第一篇：四级秘书历年考题1
秘书资格证四级考试复习题1
一、多项选择题
1、应用文的主旨应做到( )。 A.正确 B.形象 C.集中 D.生动 E.鲜明
2、应用文常用的表达方式有( ) A.叙述 B.说明 C.议论 D.描写 E.抒情
3、属于计划文种范畴的有( ) A.纲要 B.规划 C.展望 D.方案 E.思考
4、总结的主体部分通常由( )构成。 A.基本情况概述 B.成绩与经验 C.今后努力方向 D.总结标题 E.问题及教训
5、买卖合同的主要条款包括( ) A.标的 B.价款 C.数量和质量 D.违约责任 B.解决争议的方式
6、公文的秘密等级分为( ) A.绝密 B.涉密 C.机密 D.保密 E.秘密
7、函适用于不相隶属机关之间( ) A.商洽工作 B.询问问题 C.请求批准 D.答复问题 E.做出指示
8、起诉状可以分为( )三种。 A.刑事起诉书 B.刑事自诉状 C.行政起诉状 D.民事起诉状 E.民事答辩状
9、应用文作者主要应具备( )几种能力. A.调查能力 B.信息处理能力 C.政策理论修养能力 D.辞章建构能力 E.把握读者心理能力
10、应用文独特的语体规律是( ) A.社会化 B.单一化 C.稳定化 D.明晰化 E.模式化
11、公文审核的重点是( ) A.是否需要行文
B.是否符合国家的法律、法规 C.是否符合国家的方针、政策 D.是否与有关部门、地区协商、会签 E.公文格式是否符合有关规定
12、下列公文中( )是党政均有的公文。 A.决定 B.意见 C.通报 D.报告 E.批复
二、判断题
1.秦汉时期是我国应用写作的萌生时期。 ( ) 2.“应用文”一词最早是曹丕提出的。 ( ) 3.应用文的材料是形成主旨的基础。 ( ) 4.应用文具有法定性的特点。 ( ) 5.应用文主要采用形象思维的运思方式。 ( ) 6.《办法》规定的行政公文文种有13种。 ( ) 7.公文都应标识密级和主送机关。 ( ) 8.任何机关单位都可以用命令行文。 ( ) 9.意见是党政机关共有的公文文种。 ( ) 10.原始社会氏族公社后期是我国应用写作的萌生时期。 ( ) 11.《尚书》是我国第一部应用文总集。 ( ) 12.秦汉时期出现了“应用文”这一称谓。 ( ) 13.应用文结构最主要的特点是规范性和条理性。 ( ) 14.法定性是经济文书最根本的特点。 ( ) 15.应用文的结构是形成主目的基础。 ( ) 16.《新办法》规定的党的机关公文文种为13种。( ) 17.所有公文都应在眉首部分标明签发人的姓名。( ) 18.写“批复引据”时应先引发文字号后引标题。( ) 19.通报适用于经会议讨论通过的重要决策事项。( ) 20.报告可用来请求上级解决某些事项。( )
三、简答题
1、公关礼仪文书有哪些特点?
2、试述报告的适用范围与特点。
3、通知与通报有何关系?
4、试述通报的适用范围与特点。
5、请示与函有何关系?
6、简述函和批复的关系。
7、简述应用文结构的原则。
四、案例分析
要求：
1、根据下述事实，分析其主要错误。
2、主要错误要逐条例出。
3、运用相关理论分析。 (1) 起诉书 北海区法院院长：
事实和理由：我是一名下岗工人，你一定要为我做主。判张宏还我的借款。事情是那样的，去年他跟我吹，合伙摆个夜摊卖烧烤，肯定赚钱。我只要拿1000元，由他来卖，大家对半分红。我想还可以，就东借西筹，好不容易借了1000元给他，当时隔壁的李大妈看见的，不信可以问他。烧烤摊的生意好惨了。可他到现在一分钱都不分给我，我多问两次，他还说要找人打我。现在亲戚朋友都找我还钱，我哪里还得出来嘛!你一定要帮帮我，我求你了!我说的都是事实，不信你们可以调查. 此致敬礼 起诉人：莫法 2007年6月20日 (2) 意 向 书
北方大学(甲方) 关海市三峡印刷厂(乙方) 甲方委托乙方做2000册毕业生纪念册，要求美现大方.乙方明年6月向甲方交货，经验收合格后，甲方即向乙方一次性交付所有款项。未尽事宜，由双方协商解决。 本合同一式二份，甲乙双方各执一份. 北方大学(甲方) 关海市三峡印刷厂(乙方)
一、多项选择题
13、通报的适用范围是( ) A.表彰先进 B.批评错误 C.任免人员 D.传达重要精神 E.传达重要情况
14、( )是事务文书的特点 A.作者的广泛性 B.程序的简便性 C.行文的宽泛性 D.体式的灵活性 E.内容的预想性
15、法律应用文的写作原则是( ) A.真实性原则 B.通俗性原则 C.与案件相关原则 D.客观表述原则 E.简明性原则
16.应用文结构的特点是( )、条理性。 A.逻辑性 B.科学性 C.定型性 D.严密性 E.思想性
17.行政公文特有的文种有命令(令)、( )、公告。 A.通告 B.决议 C.议案 D.指示 E.报告
18.主题词分为( )等三部分。 A.类别词 B.类属词 C.说明词 D.文种 E.关键词
19.通知正文的原由要写( )根据等三部分. A.原因 B.过程 C.目的 D.结果 E.理由
20.从公关礼仪文书的特点、使用范围的角度，则可以划分为( ) A.事务类 B.书信类 C.公文类 D.宣传类 E.理论研究类
21.在公文国标中主体部分包括( ).A.发文字号 B.签发人 C.标题 D.主送机关 E.正文
22.( )可用于“表彰”、“惩处”、“表彰先进”和“批评错误”。A.决定 B.通告 C.通报 D.公告 E.决议
23.请示的格式由( )几部分组成。 A.标题 B.主送机关 C.正文 D.发文机关 E.成文日期
24.经济广告语的写作原则应具备( ) A.真实性原则 B.思想性原则 C.新颖性原则 D.艺术性原则 E.口语化原则
二、判断题
21.计划具有回顾性的特点。 ( ) 22.合同具有约束性、对等性等特点。 ( ) 23.写作声明应做到庄重严肃。( ) 24.感谢信还具有宣传表扬作用。 ( ) 25.党政机关都可以用指示行文。 ( ) 26.请示也可以抄送给自己的下级机关。( ) 27.述职报告是一种个人化的私务文本。( ) 28.慰问信还具有宣传表扬作用。 ( ) 29.写作会议讲话稿应具有针对性。( ) 30.“声明”可以写成“申明”。 ( ) 31.奴隶社会氏族公社后期是我国应用写作的萌生时期。32.应用文的语言是形成主旨的基础。 ( ) 33.应用文语言最主要的特点是规范性和丰富性。 ( ) 34.应用文主要采用逻辑思维的运思方式。 ( ) 35.现行《合同法》是2000年审议通过的。 ( ) 36.引用公文应先引标题，后引发文字号。 ( ) 37.公文主题词是版记部分的要素之一。 ( ) 30.意见是党的机关独有的公文文种。 ( ) 39.报告中不得带有请示内容。 ( ) 40.述职报告是一种私务文书。 ( )
三、简答题
8、简述报告和请示的关系。
( )
9、简述启事和通告的关系。
10、公告与通告有何区别?如何看待报刊上大量出现的各类公告?
11、试述计划正文的主要内容。
12、应用文语言运用有哪些要求?
13、表彰性通报的正文主要撰写哪些部分?
14、试述计划的具体特点.
四、案例分析
(3) 关于再次请示解决XX仓库划交的紧急请示报告 XXX 关于X社所属省棉麻公司XX仓库划交的问题，我们曾于X月X日以供棉字[XX]第XX号报告XXX，至今未见批复。现在麻类调拨在急，XX不按我双方地商的意见执行，拒收红麻于库外，致使全省库类调拨、储存业务中断。
目前汛期临近，XX、XX、XX、XX等沿淮各县麻的库存量达XXX万担，纷纷来人来电要求迅速调出.为不使国家财产遭受损失，我们特再报告，请示迅速解决XX仓库划交问题，以应急需。请批示. 二OOX年X月X日(印章) (4)材料：天宝公司和太和公司分属两个部门管理，由于天宝公司经营管理不善，表示希望合并到太和公司去，太和公司领导非常同意，于是太和公司迫不及特地向天宝公司发出了(关于吞并天宝公司的决定》，文件送达天宝公司后引起对方的强烈反响，他们认为太和公司无权作出这样的“决定”。你意见如何? (5)《重庆XX报》2004的12月31日报道，长江县余某原为该县下派干部.去年从乡镇 调回县里后，被分配到县人事局当一名科级干部.见与自己一同下乡锻炼的干部纷纷升迁，余心理严重失衡，对县委领导极为不满。2005年底，他以县委名义杜撰了《关于发动全县人民揭发江XX的通知》，再用电脑合成技术刻上县委文件的眉首。“文件”诬蔑县委主要领导有贪污、腐败行为。余某将“文件”及非法印刷的“揭发材料”大量寄往上级部门、新闻媒体和全县各乡镇部门，造成了极其恶劣的影响。为此，人民法院依法判处余某有期徒刑两年。
请运用应用写作的有关知识对这一案例予以分析和说明。 代表人：(签字) 代表人：(签字)
第二篇：四级历年作文真题
一、2000年1月英语四级作文题目
1。 上大学的费用(tuition and fees)可以通过多种途径解决
2。 哪种途径适合于我(说明理由)
How I Finance My College Education
二、2000年6月英语四级作文题目
Directions： For this part， you are allowed thirty minutes to write a composition on the topic Is a Test of Spoken English Necessary? The first sentence has already been written for you。 You should write at least 100 words， and base your competition on the outline given in Chinese below：
1。 很多人认为有必要举行英语口语考试，理由是……2。 也有人持不同意见，…… 3。 我的看法和打算
Is a Test of Spoken English Necessary?
三、2001年1月英语四级作文题目
1。 面试在求职过程中的作用
2。 取得面试成功的因素：仪表、举止谈吐、能力、专业知识、自信、实事求是…… How to Succeed in a Job Interview?
四、2001年6月英语四级作文题目
Directions： For this part， you are allowed thirty minutes to write a letter。 Suppose you are Zhang Ying。 Write a letter to Xiao Wang， a schoolmate of yours who is going to visit you during the week-long holiday。 You should write a t least 100 words according to the suggestions given below in Chinese。
1。 表示欢迎2。 提出对度假安排的建议3。 提醒应注意的事项
A letter to a Schoolmate
June 23， 2001
Dear Xiao Wang，
Yours，
Zhang Ying
五、2002年1月英语四级作文题目
Directions： For this part， you are allowed thirty minutes to write a composition on the topic： A Letter to the University President about the Canteen Service on Campus You should write at least 100 words， and base your composition on the outline given in Chinese below：
假设你是李明，请你就本校食堂的状况给校长写一封信，内容应涉及食堂的饭菜质量、价格、环境、服务等，可以是表扬，可以是批评建议，也可以兼有而有之。
January 12th， 2002
Dear Mr. President，
六、2002年6月英语四级作文题目
Directions： For this part， you are allowed thirty minutes to write a composition on the topic Student Use of Computers。 You should write at least 120 words， and base your composition on the chart and the outline given below：
1。 1990年(2 hours)、1995年(4 hours)、上图所示为某校大学生平均每周使用计算机的时间：
2002年(14 hours)，请描述其变化;
2。 请说明发生这些变化的原因(可从计算机的用途、价格或社会发展等方面加以说明); 3。 你认为目前大学生在计算机使用中有什么困难或问题。
Student Use of Computers
七、2003年1月英语四级作文题目
Directions： For this part， you are allowed thirty minutes to write a composition on the topic It Pays to Be Honest。 You should write at least 100 words according to the outline given below in Chinese。
1。 当前社会上存在许多不诚实的现象
2。 诚实利人利已，做人应该诚实
It Pays to Be Honest
八、2003年6月英语四级作文题目
假设你在某日某时某地目击一起车祸，就此写一份见证书。见证书须包括以下几点：
1、车祸发生的时间及地点
2、你所见到的车祸情况
3、你对车祸原因的分析
An Eye-Witness Account of a Traffic Accident
九、2004年1月英语四级作文题目
1。建议报考的专业及理由2。报考该专业的基本条件3。应当如何备考
A Letter in Reply to a Friend
December 27th， 2003
Dear
十、2004年6月英语四级作文题目
Directions： For this part， you are allowed 30 minutes to write a composition entitled A
2Brief Introduction to a Tourist Attraction。 You should write at least 120 words according to the following guidelines：
Your role： a tour guide
Your audience： a group of foreign tourists
Your introduction should include：
some welcoming words
the schedule for the day
a description of the place the tourists will be visiting (e。g。 a scenic spot or a historical site， etc。)
You should make the introduction interesting and the arrangements for the day clear to everybody。
十一、2005年1月英语四级作文题目
A Campaign Speech
1 你认为自己具备是什么条件(能力，性格，爱好)可以胜任学生会主席工作，2 如果当选你将会为本校同学做什么?
十二、2005年6月英语四级作文题目
A、向老师致以节日的问候
B、回忆一件老师难忘的事情
C、我如何报答
Teacher„s day
十三、2005年12月24日英语四级作文题目
Directions： For this part， you are allowed 30 minutes to write a short essay entitled Should the University Campus Be Open to Tourists? You should write at Least 120 words following the outline given below ：
1。名校校园正成为旅游新热点
2。校园是否应对游客开放，人们看法不同
3。我认为……
十四、2006年6月17日英语四级作文题目
An announcement for a voluntary program
1：校学生会组织一次暑假志愿活动，现招聘志愿者
2：本次志愿者活动目的 内容及安排
3：报名条件和联系方式
十五Should one expect a reward when doing a good deed
1.有的人认为应该有回报
2.另外的人认为应该象雷锋一样不要回报
3.我的看法
十六
1、各大学开设了各种各样的选修课
2、学生因为各种原因选择了不同的选修课
3、以你自己为例……
十七（08六月）Directions: For this part, you are allowed 30 minutes to write a short essay on the topic of
Green Olympics. You should write at least 120 words following the outline given below in Chinese:
1. 现在社会上有很多环境污染和精神污染的现象，提出你对“绿色奥运”的看法。2. 为什么要提倡“绿色奥运”。3. 提倡绿色奥运，从自己做起。
十八。（08年12月）1.一次性塑料袋曾被广泛的使用
2.造成的问题
3.限制使用的意义
十九（09年6月）Free admission to museums
越来越多的博物馆免费开放的目的是什么？
也会带来一些问题
二十（09年12月）Create a green campus
1.建设绿色校园十分重要
2.绿色校园不仅指绿色环境
3.为了建设绿色校园我们应该……
二十一（10年6月）
真题：Due Attention Should Be Given To Spelling
1. 如今不少学生在英语(论坛)学习中不重视拼写，
2. 出现这种现象的原因是…
3. 为了改变这种状况，我认为….
二十二（10年12月）
作文：Directions：For this part, you are allowed 30 minutes to write a short essay entitled How Should Parents Help Children to Be Independent? You should write at least 120 words folllowing the outline given below.
1. 目前不少父母为孩子包办一切
2. 为了让孩子独立, 父母应该……
第三篇：业余无线电四级考题
四级<业余电台操作证书>考题参考答案
1、 什么是业余无线电台?
业余电台是经过国家主管部门正式批准，业余无线电爱好者为了试验收发信设备、进行技术探讨、通信训练和比赛而设立的电台。
2、无照发射或擅自使用规定以外的频率，将要受到<刑法>的什么处罚?
违反国家规定，擅自设置、使用无线电台，或者擅自占用频率，经责令停止使用后拒不停止使用，干扰无线电通信正常进行，造成严重后果的，处三年以下有期徒刑、拘役或者管制，并处或者单处罚金。
对单位可处罚金，并对其直接主管人员和其他直接责任人员依照前款规定处罚。
3、 设置个人业余无线电台必须满足哪些条件?
l 年满18岁以上的中国公民(收信台15岁以上)，并为中国无线电运动协会会员 l 具有<中华人民共和国个人业余无线电台操作证书> l 拥有符合国家标准的无线电收发信设备 l 工作环境安全可靠，有必要的管理措施
l 熟悉并遵守国际、国内有关业余电台管理方面的规定
4、通过这次考试后，取得业余电台操作证书后，应该到哪里去申请设置业余电台、领取电台执照?
填写<设置个人业余无线电台申请表>，报省、自治区、直辖市无线电运动协会审核并预先指定频率、呼号，发信设备在30MHz以下者须报中国无线电运动协会复核
持经无线电无能无力协会审核同意的设台申请表和经检测合格的业余电台设备到国家或省、自治区、直辖市无线电管理委员会办理领取电台执照的手续
5、 我国业余电台呼号由哪些部分组成? 业余电台呼号由四部分组成： 第一部分：国家冠字，由B表示
第二部分：电台性质，用一位拉丁字母表示，Y表示集体电台，Z表示在集体电台上使用的个人呼号
第三部分：业余电台分区，即电台所处分区数，由一位阿拉伯数字表示
第四部分为后缀，即各电台自身的呼号，收信台由四到五位阿拉伯数字表示，联络台由二到三们拉丁字母表示
6、 业余电台通信在什么情况下可以不报出自己的呼号?
业余电台通信均应报出自己的呼号,至少每10分钟发出一次呼号
7、 四级业余电台操作证书持有者可以在哪些频率上发射? 29.200-29.300MHz 29.550-29.700MHz 50-54 MHz 144-145.8 MHz 430-435 MHz 438-440 MHz
8、 什么情况下业余电台可以和非业余电台联络?
业余电台在遇紧急救援和抢险救灾等紧急情况时可以和非业余电台进行联络，但事后应及时向当地无线电运动协会和当地无线电管理委员会报告。
9、 什么情况下业余电台之间可以使用暗语联络?
业余电台之间不许使用暗语联络, 业余电台之间只准使用明语通信
10、 你可以允许没有电台操作证书的家人在你的业余电台上发信吗? 不允许没有电台操作证书的家人在业余电台上发信
11、 业余电台可以为没有业余电台的朋友播发信息吗? 不可以
12、 可不可以发送音乐信号来测试业余电台的信号质量? 不可以
13、 什么情况下允许在业余电台谈论政治或进行娱乐? 在任何情况下都不允许
14、 你认为业余电台通信中，必须遵守的三条主要礼节是什么? 联络前守听 联络语言简洁 插入前获准
15、如果你的呼号是BG1XXX，想要呼叫任何其他业余电台，写出应该怎样呼叫。 CQ CQ CQ 这里是 BG1XXX BG1XXX BG1XXX
16、如果你听到一个呼号为BG1YYY的业余电台呼叫你，写出应该怎样回答。 BG1YYY BG1YYY BG1YYY 这里是 BG1XXX BG1XXX BG1XXX
17、如果在通话中对方给你的信号报告是23，表示通信条件好还是不好? 不好，信号不易辩别，信号弱
18、 请用QSY、QTH、QSL三个Q简语，各造一个通信用的句子。 BG1YYY，这里是 BG1XXX, QSY 439.850 BG1YYY，这里是BG1XXX, QTH 北京 BG1YYY，这里是BG1XXX, QSL，OVER
第四篇：英语四级历年翻译真题
2011 12
1,Charity groups organized various activities to --raise money for the survivors of the earthquake who survived the earthquake.
2,Linda couldn’t have received my e-mail ; otherwise, she would have replied.
3,It’s my mother who/that always encourages/keeps encouraging me not to lose heart/give up.
4,The publishing house has to take the popularity of this novel into consideration/account.
5,It is absolutely wrong to define one’s happiness only/merely by money.
2011 06
1 The university authorities did not approve the regulation , nor did they make any explanation/nor did they give the reason for doing so.
2 Jane is tired of dealing with customer complaints and wishes that she could be assigned to another job
3 .John rescued the drowning child at the risk of his own life,
4 George called his boss from the airport but it was his assistant who answered/picked up the phone (turned out that his assistant answered /picked up the phone.
5 Although he was interested in philosophy , his father persuaded / talked him into majoring tin law.
2010 12
1 In order to ensure him to attend the meeting / To ensure his attendance at the meeting , I called him up in advance.
2 The significant museum is said to have been built about a hundred years ago.
3 There would be no life on earth without its unique environment / but for its unique environment.
4 What impressed the tourists most was the friendliness and warmth of the local people.
5 They requested that books (should) be returned to the library the books I borrowed to the library by next Friday.
2010 06
1 Because of noise outside , Nancy had great difficulty in concentrating on the experiment / focusing her attention on the experiment.
2 The manager never laughed ; neither is said to have been built.
3 We look forward to without its unique environment /but for its unique environment.
4 It is suggested that the air conditioner what impressed the tourists most . 5 The 16-yesrs-old girl decided to travel abroad on her own despite books I borrowed (should) be returned to the library /I (should) return the books
I borrowed to he library.
2009 12
1 You would not have failed if had followed my instructions /orders.
2 Despite the hardship he encountered, Mark never abandoned the pursuit of knowledge /gave up pursuing knowledge.
第五篇：秘书四级资料
51、Word2003启动操作：
①“开始”菜单;
②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符路径Winword.exe”“确定”
③快捷方式
52、文件存盘
选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键
如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。
53、Word选取文本
①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。
②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。
③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标
④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击
⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。
⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。
54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V
55、创建表格
①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格
②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格
③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格
56、改变行高或列宽：
①使用鼠标进行调整;
②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单(或表格本身)中的“表格属性”命令，单击“行”(“列” )选项卡，精确调整
57、页面格式：打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。
58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P
58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.
59、单元格选定(选定不相邻的矩形区域)
有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。
60、数据输入
①输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽(4个汉字)，如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内
注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。
输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。
②输入数字：Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11”
注意：输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。
③输入日期和时间
a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM
b、日期格式2002/3/2或2002-3-2
日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20：00
④“Enter”确认输入;“Tab”指向右边的单元格
⑤清除单元格，只是删除单元格内内容;删除单元格则是将选定的单元格从表中删除
61、设定数据有效性步骤：P/85-86
①选定要增加有效检查的单元格
②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。
③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。
④在“数据”下拉列表中选择条件。
⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值，比如0和100.
⑥按下“确定”即可。
、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。
63、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。
注意：如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。
64、关闭：Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。
65、改变数字格式的步骤是：
①选定需要格式化的单元格或一个区域
②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如“数值”。
③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。
66、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”，敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。
67、处理标题
在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤：按实际宽度选择要居中的标题，单击 即可。
67、行列高
①Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。
②自动调整：“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。
69、单元格地址：相对地址(Excel2000默认状态)，绝对地址、混合地址、三维地址。
70、自动求和：选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格，单击“常用”工具栏中的自动求和∑，用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域，敲“回车”键或按下“确认”即可。
71、数据排序：
⑴使用“排序”对话框进行排序
①在需要排序的数据清单中，单击任一单元格;
②选择“数据”菜单上的“排序”命令;
③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”;
④在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”;
⑤“确定”
⑵使用工具按钮进行排序：升序 ↓，降序 ↓。
72、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。
73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。
74、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。
75、页面设置步骤：
①打开要进行页面设置和打印的幻灯片;
②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令;
③在“幻灯片大小”下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向;
76、打印步骤“
①单击“文件”菜单上的“打印”命令(打开“打印对话框”)，可设置打印机类型、打印范围和内容。
②单击“确定”
77、应用和更好模板的具体步骤：
①打开要应用设计模板的演示文稿;
②单击“格式”菜单下的“幻灯片设计”命令或者在“格式”工具栏上单击“设计”，在右侧会出现“幻灯片设计”任务窗格(如已打开“幻灯片设计”窗格并显示有配色方案或动画方案，请单击“设计模板”);
③在“幻灯片设计”任务窗格中，已用设计模板出现在“在此演示文稿中使用”三下，所有可用的设计模板都出现在“可供使用”之下。
78、制作新的表格幻灯片步骤：
①单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，屏幕右侧出现“幻灯片版式”窗格，在“其他版式”中单击“标题和表格”版式。
②双击“幻灯片窗格”中的表格占位符，即可出现“插入表格”对话框。
③在对话框中输入表格的行数和列数，然后单击“确定”按钮，即可生成表格，同时出现“表格和边框”工具栏。
79、在已有的幻灯片中添加表格
单击“插入”菜单中的“表格”命令，出现“插入表格”对话框，在对话框中输入表格的行、列数，单击“确定”即可。
80、在幻灯片中添加用户自己的图片文件：
①在显示要插入图片的幻灯片;
②单击“插入”菜单中“图片”子菜单中的“来自文件”命令，出现“插入图片对话框”。
③在“查找范围”中找到图片文件所在的位置，然后选定该图。
④单击“插入”即可。
81、启动幻灯片方法：
①单击演示文稿滚动条左侧的“幻灯片放映”按钮。
②在“幻灯片放映”菜单中单击“观看放映”命令。
③单击“试图”菜单中的“幻灯片放映”命令。
④按“F5”键
82、控制幻灯片放映：“→”，“↓”或“PgDown”键，进入下一张幻灯片;按“←”，“↑”或“PgUp”键，进入上一张幻灯片。
83、计算机网络最主要的目的是提供不同计算机和用户之间的资源共享，大体由两部分组成，一是通信子网，二是资源子网。另外还有用于确保网络通信的协议。
84、共享资源包括：数据资源、软件资源、硬件资源
85、Tcp/LP协议特点：一是标准化，几乎任何网络软件或设备都能在该协议上运行;二是可路由性，这使得用户可将多个局域网连成一个大型互联网络。
86、网卡即网络接口卡，又称网络适配器。
87、调制解调器是用于实现计算机局域网环境与电话线系统连接的专用网络设备，是拨号用户必不可少的设备只要。
88、按网络覆盖的范围分，可分为局域网、广域网。
局域网(LAN)：办公室或实验室(十米级网)，建筑物的网(百米级网)，校园网(千米级网)。广域网(WAN):城域网(WAN)、地区网或行业网(百公里级)。国家网(千公里级)甚至洲际网(万公里级)。
89、因特网主要功能：
①数据与信息的查询(网页浏览、资料搜索查询)
②高速通信服务(电子邮件、电视电话、电视会议和文档传递等)
③电子教育(远程教育、培训，阅读电子出版物，访问电子图书馆等)
④电子娱乐(播放电影电视，交互式电子游戏，文化娱乐信息的交流与讨论等)
⑤电子购物(网络购物、质量投诉、电子传单、电子广告、电子化结帐与各类电子消费方式)
⑥各类应急信息服务请求和社会保障类电子化服务(远程医疗和会诊、交通信息管理、突发性事件的紧急响应、失物招领、迷失儿童与老人的寻找等)
90、默认的封面文件为主页。浏览器是用来浏览网上信息的主要工具，包括Internet、Explorer、Netscape、Navigator。BBS又称“电子公告牌”用户在这里可以发布并获得各种信息。著名的搜索引擎Yahoo、Google和搜狐、百度。防火墙是用增强机构内部网络安全性的一个或一组系统，防火墙是只允许授权的数据通过。
91、域名：要想在网上建立服务器发布信息，必须首先注册自己的域名，只有拥有了自己的域名，别人才能访问到你。
顶级域名：机构性域名、地理性域名。
机构性域名：com(营利性商业实体)、edu(教育机构或设施)、gov(非军事性政府或组织)、net(网络资源或组织)、org(非营利性组织机构)、firm(商业或公司)
92、中国教育和科研计算机网(CERNET)主要服务于学校、科研和学术机构以及非营利性政府部门。
http:∥。
93、选择“文本文件”，可以将页面中的文字内容保存为一个文本文件。
94、脱机收藏夹步骤：
①打开Web站点，单击“收藏”菜单下的“添加到收藏夹”命令，打开“添加到收藏夹”对话框。
②选中“允许脱机使用”复选框，然后单击“自定义”按钮，出现“脱机收藏夹向导”简介屏幕，单击“下一步”。
③把“下载与该页连接的1层网页”改为适当的层数，然后单击“下一步”，直至完成。
95、电邮地址由一个字符串组成，该字符串被“@”分为两部分。
96、目前常用的电子邮件收发软件工具主要有OutlookFoxmail等。
97、发送邮件步骤：
①单击工具栏中的“创建邮件”按钮;
②在“收件人”、“抄送”栏中输入接收者E-mail地址;“抄送”：用英文“，”间隔接收者E-mail地址;保密信件不使用“抄送”。
③在“主题”框中输入邮件的主题;
④在文本编辑区内输入邮件的主题内容;
⑤如需插入附件，可单击“附件”或“插入”菜单下的“文件附件”命令，在弹出的文件选择对话框中选择要附带的文件，然后单击“附件”，将会在“主题”栏下插入“附件”一栏，附件文件名显示在栏中;
⑥单击“发送”。
98、沟通是一种信息的交换过程，是人们为了既定的目标用一定的语言符号(书面、口头)，把信息、思想和情感进行传递的过程。
99、沟通既是人际的交流，也涉及组织之间的交流。
100、秘书职业特点：①非权利支配性;②非职责限定性③认同疏导性
1.发文机关标识由发文机关全称或( )后面加“文件”组成。
A.统称
B.简称
C.规范化简称
D.称谓
【答案】C
2.发文字号位于发文机关标识下( )。
A.不空行
B.空1行
C.空2行
D.空3行
【答案】C
3.红色反线的作用在于把( )与主体部分隔开。
A.眉首
B.发文机关标识
C.发文字号
D.版记
【答案】A 2
51、违约责任是指合同当事人没有履行或者没有按照合同约定履行义务所应承担的民事责任。
2
52、承担违约责任的原则：
合同法对违约责任采取的是严格责任原则，即不管主观上是否有过错，只要不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，除不可抗力可以免责外，都要承担违约责任。
2
53、承担违约责任的方式：①支付违约金;②支付赔偿金;③要求继续履行;④修理、更换、重作、退货和减少价款或酬金等;⑤定金制裁;⑥采取补救措施的合理费用。
2
54、我国于1993年9月2日通过了《中华人民共和国反不当竞争法》，自1993年12月1日起施行。
2
55、反不正当竞争法基本原则包括自愿、公平、平等、诚实信用、遵守公认商业道德以及不得滥用竞争权利等。
2
56、限制竞争行为表现为：①滥用优势地位限制竞争行为;②滥用行政权利;③不当搭售行为;④串通投标行为。
2
57、滥用优势地位限制竞争行为表现为：
①滥用行政权力限定他人购买其指定的经营者的商品。
②滥用权力限制其他经营者正常的经营活动。
③滥用行政权力限制外地商品进入本地市场，或本地商品流向外地市场。
2
59、不正当竞争行为的要领和特征：
①不正当竞争行为的主体是经营者;
②不正当竞争行为是违法行为;
③不正常竞争行为侵害的客体是其他经营者的合法权益和正常的社会经济秩序。
260、不正当竞争行为类别：①假名冒牌行为;②商业贿赂行为;③虚假宣传行为;④侵犯商业秘密行为;⑤低价倾销行为;⑥不正当有奖销售行为;⑦诋毁商誉行为。
26
1、假名冒牌表现：
①假冒他们注册商标;②擅自使用知名品牌特有名称、包装;③擅自使用他们企业名称或姓名;④在商品上伪造或冒用认证标志。
26
2、可以以明示方式给对方折扣，可以中间人佣金，但必须如实入帐。
26
3、下列情形不属于不正当竞争行为：
①销售鲜活商品;
②处理有效期限将至商品或其他积压商品;
③季节性降价;
④因清偿债务、转产、歇业降业销售商品。
26
4、监督检查部门职权：①询问权;②查询复制权;③检查权;④处罚权。
26
5、可以查询、复制与不正当竞争形为有关的协议、帐册、单据、文件、记录、业务函电和其他资料。
26
6、不正当竞争行为的法律责任：①民法责任;②行政责任;③刑法责任。
26
7、行为责任包括：①强制行为人停止不正当竞争行为;②没收非法所得;③处以罚款;④吊销营业执照。
26
8、劳动适用于：
①国家机关、事业组织、社会团体的工勤人员。
②实行企业化管理的事业组织的非工勤人员。
③其他通过劳动合同与国家机关、事业组织、社会团体建立劳动关系的劳动者。
劳动法不适用于：公务员和比照公务员制度的事业组织和社会团体的工作人员，以及农村劳动者(乡镇企业职工和进城务工、经商的农民除外)、现役军人、家庭保姆、在中国境内享有外交特权和豁免权的外国人等。
26
9、劳动就业原则：①平等就业原则;②双向选择原则;③照顾特殊群体人员就业原则;④禁止雇用童工原则。
270、劳动法规定，对残疾人、少数民族人员、退出现役的军人的就业实行特殊政策，给予特别保护;禁止用人单位招用未满16周岁的成年人，文艺、体育和特种工艺单位招用未满16周岁的文艺工作者、运动员和艺徒时，须报经县级以上(含县级)劳动行政部门批准，并保障其接受义务教育的权利。
27
1、劳动合同特征：
①劳动合同的主体一方是劳动者，另一方是用人单位;
②劳动合同的内容具有权利和义务的统一性和对应性;
③劳动合同的客体是劳动力;
④劳动合同是要式、有偿合同。
27
2、劳动合同内容：
①劳动合同的期限
②工作内容
③劳动保护和劳动条件
④劳动报酬
⑤劳动纪律
⑥劳动合同终止的条件
⑦违反劳动合同的责任
27
2、劳动合同期限：固定、无固定、完成一定工作。
试用期最长不得走过6个月。
20
1、已经开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年;保存期满，报经国税机关查验后可以销毁。
20
2、对与发票案件有关情况和资料，可以记录、录像、照相和复制。
20
3、增值税专用发票由水印防伪图案，红色荧光防伪标记、无色荧光防伪标记3项防伪标记组成。
20
4、税收分类：
⑴以课税对象为标准：
① 流转税;②所得税;
③行为税(对某些特定行为课征的税，如印花税、车船税)
⑵以计税标准为标准：
①从量税(以课税对象的实物量为计税依据)
②从价税(以课税对象的价值量为计税依据)
20
5、增值税是我国第一大税种。
20
6、文化体育业(文化业、体育业)：3%;娱乐业(歌厅、舞厅、卡拉OK歌舞厅、音乐茶座、台球、高尔夫球、保龄球、游艺)：5%-20%
20
7、企业所得税33%(原)。2008年1月1日起，国企、外企税率25%，高新技术产业15%。
20
8、个人所得税征税对象：①工资、薪金所得;②劳务报酬所得;③稿酬所得;④储蓄存款利息、股息、红利所得;⑤偶然所得。
税率：工资、薪金所得适用5%-45%的超额累进税率;劳务报酬20%。500-2000元，10%，25元。股票交易印花税千分之四。
20
9、社会保险具有强制性、保障性、福利性和普遍性的特点。职工在试用期内也应享有保险。
210、养老保险的享受待遇：累进缴纳养老保险15年以上，并达到法定退休年龄，可以享受养老保险待遇。我国的失业保险制度属于强制性失业保险制度。医疗保险具有社会保险的基本特征外，还具有公平性、信息不对称性和费用结算方式的复杂性。
211、工伤保险制度的实施原则：无责任补偿原则;因工受伤与非工公受伤相区别的原则;风险负担、互助互济原则;个人不交费原则;补偿与预防、康复相结合原则;直接经济损失和间接经济损失相区别的原则;一次性补偿与长期补偿相结合原则。
212、无责任补偿原则，又称无过失补偿原则，是指工伤事故发生后，无论事故责任在谁，都应及时对受伤者进行无条件的一定经济补偿。因工受伤是劳动者为他人和社会做出的牺牲。非因工受伤并不属为他人和社会做出的牺牲。直接经济损失指因工受伤者的第一职业的劳动报酬，这是工伤保险的内容。
213、工伤认定申请(合同期内)提供材料：
初次治疗诊断书或住院病历、职业病诊断证明(原件、复印件各一份)、交通事故需提供交通大队的事故裁决书或交通部门的交通事故证明、身份证复印件、有效期内的劳动合同原件。
214、《住房公积金管理条例》规定：单位录用职工，应当自录用之日起30日内到住房公积金管理中心办理缴存登记，并持住房公积金中心的审核文件，到受托银行办理职工 住房公积金账号的设立或者转移手续;新参加工资的职工从参加工资的存第二个月开始缴的住房公积金，月缴存余额为职工本人当月工资乘以住房公积金缴存比例。
215、职工有下列情形之一的，可提取住房公积金账户内的存储余额：
①购买、建造、翻修、大修自住住房的。
②离休、退休的。
③完全丧失劳动能力，并与单位终止劳动关系的。
④出境定居的。
⑤偿还购房贷款本息的。
⑥房租超出家庭工资收入的规定比例的
216、按股票持有者可分为国家股、法人股、个人股3种。按发行范围分A股、B股、H股和F股4种。沪深股市基本交易规则：价格优先、时间优先。
217、A股：人民币，国内;B股：外国人，外币;H股：香港股市;F股：海外市场。
218、中国人民银行下设：商业银行、政策性银行、非银行金融机构、国家外汇管理局。
219、我国的中央银行是中国人民银行，其全部资产属国家所有，是非营利机构。
220、我国的商业银行大体分为国有独资银行、股份制商业银行和城市商业银行。
2
21、政策性银行不以盈利为目的，专门为贯彻、配合政府的社会经济政策或意图，具有特殊的融资原则。1994年，我国组建了3家政策性银行，即国家开发银行、中国进出口银行、中国农业发展银行。
2
22、非银行金融机构主要是保险公司、信用合作社和信托投资公司。
2
23、利息的计算方法分为单利和复利计算法两种。我国除活期存款带有一定的复利性质，其余各类存款均按单利计算。利息率=利息额/本金额×100%。国外司惯用年利率，我国习惯用月利率。
2
24、名义利率是以名义货币所表示的利率。
2
25、汇率的表示方法有直接标价法、简接标价法、美元标价法。
2
26、直接标价法是指以一定单位的外国货币为基础，将其折合为一定数额的本国货币的标价方法。日元、加拿大元、港币、新加坡元、人民币采用均采用直接标价法。欧元、英镑、澳大利亚元采用间接标价法。
2
27、公司的住所是指公司的主要办事机构所在地。
2
28、公司的资本包括注册资本、发行资本、认购资本和实缴资本等。
2
29、股东以其出资额为限度公司承担责任，公司以其全部资产对公司的债务承担责任的其余法人。有限责任公司的资本不分为等额股份，证明股东出资份额的权利证书称为出资证明书。有限责任公司的股东有最高人数限制。
230、有限责任公司的设立条件：
①股东符合法定人数，有限责任公司由50人以下股东共同出资设立。②有限责任公司注册资本的最低限额为人民币3万元。公司全体股东的首次出资额不得低于注册资本的20%。
2
31、股东可以用货币出资，也可以用实物、工业产权、非专利技术、土地使用权等作价出资。
2
32、有限责任公司的组织机构：
①股东会是公司的最高权力机关，每年至少召开一次。
②董事会(执行董事)与经理：董事会是公司的业务执行机构，董事会成员为3人-13人。董事每届任期不得超过3年，届满可连选连任。执行董事可以兼任公司经理。
③监事会：监事会是公司的监督机关，其成员不少于3人。监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比例不得低于1/3。董事、高级管理人员不得兼任监事。
2
33、股权转让：
公司法不允许股东向公司转让股份，但允许股东向本公司的其他股东或者本公司股东以外的其他人转让股份。股东向股东以外的人转让其出资时，必须经全体股东过半数同意;不同意转让的股东应该购买给转让的出资，否则视为同意转让;对于经同意转让的出资，其他股东有同等条件下的优先购买权。
2
34、一人有限责任公司的注册资本最低限额为人民币10万元。
2
35、股份有限公司特征：
⑴公司的全部资本为等额股份，股份采取股票形式。
⑵股东以所持股份为限对公司承担责任。
⑶公司的股东有最低人数限制，而没有最高人数限制。
⑷股份有限公司的设立程序较为复杂。
2
36、设立股份有限公司，应当有2人以上200人以下发起人。法定注册资本的最低限额500万元人民币。
2
37、股份有限公司的组织机构：
①股东大会应当每年召开一次年会。召开股东大会，应当将会议审议的事项于会议召开20日以前通知各股东。
②董事会与经理：董事会是公司的业务执行机关，其成员为5人-19人。
③监事会是公司的监督机关，其成员不得少于3人。职工代表的比例不得低于1/3 2
38、股份发行原则：必须同股同权、同股同利。股票发行价价格可以按票面金额，也可以超过票面金额，但不得低于票面金额。
2
39、股东持有的股份可以依法转让。发起人持有的本公司股份，自公司成立之日起3年内不得转让;公司董事、监事、经理应向公司申报所持有的本公司的股份，并在任职期内不得转让。
240、公司合并包括吸收合并和新设合并。公司应当自做出合并决议起10日内通知债权人，并于30日内在报纸上至少公告3次。
2
41、清算程序。公司财产在分别支付清算费用、职工的工资、社会保险费用和法定补偿金，缴纳所欠税款，清偿公司的债务后剩余财产。
2
42、婚姻、收养、监护等有关身份关系的协议，适用其他法律的规定(不在合同法之内)。
2
43、合同类别：
①根据合同的成立是否以交付标的物为成立条件，可分为诺成性合同与实践性合同
②根据合同成立是否需要特定的形式，可分为要式合同与非要式合同。
2
44、合同基本原则：
①平等、自愿、公平原则。
②诚实、信用原则。
③合法原则。
2
45、要约是一方当事人以订立合同为目的，向对方当事人提出合同条件，希望对方当事人接受的意思表示。构成要约须符合下列条件：
①要约须显示向特定人发出的意思表示。
②要约的内容必须具体、确定。
③要约中应当明确表明该要约一经受要约人承诺，要约人就要受该意思表示的约束。
2
46、缔约过失的损害赔偿包括订立合同费用、准备履行所支出的费用、丧失与第三人另订合同的机关所产生的损失。
2
47、合同法规定下列免责条款无效：
①造成对方人身伤害的;
②因故意或者重大过失造成对方财产损失的。
2
48、合同内容约定不明时合同的履行：
①质量要求不明确的，按照国家标准、行业标准履行、没有国家标准、行业标准，按照通常标准或者符合合同目的特定标准履行。
②价格或者报酬不明确的，按照订立合同时履行地的市场价格履行，依法应当执行政府定价或者政府指导价的，按照规定履行。
2
49、合同履行担保方式有定金、保证、抵押、质押和留置。
250、合同的转让：①合同权利的转让;②合同义务的转移;③合同权利和义务一并转让。 简报的特点：简 快 新 实
简报的类型：(1)会议简报 (2)动态简报 (3)工作简报
简报结构：报头+报核+报核
简报秘密等级写在报头左上角，字数一般控制在1000字以内，不超过2000字
意向书的特点： 协商性 灵活性 简略性
结构：标题+正文+尾部
订货单特点：协约性 严肃性
结构：标题+正文+尾部
商品说明书：真实性 科学性 条理性 通俗性
设计注意：(1)如实介绍 真实可信(2)抓住特征 突出个性 (3)语言简洁 通俗明了
(4)设计新颖 美观大方
报告特点： 汇报性 陈述性
报告与请示的区别：(1)性质要求不同，报告不用有明确回复，请示必须得到明确回复
(2)行文时限不同，请示必须事前。(3)请示必须一文一事，且请批对应 (4)请示需逐级请示，语气温和谦恭
会议纪录特点：真实性 资料性
商务接待
接待规格：高规格 低规格 对等
高规格接待最能体现友好 对等接待最常用 低规格接待适用基层
接待计划内容：接待规格 日程安排 经费预算 工作人员
经费预算由接待规格 人员数量 活动内容确定
接待计划的制订由接待规格制约
接待计划草订需经领导审定，日程安排后与来访者进行沟通
制订接待计划首先要了解客人身份与来访目的。
影响接待规格的因素：(1)双方关系(2)突然变化(3)上次接待标准
座次高低由司机身份决定
司机如是专职司机，上座为后排右座
话别时间在半小时内为宜
接待计划主要项目：(1)陪同人员(2)食宿安排(3)接待日程(4)经费预算
制订计划注意：(1)执行规章制度(2)适应来宾生活习惯(3)做好保密工作
沟通工作特点：(1)非权利支配性(2)非职责限定性(3)认同疏导性
沟通类型：(1)人与人沟通(2)人与自我沟通(3)人与机器沟通(4)组织之间沟通
秘书所涉及的多为人与人之间和组织之间的沟通
网络沟通优势：(1)降低成本 提高效率(2)平等 即时性强(3)有安全感
制约性：(1)语言存在歧义(2)横向沟通扩展张 纵向沟通弱化
尊重与理解沟通是有效沟通的前提，倾听和提问是有效沟通的关键
沟通目标：(1)说明事物(2)表达感情(3)建立联系(4)和谐工作环境
与客户沟通原则：(1)区分到访客户是多次还是首次(2)区分内部外部客户
横向沟通是员工间的沟通，其目的在于增强合作，减少摩擦，表现形式为：会议 面谈
备忘录 报告
横向沟通的障碍(1)沟通技术存在障碍(2)心理活动障碍(3)不善倾听，草率评判(4)表达理解存在歧义
上行沟通策略：建立信任 走动管理 维护领导内部统一
下行沟通形式：政策 报告 信函 备忘录 谈话 会议 传真
上行沟通形式：建立系统 申诉请求 员工座谈会
上行沟通作用：(1)提供员工参与管理的机会(2)减少因误解造成的损失(3)营造民主式管理氛围(4)缓解工作压力
下行沟通策略：(1)制订针对性沟通(2)精简环节(3)减轻分流沟通任务(4)提倡简约(5)启用反馈(6)多介质组合
多介质组合是最简单最主要的方法
沟通重点：(1)企业员工(2)危机中受害者(3)新闻媒体
危机认定：(1)团队内存在使人情绪不佳的氛围(2)缺少交流(3)消极言论普遍存在(4)间接渠道使用较多，直接渠道使用较少(5)执行不力，隐患增多
对策：(1)反应迅速机敏(2)强调共同基础(3)建立危机小组(4)利用多种沟通方式(5)参与调查
需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件
立卷归档的意义：(1)是文件转为档案的重要步骤和基础(2)保持了历史联系，便于查找利用 (3)保持了历史联系，反映了客观进程 (4)保护了文件的完整安全，便于保管利用
(5)保证了工作的连续性，为档案工作奠定了基础
不需要立卷归档的文件：重份文件 事务性 临时性 无查考价值的文件 草稿 修改稿 会议主要文件如 领导讲话 结论 决议 报告单独立卷，大会发言按日期立卷 书面发言按单位地区立卷 通知来往文书 按时间立卷
大会文件按重要程度和时间排列
整理录音的技巧：(1)删除(2)增加(3)修改(4)送审
清理方法：收销带存
会议文件保管分为长期 短期 永久三种
会议文件整理注意及时完整，会议文件多带有参考与草稿性质
注意：正确区分保管期限
办理好移交手续
会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件
会议纪要的种类：(1)办公会议纪要(2)工作会议纪要(3)协调会议纪要(4)研讨会议纪要
拟写要求：(1)实事求是(2)集中概括 提炼归纳 (3)条理清楚 一目了然
会议纪要的分发根据其印发范围和查看等级 印发范围根据其会议性质和纪要内容来确认。绝密会议纪要只印发与领导
会议经费决算：(1)会议拟定开支预算 (2)准备专用账册(3)对开支进行详细记录(4)会后按预算决算 (5)遵循勤俭节约原则
催办要求：准确及时到位 不可拖延 断章取义 搞本位主义
业务范围明确专一的工作由相关业务部门负责 综合信不过 交叉性工作交由秘书部门 联合会议决议由牵头部门负责 领导集团本身形成决定交由秘书部门和指定单位
催办方式：(1)发文催办 (2)电话催办 (3)派员催办
电话催办快速方便，可直接找当事人，可进行双向沟通，适于本部一般工作部署，但容易被忽视，频率间隔短
派员催办直接，有督促作用，容易受到重视，但较为花费精力
对于难办事项可以采用会议催办
传达落实要求：(1)迅速果断 保证质量 (2)忠于决策 不打折扣 (3)解放思想 有创造性落实
浏览景观一般分为人文景观和自然景观
娱乐活动分为观看项目和参与项目
制定方案时注意：(1)安排好人员 (2)参观地点检查 (3)提前预定好门票 (4)人数过多时，可外包旅行社
在制定接待计划考虑客人的信仰 忌讳 身份 性别 年龄 是否带有家属
预定餐厅时注意：事项确定好时间 地点 宴请人员 桌次座次 菜单
选择宾馆时考虑(1)交通便利与否 (2)档次是否合适(3)环境是否优雅
正式宴请晚上居多，以中高档餐厅为佳，多为包间。根据其主人主宾身份来确定档次，在根据事由 规模确定地点大小
撰拟出国申请内容：(1)路线 (2)时间 (3)地点 (4)交通工具 (5)具体事项 (6)备注
办理护照的相关证件：(1)任务批件 (2)政审批件 (3)邀请书 (4)2寸免冠照
申办签证的途径：(1)我国大使馆和领事馆(2)权威签证代办机构(3)目的国使馆
商务旅行制订程序：(1)制订计划(2)制订旅程表(3)准备发言提纲(4)办理好签证 护照 黄皮书 出境登记卡的手续(5)订购机票
准备工作：(1)审查最佳旅程表(2)兑换外币(3)准备随身用品(4)准备文件 相关证件
(5)做好旅行安排 (6)注意时差 (7)搜集资料
办公室布置要求：(1)优先采用光线 通风 监督 沟通占优的办公室 (2)使用同样大小高度的桌椅柜子 (3)将接待部门置于入口处 (4)预留充分空间 (5)常用设备档案置于使用者附近 背对背放置档案柜(6)设置休息区
光线应来自桌子左上方和斜后上方
办公室布置三原则：(1)利于沟通(2)协调舒适(3)便于监督
协调要求：(1)连续性(2)协同性(3)有序和谐
内部监督特点：(1)是种日常监督(2)具有双向多维监督特点(3)是一种内部力量的约束
办公桌按直线对称原则排列，以最佳线路最佳 防止逆流交叉
布置程序：(1)对工作内容加以考察分析，明确关系并以此确定员工的工作位置。(2)记载各部门人员及其工作(3)选配相应家具桌椅并予以记载(4)绘制布置图(5)对设备安放提出合理建议
信息保密工作：(1)口头信息(2)书面信息(3)电子信息
保密信息内容：(1)人事信息(2)财务信息(3)产品信息 (4)客户信息
印章和介绍信是对外联系的标志和行使职权的凭证管理
印章种类：(1)单位印章(2)单位印章(3)秘书公章
单位印章是对外行使权利的标志
印章作用：(1)标志作用(2)权威作用(3)法律作用(4)凭证作用
印章使用要求：(1)专人负责(2)确保安全(3)防止污损
印章的刻制启用需经上一级主管单位批准，在公安部门登记后，由公安部门指定单位刻制，启用时选用选定启用时间，发出启用通知，填写印模卡
用印时，盖印位置保证恰当，正式公文在文本落款出盖章，带存根公函 介绍信分别加盖骑缝章和文本落款章，盖印文件应于用印申请单分数一致
印章取回销毁都应该有两人参与
上司交办事项：(1)会议通知(2)查问回复(3)接待工作(4)转告传达(5)上司生活服务工作
公务接洽制度(1)岗位责任制度(2)登记记录制度(3)转告传达(4)交接班制度(5)保密制度
汇报技巧：(1)问明情况 及时报告(2)作好记录 避免失误
值班日志以天为单，它有利与下一班人员;了解情况 保持工作的联系性 有利于了解检查考核值班工作和编写参考资料
电话是值班工作中使用最频繁的工具
快汇汇票由秘书认购
零用现金数额以企业规模和平时指出次数确定，由企业领导和财务负责人批准，用于支付本市交通费 邮资 茶点费 停车费和少量办公用品费
文书形成程序：草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发
上司临时交办事项特点：(1)广泛性(2)临时性 基本特点 (3)具体性 (4)紧迫性
办理原则：(1)积极主动 千方百计这是应有态度(2)符合政策，灵活变通(3)有着落 有回音
要点记录法用于电话 来访 会议记录
详细记录法用于上级重要讲话插话发言，重要会议讨论决议 反应问题建议调查 领导指示
用ABCD法排出工作等级，先做A类，重要紧急的，在做B类，急而不重，在做C类 重而不急的，最后做C类，不重不急的
上司日志内容：(1)上司接待信息(2)上司会议信息(3)上司个人安排(4)上司私人信息 秘书日志内容：(1)上司所需秘书协助事宜(2)上司交办自己的工作(3)自己应作活动
注意事项：(1)确保保密，只给上司授权的人查阅(2)保持一致准确，每天检查更新(3)熟悉约会时间和工作习惯，每天最早最晚约会时间(4)熟悉上司用餐和休息时间
在安排活动时遵循先重急后轻缓原则，并留出10分钟左右间隔。
检验办事效率原则：(1)工作质量(2)工作速度(3)产生影响
复命三注意(1)不失真(2)不吹嘘(3)不邀利
库存卡作用：(1)保证资金不被占用 (2)保证空间充足(3)监督物品使用(4)防止损失
(5)正确估计
库存概念(1)最大库存量，库存物品都不应该超过这个数量(2)最小库存量，当余额达到这个量时，即采取措施(3)重新订购线，即再订货标准
订购数量以剩余库存量为基础
保管措施(1)房间柜子上锁(2)各类物品贴好标签(3)新物品置于旧物品之下(4)体积大 分量重的物品放置最下(5)小物品 常用物放在较大物品前面(6)注意通风 有良好照明
选择供应商时考虑：(1)价格费用 (2)质量交货 (3)服务和位置(4)安全和可靠性 传递方式和内容应该综合考虑对象 效果 时效 费用
如何做好会议记录：(1)提前抵达会场，安排地方。(2)迅速绘制座位图 (3)提前参阅其他会议记录
会议记录要求：(1)快速是基本要求(2)纪实性是重要特征 具体为真实 准确 突出重点
会议简报分为报头 报尾 报核，标题要求：简明 醒目 准确 生动 形式灵活
简报要求：(1)真实准确是其生命 (2)短小精悍是其力量所在(3)快是质量的体现 (4)生动活泼
信息分类：按作用分为：(1)与会者信息 (2)指导宣传信息 (3)议题性信息 (4)主题内容信息 (5)记录结果性信息 (6)程序性信息 (7)交流性信息(8)参考性信息(9)管理性信息
按会议信息保密性划分：(1)保密性信息(2)内部性信息(3)公开性信息
按传递方式划分：(1)讲话信息(2)会议书面信息(3)会议声像信息
收集信息要求：齐全 及时 准确 有效
确定会议信息搜集方法：(1)召集开会(2)提供书面材料 (3)个别约见(4)会议结束后及时搜集(5)个别催退(6)按清退目录搜集(7)限时交退
信息反馈方式：口头 书面 会议反馈
会议值班内容：电话记录 接待记录 值班日志
会议值班意义：(1)起着沟通内外，协调上下的作用(2)保证重大事项 指令 精神的及时传达 (3)保证会议顺利进行(4)代表了会议工作质量(5)直接影响了会议主办方的工作效率
值班工作制度：(1)信息处理制度(2)岗位责任制度(3)交接班制度
一、 拟订会议议程、日程
(一)会议议程和会议日程的内容及作用
1、会议议程的内容
会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排开幕式;领导和来宾致辞;领导作报告;分组讨论;大会发言;参观或其他活动;会议总结;宣读决议;闭幕式。
2、会议日程的内容
会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。
3、会议议程和日程的作用
通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。
(二)会议议程的制定程序
1、明确目标和参加者
2、安排各议程事项的时间
3、确定每一项议程
4、决定会议讨论形式
(三)会议日程的编制方法
1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。
2、 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。
5、 保密性较强的议题，一般放在后面。
二、提供会议地点的备选方案
(一)会议地点选择的要求
1、交通便利。
2、会场的大小应与会议规模相符。
3、场地要有良好的设备配置。
4、场地应不受外界干扰。
5、选择会议地点应考虑有无停车场所。
6、 场地租借的成本必须合理。
(二)会议场地选择的工作程序
1、 会议的目的与形态
2、 实质上的需要、与会者的期望
3、 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地
4、 对会议地点进行确认 考试吧编辑整理
5、签订书面合同
(三)实地考察会议地点的注意事项
1、
2、
3、
4、 会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。
只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。
不要出于个人原因再次参观酒店。
不要带家属同行参观。
5、 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。
6、 要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。
三、布置会场和安排座次
(一)会场整体布局安排
1、会场整体布局的要求
(1)庄重、美观、舒适 。
(2)会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。
(3)中大型会议要保证一个绝对的中心。
(4)小型会场要注意集中和方便。
2、会场整体布局的类型
(1)较大型会场的座次安排。
(2)中小型会议的座次安排。
3、会场整体布局安排的工作程序
(1)确定会场形式。
(2)合理摆放桌椅。
(3)布置附属性设备
(二) 主席台的座次和场内座次安排
1、主席台座次和场内座次的要求
主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。
2、主席台的座次和场内座次安排
(1)安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：
1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。
2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。
3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。
4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。
(2)安排场内其他人员的座次
1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。
2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：
①横排法。是按照参加会议人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。
②竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。
③左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。
四、发布会议信息
(一)会议信息的内容和类型
1、会议信息的内容
会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务联系电话与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议的记录和纪要内容;会议的宣传报道内容;会议的决议内容。
2、会议的类型
会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。
(二)发布会议信息的工作程序
1、传递会议通知信息
2、分发传递会议文件
3、沟通传递会议有关情况
(三)注意事项
1、发布会议信息前要进行报审
2、要对媒体进行选择
五、安排会议食宿
(一)会议餐饮的常识和工作程序
1、会议餐饮的常识
(1)餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。
(2)就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。
(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。
(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。
2、安排会议餐饮
(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。
(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。
(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。
(4)事先设计和确定就餐的凭证。
(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。
(6)事先要准备好干净的饮食用具。
(7)给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。
(8)做好饮水、饮料的供应。
3、会议餐饮的类型和标准
(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。
(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。
(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。
(4)正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。
(5)招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。
会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。
(二)会议住宿的常识和工作程序
1、会议住宿的常识
(1)要提前编制住房方案。
(2)长者、尊者、领导要适当照顾。
(3)具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
(4)有时还要按地区集中，统筹安排。
(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。
(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。
2、安排会议住宿
(1)安排方式的选择。
(2)预定会议住宿的程序。
(3)确定会议住宿的程序。
3、会议房间的分配
(1)如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。
(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。
(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。
六、邀请会议嘉宾
(一)、会议嘉宾的类型和要求
1、会议嘉宾的类型
(1)组织方的上级领导和政府官员。
(2)企业的重要客户和各种利益相关方。
(3)社会名流和电影明星。
(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。
2、嘉宾邀请的要求
(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。
(2)要发出正式邀请函。
(3)要做到有礼貌。
(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。
(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。
(6)嘉宾人数不宜过多。
(二)邀请会议嘉宾的工作程序
(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。
(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。
(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。
(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。
七、准备会议资料、会议用品
(一)会议资料的类型和准备
1、会议资料的类型
(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。
(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。
(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。
2、会议资料的准备
(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。
(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。
(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。
(二)会议用品的类型和准备
1、会议用品的类型
(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。
1)会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。
2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。
(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。
2、准备会议用品
(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。
(2)检查好灯光、扩音设备。
(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。
(4)如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。
(5)在每人座位前摆放纸笔。
(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
(7)如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。
(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
八、安排会议礼仪服务
(一)会议礼仪的种类
1、会议的通用礼仪
(1)会议文书礼仪。
(2)迎送礼仪。
(3)参会礼仪。
(4)服务礼仪。
2、主持人的礼仪
3、会议发言者礼仪
4、会议参加者礼仪
(二)安排会议礼仪服务的工作程序
1、选择会议礼仪服务人员 (1)从组织内部员工中选择。
(2)聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。
2、分解工作程序
3、培训会议礼仪服务人员
(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训。
(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训。
(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。
4、准备服装用具
(1)礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。
(2)迎接一般的与会者不需要献花。
5、礼仪执行
(1)接待礼仪及程序。
(2)引领。
(3)乘车的座次安排。
九、检查会议常用视听设备是否正常
(一)会议常用视听设备的选用
音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。
常用的设备类型有表决系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。
对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试吧
(二)检查会议常用视听设备的工作程序
1、确定工作人员的职责。
2、预演和检查会场视听设备。
一、 安排会议值班
(一)会议值班工作的内容和意义
1、会议值班工作的内容
(1)值班电话记录。
(2)值班接待记录。
(3)值班日记。
(4)做好信息传递。
2、会议值班的意义
会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。
(二)安排会议值班的工作程序
1、制定值班工作制度
(1)信息处理制度。
(2)岗位责任制度。
(3)交接班制度。
2、明确值班工作任务
(1)在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。
(2)要加强与会议无关人员出入会场的控制。
(3)手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。
(4)要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。
(5)要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。 (6)必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。
(7)做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。
(8)必要时，应建立主管领导带班制度。
3、编制会议值班表
会议值班表应包括以下内容：
(1) 会议值班时间期限和具体值班时间。
(2) 会议值班人员姓名。
(3) 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。
(4) 会议值班负责人姓名或带班人姓名。
(5) 用简明的文字表明值班的工作内容。
(6) 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。
二、 接待采访会议的新闻媒体
(一)相关知识
1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则
(1)报道的内容必须与会议基本内容相吻合。
(2)掌握会议信息的保密度，做到内外有别。
(3)报道中的重要观点和提法，要经领导审定。
(4)要准备得全面周到、主动积极。
(5)在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。
(6)在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。
(7)在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。
2、接待新闻媒体的工作内容
(1)由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。
(2)在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。
(3)在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。
(二)工作程序
1、媒体人员登记
2、为媒体人员提供简单的会议材料
3、安排拍照和新闻发布会等传统活动
4、安排媒体沟通会
(三)妥善处理新闻媒体的负面报道
(1)快速作出反应。
(2)联合或聘请专业公关公司处理危机。
(3)让负责人出面。
(4)对未知的事实不要推测。
(5)不要隐瞒事实真相。
(6)为媒体采访敞开大门。
(7)统一口径，用同一个声音说话。
(8)频繁沟通。
三、做好会议的记录工作和简报工作
(一)做好会议的记录工作
1、会议记录的内容 (1)会议描述。
(2)与会者姓名。
(3)缺席者请假条。
(4)宣读上次会议记录。
(5)有会议记录中产生的问题。
(6)通讯记录。
(7)一般事务。
(8)其他事务。
(9)下次会议日期。
(10)主席签名。
2、会议记录的要求
(1)速度要求。
(2)真实性要求。
1)准确
2)清楚
3)突出重点
(3)资料性要求
3、会议记录的工作程序
会议记录的结构是：标题+正文+尾部。
(1)标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。
(2)正文。首部+主体+结尾。
(3)尾部。右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”。
(二)做好会议的简报工作 来源于考试吧
1、会议简报的内容
会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。
2、会议简报的要求
(1)真实准确。
(2)短小精悍。
(3)快是简报的质量体现。
(4)生动活泼。
3、会议简报的工作程序
(1)会议简报的内容。
(2)会议简报的结构。
四、收集信息的分类
(一)会议信息的分类
1、按照会议信息的作用划分
(1)与会者信息。
(2)会议指导性、宣传性信息。
(3)会议议题性信息。
(4)会议主题内容信息。
(5)记录性、结果性文件信息。
(6)会议的程序性文件信息。
(7)会议交流性文件信息。 (8)会议参考性信息。
(9)会议管理性信息。
2、按照会议信息的保密性划分
(1)保密性会议信息。
(2)内部性会议信息。
(3)公开性会议信息。
3、按照会议信息传递方式划分
(1)会议讲话信息。
(2)会议书面信息。
(3)会议声像信息。
(二)收集会议信息的要求
1、齐全。
2、及时。
3、准确。
4、有效。
(1)责任到人。
(2)履行登记。
(3)严格保密。
(4)明确范围，
(5)有针对性。
(三)收集会议信息的工作程序
1、确定会议信息的搜集范围。
2、选择会议信息的搜集渠道。
3、确定搜集会议信息的方法。
(1)召集开会。
(2)提供书面材料。
(3)个别约见。
(4)会议结束时及时搜集。
(5)个别催退。
(6)按清退目录收集。
(7)限时交退。
五、反馈会议信息
(一)反馈会议信息的内容和要求
1、反馈会议信息的内容
(1)反馈会前信息。
(2)反馈会中信息。
(3)反馈会后传达落实的情况。
2、反馈会议信息的要求
(1)会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。
(2)会议信息反馈的目的要明确。
(3)充分重视会议的反馈信息沟通。
(二)反馈会议信息的工作程序
1、布置会议信息收集工作。
2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。
3、建立定期的会议信息反馈制度。
4、做好会议信息的反馈汇报工作。
5、抓好会议反馈信息的落实工作。
会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。
一般而言,会议申报与审批大体有三种形式：口头申报、书面申报、会议申报。
秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。
案例一
英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。如果你是秘书，请制定一个会议议程表。
英豪公司销售团队会议议程表
公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。
宣布议程。
说明有关人员缺席情况。
宣读并通过上次会议的记录。
东部地区销售情况总结。
销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。
公司销售人员的招聘和重组。
销售二部经理的人选。
下季度销售目标。
案例二
公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。经理及参加培训的人员都很满意。
点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。
案例三
名山公司要召开2003总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。
考试吧编辑整理
案例四
天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为
2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应便在主桌的一位重要客户，结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。
点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良的影响。
案例五
某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，秘书小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那
天，来的嘉宾很少。
点评：秘书小李的做法有许多不妥之处。邀请嘉宾是一项重要的工作，一定要抓住确认环节，这样才不会使组织很被动。另外，要注意邀请的礼节，在邀请函和请柬这些事情上都要精益
求精，显示出组织应有的尊重和诚意。
案例六
某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。
点评：该公司应实现考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。
案例七
海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊?”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。
点评：会议的值班工作是一项重要和严肃的工作，值班人员要以认真负责的态度做好工作，不能脱岗，不能推诿责任。在值班时，手边要有相关人员的通讯录。
案例八
在公司召开新闻发布会期间，秘书钟苗与媒体进行了良好的沟通。她在会前为记者安排了一个介绍会，准备了详尽的会议材料，专门辟出场地以供摄影摄像，并且给了记者充分的提问时间。发布会很成功，媒体的报道内容翔实，很有说服力，在社会上引起了较大的反响。
点评：会议期间一定要注意接待好新闻媒体，让记者能够有充分的机会与时间了解相关信息，
为记者的报道提供了方便。
案例九 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。秘书邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。 点评：作为会议期间负责信息工作的秘书，应该为记者准备好新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲等材料。在会议期间，还要及时做好简报收集，留齐各种资料，为领导提供适用的信息。
案例十
风雷公司在2002年末召开了改革企业管理制度新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让秘书许茹收集会议各方面的信息，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改进这方面的工作。
点评：许秘书在掌握会议反馈信息搜集途径方面不够全面，因此所收集的信息量不够。许茹应扩大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。
案例十一
某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。
点评：秘书在收齐会议文件后，应及时整理会议相关文件，加工、修改与会人员的讨论稿，根据需要形成决议纪要或会议纪要。会议文件资料的立卷归档原则上是一会一卷，便于日后
查找、利用。
案例十二
开具发票时有出入怎么办?
公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。考试吧编
辑整理 点评：发票是报销的凭证。发票开具应按照规定的时限和顺序，逐栏、全部联次一次性如实开具，并加盖单位财务印章和发票专用章。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任
何单位和个人有权拒收。
案例十三
会议决定事项的催办。一段时间以来，某公司的一些会议决定迟迟得不到落实，有的部门因对领导处理问题持有异议，故意将会议决定拖延。这使领导非常挠头。为解决此种被动状况，秘书协助公司领导层层开会，首先对一些问题加以澄清，统一了认识，从而疏通了信息决办
环节。
点评：传达落实会议精神是秘书的重要职责之一。会后的检查催办是会后工作中不可缺少的重要内容。可以敦促会议精神落到实处。如果落实环节出现问题，应及时疏通。