论后保管模式与档案知识管理之间的互洽

2023-02-10

档案后保管模式和档案知识管理是当前学界研究的两个热点, 并取得了较为丰富的研究成果。而学界对两者之间关系的论述, 就目前所见, 尽管有不少学者讨论了在后保管模式下进行知识管理的必要性, 但对两者关系方面的研究, 尚有待进一步深入。

早在1994年, 特里·库克就曾谈及在新的历史条件下档案工作者角色和任务的转变。他认为档案工作者要“由实体保管员向知识提供者过渡”“把着眼点从信息转移到知识上 (探寻、传播、理解) 、从建立数据库到建立知识库上”“引导利用者从泛滥的具体信息过渡到知识甚至智慧。”1实际上就是档案工作者应承担知识服务的工作。1997年, 加拿大档案学者高德·拉伯楚克将知识管理与档案工作联系起来, 他在一篇关于企业档案的文章中提出:“要长久地发展我们的工作, 关键在于是否具有发展并抓住新机遇的能力。这种机遇将把我们与知识管理革命直接联系。下个世纪企业档案工作者将在有关企业的知识管理决策中, 承担重要责任。”档案资源在知识管理中的重要地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间。2同年, 冯惠玲也指出:“所谓‘后保管模式’指得是一种以来源为中心, 以知识为中心的管理”“在后保管模式中, 重视档案文件中所包含的有效信息——知识, 要甚于文件实体。”32000年, 陈智为教授提出:“在即将到来的知识经济时代, 档案工作将被视为知识管理工作”。4在2001年“21世纪的社会记忆——中国首届档案学博士论坛”国际学术研讨会上, 英国著名的档案与文件管理专家迈克尔·库克在演讲中指出, 我们可以宣布我们自己已经步入知识管理领域, 知识管理也是整个档案界未来的重要发展方向。2004年第15届国际档案大会的主题为“档案、记忆与知识”, 会议认为, “档案机构应该在管理和知识中定位, 在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用”。5

那么, 档案后保管模式与档案知识管理究竟有着什么样的内在联系, 两者存在什么关系呢?笔者不揣浅陋, 拟就此问题略作阐述以就教于方家。

一

20世纪中期以来, 计算机技术的发展催生了大量电子文件, 电子文件与纸质文件的显著差异使得对两者的管理方法、技术与理念都截然不同, 传统的以实体为中心的保管模式已不能适应电子时代的档案保管要求, 面临着挑战。

1996年, 特里·库克在第十三届国际档案大会上作了题为《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》的报告, 分析了新的社会状况和档案工作的目的, 提出了档案管理的新模式——“后保管模式”。他指出:“这种新的‘后保管’范例将传统理论对实体保管对象——实态文件的关注, 转变成对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。所有这些都远远超越了对文件进行传统的档案保管, 这种保管模式可以因此被称作‘后保管’模式。”6在后保管模式下, 档案工作要实现多方面的转变, 其实质是一种以来源为中心、以文件为中心的管理理念。

由于学界对知识管理的涵义尚未形成共识, 因此, 档案学者们对档案知识管理的涵义也众说纷纭:张涛认为, 档案知识管理就是在知识管理指导下对智力资本进行综合决策并实施全面管理的一种全新的管理模式。7丁恩多从数字档案馆的角度阐述了对档案知识管理的认识, 他认为, 数字档案馆的知识管理就是通过对数字档案馆所拥有的智力资本进行组织、开发和运营, 实现知识创新、知识扩散和知识增值的过程, 包括“知识创造、知识组织、知识检索和知识服务”等内容。8徐拥军将档案管理和知识管理进行双向审视, 认为档案知识管理是档案管理和知识管理的融合, 提出“档案知识管理”包含了“以知识为导向的档案管理”与“以档案管理为基础的知识管理”两层含义, 并提出档案后保管模式为“以知识管理为导向创新拓展档案管理”提供了坚实的理论基石。9张海燕从具体的企业领域认为, 企业档案知识管理是在企业档案管理过程中运用知识管理深入挖掘企业档案中蕴含的有用知识单元并对其进行组织, 实现创新。10潘连根认为, 知识管理的内容在数字档案馆中的体现主要包括“知识创新、知识组织、知识开发、知识服务、知识传播和人力资源管理”等方面11 ;伍振华指出, 档案馆知识管理包含“准备与规划、组织与人员、实施与评估、知识共享、知识创新、知识服务”等内容。12

无论学者们对档案知识管理的涵义和内容表述如何, 其宗旨都是在档案工作中应用“知识管理”的理念和方法, 将档案信息加工提炼成知识, 其核心是实现一种更高层次的信息增值服务。

二

档案后保管模式主要由3部分内容构成:一是新来源观, 它促使我们重新认识和理解文件的来源, 要求我们关注文件背后的有机联系, 对文件进行前端控制, 以保证文件的完整性;二是宏观鉴定论, 要求我们依据来源原则, 以文件来源为核心, 以文件有机联系为基础, 从文件形成机构的职能来鉴定文件的价值, 使档案价值鉴定更加系统化、集中化, “这种宏观的、超前的鉴定标准与方法可以对数量庞大的文件进行‘批处理’式的鉴定, 从而极大地提高鉴定工作的效率与质量, 大量地剔除了没有价值或价值很低的文件, 减少了信息污染的程度。”13三是知识服务, 这是档案后保管模式的核心内容, 是实现为社会服务这一档案工作目的的方式。在后保管模式下, 档案管理的对象不仅包括档案实体, 而且包括档案蕴含的信息和隐性知识。档案工作人员就要转变成知识的挖掘者和提供者, 主动找出档案中隐含的知识, 并将其转化为公众所需要的显性知识, 这样才能使档案工作者从“坐在凄凉冷清的文件办公室或是静寂的档案架前”“重新坐回到上帝的身边”14 , 提高档案工作适应社会发展能力, 体现档案工作社会价值。

上述3个部分是有机结合的整体。其中, 新来源观使得人们的关注点不再仅仅胶着于文件表层的信息, 而是延伸到文件的深层和背景, 其目的在于挖掘文件隐含的信息和知识, 为知识服务提供丰富的资源保障。宏观鉴定论采用宏观鉴定的方法, 在保证文件鉴定的效率与质量的同时, 提高了检索、利用文件的效率, 增强了获取、吸收信息和知识的能力, 确保了知识服务的效率和质量。知识服务的目的则是为用户提供解决问题的档案服务, 引导用户从文件中获取所需的信息、知识。由此可见, 新来源观和宏观鉴定论是实现知识服务的手段和保证, 最终都是为了建立起以档案利用者满意为中心的档案知识服务体系。

档案后保管模式凸显了关注知识价值、重视提供知识、强调应用知识的思想, 是知识管理核心价值在档案工作领域内的体现。

档案是信息的一种, 而知识则是对信息的推理、验证, 从中得出的系统化的规律、概念或经验, 档案信息是知识的基础。知识具有情境依赖性、意会性、离散性和载体依托性等特点, 即知识都是在特定情境中创造和获取的, 知识在社会和组织中是离散分布的, 有些知识或知识的有些部分是隐性的, 知识有其载体, 包括实物载体、媒介载体、人和组织载体。要实现在档案领域的知识管理, 必须了解档案信息产生的情境、挖掘档案信息中隐含的内容, 整合分散的档案信息, 了解档案信息载体尤其是人和组织载体 (即档案形成者) 的信息。所以, 在档案知识管理背景下, 档案的形成过程和背景, 档案形成者的性质、职能、地位等背景信息必须纳入管理者的视野。这样, 传统的来源观和着眼于文件具体内容的鉴定方法便难以适应档案知识管理的需求, 而档案后保管模式采用新来源观和宏观鉴定论进行档案信息的收集和价值的鉴定, 恰恰能够满足对档案进行知识管理的要求。

提供知识服务, 即对档案信息资源进行知识性捕获和组织, 为用户提供解决问题的方案是档案知识管理的发展方向, 也是档案后保管模式的追求, 在这一点上, 两者也是契合的。

三

后保管模式是档案工作因应技术发展、环境变化而作的自我调整, 呼应了知识经济时代对档案工作的要求。进行档案的知识管理一定程度上是后保管模式发展的必然, 同时, 后保管模式下的档案管理工作又满足了档案知识管理的要求。

摘要：后保管模式的目的在于为用户提供解决问题的知识服务, 而实施知识管理是实现知识服务的前提。因此, 加大对后保管模式与档案知识管理之间关系的研究不仅意义重大, 而且迫在眉睫。本文在对后保管模式和档案知识管理作简要概述的基础上, 运用正反对比论证的方法探讨两者之间的关系, 以期为后保管模式下的档案工作提供指导。

关键词：档案,后保管模式,知识管理