浅谈如何建立办公室管理体系

办公室是沟通上下、协调四方、保证机关正常运转的重要“枢纽”。工作复杂, 处理难度大, 协调的事务性工作占据主要时间、主要精力, 办公室既要充当“救火队员”的身份, 还要负责调度员职能。是否能够建立一种办公室工作的管理体系, 来高效率、高质量地处理这些工作, 把办公室人员解放出来, 能够有更多的时间来学习提升, 融入主业, 发挥参谋助手的作用。不同的人在不同的时间和环境下有不同的处理方法。但每项工作从布置到完成, 以及落实的过程重复率较高, 工作中的问题相似程度大, 如果建立规范化的管理办法, 可以有效地解决办公室日常管理工作低效和人为失误的问题。笔者通过实践, 寻找到了一套行之有效的管理办法, 通过梳理各项工作, 合并归类, 流程化、总结归档、信息化应用, 总结修正, 逐步建立了规范的办公室管理体系, 大大提高了办公室办事效率, 降低了各项事务的差错率, 培养了办公室人员的精细化管理的意识, 提高了部门的管理水平。

办公室必须建立一种规范的办公室管理体系来保障公司日常管理顺畅度, 通过自身管理水平提升来推动公司整体管理衔接的融合度, 不断增加服务的附加值来提高公司领导职工的满意度。如何建立办公室管理体系, 笔者总结以下几个方面:

一、紧抓数据是寻找管理方法的途径

办公室没有收入, 但是可以节省成本, 节省的就是公司的利润。这不仅是办公室存在的价值, 也是我们从细节方面提升管理的重要手段。笔者所在的办公室从事了大量的服务工作, 各项工作都需要数据的统计和分析, 以此为基础加以分析, 寻找到节省成本的方法, 就会使得管理不断改进。笔者专门对办公用品、会议室使用情况、接待参观、车辆出车信息、宿舍使用、水电消耗等进行了严格的登记, 细化到每根笔芯都要标示领用者, 每次出车都要登记公里数, 召开的任何会议要详细登记会议名称、召开范围、参加范围等信息。通过对各部门各种数据的记录和分析, 就可以得出其业务开展的情况, 招待费用使用情况, 办公用品消耗情况, 水电消耗情况。通过对比数据, 即可找节约成本的办法, 每季度公布数据, 在部门之间形成一种隐性竞争方式, 提升了大家的节约意识。尤其是国有企业在节能减排的要求下, 从行政管理方面寻找到节约成本的办法。

二、编制计划是主动作为的前提

计划是管理工作开展的基础, 确立目标和明确达到目标的必要步骤之过程。通常办公室工作突然性和急迫性比较强, 时间安排时紧时慢, 临时交办的复杂无规律性工作多。大部分日常管理工作都可以结合历年来的工作进行提前计划安排, 如年中、年底的总结, 例行的工作检查, 培训安排, 部门KPI检查, 董事会、工作会、办公会等重要会议, 如果提前进行安排, 办公室的工作不仅饱满, 也会因为井井有条的安排体现出高效的管理水平。当然编制全年的计划不仅是对年度任务的了解和对公司整体业务开展的把握, 更需要部门领导有比较高的站位和掌控全局的能力。简单易行的办法就是通过日志管理对部门每天的工作进行记录, 为下一年度的计划打好基础, 找出每年工作中重复的项目, 以及结合本年度的重点工作进行计划安排。为此, 就形成了部门年度工作计划, 并结合经验提前部署, 不仅体现了工作的主动性, 也提高了工作效率, 使部门工作人员能够合理地利用时间进行工作。

三、服务意识是大家满意的要求

服务是办公室存在的价值体现。过去对办公室的定位主要是给领导服务, 所以常常出现一些“门难进、脸难看、事难办”的问题。随着企业办公室工作内涵的外延, 尤其是保障工作业务的拓展, 办公室不能仅仅局限于为领导服务和搞好上传下达的简单工作, 而是一种以服务为核心的业务保障型的行政部门。所以建立服务意识, 要去掉以下几种意识。一是权力意识, 办公室如果紧抓权力, 则会降低公司整体的工作效率。如:不必要的行政审批, 看似增加了办公室的权力, 实则增加了公司员工办事环节, 降低了效率。二是局部意识, 局部意识只会让办公室独立于其他部门而存在, 部门之间的管理衔接不顺畅, 依然会降低公司的工作效率。如企业中督查办工作的开展, 需要各部门相互配合, 如果只是为了自己部门完成领导督办的任务, 缺乏合作, 则将使得部门之间产生严重的分歧。三是享乐意识。享乐意识是把个人和部门利益凌驾于公司利益之上的一种意识。由于办公室的特殊地位, 掌握着公司的很多资源, 所以必须克服享乐意识, 才能使办公室更加能够贴近普通职工, 控制公司成本。

所谓服务无处不在, 如果没有服务意识, 办公室就不会融入到公司大的管理环境中。在各个部门的业务合作中, 也不会受到其他部门认可。

四、流程改造是管理提升的基础

规范就是寻找规律, 寻找一件事务从开始到结束最优化的过程。人会出错, 但流程不会错。办公室工作之所以难确定流程, 一方面是事务性工作多, 另一方面是流程比较繁琐, 跨部门协调事务多等特点, 再加之办公室工作时间一长, 工作人员容易产生厌倦感, 疏于总结和提升。流程是建立在工作实践的基础上, 逐步优化修改, 形成某项工作的办事规则。流程的好坏决定了一件工作的效率、质量和管理水平。比如在接待中有很多细节, 如果某项工作没有考虑周到就可能造成失误, 如何来解决这个问题呢, 笔者把接待中所有细节列出流程, 通过多次修正变为程式化的表格后, 接待人员只要按照表格进行操作和检查, 接待工作不再出现问题, 部门工作效率大幅提高。

为了规范管理流程, 笔者对部门的工作进行梳理, 将所有工作无论大小都列表, 然后进行集中、合并、筛选, 形成部门的工作总表。工作总表形成后, 再进行各项工作的流程建立, 再细化, 对于无法在流程中说明白的事情, 进行详细解释说明。部门管理必须要紧紧依靠制度、流程, 及时自我修正优化和固化, 逐渐脱离人员能力差异影响带来的不确定因素。

流程的建立不是解决管理问题的终极手段, 事物是不断变化的过程, 很多工作也因为不同的要求会衍生很多不同的流程。建立流程只是规范化管理的开始, 但建立流程化的意识, 注重过程资产的积累才是整个办公室管理水平提升的不二法宝。总结和优化是圆满完成一项工作的“最后一公里”, 此项工作造成不同办公室管理水平比较大的差异。工作在执行过程会有很多的问题, 错误可以转化为经验, 但是如果没有进入流程, 同样的错误还有继续发生的可能。所以工作之后的总结和流程优化就是管理水平提升的最重要环节。

五、信息化应用是提高效率的手段

现代企业管理因为信息化手段的应用最终解决了系统管理的问题。信息化推动了管理系统的显性化、结构化、标准化和自动化。尤其是信息化很好地解决了数据的收集、分析和自动调度。高度信息化反应的是管理规范化, 信息化只是手段, 是如何体现管理水平和实现流程操作的一种工具。所以, 作为办公室人员一定要重视信息化的应用。目前, 信息化已经不限于基于互联网的OA办公系统, 手机移动互联网时代使得办公室的各项工作更加便利, 更加规范。所以, 作为办公室人员一定要重视高科技的发展, 依靠网络发展带来的管理变革, 跟上时代步伐, 从而使管理走向更加便捷, 更加规范, 更加务实。

通过几年的办公室工作实践, 笔者所在的办公室已经形成了一套流程优化完整的工作机制, 工作前依靠流程指导, 工作中利用流程检查, 工作后总结优化流程。只要个人认为流程中存在的问题, 都可以进行流程检查和讨论, 不断完善、不断总结、不断提高。员工能力和意识得以快速成长, 部门的管理水平逐步过渡到一种流程化、规范化、精细化的管理状态。