明细表，交业主服务主管审核。

3.3.17 定期对各服务分包商进行评审，并以书面形式汇报给业主服务主管。

3.3.18 完成上级安排的其它工作。

4. 操作规程及标准

4.1 前台管理操作规程

4.1.1 目的

规范前台服务管理，提供优质服务，树立公司良好形象。

4.1.2 范围

适用于小区前台服务的管理。

4.1.3 职责

4.1.3.1 业主关系主管负责小区前台服务的日常管理和工作安排。

4.1.3.2 前台服务人员负责为业主提供前台服务。

4.1.4 操作规程

4.1.4.1 服务人员要求

1) 要求前台服务人员必须熟悉小区内部地理结构、公司组织和人员结构。

2) 熟悉小区内业主或公司名称、单元号码。

3) 具备公关服务要求的礼貌礼仪及有关技巧。

4) 禁止无关人员在总台打电话。

5) 认真执行交接班制度，做到班班有交接，每班有记录。

6) 严守业主秘密，不私自泄漏有关业主资料。

7) 前台服务员如发现问题及时向业主关系主管反映并按指示执行。

4.1.4.2 查询服务的提供

1) 若客人到前台询问小区业主的情况时，根据所了解情况准确为业主提供信息，

服务人员不得对外提供有关业主的内部管理信息。

2) 若业主询问小区业主的详细位置时，应热情耐心地为业主指明位置和行走路线。

4.1.4.3 接待服务的提供

1) 做好各部门之间的联系、协作工作，热情接待公司的客人。

2) 接待推销业务。

a、不“推挡”推销人员。

b、保存推销材料的完整(每月定期送交业主服务主管)。

4.1.4.4 邮件、刊物的处理

1) 前台服务员接到相应邮件、刊物后，必须一一确认，保证无差错、无遗漏。

2) 前台服务人员当天必须电话通知业主领取邮件、刊物或亲自送到业主单元。

3) 前台服务人员需在业主领取邮件、刊物时在《邮件收发登记表》上作好相应记录。

4) 具体操作按邮件分捡程序执行。

4.1.5 相关性文件

邮件分捡程序

4.1.6 质量记录及表格

《邮件收发登记表》

4.2 办理入住操作规程

4.2.1 目的

规范入住程序的办理，为业主提供准确、迅速、周到、方便的服务。

4.2.2 范围

适用于业主服务部办理写字楼业主入住的管理。

4.2.3 职责

业主服务部业主关系主管负责业主入住各项手续的办理。

4.2.4 操作规程

4.2.4.1 入伙手续的办理

1) 入住建档：业主服务部在接到有发展商指定部门发出的入伙通知单后，首先由业主服务部心协同各相关部门为业主办理入伙手续并建立业主档案。

2) 设施检查

由业主服务部业主关系主管通知工程部对将要入住的区域、设施进行全面检查，填写《空置房设备设施检查记录》进行维修记录，跟踪维修结果，确保业主/租户入住时设施处于良好状态。

3) 业主服务部在入伙办理时将管理中心以下文件交一份存业主/租户，并由业主或租户在相关签收表上签字确认。

a、《用户手册》

b、《承诺书》

c、《装修管理手册》

d、《管理维修公约》

e、《应急防护手册》

f、《管理计划手册》

g、《管理中心安全协议书》

h、楼宇交接其他表格

4.2.4.2 业主/租户在入住前按以下程序办理

1) 客服部在接到业主/租户的书面入驻通知后，填写《入住通知单》发放给 安保部、工程部、财务部。

2) 为保证业主在小区内有一个安全的工作环境，业主关系主管应在业主入驻前或入驻当日收回《业主/租户情况登记》《常驻公司(办事处)登记表》《常驻公司(办事处)境外雇员登记表》《常驻公司(办事处)中国雇员登记表》《出入证办理登记表》《车位申请表》等有关文件交于安保部，并协助业主办理公司人员出入证、停车证。

3) 如需装修，在业主服务部办理有关装修申请手续，按《装修管理手册》执行，并填写其中的《装修申请表》同时送交装修商《二次装修施工管理规定》、《小区环境保护条例》、《垃圾管理协议》(双方签字留存)，后与工程部办理相关手续。

4.2.4.3 家具搬运

1) 业主提前将搬家时间以书面形式通知业主服务部，并按小区要求避开上下班高峰时间且只能使用消防电梯。

2) 业主关系主管根据业主/租户的搬运时间，提前向工程部申请提供专用 货梯服务，通知安保部做好现场保卫工作。

3) 根据入住业主情况表，由业主关系主管将信息输入电脑，汇总成《入住业主情况表》(对内)及《入驻公司状况表》(对外)，并于次月初分别发送至总经理、财务部、安保部、工程部并留档备查。

4.2.4.4 为新入住业主提供的服务

1) 由业主在发展商处签署租赁协议并办理租用车位手续。业主关系主管在取得租赁协议后，将付款发票复印件转送安保部，安保部依照地下停车场的有关管理规定办理有关手续并做好车位安排等工作。

2) 业主如需提供保洁和花木租摆服务，可通知经理，由经理按规定程序安排。

3) 业主如需提供邮件分捡服务，则将报刊订单复印件交由业主关系主管安排邮件分捡员依照邮件分捡程序执行。

4) 业主如需在小区行政餐厅内用餐，业主关系主管需带业主熟悉餐厅位置，并告之如何办理用餐手续。

4.2.5 相关性文件 《邮件分捡控制程序》

《管理维修公约》

《承诺书》

《用户手册》

《应急防护手册》

《装修管理手册》

《管理计划手册》

《小区安全协议书》

《管理维修公约》

《地下停车场管理规定》

《二次装修施工管理规定》

《小区环境保护条例》

《垃圾管理协议》

4.2.6 质量记录及表格

《入住业主情况表》

《入驻业主状况表》

《入住通知单》

《业主/租户情况登记表》

《公司人员办理身份卡登记表》

《常驻公司(办事处)登记表》

《常驻公司(办事处)境外雇员登记表》

《常驻公司(办事处)中国雇员登记表》

《车位申请表》

《业主/租户装修申请表》

《空置房设备设施检查记录》

4.3 办理退租操作规程

4.3.1 目的

规范退租程序的管理，维护业主、公司、租户三方的利益。

4.3.2 范围

适用于公司所管辖范围内物业场所的租赁业主的退租办理。

4.3.3 职责

业主关系主管负责业主退租申请的办理

4.3.4 操作规程

4.3.4.1 业主关系主管在与租户共同办理退租手续前，要求租户签署以下三项业主书面承诺：

1) 《业主退租表》中的退租日期应从协议中的退租日期为准，若业主提前退租，需有业主的确认书，并以业主确认的日期为准。

2) 如租户进行了二次装修，业主方面通知房间内装修是否恢复原状，及业主与租户关于二次装修协商结果。

3) 租户退租后房间钥匙办理保管手续。

4.3.4.2 办理退租手续

租户应提前二周到业主服务部填写《业主退租表》，业主关系主管协助业主办理财务、工程、安保的各项手续。

4.3.5 质量记录及表格

《业主退租表》

4.4 服务收费操作规程

4.4.1 目的

规范服务收费，确保公司正常经营。

4.4.2 范围

适用于管理费、能源费、有偿服务费的收取。

4.4.3 职责

业主服务部负责派发各项收费通知单，并协同财务部做好各项收费通知单的催收工作。

4.4.4 操作规程

4.4.4.1 单据的签收

1) 业主关系主管负责签收由财务部核算出的业主单元《缴款通知书》。

2) 业主关系主管将《缴款通知书》送至业主房间并请业主在《业主收费档案表》上签字确认。

4.4.4.2 服务费用的催收

1) 业主服务部接到财务部的《缴款通知书》后，由业主关系主管转呈业主。

2) 业主服务部若收到财务部发出的第二封催缴款通知，业主关系主管协同财务部电话通知该业主或登门拜访催询尽快交付，若三日后还未收到，业主关系主管上报部门经理。

3) 业主服务主管会同财务部经理，亲临该业主处进行催款并将催款情况上报主管部经理及财务部经理共同提出处理意见，向总经理汇报，以便采取措施。

4) 在采取措施之前，应采取各种方式知会业主，做到合情合理、合法，并做好通知的签收记录。

4.4.5 质量记录及表格

《缴款通知书》》

《业主收费档案表》

4.5 业主服务查询程序

4.5.1 目的

及时准确地解答客人疑问，使客人了解小区各种服务及设施设备的使用。

4.5.2 范围

适用于业主所提出的各种咨询的解答。

4.5.3 职责

业主服务部及前台所有员工负责业主查询解答。

4.5.4 操作规程

4.5.4.1 通常业主查询方式：电话查询、来访查询。

4.5.4.2 电话查询

1) 业主服务部员工接到业主电话查询时，要问清客人姓氏、单元号及公司名称。

2) 针对客人查询问题，准确无误予以回答。若不清楚的问题，请客人留下联络方式，并向相关人员咨询后再回复客人。

3) 针对业主所提出有关技术性很强的专业问题，请业主留下联络方式，并通知专业人员协助予以答复。

4) 对重点业主的电话查询，需在《电话记录表》上进行登记。

4.5.4.3 来访查询

1) 业主关系主管或业主服务主管负责来访查询业主的接待。

2) 接待人员要仔细听取业主查询的内容，并予以回答，对不清楚的事情要进行记录。技术性强的问题应联络相关专业人员共同为业主进行解答。

3) 当时不能解答的问题，请业主留下联络方式。待问题搞清楚后再予以回复。

4) 对所有业主的来访，要在《来访登记表》上进行记录。

4.5.5 质量记录及表格

《电话记录表》

《来访登记表》

4.6 投诉处理规程

4.6.1 目的

及时、准确地处理业主的服务投诉，提高服务质量，确保为业主提供满意的服务。

4.6.2 适用范围

业主服务部为业主服务的一切过程与范围。

4.6.3 职责

4.6.3.1 业主服务部为业主投诉受理部门，负责填写《业主投诉处理单》和《业主投诉登记表》。

4.6.3.2 工程维修部负责工程遗留问题、房屋维修等项目投诉的处理。相关部门负责

处理与部门相关问题的投诉。

4.6.3.3 总经理负责处理重大投诉。4.6.4 操作规程

4.6.4.1 投诉的接待

1) 业主关系主管/事务助理应认真询问业主要求，并在《业主投诉处理单》上认真记录业主投诉之时间、内容。

2) 接待人员应根据投诉之内容，将此记录表转给相关部门或主管人员(必要时应逐级上报)，并提出处理意见与建议。

4.6.4.2 投诉的处理

1) 业主服务主管和财务人员负责管理费、水电费、汽车车位租赁费等各项费用之问题投诉的解释与处理，遇重大问题报请公司总经理处理。

2) 有关小区/小区土建、设备、水电气质量投诉及维修，由工程维修部主管与维修班长及当班人员负责处理，其重大问题报请管理中心经理负责处理。

3) 安保部经理负责小区处理安全、车辆损坏、失盗等方面的投诉问题。

4) 业主服务主管、清洁班班长及当班人员负责小区清洁、绿化之投诉问题的处理。

5) 有关人员在管理与服务过程中的文明态度的投诉问题，由业主服务主管或总经理负责处理。

6) 业主服务部负责业主投诉的一般性问题的处理结果的跟踪验证。

7) 对业主投诉的重大问题，填写《不合格/纠正预防措施报告》，各部门或员工应及时逐级向上报告，慎重处理。必要时，业主服务主管和总经理应跟踪做好回访工作。

4.6.4.3 《住户投诉处理单》及《不合格/纠正预防措施报告》应力求完整准确、可靠，所有投诉均应有处理结果并记录在案。

4.6.4.4 投诉处理完毕后，由责任部门签字，并将此表交回业主服务部，由事务助理/业主关系主管上访或电话回访，保证投诉处理率达100%。

4.6.4.5 接待住户投诉的值班电话铃声不超过三响，超过者视为值班失职，按违反公司劳动纪律处理。

4.6.4.6 公司任何部门接到投诉电话，均应在当即时间转给相关部门，并把做好的记录转到业主服务部。相关部门应在不合格服务规定的时间内纠正完毕。

4.6.5 相关文件记录

《不合格/纠正预防措施报告》

《业主投诉登记表》

《业主投诉处理单》

4.7 业主回访规程

4.7.1 目的

确保对业主投诉的处理和维修服务效果的及时反馈。

4.7.2 适用范围

适用于本公司投诉处理和维修服务效果的回访工作。

4.7.3 职责

4.7.3.1 业主服务部具体负责对业主的回访工作。

4.7.3.2 公司其他部门人员接到业主对所提供的服务工作效果的意见，均应及时反馈到业主服务部。

4.7.4 工作程序

4.7.4.1 业主服务部按照《业主投诉处理单》的记录情况，对投诉进行100%回访，回访时间按投诉内容具体确定。

4.7.4.2 业主服务部每星期对维修服务效果进行回访，回访率不低于80%。

4.7.4.3 回访工作可采取与业主交谈，电话交流、现场查看、检查等方式综合进行。

4.7.4.4 事务助理根据回访的情况，发现存在的不合格项应及时向业主服务主管汇报，安排人员限期解决，并再次进行回访，直至业主满意。

4.7.4.5 回访的记录由业主服务部定期移交档案室进行统一管理。 4.7.5 相关文件及记录

《业主投诉处理程序》

《业主回访记录表》

4.8 业主意见调查规程

4.8.1目的

及时监控业主对公司服务质量的要求,以持续改善公司的服务质量。

4.8.2适用范围

适用于本公司各部门业主意见调查工作。

4.8.3职责

4.8.3.1 业主服务主管负责组织业主意见调查活动及专项调查活动，对业主调查情况的分析作为识别持续改进需要和采取纠正预防措施的依据。

4.8.3.2 各管理处负责实施业主意见调查活动及专项调查活动，对调查结果进行汇总分析，对服务工作提出改善建议。

4.8.4工作程序

4.8.4.1每季至少安排一次住户意见征询，征询的内容有房管、治安、车辆、清洁、绿化、维修、社区活动、便民服务等，可视实际情况选择每次征询的主题(内容)，征询方式包括但不限于：a)上门征询;b)电话征询;c)户外休闲时访问;d)问卷调查。

4.8.4.2征询比例应不低于已入住住户总户数：办公楼100%、如为问卷调查则问卷回收率应不低于：办公楼90%，若低于则按每低5个百分点，满意率相应下降1个百分点计。

4.8.4.3要对征询结果按清洁、治安、绿化、服务态度、工程维修、投诉处理、社区活动、便民服务等进行分类统计，对未达至质量目标和住户普遍反映的问题，根据其程度采取相应的纠正、预防措施和改进方法。

4.8.4.4每年年底公司将邀请部分住户或业主委员会参加座谈会，以直接与住户进行沟通听取住户或业主委员会对服务质量的评价意见，评价意见应予以记录。

4.8.4.5业主服务经理根据工作需要可专门组织专项的调查。

1)调查活动应覆盖本公司管理的所有区域，问卷调查应遵循但不限于以下方面：

a)调查数:100%。

b)问卷发放应采用随机的原则和二次重点抽样(即对上次调查中有抱怨或投诉或平时有投诉的用户等应在抽样时被覆盖到)。

c)问卷回收率不低于70%，若低于则按每低5个百分点，满意率相应下降1个百分点计。

d)顾客的满意率不得低于质量目标的要求。

2)业主服务主管负责将调查的结果进行汇总分析,并提出对服务工作的改进建议,呈交主管领导决定,由意见调查而引起的改进工作,由管理者代表在下一次的意见调查中向顾客说明，对调查结果进行分析应采用一定的统计技术(如排列图法、因果图法等)。

4.8.4.6对顾客沟通的有关信息与顾客满意测量的分析结果应作为识别持续改进需要和采取纠正和(或)预防措施的依据。

4.8.5 相关文件及记录

《业主意见调查表》

《业主意见分析表》

4.9 业主申请服务项目的操作规程

4.9.1 目的

提供综合性服务项目，满足业主需求。

4.9.2 范围

适用于办公室收费清洁、超时空调服务、瓶装水定购服务、花木租摆服务、物品迁入/迁出使用专用电梯服务等。

4.9.3 职责

业主关系主管负责接收业主的服务申请及服务时间安排。

各相关服务部门提供相应服务安排。

4.9.4 操作规程

4.9.4.1 办公室清洁

1) 业主日常清洁服务

a.事务助理接到业主单元申请服务后，亲临业主单元了解业主服务要求和清洁时间，并以《用户手册》中《服务项目收费标准》为基础，针对业主单元具体情况，确认所提供服务收费价格。

b.事务助理起草《日常清洁协议》后，经业主服务主管核准，交予业主确认签字。

c.将协议正本交与财务部作为每月收费依据，副本由业主服务部存档。

d.按业主要求时间及标准提供服务。

2) 特殊清洁服务

a.业主提出特殊清洁后，事务助理到业主单元了解清洁要求及确定清洁时间，并以《服务项目收费标准》为基础，针对业主单元具体情况，确认所提供服务收费价格。

b.填写《业主服务收费单》或《服务申请单》注明清洁时间及清洁收费价格。

c.按照业主要求及标准提供服务。

d.服务完成后，确认业主满意程度，并让业主在《业主服务收费单》或《服务申请单》上签字。

3) 事务助理每月月底前将《日常清洁协议》及《业主服务收费单》或《服务申请单》上金额汇总，填写《服务项目汇总表》连同《清洁服务单》交财务部，作为对账依据，同时将底联存档。

4.9.2.1 超时空调服务

1) 本服务适用于法定节假日及非中心开启空调时间，即7:00点-19:00点以外的时

间业主使用空调的情况。

2) 业主关系主管接到业主超时使用空调申请，须明确开启和关闭时间，并告知业主超时费用的收费标准，业主认可后，业主关系主管填写《超时空调申请表》。

3) 持《超时空调申请表》至业主单元，与业主进行确认无误后，要求业主在《超

时空调申请表》上签字。

4) 填写《维修通知单》，送至工程部安排工作。

5) 每月月底前，将《超时空调申请表》汇总，并填写《服务项目汇总表》交财务部审核并作为收费凭证，同时将申请复印件存档。

4.9.4.3 花木租摆服务

1) 事务助理在接到业主购买或租赁花木要求时，应立即通知中心花木租摆供应商负责人。

2) 与供应商负责人共同就花木规格、价格、服务与业主进行商谈，确认后，由花木供应商与业主签订《花木租摆协议》。

3) 事务助理持《花木租摆协议》复印件每月月底前汇总花木公司购买或租赁价格单后交财务部，财务部凭单收取供应商10%管理费。

4.9.4.4 物品迁入/迁出小区使用电梯办理。

1) 业主应提前一天，提出使用电梯申请，业主关系主管就业主具体要求、使用时间及运货物品种类填写《货梯使用申请表》。

2) 业主关系主管与工程部联系确认电梯使用时间(如无法安排，应再次同业主确认时间)。

3) 填写《货梯使用申请表》至工程部做好工作安排。

4.9.5 相关性文件

《花木租摆协议》(外来)

《服务项目收费标准》

4.9.6 质量记录及表格

《业主服务收费单》

《货梯使用申请表》

《服务项目汇总表》

《清洁服务单》

《维修通知单》

《超时空调申请表》

《服务申请单》

《日常清洁协议》

4.10 报修处理操作规程

4.10.1 目的

尽快处理业主报修，确保满足业主对维修服务的要求。

4.10.2 范围

适用于业主书面或电话提出的维修服务。

4.10.3 职责

业主服务部业主关系主管负责执行

4.10.4 操作规程

4.10.4.1 业主服务部前台人员接到业主来电或来函后，根据业主要求，按规范及时填写《维修通知单》。

4.10.4.2 业主来电需问明报修内容、业主地址、联系人、联系电话、预约时间。

4.104.3 业主来电话或来函需判断事由的轻重缓急。

1) 如需紧急处理需在《维修通知单》上注明“急”字样。

2) 如事关重大需填写《维修通知单》时，及时向业主关系主管和部门经理汇报。

4.10.4.4 《维修通知单》填写完毕需按规范登记在《日常报修记录表》中。

4.10.4.5 《维修通知单》填写完毕，应立即送至工程部。

4.10.4.6 业主关系主管需监督《维修通知单》完成情况，根据业主重大或紧急要求的《维修通知单》随时跟踪工程部完成情况，并及时向部门经理汇报。

4.10.4.7 对于重大报修，业主关系主管根据《维修通知单》填写《日常报修记录表》后及时转交有关部门并监督其迅速解决。

4.10.4.8 对于不能马上完成的《维修通知单》，业主关系主管要了解其原因，一直追踪相关部门，不断将进展反馈给发单人或业主，直至完成。

4.10.4.9 业主关系主管对于协调不了的问题及时汇报给业主服务主管解决。

4.10.4.10 业主关系主管需在每天17:30以前汇总当天《维修通知单》完成情况。

4.10.4.11 如《日常报修记录表》中注明未完成，需问明未完成原因，并记录在《日常报修记录表》中。

4.10.4.12 业主关系主管需将已完成的《维修通知单》整理集中。

4.10.4.13 业主关系主管需在第二天继续跟踪未完成的《维修通知单》。

4.10.4.14 每周周末，业主关系主管总结《维修通知单》完成情况，交业主服务主管，由经理根据《维修通知单》完成情况与各部协调。

4.10.5 质量记录表格及文件

《维修通知单》

《日常报修记录表》 4.11 进口报刊收订规程

5. 规章制度

5.1 业主关系主管巡查制度

5.1.1 检查范围

小区业主区域的检查包括但不限于卫生状况、工程状况。

5.1.2 检查频率

每个工作日至少二次，并填写《工作质量检查表》或《工作质量检查本》。

5.1.3 处理方法

对所发生的问题及时通知相关部门解决重要问题及时向业主服务主管汇报。

5.1.4 质量记录及表格

《工作质量检查表》

《工作质量检查本》

第五篇：超市客服操作手册

客服部超市服务台操作手册

我们的准则：

你心我心

将心比心

遇事抱吃亏态度 不要急功近利 从一点一滴的小事做起 我们的使命：

顾客满意 丰富的商品 合理的价格 温馨的环境 完善的服务

一、工作流程： 营业前：

1、提前10分钟签到，检查仪容仪表。

2、打扫工作区域内卫生，为顾客提供一个美观、整齐、干净的环境。

3、打开顾客留言信箱,把留言簿整理后上交值班店长.。

4、准备好工作中所需的用品，例如计算器，电话本，退货单据。

5、熟悉当日的促销活动、特价商品，方便顾客咨询,

6、打开电脑等设备，检查网络是否正常运行，电话是否能够正常使 用。

7、准备好退货备用金。

8、精神饱满的迎接顾客。

营业中：

1、顾客有疑难问题，需要我们帮助时，主动上前询问，耐心解答;

2、做好差价退补工作;

3、正常调退商品，在顾客满意的前提下，5分钟内办理完毕;

4、退货备用金的准备，到财务室把前一天的退货、差价的总金额上 报财务主管，核定查清

后把现金送服务台以备当日退货使用;

5、对于顾客所需商品及时登记，上报各部门主管，做好电话回访;

6、处理客诉时做到耐心、亲切、冷静，超越自身权限无法解决时， 及时上报主管，并做好

客诉记录;

7、中午交接班内容：

a、晨会的具体内容

b、未处理完的客诉，需要电话回访的顾客联系方式及回访原因

c、当日有促销商品信息

d、顾客遗失物品交待清楚;

8、每天所退物品，由质验人员验货后，分类退入卖场;

a、配合验货人员把每天退货商品，检验准确。

b、准确计算出当天的退货总金额，由验货人员核对电脑系统上打出的退货金额相一致。

C、把当天退货商品写在退货明细上，细致地说明退货原因，报超市店长。

9、有质量问题的商品及时上报处理。统一填写《商品质量退货明细表》;

10、送宾前

10分钟查清当日退货后剩余现金、差价、费用、报损等 与当日领取的备用金必须相符，清楚每日帐目，做到帐实平衡。

营业后：

1、把工作台整理干净，现金、数据性物品放置到财务室。

2、打扫区域卫生，关闭电源、拔掉插座。

3、协助现场人员，做好结束后的其它工作。

每周工作：

1、每周进行一次大扫除

2、做周退货、客诉分析

每月工作：

1、每个月参加一次盘点

2、整理一个月的所有退货金额，退货的原因

3、做月退货、客诉分析

二、客诉的接待与处理

例一：食品的质量问题投诉(参照<食品质量安全法>)

A、短时间内购买，顾客购买的酱鸡有异味、变质，检查后确定属实：

1、先向顾客表示歉意，稳定顾客情绪。

2、检查商品，核对购买时间，通过看色泽、闻气味、口尝等确定是否存在质量问题;

3、询问顾客是否食用，如已食用，询问是否对身体造成不适，需不需要到医院检查冶疗需

要就立刻安排人员陪同到医院检查，如不需要到医院的，应带礼品对顾客家访或慰问。

4、如未食用，询问顾客要求，及时了解顾客期望值，如超出权限，上报超市店长，协调解

决。

5、按相关法律规定1：10赔偿顾客

6、及时通知相关部门、相关负责人，检查商品的质量，追查进货的渠道。 B、由于购买时间过长，人为存放不当造成变质的处理方法：

1、先向顾客表示歉意，稳定顾客情绪。

2、按公司理念报吃亏态度为顾客办理退货，把商品报损，并提醒客存放时间和储存方法。

3、把客诉问题上报相关部门负责人并做记录。 例二：服务投诉：

1、接到投诉后首先向顾客道歉，稳定顾客情绪。

2、立即通知部门主管查实，在顾客同意的情况下，让当事员工向顾客当面道歉。

3、向顾客赠送公司礼品，表示歉意，感谢顾客的建议。

4、上报主管加强员工培训，避免发生类似事件。

例三：顾客在商场购物时衣服被硬件设施挂破：

1、先给顾客致歉，并询问挂破地点。

2、给顾客织补(未提出赔偿的)并送礼品表示歉意。

3、赔偿顾客衣服等价金额或给顾客购买衣服赔偿(对提出要求赔偿的)。

4、上报相关部门负责人对挂破地点的设施进行整改。 例四：顾客在卖场内丢失物品

1、首先询问顾客丢失物品的地点和丢失物品的详细情况;

2、通过广播帮助顾客寻找，如果顾客需要报警，提供电话拨打110报警。

3、留下顾客的联系方式，如果找到，第一时间通知顾客;

备注：当顾客提出物品是在商场内丢失，要求赔偿时，金额较小时，提醒顾客下次注意并赔偿，金额大时上报公司保卫协助解决。

三、商品退换货的处理

正常退货：例1：有小票退货;例2：无小票退货

非正常退货：例1：食品类;例2：非食品类;例3：维修类

(一)正常退货： 例一：有票

1、双手接过顾客需调退的商品，小票。

2、检查商品、核对小票、条形码。

3、准确的称呼，询问顾客退货原因。

4、确认商品后，准确、快捷的在5分钟内为顾客办理。 例二：小票已丢失需退货(不影响销售)：

1、接到顾客退货的商品，检查商品。

2、善意提醒顾客以后保存购物小票，保护自己的合法权益，以方便退调商品。

3、询问顾客的购买时间、价格、查询与卖场的售价、批次是否相符。

4、询问顾客退货的原因。

5、确认无误后，准确、快捷的为顾客办理

6、再次提醒顾客存留购物小票。 (二)非正常退货：

例一：食品类

(散装食品、熟食、水果等不在退换货范围内)

1、接过顾客的商品，询问顾客退货的原因。

2、告知顾客下次购买此类商品时，为了顾客的利益和健康，确认好再购买，此类商品不在调退的范围内。

备注：

1、如果顾客坚持退货，根据我们的企业理念报着吃亏态度，给予退货;

2、退货后直接报损

例二：非食品类：

顾客拿着一盒“索芙特祛斑霜”要求退货，持有商场的购物小票，不是商场的产品(产品已调包)要求退货，原因是用后过敏。

1、接过顾客的商品和小票。

2、检查商品，闻气味、试用商品确定已调包。

3、询问顾客退货的原因。

4、到卖场打开同样的产品与顾客带来的产品做对比。

5、向顾客讲明，如果与商场内出售的商品一样(可以陪同顾客到技术监督检测)，我们可以做出赔偿。

6、及时上报上级主管。

例三：维修类：

A、商品在维修范围，坚持不维修，要求退货：

1、接过顾客商品、小票。

2、检查商品。

3、耐心为顾客解释此类商品，在维修范围(如拖把、遥控车、变形玩具等)。

4、顾客坚持不修，为顾客调换新的。

5、顾客坚持退掉，按照顾客意愿，上报部门负责人，为顾客办理退 货，达到顾客满意。

B、商品无质量问题，长时间使用不当造成

1、接过顾客的商品。

2、询问顾客的使用方法(如复底锅、微波炉锅等)。

3、确定是使用方法的问题，如复底锅严禁干烧。

4、告知顾客正确的使用方法。

5、能办理调换的尽力为顾客调换新的，不能换新的按损坏成度打折为顾客办理退货，达到顾客满意。

C、由于商品有质量问题，给顾客造成大的经济损失：

1、首先表示歉意，稳定顾客情绪。

2、询问起因、结果。

3、通知上报相关主管。

4、到办公室协调解决。

5、上报公司行政中心。

四、差价的退补

1、由部门负责人通知服务台所团购物品的名称、金额。

2、核实退差价金额，登记在退换的单据上。

3、在购物小票上单据上注明团购数量，退货的金额。

4、由部门负责人签字。

五、特殊情况的处理

例

一、针对顾客建议的处理： 邮箱

1、如果是商品缺货将单子拿到相应部门，交给负责人

2、投诉：交给相应部门的负责人，过后电话回访

3、表扬：交给相应部门负责人，对其表扬

4、建议：电话回访，表示感谢

当面建议：

1、面带微笑，耐心听完顾客的陈述。

2、感谢顾客的建议与意见。

3、把顾客的建议及时做记录，便于及时上报解决。

4、送顾客小礼品表示感谢。

例

二、对于顾客物品在卖场内丢失的处理：

1、耐心询问丢失物品的特征和丢失地点。

2、第一时间帮助顾客广播寻找，需报警时及时提供电话，安慰好顾客情绪，尽最大努力为顾客提供帮助。

例

三、顾客需要求购急用，但卖场内没有出售的商品：

1、询问顾客需购商品的名称、产地、标准，需购数量，及时登记。

2、留下顾客的联系方式，家庭地址。

3、把顾客需要，上报部门负责人，由负责人与业务尽快联系，选购。

4、24小时内不管是否到货，必须及时给顾客回复

5、当货到位时第一时间通知顾客，有必要时送货上门。 例

四、孩子在卖场内与家人走失的处理：

A、孩子找家长：

1、根据孩子的年龄、姓名广播寻找家人。

2、亲切的逗哄孩子，稳定孩子的情绪。

3、询问孩子家人的电话、家庭住址。

4、安排车辆送孩子回家。

B、家长找孩子：

1、安抚情绪，根据孩子的年龄、姓名广播寻找

2、安排人员到卖场寻找

3、询问家长的电话、家庭住址。

4、如找不到协助家长报警

例

五、顾客购物后发现购买的东西少了一样(两种情况)： A、回到家后打电话投诉的：

1、问清丢失东西的原因地点，并帮助寻找，在卖场内能找到要送到顾客家里或将商品到卖场，帮顾客保存退货现金，等顾客再来时归还顾客(非本市区)。

2、确实没落在卖场内的，给顾客解释清楚。

B、结完帐后某件商品忘在收银台，到服务台投诉的：

1、首先询问核对顾客的购物小票，短时间内确定地点和收银员。

2、当确定商品忘记在收银台时，真诚的向顾客道歉，及时上报部门负责人。

3、赠送公司礼品安慰顾客。