公文简报格式（通用8篇）
篇1：公文简报格式
简报格式
简报是传递某方面信息的简短的内部小报。是具有汇报性、交流性和指导性的简短、灵活、快捷的简报又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。也可以说，简报就是简要的调查报告，简要的情况报告，简要的工作报告，简要的消息报道等。它具有简、精、快、新、实、活和连续性等特点。
一、报头
一是简报名称一般用套红印刷的大号字体。如有特殊内容而又不必另出一期简报时，就在名称或期数下面注明“增刊”或“……专刊”字样。秘密等级写在左上角，也有的写“内部文件”或“内部资料，注意保存”等字样。二是期号，可写在名称下一行，用括号括上。三是编印单位。四是印发日期写在与编印单位平行的右侧。再下面，用一道横线将报头与报核隔开。
二、报核
报核，即简报所刊的一篇或几篇文章。简报的写法是多种多样的，因此，它的形式也较灵活。大多数是消息，包括标题、导语、主体、结果和穿插在叙述中的背景材料。除消息外，还有别的文体，所以，不是每篇简报都有这几项内容。一是简报的标题类似新闻的标题，要揭示主题，简短醒目。二是导语通常用简明的一句话或一段话概括全文的主旨或主要内容，给读者一个总的印象。导语的写法多种多样，有提问式、结论式、描写式、叙述式等。导语一般要交待清楚谁（某人或某单位），什么时间，干什么（事件），结果怎样等内容。三是主体用足够的、典型的、有说服力的材料，把导语的内容加以具体化。四是结尾或指明事情发展趋势，或提出希望及今后打算。要是主体部分已经把事情说清楚，那就不必再说明。五是背景，即对人物、事件起作用的环境条件和历史情况。背景可以穿插在各个部分。
三、报尾
在简报最后一页下部，用一横线与报核隔开，横线下左边写明发送范围，在平行的右侧写明印刷份数。
四、种类
简报的种类，按时间分，有定期的简报、不定期的简报；按性质分，有工作简报、生产简报、学习简报、会议简报；按内容，有综合反映情况的简报和反映特定情况的专题简报。
1、日常工作简报又称业务简报。这是一种反映本地区、本系统、本部门日常工作或问题的经常性简报。它包含的内容较广，工作情况、成绩问题、经验教训、表扬批评，对上级某些政策或指示执行的步骤，措施都可以反映。它常以定期或不定期的形式出现，在一定范围内发行。
2、中心工作简报又称专题简报。这是一种阶段性的简报。它往往是针对机关工作中某一时期的中心工作、某项中心任务办的简报，中心工作完成，简报也就停办了。
3、会议简报。是会议期间反映会议情况的简报，它是一种临时性的简报，内容包括会议中的情况、发言及会议决定等。规模较大、时间较长的会议常要编发多期简报，以起到及时交流情况，推动会议的作用。小型会议一般是一会一期简报，常常在会议结束后，写一期较全面的总结性的情况反映。
4、动态简报。包括情况动态和思想动态。这类简报的时效性、机密性较强，要求迅速编发，发送范围有一定限制，在某一个时期、某一阶段要保密。
五、特点
简报不是一种文章的体裁。因为一份简报，可能只登一篇文章，也可能登几篇文章。这些文章，可能是报告、专题经验总结、讲话、消息等，故此，把简报说成一种独立的文体，或只说是报告，是不妥当的。简报不是一种刊物。因为有些简报可装订成一本，像一般“刊物”，更多的是只有一两张纸，几个版面，像一份报纸。更重要的是简报具有一般报纸的新闻特点，特别是
要求有很强的时效性。而刊物的时效性则远不及报纸。故此，简报不是“刊”，而是“报”。综观各种工作简报、会议简报、动态简报，再拿这些简报同一般的报纸、刊物相对照，可以得出这样的看法：简报不再单纯是下级向上级汇报工作的简要书面报告，不能看作是一种独立文体，也不是一种刊物，而是一种专业性强的简短的内部小报。简报具有一般报纸新闻性的特点，这是共性；它又有本身的特点，主要是：
1、内容专业性强。公开的报纸，一般是综合性的，内容广泛，各方面的新闻都有，政治经济文化、工农商各行各业、城市乡村、国内国外的新闻等；除了新闻，还有文艺作品。这样，它就能满足各阶层读者的需要，有宣传政策、沟通信息、传播知识和陶冶性情等多方面的作用。简报就有所不同，它一般由有关单位、部门主办，专业性十分明显。这样，对一般读者来说，能使他们了解工作的进展情况，增强责任感。对领导机关来说，“各级领导接到这样的简报，掌握情况，有问题就有办法处置。”
2、篇幅特别简短。虽然所有报纸篇幅都有限，文章都较简短，但比较起来，公开的大报，一般都有四版，有四万多字；地方小报，每期也有两万多字，简报姓“简”。简，是它区别于其它报刊的最显著的特点。一期简报甚至只登一篇文章，几段信息，或一期几篇文章，总共一两千字，长的也不过三五千字，读者可以用很短的时间把它读完，适应现代快节奏工作的需要。简报的语言必须简明精炼。
3、限于内部交流。一般报纸面向全社会，内容是公开的，没有保密价值，读者越多越好，正因为如此，它除了新闻性外，还要求有知识性和趣味性。简报则不同，它一般在编报机关管辖范围内各单位之间交流，不宜甚至不能公开传播，特别是涉外机关和专政机关主办的简报更是如此。有的简报，往往是专给某一级领导人看的，有一定的保密要求，不能任意扩大阅读范围。
简报的写作方法
1．简报的概念
简报是党政机关、人民团体、企事业单位内部用于汇报工作，反映问题、沟通情况、指导工作，交流经验、传递信息的一种简短的有一定新闻性质的文书材料。
2．简报的作用
（1）便于领导机关掌握情况、指导工作按照实际情况来决定工作方针，这是一切领导者所应有的工作方法。领导机关通过简报掌握了下面各种情况和问题，他们就会“情况明、决心大、方法对”，并通过本级的简报，通报上面情况，传达有关指示，介绍典型经验，起到上通下联、推动工作的作用。
（2）向上汇报工作，争取指导帮助基层、下级机关编写简报的目的之一是向上级机关汇报工作、反映情况、提供信息，使上级机关了解他的工作情况、存在的问题、创造的经验、涌现的典型，以便根据实际情况采取措施，有问题的给予帮助解决，有经验、典型的，给予表彰推广。
（3）促进单位之间的交流简报除了上送下发外，还可送发左右的兄弟单位和相关单位。通过简报单位之间可以交换情况、互通信息、交流经验、取长补短。
3．简报的分类
（1）综合简报
这是反映本部门、本系统各方面工作情况和问题的简报，也称情况简报。它报导的内容主要是本部门、本系统管辖范围内发生的重大问题、事件及其处理；工作中的重要情况；两个文明建设中出现的新人、新事、新气象、新动态；工作中的新经验、新办法等。以便发现典型、经验及时推广，发现问题及时引起方方面面的注意及时得到解决。这种简报一般是连续不断地编发，或定期或不定期，以指导、推动本部门、本系统的工作。
（2）专题简报
这是将某项专门工作的动态、进展、经验、问题等向上级部门汇报，或向有关部门通情况，或下发所属基层单位借以推动工作。这种简报报导的事件集中，都是围绕某一项专门工作或中心工作来编写的。
（3）会议简报
这是专门报送、交流有关重要会议内容、筹备和进展情况，反映与会者意见和建议的简报。如全国人民代表大会、全国政协会议、中央各种重要会议、地方上的“两代会”、“各种重要的专门会议都要编发会议简报。会议简报分为综合简报和进程简报两种。前者是整个会议编一期简报，在会议后期发送，后者是编发多期简报。一般重大的、时间较长的会议都发进程简报，即每个小阶段编发一期，有时天天编发，以供与会者阅读、互通情报、交流思想经验，把会开好。
4．简报的结构
简报的版面编排格式由报头、正文、报尾三部分组成。
（1）报头
报头一般占首页三分之一的上方版面，用间隔红线与正文部分隔开，报头内容有： 报名：“××简报”、“××××简讯”，一般用大字套红，醒目大方。
期数：排在报名的正下方，有的连续出，还要注明总期数，总期数用括号括入。编号：排在报头右侧的上方位置。
编发单位：排在横隔线的左上方位置。
印发日期：在横隔线的右上方位置。
密级：如：“机密”、“绝密”、“内部刊物”等排在报左侧上方位置。
（2）正文
就是选刊的文章部分。编排原则是：①各篇文章要围绕一个中心，从不同角度反映某一个问题；②最突出中心的文章排在前头；③每篇文章疏密间隔要恰当，标题字大小要一样。
（3）报尾
在末页的下方，用两条平行线框住，左侧写报、送、发单位的名称或个人姓名、职务、右侧写本期印发份数。
密级编号：XX
XXX简报
（第X期）
XXXX编2010年11月11日XXXXXXX标题
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX．
（共印XX份）
篇2：公文简报格式
（一）二级标题：方正楷体加粗三号字 1.三级标题：方正仿宋加粗三号字
正文：方正仿宋三号
段落：标题28磅。正文行距单倍或32磅。
页面设置：上3.7cm、下3.5cm
左2.8cm、右2.6cm
署名：三号方正楷体加粗，用小括号内写明单位+撰稿人姓名。（xx学校
篇3：公文简报格式
1 信函式格式的使用使公文格式不统一
1.1 形成便函、函、信函三种格式并存局面
“函”是不相隶属机关,平行机关之间相互联系工作、商洽有关问题、处理事务的一种文字工具,在我国被各级各类机关、群团、企事业单位广泛使用。据《辞源》(商务印书馆,1979年修订本)记载,“函”指称书信始于汉代,《三国志·魏书·刘晔传》记载:“(曹操)每有疑事,辄以函问晔,至一夜数十至耳。”不过那时的函主要用于私务。用于公务的函,其前身是封建社会官署衙门之间、平级官员之间相互往来的平行公文,如“关”、“刺”、“移”、“解”、“碟”、“咨”等。1912年11月6日北洋军阀政府颁发的《公文程式条例》中规定:“行政各官署无隶属关系者之往复文书,以公函行之。”1957年国务院秘书厅的《关于公文名称和体式问题的几点意见》出台后,“公函”改称“函”。自此“函”被列为正式文种,并开始在我国被广泛使用。新中国成立后,将“函”列为常用或主要文种。20世纪80年代末起,国内选用“函”文种行文时基本上采用便函和函两种形式;但自新国标出台后,用“函”文种行文时,出现了三种格式并存的局面。
一是“便函”形式。长期以来,在我国各级各类机关、人民团体、企事业单位,为方便起见,在介绍、商洽、询问、催办等有关事宜时,往往用一种与书信大体相同的“便函”行文。这类便函格式上只有版头和主体两部分,缺版记部分;两大部分中公文格式的要素往往不完整,而且格式要素标识随意性很大,如:公文印制时使用版头标印有机关全称或简称下有一条红色反线的便笺纸,无发文字号,大多无公文标题,有的虽有公文标题,标题直接为“公函”、“邀请函”、“拜访函”、“约稿函”、“征求意见函”等等。
二是“红头文件”形式,即选用“函”这一公文文种行文时,以正式红头文件格式标印。自1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)及1989年3月1日《国家机关公文格式》(GB9704—1988)标准试行后,我国各级党政机关按照统一、规范的要求,普遍采用公文格式标准中规定的公文格式要素来印制公文。每件公文中格式的三大部分(版头、主体、版记)较完整,各要素较齐全,如党的机关公文使用“函”这个法定文种行文时,版头一般都标印机关全称或规范化简称后加括号内标注“函”字,如“××××××(函)”;发文字号三要素之一机关代码中都标识“函”字,如“×委函”、“×委办函”,“×政函”、“×政办函”等。唯一区别的是印制此类公文时,行政机关的公文版头统一由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。就全国而言,使用“函”文种行文时,公文格式逐步朝着统一、规范的方向迈进。
三是“信函式格式”的形式。1999年底,修订发布了新国标,新国标第11条第1款信函式格式中规定:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。2000年1月1日起,全国各级行政机关大量的公文使用此格式标印,有的党政机关也参照此格式标印公文。自此,国内出现了便函、函、信函三种不同公文格式的版本,原已趋向统一、规范的局面被打破。
1.2 产生的矛盾与问题
1.2.1“文件格式”与“信函式格式”的差异
一是公文格式要素上的差异。表现在构成要素上的不完整性,如:前者的公文版头由发文机关全称(或规范化简称)+“文件”二字组成,后者只标识发文机关全称,没有“文件”二字;前者版记部分标注印发机关名称及印发日期,后者版记部分不标识印发机关名称及印发日期。二是版式不同。公文页边与版心尺寸大小不一。前者的上白边为37mm,后者缩小为30mm;前者在发文机关标识下标印一条156mm的红色反线,后者在发文机关全称下4mm处及在距下页边20mm处分别标印上下两条长度为170mm的武文、文武线。三是格式要素标识的位置不一,如:通常行政机关印发的下行文、平行文,发文字号标识在发文机关标识的下方居中位置;印发的上行文,发文字号标注在红色反线的左上方位置,秘密等级、缓急时限依次标注在公文首页发文机关标识的右上角;而信函式格式的发文字号标注在上一条武文线右下方位置,秘密等级、缓急时限则依次标注在上一条武文线的左下方位置。
1.2.2使用同一文种印制公文时出现红头文件格式与信函式格式两种不同的公文格式的矛盾
众所周知,列入《条例》中的公文主要种类共有14种,列入《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中的公文主要种类共有13种。两个法规合计共有18种公文种类,其中可在新闻媒体、网页公布和在社会公共场所张贴的公文文种有“公报”、“公告”、“通告”和“会议纪要”及“命令(令)”这5种公文种类外,选用其他12种公文种类(决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、意见、议案、条例、规定、指示)行文时,都按正式的“红头文件”格式标印。而自2000年1月1日,信函式格式出现后,打破了这一格局,加剧了公文格式的混乱现象,出现了许许多多问题。
一是导致了“通知”与“函”不分、“请示”与“函”不分、“批复”与“函”不分、“意见”与“函”不分、“通报”与“函”不分、“报告”与“函”不分、“议案”与“函”不分等,同时也出现了“函代请示”、“函代批复”、“函代通知”、“函代意见”等的现象。二是出现大量使用同一文种而用两种不同公文格式印制公文的情况。全国各级行政机关行文的实际情况显见这一现象。例如:《关于印发医药卫生体制五项重要改革2009年工作安排的通知》(国办函〔2009〕75号)、《关于2009年5月份税收收入情况的通报》(闽政税函〔2009〕139号)、《关于对需调整有关地区省级人员出访计划的意见》(外外管函〔2009〕129号)、《关于8月1日“摩的”司机集体上访情况的报告》、《关于支持和加强海峡西岸经济区文化建设的批复》(文港澳台函〔2009〕2322号)、《关于提请<中华人民共和国×××法(草案)>的议案》(国函〔2009〕×号)皆用信函式格式来印制,甚至连任免令、嘉奖令亦用信函式格式印制,如:《关于晋升××同志海关副总监关衔的命令》(国函〔2003〕116号)、《关于给×××同志记一等功的命令》(国函〔2006〕35号);这种使用信函式格式来印制公文的做法还波及党的机关,例如:《关于表彰全国机要交通业务质量竞赛“十连冠”优胜单位的通报》(厅函〔2008〕18号)、《关于接待香港惠安同乡总会海西参访团的请示》(闽委统联函〔2009〕52号)等。以上选择“通知”、“通报”、“意见”、“报告”、“批复”、“议案”、“命令”、“请示”文种行文时使用信函式格式印制的公文,与所谓“红头文件”格式印制的公文的版面,差别很大,形成鲜明的对比,使公文的严肃性、权威性大打折扣。
2 导致公文格式混乱局面的原因分析
2000年初信函式格式启用以来,导致了公文格式更加混乱、不统一的局面。主要原因如下。
2.1 尚未给“函”一个准确的定位,认识上的误区所致
《办法》第四章第十五条规定:“政府各部门……除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。”2001年1月1日《国务院办公厅关于实施<办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)对“函的形式”作出解释,即“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致,与公文内容相符的文种。《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书在解释“信函格式”时指出:“信函式公文格式是针对非普发性公文所采用的一种格式,主要用于答复、解释或说明某种具体事项……这种在眉首只标识发文机关名称而不标识‘文件’二字的‘信函式’公文,用于处理日常事务的平行文或下行文……”国务院公报2008年第5号刊载的《国务院办公厅关于精简会议文件改进会风文风的意见》中谈到控制文件规格时,要求“能以函的形式印发的,不以文件形式印发”。纵观上述条文释义,不但对“函的形式”的确切含义没有明示,而且对特定格式的适用范围和具体使用等有关问题未作明确说明,导致了对“函”的形式的理解上产生分歧,产生出“信函”是不是“函”,属不属于“红头文件”范畴;信函是不是正式行文,正式行文与非正式行文如何界定,若是非正式行文,它有无法定效力;具体事务、日常事务如何区分等许多问题和疑问。
一是从行文规则来看,行文时不按隶属关系和职权范围来选用文种,而是按其内容的重要程度和是否普发来确定。
二是从行文方向看,“函的形式”主要用于平行文,有时也用于处理一般具体、日常事务的下行文;而“文件格式”主要用于普发性的下行文以及上行文。
三是从公文内容上看,以“函的形式”行文主要是用于非普发性行文,处理具体事项和日常事务的一般问题;而用“文件格式”行文涉及的都是法规性、政策性事项或者比较重要的事项。孰轻孰重如何区分、辨别。
四是从所用的文种看,“函”是现行党政机关一种常用的公文文种,而“信函”只是法定公文文种的一种载体。将“函”这个在《条例》、《办法》中列入常用或主要的文种游离于法定文种之外,成为非正式公文。正式公文与非正式公文凭什么界定。
五是从使用范围看,用信函式格式行文在各级行政机关和部门党的机关较为普遍,信函式格式区别于文件格式,那么信函是否属“红头文件”范畴。
2.2 以公文的发文字号中的“发文机关代字”来界定公文格式所致
分析国家行政机关的公文格式细则,不难看出,是以“发文机关代字”来区分公文格式要素的,如:“×发”、“×办发”的公文格式是按照“国标”中第5～9条规定的公文格式的要素标识的,而发文字号为“×函”、“×办函”的,则是按“国标”中第11条第1款“信函式格式”这一特定的公文格式来标识公文格式要素的。这种划分的依据是什么、是否合理,都值得商榷。
3 治理公文格式混乱局面的对策建议
全国三大机关(党、政、军)或是七大系统(党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院)的公文格式,主要有以下7种类型。
一是《条例》、《办法》等规定的公文格式。众所周知,发文机关标识(或称版头)套红标印这是“红头文件”的标志。《条例》、《办法》中规定的公文版式有两种,一种是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;另一种是党的机关公文也可由发文机关全称加括弧标注文种组成。
二是“民用标准”(指新国标)与“军用标准”(指《军队机关公文格式》GJB 5100—2005)中共增加的5种特定公文格式,即:“民用标准”中的“信函式格式”、“命令(令)格式”、“会议纪要格式”和“军用标准”中的“印发、转发和批转的公文”、“代拟稿”、“会议纪要”3种特定公文格式。
三是简报式公文格式。如:党的机关印发时“×办通报”,国家行政机关印发的“内部情况通报”,纪委部门印发的“××××通报”。这些亦属“红头文件”范畴。
四是在新闻媒体上,互联网上发布或在社会上公共场所使用特殊纸张印制张贴的公文,如“公报”、“公告”、“通告”。
五是各级人大代表建议、政协委员提案的答复格式。
六是建国以来在我国社会广泛使用的便函格式。
七是分别用4种不同颜色标印的所谓“红头文件”、“绿头文件”、“白头文件”、“黑头文件”,即:自20世纪60年代以来发文机关标识用红色大字居中套印的“红头文件”,包括用红色大字套印的“密码电报”报头(电报属文件范畴);2009年1月1日启用的用绿色大字套印的“内部明电”报头的“绿头文件”;还有各级党政机关频繁印发的“白头文件”,以及各级各类机关擅自印发或复制的“黑头文件”。
以上仅从公文的版头或首页版面来看,公文格式的混乱现象就不言而喻。这五花八门的各类公文格式,使“红头文件”的权威性和严肃性受到严峻挑战,实有治理整顿之必要。
一是要统一。全国各级机关尤其是上级机关要根植一体化理念,要有与时俱进精神,强化统一性意识,不能对全国公文格式多样性视而不见,抱无所谓的态度。要充分认识公文格式的不统一已严重影响了我国各级各类机关制发的“红头文件”的严肃性和权威性,损害了机关的形象。特别要处理好特殊性与统一性的关系。笔者认为,必须在国标修订中作出正确的抉择。一是目前的“民用标准”与“军用标准”并存实不可取,再也不能强调其他机关的特殊性又出现其他国标了,若政出多门,必然混乱局面依旧。二是各类机关制定了《条例》、《办法》、《规定》中关于公文格式的要素必须统一服从于“国标”,不能从某个机关局部需要来考虑问题,应该有全国一盘棋的意识。三是作为国标一个国家只能有一个,尤其是公文格式国家标准。以往的《国家机关公文格式》和《国家行政机关公文格式》名称都不合适,前者局限在机关,后者更局限在行政机关。国标的名称应为《国家公文格式》为宜,它能涵盖全国范围,即机关、人民团体、企事业单位等。同时,鉴于目前全国各类机关电报格式也不统一的现状,笔者认为,亦很有必要制定出台电报格式国家标准。
二是要规范。公文格式规范须靠国标来约束。首先,国标要严谨规范,对公文格式的每一要素,每一要素的标识位置、每一要素的字体字号等都要作出规范的定义和解释,如:对用少数民族语言印刷公文的排印格式作出具体规定说明(据了解,目前新疆、西藏、内蒙古等地印制此类公文时,排印体式有所不同);又如:对在新闻媒体或互联网上刊登或在社会上张贴的“公报”、“公告”、“通报”的公文格式作出具体规定说明;再如:对简报式、会议纪要式的公文格式各要素作出具体规定说明;同时对使用命令(令)这一文种制发的公文格式要素作出规定说明(据了解,目前在标印此类公文时,行政机关与军队机关标印的格式也有不少差别),等等。若国标不规范,表述不严谨、准确,将无所适从,难免为印制公文格式不规范留下空间,甚至将其视为不规范标印公文格式要素、公文格式混乱的理由。
三是要权威。公文格式是外在形式结构的组织与安排,是显示公文权威性和严肃性的重要标志。因此,修订颁发的公文格式国标要有权威。权威必须建立在制定的国标是合理和科学的基础之上。一是修订公文格式国家标准必须遵循统一、规范的原则。二是加强调研。修订国标时不能闭门造车,要加强在全国范围内的调研工作,不但要考虑上级机关或中央、国家机关的需求,更要通盘考虑省、市、县基层各级各类机关以及人民团体、企事业单位的实际情况,在充分调研的基础上,着手修订;三是广泛听证,集思广益。“国标”这一规范性、专业性较强的文件在修订稿出来后,要进行广泛听证,甚至可以公开征求意见,通过报纸、网络等新闻媒体等公开发布,在全国范围内征求广大文秘工作者的意见;亦可通过召开座谈会、征求意见会等形式,广泛听取上下级机关、业务部门的意见和公文学界、秘书学界、专家学者的意见,集思广益,使之符合我国国情,产生出一个既合理科学又便于操作的统一规范的国家公文格式标准。
篇4：公文简报格式
关键词：通用公文；格式；标准
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。
首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。
其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。
其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。
参考文献：
[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.
[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.
[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.
[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.
[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.
[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准 军队机关公文格式[Z].2005-10-2.
[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.
[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.
[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.
篇5：公文简报格式
报告格式：（建议报告）
关于××××××的报告
院领导：
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。
北京积水潭医院××处 ××××年×月×日
例文(建议报告)
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
卫生部
一九九三年十月二日
报告格式：（情况报告）
关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
北京积水潭医院××处 ××××年×月×日
《报告》写作要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。
二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
篇6：公文简报格式
(公文用纸)
公文纸一般采用国内通用的16开型，推荐采用国际标准A4型，供张贴的公文用纸幅度面尺寸，可根据实际需要确定。
现在，实际办公中用纸，一般采用A4纸。A4纸的相关数据如下。A4纸属A组纸，A组的纸张尺寸的长宽比都是1:，然后舍去到最接近的毫米值。A0定义成面积为一平的纸张。接下来的A1、A2、A3……等方米，长宽比为1:
篇7：公文格式规范与常见公文写作
一、公文概述与公文格式规范
党政机关公文种类的区分、用途的确定及格式规范等，由中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日印发，2012年7月1日施行的《党政机关公文处理工作条例》规定。之前相关条例、办法停止执行。
（一）公文的含义
公文，即公务文书的简称，属应用文。
广义的公文，指党政机关、社会团体、企事业单位，为处理公务按照一定程序而形成的体式完整的文字材料。
狭义的公文，是指在机关、单位之间，以规范体式运行的文字材料，俗称“红头文件”。•
（二）公文的行文方向和原则
1、上行文
下级机关向上级机关行文。有“请示”、“报告”、和“意见”。
2、平行文
同级机关或不相隶属机关之间行文。
主要有“函”、“议案”和“意见”。
3、下行文
上级机关向下级机关行文。
主要有“决议”、“决定”、“命令”、“公报”、“公告”、“通告”、“意见”、“通知”、“通报”、“批复”和“会议纪要”等。
其中，“意见”、“会议纪要”可上行文、平行文、下行文。•
“通报”可下行文和平行文。•
原则：
1、根据本机关隶属关系和职权范围确定行文关系 •
2、一般不得越级行文
3、同级机关可以联合行文
4、受双重领导的机关应分清主送机关和抄送机关 •
5、党政机关的部门一般不得向下级党政机关行文 •(三)公文的种类及用途
1、决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2、决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级机关不适当的决定事项。•
3、命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•
4、公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。•
6、通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
8、通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。•
12、批复。适用于答复下级机关请示事项。
13、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
15、纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
（四）、公文的格式规范 •
1、眉首的规范 •
（1）、份号
也称编号，置于公文首页左上角第1行，顶格标注。“秘密”以上等级的党政机关公文，应当标注份号。•
（2）、密级和保密期限
分“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级。标注在份号下方。•
（3）、紧急程度
分为“特急”和“加急”。由公文签发人根据实际需要确定使用与否。标注在密级下方。•
（4）、发文机关标志（或称版头）
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。套红醒目，位于公文首页正中居上位置（按《党政机关公文格式》标准排布。联合行文，主办机关排列在前。•
（5）、发文字号
由发文机关代字、发文年度和发文顺序号三部分构成，缺一不可。位于发文机关标志与版头中的分割线之间。联合行文，只标明主办机关发文字号。•
（6）、签发人
上行文应当标注签发人姓名。位于发文字号后面，间隔，同一行，直线排开标注。•
（7）、分隔线
版头中的分割线，位于发文字号之下4mm处，居中、与版心等宽、红色。
2、主体的规范 •
（8）、标题
一般由发文机关名称、事由和文种三部分构成，俗称公文标题“三要素”。
不可省略的是文种。
公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。•
（9）、主送机关
指公文的主要受理机关，即收受、办理或执行公文的机关。除“决议”、“决定”、“公告”、“通告”及“会议纪要”等，公文应标注主送机关。
标注多个主送机关时，按党、政、军、群顺序排列。
主送机关可以是一个，也可以是若干个，在公文标题下顶格由左至右标注。
主送机关应当使用全称或规范化简称，同类型机关可使用统称。•（10）、正文
公文的内容。主送机关下方另起行、空两格开始标注，回行顶格。
不标主送机关的公文，正文在标题下两行、空两格标注。•
公文首页和用印之页必须有一行以上的正文。•
（11）、附件说明
附件是随文发送的文件、报表及其他有关材料等，是公文的重要组成部分，与正文具有同等效力。
公文有附件就要标注附件说明，在正文之后，另起一行、空两格书写。
附件说明要具体明确，标注附件名称。如有两份以上，则要标注序号。
（12）、发文机关署名
凡有主送机关的公文必须有署名。署名应用全称或规范化简称，标注在正文或附件说明右下方。
几个机关联合行文，应由各机关联合署名。•
（13）、成文日期
公文成文日期表明其生效时间。应完整标注年、月、日，一律用阿拉伯数字标注。
公文成文日期以机关负责人签发时间为准，多人签发，以最高职务负责人签发时间为准； 联合行文以会签日期或最后一个签发机关负责人签发日期为准；会议通过的公文以通过的时间为准。
成文日期标注位置：
一是标注在发文机关署名下一行；
二是标注在标题下居中，凡是会议通过的公文，必须把会议名称、通过时间及“通过”二字置圆括号内、于标题之下。•
（14）、印章
印章是公文有效性的凭证。印章中心线压在成文日期上。•
公文中有发文机关署名的，加盖发文机关印章。•
联合上报的公文，加盖主办机关印章。
联合下发的公文，各发文机关都应当加盖印章。
会议纪要一般不加盖印章。•
（15）、附注
公文印发传达范围等需要说明的事项。
标注在成文日期下一行，居左空两格加圆括号。• 如：（此件发至县、团级）•
（16）、附件
公文正文的说明、补充或者参考资料。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。
3、版记的规范
（17）、抄送机关
指除主送机关外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
抄送机关标注在公文末页或者另一页倒数第二行、顶格。加分割线（没有附件在公文末页，有附件在附件后另一页纸背面标注）•
（18）、印发机关和印发日期
印发机关和印发日期标注于抄送机关下面，在末条分割线上标注，印发机关左空一字标注； 印发日期右空一字用阿拉伯数字标注年、月、日，后加“印发”二字。
•(五)、公文其他规范 •
1、排版印制规范
排版：从左至右横写、横排。发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；标题用2号宋体字或黑体字；秘密等级、保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、附注、抄送机关、印发机关、印发时间用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字，正文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。
用纸：国际标准A4型（长297mm、宽210mm）
2、数字的使用
公文中的数字，除结构层次序数和在词、词组、惯用语、宿略语、修饰语中作为词素的数字必须用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3、引文的要求
引用公文应当先引公文标题，后引发文字号。发文字号应用圆括号。
二、机关公文写作
（一）公文写作要素 •
公文四要素：主题、材料、结构、语言 •
1、观点要正确，主题要突出
主题也称中心思想，是贯穿全文的基本观点，是决定文章成败的关键。
公文主题的特点和要求：
（1）直陈性。观点非常明确，一般采用对客观事物直接表明态度或意见的方式来直陈观点。
（2）正确性。主题要符合客观实际，符合事物的发展规律，符合党和国家的方针政策。
（3）鲜明性。主题表达要明白、清楚、确切，不含糊其辞，不模棱两可，不躲躲闪闪，提出什么，反对什么，应该怎么做，不应该怎么做，都应写得明明白白。
（4）集中性。指一篇公文只能表达一个意图、一个基本观点，而不能头绪繁多，主题分散。•
2、材料要充分，运用要妥帖
材料是指文章中用来表现主题的依据，包括事实、事理、数据等。
材料选择的原则是：切题、典型、真实、新颖、适体。•
3、结构要合理，条理要清晰
结构，就是文章内部的组织构造，即文章内容的组织排列形式。
结构安排的原则是：紧扣主题，完整严谨；层次分明，条理清楚；疏密相间，均衡匀称。•
4、语言要简练，用词要准确
语言运用的原则：严肃庄重、准确贴切、简洁精练、鲜明生动、固定规范。
（二）常见公文的写作 •
1、通知
通知是批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部使用的公文。
通知使用没有级别限制，上至党中央国务院下至乡镇都可以制发通知。通知内容广泛，国家大事乃至社会生活的各方面都能涉及。
一份通知只布置一项工作或只告知一件事情，即“一文一事”。•
通知是下行文，是要求下级机关办理、执行、服从安排或告知的事项。•
通知的分类及用途：
（1）指示性通知：用于传达上级机关的决定、规定、指示或某方面的政策，向下布置需要执行与办理的工作或具体事项。•
（2）告知性通知：向下属机关告知相关事项而不需要执行或办理，如：成立、调整或撤销机构；启用或废止公章；变更机构名称、地址、电话号码；调整组织成员等。
（3）事务性通知：要求下属机关办理一般性事项，如：召开会议，布置工作，下达任务、指示，印发工作计划，任免和聘用干部等。基层组织使用最多的是通知。
（4）批示性通知：用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。
批转通知只能批转一次，转发通知可以层层转发。•
通知的写作要点： •
（1）标题
由制发机关名称、事由和文种三要素组成。批转、转发通知的事由是所批转或转发公文的名称。•
（2）主送机关
所有通知必须有主送机关，即通知的承办、执行和应予知晓的主要受文机关。•
（3）正文
通知一般有三个组成部分
A、前言，写明制发通知的理由、目的、依据或情况。•
B、主体，写明通知事项，即要求受文机关承办、执行和应予知晓的事项。可以分条列项写出，条目分明。如会议通知，注意时间、地点、会议内容、与会人员、作何准备等要明白无误。•
C、结尾，一般用“特此通知”结尾，但前言如已使用“特作如下通知”，则不宜再用作收尾。
以上是公文通知的要求，而机关日常即时通知可以比较灵活，如发领物品通知。•
2、通报
通报是用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况的公文。
通报的特点： 典型性、时效性、教育性。
通报标题要用能概括事实的实题，严格按公文标题“三要素”制作。
通报正文主要包括四个部分： •
（1）原因与根据
（2）主要事实和情况 •
（3）入情入理的分析 •
（4）处置意见和要求 •
通报与通知的区别：
（1）通报重在“报”，是报道和传播信息，起到借鉴教育作用；通知重在“知”，是知之而后行，要贯彻执行，有强制执行力。
（2）通报的对象不是特定的；通知的对象是特定的。
（3）通报用于下行文和平行文；通知用于下行文，用于平行文必须是有业务隶属关系的。
3、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关询问时用的陈述性公文。
报告是上行文，只向自己单位的直接上级发出。•
报告的写作要点： •
（1）标题
A、“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。
B、“什么什么工作的报告”不要写成“什么什么的工作报告”。•
（2）主送机关
A、所有报告必须有主送机关，且必须是直接的上级领导机关或指导机关。
B、报告是上行文，主送机关只能有一个。•
C、报告不送领导个人。•
（3）正文
A、事由
写报告的是什么事，为什么要写这份报告。直陈其事，把情况及前因后果写清楚。•
B、事项
包括：基本情况（工作步骤、措施）、主要成绩、经验教训、存在问题、今后打算（也可以写意见和建议）。可标明序号或列小标题逐项写作。•
C、结束语
单独成段。
如：“特此报告”、“专此报告” •
呈转式报告：“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”
（4）注意事项
A、叙述事实、情况用概述。•
B、重点突出，中心明确。•
C、实事求是，有针对性。
D、报告事项中不要夹带请示事项。
4、请示
请示是下级机关向上级机关请求指示、批准或批转的呈请性、期复性公文。呈请性是请示的最大特点。•
请示的写作要点：
（1）标题
A、“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。•
B、文种一定要写“请示”，如写“申请”、“请求”都不对，上级机关可不予受理。更不能写成“请示报告”。•
（2）主送机关 •
A、主送机关只能有一个，且一般不主送上级机关领导个人。•
B、如果有双重领导机关，可用抄送的办法。
（3）正文
A、请示的原由、基本情况。•
B、请示的事项、具体方案。•
C、结束语
语气要谦和，目的要肯定。•
如：“特此请示，请予批复” •
“以上意见当否，请示复”
“以上请示如无不妥，请批转各部门执行” •
（4）注意事项
A、一文一事。•
B、一个主送机关。
C、逐级请示，不可越级。•
D、语气要谦和、注意分寸。•
报告与请示的区别： •
（1）行文目的不同。•
（2）行文时间不同。•
（3）收文处理不同。
5、批复
批复是适用于答复下级机关请示事项的公文。
批复属于被动行文，下级有请示，上级才能发出批复。•
批复必须就请示事项作出答复，观点要明确，态度要鲜明，不能含糊。•
批复的分类及用途：
（1）同意性批复，对下级机关的请示事项表示同意。
（2）否定性批复，对下级机关的请示事项表示否定。必须讲清楚否定的理由以及解决问题的办法。
（3）解答性批复，对有关法律、政策、法规的解答性批复，只能由有权解释单位制发，本单位无权解释的可逐级往上请示，直到有权做出解释的机关。
批复的写作要点： •
（1）标题
“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。•
（2）主送机关
批复只主送报送请示的机关，即谁请示批复给谁。其他协办或需知批复内容的机关一律抄送。•
（3）正文
A、引据
写明是针对何文所作的批复，先写标题，再用括号标明来文发文字号。
B、答复
针对来文请示事项作出答复。
C、结尾
多用“此复”、“特此批复”结束全文。如在引据后有“批复如下”，则不另写结尾语。•
（4）注意事项
A、收到请示，必予批复。
B、批复要慎重，具有可行性和可操作性。
C、意见要明确，语气要肯定，不可含糊其辞。
6、函
函是适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的公文。•
函的分类及用途：
（1）商洽函
机关、单位之间相互商洽工作、联系事情使用。•
（2）问答函
询问问题的函为问函，答复对方的函为复函。•
（3）请求函
向平行或不相隶属的政府主管职能部门如计划、规划、财政、税务、劳动、人事、机构编制、工商、物价、科技、外事等请求批准的公文。
（4）告知函
平行或不相隶属机关、单位之间相互知照、告知事项的公文。•
函的写作要点： •
（1）标题
函虽然简便灵活，但作为公文，应使用正式标题，“三要素”必须齐全。如有版头，制发机关可省略。•
（2）主送机关
直接发函联系、询问、请求、告知、答复的机关单位为主送机关。
（3）正文 •
A、发函的原因。
B、商洽、询问、请求、告知、答复的事项。•
C、结尾
不同类型的函，其结束语有所不同： •
商洽函：请予支持、特此函达 •
询问函：特此函询、请予函复 •
答复函：特此函复、专此函告
请求函：请予批准、请予核准、请予函告 •
告知函：特此函告、特此知照
注：公函一般不用“此致敬礼”等祝颂语。•
（4）注意事项
A、格式规范。函是正式公文，必须符合公文格式规范。•
B、一事一函。不可以一函多事。
C、开门见山，观点明确。不可为了谦逊而表意不清。•
D、用语谦逊得体。不可带有指令性语气。
（三）常见事务文书写作
1、计划
计划是对即将开展的工作预先所做的设计和安排，并用书面形式表达出来的一种机关事务文书。
按计划内容分，有：学习计划、培训计划、成才计划、工作计划、生产计划、经营计划、科研计划、调研计划、活动计划、健身计划、创建计划、创新计划、创业计划、经费使用计划、预算计划、收入增长计划等等。
按计划时间分，有：长远计划、年度计划、阶段计划、短期计划等等。
按计划主体分，有：国家计划、地区计划、部门计划、单位计划、个人计划等等。•
计划写作要点： •
（1）标题
一般由单位名称、适用期限、内容范围、文件名称四部分组成标题。如：《XX镇司法科2015年普法工作计划》 •
（2）开头 •
计划的开头以阐明制定计划的指导思想为主，简明扼要地说明“为什么做”，一般包含以下一些内容：
A、制定计划的依据。写明本计划根据的有关方针、政策以及上级的有关指示精神，布置的有关工作、要求等。如征兵工作计划。
B、对本单位基本情况的分析。简要分析本单位所要完成该工作的必要性，所具备的主客观条件以及前段工作的基本情况。
C、计划期间所要完成的新工作的总目标、总任务以及所要达到的目的、做好工作的意义。
以上内容可按计划的使用范围有所选择、有所侧重，通常采用一个自然段。
（3）、正文
由计划的目标、措施、步骤三部分构成，简称计划的“三要素”。分别回答“做什么”、“怎样做”、“何时做”。•
A、目标和任务
具体工作任务是什么，做到什么程度，具体数量、质量要求是什么，做到目标明确、任务具体、要求清楚。
B、措施和方法
这部分内容主要包括：需要创造什么条件，组织哪些人力物力，每项任务怎样分工，哪个部门主管，哪个部门协同以及责任人等，都要具体明确。便于各司其职，开展工作，也便于检查督促。•
C、步骤和安排
使执行计划的单位和个人既知道做什么、做多少，又知道什么时间必须做完。从而使工作有条不紊进行，保证总目标如期实现。
（4）、结尾
通常写执行计划注意事项，描述计划实施后的前景，为完成计划目标而提出号召、鼓励。如“十三五规划”。一些篇幅短小、内容单一的计划也可不写结尾。
2、总结
总结是将已经做过的工作进行全面系统的回顾，分析研究，找出经验教训，得出规律性认识并用文字表达出来的一种事务文书。•
个人和社会的成长发展历史，就是实践—总结—再实践—再总结的历史。（如抗战）
通过总结，可以肯定成绩、找出差距，从而积累经验、改进工作；可以提高认识问题、分析问题、解决问题的能力。
总结按内容分为：学习总结、思想总结、工作总结等；按主体分为：个人总结、科室总结、单位总结等；按时间分为：阶段总结、年度总结等；按性质分为：专题总结、综合性总结等。
总结的写作要点： •
（1）标题
总结的标题主要有三种写法：
A、由单位名称、时限和总结的类别组成。•
B、用一直接表现主题的短语作为标题。
C、正标题概括总结内容，副标题加以补充说明。这种标题适合于典型性、经验型工作总结。•
（2）开头
总结的开头又叫引言，一般直接了当地概括说明总结的基本情况。
A、说明总结的目的、意义。
B、交待开展工作的背景、环境、基础等基本条件。
C、概述工作的基本情况（主要的成绩、经验，存在的缺点、教训等）。
D、对工作情况的总体评价。•
（3）、正文
正文是总结的核心部分，应着重写好以下内容：
A、主要工作过程和成绩。包括：做了哪些工作，怎么做的，开始怎样、后来怎样，遇到哪些问题，如何解决的。
B、经验和体会。在对成绩和做法概括的基础上，分析归纳出来的理性认识。要自然贴切、确如其分。
C、缺点、不足和教训。即应当做而没有做或应当做好而没有做好的工作，并分析造成这种情况的主、客观原因。•
（4）结尾
结尾是总结全文的自然结束，一般是再次概括总结主要内容，再次强调主题，形成首尾呼应。也可以简要指出今后的努力方向或下一步工作的初步打算。
结尾的右下方注明所总结的单位名称或个人姓名、成文日期。单位总结如要上报下发，须加盖公章。
3、行政执法类法律文书
行政执法类法律文书的操作与适用贯穿在我们执法办案的全过程，执法实践中将其分类，一般应包括立案类、调查取证类、告知类、决定类、执行类、结案类、其他类共七类文书。•
具体内容有：
•（1）立案类文书
主要包括案件举报登记表、立案审批表。•
（2）调查取证类文书
主要包括现场检查笔录、询问通知书、询问笔录、陈述笔录、先行登记保存通知书、抽样取证通知书、委托鉴定书、委托调查函、采取（解除）强制措施审批表、封存（查封、扣押）物品通知书、封存（查封、扣押）物品清单、案件调查终结审批表。
（3）告知类文书
包括行政处罚事先告知书、听证告知书、听证通知书、听证笔录。
（4）决定类文书
包括行政处罚决定审批表、当场处罚决定书、行政处罚决定书、没收物品清单。
（5）执行类文书
包括罚款催缴通知书、延期（分期）缴纳罚款审批表、延期（分期）缴纳罚款批准书、强制执行申请书、强制执行通知书、强制执行决定书。
（6）结案类文书
包括结案审批表、案件移送审批表、案件移送函。
（7）其他文书
主要有责令改正通知书、行政建议书、送达回证。
行政审批受理通知书
编号： •
：
•你（单位）申请办理事项：
经审查，申请资料齐全，现同意受理，我局将在个工作日（不含节假日）内作出相关行政审批决定。届时申请人凭此通知书及身份证（委托他人的应出具委托书和被委托人身份证明）至本局窗口领取办理结果。
本通知书是我局受理行政审批申请的书面凭证，一式两份，其中一份存档备查。
申请人（单位）提交的资料：
XX市城乡规划局（盖章）•
2015年8月16日
••••
责令改正通知书
编号：
：
你单位存在以下安全生产问题，具体有： •
1、•
2、•
3、。
上述问题涉嫌违反XXXXXX规定，现责令你（单位）对上述第项问题立即整改；对第项问题按照相关法律规定于
****年**月**日前整改完毕。逾期不整改的，依法给予行政处罚。[或者现责令你（单位）停止上述行为。]
行政执法人员（签名）： •
被检查人或单位（签名）：
××市安全生产监督管理局（盖章）•
2015 年 8月 15 日
行 政 建 议 书
X市监字[2015]第19号
XX 市卫生局：
我局在2015年7月份食品生产加工企业基本情况摸底调查时，发现XX桂祥斋糕点厂等23家企业无《卫生许可证》，擅自从事食品生产加工。
以上行为违反了《食品卫生法》第二十七条，“食品生产经营企业和食品摊贩，必须先取得卫生行政部门发放的卫生许可证方可向工商行政管理部门申请登记。未取得卫生许可证的，不得从事食品生产经营活动”的规定。
依据《食品卫生法》第四十条规定，“未取得卫生许可证或者伪造卫生许可证从事食品生产经营活动的，予以取缔，”，为保护广大人民群体身体健康，维护正常的经济秩序，根据《食品卫生法》相关规定，建议贵局对23家企业进行审核确定，确属无证的，且又未正在申办卫生许可证的，依法予以取缔。
附：无卫生许可证企业名单：
XX市市场监督管理局（盖章）
2015年8月20日
行政处罚决定书 •
××罚字〔 〕号 •
：
•法定代表人(单位)：
职务： •详细地址：
一、环境违法事实和证据
经调查核实，你单位(或者个人)实施了以下环境违法行为： •
1.•
2.•
以上行为有下列证据为证： •
1.•
2.•
上述行为违反了《
》第条 第款和《
》第条第款之规定。•
二、行政处罚的依据、种类及其履行方式和期限
我局依据《
》第 条第款和《
》第条第款之规定，决定对你单位(或者个人)作出如下行政处罚： •
1.罚款(大写)
万元，限行政处罚决定书送达后10天内缴纳。
• •
XX市环境保护局（盖章）•
2015年8月22日
公文写作练习题
1、按照公文写作要求，指出下列公文存在的错误。
季市镇人民政府文件
关于购置秸秆禁烧巡逻车的请示报告
靖季政【2015】56号
市委、市政府： 由于乡镇合并，我镇区域扩大了很多，为了做好秸秆禁烧工作，我镇机关干部、村队干部人人参与，个个上阵，不怕苦、不怕累，晴天一身汗、雨天一身泥，昼夜不停加强巡逻，严防死守，虽然至今未发生大面积秸秆焚烧事件，但也多次发生险情，幸好发现及时，快速扑灭。但干部们已经疲于奔命，身心憔悴，难以坚持。为此，急需购买两辆小轿车，以加强巡逻。请批准同意并拨款30万元。另外，给我镇的机耕推广补贴费还有18万元没有到账，请一并拨付。
特此报告，请从速解决，以免误事！
季市镇政府
2、按照公文写作要求，指出下列一则“通知”中错误或不规范之处。
通
知
冬天的脚步一步一步深入，冰凉的寒意一阵一阵趋浓，而“四城同创、融入苏南”的热潮却不断升温，形势令人鼓舞，成果催人奋进。在此大好形势下，市委市政府为表彰先进，加快发展，决定举办“苏南现代化建设给我们的启示”、“上海自贸区设立与靖江经济发展”理论研讨会。望各单位做好准备。
特此通知。
靖江市委市政府
二0一三年十一月十六日
3、根据提供材料，按照公文写作要求，拟写一份公文。
篇8：电子公文的格式设置
一、公文格式规定
各级各类机关公文格式规定不尽相同,比较具有代表性的有:《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999,以后简称《格式》)、《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号),《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)。本文以《格式》规定为准。
1、公文用纸幅面及版面尺寸
《格式》第5节规定:公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。
2、排版规格
《格式》第7节规定:正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
3、字号字体
《格式》第8节规定各要素标识的字号字体如下:
字号:公文标题用2号字,发文机关标识以醒目美观原则酌定,其余各要素全部用3号字体。
字体:秘密等级、紧急程度用黑体;签发人用仿宋体字,签发人姓名用楷体字;“主题词”用黑体字,居左顶格标识,词目用小标宋体字,词目之间空1字;主送机关、附件标识、抄送和抄送机关、印发机关、印发时间一律使用仿宋字。
4、页码
《格式》第9节规定:页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
5、表格
《格式》第10节规定:公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)就为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
6、版记
《格式》第8.3.5节规定:版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
二、Word文档格式电子公文
MS Word作为微软办公软件的重要组件之一,是公文处理中被广泛应用。用WORD处理公文时,重点要注意以下参数设置:
1、页面设置
页面设置关系到公文页边与版心尺寸、页面行数、页码位置。一般情况下,纸张应选A4型纸纵向排列,页边距应设置为:上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米,右2.6厘米。版式设置:页脚设置为2.7厘米。文档网格设置:每页22行。因特殊原因需横排时,页边距应设置为:左3.5厘米、右3.7厘米、上2.8厘米,下2.6厘米。此设置不是Word文档默认参数,经常使用公Word文档处理公文的用户,可以将参数此设为默认值。
2、字号字体设置
《格式》花了大量篇幅规定公文字号字体设置。在具体应用中,由于仿宋体和三号字用得最普通,可以先将通篇设置为三号仿宋体(可设置为默认值),再将标题设置为二号小标宋体,秘密等级、紧急程度用黑体;签发人用仿宋体字,签发人姓名用楷体字;“主题词”用黑体字,主题词词目用小标宋体字。
3、段落设置
若页面设置为每页22行,段落可选择默认设置。
4、表格
表格名称应在表格最前面。内容较多的表格中,可以灵活选择小字号宋体(选择宋体以外其它小号字体,可能会因公文印刷效果不佳影响阅读)。表格跨页时,单元格不能跨页,标题行必须重复显示。表格部分段落的设置,必须取消默认的“如果定义了文档网格,则对齐网格”选项。
5、页码
在Word格式公文中插入页码时,页码位置选择为页面底端(页脚),对齐方式为外侧,数字格式为阿拉伯数字。插入页码后,为了达到“数码左右各放一条4号一字线……单页码居右空1字,双页码居左空1字”的效果,在数码前后分别插入两根“—”字线,再将外侧“—”字线设置为白色。最后将数码和一字线设置为4号字。如无特殊情况,正文与附件页码应连续编排。
三、Excel表格
当公文中附表内容较多时,使用Excel表格比Word表格要方便得多。
1、字号字体设置
通常情况下,由于表格内容较多,表格中一般不采用3号仿宋字体。同时,为了保证印刷效果,通常使用较小字号的宋体字。除了表格名称需要按公文要求设置2号(22磅)小标宋字体、附件标识及序号要求设置为3号(16磅)仿宋外,表格内容可以一律选择4号(12磅)宋体(默认字号字体)。内容较多时,可以通过页面设置中的“缩放比例”选项来调整。如果通过字体调整,操作会比较复杂。
2、表格行高和列宽设置
根据表格内容多少,按照整洁、美观原则,合理设置各行行高和各列列宽。表格内容较多时,要尽量压缩行高或列宽。
3、单元格设置
根据内容需要设置水平对齐和垂直对齐方式。合并单元格时,一定不能跨页合并,以保证每页表格的相对完整性。
4、页面设置
(1)页面
普通表格A4应选A4型纸纵向排列,内容较多时,可选择横向排列或A3幅面,缩放比例可根据表格内容多少灵活掌握,但主体文字缩放后不得大于3号字。
(2)页边距
A4型纸纵向排列时,页边距应设置为:上3.7、下3.5、左2.8,右2.6,页脚2.7。需横排时,页边距设置为:左3.5、右3.7、上2.8,下2.6,页脚1.8。页边距允许适当调整,但页各边距均不得小于2.0。
(3)页眉与页脚
A4纵向排列且表格内容不超过1页时,可以通过“页眉/页脚”设置页码。页脚样式设为“—&[页码]—”,4号宋体。位置:单页码居右且右空一字,双页码居左且左空一字。
如果表格横向排列、大幅面或者页数超过1页,要用Excel表格排出规范页码格式,就比较困难了,建议先将表格内容及其它参数校对无误后,再转换成PDF格式公文,最后在PDF格式文档中设置页码。(参考本文第4节。)
附件中的表格页码应与公文正文连续编排。工作簿中有多个表格时,在第一个工作表设置正确的“起始页码”值,其他工作表“起始页码”项输入“自动”(默认值)。打印时,打印全部工作簿中的指定页码即可。
(4)工作表
表格内容较多、须多页打印时,每份表格首页首行需要居左标注“附件”及序号(多个附件时标序号),首页第二行需居中显示表格名称,续表每页必须选择顶端标题行或左端标题列(行列参数)。
一份文件有多个Excel表格附件时,可以做成一个Excel工作簿,只需在每个工作表中标明附件标识。
四、PDF文档
PDF(Portable Document Format,便携式文档格式),是由Adobe Systems用于文件交换所发展出的文件格式,已成为ISO32000国际标准,优点在于跨平台、能保留文件原有格式、开放标准,在电子公文和其它文档中被广泛使用。
1、PDF文档的合并
一份电子公文,可能由正文和多个附件组成。如果正文及附件采用多种不同文档格式,在公文传递过程中,用户需要安装多个应用程序。在用Word、Excel及其它专业图表软件阅读过程中,很可能由于阅读者误操作造成公文内容发生改变,也可能由于软件版本不同误码显示等问题,影响公文的严肃性。在实践应用中,可以定稿的电子公文统一转换成PDF格式文档,再用Adobe Acrobat将多个文档合并成一个PDF格式文档。这样,既方便阅读,又保留了文件原有格式。
2、页码
用Adobe Acrobat 7.0及以上版本可以非常方便地设置页码。设置页码前,需要先将需设置页码A4横排页面逆时针旋转90度,再通过添加文档页脚方式设置页码。设置页码时,要按奇数页添加右侧页脚文本、偶数页添加左侧页脚文本分两次进行。插入页码后,在数码左右各放一条一字线。页码字体为半角白体阿拉伯数码,字号为12磅(4号字)。页边距:左3.1cm,右3.1cm,下3.1cm。设置完成后,最后将A4型纸横排页面顺时针旋转90度,还原到横排状态。
3、书签
在公文内容较多时,为公文添加书签,可以方便阅读。
4、安全设置
为了防止PDF格式电子公文文档被修改或伪造,可以使用口令安全、证书安全等方式对文档安全性属性进行设置。
五、结束语
成都铁路局经过多年实践,将常用办公软件的使用与公文格式规定相结合,探索出一套行之有效的办法,有效确保电子公文符合《国家行政机关公文格式》相关要求,大力推动了办公信息化和自动化。
参考文献