水利工程档案管理中的节点控制分析

2022-09-10

一、前言

水利工程肩负着我国农业发展的重担, 对于降低洪涝和旱灾对农业的侵害有极为积极的作用, 同时, 它还能够对城市的供水和生态环境起到极为积极的作用, 对整个社会的经济发展有极大的推动作用。可以说, 水利工程已经成为当前社会主义经济建设的重要组成, 并直接影响到国家的发展和人民生命财产的安全。近年来, 我国的水利工程建设不断加大力度, 水利工程的项目也逐年增多, 而水利工程的建设环境也越来越复杂, 所以, 工程的质量关一定要把好, 确保水力工程的整体质量。而水利工程档案管理就是水利工程管理的重要内容之一, 节点控制又是水利工程档案管理中的重要组成。水利工程的档案管理工作是根据不同的阶段按套整理归档的。它主要管理的就是在水利工程当中所涉及的所有被明确后固定下来的记录当时的工作内容的一系列信息。所以, 基于在水利工程的档案管理中的共同特征, 兼顾水利工程个案的不同特点, 设立多个阶段的节点, 这些节点对于整个档案管理的评价以及实际工程的质量都具有很大影响, 同时这些节点应当配以度身定制的限制条件, 只有满足了这些限制条件, 才能使整个水利工程的档案管理达到内容准确完整, 规则科学并且信息安全的最终目的。

二、水利工程档案管理中设置控制节点的方法

水利工程的建设并非一蹴而就的, 在各个建设阶段都有各不相同的工作要点和特征。水利工程档案的主题不同于其他单位, 不仅仅是人员档案, 工程项目的记录和归纳也是档案主要部分, 简而言之就是不同的参与单位在工程进行中所形成的彼此之间具备科学联系的信息文件的总和, 水利工程的档案是以完整的“套”出现的。所以, 在进行水利工程档案管理的控制节点设置的时候, 要因地制宜, 具体问题具体分析, 不能脱离工程的实际情况, 要遵守时间和工序的先后, 在工程中体现指导的作用。

遵守工程的时间和工序的先后指的是在不同的工程进展阶段设置不同的档案管理控制的节点, 使控制节点能够反映出该工作阶段的工作要点和次一级的要点。不能脱离工程的实际情况是要求在设置控制的节点时, 要充分考虑工程建设的现实状况, 根据工程发展进度进行整体规划, 挑选可以让节点体现其控制职能的时间点。在工作中体现指导作用是要求控制节点的设置在其个数上和要求上都要对其体现的价值进行研究, 在工程中尽可能地展现其控制作用, 让水利工程的档案管理工作得到有效的保障。

由上述的分析获知, 可以在水利工程档案管理中放置下述的三个节点进行整体控制。第一个节点设置在招标分标的方案获得有关批复以后;第二个节点设置在核心标段的招投标工作告一段落后;第三个节点设置在单项工程的竣工验收以前。三个不同阶段的节点设置, 体现着档案管理工作在水利工程施工进程中的不同指导作用。

三、水利工程档案管理中控制节点的限制要求

水利工程档案中的节点控制是分段进行的, 而不同的控制节点由于身处的工程建设的阶段不同, 其各自的核心要求存在差异, 所以要让控制节点发挥最好的工程控制作用, 就要为设置的控制节点匹配合适的限制要求, 保持控制节点与工程现实状况可以紧密相连的状态, 由此促进水利工程档案管理的优化和升级。其各个节点的限制要求如下:

(一) 第一个节点的限制要求。

招标分标的方案获得批复的时候是在水利工程的建设管理班子确定并且扩初设计已经完成的时候, 这时招投标还没有开始, 工程处于整个建设的初期阶段。这时工程档案的管理和保存由建设管理单位负责, 而需要进行归档的建设工程的有关内容也已经有了初步的分配, 所以非常适合在此时建立一个档案管理的节点。这个节点的目的是把整个项目档案管理的标准确定下来, 完善管理的体系, 其核心的工作是编制关于需要进行归档的文件类型及其保存期限要求、档案的管理办法、档案管理员的职责等有效文件, 并确立档案管理工作中的领导班子。自档案管理的最初期开始就对哪些文件需要归档、如何归档、怎么保管等问题进行限制要求。因为水利工程的档案管理体系初期建立直接决定了整个工程建设过程当中档案管理模式的出发点, 所以初期档案节点的设置非常重要, 可以说是施工过程中的“管理地基”。

(二) 第二个节点的限制要求。

第二个节点所指的招投标工作包含了工程监理、主体工程的施工以及主要设备的安装。工程监理是水利工程能否完成质量目标不可或缺的一环, 有义务对工程归档的情况、尤其是不同标段施工企业的档案情况同时进行监察和管理。主体工程的施工企业以及主要设备的安装企业完成了整个建设工程的核心建造工作, 其形成的档案文件数量繁多, 质量要求更是在整个工程中占有无可匹敌的地位, 它的好坏直接关系着建设工程档案工作的好坏。所以, 在这一工作阶段必须设置控制节点并指出清晰的限制要求。在这个控制节点中, 要确立档案收集的逻辑外延、档案归类的规则、档案保存的方法以及归档的质量标准。在这一节点中把工程档案管理的标准综合起来, 向这三家单位清晰解答他们对于档案管理的困惑之处, 使档案在初步建立的时候就跟从规范的指引, 以保障档案最终的准确性、完整性、体系化与安全化。

(三) 第三个节点的限制要求。

水利工程建设通常由多个企业共同完成, 在标段竣工后, 施工企业就会传递相关的档案文件并离开施工现场。因为并非所有的施工单位都是在工程整体竣工的时候完工的, 若没有在单个单位竣工验收前放置控制节点, 没有能够在适当的时间内把这些单位的工程档案归档完毕, 就无法保障这些档案不出现缺失或错漏, 这样势必影响到整个工程档案管理的质量。等到进行档案的专项验收时才看出问题, 会因为时间和人员的迁移而无法修正。所以在此处设立控制节点是非常重要的。这一节点的核心限制要求符合关于归档的范围和保存时间的有效文件中的规定, 对已完工的单项工程进行档案检查, 包括其内容是否完整、分类是否科学、鉴定是否正确、图纸是否齐备以及文件的可保存性是否已达标。如果在检查中发现问题, 应当监督相关的施工企业进行修正。档案的专项验收开始前的其他工作也应照这一节点的限制要求实施。

四、水利工程档案管理中节点控制的具体效用

(一) 加强档案管理的有序规划。

水利工程档案管理工作不仅具有较强的逻辑性和有序性, 同时也是一项系统工程, 不容一点马虎。但凡在任一工作环节有所纰漏, 都会导致档案质量的不达标。必须在档案管理的前期设立专门的控制节点, 并明确统一、规范化的标准, 同时, 还必须设立和完善相应的工作体制机制, 使得档案管理工作的开展有制度依托。不仅如此, 还必须订立详尽的工作计划, 切实分阶段、分层次、有计划地进行档案的管理, 使得档案管理工作开展及时并尽在掌握。

(二) 加强档案管理的针对性。

无论是档案管理控制节点的时机还是内容的选定, 都具有一定的特殊性和针对性, 均为了在特殊时期或特定情况下, 就特定的且在当时具有普遍性的档案管理问题提出一系列解决方案, 并切实有效地将这些问题进行解决, 以制约那些对档案的收集、分类等工作开展具有负面作用的因素。所运用的控制手段也具备实际操作的可能性, 能够贴合实际情况, 有针对性的提高工程档案的结构和质量。从管理方面来控制水利工程中可预见以及不可预见的不利因素的萌生和发展。

(三) 抓住档案管理的重点内容。

依照帕累托法则, 在任意一组东西中, 往往起决定性作用的只是其中的一小部分内容, 而剩余部分尽管占有更多空间与数目, 却无关紧要。对控制节点进行设定, 其中一项重要作用也是将起决定性作用的一小部分内容紧紧抓牢, 从而促使工程档案管理工作能够更加安全、全面、精准以及系统化的开展。抓住档案管理的重点内容, 也能够切实提升工作的效能与管理水平, 实现人力、财力资源的最大化利用。并且实现水利工程全过程的档案管理优化与升级, 既节约时间, 提升工作效率, 又能保证施工过程的有章可循。

五、水利工程档案管理节点控制的注意事项

目前水利工程档案管理的节点控制还有待加强, 要切实完成水利工程中档案管理的节点控制工作, 必须从根本出发, 系统地管理和遵循档案工作的发展规律, 切实地做到以下三点:

(一) 领导加强重视, 狠抓落实

任何工作的开展都离不开领导的重视与支持, 节点控制工作的开展亦是如此。水利单位的相关领导要进一步加强对档案管理节点控制方面的重视, 并由领导带头对水利工程档案的具体管理方面狠抓落实, 从思想上将档案管理的意识扎根工程系统工作, 这样才能避免节点控制浮于表面化, 杜绝档案管理敷衍式的开展, 确保节点控制能够切实地实现, 为水利工程建设提供规范管理的指导性依据, 从根本上树立起对水利工程档案管理的重视态度。

(二) 制定科学、规范的档案管理操作流程

一套科学、规范的档案管理操作流程是目前节点控制工作开展的关键所在。规范化的流程能够使各项工作的开展有据可循, 避免各自为政、各执一词的现象, 让各个部门之间可以联合起来, 使管理过程统一、规范, 能够在问题出现时第一时间找到管理依据, 从而在执行的过程中找准方向, 使在具体的操作中能够更加规范化, 也更加科学合理化, 为节点控制的操作提供理论依据, 最终统一整个节点控制的操作规范, 将其提升一个档次。

(三) 制定强制性的纠正措施

要切实保障节点控制工作的开展落到实处, 就必须做好反馈机制的建立。通过反馈机制, 将水利工程档案管理节点控制中所遇到的问题以及具体操作中的实际状况, 反馈回来, 对操作中存在的不足与错误要采取强制性的纠正措施, 重新制定方针政策, 将水利工程建设当中可以避免的负面问题扼杀在萌芽初期, 从而保证节点控制能够尽最大可能发挥其正面积极的意义, 保证水利工程施工过程的顺利以及工程质量的提升。

六、总结

水利工程关乎着我国的社会经济发展, 它的档案管理至关重要, 水利工程档案管理的节点控制是保证工程质量的重要内容, 它将档案管理变得更具有条理性、科学性、合理性。对于水利工程质量的加强有极为积极的推动作用, 在以后的工作中, 要继续完善、规范水利工程档案管理的节点控制, 从而实现水利工程档案管理的科学规范性, 进一步保证水利工程的保质完成。

摘要：水利工程事关我国社会经济的发展, 是我国社会主义建设的重要组成部分, 水利工程档案管理对工程质量有着不可忽视的影响作用。本文以水利工程档案管理现状为基础, 以节点控制的管理为研究对象, 分析水利工程档案管理中节点控制的开展、限制要求、效用以及注意事项。

关键词：水利工程,档案管理,节点控制