浅谈公路工程施工阶段内业档案管理的有效途径

2022-09-11

工程内业档案是指从该工程建设项目的提出、立项、审批、设计、施工、竣工到工程管理全过程中形成的有保存价值的文字、图表、声像、实物等材料, 是工程建设过程的真实反映和记录, 直接体现建设项目的整体管理水平, 是工程建设过程中的又一重要内容和关键环节。随着《档案法》的颁布实施与各类档案管理办法的完善, 又为档案工作的具体开展指明了方向, 并提供了法律保障。下面, 结合本人在公路工程项目建设中的内业档案工作实践, 有所侧重地谈谈公路工程施工过程中的内业档案工作开展。

1 增强档案意识, 充分认识工程内业档案工作的重要性

工程内业档案是工程建设项目的历史记录, 具有原始性、真实性, 是工程质量检验评定、工程交工及竣工验收时的主要查核内容和依据, 是工程技术总结交流的一个主要工具与凭证, 在未来的运营养护或工程整修方案研讨中, 也将成为一个现实依据和查考证明。在本人参加的公路工程核验中, 平时较重视内业工作的施工单位其工程质检资料比较完善, 检评就较为顺利, 质量评分也较高;相反, 则较为麻烦, 甚至有出现局部内业返工。

2 建立内业档案管理组织机构, 明确人员、职责与各项规章制度

为使工程内业档案工作与项目建设进程同步, 从一开始就要建立工程内业档案管理组织机构, 确定工作人员、办公地点及分管领导, 明确各自职责分工, 做好内业档案工作计划, 同时制定有关内业资料的汇总整理、借阅、利用、图纸更改、保密等各项规章制度, 切实保证内业档案管理的制度化、程序化和规范化。此外, 还应将工程内业档案工作列入工程计划管理工作, 列入施工管理及考核范围, 列入有关领导和工程技术人员的岗位职责, 实行工程档案保证金制度, 在各方面促使并确保工程内业档案工作的有力开展。

3 认真及时地进行各项内业资料的收集、整理与归档

这是开展工程内业档案工作的关键所在。工程的内业档案通常分为行政、财务支付与技术三大类。一是行政方面档案——主要有:建设、设计、施工各方与上级单位、其它单位或技术专家等的来往函件、书面协议、申请批复、报告, 会议纪要, 工程月报等。二是财务支付方面档案——主要有:计量支付资料, 计日工、延期或索赔申请及批复, 设计变更批准费用计算, 额外或紧急工程费用计算, 工程材料、保险及其它付款收据、证明等。三是工程技术方面档案——主要有:工程开工、停工及复工令, 设计、变更设计及竣工图纸, 现场工作指令, 工程质量检验申请单、报告单、中间交工证收, 各项试验检测记录与报告、工程进度照片、录像等。

只有认真及时地进行各项内业资料的收集、整理与归档, 才能确保其原始性、真实性、完整性;也只有先按工程分项列出各阶段必须归档保存的所有资料名目, 才能在各阶段有针对性地进行收集整理;工作中要注意保证相关资料数据的完整性、一致性。

4 切实加强对内业档案工作人员的业务培训与检查指导

事在人为, 事靠人为。工程内业档案工作人员的素质、专业技术水平、责任心将直接影响着内业工作的进展和质量。为此, 我们必须注意加强内业工作人员的业务学习、培训, 以提高他们的专业技术水平及工作能力, 并在工程实施过程中, 定期对各施工单位的内业档案工作进行检验指导, 及时发现、反馈和解决处理存在问题, 以使各单位尽量不走或少走弯路。

5 妥善解决现行工程内业档案工作中的存在问题

随着《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》及有关档案管理办法、规定的出台, 档案工作逐步走向法制化、规范化, 但各类档案各有特点, 相关管理办法、实施细则应切合各自实际。从实践看, 如能妥善解决以下存在问题, 就能更好地促进建设各方顺利进行内业档案工作开展。

(1) 克服工程质量检评与档案专项验收对内业档案资料要求的不一致性。工程质量检验评定是工程交工验收前的必经阶段, 是以部颁《公路工程质量检验评定标准》为依据, 以分项工程为核心, 为便于质量检评, 就要求所有内业资料按分项工程归类。工程档案专项验收则是工程竣工验收前的必经阶段, 按档案管理办法规定, 是以内业资料的类型来划分归类。两个阶段对内业资料有两种不同的要求, 在整理方式方法上存有不一致性, 在立卷分类编号上也不同。若不能克服这一矛盾, 施工单位就只有先按交工验收要求整理相关内业资料, 待通过交验后再重新按档案专项验收要求整理, 既费时也费力, 两者应该协调一致。

(2) 注意全面完善工程原材料、半成品的质保资料与试验资料。在工程实施中, 常会受当地试验检测设备所限, 致使某些工程原材料、成品半成品的部分指标检测在当地无法完成, 易被遗漏。例如:目前在我省就无法完成的预应力筋松弛率、桥梁支座检测与交通安全设施中的标线、轮廓标、防眩板检测等, 建议在工程开工前就统一取样集中送检, 或指定具备资质条件的检测机构。此外, 每批材料、半成品的质保书、出厂证明等资料往往会收集不全, 或与产品批号不一致, 这些也必须注意并完善。

(3) 加强工程照片、录音、录像等声像资料的收集归档从现有工程的内业档案资料看, 大多单位仅注重书面资料的收集整理, 对工程照片、录像等声像资料却有所忽视, 若有, 也仅只有工程完工后的照片、录像。其实, 我们在工程施工中就应注意做好照片、录像等资料的采集, 注意做好项目、时间、地点、事由等相关文字说明, 尤其是对隐蔽工程, 对缺陷工程, 对工地会议, 它是一真实写照与凭证, 可避免因某一工程施工过程中的质量评议或其它问题出现双方各执一词、争论不休的场面。

摘要：阐述工程施工阶段内业档案资料的分类与主要组成及管理工作应该注意五个方面, 介绍县乡公路内业档案管理工作经验, 并指出现行工程内业档案工作中应注意解决的三个存在问题。

关键词：工程,内业,档案,管理