办公室采购制度及流程

制度是前人经验与血泪的总结和提炼，是行为的基本准绳，必须执行到位。如何制定一般制度？下面是小编整理的《办公室采购制度及流程》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

第一篇：办公室采购制度及流程

采购制度及流程(1)

上海吾间建筑工程有限公司 采购管理制度及操作流程

一、目的

为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。

二、适用范围

适用于本公司所有日常办公器材等用品。

三、基本原则

采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。本采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

四、工作程序

(一) 采购基本事项

1.采购一般遵循现需现采购的原则，一般由后勤人员负责采购，也可由需方直接采购。

2.日常采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈，非日常用品采购应货比三家，选择性价比最高的供应方。

3.采购原则上采取内部员工相互监督的原则，采购前不需要经过审核。但是对价值超过300元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请人将采购单提前报告经分管部门领导签署意见后实施。

4.金额特备巨大的(2000元以上)，采购人在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时，采购人员应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有后勤互监督人员对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。 5.采购应索要发票，金额小的索要收据，网络采购应保留聊天记录及付款证明。

(二)采购申请

1.采购时，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“采购单”。

2.交由后勤部进行采购时，若有紧急采购需要，需方应在在“采购单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3.交由后勤部进行采购时，若撤销采购，应立即通知相关人员，以免造成不必要的损失。

(三)采购流程

1. 需方可以自行采购也可以通知后勤部门进行采购，均需要填写“采购单”， 2. 报销时，需方或者后勤人员应将报销凭证及采购单同时交由部门负责人审核，货到后，部门负责人验收无误后，需方或者后勤人员再将报销凭证交由总经理签字，财务根据经理签字后的凭证放款。 (四)采购经办人职责

1. 建立供应商资料与价格记录。 2. 做好采内参市场行情的经常性调查。 3. 询价、比价、议价及定购作业。

4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 5. 做好平时的采购记录及对帐工作。

(五)采购方式

1. 集中计划采购：凡属日常办公用品尽量集中计划购买。 2. 长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。

3. 每年第一个月重新审定上供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。

(六)采购经办人行为规范

1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购单”。

2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。

五、 附则 1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。

六、本制度经总经理核准后实施。

2014年4月

第二篇：采购管理制度及操作流程

一、制定目的及范围

为进一步加强公司制度管理，健全企业采购制度，提高采购效率，明确岗位职责，降低采购成本，减少不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定本制度。

本制度涉及的采购类别包括：项目采购(材料采购、工程采购)、年度采购、零星采购、应急采购。

本制度涉及的采购物品包括：单价 万元以下的工程设备、工程原料、实验器材、实验药剂、化学药剂、劳保用品、办公用品以及应急事件、突发事件中需要采购的物品。

本制度中有权申购的部门包括：工程部、研发部、咨询部、市场部、办公室、财务部。

二、采购原则

1、采购公司经营中一项重要的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。

2、采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格因素，择优选取。

3、各类物资均应向正规商家采购，原则上要求所有采购物资均应开具发票。

4、物资采购由需求部门负责采购、询价及后期谈判。

5、各部门应有专人负责采购事务，申购人与采购人不得为同一人。

三、采购流程

1一般采购流程 1.1采购申请

1.1.1采购之前，申购人应向仓库询问所需物资是否有库存，以免重复采购。

1.1.2采购之前，申购人依据所需物资的品名、规格、数量、需求日期及注意事项填写“申购单”。其中工程项目采购应提交工程预算，按采购原则进行采购。

1.1.3紧急采购时，由申购人在“申购单”上勾选“紧急”选项，以便各部门加快流转，及时处理。

1.1.4若撤销采购，应立即通知采购人，以免造成浪费。 1.2申购：工程项目采购提交工程预算并经公司负责人批准后由申购人填写“采购物资流转单”，其他采购经本部门负责人批准后，由申购人填写“采购物资流转单”。 1.3询价

1.3.1各部门负责采购的人员分别询价，提供三家以上供应商及价格，财务部提供历史价格加以比对。

1.3.2采购人询价时应注意审查供应商的主体资格(经营状态、是否按时年检、有无失信记录、是否涉及重大诉讼等)，要求供应商提供联系方式以便相关负责人核价。确定供应商后，应要求供应商提供证明主体资格的材料(企业提供营业执照副本复印件、个人提供身份证复印件)。同时，采购人应在“采购物资流转单”上注明所采购物资的商品名称、规格、型号等基本信息。

1.4核价：采购人或相关负责人参考历史价格对拟采购物资进行核价，填写“采购物资流转单”中的“核价结果、核价意见”。

1.5审批：采购人将“采购物资流转单”经逐级审批，报公司各级负责人审批后，方能进行采购。

1.6采购实施与验收入库

1.6.1“采购物资流转单”经各级负责人审批签字且经财务部备案后，由采购人办理借支采购金额或通知财务办进货款手续。

1.6.2采购人按照核准的“采购物资流转单”向供应商订货，并以电话、传真等方式确定交货日期或到市场采购。对于需要订立买卖合同进行采购的物资，应同时按公司合同审批程序进行流转。

1.6.3所有采购物资到货后，由采购人、申购人、入库人协同，按照预定的采购质量标准及数量进行验收，并办理入库手续。如因需立即使用不能及时入库，应先由申购人、采购人验收，在紧急情况解除后，及时办理入库手续。如采购物资质量、数量不符合要求，应及时保存证据，与供应商协调退换货事宜。采购人、入库人验收完毕后，应出具证明验收合格的单据，交予财务部备案。

1.6.4所有采购物资原则上要求货票同行，采购人应在货到后1个月内办理报销手续，因超过报销时间财务部门不受理报销的，责任由采购人承担。

1.6.5采购物资不论金额大小，一律由采购人签字，财务部负责人审核，报公司总负责人核准签字后方可报销。 1.6.6采购人应将供应商的送货单及我公司开具的入库单、物资采购流转单、收款收据等单据交予财务部方可结款或开具支票。

2特殊采购流程

2.1集中计划采购：凡属日常办公用品必须集中购买的，各部门应在每月25日前将审批通过的“采购物资流转单”交至办公室，由办公室在月底统一购买。

2.2零星采购

零星采购是指偶然发生的、所采购物资低于 元的采购(如因公司接待、聚会需要进行的采购，场地调查、工程施工过程中因缺少配件、材料而临时进行的采购等)，具有临时性、偶发性、金额低的特点。

2.2.1各部门人员需要进行零星采购的，应首先以电话的方式征求本部门负责人，征得负责人同意后，坚持“必需、质量、价格”的原则进行采购。

2.2.2采购人应选择可靠的供应商进行采购，采购时应购买注有品名、商标、制造厂商、保质期等基本信息的合格商品。所购物资原则上要求供应商开具发票，应供应商原因不能开具发票的，应要求开具收款收据。

2.2.3零星采购原则上由采购人先行垫资采购。采购人完成采购后，应填写“物资采购流转单”，按照一般采购程序完成流转后，将“物资采购流转单”、发票或收款收据交予财务，由财务进行报销，财务应在所有材料提交后 日内将采购人垫付金额退还采购人。 2.2.4零星采购采购人应对所采购物资的质量负责，若所采购物资发生质量问题，由采购人与供应商协商退换货事宜。

2.2.5因场地调查、施工等工程需要而进行的零星采购，应在完成采购后纳入工程预算。因其他原因发生的零星采购，需要入库的，应在采购完成后补办入库手续，由仓库管理人员开具入库单，将入库单交予财务部方可报销。 2.3应急采购

应急采购是指公司因应急处置需要，而临时进行的采购。应急采购由公司应急处置小组进行。

2.3.1在接到应急处置任务后，应急处置小组负责人发现需要紧急购买材料、设备的，应先向仓库管理人员询问，确定没有所需材料、设备后，向上一级负责人汇报，得到上一级负责人同意后方可进行采购。

2.3.2应急采购无需进行三方询价，应以最便捷的方式进行采购，兼顾价格和质量。

2.3.3应急采购结束后，应急处置小组负责人应编制应补填“采购物资流转单”，按照一般采购流程进行流转。剩余物资要补办入库手续，取得入库单。若应急采购无法开具发票或收款收据的，应急处置小组负责人应作书面说明，列明应急采购物资来源、价格等信息，报上一级负责人审批、签字。

2.3.4应急采购原则上由应急处置小组负责人垫付。采购完成后，应在 日内将“采购物资流转单”、入库单、发票、收款收据(说明)交予财务部审核，财务部在所有材料提交后 日内将垫付金额退还垫资人。

2.4年度采购

年度采购是指因部门生产需要，需定期进行的采购。

2.4.1需进行年度采购的部门，应编制年度需求预算，逐级申报审批后，交予财务部审核、备案。

2.4.2年度需求预算批准后，各部门采购人应从优秀供应商名录中选取三家进行询价，要求供应商提供盖有公司公章的报价单。需要进行招标的，按照相关程序进行招标。

2.4.3采购人询价后，填写“年度采购物资流转单”，逐级审批后，交予财务部备案。

2.4.4“年度采购物资流转单”获批准后，采购人应与选定的供应商订立合同，确定价格及付款方式。合同应按公司合同审批程序流转。财务部按合同的约定支付价款。

2.4.5年度采购进行过程中，采购人应注意市场价格的变化，若供应商供货价格明显高于市场价格，应及时与其协商，协商不成的，终止履行合同。

2.4.6应年度采购需要订立的合同，应为不固定总价合同，按季度或按年度进行结算。

三、备案

1采购结束后，采购人应将采购单、采购物资流转单、入库单、发票或收款收据等材料复印两份，原件交予财务部审核、付款，一份复印件留存本部门，一份复印件连同供应商主体证明材料、联系方式交予公司法务保管。

2法务人员接受采购相关材料时应要求采购人填写材料接受清单，按照采购所属项目进行归档，以便日后查询。

四、采购纪律

1采购人职责

1.1建立供应商资料与价格记录档案。 1.2做好市场行情的经常性调查。 1.3询价、比价、议价及订购作业。

1.4所购物资的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 1.5做好平时的采购记录及对账工作。

2采购人行为规范

2.1采购人员应严格按照本制度进行采购作业，采购完成后及时进行备案并确保备案材料真实、齐全。

2.2若采购人员违反本制度进行采购作业或没有及时备案导致采购资料丢失或损毁的，第一次由分管负责人进行批评教育，若再发生类似事件，按严重程度给予采购人员降职、降薪、转入试用期或予以辞退。

2.3采购人员不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反本制度作出不适当行为的，给予辞退。给公司造成损失的，应赔偿公司损失，情节严重涉及违法犯罪的，提交司法机关处理。

第三篇：医院采购工作流程及制度

为了规范医院采购工作流程，更好地保障临床科室的需要和医院日常工作的顺利开展，使采购工作更科学、流程更规范、效率更高效、质量更优质、成本更低廉，特制定本流程：

一、采购分类

药品包括：西药(包括针剂、片剂、大液体和中成药)和中药(指中草药);医疗器械包括：医生用的医用工具(如：手术刀柄和刀片、体温计、血压计等)和治疗器械(如：超声雾化器等);医用耗材包括：化验试剂、CT胶片和植入人体内的并单独计费耗材(如：T型节育器等);卫生材料是指需要消毒灭菌的一次性耗材(如：一次性棉球、一次性输液器、各类手术包)。

二、各部门职责

采购流程涉及主管部门、财务部门、采购部门和仓储部门。

1、主管部门负责药品、医疗器械、医用耗材、卫生材料采购的申请审核、库存物资的质量(有权确定采购物资的生产厂家，但不能指定供应商)和库存物资出库的审批。固定资产、办公用品、卫生被服的主管部门是行政科;医疗器械、医用耗材的主管部门是设备科;卫生材料的主管部门是护理部;药品的主管部门是药剂科。

2、财务部门负责固定资产和库存物资采购的申请审核、库存物资的出入库的汇总审核、固定资产和库存物资的总账、固定资产和库存物资的报销审核，库存物资的监督和定期监盘。

3、采购部门负责固定资产和库存物资的采购，固定资产和库存物资验收时的质量保证，审查医疗设备、医疗器械、药品和卫生材料的“三证”，其中医疗设备的“三证”由设备科负责建立档案并保管，医疗器械、药品和卫生材料的“三证”由仓库集中保管。

4、仓储部门负责库存物品的入库登记，日常库房管理，按照审批的出库单进行出库发放，月末汇总上报入库和出库汇总表。办公家具、一般设备、运输设备、办公用品、卫生被服的仓储部门是行政科;医疗设备、医疗器械、医用耗材、卫生材料的仓储部门是药剂科—耗材库;药品的仓储部门是药剂科—药库。

三、药品、医疗器械、医用耗材、卫生材料的采购 ㈠请购

1、常规药品、医用耗材、卫生材料由仓储部门库房管理员根据现在库存数量和消耗情况提出采购申请，由主管部门审批，常用物资的库存量不得超过半

1个月为原则，保证物资周转率年度达到10次以上。采购目录以外的物资由使用部门(科室)提出申请，主管部门审核，院长审批。采购目录以外的药品、医用耗材、卫生材料申请数量一般不得超过预计使用1个月的数量，经使用3个月能够正常使用后，纳入相应的采购目录管理。经使用3个月不能够正常使用的，不得纳入相应的采购目录库管理。

2、物资采购申请批准后统一交到仓储部门，由仓储部门库房管理员根据批准的采购申请编制《物资请购单》。《物资请购单》应完整填写物资名称、规格、型号、数量等基本信息，需要专门说明生产厂商的，应在备注栏中注明生产厂商。采购申请部门不得提出指定物资供应商的要求。

3、《物资请购单》由库房管理员编制，同时将电子档上传财务科和主管部门进行预审，预审完成后，依次应报主管部门、财务部门、院领导审核并签字，物资请购一般每周一次，原则上每周二下午由库房管理员将批准后的《物资请购单》报采购部，并上传电子档一份。

㈡采购

1、每年年初，各主管部门负责编制全年物资采购预算，编制价格以上年度实际采购最低价为基础。

2、采购部应根据医院年度物资需求情况选好供应商，采购部应当对供应商的资质、商品质量、配送及时性、供应商的信誉等情况进行科学评估，确定信誉好、质量高、价格低、供应及时的供应商作为医院的物资供应商。对首次纳入医院的供应商应当要求供应商提供相应的资质证明材料留医院仓储部门备案，采购部留资质证明的电子档(所有供应商的资质证明材料均应在医院仓储部门备案，随时供医院和政府相关部门调阅)。

3、年初应由医院组织一次集中招标采购会，由各供应商报价，医院确定全年物资的招标采购价格和确定《物资采购目录》，《物资采购目录》内的物品为常用物品。医院确定《物资采购目录》后，应及时将物品采购目录和招标采购价格以文件的方式下发医院财务部门;物品采购目录和准予公开的采购价格以文件的方式下发医院各主管部门，同时送医院财务部备案。

4、《物资采购目录》以内和以外的药品、医疗器械、医疗耗材和卫生材料均由医院采购部统一采购。《物资采购目录》以外的物品和零星物品(单件价值在50元以内且批量价值在200元以内的物品)由医院采购部自行采购，不需集中招标采购。

5、采购人员收到《物资请购单》后，根据年度物资采购确定的供应商进行物品采购。

、采购人员要严把物品质量关，特别是对有效期不足6个月的药品、医疗耗材和卫生材料禁止采购。

7、《物资请购单》送达采购部后，常用物品一般应于一周内由供应商送达医院仓库;如因不可抗力及市场紧张因素导致在一周内采购不到的特殊物品，采购部应于《物资请购单》送达3天内反馈到请购部门，原则上物品采购的最长时限为15天。物品供应商不能送达医院仓库的，由采购部提货并送达医院仓库。

㈢验收

1、物资到达仓库时，由最先接收物品的人员通知采购员和主管部门指定的物品验收人员依据《物资请购单》对所采购的物资进行验收。

2、验收人员在验收时主要负责物资的质量问题，即：物品的生产日期、到期日期、物品的名称、规格、厂商、包装等质量问题，对物品经验收与订购单不符的物品或质量不符合国家要求的物品，验收人员有权拒绝入库。

3、库房管理员在验收时主要负责物品的数量问题，即：物品的数量是否正确，对超过采购申请数量的物品，库房管理人员有权拒绝入库。

4、对不符合国家要求、医院采购要求和超过申购数量的物品，由采购人员负责退货处理。

5、经验收合格的物品，应及时办理入库，并打印物资入库单一式三联，《物资入库单》作为物品验收合格凭证，应当由验收人员、采购人员和库房管理员共同签字确认，与供应商的送货单一并作为付款或应付款项的依据，入库单第一联由库房留存，作为物品入库的依据，第二联交由采购人员作为报销结算的依据，第三联由库房管理员根据供货商分类整理后，于次月3日报财务科作为应付账款入账。

㈣付款

1、一般采取货到付款或月底结算;医疗药品采取先采购，延后两个月付款的方式。

2、月底终了，采购部应收集各供应商的《供应商对账单》，各家供应商的《供应商对账单》应按月编制，在对账单上应标明期初余额、本期购买金额、本期付款金额和期末余额，《供应商对账单》(或传真件)须经采购部签字确认后应于每月5日前送到医院财务科，财务科应核对每家供应商的对账单，对账单核实有误的，采购部、仓储部门应当协助查实，确保做到账账相符、账实相符。

3、原则上，下月的药品付款总额应当与上月的药品采购总额相当，医院因资金紧张不能确保药品付款计划的，应于每月10日前根据月份资金使用计划及

时通知采购部药品付款额度，便于采购部编制药品付款计划;采购部因药品采购困难或供应商回款需要增加药品付款计划的，应于每月10日前根据药品付款计划及时向医院财务部门药品说明付款需要，财务部门在资金能够保障的情况下，应适当增加药品付款额度。

4、每月15日前由采购部编制当月物资付款计划表，医院财务部门审核后，报医院院长审批后复印一式两份，原件送财务部门，复印件由采购部留存，同时采购部将付款计划表电子档传财务部门一份。

5、采购部根据审核批准后的药品付款计划填制药品付款报销单，药品付款报销单应同时附药品采购发票和药品入库单，并于每月20日前报财务部门审核，经审核符合要求的付款报销单，财务部门集中于每月下旬支付，财务部门支付相应款项后，出纳及时通知采购部付款进度以便其了解付款情况。

6、市场紧缺医疗药品或特需药品、医用耗材、卫生材料等需要预付款或现付款的，应事先报经医院院长批准，财务部门凭批准报告予以预付款或现付款。

㈤质量反馈

1、使用部门(科室)随时将使用过程中发现的物品质量等问题以《物资使用部门反馈问题处置单》的形式报物品主管部门，由物品主管部门将问题集中反馈到采购部门，采购部收到反馈问题处置单后，应及时与供应商联系，以解决物品质量等问题，不能予以解决的，应予以退货，确保物品质量和医疗安全。

2、年度终了，采购部应当对医院所有物品供应商进行一次评估，加强供应商管理，对供应物品质量差、价格高、供应不及时、信誉不好的供应商予以清理，并吸收一些更适合的供应商作为医院的物品供应商。

第四篇：高值耗材采购制度及流程

高值耗材是国家药品监督部门重点监控的医疗器械,直接影响着广大群众的生命安全。一般指属于专科使用,直接作用于人体的,对安全性有严格要求且价值相对较高的医用耗材.目前我院常用的有种植材料、钛钉、异型接骨板,骨髓内针、骨针、脊柱内固定器、人工晶体、吻合器等,为规范我院医用高质耗材采购、验收、登记使用等行为,提高采购资金效益和采购工作的透明性度。保证病人的合法权益,维护患者知情权,以最大限度保证合理收费,合理诊治,根据有关规定,结合我院实际情况,制定本制度

1、采购申请

根据高值耗材特点,为便于管理,我们将高值耗材分为通用高值耗材和跟台高值耗材,前者如吻合器、人工晶体等是术前基本选定的高值耗材;后者如人工关节类材料等是根据术中选型确认的高值耗材。 1)、通用高值耗材申请器材库授权手术室实行二级库管理,手术室预存一定量的基数,科室使用时凭领用申请表到手术室申领,手术室根据消耗基数批量申请。

2)、跟台高值耗材申请直接由使用科室单一申请，手术确定前3~7天申请,急诊可直接实施紧急采购,后补办手续。

2、采购流程

由于高值耗材规格型号复杂多样,特别是跟台手术使用的耗材,库房不可能全部备货,否则易造成耗材和资金的积压,而临床使用的突然性和多样性又需要及时得到满足。为解决此矛盾,我们采用虚拟采购的形式,按照高值耗材的分类,定期进行集中采购,通过对供应商资质审验、价格谈判、跟标等,统一制定医院高值耗材供应目录库,目录力争涵盖可能使用的多种不同耗材,签订采购意向书,确定供货商和最终价格,作为今后实际采购使用的依据。

1)、资质审验选择合适的供应商,查验供应商提供的“四证报告”(即产品注册证、经营许可证、生产许可证、卫生许可证和国家药品监督管理局质量检测报告),以及公司的其它资料

2)、查验这些证件复印件的真实性和有效性,查验是否加盖经营单位公章,把所有能反映供应商资质、信誉及产品质量的文件、证书归档,建立供应商档案。

3)、采购谈判,首先选择对医院有利的招标结果,省市及系统内部医疗机构集中招标结果进行跟标;不能跟标的可按照耗材年度采购规模及市场情况分别实行招标、竟竞争性谈判或协商议价。招标、竞争性谈判一般为采购规模较大、选择余地较多的耗材,由设备科组织专家组成评审小组,且邀请医院有关领导、纪检人员参加完成,签订采购意向书,纳入医院耗材供应目录库;协商议价一般针对采购量较小、随机性大、未纳入医院耗材供应目录库的耗材。虽然协商议价具有简便、灵活、快捷的特点,操作上要求2人以上参与,并报相关院领导和设备委员会主任。事前应尽一切努力获取市场讯息,谈判时多方比较、据理力争,特别是一些报价不规范、不易比较的耗材,必要时可提示供货商出具厂家或上级代理商出库单(或报关单)或供货商供三级以上医院的销售价格,以此议价,易取得理想效果。

3、出入库流程

按照高值耗材使用特点,有时可采取反向物流的方式,即先使用后入库。

科室(或手术室)使用高值耗材时,根据医院高值耗材供应目录库,选定供货商后,即可通知送货。通用高值耗材供货商送货入库后,二级库(手术室)根据需要预存部分备货;跟台高值耗材直接送货至使用科室,同时通知设备科库管人员一同验货后,验货合格后在供货商开具的出库单上签字,作为使用、退换货或责任认定的依据。如需挂网的可根据验货单先挂网,术后再确认。

4、使用

使用科室应严格按照《医疗器械监督管理条例》《医疗机构诊断和治疗仪器应用规范》的有关要求使用高值耗材。严格核对患者的信息,对患者使用的高值耗材,应将所附条形码按规定贴在病历中,以存档备查。科室使用高值耗材后，填写“高值耗材使用审核单”，审核单经手术医生、巡查护士、科室主任签名后，将材料使用情况及时录入计算机。

第五篇：酒店采购管理制度及操作流程

为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，强调责任指标到人及提高工作效率，特制定本制度及操作流程。

一、酒店采购的基本要求：

1、 所有授权范围的物品采购时，均需比较至少三家供货商的价格及品质，月结类物品每月每一类至少要有三家供货商提供的报价单;

2、 采购人员对自己采购的物品价格及品质负责;

3、 驻店采购员需每月一次针对较多使用的物品通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取(包括非授权物品)价格信息，并整理成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办及酒店财务部;

4、 所有供货商名片、报价单、合同等资料及样板必须登记归档并妥善管理，如有人员变动时按酒店管理公司移交手续进行移交资料;

5、 驻店采购禁止采购任何未经正常有效审批人审批后申购单上的物品，保证手工经审批后的采购单与电脑下单一致，否则财务部将不予报销处理;

6、 禁止使用部门自行采购物品或私自与供货商洽谈采购事宜;

7、 驻店采购负责跟进各供货商的货款及时签批支付事宜，对到期的应付帐款，酒店财务部应及时支付，以建立酒店的良好形象。

二、物品采购监督要求：

1、所授权的物品，分为两类：A、供货商月结;B、直接到市场采购，授权生效时酒店必须成立《供货商评定小组》(由酒店总办、酒店采购、使用部门、酒店财务部组成)，每月对各类物品进行分析(包括但不限于物品的用量、价格、品质等)，将物品进行分类(制定供货商月结还是进行直接市场采购，最终要形成文件，由评定小组汇签确认，酒店财务部存档备查，并抄送一份酒店管理公司)，部分物品可以先定直接市场采购，待条件成熟时转为供货商月结;

2、月结的供货商选定，采购对已经确定供货商月结的物品，应邀请至少三家供应商报价，由供货商评定小组进行价格及品质的比较和讨论，对各类月结物品选定供货商，各部门可分头组织进行市场调查，根据市场调查的价格，定期与供货商确认固定期间的供应价格，在此确认期间(时限长短根据当地市场情况，由评定小组决定)，供货商将按此固定价格提供酒店所需材料(形成会议纪要，评定小组部门负责人进行汇签抄送酒店管理公司);

3、酒店财务部制定仓存物品的采购线(即最高库存量及最低库存量，补仓不能超过最高库存量，储存不能低于最低库存量)，由仓库人员编制，酒店财务成本会计根据以往该物品的使用量及经营情况进行合理分析，审定出各物品的采购线，财务负责人签名确认后，呈酒店总经理审批实施，审批后的文件由仓库及成本会计存档备查，并按实际情况定期进行更新，财务部对每次部门申购数量进行认真审核监督，避免因物品积压造成浪费;

4、酒店财务部对物品价格进行认真监督，必须每月组织人员对酒店各类物品进行不同市场的价格调查，每月一次通过电话、传真、网络、外出调查等方式获取酒店各类物品(包括非授权物品)的价格信息，并整理成价格信息库，以书面报告形式上报酒店总办，并抄送集团管理公司总办及集团财务部;

5、对正常物品的申购，酒店驻店采购接到单后必须1个工作日后回复意见，酒店财务部接到单后必须1个工作日后回复意见后报送到总办审批，对特殊物品或者对价格及品质有其他意见的，也必须在1个工作日后反馈意见给申请部门。

三、各类物品采购流程(该流程是针对授权范围内的物品，授权范围外的按以前流程操作)：

1、 仓库补仓物品的采购流程：

该类物品主要指副食品类，如因酒店仓库硬件原因，该类物品的部分不能在仓

库保管，而在使用部门的二级仓库进行保管的，仓库直接把二级仓库收编管理，该类物品的补仓由仓库负责填单。

对仓库的每种存仓物品，应按本文件中的第二大点第3小点规定的流程设定合

理的采购线。

A、上述物品的仓存量接近或者低于采购线时，应需要及时进行补充货仓里的存货;

B、仓库主管要填写一份“物品申购单”(见附件，对申购单中的每项内容必须如实

填写，如没有发生的则填“没有发生”);

C、 驻店采购按照申购单要求，在至少三家供货商中进行比较，选定相应供货商，把

三间供货商资料附在申购单后面(包括但不限于报价资料)，由驻店采购在申购

单上签名确认，提出采购意见及注明可以到货日期;

D、 酒店财务部成本会计签名加意见(如对价格及其他有问题的，必须立即跟采购人

员沟通，并立即给出建议方案)，到酒店财务第一负责人签名确认;

E、 酒店总经理进行审批后转由酒店采购进行实施购买。

2、鲜活食品冻品的采购流程(主要指蔬果类、肉食类)：

该类物品主要指蔬果类及肉食类，包括蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜、水果等

物料的采购申请。

A、由各酒吧、各部门总厨或者主管(要有餐饮总监签名确认)，根据当天经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交驻店采购(按照以前单据格式);

B、酒店采购当天下午以电话下单(针对供货商月结)或者次日直接到市场采购。

C、酒店财务部成本会计与使用部门定期进行沟通，对上一日该类物品采购的数量进行检查(包括已使用及未使用的数量)，如发现有较多剩余的，必须提供处理方

案及日后申购数量的建议，并报总办批示。

四、物品验收入仓及财务付款处理流程：

1、物品的申购单用纸质先走完申购审批流程;

2、纸质申购单流程审批完毕后，补仓部分及直拔部分申购单由仓库人员负责系统录入申

购单，其他部门申购部分由总办文员负责系统录入申购单，再由驻店采购文员从系统制定采购订单进行下单供货商或者自行市场采购(根据申购单批示要求内容操作);

3、物品采购回来后，仓库必须根据纸质申购单与系统生成的收料单相核对无差异后，再

根据系统生成的收料单与使用部门进行货品验收，仓库再根据收货验收情况从系统打印入仓单;

4、入仓单(附有连同收料清单及发票)的审批流程：仓库制单人签名——采购人员签名

——财务部成本会计复核签名确认是否符合要求(包括但不限于申购物品数量、价格等)——酒店财务部负责人签名——酒店总经理签名审批——财务部根据与供货商协议进行付款;

5、属于直接到市场购买的，先由驻店采购借支采购备用金(具体金额根据酒店的规模及

业务量，报酒店管理公司审批)，先由相关申请部门人员提出纸质采购申请，并须走纸质采购审批流程后，(营运物品可走酒店审批流程，除此以外的物品直购须走集团采购审批流程)再由总办文员录入申购单(暂不用做采购订单及仓库的收料单)，仓库收货时根据收货的数量及单价开手写收货单，再做采购订单，其他操作按上述流程，以采购人员名义进行报销处理;

五、驻店采购对前期的机动采购制度描述的采购行为负责执行采购工作，一般情况下不能再

由使用部门自行采购(除总经理特批，但必须要流程表上注明特殊情况说明及物品报价)。

以上流程暂时试行，日后操作过程中发现问题会检讨修改!