如何做好一名教学秘书？（精选9篇）
篇1：如何做好一名教学秘书？
如何做好一名教学秘书？
教学秘书是连接学校教务工作与系部教学工作的桥梁和纽带；是部门领导决策的执行者和参谋者；是部门常规教学活动的组织者；是部门教学计划执行情况和教学质量的监控者；是部门教学管理工作经验总结和研究者。所以，教学秘书在高职院校的教学管理工作中起着非常重要的作用。作为基础科学部的一名教学秘书，通过几年的工作实践，我认为做好教学秘书应该具备以下几个方面。
1、必须具备吃苦耐劳、爱岗敬业的态度。
教学秘书是教学管理中最基层的人员，从事着复杂而又繁琐的工作，如每学期课程安排、公开课和学术讲座计划申报、教学档案的建立，期初、期中、期末教学检查的准备、期末考试成绩管理，既有常规日常教学管理工作，又有突发性教学异常情况。有时任务急，还得同时完成几项任务，不得不加班加点。因此，教学秘书工作的特点要求具有良好思想素质，和吃苦耐劳、任劳任怨的精神。
爱岗敬业就是要热爱自己岗位，热爱本职工作，全心全意为教师服务。教学秘书的主要工作职责就是为教学服务。无论为谁服务都要以诚相待，表现出良好的素质。无论是上级指示，还是日常的教学工作都要想方设法的及时完成，做到不压事、不误事。认真对待每件工作，以优质、高效的工作赢得领导和老师的信任和支持。
2、必须具有较强的统筹和沟通能力
教学秘书任务繁杂，要分清工作的主次关系，合理统筹好每个时间段经常性的事物，做到有的放失；要经常与各相关职能部门保持密切联系，及时反馈信息，尽力解决教学过程中出现的各种矛盾和问题； 要了解本部门的教学发展状况和发展事态，与教师进行充分交流，为教师与教师、教师与学生、教师与领导提供一个相互进行信息传递交流的平台。
3、要具备与时俱进、开拓创新的精神
在教学管理的实践中，教学秘书不能仅满足于应付一般性的日常教学管理工作，要有开拓创新的精神，对教学管理工作要有自己的见解，善于发现问题，积极思考和努力探索教学管理新途径和新方法。例如：如何建立科学的教育质量监督保障体制和教学档案管理制度？如何建立有效的迎接教学检查流程？如何改进现行的教学管理措施才能适应教学改革的需要？等等。只有不断开拓创新，教学管理工作才能跟上教学改革的步伐，才能做到与时俱进，不断提高。
综上所述教学秘书在工作当中应坚持“大爱育人”、“以人为本”的理念，要具有“细心、耐心、责任心”，认识到本职工作的服务性、辅助性、从属性，牢固树立“为教学服务，为教师着想”的思想意识，真心实意的为教师搞好教学工作创造条件，提供优良的具有人情味的服务，保证本部门教学工作的正常运转，为学校的教育教学改革和发展做出贡献。
篇2：如何做好一名教学秘书？
当今时代，经济全球化趋势如意明显，科学技术的发展如新月异，可以说现在的社会充满着机遇和挑战，作为一名企业的员工，公司的一员我们就应该抓住机遇和挑战，做一个好的下属，一个好的秘书。要做好一名秘书，无论是在政府工作部门，还是在商业企业，在行事工作中，都有很多相同的地方，比如说要做好上司的左右手，要能够为上司出谋划策，在关键时候为上司解围，而且要与上司达成一种工作上的默契等等。
作为一名秘书最起码的也得要遵纪守法、爱岗敬业、办事公道、合作共赢、甘于平凡、合理展示、自尊自重、克勤克俭、诚实守信、这些基本的秘书职业道德。秘书所处职能位置决定了秘书要注意做好上下关系、内外沟通，加强与各部门、各基层单位和上级单位之间的联络，做好上情下达工作。要妥善协调各方利益和立场，以积极态度努力寻求解决矛盾和争执的方法，积极解决职能范围中的各种问题。秘书要能过坚持民主集中制，不独断专行，不搞自由主义，能够认真执行上级的决定和命令，服从大局、相互配合、相互支持、团结一致，勇于做好自我批评，努力勤勤恳恳的做好工作。
与上司之间要建设好良好的关系，要懂得察言观色。做事要做到领导想到之前，要想做一名成功的秘书就要有敏锐的观察能力，同时，较强的观察、分析能力也有助于培养秘书主动思维习惯，有助于养成秘书主动、自觉的去发现和解决工作中难题的习惯，也有助于秘书摆脱平庸，成为出类拔萃的人才。
在工作中，下属要赢得领导的肯定和支持，很重要的一点是要让领导感受到你的坦诚。敢于实事求是，说真话、报实情。学会从上司的眼神和动作中领悟意旨，工作中的事情不要对领导保密或隐埋，要以开放而坦率的态度与领导交往，这样领导才觉得你可以信赖，他才能以一种真心交流的态度与你相处。以理服人不是说服领导的最高原则，如果没有让领导感受到你的坦诚，即使你把一项事情的道理讲得非常明白，实际上一点用也没有，因为人是有强烈感情色彩的动物，生活中情大于理的情况比比皆是，在感情与道理之间，人往往侧重于感情，领导者当然也不例外。
秘书与领导的工作目标是一致的，在实现目标的过程中，应尽可能保持步调一致。秘书要了解领导的决策意图和工作打算，甚至还要适应领导的思维方式和工作习惯。要尽力在工作目标、任务、进度、方式方法上配合好上司，与上司保持一致。遇到什么事要及时与上司沟通交流，自己的设想和建议得不到领导的了解和采纳，就不能使自己才华得到发挥，因此，不与领导主动沟通，会使你丧失展示才华、取得成功的机会。任何人都难免会犯错误，但有的下属一旦在工作中出现纰漏或错误，就会感到内疚、自卑，甚至后悔不已。犯错误后，不去主动与领导沟通、交流，而是惟恐领导责备自己，害怕见到领导。
事实上，犯错误本身并不要紧，要紧的是你要尽早与领导沟通，以期得到领导的批评、指正和帮助，同时取得领导的谅解。
秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是想减或抵消。秘书与领导应该有不同的能力结构。秘书要在事务性和技术性工作中，部分的代替领导的工作，以节约领导的时间、体力和精力去关注更重要的事情。众所周知，诚实、有信用、忠诚、友善在现代社会，公民资本越来越受到重视，无论是在政府还是在商界，如果没有良好的信用和品格，很难拥有一个长久的职务。要想成为一个成功的秘书、下属首先就是要把自己诚信的一面展现出来，要做到言不信。秘书在领导身边工作，有各种能带来名利条件的优势。所以要想做好一个秘书，就必须具有正确的名利观。要安于本分，不争名，不图利。
要善于体察，为领导分忧解难。理解领导对各项具体工作的意图，了解领导的工作习惯，并科学合理的安排好自己的工作，才能正确及时提供服务，才能与领导之间打成默契配合的境地。乐于吃苦，累而无怨，作为秘书应该做到周密、细致、充分有效的提高自己的工作效率，要忙而不乱，少出披露，作为助手的秘书人员付出的有效劳动越多，越能提高领导的工作效率。上司也会更加信任和关怀秘书。
篇3：教学秘书如何做好工作
总结起来,可以说,教学秘书的工作,既涉及学校人才培养大事,也与课堂教学过程中的细微环节息息相关,是高校履行人才培养职能的重要内容,教学秘书是教育教学过程中不可或缺的重要角色。因此,教学秘书一定要摆正位置、端正心态,只有这样,才能真正发挥辅助管理作用,围绕中心工作作出贡献;同时,秘书还要经常深入师生进行调研,想问题办事情从学校大局出发,只有这样,才能起到综合服务作用,为教育教学工作顺利开展增砖添瓦;此外,秘书还要干在实处、走在前列,在各方面起表率作用,时刻保持良好形象,只有这样,才能做到工作到位。
一、摆正位置,端正心态
教学秘书是秘书的一种。要当好教学秘书,首先要认清秘书的含义和特点,熟悉教学秘书的主要工作内容。其次,要了解掌握各项业务工作的流程和具体做法,能够针对工作中常见的问题采取行之有效的措施;关键是要做到摆正位置,端正心态。
国家劳动和社会保障部颁发的《秘书职业技能标准》中对“秘书”的定义是:“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。”习近平总书记早在1990年就指出:“秘书是个特殊的职业。”“秘书干的是辅助性、铺垫性工作,是领导的助手。秘书的工作性质,决定了它要正确对待名利荣辱,树立无私奉献的精神,不断加强和深化自身的修养。”“作为秘书人员,随时随地都要加强学习,学习马列主义、毛泽东思想,学习党的路线、方针、政策,学习时事,不断提高自己的理论素养和政治水平。”“秘书的特殊性工作,光有埋头苦干的精神还是不够的。就我个人体会,秘书在加强自身修养中,还要特别注意培养良好的工作作风,注意生活小节,即要努力做到不自恃、不自负、不自诩、不自卑、不自以为是等”。教学秘书作为秘书的一种类型,是领导的参谋助手,主要起着辅助管理和综合服务作用,要主动作为,敢于担当,为领导分忧解难。
作为教学秘书,经常会遇到许多突发事件。比如刚开学时,老师记不清课表,该上课忘了,学生找不到老师,也没有任课老师联系方式,情况反映到教学秘书这里,该怎么办?是直接向领导汇报,按教学事故处理,还是第一时间通知任课教师赶往教室,抑或自己先安抚学生情绪,这是考验教学秘书办事水平的难题。如果认清了秘书所处的位置,这个问题就会迎刃而解。首先要做的是安抚学生情绪,让学生先在教室自习,然后通知任课教师立刻到教室上课,教师实在到不了现场的就要立即向领导汇报情况,再考虑是否按程序更换教师或者调整上课时间,最后才是处理教师的问题。如果教师能及时赶往教室上课,事后也要向领导汇报此事,以便领导能够了解事情缘由,同时还要提醒教师按学校相关规章制度进行教学活动,至于是否需要“下不为例”这样的忠告仍需领导决定后再作表态,切勿为了所谓的人情世故而擅自行事。
此外,教学秘书作为具体事务的执行者和处理人,尤其是在涉及师生利益时,难免会遭人误解甚至被人非议。这时一定要沉下心去,努力做好工作,用事实“说话”,而不能到处“诉苦”,说自己都是“公道正派,纯属冤枉好人”。面对种种“不理解”和“不公正待遇”,教学秘书要端正心态,耐得住寂寞、经得起考验。
二、深入师生,服务大局
教学秘书的主要服务对象有所在教学单位的领导、任课教师和学生,此外还涉及到不同院系和不同部门的相关人员。处在沟通上下、协调内外的枢纽位置,教学秘书肩负着教学工作能否顺利开展的重大使命。因此,教学秘书一定要经常深入一线,到师生中开展调查研究,听取他们的心声、了解他们的困难,及时向领导汇报,从大局出发,提出可行性建议。
2015年12月21日,李克强总理接见全国政府秘书长和办公厅主任会议代表时强调:“要观大势、谋大局,密切关注改革发展中的新情况、新变化,围绕破解发展难题和突出矛盾加强调查研究。”对于教学秘书来说,就要认真学习党和国家的教育方针政策,结合本地区、本单位实际贯彻落实,时刻做到深入师生、服务大局。在具体工作中,教学秘书既要耐心倾听教师的诉求、收集学生的意见,更要站在学校发展稳定的大局来正确面对工作中出现的问题。因此,教学秘书在处理日常事务中要及时了解把握当前学校的大事要事,紧紧围绕中心工作,时刻想着高校的人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新等基本职能。特别是当个别教师以家庭生活为由对工作挑三拣四时,教学秘书就要从大局出发,给他讲清是非曲直和轻重缓急,同时要根据实际情况向领导汇报,适时做好协调处理。
教学秘书不一定每学期都要担任教学任务,进行课堂教学,但要经常深入教学一线和顶岗实习现场,实时掌握师生动态,便于做好服务。有的新入职教师,本着对学生负责的态度,对一些教学资源提出了新要求和建议,意见很好,但是目前学校的发展现状并不具备实施条件。这时教学秘书就要动之以情,向该教师讲清楚学校目前存在的困难,同时要及时给领导汇报情况,将此事列入部门发展规划和议事日程。在召开教学工作座谈会时,学生发言除了对课程设置、课时安排、教师上课情况、实验实训条件等提出合理性建议,也会涉及到诸如教室卫生、宿舍管理、水电供应、学生管理等内容,这就需要教学秘书按要求整理相关信息,经领导同意后,反馈给相关部门,为学生成长成才提供帮助。
三、干在实处,走在前列
教学秘书作为教学单位的形象代言人,是任课教师和学生最熟悉的直接“领导”,在广大师生看来,教学秘书的一言一行,在无形中代表了教学单位领导的意见和态度;同时,教学秘书又是领导身边最主要的“群众”,教学秘书所反馈的信息和呈现的状态,在领导看来,很大程度上代表了群众的呼声、体现了民意。因此,教学秘书一定要在工作中干在实处、公道正派,力争在各项工作中以突出的业绩赢得领导认可,以真诚的态度赢得广大师生的认同。
干在实处,首先体现在落实领导意图上。秘书的工作一个很大的特点就是辅助性,因此秘书工作是否能落到实处,评价标准就是落实领导意图是否到位。如果领导安排的工作,你忘了、没有按时完成、质量不高、打折扣了,这就是办事不力、落实不到位。只有严格按领导批示办事、按照规定和时间节点办事,才有可能落实领导意图。干在实处,还体现在为人真诚老实上,如果师生的反馈意见你压着不放,领导就有可能获得信息不够全面,乃至影响作出决策的科学有效;如果上级文件精神和领导的批示要求你不及时传达,就有可能影响贯彻落实,甚至造成不稳定因素,影响发展大局。干在实处,关键一点是工作作风要扎实。要把主要精神放到贯彻落实上,及时、准确、完整地做好上情下达,让广大师生在第一时间了解学校大局和发展愿景,加强其作为学校一员的存在感、认同感、使命感和责任感,凝聚学校改革发展的共识,形成干事创业的良好氛围,带领广大师生扎实推进各项工作。
走在前列,并不是说教学秘书要在行进中“走”在领导前面,而是在筹备事务时,要做好领导的坚强“前哨”,想领导之所想,事前做好准备;在推动工作时,要急师生之所急,做好领导稳定“后院”,为工作顺利开展提前做好谋划。此外,教学秘书还要有优秀的品质,理论水平要高、知识面要宽、工作能力要强、人际关系要好等等。只有这样,才能干在实处,走在前列,做好工作。
摘要：教学秘书作为秘书的一种类型,其主要职责是协助教学单位领导做好辅助管理,同时要为学校、部门领导和广大师生做好综合服务,具有辅助性、综合性、事务性等特征。教学秘书要做好工作,首先要摆正位置、端正心态。其次要深入师生、服务大局。最后要干在实处、走在前列。
关键词：教学秘书,服务,协调
参考文献
[1]习近平.秘书工作的风范——与地县办公室干部谈心[J].秘书工作,2014(04).
[2]杨芳.李克强接见全国政府秘书长和办公厅主任会议全体代表[EB/OL].人民网,2015-12-24.
篇4：浅析如何做好高校教学秘书工作
【关键词】高校 教学秘书 教学管理 高校教学秘书在高校教学管理者中起着至关重要的作用，是顺利开展教学管理工作过程中的关键性角色。
一、教学秘书的职责教学秘书工作的基本要求就是全面地服务教学、服务教师、服务学生，是教学秘书的中心任务和根本职责。教学秘书要做好上级相关部门特别是主管部门教务处的安排，这是高校教学秘书正确的角色定位，也是做好教学秘书工作的立足点和出发点。
1、助手参谋作用教学秘书直接管理教学事务，教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进，还应该积极调查并发现新情况、解决新问题，研究新方案、采取新措施，主动为领导提供可靠的第一手资料，在必要的情况下提出合理化建议，为系领导的决策创造条件，起到参谋的作用。
2、教学管理涉及方方面面，教学秘书处于枢纽位置。在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及课时津贴等等，都要由教学秘书组织完成。
3、服务保障作用管理也是一种服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，是提高教学质量的重要前提和基础，是院系教学秘书的一项日常性的工作，也是教学秘书工作的重点所在，其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。
二、教学秘书的应具备的工作能力
1、较强的沟通协调能力 教学秘书接触的部门和人比较多，有学校机关各部门、学院、学院各位领导和 老师，以及学院的各位同学，这就要求教学秘书应有较强的沟通协调能力，及时保质保量传达各项信息，处理各项教学事务，保证各项教学事务井井有条地完成，努力为教学管理的顺利进行创造良好的环境。 2、信息处理能力 教学秘书应总结归纳，及时处理学院每天的来信、来电、红头文件等信息，整理归纳，并对整理后的信息进行分析、分类、总结和概括，积极向学院相关领导及时汇报，做到及时沟通，协助领导完成工作。
3、扎实的写作功底 教学秘书是秘书行业中的一个特殊岗位，而扎实的写作能力是秘书行业的一个必备技能。
三、如何做好教学秘书工作
教学秘书的工作是一项比较枯燥的工作，是有关信息的搜集、整理、传递，不只是“收发员”、“通信员”、“勤杂工”，必须认识到其在教学质量管理中的重要性。作为教学秘书不应存在自卑感，要充分发挥工作的积极性，主动性和创造性，充分发挥教学秘书在教学质量管理中的作用。
1、创新理念，提高认识和服务意识，增强使命感和责任感。从事教学秘书工作的人员要冲破长期以来部分人的偏见，热爱本职工作。在实际工作中，一些院系教学秘书放弃了所学的专业，把主要精力放在教学管理工作上，与从事专业的教师相比，他们要付出更多的努力，但部分高校的领导缺乏对教学秘书工作正确的认识和评价，轻视教学秘书在基层教学管理中发挥的作用，学校在教学秘书人员配备、业务学习、岗前培训、工作待遇、职称评定等方面不够重视，在客观上造成从事教学秘书工作的人员有自卑心理，不热爱自己的工作，也不安心自己的工作，寻找机会离开原工作岗位去谋求自身的发展。这种境况要求在学校解决其自身存在问题的同时，高校教学秘书必须具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操，还必须有高度的责任感和强烈的事业心，认清自己从事的工作在高校生存和发展中所处的地位和作用，提高全心全意为教学服务，为教师服务，为学生服务的意识，忠于职守，在教学秘书岗位上不计较个人得失，乐于奉献，全心全意为党的教育事业服务，真正担负起管理育人、服务育人的重担，通过出色的工作实现自己的人生目标。
2、创新工作方法，科学的工作方法是教学秘书顺利完成教学管理工作的重要条件，也是教学秘书工作能力强弱的重要体现，有了科学的工作方法，教学秘书工作才能收到事半功倍的效果。
3、加强学习，提高自身的知识水平和业务工作技能。首先要明确职能，熟悉和掌握管理学的规律和技巧，不断掌握与人沟通的技巧，这样才能使得工作更加顺畅地完成。并对管理知识要不断完善和更新，对于具有悠久历史的管理模式和教学模式应予以肯定，但是更要注重新的教学管理的培养方式，不断地学习先进的东西，提高管理水平和综合能力教学管理。教学秘书还要熟悉本单位各门学科的基本知识、结构体系，了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系，熟悉教学过程和教学规律，及时协助系领导解决教学中出现的问题，当好领导的助手、参谋。
四、结束语
在高校里，教学秘书工作是关系到学校的教学管理的重要环节，是十分重要的，是保证学校教学管理正常进行的保障。学校要充分肯定教学秘书的地位和作用，高度重视教学秘书工作，从政策上、思想上和工作上关心、支持教学秘书的工作。无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定、表彰先进方面，还是在开展教学管理、科学研究等问题上，都要建立相应的激励机制，并不定期地组织教学秘书参加培训。使教学秘书充分发挥其在教学质量管理中的重要作用，共同为提高教学质量，培养高素质人才作贡献。身为教学秘书，应该在充分认识教学秘书这项工作的同时，充分认识自己的特点，结合工作岗位，不断提高自身的业务能力和思想觉悟，为教学管理工作做出应有的贡献。
【参考文献】
[1]任丽清.论校教学秘书专业化.宁波大学学报（教育科学版），2008.
[2]吴才秀.论高校教学秘书的作用及素质要求.科技信息，2006（3）.
[3]王诚怡.关于做好高等学校教学秘书工作的几点思考.黑龙江高教研究， 2004（3）.
篇5：浅谈如何做好高校教学秘书工作
王丽珍杜永光
摘要: 随着新时期高校招生规模的扩大, 教学模式和学制种类的不断增加, 给教学管理工作带来了新的机遇和挑战。高校教学秘书是高等教学管理的基层岗位,因其工作性质及工作特点, 决定了教学秘书工作的重要性。教学秘书在教学管理中担负着提高教学质量、保障教学工作的有序进行、促进学校发展的重任。文章对如何做好高校教学秘书工作进行了简要论述。
关键词: 教学秘书;高教管理;素质;
能力教学工作是高等学校经常性的中心工作, 教学管理是高校管理的中心内容,在教学管理中, 各院(系)的教学秘书是不可缺少的。教学秘书是高校基层教学单位—院(系)最直接的教学管理人员, 在教学管理中起着上传下达、联系左右的重要作用, 是院(系)领导的得力助手, 是联系院(系)领导和师生的桥梁, 同时也是协调部门关系的纽带。教学秘书的素质高低、能力大小直接关系到教学管理工作的水平, 而教学管理工作对保证正常教学秩序, 顺利实施教学计划, 提高教学质量至关重要。因此, 在当今高校规模日益壮大,教学改革进一步深化的形势下, 如何做好高校教学秘书的工作对高校的发展至关重要。教学秘书, 其工作性质应定位于既是教学工作管理者, 又是服务员, 而管理从本质上讲也是服务, 因为整个学校的工作最终都要落实到为学生服务。作为教学秘书, 这种服务更具体、更直接。而且, 教学秘书的工作繁杂, 头绪多, 时间紧, 要求高, 但主要任
务是掌管好基层教学单位的教学文书, 协助教学院长处理日常教学工作和具体事务, 因而全面地服务教学、服务教师、服务学生是教学秘书的中心任务和本职工作。每个教学秘书必须在思想上确立全心全意做好三个服务的宗旨, 这是干好本职工作的前提。
要做好高校教学秘书工作, 必须遵守教学秘书工作的基本原则, 即及时有序,客观准确, 坚持原则, 兢兢业业, 当好参谋助手。及时有序是指注重实效, 工作要分先后缓急, 反对拖拉推诿, 积压不办, 要急教师所急, 想学生所想, 如开学前的工作决不能拖到开学后, 否则会导致教学秩序紊乱, 发生错漏, 要提高工作效率, 工作要有预见性, 做到井井有条。客观准确, 就是要实事求是, 准确无误, 特别是学生成绩, 教学工作量一定要做到客观准确, 绝对避免差错。坚持原则, 就是要维护正义, 抵制歪风邪气。如抓考风, 促学风, 对于因考试作弊、成绩不及格以及其他违纪者, 打招呼说情者, 既要耐心说服, 又要坚持原则。怎样才能做好高校教学秘书的工作呢?
一、要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神教学秘书的工作主要是服务性工作,很多是琐碎的, 不仅任务繁重, 而且头绪多, 牵涉到高校各个部门, 有时任务急, 还得同时完成几项任务, 不得不加班加点,甚至连节假日也不能休息, 需要经常加班才能完成。因此, 教学秘书需要有高尚的奉献和自我牺牲精神, 如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神, 是绝对做不好秘书工作的。所以要正确对待自己的人生价值, 秘书人员的价值就是通过自己的任劳任怨地做好服务工
作, 在默默无闻的平凡事业中体现出来的, 只要热爱它, 同样可以做出显著成绩。教学质量是高等学校生存和发展的基础, 是高校的生命线;保证和提高教育教学质量是学校永恒的主题。而这些, 都离不开教学管理人员对教学管理工作的忠诚和热爱, 对教学质量的不懈追求。我们要通过加强管理来保证人才的培养质量, 向管理要效益, 向管理要成绩, 向管理要质量。为此, 教学秘书更要增强使命感和责任感, 深刻明确肩上的重任, 绝不可放松对教学管理质量的要求, 更要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神, 甘作无名英雄, 兢兢业业地、脚踏实地地努力工作, 在实践中提高分析问题和解决问题的能力, 不断提升服务质量。
二、必须加强学习, 不断提高政治、业务素质
高校教学秘书工作需要具备一定的理论功底, 因此, 必须加强学习。第一, 学习理论, 才有方向。认真学习党的路线方
针政策, 学习党的“十七大”精神, 认真学习“三个代表”的重要思想, 并自觉运用于实践, 提高政治理论水平, 自觉运用理论武装头脑。第二, 学习业务, 提高水平。学习各项业务知识, 提高处理各方面问题的能力, 才能提高水平。高校教学秘书的工作涉及面广、综合性强, 这就要求既当专家, 又当通才。要充分认识到提高业务素质的紧迫感, 学习运用现代化的办公技术, 使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势, 能够跟上时代的步伐。在此基础上, 还要广开视角, 向群众学习, 在实践中打牢理论、业务和文字功底,努力提高自身素质, 迎接时代的挑战。
三、要有良好的生理、心理素质世纪的竞争, 归根到底是人才的竞争。心理素质的好坏, 心理承受能力的大小, 对每个人的学习、工作和生活都会产生很大的影响。所以, 作为一名高校的教学秘书, 不仅要有较强的业务工作能力,更应该具有良好的心理素质, 要在繁琐的日常工作中, 不断地培养开朗豁达的性格, 时常保持轻松平静的心态, 遇事不慌、不烦、不怕, 除了心理素质之外, 还有一点非常重要但却容易被忽视的, 那就是身体素质。人们常说, 身体是革命的本钱, 有了健康的身体, 才能做一切我们想做的事情。这就要求我们要不断地坚持锻炼身体, 保持健康的体魄, 这样才能更好地完成组织上交给自己的任务。
四、要想很好地驾驭高校教学秘书工作, 还应具备几种能力(一)具备较强的协调和沟通能力
现代教学管理活动处处离不开有效的协调和必要的沟通。在日常的教学管理中, 经常有不和谐的因素存在, 教学秘书要在协调的基础上沟通信息, 化解矛盾,融洽关系, 统一认识和行动, 保持良好的教学秩序, 取得较好的教学效果。
(二)具备较强的创新能力
创新是一个民族的灵魂, 也是学校的灵魂。创新是学校兴旺发达的不竭动力,作为高校的教学秘书, 要紧紧跟上高等教育发展的新形势, 解放思想, 树立全新的意识和观念, 通过学习和研究, 在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法, 不断创新, 与时俱进, 在工作中发挥主动性、积极性和创造性, 具备较强的创新能力,才能适应知识
经济时代的发展需要, 才能推动教学管理工作。
(三)具备计算机操作能力和外语沟通能力
计算机操作能力和外语沟通能力是新时期教学秘书应具备的工作技能。现代教学管理要运用先进的教学管理系统软件, 计算机字表处理、数据库、网上办公等, 目的在于为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度, 提高工作效率。中外合作办学的开展, 对教学秘书的管理技能提出了更高的要求, 越来越多外籍项目负责人和教师对教学的参与, 增加了教学秘书协调沟通的对象, 在教学任务安排和教学事务日常管理上同样要联系他们, 同他们解释有关事宜, 协调有关工作, 如果没有一定的外语沟通能力, 很难开展管理工作。(四)具备良好的写作能力和表达能力
教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书, 如教学通知、教学事务报告、申请、记录等, 就要有一定的写作能力;在调整课表、考试管理、预订教材、处理学籍等工作中需要与工作对象反复磋商, 贯彻领导的教学决策, 传达师生对教学的建议, 在上情下达、下情上达、解释原因、交涉事宜中, 做到简明扼要、语言得体、表达清楚, 应有良好的语言表达能力。
总之, 高校的教学秘书是秘书队伍中的一个特殊的群体, 是教学管理的执行者, 其工作具有鲜明的特点。要具备良好的综合素质, 并非一日之功, 而是靠不断地学习和实践, 日积月累地来慢慢完善。每个教学秘书, 只要具有强烈的事业心和工作责任感, 有恒心和毅力, 在工作中不断摸索, 努力寻找工作规律和工作方法,不断地总结经验,一定能够全面地提高自己的综合素质。
参考文献:
篇6：如何成为一名优秀的秘书
政法学院09级行政管理 徐文20094643 秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调沟通信息，办文、办会、办事为主要职能，是领导者，主事者的参谋和助手。这个群体对于每个企事业单位来说是必须有的，他既不是领导又不同于其他工作人员，在这个角色上，秘书人员要怎样把工作做得更好？本文从一个典型的事迹入手，就如何做好一名优秀的秘书给予自己的见解。
优秀秘书代表——张延国
连年被东方烟草报社等多家媒体评为“优秀通讯员”、莱芜烟草系统“优秀工作者”，其作品多次在行业内外获奖，“目光敏锐、文笔犀利、逻辑严密，这是张延国的文章给我们留下的最深刻的印象。原创评论性文章选题切中行业时事热点，破题角度独到，往往能够抓住事件的核心进行分析点评；涉及多个领域，除了时事评论外，对管理营销、烟叶等专业领域也有独到见解……”这是在百度中笔者搜到的关于张延国文章的网络点评。
在工作和生活中，他也处处以共产党员的标准严格要求自己，坚持以提高自身素质和能力为基础，兢兢业业做事，老老实实做人，尽职尽责，任劳任怨，较好地完成了各项工作任务。几年来，他立足本职，无私奉献，把自己的青春融入了党的事业，在秘书岗位上都取得了骄人业绩，赢得了组织和同事们的高度赞誉。这样一个优秀的秘书，他的优秀体现在以下几个方面。
（一）强化学习，努力提高自身素质
作为文字秘书，综合素质上有特殊的要求。为了尽快进入工作角色，他把学习作为提高自身素质的有利武器，充分利用业余时间，努力提高业务素质，以适应工作需要。同时，坚持在实践中学习，在工作中提高，把每项工作都当做对自己素质和能力的检验和挑战，进一步增强了对实践的认识和感知能力，努力做到了理论与实践的结合，在学习中增强了迎接挑战问题的本领。
（二）尽职尽责，不断提高服务水平
从事办公室工作以来，他始终无怨无悔，任劳任怨，把所有工作当作领导对自己的信任、考验和锻炼，自我加压，尽职尽责，拼搏进取，努力使各项工作争先创优。
在信息工作方面：按照“及时、准确、全面、实效”的原则，进一步加强了信息工作对全县中心工作反馈和上报力度，并对县内信息编发工作进行了改革，积极编报了《信息》、《专报信息》等刊物，进一步提高了为领导和基层服务的贴进度和针对性，有效增强了信息工作的参谋服务功能。在综合协调工作方面：多次参与起草重要综合材料，努力为领导提供全面、准确的决策参考。同时，积极做好了大量交办工作、临时性工作。
（三）严于律己，积极维护良好形象
张延国同志严格遵守党的章程和各项规章制度，在工作和生活中严格要求自己。受领导权威的影响，其身边的工作人员，说话、办事都有一定分量。张延国同志从不把这当作炫耀的资本，而把“淡泊明志，自觉维护领导和单位形象”作为信条。他从不打着领导的牌子和以组织的名义，为自己和亲朋牟取一己私利。在日常工作中，他经常为基层单位撰写材料，但他从未以此向他们索要钱物，对于一些人的好心谢意，他都婉言谢绝。
努力顺其自然，在顺其自然中努力。不仅在工作上如此，业余时间张延国也没有忘记自己的职责所在。夜深人静的时候，他还在灯下翻看报刊杂志；周末假日，他依然在学习各大媒体优秀稿件，然后迅速敲击在键盘上„„据不完全统计，仅最近两年时间，他所创作并通过各媒体发表过的评论性稿件就近200篇、40多万字，文学稿件100余篇、近20万字。“心安理得是一种持续不断的幸福”。我非常欣赏这句话。
成为一名优秀秘书的要素
做秘书工作同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。从张延国工作的一些经历体会来看，我认为在秘书这个岗位上起码要打好六个方面功底，就是办事能力功底、逻辑思维功底、观察能力功底、专业技术和业务功底及公文写作功底。缺任何一样，秘书的工作都不能游刃有余。以下是我从张延国的事迹中总结的秘书工作要点。
（一）团队合作，共享共担，平凡人做非凡事
1、积极融入团队，乐于接受同事的帮助，配合团队完成工作，决策前积极发表建设性意见，充分参与团队讨论；决策后，无论个人是否有异议，必须从言行上完全予以支持。
2、积极主动分享知识和经验；主动给予同事必要的帮助；善于利用团队的力量解决问题和困难，善于和不同类型的同事合作，不将个人喜好带入工作，充分体现“对事不对人”的原则。善待他人，等于善待自己，处理好同周围人的关系，会使人时刻感到生活在幸福和温暖中，良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。
3、有主人翁意识，积极正面地影响团队，改善团队士气和氛围。
（二）坦诚，诚实正直，言行坦荡
1、诚实正直，表里如一，通过正确的渠道和流程，准确表达自己的观点；表达批评意见的同时能提出相应建议，注意直言有讳。
2、不传播未经证实的消息，不背后不负责任地议论事和人，并能正面引导, 对于任何意见和反馈“有则改之，无则加勉”。
3、勇于承认错误，敢于承担责任，并及时改正，对损害集体利益的不诚信行为给予正确有效地制止。
（三）敬业爱岗，专业执着，精益求精
1、秘书的工作会很多很杂，尽量做到今天的事不推到明天，上班时间只做与工作有关的事情；例：有的同事工作上不够细，不愿意多操心多思考，下班就想走人，还美其名日说只有比较笨的人才会干的这么晚，这种思想和行为时错误的，我们不能认同。
2、遵循必要的工作流程，没有因工作失职而造成的重复错误。持续学习，自我完善，做事情充分体现以结果为导向；能根据轻重缓急来正确安排工作优先级，做正确的事。
3、遵循但不拘泥于工作流程，化繁为简，用较小的投入获得较大的工作成果，以最快的速度完成领导交代的任务。
（四）拥抱变化，迎接变化，勇于创新
1、社会的发展是日新月异的，公司的发展亦是如此，要适应周遭的日常变化，不抱怨，面对变化，理性的对待，充分沟通，诚意的配合。对变化产生的困难和挫折，能自我调整，并正面影响和带动同僚。
2、在工作中要有前瞻意识，建立新方法、新思路创造变化，并带来工作突破性地提高。
（五）激情，乐观向上，永不放弃
1、要喜欢自己的工作，认同公司的企业文化。学会从工作中寻找乐趣，任何工作，只要用心去体会，总会从中发现乐趣，找到成就感，使工作不再是一种负担，从而延长快乐的时间。
2、热爱团队，顾全大局，不计较个人得失。以积极乐观的心态面对日常工作，碰到困难和挫折的时候永不放弃，不断自我激励。
3、不断设定更高的目标，今天的最好表现是明天的最低要求。
结语
篇7：如何从新手成长为一名合格秘书
—以某集团公司两位秘书为例
施晔红
一
小王，女，24岁，本科学历，2010年7月毕业于厦门大学国际贸易专业。目前是集团下属某外贸公司内勤，主要负责文书工作、合同管理和统计工作。这是她毕业后的第一份正式工作。她此前有过3个多月的实习经历，在外贸企业做业务。因为上班比较远，做业务工作又比较累，于是来公司应聘内勤岗位。
注意到小王，是因为有那么两天，她经常往集团文书部门跑，拿文稿纸、问一些关于文件格式、发文流程的问题，而且问得很仔细。我便判断她应该是刚刚做这类工作，和我们同学实习时的状态非常像。等她又一次来办公室，我叫住了她，做了自我介绍后，我问她愿不愿意作为调查对象，就工作情况接受我的简单访谈。她犹豫了一下说：“嗯，那好吧。明天中午吧。”我们互相交换了手机号码。
有意思的是，当天晚上，我收到了她发来的一条莫名其妙的短信，于是回复：“发错了吧！”之后没有收到她的回信。我想应该是错发的吧。
第二天午休时间我们在公司休息室见了面。
小王瘦瘦的，长长的头发扎着简单的马尾，戴副黑框眼镜。和前几次见到她时的装束一样：白色的T恤、休闲裤和板鞋，衣服前面有可爱的手绘画。她与人交谈时总是羞涩地微低着头，目光几乎不与我接触，声音低低的，很学生气的样子。一问，果然是刚刚走出校门的大学毕业生。
我拿出她昨天完成的那份文件，包括她拟写的初稿、领导的3次修改稿和最后的成文。她告诉我：集团公司前期下发了一个意见，要求下属公司优化管控模式；她所在公司领导班子开了几次会讨论了有关工作。领导要求她把讨论形成的方案写成正式文件向上级集团汇报。昨天是截止时间。
我问：“在这件事情的操作过程中，你遇到了哪些困难？”
“首先是不知怎么发文，流程是怎样的。”
“公司没有人指导你一下吗？”
“没有。我问了办公室的其他人，可能以前没什么正式文件，他们也说不清楚。老总告诉我要有正式的发文纸，我去别的兄弟公司要了一张，结果老总说不是。他亲自去找了一张来，并告诉我要先拟稿，然后交给他看。我就根据会议讨论的内容写了这个初稿。拿去给老总，结果他改了那么多地方（老总主要对文件的标题、格式、段落顺序和语言表达做了修改，改动比较大），然后可能又给财务经理看了，财务经理也改了一些。”
我指着发文纸“会签”栏里的签字问：“是这个吗？这不是你拿去给他看的吗？”
“不是，是老总拿去，然后他们签完了就还给我。我根据修改的稿子又打了一份，送到集团文书部门发，结果他们又说有不对的地方；我再改，改完了再拿去印，又说要先让集团秘书核稿才能印发；我再找秘书核稿，再交过来；再来校对；最后来拿印好的正式文件。”
她一步步说得很仔细，其中存在着明显操作错误的地方。
“第二个困难是我不会写，比如标题、语言组织、格式等。”
“那你寻求了哪些帮助呢？”
“我首先是问办公室同事，还问了其他兄弟公司的人；然后找了以前的一些文件，看能不能有所启发；大概写出来之后，我交给老总，他给我指出了很多问题，要我再改，我根据他的意思先后改了3次，最后才定稿。还有核稿的秘书、打印员也提醒我改了很多不对的地方。”
“真不容易呀！所以我看到你来反反复复问了好几次，特别认真、仔细的样子！”
“这次还算顺利的，前一次写会议纪要更困难，反反复复地改，我一点信心也没有了。”
“那这两次发文工作做下来，你觉得有收获吗？比如先后多人修改你写的文稿，你明白为什么吗？一个正式文件制发的大概流程清楚了吗？”
“应该是掌握了吧。”小王回答说，然后简要作了说明——其中仍有一些错误的地方。
我又问：“能不能说说2个月工作的感想？”
小王思索了片刻，回答说：“我是学外贸专业的，这类知识没有接触过，加上这种办公室工作比较琐碎，所以觉得工作上没有什么成就感；不像做业务的，工作成绩很直观。”
“那会再去做业务吗？”我追问。
“看情况吧。有机会的话还想去做外贸业务。”
二
小周，女，27岁，本科学历，2007年7月毕业于浙江大学中文系，2007年8月至今任集团办公室总经理秘书，主要负责集团文书工作及其他日常行政工作。
在集团办公室整理档案时，经常发现小周的名字，比如集团发文的核稿人、收文拟办人、集团工作例会记录与纪要拟写入基本都是她；也几乎每天看到她在集团办公楼上上下下，各个办公室跑进跑出的，很忙碌的样子。她人长得高高的，中等美女，爱穿色彩亮丽的连衣裙和高跟鞋，脸上化着淡淡的妆，有时还带着“美瞳”。开始时与她的几次交谈，她脸上总是挂着浅浅的笑容，说话比较简洁。她工作时的样子很符合影视作品中白领丽人的形象．，后来接触多了，慢慢熟悉了；直到专门访谈她时，她一边说，一边笑得前仰后合——原来也是个爱玩爱笑的“潮女”。
那天，经办公室主任同意，我去旁听集团化肥板块经营形势分析专题会议。9点的会议，我8点40分来到会议室的时候，小周已经在那儿了：她说是8点20分到的，开空调、调音控、按照人数发会议材料、准备茶水。与会人员陆陆续续来到会场，小周把几个会议发言人安排到特定位置。9点差三四分的样子，小周协助办公室主任检查了人数，打电话催促了几个还没到场的人；又给几个没有拿到材料的人补发了会议材料。会议过程中，小周和另外一个秘书一直在做记录，神情专注。自由发言阶段，她及时将话筒递到发言人面前。会议一直进行到12点50分。全部人员离开后，小周安排后勤人员关闭会场音控、照明，并收好多余材料带走。
我们的谈话就从这次会议开始。我请她说说作为秘书，这种会议组织工作主要做好哪些事情。
“像今天这样比较大的专题会议，会前安排工作主要是两件事，一是确定时间、地点、人员，并发通知；大的会议一般月初就定了，我要落实具体时间、地点。二是催促有关人员准备好材料，印好、装订好。”
“今天这个会议的材料，我看到昨天下午你还在催，昨天又加班了吧？”我问。
“没办法。昨天下午4点多他们才拿出来，结果校对时又发现错误。开会时的主要任务就是做好记录，会后2天编发会议纪要，如果会议上有什么决定的事情就去落实。”
“今天开会时，我也试着做了记录。但我根本记不下来，因为很多人是即兴发言，语言比较没有条理；又有不少化肥品种等的专业名词，我都没听说过，连写都不会写；再加上有的人方言口音比较重。你有这感觉吗？”
小周笑了：“习惯了就好了。我一开始也是这样的，那时候只好先当场录音，回来再听写。另外平时常看各个公司有关业务的材料，慢慢地就对什么化肥、农药名词熟悉了。”
我又问到秘书的其他工作职能。
“我是总经理秘书，平常的主要工作除了会议组织，还有文件管理。另外就是日常事务。”
“文件管理一是收文处理。每天综合科收到的各种文件材料我们负责分别及时交给有关领导，做好领导之间的传阅；领导看完了，文件回到我这里，我根据领导的批示去落实有关工作。一是发文，主要是核稿和校对工作。核稿主要是看发文稿纸的各个项目有没有签字，文件格式、文字有没有问题等。日常事务就比较多而杂了，比如领导出差行程安排等。”
“说到写文件，我看到集团的不少材料是你写的，比如工作例会的纪要、一些总结报告等，我发现你的文笔很好，到底是学中文的！”
“其实现在写的东西，读中文时根本没遇到过，我也是慢慢学的，一开始写的材料很烂的，领导改动很多。还是那句话，多看多想，熟悉了就好了。”
“假如有新人即将做你目前的工作，你能给他一些建议吗？”我问。
小周笑着说：“我自己也只能算是个‘新人’呢，不能说是建议，只能算是我的一点体会和经验吧。第一是一定要细心。”
“你们主任也首先强调这点。为什么这么说呢？有实际教训吗？”
“因为秘书的具体工作多而杂，涉及的部门和人员又多，不仔细，很容易出错的。比如我以前经常会找不到文件材料。每天文件来来往往很多，传来传去我就记不清去向了。后来我从前辈那儿学了记台账的方法，每天下班前把今天经我手的文件的去向在台账上简单做个记号，提醒自已。再比如核稿，特别要仔细看看有关数据，我经常发现有的材料上、表格里的数据单位是错的，如把‘万元’写成‘元’的，‘万吨’写成‘吨’的。不仔细看不出来。”小周指着手头一份材料说。
“还有就是考虑事情要周全。比如给领导安排行程、定机票，我以前就出过差错。你首先要确定领导的行程；如果几个领导一起走的，你要想办法协调行程；然后根据这个行程找来各个航班信息，列出清单，给老总看，让他选择，问清楚要不要买保险、要不要订回程票等等；定下来之后，要考虑送机场的车辆问题；要通知对方单位领导坐的航班号、到达时间等。我曾经出过一次差错。那时电子机票刚刚使用，我定了机票后没有告诉领导和随行人员是电子机票，结果领导以为机票在随行人员手里，随行人员以为在其他人手里；到了机场才发现谁手里都没有机票，急急忙忙联系我，差点误了航班。”
“另外，就是刚才说到的，要自己主动多看有关材料，多向同事询问，多跑跑业务部门，熟悉人员、各部门工作分工，对公司主要业务有个大概了解。总之，勤快点吧，早点进入工作状态。”
对小周的访谈是在她办公室进行的。谈话几次被电话打断，每次她总是笑着对我说：“不好意思，接个电话先。”电话也总是简单作答；有个电话问的事情大概比较复杂，她对对方说：“我这里有事，等会我打给你吧。”
篇8：浅析如何做好教学秘书
一、教学秘书的作用
1. 桥梁和枢纽作用。
在教学管理中, 教学任务, 各项教学信息都是通过教学秘书向院领导、系主任和学生传达, 并将院系的意见、建议向教务部门反馈;教学安排、教师调停课与排考信息等也是通过秘书传递给教师和学生。因此, 教学秘书是联系广大教师、学生和教务有关部门的桥梁和纽带。
2. 参谋和助手作用。
教学秘书作为基层的管理者, 在平时的工作中需要接触教师、学生、院系领导以及教务部门的工作人员, 因而积累了大量信息。院领导在部署本部门的教学管理工作或制定规章制度时, 教学秘书由于信息量大往往能起到参谋和助手的作用。
3. 管理作用。
教学秘书的工作除了上令下达、下情上报外还要对学生的信息、学籍等进行记入、整理和归档。高校需要经历各种评估, 专业认证等工作, 对教学档案的管理日趋重视, 因此, 教学秘书还需要负责教学档案的管理, 这样才能促进学校教学秩序的正常进行。总之, 教学秘书不仅是教学管理的实际执行者, 还是教学效果的直接反馈者。教学秘书掌握教学管理知识的多少, 经验的丰富与否, 直接影响教学管理的每一个环节, 他们在教学管理中所起的作用不容忽视。尽管教学秘书在教学管理中作用不容忽视, 但他们的生存状态却不容乐观。
二、教学秘书的生存状态
1. 工作未受到重视。
很多人认为教学秘书就是接打电话, 收发文件是高中生就能做的事情。实际上教学秘书的工作对个人综合素质要求很高, 教学秘书每天都要收集各种资料, 审阅大量的邮件, 接听各种电话, 这就要求秘书要有处理信息资料的能力;教学秘书不但要协助学院领导处理各项事务, 还要配合教务部门以及学工部门的各项工作, 这就要求教学秘书要有良好的沟通能力;教学秘书的工作不是独立的, 涉及的对象相当广泛, 教学秘书还要有较强的协调合作的能力。尽管教学秘书在日常的管理工作中, 能力不断提升, 经验不断积累, 效力不断提高, 可是活总是干不完, 常常处于超负荷的工作状态, 即使这样, 教学秘书的工作业绩也很难有全面, 合理客观的评估。原因在于, 秘书工作在庞大的教学管理体系中相对“隐蔽“, 不同的人群只看到秘书工作的某个方面, 再加上教学单位对教学管理工作认识不足, 教学秘书的工作因此不被重视。
2. 任务重压力大。
现行的管理模式, 教学秘书隶属两个部门, 在工作性质上属于教务处各职能部门直接管理, 在人事关系上又属于二级教学主管部门。除了承担教务处下发的各项工作, 教学秘书还要承担本学院的各种教学管理工作。近年来高校扩招, 教学模式转变, 高校教师, 学生人数急剧膨胀, 而秘书的配备基本保持原状。专业由一个扩充到几个, 还要承担共建学院的教学任务, 工作量增加了好几倍, 但秘书人员和待遇不变, 一人兼数职, 从事的是管理的工作, 拿的是打杂的钱, 貌似领导, 实处下层, 形同保姆。教学工作正常进行时, 大家觉得本应如此;教学活动出现问题时, 责任在秘书。
3. 缺少进修机会。
教学秘书需要密切关注各类教学情况, 很难离开岗位, 很少有机会参加培训, 交流学习。而寒暑假, 又很少有针对秘书的培训, 使得秘书的知识储备更新不足, 在一定程上影响教学改革的进行。
4. 待遇低, 发展空间较窄, 职务晋升与职称评定较难。
目前高校实行岗位津贴制度, 主要向一线教师, 科研人员及拔尖人才倾斜, 而教学秘书属于基层管理人员, 很难受到领导的重视。有些学校教学秘书不在编制内, 津贴比编制内人员少。教学秘书十年如一日的干着同样的工作, 而工作又很难量化, 难以体现成绩, 职务晋升较难, 政治前途较低。教学秘书工作繁忙, 缺乏科研的时间精力, 这就导致他们在职称评定方面处于劣势。由于秘书的处境尴尬, 因而教学秘书团队往往不稳定, 严重影响现代教学质量及教学改革, 呼吁高校有关部门重视这支队伍的建设, 给予他们人性化的关怀。
三、教学秘书生存状态的解决措施
1. 重视教学秘书工作。
教学秘书工作是一项管理工作, 由于高等学校是教学单位, 一切工作都以教学, 科研为重, 许多人不重视这项工作。学校有关部门要提高认识, 建立合理的秘书选拔, 培养以及评价机制, 充分肯定其工作, 将整个秘书队伍的建设纳入学校的师资培养计划中;制定与完善教学秘书相关的管理制度, 提升其管理地位, 为其职业规划和发展提供保障, 最终才能“保证这这支队伍的稳定与发展。总之, 不仅要使教学秘书岗位富有弹性, 能吸引人才, 同时也要创造条件, 留住人才, 使人尽其能, 才能真正稳定基层教学管理队伍, 让所有的政策落到实处。
2. 提高秘书的工资待遇与政治待遇。
教学秘书的待遇一般是按照自身职称来计算, 但由于岗位与工作的特殊性, 导致职称晋升困难, 各高校可以根据本校实际, 将秘书工作适度量化, 给秘书岗位特殊补贴。
3. 提供交流与学习的机会。
学校积极引导教学秘书开展教学管理工作研究, 通过举办专题研讨及工作经验交流等形式, 让教学秘书深入了解秘书工作的特点, 掌握一般规律。提供参观学习, 业务进修, 经验交流的机会, 让秘书们接触新思想, 新观念, 使其有机会不断完善知识结构, 提高文化素养与管理水平。
四、提高教学秘书综合素质的措施
1. 强化协调沟通的能力。
教学秘书涉及的事情广泛, 繁琐, 接触的人员宽泛, 这就要求来自辅导员, 教师, 领导们的支持, 工作才能顺利完成, 没有这些对象的强力合作工作很难开展。目前的管理体制, 辅导员来自学工线, 教学秘书来自教务线, 经常有不和谐的因素存在, 教学秘书要在协调的基础上沟通信息, 化解矛盾, 融洽关系, 统一认识和行动, 才能保持良好的工作氛围, 工作顺利开展。
2. 提高利用现代办公软件的能力。
现在是个网络时代, 无论是业绩点核算, 排考, 排课, 调停课, 监考费用统计还是各项信息的传达都是通过电脑来实现。随着信息时代的发展, 现代办公软件的利用开发不断深入, 利用办公软件办公将大大缩短时间提高工作效率, 教学秘书应定期进行计算机使用技能培训, 提高计算机操作能力, 顺应时代的发展。
3. 培养良好的心里素质。
教学秘书接触形形色色的人群, 难免遇到棘手的人和事, 一味地抱怨, 只会使自己变得郁闷烦躁, 良好的心态有助于身心健康。因此, 教学秘书不仅要有较强的业务工作能力, 还应具有良好的心理素质, 要在平常繁琐的工作中调整心态培养开朗的性格。随着时代的发展, 各行各业竞争异常的激烈, 作为人才培养基地的高校需要向社会输送综合素质强, 适应社会发展的弹性人才, 高校改革迫在眉睫。改革的各项方针政策落实都离不开教学管理团队, 而教学秘书处在这个团队的重要位置。因而, 高校有关部门应重视教学秘书这支队伍的建设, 采取有效措施改善他们的状况, 稳定这支队伍。而作为教学秘书自身也应该积极主动加强自身修养, 爱岗敬业, 为高校的培养人才事业发挥更大的作用, 为社会培养出更多优秀人才添砖加瓦。
参考文献
[1]熊红菊.论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J].淮北职业技术学院学报, 2011 (12) :51-53.
[2]赖晓玲.高校教学秘书工作刍议[J].吉林省经济管理干部学院学报, 2016 (5) :110-111.
篇9：试析如何做好高校教学秘书工作
关键词:高校;教学秘书;管理;工作
高校教学的成功,除来自学校领导的正确指引及师生的共同努力外,还离不开教学秘书的工作。教学工作是高等学校经常性的中心工作,教学管理是高校管理的中心内容,教学秘书日常工作有“学籍注册、课程安排、课程调停、考试安排、成绩录入、成绩整理、毕业论文的整理和毕业生资格审查”等。教学秘书自身的素质高低、工作能力强弱直接关系到教学管理工作能否顺利开展,而教学管理工作对保证正常教学秩序,顺利实施教学计划,提高教学质量至关重要。因此,在当今高校规模日益壮大,教学改革进一步深化的形势下,能否做好高校教学秘书的工作对高校的发展至关重要。
一、教学秘书的基本工作
(一)依据教学培养计划,落实每学期的教学任务
教学培养计划是高等学校培养专门人才和组织教学的依据,它体现了国家、用人单位和和高校培养人才模式对教育教学的要求,是开展教学活动的主要依据。教学秘书要协助院系领导制定教学培养计划,并且严格遵照教学计划要求,协助领导将教学任务下达给教研室。
(二)做好考务工作及学生成绩管理
考试是检验教师教学效果和学生学习情况的重要手段。学校从学期初补考,学期中的各类等级考试和资格考试直至学期末的期终考试,考务工作贯穿了整个学期的教学过程。因此做好考务工作对保证考试正常进行显得尤为重要。考试前加强学生考风考纪的教育,审查学生的考试资格,并办理相关的缓考、免考等手续;制订考试安排表、安排考场、准备考场的必需用品、落实监考老师。考试结束后,教师将学生的成绩输入成绩管理系统,教学秘书要
认真审核,最后将各班成绩表进行存档、分析,统计整理不及格学生名单。
(三)建立科学、准确、齐全的教学档案
1.教师业务档案
包括教师的个人简历、授课情况登记表、教学科研情况登记表、课程执行情况登记表、学历学位及荣誉证书复印件等材料。
2.学生学籍档案
包括学生花名册、学籍登记卡、学生技能情况、学术活动记录、成绩登记表、学生成绩汇总表、学生参加比赛获奖证书复印件、技能等级证书复印件及学生的休学、退学、转学、处分等材料,为表彰优秀学生、选拔学生干部、评定奖学金、毕业推荐等工作提供可靠的依据。
3.教学业务档案
一般包括各种教学文件、历年计划总结、工作条例规章汇编、专业建设规划、教学获奖情况、教学改革材料、各专业教学计划、教学大纲、授课计划、任课计划、课程表、考试课程安排表、听课调课记录、实习见习计划总结、毕业论文情况、教材使用情况、师资队伍结构、各学期成绩汇总表、成绩总结、各项等级考试通过率汇总表、补考重修汇总表等。
二、高校教学秘书队伍中存在的问题
(一)人员结构复杂,专业对口人员少
我国高校普遍存在着重教学、轻管理的现象。认为教学管理是事务性工作,可替代性很强。教学秘书一般三部分人组成,一是优秀的本科毕业生留校做教学秘书,但专业不对口。二是引进高层次人才的随调人员。三是部分院校为教学评估增加师资力量,大量引进研究生,但部分研究生由于生源有限无法授课,迫使部分研究生改行承担教学秘书工作。
(二)工作繁重琐碎,队伍稳定性差
教学秘书工作涉及面较广,整天面临着琐碎而庞杂的管理服务工作。责任大、任务重,要求教学秘书工作不能有半点失误,工作需制定周密的计划,妥善安排工作顺序,分清工作的轻重缓急,做好管理与服务工作。教学秘书工作繁重琐碎又得不到重视,职业发展前景很差,很少有人愿意长期从事此项工作。部分院校对教学秘书工作缺乏科学的评价标准,工作业绩难以衡量,往往是干好了得不到表扬,失误了会受到领导的批评和教师的指责。此种做法严重影响了教学秘书队伍的健康发展,并在某种程度上导致了教学秘书队伍的不稳定。
(三)业务能力较弱,创新能力不强
目前的教学秘书队伍中绝大多数的人未经历过相关专业技能学习,也缺乏一定的教学管理经验,进行教学研究和教学管理研究存在一定的困难。教学管理人员整天陷入事务管理和处理日常繁琐事务中,不能进行脱产进修,在职学习。因此,相当一部分教学管理人员缺乏管理专业知识、技能的训练,许多人仍停留在就事论事解决问题的经验管理水平。教学管理具有一定的专业性,专职教学秘书队伍的人员构成参差不齐是整体业务素质不高的主要原因。教学管理并不仅仅是一般的行政管理,它是兼有学术管理和行政管理双重职能的一门管理科学,教学秘书应该熟悉教育教学规律和相关管理知识。
(四)对本职工作厌烦,缺乏信心
由于部分教学秘书对所从事的工作缺少自豪感及不被认同和重视,导致心理不平衡,于是不愿意同他人打交道,缺乏积极的职业发展目标,工作中没精神、没动力、自信心不足、缺乏进取心和责任感。
(五)繁重工作及不被认同导致性格改变
由于对职业认知的偏差,他们对职业态度引起的心理状况常为情绪不稳定,自制力弱,在工作中主要表现为性情急燥,容易冲动,情绪不易控制等。例如对教师要求的调课或监考任务的改换,一个教师可能会处理得当,可多名教师的同样问题就会引发耐心底线,就会大声指责教师“都这样调,我们还要不要工作”,或者一句话否定“这是规定,不能换”,或者置之不理,一言不发。慢慢地就会形成人格缺陷和他人交际关系的紧张,更会影响工作效率。
(六)人际关系紧张
于是不被理解和认同,使得对领导的安排不能理解,认为是故意为难自己,对同事不能协作共事。长此以往,就形成了性情孤僻,以自我为中心的心理,同时,易怒、多疑、遇到错失就推卸责任等不良性格逐渐产生。
三、如何做好高校教学秘书工作
(一)良好健康的心态
教学秘书的工作性质,决定了我们的工作既繁杂琐碎又枯燥劳累。面对看似简单,但内涵复杂而又重要的工作,光靠业务能力和业务水平是胜任不了的。在实际工作中,由于工作千头万绪,不免会产生一些烦躁、抱怨等不良情绪。这就要求教学秘书要用一种平和的心态化解心中的不快。
(二)需要有一个较强的服务意识
教学秘书工作直接与教师打交道,他们是有思想、有知识的群体。他们的职称、年龄、性格、地域都有所不同。通过多年的工作,我感到,光靠做事情只是一种表层的服务,最主要的是要用爱心、真诚去打造一个和谐、友善、相互尊重、相互合作的工作氛围。
(三)建立和谐的人际关系
建立和谐的人际关系,教学秘书自己首先要丰富自己的内涵,个人的品性,学识。其次以开放个性,才会有真正的交流沟通,才会有彼此的信任。最后要理解他人的难处和需要。只有这样才能不断拓展自己的关爱和他人合作的精神,从而形成有效的心理素质能力。
(四)具备较强的创新能力工作
为高校教学秘书,要紧紧跟上高等教育发展的新形势,树立全新的意识和观念,通过学习和研究,在日常工作中提取出有价值的新思想、新方法,不断创新,与时俱进,在工作中发挥主动性、积极性和创造性,具备较强的创新能力,才能适应知识经济时代的发展需要,才能推动教学管理工作。
(五)具备计算机操作能力
计算机操作能力和外语沟通能力是新时期教学秘书应具备的工作技能。现代教学管理要运用先进的教学管理系统软件,计算机字表处理、数据库、网上办公等,目的在于为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度,提高工作效率。
(六)具备良好的写作能力和表达能力
教学秘书经常要根据教学中的实际情况撰写一些教学文书,如教学通知、教学事务报告、申请等,就要具备一定的写作能力;在调整课表、考试管理、预订教材、处理学籍等工作中需要与工作对象反复磋商,贯彻领导的教学决策,传达师生对教学的建议,解释原因、交涉事宜中,应具有良好的语言表达能力。
总之,高校的教学秘书是秘书队伍中的一个特殊的群体,是教学管理的执行者,其工作具有鲜明的特点。要具备良好的综合素质,并非一日之功,而是靠不断地学习和实践,日积月累地来慢慢完善。每个教学秘书,只要具有强烈的事业心和工作责任感,有恒心和毅力,在工作中不断摸索,努力寻找工作规律和工作方法,不断地总结经验,一定能够全面地提高自己的综合素质。
参考文献
[1]曹桂飞.高校教学秘书队伍现状及其建设研究[J].新西部,2009,(4).
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