秘书工作的范围（共9篇）
篇1：秘书工作的范围
(1)负责起草相关行政管理制度，统一颁发、实施各类规章制度;
(2)负责审查各部门呈送总经理室的报告并汇编分类呈送、转发批复文件和存档抄送;
(3)撰写有关通知、报告、文件和会议纪要，负责中心对内、对外的收文、发文管理;
(4)准备每周中心例会，编写中心会议纪要和周工作计划及进展，跟踪相关工作的执行情况，并及时将信息反馈给总经理室;
(5)负责中心文件及合同资料的管理，确保文件资料的准确与完整;
(6)负责总经理室及本部门人员考勤;
(7)负责中心管理人员公务用车的安排及酒店的预定;
(8)负责内部专刊的征稿、收稿、筛选以及上报，并组织下发、邮寄及稿费分发。
篇2：秘书工作的范围
2.处理办公系统日常工作，月度资金预算管理工作及日常费用报销和费用管理工作。
3.负责各部门日常联系，协调与关系维护;
4.参与公司组织会议及活动的策划及执行等会议管理工作。
5.能从事品牌策划推广相关工作。
★ 秘书工作职责
★ 董事长秘书工作职责
★ 总经理秘书工作职责具体要求
★ 高校科研秘书工作职责
★ 行政职责
篇3：秘书工作的范围
一、教学秘书的工作范围与作用
（一）教学秘书是培养计划及相关政策制订的参与者
教学秘书是一线的教学管理人员，熟知培养计划在具体执行过程中存在的具体问题，能为领导修订培养计划提供具体的意见和原则，从而使新的培养计划能更切合本校的实际情况。同时，教学秘书也是学校各种制度、政令的具体执行者，是教师和领导、教师和学生之间的桥梁和纽带，最了解广大师生的心声，能为领导和上级部门进行决策提出建设性的意见和建议，是领导的参谋和助手。
（二）教学秘书是教学运行的组织者
协调有序的教学秩序来源于教学秘书日常的精心组织与管理。对于教师，从开学前的教学任务的安排，课表的编排，教学的进度，教学质量的调查，考试的安排与实施，等等，每一个教学环节都需要教学秘书亲自完成。对于学生主要是学籍管理工作，是对学生从入学到毕业整个培养过程的管理。具体工作包括严格按照学校的相关规定政策，对学生的入学注册、在学校的纪律表现、学籍变动、学习情况、专业方向选择、课程选修、各种大型(全国计算机等级、大学英语等级等)考试报名、成绩记录和毕业资格审定等方面的管理。
教学秘书必须认真、细心、耐心地做好学籍管理和进修委培工作，学生课程考核材料审查，成绩一览表的录入、输出、存档工作，组织好学生进行网上选课工作，以及学生的学位审核和毕业证书、学位证书发放工作。
（三）教学秘书是教学质量的监控者
教学秘书是教学管理最基层的管理者，其工作性质决定了其对教学质量最有发言权，所以要做好系部的督导工作。通过教师的教学进度，作业的批阅程度，学生的学习成绩，以及各种质量调查问卷等活动，评估教学效果，提出存在的真实问题，根据实际情况，提出符合实际的建设性建议和措施。并将领导在此基础上形成的决议进行落实，通过不断的监和控，达到提高教学质量的目的。
建立和完善由教学信息员和教学督导员组成的多层次、全方位、实时化的教学信息反馈系统，对教学状态实时调控，包括教师课堂教学质量评价、教学督导条例、领导听课制度、考教分离制度和考试质量分析制度等一系列质量监控措施。
（四）教学秘书是广大师生的服务者
教学秘书不仅是管理者，更是为学生、为教师、为教学服务的基层服务者。因为他的工作对象就是教师和学生，学生日常的请假、休学、成绩的录入、选课、学分等，每一项工作都离不开教学秘书。还要为教师进行教材征订、安排任务、编排课表、安排考试、登录成绩等，特别是兼有公共教学任务的单位，教学秘书还要负责和外单位进行沟通和协调工作。
因此，教学秘书是整个教学管理网络中的枢纽，如果教学秘书不能在教学管理中发挥应有的作用，将会导致整个教学管理工作脱节，对外沟通出现障碍，造成整个教学秩序混乱。
二、教学秘书工作的特点
（一）服务对象的特殊性
教学秘书工作对象为主管领导、教师和学生，教学秘书处在中间环节，首先，教学秘书对主管领导负责，并将其布置的任务、指标具体为执行任务，分别根据学生、教师两个不同对象安排工作;其次，教学秘书要将从教师、学生获得的教学信息、建议等反馈给主管领导。另外，根据实际工作情况，教学秘书还必须将自己的工作结果进行总结，并将建议反馈给主管领导。在教师与学生之间，教学秘书还起着联系人的作用，将学生的信息与建议反馈给教师，同时协助教师对学生进行教学管理。
由于高校是知识分子荟萃的场所，职称高低、年龄大小、学科不同、地域差别等，以及固有的传统观念和教学改革、创新所产生的碰撞，常使教学秘书处于非常“尴尬”的境地。高校学生地域的差异性也给教学秘书的工作带来了难度。因此，服务对象的特殊就对教学秘书提出了很高的要求。
（二）教学事务的繁杂性
在院系几乎所有的教学事务都由教学秘书处理，包括每学期的教学计划录入、确认，各个阶段的检查工作，平时的调停课管理，日常的教务通知的上传下达，以及各学期的补考、重修录入统计等。有人曾经做过统计，仅每年的6月15日至30日之间，教学秘书面临所有毕业生的论文答辩安排及毕业审核学位证书发放，仅此一项工作，教学秘书至少打400通电话，“飞信”集中通知不少于50次，无数次地催交各答辩小组的论文，检查其规范性，同时还要无数次地接听和接待学生关于毕业咨询和补考的相关事宜。在此期间还要面临新生大类分流工作，期末考试安排，等等。所有教学秘书基本都是超大负荷运转，每天加班到晚上9点是常事。
（三）教学工作的常规性、时限性
教学工作中有许多是常规性工作，例如：每学期初的学期初补考，教学计划录入，教学任务下达，中期的教学检查，期末的考试管理和学期的教学任务分配与工作量计算等，还有常规的教研课题申报、课程建设申报，等等，这就需要教学秘书有谋略、有计划地做好多项工作。同样教学工作中又有许多时限性的，例如：每次考试成绩的及时上网、学院有关通知的及时传达或转发等，这就需要教学秘书在较短的时间内全力以赴地完成。
（四）管理过程的政策性、协调性
教学秘书在工作过程中，经常会涉及教育的政策法规、学校的各项制度等，又使其工作具有一定的政策性，需要熟练掌握学校关于教学方面的各项管理规章制度，如学生考试作弊制度、学籍制度，等等。当学生对选课及学籍等各方面处理有异议时，教学秘书就要及时根据学校相关政策做好解释工作。
教学秘书还要做好学校和学院的协调工作，与学校职能部门之间、与其他院系之间、与主管领导之间、与本院系教师和学生之间相互沟通、协调。
因此，教学秘书需服从教务处和学院的双重领导，直接参与教学活动的组织、安排，并根据教务处的要求，对二级学院的教务工作进行日常管理。日常教学工作是教学秘书的主要工作内容，需要认真贯彻执行相关政策。教学秘书在学院教学管理上有着互通信息、上传下达的桥梁作用。
参考文献
[1]钱文彬, 任会兵.浅谈新时期高校教学秘书工作.天津市教科院学报, 2005, (4) .
[2]杨彤, 廖菁.高校学生管理人性化探讨.邵阳学院学报 (社会科学版) , 2005, 4, (1) .
篇4：秘书工作的档案要求
关键词 秘书 文书工作 档案 管理
秘书的“文书工作”工作，即文书撰写、制作、处理等文书档案事务，在讨论其与档案的关系时，先看以下几个定义，一是“文书档案”，即反映党务、行政管理等活动的档案；二是“归档文件”，即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料；三是“归档文件整理”，即将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。仅看这三个档案有关的定义，结合秘书的“文书工作”具体职责和内容，能非常清晰明确地发现秘书在日常工作中，必须按照文件、档案的形成规律和管理要求开展相关工作，而按照档案要求做好文书工作，是对秘书基本的要求。
一、文件与档案的关系
从本质上讲，文件与档案属于同一种事物，只是表现形式不同。“文件”是机关单位处理事务过程中自然形成的一种管理工具，具有现行效用。一般讲，对处理完的文件进行挑选和整理，把对日后工作有查考利用价值的集中保管，这样，文件便从形成时的处理事务工具转变成具有原始价值的档案了。“文件”与“档案”记录内容相同、物质形态相同，并且都具有原始记录性，所以，文件与档案实际上是同一物质对象在不同工作阶段的不同称呼而已。档案由文件转化而来，是文件的最后归一，文件的质量决定着档案的质量，文件管理是档案管理的前期工作，档案管理是文件管理的延伸和发展。
二、秘书工作与档案工作的关系
由于文件与档案的关系，作为形成与处理文件的主体，秘书在完成了文书处理程序后，将文件收集齐全，按照日后的利用价值标准进行挑选、重组，形成有机体系的一系列档案工作，是秘书工作与档案工作的交叉点，为档案工作的开展奠定了物质基础，也为档案工作的规范化创造了条件。如果文件的内容不准确，势必影响档案的价值；如果公文文种混用、行文关系混乱、公文撰制程序不规范，将影响文件的归档整理和档案查找；如果公文载体材料质量差、缮印不清，也会影响档案的质量和使用寿命。所以说秘书工作和档案工作的内容和范围虽然各不相同，但两者并非截然分离，档案工作是秘书工作的延续和发展。
另一方面，档案工作的质量同样会影响机关工作的效率和质量，会影响秘书参谋作用的发挥以及办事效率和政绩的评价。因为只有健全完整的档案才足以获取真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据，而且，健全的档案工作，齐全完整的档案资料，有助于机关工作效率的提高。因此，秘书工作和档案工作之间是相辅相成、紧密联系的关系。秘书人员应当具有档案意识，具备相当的工作技能，按照文件管理、档案管理规律办事。
三、秘书工作档案管理的主要要求
秘书工作的档案要求体现在一个“档”字上，即要求秘书具有档案意识，具备档案专业知识，在工作中自觉地将文书工作与档案看作一个连续的有机整体，实行一体化的管理，并且要有全局观念，努力提高档案工作水平。秘书工作的档案要求具体有：
（一）档案收集的要求
秘书应当按照国家法律法规的要求，将公务活动中产生的文件收集齐全，进行整理，按规定移交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理。尤其要建立健全归档制度，具有查考利用价值的文家材料必须列入归档范围，在规定的时间内归档，并且保证归档文件的质量，准确界定归档文件的保管期限。准确判断文件保管价值是做好档案收集整理工作的关键，哪些文件需要归档，那些文件无需归档，秘书要做到心中有数。那种只要是历史记录就必须归档的做法是不科学的，不仅浪费人力、物力、财力，而且使有用的档案信息被淹没在无用的材料之中，不便查找；相反，只有从档案查考的角度出发，不考虑文件的科学研究价值，又可能遗漏有价值的材料，最终影响档案的利用。同样，只重视纸质文件的收集而忽视其他载体材料的收集也是不够的。
（二）档案质量的要求
文件从形成到归档保存，都要求秘书具有档案质量意识。一方面，秘书工作水平的高低直接影响到档案的质量。有的秘书行文能力差，文件修改、涂抹严重，造成档案整理困难；有的秘书使用文种和格式不规范；有的秘书工作责任心不强，使用书写工具相当随便，经常使用易褪色的圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水笔等，对纸张规格、纸质、纸张颜色的选用也缺乏标准，造成文件材料不易长期保存，影响了档案的使用寿命；有的秘书缺乏档案保护的基本知识，对文件存藏环境防潮湿、防高温、防灰尘、防有害气体和防虫、防霉、防火等基本要求一无所知。为了保证档案的长期保存与安全，秘书还应当具备一定的档案保护保管知识，了解和掌握档案损坏的原因和规律，采取专门的技术措施和方法，预防档案损坏。
（三）档案信息开发利用的要求
有了健全完整的档案，就能查找到真实的信息资料，为领导提供可靠的决策依据。如果没有档案利用意识，没有健全的档案工作制度，秘书的参谋服务作用就很难得到充分发挥。同样，秘书在日常工作中也经常要查找文件、档案，要利用经过整理的系统化、条理化了的研究成果作为参考。因此，充分认识档案是一种重要的信息资源，并且科学有序的挖掘、收集、整理和利用好档案信息资源，是秘书提高工作效率和质量的重要手段。
长期实践的结论来看，通过强调秘书工作与档案的联系和要求，在档案形成的初始阶段就做到正规、有序、完整的处理文书及档案材料，对提高档案管理和档案质量都有着重要的积极意义。
篇5：行政秘书工作职责范围
2、负责公司各种印章、证照的管理及使用，同时做好证照的申请、变更、备案和年检等工作;
3、负责公司办公用品、办公设备及其他日常需求统计和采购等工作;
4、负责公司对外重要活动的接待、应酬及公关工作;
5、负责公司重要宾客的接待、陪同和以及日程的相关安排;
6、负责部门费用统计和登记工作，公司车辆的年检及维修工作登记备案
7、负责工会工作的对接与协调，组织好相关活动;
篇6：行政秘书工作职责职能范围
行程确认.日期时间.议题内容.具体情况.流程安排.出行食宿.会议记录.事务处理.到期提醒.客户互动，等等;
2.设计中心事务跟进与协调
协助总裁对设计中心设计任务的落实和方案图纸输出情况予以跟踪和协调，对出现的问题进行汇总、分析、呈报;
3.公司事务文件归口收集：
文件报批.财务申请.合同签字等等，交由行政秘书(简要说明情况)统一转交总裁。行政秘书需大致了解上报的文件情况，可回答总裁提问，并跟进经办人员的沟通互动。
4总裁社会资源及关系维护
协助总裁对重要社会资源及客户关系进行紧密维护，节假日问候送礼等等。
5.总裁交办任务跟进
篇7：行政秘书工作职责职能范围
1、负责公司文书的起草工作;
2、负责公司会务、内外协调联络等其它行政性工作;
3、协助领导处理各种行政事务;
4、负责公司网站、公众号的维护。
行政秘书工作职责21、项目申报工作：整理收集申报材料，网上填报纸质版材料报送以及后续事项
2、各类行政类信息整理、呈阅签批、报送(公司简介、经营性信息、大数据)，以及行政部主导的项目报送。
3、公司活动管理(年会、中高层活动)
4、公司接待工作
5、公司外部关系维护(逢年过节)
6、公司各类外部群管理(QQ群、微信群)
7、各类行政通知的拟定
8、公司印章管理(公章)
行政秘书工作职责31、总经理办公室日常清洁卫生
2、负责总经理客户来访的接待、商务随行
3、随总经理参加公务活动，负责和传达总经理的指示和意见
4、负责接待区域内的茶艺操作，根据茶叶的品质选择合适的水质、水量、水温和冲泡器具，进行茶水艺术冲泡，能辨别生茶和熟茶，能把它们的色、香、味都发挥到完美的境界;
5、服从行政管理工作安排;
6、快速反应应急工作。
行政秘书工作职责4
1.总裁日常行程统筹安排：
行程确认.日期时间.议题内容.具体情况.流程安排.出行食宿.会议记录.事务处理.到期提醒.客户互动，等等;
2.设计中心事务跟进与协调
协助总裁对设计中心设计任务的落实和方案图纸输出情况予以跟踪和协调，对出现的问题进行汇总、分析、呈报;
3.公司事务文件归口收集：
文件报批.财务申请.合同签字等等，交由行政秘书(简要说明情况)统一转交总裁。行政秘书需大致了解上报的文件情况，可回答总裁提问，并跟进经办人员的沟通互动。
4总裁社会资源及关系维护
协助总裁对重要社会资源及客户关系进行紧密维护，节假日问候送礼等等。
5.总裁交办任务跟进
对总裁对内部团队交办的事宜进行情况跟进及督导进度，追踪结果;根据总裁指示对内沟通。
行政秘书工作职责5
1.做好和总公司各部门协调沟通的桥梁。
2.协助酒吧处理各项文书工作并按规定时间完成。
3.酒吧相关人事资料，合同，签呈，会议记录等并整理归档。
4.统计各岗位员工的工作时间，考勤，加班及调换休。
行政秘书工作职责6
(1)负责办公室收发文，做好督办工作;同时完成各类工作动态、行业资料的日常收集，做好文书档案管理等工作;
(2)协助全馆计划总结、领导讲话、工作简报、工作方案、规章制度、工作流程等综合性及重大项目文字材料的起草工作;
(3)负责做好各类大小型会议筹办、接待和其他内外行政事务的协调联络等;
(4)完成领导交办的其他任务。
行政秘书工作职责71、协助董事长开展各项工作，处理日常事务，做好工作日程安排;
2、负责董事长有关文件的起草、修改、审核，整理各类文书、文件、报告、总结及其他材料，负责董事长文件的督办、处理与反馈;
3、合同归档整理及到期提醒、物业工作月报整理;
4、公司级各类会议、与董事长有关的分管会议的准备、保障及___撰写发布;
篇8：浅谈秘书工作的改革
一、秘书工作观念的改革
我国经济体制和政治体制的深入改革,给秘书工作提出了新的更高的要求。这种要求,实际上意味着秘书工作职能的重要转变,即由事务型转向政务型,由被动型转向主动型。观念变革是工作转变的前提。实现秘书工作的转变,首先要转变秘书自身相对的思想习惯,树立新的观念。
(一)改变只忙于具体事务的习惯,树立从战略高度出发的全局观念
现代领导者要开创新的工作局面,就要经常考虑本单位、本地区的现状和未来,心中有个基本设想和构划,这就是战略性的全局问题。秘书是领导的参谋与助手,应当与领导的思想相协调。如果只忙于眼前的具体工作,在大事上起不到参谋作用,那就不算称职的秘书。因此,作为新型的秘书工作者,不仅要做好决策前的调查、协调、综合工作,而且要协助领导从战略角度上提出意见,思考问题。比如,一个城市的发展,如何扬长避短,发挥优势,建设得具有自己的特色;一个企业,如何走上步,看下步,抓当前,看长远,确立自己的发展战略目标等。这些是领导者经常考虑的问题,秘书人员要经常予以关注和研究。思想上有全局观念、目标观念、发展观念,才能使自己做的局部工作符合全局事业发展的要求,也才能提出恰当的意见和建议,做好领导的决策服务工作。
(二)改变一般“反映情况”的老做法,树立强烈的信息观念
秘书要经常向上反映情况。但在现代社会,照老办法慢腾腾地反映、汇报,已不能适应瞬息万变的客观形势。时代的飞速发展,信息量空前增加,交换速度空前加快。如今的一些大企业,为提高经营效益,已建立了全面、高效的经济信息系统,他们能在5秒至1分钟内,通过互联网获得与世界各国的进口贸易资料;在3-5分钟内,可查询或调用到国内1万重点企业当年和历年生产、经营状况。也正是靠这些迅速及时的信息,大大增强了企业商品在世界市场上的竞争能力。从一定意义上说,秘书工作就是搞信息的,包括:信息的输入、输出、处理、传递、贮存、反馈等。秘书工作者的水平越高,分析、处理信息的能力就越强,机关工作效率越高,领导者对秘书就越感到放心。因此,秘书工作者要有强烈的信息观念,主动建立和疏通信息网络,注意对信息的研究和分析,及时向领导者提供有价值的信息。这样,秘书工作才能在被动中取得主动。
(三)改变老牛慢车习惯,树立现代的时效观念
实行科学领导的一条重要原则,就是讲求时间效益。做任何工作都需要讲求效率。秘书的时间观念如何,对整体工作的运行效能有很大影响。秘书工作效率,牵动全局。提高秘书工作效率,首先要在文件起草上下功夫,努力使文件正确地反映客观实际情况,具有指导性,推进实践活动。其次,要抓紧决议、规定及领导指示贯彻落实。该催办的及时催办;该要办理结果的,要及时督促报告处理结果。对工作执行中的新情况,要及时反映,以使领导进行必要的研究和调整。对这种反馈效益,不可忽视。因为它能及时地对决策进行补充,并修正决策中的缺点与失误。再次,要善于区分轻重缓急,抓住主要工作,一气呵成。要防止把大量时间花在次要的事务工作上。紧急工作,要紧急对待。该突击的,突击去做;该组织各部门完成的,要及时通知和协调。“今日事今日毕”,这句古老的格言,用在秘书工作效率要求上,仍然是有生命力的。
(四)改变单纯的办事习惯,树立积极的协调观念
在现代社会,一切事物都不再处于孤立和封闭的状态。事物间的联系、渗透空前加强。任何一个部门、一个企业、一个单位的工作,都和多方面、多层次的外部环境联系在一起。秘书人员在文件起草、调查研究、日常工作处理上,都要有协调观念。只有处理好这些问题,才能够防止单打一、片面性,使领导决策时,充分考虑各方面意见,集中反映整体的意见、要求,从而使决策得到广泛支持,更有效地贯彻执行下去。
(五)改变只听话办事的习惯,树立社会主义法制观念
长期以来秘书只是听话办事,领导咋说咋办,很少考虑是否符合法律。以致有时领导者“以权代法”,秘书也往往跟着办了错事。现代化的社会主义国家,繁荣经济,发扬民主,就必须加强法制建设。秘书人员作为领导的助手,首先要在工作中有清醒的法制观念。我们的干部,特别是领导干部,应该是执法的模范。领导讲话、办事、签发文件,都要符合法津。否则,不仅损害领导威信,而且会给工作造成影响和损失。要避免这种情况发生,不仅领导者要学法、执法,而且,秘书人员也要认真学习国家和地方颁布的各项法律、法令、法规。熟悉中央和上级机关下达的方针政策和规定、规则。在工作中,要自觉地做到“以法律为准绳,以事实为依据”,协助领导正确地行使决策、指挥权。
二、秘书人员素质的变革
党的十一届三中全会以来,中国进入了一个新的历史发展时期。改革开放的政策,加快了中国现代化的步伐。处于行政组织核心地位的秘书工作,面临着新的问题,新的挑战。秘书素质的更新,已经被提到日程上来。
(一)现代秘书应具有开创性的政治素质
政治素质包括人生观、价值观、理论修养。政治素质是做好工作的基础和能力。开创性的政治素质,首先要对新事物保持热诚和敏感,对周围环境的变革抱有很大的热忱,对知识和事业有执着的追求和献身精神,愿意接受新事物,能够容纳各种可能促进社会发展的观点和见解。不囿于成见,不因袭传统。政治上的敏感,表现在对社会生活中的重要变革、重大政治活动,有强烈的兴趣和信心。政治上要有远见,对重大事件的进程、后果、未来趋势有较深刻的理解和预见。具有这样政治素质的秘书人员,就会在社会生活与工作中,保持主动性和积极进取精神。
开创性的政治素质,要求秘书在理论上有探索精神。现代秘书对哲学、社会科学及自然科学的新成果及研究动向,应有一定程度的了解,并且能以这些新成果、新理论与自己的实际工作相对照。从比较中进行分析:什么是可取、可用的,可以联系实际,进行试验或应用;什么是不可取或暂时不能实行的,在自己工作中应引起注意和警惕。唯物辩证法是马克思主义理论的核心。秘书要用辩证的眼光看待一切。对人对事不绝对化、不盲从。绝对地肯定或否定,都是片面的。要相信现有的并非尽善尽美,一切事物都在发展中。现代秘书应以辩证唯物主义作为自己的思想理论基础。
秘书工作是实践性很强的工作,贯彻政策、执行政策,是日常工作的重要内容。一个具有开创性政治素质的秘书,应该致力于提高自己执行政策的自觉性。中央是制定总方针、总政策的,不可能包括实际工作中的一切细节;上级的政策总是为基层实践服务的。因此,秘书人员不仅要当上级政策的宣传员,还要在实践中创造性地执行政策,发展政策,开创工作的新局面。
(二)现代秘书要培养创造性的思维能力
没有创造性的思维就没有创造性的工作。创造性思维是有自身规律的。人们在思维过程中遵循这些规律,并自觉地加以运用,这就是创造性的思维方法。现代秘书应学会运用下列思维方法:
1. 正向法。
即在原有基础上,沿原方向的思维继续推进,加以深入、丰富和发展。这是人们通常使用的方法。它保持了思想的连续性和继承性。
2. 反向法。
即向与原思想相反的方向推进。在历史上,许多重大的发明创造,就是运用这种思维方法实现的。如黑格尔的辩证法,就是对形式逻辑的反叛,但它却完成了一个划时代的创造。
3. 侧向法。
即跳出原思维的圈子,似离非离,到其它领域去寻求启示,用局外信息来发现解决局内问题的途径。这也是出奇制胜,以翼攻击。
4. 螺旋法。
即在形式上好像又回到始发点,而实际是站在更高的角度上重新思索,在哲学上叫“否定之否定”。
5. 变构法。
即在原思路、原基础上变换一下思维结构,以寻求新的效果和创造。如思序的调整,文章结构的变动等。
6. 转化法。
即在原思路、原基础上加以改变,转换方向,转作他用,以求新效。
7. 否定法。
即否定原思路、原做法。这里的否定是基本的否定,也就是取消或废止被实践证明是错误的思想。
8. 综合法。
即多种思维方法的综合利用,集各家之长于一身。任何改革与创新无不具有综合的性质。综合不是简单地相加,而是博采众长的创造。随着社会的发展,人类的进步越来越具有综合发展的特点。
(三)现代秘书应有的职业性格与心理
秘书的职业性格,就是指个体表现出来的和其他职业不同的心理特征。人的劳动、行动和行为及其活动结果,乃是性格的主要表现。所以,我们从秘书人员的职业实践中,可以看出现代秘书工作对秘书人员的职业性格要求:
1. 现代秘书应具有意志坚强的性格表现。
一个社会化的人都有自己的理想和把理想付之实践的意向。意向的强度往往表示了意志的强度。秘书负有传递领导指令、组织信息反馈的使命,必须对自己的职业有高度的责任感,有做好工作的强烈志向。这样,才能在工作中坚持原则,遵守纪律,坚持人民利益。秘书性格中的意志因素,也是管理系统信息运行程序化科学化的重要条件。从信息角度说,秘书的职责,一要把全面而准确的各种信息提供给领导,作为决策依据;二要把领导的决策准确无误地传达下去,并监督其执行情况。如果秘书人员缺乏坚强的工作意志,在传达或反映情况时随心所欲,感情用事,就会歪曲事实,给领导决策带来困难,甚至失误。同样,在传达指令时,对自己要求不严,自由放任,拖延应付工作,就会造成内耗,效率低下。所以,在整个管理系统中,秘书的意志是否坚强,对于该系统的健康运转是至关重要的。
2. 秘书性格中应具有随和性。
信息反馈中干扰因素是经常发生的。秘书往往处于几种矛盾、多种意见交汇的境地。例如,有的部门对决策的某一方面不满意,拖着不办,而决策又要立即执行。这时秘书处于领导与群众的矛盾中间,往往左右为难。又如,有时许多信息同时到来,要防止信息、文件泛滥,秘书就要加以区别,有的传递上去,有的简要传递,有的不传递。这就可能引起某些误解和不满。还有,秘书日常要接触大量人员,这些人有稳重的,有急躁的;有直率的,也有含蓄的,甚至有某种偏见的。秘书每天都要与各种不同性格的人打交道。上述这些情况都对秘书性格提出了更高的要求。一方面,秘书的性格中要有坚强的革命意志;另一方面,秘书的性格又要随和,即善于同持不同意见的人、同抱有成见的人以及不同性格的人在工作中很好地协调共处,在坚持原则的前提下,采取宽容忍耐、以理服人的态度,调节矛盾各方,软化冲突,做出使各方满意的工作处理。
3. 秘书性格中的应变性。
随和性是为了消除或减少人际关系中的隔阂,对完成工作目标起间接推动作用;而应变性,则能够在特殊情况下使秘书站在前列,对完成工作任务起直接作用。由于各种因素的影响,秘书在工作中有时会遇到始料不及的突发事件。如果秘书毫无接受应急、突变信息的准备,缺乏应变能力,当事情突然发生时,就会茫然不知所措。而突变又是秘书工作中不可避免的情况。因此,秘书性格中应具有审时度势、及时应对的应变性。应变性往往能体现出一个秘书的能力和才干。
4. 秘书性格中的理智性。
一个人的情绪表现,对工作有直接影响。情绪与文化教养和气质有关,更与理智性有很大关系。恶劣的情绪表现,是理智薄弱的结果。恶劣情绪对困难和挫折毫无作用,它只会伤害集体与他人。现代秘书面临多变的环境和复杂的外部条件,不注意培养性格中的理智力量,就会情绪忽高忽低,难于控制自己。对情绪,要在理智的支配下进行有意识的管理与调节,克服和抑制坏的情绪,培养和激发好的情感性格中的理智是从多方面培养起来的。秘书要树立崇高的生活目标,以使胸怀宽广;要锻炼身体,以利克服烦躁和疲劳;还要保持和睦的家庭环境,以缓解工作中的心理压力。以上这些努力都会增强理性,使秘书性格得到全面发展。
5. 秘书性格中应具有的幽默性。
篇9：论我国档案收集工作的范围
关键词：大档案；归档范围；档案收集
Abstract： The so-called concept of large archives in our country is unsuitable to solve the problem of archives collection. The range of filing and the range of archives collection are two different concepts， and understanding the relationship between two things is the key to do a good job of archives collection.
Keyword：Large archives；The range of filing；Archives Collection
一般认为，“档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构”。[1]
由此看来，档案收集工作的主体是档案保管机构，收集的对象是档案——是分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案。而实际上，目前各级各类档案保管机构保存的不仅有一般意义上的档案，还有各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物。既有一般意义上的档案，又有实物，这怎么解释呢？但“大档案”概念的提出者和倡导者认为其实很好办，有了“大档案”概念，此类问题迎刃而解。
1 对“大档案”概念的理解及分析
关于“大档案”概念的含义，有人认为：“可以说，只要具有历史价值，能够记载历史信息，反映历史面貌的不论是实物、文字、影像、数字等各种信息都是档案。”[2]
也许这个不是严格的档案定义，但至少体现了“大档案”概念的基本含义，目的是把一般不认为是档案的东西（诸如各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物）放进“大档案”的框架里。
我们认为出发点是好的，这样做有其好处：如此一来，可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号，也就是说，档案保管机构收集进来的全都是档案，或者通俗地说，就可以突破归档范围的要求，“一是档案资料的来源上，不限于规定的范围，不限于规定的机关、企事业单位，要拓展到全社会”；[3]二是要将传统概念中不是“档案”的那些珍品档案（如各县市的志书、历史文物、珍贵实物）等囊括进来，因为“这些东西不要说在当时，现在也不在我们的归档范围之中，它恰恰成了宝贝”。[4]
的确，“拘泥于归档范围限制，是档案部门错失许多档案资源的制度根源”。[5]但由于“归档范围”，其出发点是档案，也就是说“归档范围”要求归档的一定是档案，因此，我们就需要审视一下这个“大档案”概念。
其问题如下：
其一，定义中没有明确“记载”的方式是否人工记录方式。因此诸如样品、标本等此类物品也作为档案看待，会产生弊端。这是最大的问题。如果明确“记载”的方式是人工记录方式，那么所有通过文字、影像、数字等方式记录下来的各种原始的信息记录（也都是各种实物）都是档案。
其二，定义混淆了实物、文字、影像、数字等概念与信息的关系。实物、文字、影像、数字等既不是各种信息，也不是相同属性的事物。实物是信息载体，文字、影像、数字等是信息记录方式，而档案是信息和载体的统一体——信息源。
“大档案”概念是档案学研究中用概念代替理念的又一例证，“大档案”作为一种理念是非常美好的，但作为一个概念却存在诸多不妥，最终会弄巧成拙。正如有学者指出的那样，“‘大档案的提法，我个人认为也许并不科学，因为我们事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案，也没有对应的‘小档案的提法，现在只不过是对国家综合性档案馆拓宽档案资源建设渠道展现新举措的一个形象化提法”。[6]
所以，我们不认同“大档案”概念，我们更倾向于这样的概念：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”[7]
但问题是，这样一来，“大档案”概念带来的好处是否就丧失了？为了回答这个问题，下面我们就进一步对“归档范围”和档案收集工作的范围分别进行分析。
2 对“归档范围”的认识和理解
严格说来，按照现有教材说法，所谓“归档范围”，是针对单位内文件的归档而言，归档后文件就是档案，即“各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为‘归档”。[8]需要注意的是，《档案管理学》教材中所说的“档案”主要是指文书档案，当然，也可以推及一般意义上的档案。
也就是说，文件归档是文件管理部门的任务，而不是档案室的任务，更不是档案馆的任务；档案馆对档案的收集不叫归档，相应地，收集范围称为“档案馆档案收集的范围”而不叫“归档范围”。所以，通常《档案管理学》教材对“归档范围”的理解是：
第一，单位内文件的归档是档案室档案的主要来源。凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，均应归档。
第二，单位内文件的归档只是档案室档案的主要来源，而不是全部来源，因为档案室收集工作的方式不仅是定期接收，还有不定期收集，以及征集、征购等方式。
第三，档案室收集工作的对象也不仅是本单位的文书文件，还有其他单位的、其他文件。
第四，“归档范围”并不等同于档案室收集工作的范围，因为还有其他一些历史资料、实物等不在此列。
如此看来，这样的“归档范围”太狭窄，应该拓展，但前提是归档的应该是档案。有人提出可以将归档文件的最终归宿拓展至所有档案保管机构，而不仅仅是档案室。我们认为这样虽然有一定的好处，但由于“归档”本身的含义就是针对文件管理部门的工作而言，有其特指性，所以不宜拓展至档案馆等其他档案保管机构。所以可以作的拓展是，在一个单位内，只要具有一定的保存价值的文件，均应当列入本单位的归档范围。从理论上讲，只要“办理（或处理）完毕”后仍继续具有保存价值的文件，则不管应该保存1年或者1个月甚至于保存1天，都可以列入“归档范围”。
从实践层面上看，就一个单位而言，拓展“归档范围”可以有两种途径：一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。无论是在理论上，还是在实际工作中，归档与否的界限都是模糊的。而且在实际工作当中，人们往往会忽略这部分文件，不将其列入归档范围。对处在模糊地带的文件，可以这么处置，只要具有一定保存价值的文件，不管其保存价值大小，保管期限长短，均应当列入归档范围。这是拓展“归档范围”最有效、最直观的方法，因为“归档范围”的外围得到了适当扩大。当然，“归档范围”的拓展不是无限度的，不能将原本属于不归档范围的、无保存价值的文件纳入归档文件之列，这是拓展“归档范围”的底线。这个底线不能突破，只有这样才能确保所归档的都是档案，而不是其他。
二是明确具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件统一划为10年保管期。在现实的档案工作中，由于需要考虑到档案室室藏档案膨胀的压力、库房吃紧等因素的影响，对保存价值相对较小、保管期限较短的文件不太注重归档保存。无论是以前被划分为短期的档案，还是现在判定为10年定期保存的档案，在整体室藏档案资源中所占的比重是非常小的。倘若想在现有的“归档范围”内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大，只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件，确保此类文件全部归档。
通过上述分析发现，无论“归档范围”如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小，仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且，这部分文件最多只在档案室定期保存10年，更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源。如此一来，可能出现的问题会多过带来的好处。归档文件数量、室藏档案数量是增加了，但增加的只是在保管期限中最短的那一个档期，也就是10年这一档期。将不到10年保管期，或者只有一两年保存价值，甚至处在归档边界徘徊的文件统统划归为10年定期保存，确实有诸多不妥之处。但是按照现行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》最短的保管期限就是10年，并无1、2、3年可选择，也就是只要被列入“归档范围”最短也要作10年定期保存，而且由档案室集中统一管理。然而，现有的条件往往又不允许我们这么做，因为要考虑到库房的压力以及后续繁杂的鉴定销毁工作。由此，我们不难理解在实际工作当中为什么一些具有短期保存价值的文件通常被忽视对其进行归档，甚至故意不归档。从这个角度上来说，经过长期实践重新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》更贴近实际，并优化了室藏档案资源。总之，试图通过拓展“归档范围”来丰富和优化室藏档案资源的做法，其作用非常有限，也很难有成效。
3 对档案收集工作范围的认识和理解
如果说“归档范围”再怎么拓展也不能突破档案概念和“本单位”范围的话，那可以考虑对档案收集工作范围的拓展，一是档案保管机构的收集范围的拓展，不仅收集档案，而且收集有参考价值的历史文物、各种实物等，作为档案资源的重要补充；二是档案收集工作的主体从现有档案保管机构拓展到各种新型保管机构，再拓展到全社会各组织和个人，而档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。
档案室的收集范围比“归档范围”更广，突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制，除了定期接收，还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件，也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件，还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充。
档案馆的收集范围可以分为档案馆档案的收集范围和对相关资料的收集，而档案馆档案的收集范围又可以分为各级国家综合档案馆档案的收集范围和部门、专门、企事业单位档案馆档案的收集范围。按照《档案馆工作通则》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定，各级国家综合档案馆档案收集的范围是：一是接收本级各机关、团体及所属单位具有长久保存价值的档案；二是接收撤销机关、团体的档案；三是接收各种历史档案。各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本；部门、企事业单位档案馆负责收集本部门、本单位及其直属单位形成的档案。为确保国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位和档案资源的优化配置，在划定各类专门、专业性档案馆收集档案具体范围的基础上，同时还明确了应当由各类专门、专业性档案馆向国家综合档案馆移交应由国家综合档案馆接收保管档案的具体内容。
可以说我国以国家综合档案馆为主导的档案馆网已经遍布全国各地，并且涵盖各行各业，其档案收集范围也相对比较全面，能覆盖的领域也已尽量列入收集范围。目前存在的主要问题：一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业性档案馆保存，档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆，尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺，档案馆之间档案资源分配不太合理，在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实，很多时候倡导的“扩大档案馆档案收集范围”主要是针对国家综合档案馆来说的，要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些，突出其馆藏的综合性。比如，国家综合档案馆有选择地接收各类专门、专业性档案馆的档案，有条件的地方甚至可以“多档合一”集中统一管理，等等，都是国家综合档案馆拓宽档案资源建设的渠道。此外，各级国家综合档案馆以及各类专门、专业性档案馆还可以向社会和个人收集、征集、征购相关资料、历史文物、实物等作为馆藏档案资源的有益补充。虽然档案馆对非档案资料的收集不属于档案馆档案收集范围，却是档案馆的收集范围，同时也是档案收集工作的范围。需要强调的是，在拓展档案馆的收集范围的同时，我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”（具体理由在系列论文之二当中论述）。
一般认为，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[9]文件中心作为过渡性的档案保管机构，接收保管的文件属原形成单位所有。主要职能是接收形成单位的文件，一般保持原来的顺序和标记，并存储进文件中心，只供原形成单位使用。其所保管的文件、档案属性与档案室的相似，但文件中心接收文件、档案的范围不限于某一文件形成单位，而通常是以某一地区、某一系统的所有文件形成单位为接收对象，文件保存达到进馆年限后，移交到相应的国家综合档案馆。在这一过程中，文件中心相对比较被动，尤其是商业性文件中心，文件收集范围的完整性和齐全性主要取决于形成单位。
档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，是市场经济条件下产生的专门为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存、托管等有偿性服务的机构。档案寄存、托管的主要来源是无档案保管条件的企业、社会团体、个人等。由于市场尚未成熟，这方面的需求也没有被充分挖掘出来，这类档案托管机构只是零星分布，所接收、保管的档案资源也比较单一、无法形成规模。
除此之外，我们认为，我国档案收集工作范围不只是局限于各级各类档案保管机构的收集范围，还应拓展档案收集工作的主体和档案收集工作的来源。
档案工作与档案事业发展到今天，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。以往我们主要强调档案收集工作的主体是各种档案保管机构，以各级国家综合档案馆为主导，同时兼顾各类专门、专业性档案馆主体地位的模式在档案收集工作中长期发挥着不可替代的作用。但我们也应看到，这主要针对的是纳入国家控制体系之下的国有档案，而私有档案以及相当一部分的集体档案等非国有档案则游离于国家设立的档案保管机构的大门之外。非国有档案长期以来得不到有效监管，生存状况堪忧。随着这些问题的日益突出，“藏档于民”的思想逐渐得到传播和落实。于是，档案收集工作的主体正悄悄地向社会各组织和个人拓展。尤其是对非国有档案而言，“藏档于民”更有利于其价值的充分实现。比如，我们正在逐步构建的农村档案、社区档案、家庭档案以及一些地方出现的私人档案馆，正是档案收集工作的主体从特定的档案保管机构向全社会各组织和个人拓展的具体表现。
档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。行政机关、企业单位、事业单位曾被视为档案收集工作的特定来源，然而随着档案收集工作主体和收集范围的不断拓展，这样的状况将逐渐被打破。档案馆除了与相关机构和组织继续保持原有的、稳定的档案交接关系外，还应向社会和个人征集、征购一些对国家和社会有保存价值的档案或其他资料，包括历史文物、有价值的实物，等等。另外，随着国家对农村档案工作、社区档案工作、家庭档案工作的推进，大大突破了以往人们对档案收集工作的来源的认识。档案收集工作的来源既有规定的行政机关、企业单位、事业单位，也可以是全社会各组织和个人。
参考文献：
[1][7][8]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：66，10，72.
[2][3][4][5]王国振.解放思想 求实创新为建设档案强国作出贡献[J].档案管理，2012（6）.
[6]潘连根，刘东斌.关于“大文件”概念的辨析[J].档案管理，2008（5）.
[9]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006： 94.