行政前台接待工作流程

第一篇：行政前台接待工作流程

行政前台接待服务流程

一、前台接待

1、电话接待

1)接听电话

在电话铃响的第二声和第三声的时候接起电话，首先要说“您好，四川大宗。”“请问有什么可以帮您的吗?”“不用谢。”之类的谦辞。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了。”

转接电话时，要礼貌的说“请稍等。”并马上转接。对方如果要求转接领导，又知道领导的名字，就要礼貌的询问对方的姓名，单位。如果来电方是做广告、推销或与公司无关的来电就要拒绝。应该用礼貌的借口，比如先发传真，如有需要再联系，或者转接到相关部门。

2)让客户先收线

在电话即将结束时，应礼貌地请客户先收线。

3)做好来电记录

电话机旁备有纸、笔，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项，尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和负责人。

2、来访者接待

1)遇到访客来时，应立即招呼来访客人，面朝向来访者点头，微笑致意：“您好，请问你找哪一位?”“请问您是哪家公司的?”“请问你贵姓?”“是否有预约?”

2)如果是领导预约的客人来访，可询问“请问贵姓?请问是哪家公司?”，确认对方的身份的确是预约后，通知领导，方可引领到领导办公室，指引来访者入座，并倒水给客人。

3)如果没有预约，知道找谁后，请来访者稍等立即帮其联系。如果找的人正在忙，请来访者稍等，引领来访者入座，并倒水给客人;如果等待时间长，访客要找的人还在忙，要关照来访者向其说明，然后再帮忙提醒来访者要找的相关人员。

4)如果来访者要找的同事不在，根据来访情况决定是否立即联系相关负责人，如果不需要，委婉告知客人相关负责人不在，是否愿意等人回来，或者明天再来访。

5、送客

客人离开时，礼貌用语，请客人慢走。等客人离开后，应立即将客人使用的杯子整理好，保持会客区的整洁。

3、对内接待

1)早上上班主动向同事，特别是向领导问好，下班时主动向同事、领导告别。

2)前台需要随时保持有人，如果临时有事离开，需主动交代其他同事帮忙接电话或接待来访客人。

3)接待来访者时候，避免让来访者自己进去办公区域，要前台引导来访者到办公区域。

二、内部会议接待服务流程

1、接到会议通知后，行政前台负责与会议主办部门确认是否需要领导座牌、笔记本电脑、投影设备、录音设备、茶水、饮料以及其他所需物料等;

2、通知参会人员会议时间及地点，并告知参会需准备资料;

3、通知相关部门配合进行会议准备，并检查会议室清洁;

4、会议前半小时，将会议所需的物资物料全部摆放到位，包括：便笺纸(或笔记本)、签字笔、烟缸、茶水及会议所需的其他物资，并将笔记本电脑与投影仪连接并调试完毕，会议资料拷入电脑中并进行试放;

5、会议前15分钟，回到前台站立迎接参会人员，向每一位参会人员问好，并带领其到会议室大门口，引导其按位入座;

6、参会人员到齐后，为参会人员掺满茶后退出会议室，关闭会议室大门;

7、会议过程中，每间隔15分钟至会议室掺水一次。每次进入前需敲门进入;

8、会议结束后，送离参会人员离开并道别;

9、整理会议物品，清洁会议室桌面及地面，关闭电源开关、空调开关、投影设备电源、饮水机电源等用电设施。

第二篇：行政前台工作流程

一. 接待来访者

1.问清来访者来访原因，先进行来访登记。判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若已预约，或者正当访问理由，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候。

2. 接待求职者面试并做好登记。请面试人员填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知相关部门领导进行面试。

二.. 接听电话。

接听电话应说“你好”青岛丽城恒信营销策划股份有限公司。记录电话信息并转接电话。

三. 考勤管理

、1. 统计公司员工每天、每月的考勤情况，并交人事部核算工资，考勤资料存档。

2.监督公司员工考勤打卡情况，不允许发生代替他人打卡的现象。、

3. 监督员工工作时间的外出流向，登记外出时间、地点、事由。

4. 做好员工请假登记。

四. 收发文件

1. 负责公司各类信件，包裹、报刊杂志的签收和分送工作。

2. 负责公司的文件处理工作，打印、复印、传真的收发。

第三篇：行政/前台 工作流程

1. 接听电话/传真流程：

1)接起电话，礼貌问候，聆听记录，转接相关部门。

2)呼叫内线：直接拨分机号码，总机拨0

呼叫外线：拨9后再拨外线号码

转接电话：按挂机键1次，即可弹出，再加拨分机号码

代接/抢接电话：所有分机，摘机拨*#

3)电话无人接听时，请其他同事代接。

4)接收传真，并及时转交相关人员。

2.客户接待流程：

1)礼貌问候，了解客户需求。

2)确认人数，端茶递水。

3)电话告知相关人员，得到确认回复后，引见客户进入办公室。

3.考勤及外出流程：

1)将已经存档的手指平放于刷指纹镜面上，指纹机提示“谢谢”即操作成功; 如果不成功，就需要再次放入指纹。

2)如考勤机不能识别指纹或不能正常工作，要第一时间向综合管理部人员反应并采取补救措施，否则视为未出勤。

3)员工外出办理公务的，应先填写外出单并交由领导签字方可外出;特殊情况无法先填写外出单的应事先向领导说明并告知综合管理部，过后由当事人凭领导签字的外出单到综合管理部存档，作为出勤记录，否则视为缺勤。

4)每月1日通过指纹考勤机下载员工上月的考勤记录，针对迟到、早退、请假、未登记等情况进行备注。

4.会议流程：

1)确认会议时间，确认人数，准备会议室。

2)按会议内容如实记录，会后整理完整并以Email形式发送至各位同事的邮箱。

5.日常用品添置、领用、核销流程：

1)由部门相关人员填写日常采购申请表，由领导签字后，由综合管理部统一添置。

2)综合管理部统一发放，由使用人签字领用。

3)填写费用报销单，附上采购申请表及相关票据，交由综合管理部核实。

6.寄送快递流程：

1)员工填写快递单(地址、电话、收件人)，包装完整，再交由前台处。

2)前台需检查快递单填写是否完整，并登记在案，统一由快递公司发出。

7.面试通知及接待流程：

1)按领导要求，合理安排求职者的初试和复试的时间。

2)电话通知求职者，并以短信或Email的形式通知求职者具体时间地点。

3)求职者面试前需填写面试人员登记表，按顺序告知相关面试官。

第四篇：行政前台工作流程

前台是一个公司的脸面和名片。所以，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着非常重要的作用。

一、前台人员的穿着及相关仪表要求

1、前台人员须每天着淡妆上班。

2、头发干净整洁，不油腻不披头散发，烫染夸张的头发须扎好在脑后。

3、上班期间衣着整洁，整齐。

4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。

5、不能佩戴过多的首饰，首饰应和着装相互配合。

二、环境卫生、办公设施的保持和检查

1、每天早上9:00打扫卫生，整理前台物品，保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐;

2、每三天上午10:00

巡视公司公共区域的绿化状况，保证舒适良好的工作氛围，如有问题及时通知行政管理部部长;

3、下午下班前对公司办公区的巡视，查看门窗、净水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录，冷气于下班前检查关机模式。

三、邮件、信件的收发

1、详细记录每日信件、邮件的收发情况，负责送信件、邮件的保安和签收信件、邮件的员工都要做登记并签字;如接收人不在公司，要及时电话通知，并记其返回时间，及时送予并签收;如接收人不是大楼内办公人员，要及时电话通知，与其接洽好签收时间来签收邮件或信件;如无法联系接收人，应及时通知行政管理部部长。

四、接待访客

1、访客出门时起身迎接，应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。面向来访者点头微笑致意：“您好，请问您找哪一位?、请问您是哪家公司?、请问贵姓?”如果正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意;

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候，用规范的仪态(手势指引或起身带位)引领来访者入座，并倒水给客人。如果等的时间很长，要关照一下来访者并向其说明，然后再向来访者要找的相关人员说明情况。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式;

3、如果来访者知道找谁，但未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在，而要告诉对方：让我看看他是否在，要打电话给相关同事或领导。XX单位XX来访，不知道是不是方便接待，处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或领导亲自接，都可以当做是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为下一步的处理留下了余地。同时婉转的询问对方来意，如果对方没有通报姓名则必须文明，尽量从客人的回答中充分判断能否让他与同事见面，如果客人要找的是公司领导更应该谨慎处理;

4、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复;若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明;及时转告相关部门来访者的联系方式以及事由，并确保及时回复;

5、每月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。

五、带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势

1、在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧;

2、在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼，应该是接待人员走在前面，客人走在后面，上下楼时，接待人员应该注意客人的安全。

六、客人离开后

客人离开后，应立即将客人使用过的一次性杯子整理好，将洽谈室或会议室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

七、对内接待

1、早上上班主动向同事问好，下班时也主动向同事告别。

2、有客人来访时，也要注意公司接洽人员的接待问题，比如提供茶水等。

3、前台要随时保持有人在位置上，如遇临时有事要离开，需主动交其他同事帮忙接电话或接待来访客人。

4、每天检查前台桌面清洁，设备的维护和干净整洁。

八、电话的接听和记录

1、接听电话应热情，使用普通话和礼貌用语。声音要适度，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电着耍脾气、使性子甚至说粗口。应调整好表情，使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么可以帮您吗?”“不用谢”等。在电话响铃的第二声和第三声的时候接起电话。首先要说“您好，内蒙古日新投资集团有限公司”要勤说“请问、请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”;。

2、转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。对方如果要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问：对方的姓名、单位。如果是做广告的或变相做广告之类的电话，应用礼貌的借口挂掉电话，或转接到相关部门;

3、在打电话和接电话过程中都应牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒”的声音，这会让客户感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应礼貌的请客户先收线，这时再挂电话;

4、在与客户进行电话沟通过程中需要做必要的文字记录，电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该会面对时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校队，尽可能的避免错误发生;

5、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码并做记录，切忌立即挂断电话;

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的;

7、将需要转达的内容及来电人的基本信息及时记录在《电话记录》上;

8、每月将《电话记录》交由行政管理部档案管理员归档。

九、文件的收发

(一)纸质文件的收发

1、前台收/发文件应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等;并签字，发文中还需要求收件人签字;

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字;

3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理;

4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。

6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到;

7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。

8、注意事项

(1)详细填写《收文明细》、《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收、发文件的具体内容;

(2)及时转交给相关人员;

(3)按项目分类交档案管理员归档。

(二)电子文件的收发

1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等;

2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”、“发”的文件夹，然后在“收”、“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹;

3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》、《发文明细》中记录，收、发方式在备注中注明;

4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到;

5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

6、注意事项

(1)了解所收、发文件内容，按收、发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找;

(2)及时将收、发文件转给相关负责人，并确认是否收到;

(3)按时将每天收、发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

十、办公室临时安排的其他工作

第五篇：行政前台工作流程

接待——客户来访

工作流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由;

2、弄清来访者身份和意图。安排来访者前往会客室稍坐片刻;

3、准备招待茶水饮料;

4、通知相关工作人员有人来访;

5、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别;

6、客人离开后清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁;

电话的接听和记录

工作流程：

1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语;

2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉;

3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作;

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话;

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒;

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。

7、将需要转达的内容及时记录;

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

日常的打印、复印 饮水机以及相关设备的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班时间准时开启并且检查传真机、复印机，并及时补充所需的纸

张;

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸;公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸;

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检查维修;

备注如需要申购A4纸 换墨粉 硒鼓 等 需提前填写申购单 并经理签字后通知供货商。

办公室用品申购 领用 及发放

工作流程：申报流程《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台回收整理——行政主管审核——总经办签字批准;

采购流程：总经办签字批准——前台电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认

领用流程;需到前台登记所需要的物品并签字

如需个人申购物品则拿申购单并经理签字后给前台——前台打电话通知供货商。 机票及酒店预定

工作流程;1,查机票价格，例如艺龙、携程。

2.需要采集订票人员的姓名、身份证号码、手机号码三样信息以便登记

3.给老师打电话确认时间是否合适 并确认身份证号是否有误

4.和供货商联系并出票 同时签写订票单并签字

负责图书 报刊 日常借阅

工作流程;借阅报刊 图书需签书籍领用登记表后才可借出。

邮件登记

公司邮件、包裹的收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈， 员工包裹必须由本人签收并签字确认 公司内部文件签邮件登记

考勤

工作流程：

1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息;

2、如有员工请假，需到填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数;行政主

管及总经理签字同意后作为考勤依据;

3、每月月底综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审

核签字;

4、考勤统计交由财务作为造工资表的根本依据

负责每个月和供货商结算

工作流程 1.EMS 圆通 邮件对账看是否有误 并填写支票领用单并找行政经理签字

2.负责对账供货商及机票的账目 无误后填写支票领用单并找行政经理签字

3.负责物业房租的结算 填写支票领用单找行政经理签字