设备维修配件采购流程

2023-02-14

第一篇：设备维修配件采购流程

医用设备及零配件采购管理暂行规定

第一章总则

第一条

为规范医院医用设备采购行为，保证采购质量，提高采购效益，促进廉政建设，根据中华人民共和国国务院第650号《医疗器械监督管理条例》的相关规定，结合医院实际，制定本规定。

第二条

本规定所称医用设备，是指医疗设备、科研设备、教学设备，及其所需软件等。

第三条

医用设备采购遵循集中计划、集中审批、集中采购、集中支付的原则，坚持公开透明、“管采”分离的原则。

第四条

医用设备采购不论经费何种来源，均属本规定管理范围。

第五条

医院医疗设备和器材管理委员会负责指导和监督全院医用设备及零配件采购管理工作，医学工程科具体承担全院医用设备及零配件采购的日常管理工作。

第二章组织机构

第六条

医院医疗设备和器材管理委员会全面领导和负责医院医疗设备及零配件的采购管理工作，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家、军队和医院有关采购工作的方针政策，全面领导医疗设备及零配件采购管理工作;

(二)制定医院医疗设备及零配件采购规章制度和建设发展规划;

(三)审定医院医疗设备及零配件采购计划;

(四)研究解决医院医疗设备及零配件采购重大问题，督促检查采购制度落实;

(五)上级赋予的其他职责。

第七条成立医用设备采购管理办公室。办公室全面履行医院医疗设备及零配件采购管理工作，其主要职责是：

(一)贯彻落实医院医疗设备和器材管理委员会的决策指示、决议决定;

(二)组织医院医疗设备及零配件采购工作建设发展规划、规章制度和重大问题调研论证;

(三)组织审核临床科室和医技科室的医用设备申购计划;

(四)组织全院大型医用设备质量检验验收;

(五)负责全院医用设备供应商库、采购评审专家库建设与管理;

(六)组织医院医疗设备和器材管理委员会的决议决定和政策制度执行情况的监督检查;

(七)负责医院医用设备采购监督检查工作;

(八)协调解决全院医用设备采购工作有关问题，指导管理医用设备采购小组业务工作;

(九)上级赋予的其他职责。

第八条医院成立医用设备采购小组，医务部分管医疗副主任兼任组长。医用设备采购小组挂靠医学工程，医学工程科主任兼任常务副组长，成员由计划科和医学工程科相关人员组成，负责医用设备采购工作。

医用设备采购小组承担全院医用设备集中采购工作，其主要职责是：

(一)组织论证和撰写呈报上级机关的采购申请文件和设备配置及技术参数;

(二)组织市场调查，收集、整理和发布医用设备采购信息;

(三)审查或推荐供应商，建议遴选采购评审专家;

(四)拟制医用设备采购工作文件，组织实施采购活动;

(五)撰写采购评标报告，推荐中选候选供应商;

(六)组织签订采购合同;

(七)办理进口免税、许可证、法定检验等事项;

(八)协调开展安装验收、技术培训、维护保养、索赔等售后服务;

(九)负责采购资金结算所需凭证和文书的管理;

(十)上级赋予的其他职责。

第三章计划管理

第九条

编报采购需求。临床科室和医技科室根据需求提出采购需求，由医用设备采购管理办公室审议制定采购需求方案，报院医疗设备和器材管理委员会审议论证后，经院常委会审批，形成院医用设备采购计划。

凡纳入军队大型医疗设备管理品种目录内或单价在500万元以上的医疗设备、单价10万元至500万元且不在军队大型医疗设备管理品种目录内的医疗设备须按规定报批。

申请科室须书面提出详细的需求申请，内容包括现有设备状况、医疗业务需求、设备基本功能、操作使用设备人员情况、成本效益分析预测、安装场地和辅助设施要求、物价收费项目及医保能否支付等。

科室申请配置设备必须经支委集体讨论，并经支委全部成员签字确认，对设备的日常管理和维护，预期工作量的完成，设备闲置的责任分摊承担责任。

第十条

下达采购计划。经院常委会审批的采购计划，由医用设备采购管理办公室向采购小组下达，同时抄送院务部财务供应科。

对于全军、军区集中采购目录内医用设备、大型设备的采购计划由全军、军区统一下达。

第四章采购管理

第十一条

任务受领。采购小组受领医院统一下达的各类医用设备采购任务，不得接受其他渠道的采购任务，并负责医用设备采购全过程的组织与管理。

第十二条

市场调查。市场调查采取实地考察、资料查询、网上调查、电话咨询等形式实施，主要包括以下内容：潜在供应商数量，主要技术指标合理性、合法性，产品市场价格等情况。

第十三条

采购文件编报。采购小组根据需求单位提供的医用设备品名、数量、配置及技术指标，结合市场调研情况编制采购文件。采购文件应当要素齐全、内容完整、格式规范、标准明确。

采购小组编制采购文件时，不得指定供应商或者产品品牌，不得含有倾向性或者其他不合理的限制条件。采购文件须需求单位和采购小组共同签字确认。

第十四条

采购文件审批。所有医用设备的采购文件须报医院医用设备采购管理办公室审批。如有修改意见的，采购小组必须按照要求修改后报采购管理办公室备案。

第十五条

采购公告发布。采购文件经医院医用设备采购管理办公室审批后，提前20天在网络对外发布采购信息。

第十六条

供应商资质审查。公告发布期间，接受供应商报名，并审查其经营资质，确定资质是否合格。

第十七条

采购文件发售。供应商购买采购文件，并交

纳保证金。采购文件的发售期不得少于5个工作日。

第十八条

受理商家文件。按招标公告截止时间接受投标公司投标文件，必要时组织技术澄清，并通知采购会议的时间、地点、参会人员及有关要求等。

第十九条

评审专家遴选。最多提前一天从医用设备采购评审专家库中遴选评审专家，一般需要5人以上单数。

第二十条

组织竞争性谈判和采购评审。采购小组会同纪检、审计和需求科室组织竞争性谈判和采购评审。由纪检人员监督，公开抽签确定供应商谈判顺序。采购需求科室介绍医用设备采购项目需求和调研论证情况，供应商代表按顺序报告投标方案并确定最终报价，评审专家严格按照评审标准对公司的产品质量安全、功能、技术性能、价格、售后服务等方面进行综合评判，提出评审意见并签字确认。采购小组汇总专家评审情况，并现场宣布评审排序结果。

采购需求科室列席采购会议，负责介绍物资采购项目相关情况，不作为评审专家参与本科室医用设备采购项目的评审，不得发表倾向性意见。

采购小组要加强对评审专家和评审现场的管理。无关人员不得进出评审现场;评审现场采取声音屏蔽措施，评审专家手机集中存放，不得私下与外界联系，评审过程应当全程录音录像。

第二十一条

质疑与投诉处理。参与采购活动的供应商

认为下列事项使自己权益受到损害的，应在收到采购文件后、评审排序结果公示后3个工作日内，向采购小组提出书面质疑：

(一)采购文件存在限制性、倾向性、排他性条款的;

(二)采购程序违反军队物资采购相关规定的;

(三)违反采购相关法律法规使自己权益受到损害的其他事项。

采购小组收到供应商的书面质疑后，应在7个工作日内做出书面答复。

供应商质疑、投诉实行实名制，匿名投诉将不予受理，其质疑、投诉应当有具体的质疑、投诉事项及证明因采购活动违反相关规定而使其利益受到损害的事实根据。虚假、恶意的质疑、投诉的供应商应记入供应商档案。

第二十二条

评审结果审定。公示期内有异议的，采购小组应当暂停推荐中选供应商，由采购小组组织评审专家和需求科室专家对供应商质疑、投诉内容进行复审，并签署复审意见。

采购小组依据评审结果与复审意见，组织对预中标医用设备的质量安全与价格等进行摸底与市场调查，据此撰写评标报告，推荐中选供应商，并呈报医院医用设备采购管理办公室，按程序经审批后确定中标供应商。

采购小组应当推荐排名第一的候选供应商为中选供应

商;排名第一的候选供应商放弃成交，或者因不可抗拒力不能履行合同，或者被查实存在影响评审结果的违法情形、不符合成交条件的，采购小组应当按照评审排序结果依次推荐候选供应商为中选供应商。

第二十三条

采购合同签订。采购小组应安排两人对合同条款与技术配置进行审核。采购小组在中标通知书发出7个工作日内，依据招标文件、投标文件、评审报告等，按规定程序与中标供应商确认合同条款与技术配置，呈报院法人或法人授权人签署合同。

采购合同履行过程中不得擅自变更、终止。确需变更、终止的，必须报医院医用设备采购管理办公室审批。

采购合同履行发生争议时，采购小组应当依据采购合同的有关条款与供应商协商解决。协商不成需要提请仲裁或者提起诉讼时，采购小组应当将有关情况向医院及时报告。

第五章验收与付款

第二十四条

产品质量验收工作由临床工程师负责，包括商务验收、技术验收和临床验收。全军国际招标采购项目，由全军大型设备质量检测中心统一组织验收，一般采购项目由采购小组组织需求科室和供应商进行验收。

(1)商务验收：临床工程师须仔细核对合同条款，确保设备实物和合同规定的品名、规格型号、生产厂家等信息

完全一致;

(2)技术验收：临床工程师应开机测试设备的各项功能，判断设备是否能正常工作。纳入军队计量检定和质量控制范围的设备，其技术指标经检定检测后必须合格;

(3)临床验收：临床工程师和使用科室一起验证合同规定的临床功能，须达到临床使用要求。

在产品验收合格后，使用科室、医学工程科临床工程师和供应商共同出具验收报告，并签字确认，验收报告作为项目结算依据。

第二十五条

经费集中支付。由医学工程科结算统计员负责向财务供应科汇总上报经费支付情况，结算统计员须仔细审核采购合同和验收报告，并在固定资产管理系统中进行核对。财务供应科依据经费预算、采购计划、采购合同、固定资产登记表和验收报告等，审核结算凭证，办理资金支付。

第六章采购档案

第二十六条

本规定所称采购档案，是指医用设备采购项目实施过程中形成的，按照军队医疗设备档案管理要求的，具有保存利用价值的文字、图表、电子文档、声像资料等各种形式的历史记录。

第二十七条

采购档案整理工作由档案员负责。采购小

组应当在每项采购活动结束后，档案员按照真实、准确、完整和及时、安全、保密的要求，按季度分项目及时收集、整理、归档采购档案，并录入到固定资产管理系统。

第二十八条

采购档案不得遗失、涂改、损毁、伪造，不得擅自外借、复制、抄录。采购档案必须妥善保存，保存期限为15年。

第七章监督检查

第二十九条建立“两库”管理制度。构建供应商库和评审专家库。供应商的入库的遴选应包含生产厂家和代理商，能覆盖并满足全院医学装备需求;评审专家库专家应当熟悉国家和军队物资采购、招标投标的相关法规，熟悉市场行情，有职业道德，遵守招标纪律，从事相关领域工作满5年并具有高级专业技术职务或者同等专业技术水平。“两库”由医院医用设备采购管理办公室归口管理。强化“两库”动态管理，办公室每年对在库供应商、评审专家进行审核评价，不合格的及时清理出库。

第三十条

建立采购监督机制。构建纪检、审计、采购管理和需求单位“五位一体”联合监管体系，加大采购项目事前、事中、事后的监督检查力度。事前，重点监督采购预算执行、采购方式确定、采购任务下达，以及采购文件拟制、遴选评审专家;事中，重点监督采购活动组织、采购评审过

程和确定中选供应商;事后，重点监督合同履行、质量检验验收和资金支付结算，及时纠正和查处违规违纪问题，实现采购活动全程公开、全程透明、全程阳光。

第八章医用设备零配件采购

第三十一条

为保证医用设备维修的时效性，结合医院工作实际，医用设备零配件由医院自行组织采购。

医用设备采购管理办公室根据上医用设备零配件采购情况和医用设备的运行状况，审议制定采购需求方案，报院医疗设备和器材管理委员会审议论证后，经院常委会审批，形成院医用设备零配件采购计划和预算。

第三十二条

医学工程科负责确认故障零配件，并联系零配件供应商，使用科室不得私自联系供应商。如遇到复杂疑难故障等特殊情况，可联系供应商先行更换可能故障的零配件，待设备恢复正常工作，故障最终确认后再进行谈判。

第三十三条

医用设备零配件供应商原则上只能在医院规定的医用耗材供应商中选择(零星维修配件除外)。

第三十四条

医用设备零配件采购的商务谈判由医用设备采购小组负责组织。

单价5000元以上(包括5000元)的零配件采购由医务部计划科组织，医院纪检人员，使用科室，医学工程科责任工程师共同与供应商进行谈判，结果按程序上报审批。。

单价500元至5000元(包括500元)的零配件采购由医学工程科组织，使用科室和医学工程科责任工程师共同与供应商进行谈判，结果按程序上报审批。

单价500元以下的零星零配件采购由医学工程科责任工程师与供应商谈判议价后直接购买。

第三十五条

医用设备采购小组应提前将维修零配件供应商资质审核情况报医院纪委备案，原则上应提前3天将医用设备零配件谈判准备情况(包括使用科室、设备名称、启用时间、设备原值、拟换零配件名称、供应商等)上报医院纪委和医务部计划科。

医务部计划科应及时组织谈判，保证医疗设备安全正常运行。

第九章奖励与处分

第三十六条

对在医院医用设备采购工作中做出显著成绩的单位和个人，依照有关规定，给予奖励。

第三十七条

有下列情形之一的，依照有关规定，对负有责任的主管人员和其他直接责任人员，给予处分;对科室及责任人给予通报批评，并责令限期改正：

(一)使用科室擅自采购、受赠和使用医用设备的;

(二)不按规定采购方式和程序组织采购的;

(三)擅自变更医用设备集中采购计划的;

(四)以不合理的要求限制或者排斥潜在投标供应商，对其实行差别或歧视待遇，或者指定供应商和特定品牌的;

(五)与投标人恶意串通，接受贿赂或者获取其他不正当利益的;

(六)无正当理由拒不执行物资集中采购计划或者采购合同的;

(七)向供应商泄露秘密、与供应商串通侵害医院利益的;

(八)其他违反国家法律和军队法规的。

第十章附则

第三十八条

本规定由医务部负责解释。

第二篇：2012-建筑材料、构配件、设备采购管理制度-企业发展

建筑材料/构配件/设备的采购管理制度文件编号：

1目的

确保适质、适量、适价、适时、适地供应所需物资，满足施工所需。 2适用范围

公司所需各类建筑装饰材料、构配件及设备的采购与供方的选择评价。

3职责

3.1 总经理：合格供方的批准，重要物资采购合同的批准。

3.2 物资部：制订供方评价准则，评价并选择供方。

3.3 采购员：实际考察供方，执行采购作业。

3.4 相关部门：提出采购计划，验证采购物资质量。

4工作程序

4.1 物资采购过程

4.1.1 对供方及采购的产品控制的类型和程度应取决于采购的产品对随后的产品实现或最终产品的影响

4.1.1.1 物资分类：根据物资用量、重要程度、价值进行Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ分类。

a)Ⅰ类物资

采购量大、质量对工程影响大;采购量小，对工程质量影响大，占用资金份额大的物资。具体有：批量采购钢筋、水泥、木材及竹制品构件、金属架料、焊接材料、外加剂、防水材料、安装材料、半成品、工程设备。

b)Ⅱ类物资

采购量小，占用资金相对小，对工程质量影响较大;或采购量大，对工程质量影响一般的物资。有：砂、石、装饰材料。

c)Ⅲ类物资

五金、工具及其他零星采购物资。

4.1.1.2 供方分类

a)生产厂家供方;

b)中间商或代理商。

4.1.1.3 对供方的评定

① 对供方的评定职责

工程所需的材料、半成品供方由财务部负责评价及选择。

② 对供方或产品的评定的类型

a)Ⅰ、Ⅱ类物资必须经物资部或项目经理部对供方现场考察或产品验证。若Ⅰ类物资供方为非生产单位，材设部门除对供方进行物资搬运、贮存、保管能力，供应能力进行考察外，在条件允许情况下，可对相关生产厂家的生产能力，资质等进行调查或根据有关情况了解，通过间接渠道进行评审。

b)Ⅲ类物资由采购员对供方提供的物资进行产品评定，外观检测，满足使用要求。

4.1.1.4 对供方的控制类型

a)供方的调查;

b)公司对供方进行第二方审核评价;

c)以往业绩的评价;

d)同行类比的评价。

4.1.1.5 对供方的产品控制按本制度中“4.5采购产品的验证”执行。

4.1.2 组织应根据供方按组织的要求提供产品的能力评价和选择供方

a)采购人员填报(证实)《供方评审表》进行现场考察(包括供方资质、实力、信誉状况、供货能力、检测能力、物资基本品质状况)，对技术与管理，质量保证能力进行调查，交物资部审核。

b)物资部审核、汇总后，签发《合格供方名册》。

c)物资部负责将已审核、批准合格的供方评审表及资料分类存档，并编印《合格供方名册》供采购各职能部门查询。

4.1.3 应制定选择、评价和重新评价的准则

4.1.3.1 供方的选择准则

a)供方有合法的执照和资质;

b)供方有质量保证能力和证实所提供物资合格的证据;

c)供方的社会信誉良好，价格合理;

d)供方的生产或提供能力稳定，能满足公司工程进度和质量要求;

e)供方与本公司互动良好，能配合本公司的管理要求。

4.1.3.2 供方的评价准则

a)供方通过ISO9001质量体系认证;

b)供方提供的产品通过产品质量认证;

c)供方提供的样品检验合格;

d)有必要时，公司对供方进行第二方审核，通过本公司的第二方审核。

4.1.3.3 供方的重新评价准则

a)每个工程完后由物资部对采购的供方进行年终重新评价;

b)对有下列情况之一的作为不合格供方

——在供货期内，供方的资质或执照被政府部门吊销或停业整顿的。

——因违约影响工期的。

——一年内三次供应物资达不到所规定规格或标准的。

——所提供的物资影响工程质量和使用功能的。

——供方服务质量差。

c)年终重新评价后，物资部应新增或除名供方时，应重新签发《合格供方名册》。

d)被除名供方一年内不得使用。

4.1.3.4Ⅲ类物资可分别采用不同物资供方，如商店、厂家门市等，但必须到国家认可有资质和信誉的供方处采购。Ⅰ、Ⅱ类物资原则上需从《合格供方名册》中选取(应急采购特殊情况除外)。

4.1.4 应急采购

4.1.4.1 适用条件：对于工程急需、少量、货源紧俏物资(如增补零星装饰材料)，而需从《合格供方名册》外的单位采购。

4.1.4.2 应急采购评价：采购员接到适合应急采购的材料计划，可先行落实货源，取得使用材料样品，送顾客认定，抽检合格后，填写《应急采购评价表》，交项目经理部负责人审定后，进行购买。

4.1.4.3 在本次采购完毕后，应将《应急采购评价表》及检验报告送交物资部存档，作为增补合格供方质量记录之一。

4.1.5 评价结果及评价所引起的任何必要措施的记录应予保持

4.1.5.1 供方的调查评价记录、重新评价记录(年终)合格供方名册等由物资部保存。

4.1.5.2 评价和重新评价所引起的措施时，由物资部按《改进措施控制程序》执行，并保存相应的记录。

4.2 采购信息

4.2.1 采购信息包括

a)物资需用计划(含周转架料)配筋表、标准图集大样图等。

b)订货合同、协议。

c)各类材料质量规范标准。

4.2.2物资需用计划编制

4.2.2.1 工程物资需用计划由各项目经理部编制，技术负责人、材料负责人审查，项目经理认可，签字、盖章后安排采购供应。

4.2.2.2物资计划必须列明：

a)使用项目;

b)材料名称、品种、规格、型号、数量、质量标准、用途;

c)进场日期;

d)构件计划或铁件加工计划应注明采用标准(国标、部标、省标、院标、地标);非标件、半成品钢筋加工应注明尺寸，画出大样图，配筋表，并按国家法定计量单位汇总。钢筋加工必须进行技术交底。

4.2.3 订货合同

订货合同(或长期协议)由物资部与供方拟定，总经理签字、盖合同专用章后生效。

合同中应确定：物资名称、数量、单价、物质规格、型号、质量标准、验证方法、供货时间、方式(合同专用章、往来单位帐号应清晰)。

4.2.4 采购文件变更

4.2.4.1 材料需用计划变更时，需用计划应及时通知物资材设部门，并提交变更物资需用计划(明确注明“变更”字样)。

4.2.4.2 材设部门应按需用部门的需用计划变更，对原采购计划予以即时修改。

4.2.4.3 物资需用计划变更应按原签发程序执行。

4.2.4.4 采购合同更改须及时通知供方，在双方协商一致下进行，应承担违约责任的，应以合同规定为限。合同更改审批按原签发程序执行。

4.2.5 顾客单位提供的工程物资，可以不进行供方调查、评价和重新评价，直接参照本制度中第4.5节采购产品的验证的要求，进行工程物资的检验、验收。

4.3 采购制度

4.3.1 基本要求

采购通知(或指令)下达后，对Ⅰ、Ⅱ类材料可采用书面订货合同(或长期协约方式)在《合格供方名册》中选取厂家进行采购，对Ⅲ类材料或零星材料可到供方(商家、直销部、点)直接采购，Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ类材料的质量都必须合格。

4.3.2 合同订购

4.3.2.1 对工程质量影响关系较大的Ⅰ、Ⅱ类物资，需采用合同(或长期协约)订购。

4.3.2.2 一般情况，采购人员应从《合格供方名册》中选择供方。从中选择质量保证力强，信誉高、价格合理的供方为采购对象。

4.3.2.3 所有的订购合同，应由物资部的有关负责人审核，总经理批准。

4.3.2.4 未计价材料的采购：

采购员要通知供方送样品或有关资料进行检验，核对是否符合要求，交顾客

(建设单位)代表审核。若顾客代表不批准或供方无法按要求供货，协商不能一致时，采购员应向项目经理部经理汇报，更改方案，代替物资被顾客代表批准后，采购员按合同订购制度订货。

4.3.2.5 订购合同需符合《中华人民共和国合同法》要求，对工程用重要物资(设备)，需供方监控的，须注明。

4.3.2.6 合同管理人员应按《文件控制程序》和《记录控制程序》要求，对采购合同和计划分类归档。

4.3.2.7 采购计划变更时，计划人员应及时书面通知有关采购人员，由采购员发函通知供方。往来函件由合同管理人员归档保存。

4.3.3 非合同订购

4.3.3.1 除合同订购外的工程用物资，用此方法订购。

4.3.3.2采购人员根据采购计划中重要(主要)物资的质量要求，从合格供方中选择一些质量达标、价格合理、按时送货的供方作为定点供方。经项目经理部经理认可后，采用协议或承诺方式采购。

4.4 在与供方沟通前，组织应确保所规定的要求是充分与适宜的。

在与供方正式沟通、达成协议之前，公司的物资需用计划、采购计划、订货合同、协议等采取审批的方式来确保所规定的要求是全面、充分的和适宜的。

4.5 采购产品的验证

4.5.1 应确定并实施检验或其他必要的活动，以确保采购的产品满足规定的采购要求。

4.5.1.1 物资进场由采购员、材料员负责，采购验证包括：文件验收及实物验收。

4.5.1.2 文件验收

a)进货单数量、规格、标准是否满足采购合同要求。

b)证明所供物资合格的材质证明或产品合格证、准入证、设备登记备案证。

4.5.1.3 实物验收

a)实物是否为所要求品种规格型号的产品。

b)实物数量与进货单是否相符。

c)实物是否满足现行《建筑装饰材料规范》规定标准。

d)原材料复试是否满足现行《建筑装饰材料规范》规定标准。

4.5.1.4 物资进货验证后，必须按《物资验收管理制度》进行标识。

4.5.1.5 经进货检验或实验确认不合格物资，必须按《质量问题处理制度》控制、标识和退货。

4.5.2 当组织或其顾客拟在供方的现场实验验证时，组织应在采购信息中对拟验证的安排和产品放行的方法作出规定。

4.5.2.1 公司打算在供方货源处对采购物资进行验证时，在订货合同、协议中应明确规定验收活动的安排和放行的方法，由采购员到供方货源处按合同、协议和有关验收标准进行验证，并做好采购物资质量状况验证记录。

4.5.2.2 当顾客要求到供方处验证供方产品时，在订货合同、协议中应明确规定验收活动的安排和放行的方法，物资部应予以安排。但顾客验证不能代替材设部门对供方产品质量进行验收的依据，同时不排除其后顾客对该供方产品的拒收。

4.6 相关记录和保存的要求按《记录控制程序》执行。

第三篇：设备物资采购流程

1. 海外项目部根据现场施工需求向国际公司上报设备、物资采购申请，经后勤保障部审议通过后报国际公司领导审批。

2. 审批通过后，按照集团公司有关规定需要上报的设备及物资购置计划上报集团公司审批，待集团公司审批后，根据设备及物资集中采购原则由集团公司组织，国际公司协助进行统一公开招标采购或在合格的供应商中邀请招标采购。其他设备物资按集团公司相关规定由后勤保障部根据《中铁十八局集团国际公司设备管理办法》和《中铁十八局集团国际公司物资管理办法》邀请三家以上合格厂商竞标，经过评议后，选定性价比高、知名厂商、符合现场要求的产品，把信息反馈给现场，与现场沟通后再报公司领导审批，审批通过后按采购程序签订相关合同。

3. 招标采购包括发招标邀请函、售标书、开标、答疑、评标、发中标通知书、合同评审、签订采购合同。

4. 签订采购合同后，厂商备货，租船订舱，按照合同规定日期交货，如需商检的设备物资提前进行商检，后勤保障部进行验货，出口报关，编制单据，安排发货。发货后，给收货方提供清关资料，包括：箱单、发票、提单、原产地证、保险单等。报关单、增值税专用发票的退税联、形式发票交给财务进行出口退税。

5. 货物到港后，海外项目部进行清关，点验，运货至现场;对照合同、协议规定及技术标准进行验收、入库并填写《新增机械设备验收记录单》、《入库单》等;对设备进行安装调试，做好安装试运转情况记录、移交记录、定期检查(包括精度检验)记录以及进行人员培训和设备评估等工作。如发现问题通知后勤保障部，由后勤保障部联系厂家协商解决。