办公物资采购管理规定

第一篇：办公物资采购管理规定

办公用品采购管理规定

一、总则

1、为加强公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

2、本制度所指的办公用品系指用于公司日常办公所需之耐用物品和消耗品，包括：文具、纸薄、办公室自动化耗材等生活用品、卫生清洁用品等。

二、权责

1、办公用品由行政人事部集中管理，实行统一采购、统一发放、统一回收处理;

2、行政人事助理具体负责办公用品的采购和日常管理;

3、行政人事部经理负责对办公用品的采购流程以及价格等情况进行严格审核;

4、财务主管负责对办公用品采购价格的审计，并定期审核办公用品台账;

三、申购

1、各部门根据本部门对办公用品的需求，于每月25日前提报下一月办公用品领用计划报行政人事助理;

2、行政人事助理依据各部门的办公用品领用计划，及时查对库存，对确有缺项的，应及时编制办公用品购置计划，经询价、比价后，确定合适的供应商;

3、行政人事助理填写《办公用品申购表》，报行政人事部经理审批后实施采购;

4、对于大宗办公用品，由行政人事部经理参与询价和议价、选择合格供货商。

四、核销

1、采购物资时，行政人事助理必须向供应商索取正规发票，如供应商未能开具发票的，可自行准备相应符合财务规定发票，经行政人事经理审核后作为报销凭证;

2、物资采购完毕后填写《费用报销单》，经行政人事部经理审核后，按实际支出报销费用。财务部门须对报销凭证予以严格审核，对于不符合申购流程和报销凭证不全者，应予拒销。

五、领用和发放

1、员工领用办公用品需填写《办公用品领用单》，行政人事助理按照《办公用品领用单》发放办公用品;

2、办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政人事助理统一调换或回收;

3、员工离职时，须与行政人事助理办理办公用品交接手续，由行政人事助理在离职结算单上签字确认，除消耗品外，其余未归还部分，按实际购买价格予以扣除。

六、登记和管理

1、行政人事助理须建立和登记办公用品台账，做好办公用品的购置、发放和库存管理;

2、财务部须会同行政人事助理定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符;

3、行政人事助理须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。

七、本规定自发布之日起执行。

中国利民集团股份有限公司

2016年11月11日

第二篇：办公物资管理制度

一、总则

(一) 为加强办公物资管理，规范办公物资领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。

(二) 规定中的办公物资为办公耗材和一般办公物资。

1、一般办公物资包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋(盒)、标签、纸杯、计算器、电池、电话机等。

2、员工应对办公物资应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。

3、各部门须制定办公物资申请人并建立本部门领用台账。

4、办公物资应为办公所用，不得据为己有，挪作私用。

5、不可用办公设备为个人使用。不许将办公物资随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。

二、办公物资计划

(一) 各部门根据本部门办公物资消耗和使用情况，每季度首月7日前编制并提报下季度一般办公用品领用申请、每月7日前编制并提报下一月办公耗材及打印用纸领用申请，经本部门负责人审批签字后报办公室办公物资管理人员处(电子版以邮件形式发送)。经办公室相关人员审核统计并由办公室领导审批通过后进行采购。

(二)如各部门逾期未申报或需临时追加补充采购办公物资的，可通过广州分公司请购申请流程进行申请采购(请购申请中说明申购原因)。原则上各部门不予补报办公物资申请。

四、办公物资的发放及领用

(二) 各部门办公物资管理人员应严格遵照公司财务对在职员工办公用品及耗材配比规定，结合本部门实际使用情况按规定标准进行申请以及本部门办公物资预算提交。

(二) 各部门指定人员在物资到货后认真核对本部门申请办公物资，当场与供应商送货人员确认核对并签写姓名工号。如配送物资与申请物资有误须及时向办公室办公物资管理人员反馈，并拒签错误配送物质。

(四) 电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公物资，目前分公司各部门以给予配备如需申请应说明原因或凭损毁原物以旧换新。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。

五、管理员职责

1、各部门管理员须建立办公物资台账，定期核查所领物品使用情况，做好办公物资的发放和库存管理。

2、各部门管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

3、各部门管理员须防止办公物资受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公物资的功用和性能。

4、各部门管理员须根据办公物资的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资源占用和保证正常使用。

六、办公物资的交接与收回

员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公物资及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。

移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人(保管人)的责任，另行处理。

第三篇：办公用品采购、领用管理规定

第一章

总

则

第一条

为规范公司办公设备和办公用品(以下统称办公用品)的采购、管理和发放，加强办公费用成本控制，明确公司财产的归属、管理和使用，保证公司财产的完整、安全和不受损失，特制定本规定。

第二条

办公用品的采购、使用应本着物美价廉、经济实用、勤俭节约的原则。配备办公用品应合理调配，遵循艰苦创业、修旧利废、物尽其用、减少闲置的原则，充分发挥现有设备的作用，实现物品价值最大化。

第三条

办公用品的管理实行“集中采购、归口管理、统一建档、统一登记、统一调配、分口监督”的原则。

第二章

办公用品范围、分工管理

第四条

办公用品包括但不限于：办公桌椅、电脑(含笔记本电脑)及配件、辅(附)助设备、复印机、打印机、传真机、扫描仪、程控电话交换机(含板卡)、摄影摄像设备、录音音响器材、空调设备、照明器材及电视机、冰箱、微波炉、吸尘器等电器设备，各种文件柜、保管箱、保险柜、沙发、汽车，公司购买及接受赠与的礼品，各类纸张(含信封信纸)、一切文具、耗材、通讯器材及一切低值易耗品(含价值2000元/件以下的所有物品)，各类生活用品，工具书籍和专用书刊，公司购买的用于电器和电脑维修的工具等。

第五条 办公用品的采购、登记、建档、保管和调配等实物管理工作由公司办公室负责。财务部负责审核、审查及建帐等价值管理工作。

第三章

采购、验收及登记

第六条

日常办公用品的采购

(一)原则上每两个月集中采购一次(特殊急用品除外);

(二)每逢单月第一个工作日,公司拟购置部门填写《办公用品采购申请单》，报公司办公室;

(三)办公室汇总公司采购申请，经公司总经理审批同意后，由办公室落实采购事宜;

(四)办公室按公司领导的批示，经询价后购买，填写入库单并及时入库，然后按照各部门提出并经审批流程核准的申请领用表即时发放;备用办公用品及时入库;

(五)文印纸张、信纸和信封等由办公室统一购置、印制，根据使用情况按程序即时采购。

第七条

办公设备的采购

(一)应由各部门提出书面申请并应写明型号等标准，经部门负责人签字后，报公司办公室。办公室应对各部门的采购设备进行调查后签署明确意见或建议，报公司总经理审批。

(二)公司办公室按领导批示，询价、竞价采购。

(三)所采购的设备购买到达后，办公室应及时进行验收，验收后应及时登记、发放、入库。

第八条

货款的支付必须在验收合格，取得正规发票后，附上竞价表、发票等票据，由公司财务部办理。

第四章

领用、收回及赔偿

第九条

办公用品采购完成后，办公室应及时通知申请部门填写《办公用品领用申请单》，经部门负责人签字确认后报公司办公室，经审批后方可领取。

第十条

实习、见习期和试用人员可以暂借办公设备，由实习、见习期和试用人员书面提出申请，所在部门负责人签署明确意见报公司办公室领取。

第十一条

员工出现在公司内部调整、退休、离职等情况时，应及时归还将原使用的办公设备，填写《办公用品移交明细表》，办理有关收回手续。

第十二条

员工如在使用过程中故意损坏、丢失等，应恢复原状或按照资产购置值赔偿。

第五章

附

则

第十三条

本制度由公司授权办公室负责解释。 第十四条

本制度自下发之日起执行。

第四篇：政府采购管理办公室采购业务流程

一、 采购委托

使用财政性资金进行采购的县级行政、事业单位和社会团体等部门，按照当年政府预算安排(包括追加预算)，根据工作需要向采购办申报采购计划，由采购办进行采购。使用非财政性资金的采购单位可直接委托采购办进行采购，原则上应将所需采购资金转入政府采购资金专户。

二、组织领导

拟定项目采购实施计划，成立由用户方、出资方、采购办组成的项目领导小组和工作小组，领导小组和工作小组的组长由用户方担任。领导小组负责审定招标计划、方式、招标书、评标原则、评委会组成、审查评标报告、确定中标人等，属于邀请招标的，还要审定拟邀请供应商名单。工作小组在领导小组领导下开展工作。负责起草招标书，发标，答疑，组织开标、评标、签订合同等。

三、制作标书

招标方式确定后，采购单位负责提出明确、具体的技术需求，属于公开招标、邀请招标、和竞争性谈判方式，采购办负责制作招标书商务部分及招标书的合成工作，呈项目领导小组审定后5日内发标。属于询价采购方式的，采购办负责编制询价采购函。

四、选择商家

对于公开招标，采购办负责在相关媒体上发布招标信息，凡符合条件的供应商均可参加;对于邀请招标、询价采购和竞争性谈判，根据项目实际情况，采取发出招标邀请书的方式，邀请足够数量的、在采购办已注册登记的供应商参加。

五、发标

采购办发布招标公告(招标邀请)、向供应商发售标书、接受投标、公开开标。一般来说，从发出招标邀请书到投标截止，不少于20天，特殊情况的根据项目需要作出安排。

六、开标、评标、定标

属于公开招标、邀请招标和竞争性谈判方式的，投标按规定时间截止，开标会按规定程序进行。开标后立即进入评标阶段。评标委员会由采购单位、出资方、采购办代表及抽签筛选的技术专家组成，并不定期聘请纪检监察等监督部门的代表参加。评标委员会负责拟定评标办法细则，评审投标书，起草评标报告，提出拟授标供应商建议，报项目领导小组审查并最终确定中标供应商。

七、单一来源采购

对于只有单一来源且不能代替的采购项目或特殊的紧急情况，经项目领导小组批准，采用单一来源采购方式。由采购单位、出资方、采购办、有关专家和监督人员组成谈判小组，拟定招标书，与供应商进行采购谈判，形成书面材料，报项目领导小组审查，以决定其是否中标。

八、合同签订及履行

采购办发出评标结果通知书，中标供应商与采购单位和采购办洽谈项目合同事宜后，签订合同。如果合同金额超过中标金额，应报出资方审批。合同执行过程中如有其它事项，经协商并履行相应的报批手续，可以签订补充协议，作为合同的有效组成部分。

九、验收付款

中标供应商履约完毕，提交采购单位和采购办进行项目验收。使用财政性资金的采购项目，在验收合格后7个工作日内，采购办负责办理划款手续。

第五篇：办公用品采购管理制度

第一条 为了进一步规范我局招标采购行为，加强办公用品采购活动的管理和监督，保证办公用品采购质量，根据《中华人民共和国政府采购法》以及《泰安市政府采购管理办法》等有关规定，结合我局实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所指的办公用品采购，是指为了满足开展日常行政办公及事务活动的需要(不包括已纳入市政府集中采购项目)。

第三条 适用范围。局机关各科室、局属各单位申请购买办公用品及其相关活动，适用本制度。

第四条 采购原则。办公用品采购应遵循公开、公平、公正和质优价廉的原则。 第五条

采购范围。具体包括购置设备、办公用品等消耗性支出。凡单项价值在2000元以上或采购总额在10000元以上的办公用品采购活动，均应纳入大宗办公用品采购范围。本制度所指固定资产是指使用年限在一年以上或单项价值超过500元的资产。

第六条 采购方式。办公室根据工作需要，制订采购计划和预算，按程序进行招标采购。

办公用品的购置，要做到优质低价，保证工作需要，尽量节约经费。 第七条 采购程序。

(一)编制采购目录：(1)日常低值消耗办公用品、电脑简易配套设备采购，根据业务工作需要，由办公室会同有关单位，通过招标或竞争性谈判，确定供货单位;(2)大宗办公用品、计算机、系统管理软件和其它贵重电子设备的采购，各科室、各单位因工作需要购置的，须先填写办公用品采购申请表，注明用品名称、规格、型号、用途等具体要求，交办公室登记提出拟办意见，经局分管领导签署意见，报局主要领导审批;(3)固定资产采购，单项价值在2000元以上和采购总额在10000元以上的重大采购项目由局党组会议研究确定;(4)需通过市政府采购的，按相关规定办理。

(二)组织询价招标。经审批同意后，办公室会同有关科室，单位按照局领导批示和政府采购的有关规定，组织招标采购。由办公室根据采购目录，对拟采购货物的数量、规格、质量及时限提出明确要求，组成三人以上采购小组，并根据需要安排相关专业人员参加，对拟采购的物品进行市场询价(必须三家以上供货商)。采购小组根据供货商提供的产品性价比，经综合分析后，推荐产品供货商。

(三)签订供货合同。采购小组将招标过程编制采购报告，报局领导审批。经研究同意后，由办公室会同采购小组审核并签订供货合同，作为资金支付的依据之一。合同签订后，由采购小组通知供货商将采购物品送到指定地点。

(四)组织审查验收。由办公室会同采购小组，按照签订的采购合同，对供货商提供的物品认真仔细进行验收，装箱的商品必须根据装箱单逐项对照验收，对电器产品进行通电测试。如发现质量问题，立即通知供货商予以处理，并根据合同规定追究相关责任。

第八条 办公用品采购登记和领用。经采购的办公用品和设备，必须按照分类进行固定资产登记，详实填写固定资产登记表。一般消耗品入库保存，办公设备需粘贴固定资产管理标识。上述程序完成后，通知所需科室、单位负责人和保管人核对签收领用。各科室、单位不得委托他人代领物品。

第九条 采购价款的支付和报帐。

(一)报帐程序由办公用品招标采购活动的经办人负责完成。采购经办人将采购物品发票，由办公室和采购小组审核，经局主要领导审批同意后，到财务办理报帐手续。

(二)采购经办人将采购用品的保修卡、发票(复印件)、联系电话等相关资料进行归档，并督促供货商做好售后服务工作。

第十条 办公用品和设备的管理。按照“谁使用、谁管理、谁丢失、谁负责”的原则实行。经采购的办公设备应明确责任人，必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。因管理不善、不正当操作使用或故意损坏，对办公用品造成遗失、损坏或擅自转让、赠送、自行处理等，责任人或过失人应予照价赔偿，故意损坏的还应责令写出书面检查，视情况给予批评教育。

第十一条 办公用品和设备的报废。出现下列情况，使用人可以申请报废：

(一)办公设备已过设计寿命，确实不能再使用的。

(二)办公设备出现严重故障后，无法修复正常使用的。

(三)因设备技术水平落后，不能与现有相关设施配套，造成事实上不能再使用的。

(四)设备维修成本过高，超出自身实际价值的。办公室按有关规定和程序，统一处理。

第十二条 招标采购监督。局办公室负责组织采购招标工作，每次采购临时组成采购评标小组，并报局领导审查同意。局纪检组对招标采购的全过程进行监督。

第十三条 招标采购违纪处理。参与招标采购工作的科室和工作人员，应依照规章制度，自觉接受监督。对玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊、索贿受贿的，依照有关法律、法规和规章的规定处理。