公文的格式（共9篇）
篇1：公文的格式
公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三
报告格式：（建议报告）
关于××××××的报告
院领导：
根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。
北京积水潭医院××处 ××××年×月×日
例文(建议报告)
关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告
国务院：
脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。
以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
卫生部
一九九三年十月二日
报告格式：（情况报告）
关于××××××的报告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。
北京积水潭医院××处 ××××年×月×日
《报告》写作要点
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。
二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。
篇2：公文的格式
公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三 报告格式：（建议报告）关于××××××的报告院领导：根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××。
二、××××××××××××××××××。以上意见如无不妥，请批转各部门执行。北京积水潭医院××处××××年×月×日 例文(建议报告)关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告国务院：脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下：
一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。
二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的 十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。卫生部一九九三年十月二日 报告格式：（情况报告）关于××××××的报告根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议：
一、×××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××。北京积水潭医院××处××××年×月×日 《报告》写作要点报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。
一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。
二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。
篇3：公文的格式
1 信函式格式的使用使公文格式不统一
1.1 形成便函、函、信函三种格式并存局面
“函”是不相隶属机关,平行机关之间相互联系工作、商洽有关问题、处理事务的一种文字工具,在我国被各级各类机关、群团、企事业单位广泛使用。据《辞源》(商务印书馆,1979年修订本)记载,“函”指称书信始于汉代,《三国志·魏书·刘晔传》记载:“(曹操)每有疑事,辄以函问晔,至一夜数十至耳。”不过那时的函主要用于私务。用于公务的函,其前身是封建社会官署衙门之间、平级官员之间相互往来的平行公文,如“关”、“刺”、“移”、“解”、“碟”、“咨”等。1912年11月6日北洋军阀政府颁发的《公文程式条例》中规定:“行政各官署无隶属关系者之往复文书,以公函行之。”1957年国务院秘书厅的《关于公文名称和体式问题的几点意见》出台后,“公函”改称“函”。自此“函”被列为正式文种,并开始在我国被广泛使用。新中国成立后,将“函”列为常用或主要文种。20世纪80年代末起,国内选用“函”文种行文时基本上采用便函和函两种形式;但自新国标出台后,用“函”文种行文时,出现了三种格式并存的局面。
一是“便函”形式。长期以来,在我国各级各类机关、人民团体、企事业单位,为方便起见,在介绍、商洽、询问、催办等有关事宜时,往往用一种与书信大体相同的“便函”行文。这类便函格式上只有版头和主体两部分,缺版记部分;两大部分中公文格式的要素往往不完整,而且格式要素标识随意性很大,如:公文印制时使用版头标印有机关全称或简称下有一条红色反线的便笺纸,无发文字号,大多无公文标题,有的虽有公文标题,标题直接为“公函”、“邀请函”、“拜访函”、“约稿函”、“征求意见函”等等。
二是“红头文件”形式,即选用“函”这一公文文种行文时,以正式红头文件格式标印。自1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)及1989年3月1日《国家机关公文格式》(GB9704—1988)标准试行后,我国各级党政机关按照统一、规范的要求,普遍采用公文格式标准中规定的公文格式要素来印制公文。每件公文中格式的三大部分(版头、主体、版记)较完整,各要素较齐全,如党的机关公文使用“函”这个法定文种行文时,版头一般都标印机关全称或规范化简称后加括号内标注“函”字,如“××××××(函)”;发文字号三要素之一机关代码中都标识“函”字,如“×委函”、“×委办函”,“×政函”、“×政办函”等。唯一区别的是印制此类公文时,行政机关的公文版头统一由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。就全国而言,使用“函”文种行文时,公文格式逐步朝着统一、规范的方向迈进。
三是“信函式格式”的形式。1999年底,修订发布了新国标,新国标第11条第1款信函式格式中规定:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。2000年1月1日起,全国各级行政机关大量的公文使用此格式标印,有的党政机关也参照此格式标印公文。自此,国内出现了便函、函、信函三种不同公文格式的版本,原已趋向统一、规范的局面被打破。
1.2 产生的矛盾与问题
1.2.1“文件格式”与“信函式格式”的差异
一是公文格式要素上的差异。表现在构成要素上的不完整性,如:前者的公文版头由发文机关全称(或规范化简称)+“文件”二字组成,后者只标识发文机关全称,没有“文件”二字;前者版记部分标注印发机关名称及印发日期,后者版记部分不标识印发机关名称及印发日期。二是版式不同。公文页边与版心尺寸大小不一。前者的上白边为37mm,后者缩小为30mm;前者在发文机关标识下标印一条156mm的红色反线,后者在发文机关全称下4mm处及在距下页边20mm处分别标印上下两条长度为170mm的武文、文武线。三是格式要素标识的位置不一,如:通常行政机关印发的下行文、平行文,发文字号标识在发文机关标识的下方居中位置;印发的上行文,发文字号标注在红色反线的左上方位置,秘密等级、缓急时限依次标注在公文首页发文机关标识的右上角;而信函式格式的发文字号标注在上一条武文线右下方位置,秘密等级、缓急时限则依次标注在上一条武文线的左下方位置。
1.2.2使用同一文种印制公文时出现红头文件格式与信函式格式两种不同的公文格式的矛盾
众所周知,列入《条例》中的公文主要种类共有14种,列入《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中的公文主要种类共有13种。两个法规合计共有18种公文种类,其中可在新闻媒体、网页公布和在社会公共场所张贴的公文文种有“公报”、“公告”、“通告”和“会议纪要”及“命令(令)”这5种公文种类外,选用其他12种公文种类(决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、意见、议案、条例、规定、指示)行文时,都按正式的“红头文件”格式标印。而自2000年1月1日,信函式格式出现后,打破了这一格局,加剧了公文格式的混乱现象,出现了许许多多问题。
一是导致了“通知”与“函”不分、“请示”与“函”不分、“批复”与“函”不分、“意见”与“函”不分、“通报”与“函”不分、“报告”与“函”不分、“议案”与“函”不分等,同时也出现了“函代请示”、“函代批复”、“函代通知”、“函代意见”等的现象。二是出现大量使用同一文种而用两种不同公文格式印制公文的情况。全国各级行政机关行文的实际情况显见这一现象。例如:《关于印发医药卫生体制五项重要改革2009年工作安排的通知》(国办函〔2009〕75号)、《关于2009年5月份税收收入情况的通报》(闽政税函〔2009〕139号)、《关于对需调整有关地区省级人员出访计划的意见》(外外管函〔2009〕129号)、《关于8月1日“摩的”司机集体上访情况的报告》、《关于支持和加强海峡西岸经济区文化建设的批复》(文港澳台函〔2009〕2322号)、《关于提请<中华人民共和国×××法(草案)>的议案》(国函〔2009〕×号)皆用信函式格式来印制,甚至连任免令、嘉奖令亦用信函式格式印制,如:《关于晋升××同志海关副总监关衔的命令》(国函〔2003〕116号)、《关于给×××同志记一等功的命令》(国函〔2006〕35号);这种使用信函式格式来印制公文的做法还波及党的机关,例如:《关于表彰全国机要交通业务质量竞赛“十连冠”优胜单位的通报》(厅函〔2008〕18号)、《关于接待香港惠安同乡总会海西参访团的请示》(闽委统联函〔2009〕52号)等。以上选择“通知”、“通报”、“意见”、“报告”、“批复”、“议案”、“命令”、“请示”文种行文时使用信函式格式印制的公文,与所谓“红头文件”格式印制的公文的版面,差别很大,形成鲜明的对比,使公文的严肃性、权威性大打折扣。
2 导致公文格式混乱局面的原因分析
2000年初信函式格式启用以来,导致了公文格式更加混乱、不统一的局面。主要原因如下。
2.1 尚未给“函”一个准确的定位,认识上的误区所致
《办法》第四章第十五条规定:“政府各部门……除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。”2001年1月1日《国务院办公厅关于实施<办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)对“函的形式”作出解释,即“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致,与公文内容相符的文种。《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书在解释“信函格式”时指出:“信函式公文格式是针对非普发性公文所采用的一种格式,主要用于答复、解释或说明某种具体事项……这种在眉首只标识发文机关名称而不标识‘文件’二字的‘信函式’公文,用于处理日常事务的平行文或下行文……”国务院公报2008年第5号刊载的《国务院办公厅关于精简会议文件改进会风文风的意见》中谈到控制文件规格时,要求“能以函的形式印发的,不以文件形式印发”。纵观上述条文释义,不但对“函的形式”的确切含义没有明示,而且对特定格式的适用范围和具体使用等有关问题未作明确说明,导致了对“函”的形式的理解上产生分歧,产生出“信函”是不是“函”,属不属于“红头文件”范畴;信函是不是正式行文,正式行文与非正式行文如何界定,若是非正式行文,它有无法定效力;具体事务、日常事务如何区分等许多问题和疑问。
一是从行文规则来看,行文时不按隶属关系和职权范围来选用文种,而是按其内容的重要程度和是否普发来确定。
二是从行文方向看,“函的形式”主要用于平行文,有时也用于处理一般具体、日常事务的下行文;而“文件格式”主要用于普发性的下行文以及上行文。
三是从公文内容上看,以“函的形式”行文主要是用于非普发性行文,处理具体事项和日常事务的一般问题;而用“文件格式”行文涉及的都是法规性、政策性事项或者比较重要的事项。孰轻孰重如何区分、辨别。
四是从所用的文种看,“函”是现行党政机关一种常用的公文文种,而“信函”只是法定公文文种的一种载体。将“函”这个在《条例》、《办法》中列入常用或主要的文种游离于法定文种之外,成为非正式公文。正式公文与非正式公文凭什么界定。
五是从使用范围看,用信函式格式行文在各级行政机关和部门党的机关较为普遍,信函式格式区别于文件格式,那么信函是否属“红头文件”范畴。
2.2 以公文的发文字号中的“发文机关代字”来界定公文格式所致
分析国家行政机关的公文格式细则,不难看出,是以“发文机关代字”来区分公文格式要素的,如:“×发”、“×办发”的公文格式是按照“国标”中第5～9条规定的公文格式的要素标识的,而发文字号为“×函”、“×办函”的,则是按“国标”中第11条第1款“信函式格式”这一特定的公文格式来标识公文格式要素的。这种划分的依据是什么、是否合理,都值得商榷。
3 治理公文格式混乱局面的对策建议
全国三大机关(党、政、军)或是七大系统(党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院)的公文格式,主要有以下7种类型。
一是《条例》、《办法》等规定的公文格式。众所周知,发文机关标识(或称版头)套红标印这是“红头文件”的标志。《条例》、《办法》中规定的公文版式有两种,一种是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;另一种是党的机关公文也可由发文机关全称加括弧标注文种组成。
二是“民用标准”(指新国标)与“军用标准”(指《军队机关公文格式》GJB 5100—2005)中共增加的5种特定公文格式,即:“民用标准”中的“信函式格式”、“命令(令)格式”、“会议纪要格式”和“军用标准”中的“印发、转发和批转的公文”、“代拟稿”、“会议纪要”3种特定公文格式。
三是简报式公文格式。如:党的机关印发时“×办通报”,国家行政机关印发的“内部情况通报”,纪委部门印发的“××××通报”。这些亦属“红头文件”范畴。
四是在新闻媒体上,互联网上发布或在社会上公共场所使用特殊纸张印制张贴的公文,如“公报”、“公告”、“通告”。
五是各级人大代表建议、政协委员提案的答复格式。
六是建国以来在我国社会广泛使用的便函格式。
七是分别用4种不同颜色标印的所谓“红头文件”、“绿头文件”、“白头文件”、“黑头文件”,即:自20世纪60年代以来发文机关标识用红色大字居中套印的“红头文件”,包括用红色大字套印的“密码电报”报头(电报属文件范畴);2009年1月1日启用的用绿色大字套印的“内部明电”报头的“绿头文件”;还有各级党政机关频繁印发的“白头文件”,以及各级各类机关擅自印发或复制的“黑头文件”。
以上仅从公文的版头或首页版面来看,公文格式的混乱现象就不言而喻。这五花八门的各类公文格式,使“红头文件”的权威性和严肃性受到严峻挑战,实有治理整顿之必要。
一是要统一。全国各级机关尤其是上级机关要根植一体化理念,要有与时俱进精神,强化统一性意识,不能对全国公文格式多样性视而不见,抱无所谓的态度。要充分认识公文格式的不统一已严重影响了我国各级各类机关制发的“红头文件”的严肃性和权威性,损害了机关的形象。特别要处理好特殊性与统一性的关系。笔者认为,必须在国标修订中作出正确的抉择。一是目前的“民用标准”与“军用标准”并存实不可取,再也不能强调其他机关的特殊性又出现其他国标了,若政出多门,必然混乱局面依旧。二是各类机关制定了《条例》、《办法》、《规定》中关于公文格式的要素必须统一服从于“国标”,不能从某个机关局部需要来考虑问题,应该有全国一盘棋的意识。三是作为国标一个国家只能有一个,尤其是公文格式国家标准。以往的《国家机关公文格式》和《国家行政机关公文格式》名称都不合适,前者局限在机关,后者更局限在行政机关。国标的名称应为《国家公文格式》为宜,它能涵盖全国范围,即机关、人民团体、企事业单位等。同时,鉴于目前全国各类机关电报格式也不统一的现状,笔者认为,亦很有必要制定出台电报格式国家标准。
二是要规范。公文格式规范须靠国标来约束。首先,国标要严谨规范,对公文格式的每一要素,每一要素的标识位置、每一要素的字体字号等都要作出规范的定义和解释,如:对用少数民族语言印刷公文的排印格式作出具体规定说明(据了解,目前新疆、西藏、内蒙古等地印制此类公文时,排印体式有所不同);又如:对在新闻媒体或互联网上刊登或在社会上张贴的“公报”、“公告”、“通报”的公文格式作出具体规定说明;再如:对简报式、会议纪要式的公文格式各要素作出具体规定说明;同时对使用命令(令)这一文种制发的公文格式要素作出规定说明(据了解,目前在标印此类公文时,行政机关与军队机关标印的格式也有不少差别),等等。若国标不规范,表述不严谨、准确,将无所适从,难免为印制公文格式不规范留下空间,甚至将其视为不规范标印公文格式要素、公文格式混乱的理由。
三是要权威。公文格式是外在形式结构的组织与安排,是显示公文权威性和严肃性的重要标志。因此,修订颁发的公文格式国标要有权威。权威必须建立在制定的国标是合理和科学的基础之上。一是修订公文格式国家标准必须遵循统一、规范的原则。二是加强调研。修订国标时不能闭门造车,要加强在全国范围内的调研工作,不但要考虑上级机关或中央、国家机关的需求,更要通盘考虑省、市、县基层各级各类机关以及人民团体、企事业单位的实际情况,在充分调研的基础上,着手修订;三是广泛听证,集思广益。“国标”这一规范性、专业性较强的文件在修订稿出来后,要进行广泛听证,甚至可以公开征求意见,通过报纸、网络等新闻媒体等公开发布,在全国范围内征求广大文秘工作者的意见;亦可通过召开座谈会、征求意见会等形式,广泛听取上下级机关、业务部门的意见和公文学界、秘书学界、专家学者的意见,集思广益,使之符合我国国情,产生出一个既合理科学又便于操作的统一规范的国家公文格式标准。
篇4：公文的格式
关键词：通用公文；格式；标准
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。
首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。
其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。
其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。
参考文献：
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[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.
篇5：公文的格式
申论公文题中所有的格式问题都包括在“格式五要素”中，那五要素都是哪五个呢?
首先是标题，无论什么文种都需要有标题，这是最基本的格式，而标题最常见的写法就是“关于+事由+文种”的类型。所以，考生在作答时，除了题干中明确有不需要写标题的要求，剩下的情况都需要写标题，按照“关于+事由+文种”的形式书写即可。
接下来是发文对象，也就是“写给谁的”、“给谁看的”，具体发文对象需要根据题干要求来确定。
然后就是正文了，按照“开头+主体+结尾”的逻辑来书写要点即可。
紧随其后出现的就是发文单位，也就是“我是谁”、“谁写的”，具体发文对象同样需要根据题干信息来确定。
最后便是发文时间，一般情况下按照“X年X月X日”书写即可，当然，写考试当天的日期也可以。
二、五要素如何做取舍?
掌握了格式五要素之后，就到了考生最纠结的地方，那就是，如何确定具体格式呢?
首先要根据具体文种来决定，比如报告类文种，只需要标题+正文即可，无需写明发文对象和发文单位;倡议书类文种需要五要素齐全;演讲稿类文种不需要写明发文单位等等。考生在做练习时就要尝试记忆这些文种的具体格式，或把自己放到规定情境中设身处地去考虑一下。
这里我们还有一个小技巧，如果考生无法决定具体格式，可以尝试把五要素都写上，因为多写、写错是不扣分的。
三、“重内容轻格式”牢记心间
由于公文写作类型多样，所以考生的关注点总是在不同文种的不同格式上。然而，真正考试当中，要点才是最重要的部分。格式写错了最多也就是把格式分全部扣掉，要点没写到就得不偿失了。所以考生的备考重点依然要放在内容的书写上。
篇6：公文写作：考前要熟悉的公文格式
从2013年开始贯彻执行能力的考察频率上升，题量为1-2题，分数每题15-20分，一套试卷中通过贯彻执行题考察的贯彻执行能力比肩作文考察的文字表达能力。在贯彻执行题中公文的格式分值需要牢牢把握。从考察的规律中可以看出部分的公文文种会出现重复的现象，中公教育专家认为大家要掌握以下公文格式的书写。
简介概述类：编者按/引导语/导言/摘要/短评/短文。主要格式为标题+正文
例如2012年副省“给定资料8”介绍了最近社会上涌现出的先进人物事迹，某单位党委决定编印一期《内部学习资料》，宣传他们的事迹，号召本单位全体人员向先进人物学习。请你为这期《内部学习资料》撰写一则“编者按”。(10分)编者按：最近社会上涌现出的先进人物事迹...要求：概括全面、准确，揭示各位先进人物的精神实质;不超过200字。
宣传报道类：宣传稿/倡议书/一封信。主要格式为标题+发文对象+正文+发文机关+落款日期
例1：2014年地市“给定资料2”中心理援助专家团提议开展”火红绸带心理援助行动”。假定在某次求灾工作中，救灾指挥部决定采纳这个提议，请你结合“给定资料2”，以专家团的名义给参与救灾的各界人士写一份倡议书。
关于火红绸带心理援助行动 社会各界爱心人士： 大家好!
X心理援助专家团
X年x月x日
中公教育
例2：L县政府拟进一步宣传寄宿制学校的办学模式，以期更好地提高办学效益和质量。请根据“给定资料3”，以县教育局的名义草拟《给各村中小学生家长的一封信》。(20分)给各村中小学生家长的一封信 各位家长： 大家好!
L县教育局 X年x月x日
政府规范公文类：指导意见/整改通知/工作总结。主要格式是标题+发文对象+正文+发文单位+落款
2012年福建省考
三、假定你是某街道办事处的一名工作人员，请根据给定资料6—8拟写一份《某街道办事处关于改进老年人服务工作的指导意见》。(25分)要求：文字简明、分条撰写、有指导性与可行性，不超过400字。某街道办事处关于改进老年人服务工作的指导意见
各社区居委会
X街道办 X年x月x日
篇7：公文写作基础：公文的文体和格式
草稿。是公文的原始文稿，包括有讨论稿、送审稿、征求意见稿、草案等多种形式，均供讨论、征求意见和修改审核使用，不具备戚公文的效用。
定稿。又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即业经机关领导人审核并签发、正式会议讨论通过或经上级机关审核批准的文稿。具备正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的标准依据。
正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志。
副本。再现正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。备存查、知照使用。
试行本。法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。
暂行本。法规文件正本的一种特殊形式，在哲互里万期间具有法定效用。
修订本。对已经发布生效的文件，在实行一定时期后进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。
篇8：电子公文的格式设置
一、公文格式规定
各级各类机关公文格式规定不尽相同,比较具有代表性的有:《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999,以后简称《格式》)、《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号),《中国共产党机关公文处理条例》(中办发[1996]14号)。本文以《格式》规定为准。
1、公文用纸幅面及版面尺寸
《格式》第5节规定:公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm,公文页边与版心尺寸:公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)。
2、排版规格
《格式》第7节规定:正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。
3、字号字体
《格式》第8节规定各要素标识的字号字体如下:
字号:公文标题用2号字,发文机关标识以醒目美观原则酌定,其余各要素全部用3号字体。
字体:秘密等级、紧急程度用黑体;签发人用仿宋体字,签发人姓名用楷体字;“主题词”用黑体字,居左顶格标识,词目用小标宋体字,词目之间空1字;主送机关、附件标识、抄送和抄送机关、印发机关、印发时间一律使用仿宋字。
4、页码
《格式》第9节规定:页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
5、表格
《格式》第10节规定:公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(可放分送,不放页码)就为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
6、版记
《格式》第8.3.5节规定:版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
二、Word文档格式电子公文
MS Word作为微软办公软件的重要组件之一,是公文处理中被广泛应用。用WORD处理公文时,重点要注意以下参数设置:
1、页面设置
页面设置关系到公文页边与版心尺寸、页面行数、页码位置。一般情况下,纸张应选A4型纸纵向排列,页边距应设置为:上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米,右2.6厘米。版式设置:页脚设置为2.7厘米。文档网格设置:每页22行。因特殊原因需横排时,页边距应设置为:左3.5厘米、右3.7厘米、上2.8厘米,下2.6厘米。此设置不是Word文档默认参数,经常使用公Word文档处理公文的用户,可以将参数此设为默认值。
2、字号字体设置
《格式》花了大量篇幅规定公文字号字体设置。在具体应用中,由于仿宋体和三号字用得最普通,可以先将通篇设置为三号仿宋体(可设置为默认值),再将标题设置为二号小标宋体,秘密等级、紧急程度用黑体;签发人用仿宋体字,签发人姓名用楷体字;“主题词”用黑体字,主题词词目用小标宋体字。
3、段落设置
若页面设置为每页22行,段落可选择默认设置。
4、表格
表格名称应在表格最前面。内容较多的表格中,可以灵活选择小字号宋体(选择宋体以外其它小号字体,可能会因公文印刷效果不佳影响阅读)。表格跨页时,单元格不能跨页,标题行必须重复显示。表格部分段落的设置,必须取消默认的“如果定义了文档网格,则对齐网格”选项。
5、页码
在Word格式公文中插入页码时,页码位置选择为页面底端(页脚),对齐方式为外侧,数字格式为阿拉伯数字。插入页码后,为了达到“数码左右各放一条4号一字线……单页码居右空1字,双页码居左空1字”的效果,在数码前后分别插入两根“—”字线,再将外侧“—”字线设置为白色。最后将数码和一字线设置为4号字。如无特殊情况,正文与附件页码应连续编排。
三、Excel表格
当公文中附表内容较多时,使用Excel表格比Word表格要方便得多。
1、字号字体设置
通常情况下,由于表格内容较多,表格中一般不采用3号仿宋字体。同时,为了保证印刷效果,通常使用较小字号的宋体字。除了表格名称需要按公文要求设置2号(22磅)小标宋字体、附件标识及序号要求设置为3号(16磅)仿宋外,表格内容可以一律选择4号(12磅)宋体(默认字号字体)。内容较多时,可以通过页面设置中的“缩放比例”选项来调整。如果通过字体调整,操作会比较复杂。
2、表格行高和列宽设置
根据表格内容多少,按照整洁、美观原则,合理设置各行行高和各列列宽。表格内容较多时,要尽量压缩行高或列宽。
3、单元格设置
根据内容需要设置水平对齐和垂直对齐方式。合并单元格时,一定不能跨页合并,以保证每页表格的相对完整性。
4、页面设置
(1)页面
普通表格A4应选A4型纸纵向排列,内容较多时,可选择横向排列或A3幅面,缩放比例可根据表格内容多少灵活掌握,但主体文字缩放后不得大于3号字。
(2)页边距
A4型纸纵向排列时,页边距应设置为:上3.7、下3.5、左2.8,右2.6,页脚2.7。需横排时,页边距设置为:左3.5、右3.7、上2.8,下2.6,页脚1.8。页边距允许适当调整,但页各边距均不得小于2.0。
(3)页眉与页脚
A4纵向排列且表格内容不超过1页时,可以通过“页眉/页脚”设置页码。页脚样式设为“—&[页码]—”,4号宋体。位置:单页码居右且右空一字,双页码居左且左空一字。
如果表格横向排列、大幅面或者页数超过1页,要用Excel表格排出规范页码格式,就比较困难了,建议先将表格内容及其它参数校对无误后,再转换成PDF格式公文,最后在PDF格式文档中设置页码。(参考本文第4节。)
附件中的表格页码应与公文正文连续编排。工作簿中有多个表格时,在第一个工作表设置正确的“起始页码”值,其他工作表“起始页码”项输入“自动”(默认值)。打印时,打印全部工作簿中的指定页码即可。
(4)工作表
表格内容较多、须多页打印时,每份表格首页首行需要居左标注“附件”及序号(多个附件时标序号),首页第二行需居中显示表格名称,续表每页必须选择顶端标题行或左端标题列(行列参数)。
一份文件有多个Excel表格附件时,可以做成一个Excel工作簿,只需在每个工作表中标明附件标识。
四、PDF文档
PDF(Portable Document Format,便携式文档格式),是由Adobe Systems用于文件交换所发展出的文件格式,已成为ISO32000国际标准,优点在于跨平台、能保留文件原有格式、开放标准,在电子公文和其它文档中被广泛使用。
1、PDF文档的合并
一份电子公文,可能由正文和多个附件组成。如果正文及附件采用多种不同文档格式,在公文传递过程中,用户需要安装多个应用程序。在用Word、Excel及其它专业图表软件阅读过程中,很可能由于阅读者误操作造成公文内容发生改变,也可能由于软件版本不同误码显示等问题,影响公文的严肃性。在实践应用中,可以定稿的电子公文统一转换成PDF格式文档,再用Adobe Acrobat将多个文档合并成一个PDF格式文档。这样,既方便阅读,又保留了文件原有格式。
2、页码
用Adobe Acrobat 7.0及以上版本可以非常方便地设置页码。设置页码前,需要先将需设置页码A4横排页面逆时针旋转90度,再通过添加文档页脚方式设置页码。设置页码时,要按奇数页添加右侧页脚文本、偶数页添加左侧页脚文本分两次进行。插入页码后,在数码左右各放一条一字线。页码字体为半角白体阿拉伯数码,字号为12磅(4号字)。页边距:左3.1cm,右3.1cm,下3.1cm。设置完成后,最后将A4型纸横排页面顺时针旋转90度,还原到横排状态。
3、书签
在公文内容较多时,为公文添加书签,可以方便阅读。
4、安全设置
为了防止PDF格式电子公文文档被修改或伪造,可以使用口令安全、证书安全等方式对文档安全性属性进行设置。
五、结束语
成都铁路局经过多年实践,将常用办公软件的使用与公文格式规定相结合,探索出一套行之有效的办法,有效确保电子公文符合《国家行政机关公文格式》相关要求,大力推动了办公信息化和自动化。
参考文献
篇9：公文的格式
关键词：党政公文；工作条例；公文格式；规则衔接
《党政机关公文处理工作条例》（下文简称《条例》），是推进党政机关公文处理工作科学化、规范化、制度化的基本政策和原则；作为《条例》的配套规定，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的国家标准《党政机关公文格式》（下文简称《格式》），是推进党政机关公文格式规范化、标准化的具体实施细则。《条例》与《格式》衔接的严密程度直接影响《条例》与《格式》的实施成效。
《条例》与《格式》发布实施以来，学界同仁对《条例》和《格式》进行了较全面的研究探讨，一些研究文章中提及并探讨了《格式》与《条例》衔接的严密性问题，本文拟对这一问题作进一步的分析探讨并就教于学界同仁。
1 《格式》与《条例》衔接（配套实施）的合规性和适宜性问题
毋庸置疑，《格式》与《条例》能否严密衔接的根本性问题，就是《格式》与《条例》配套实施的合规性和适宜性问题。对于这个问题，有学者提出，“从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适”。[1]但笔者认为，《格式》与《条例》配套实施具有高度合规性和充分适宜性。
在笔者看来，前述“国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准”这一说法不准确，准确的表述应该是“为配合《党政机关公文处理工作条例》的贯彻实施，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会接受中共中央办公厅和国务院办公厅的指令任务（笔者提出“接受指令任务”这一说法的具体理由见下文“《条例》《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性及解决该问题的途径”中的有关分析论证），制定发布了《党政机关公文格式》国家标准”。基于这一准确表述，《格式》与《条例》配套实施是完全合乎规则的，是适宜的。
再者，虽然《格式》“是行政机关的单独行文”而不是党政联合行文，[2]但按照《条例》的规定：“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”[3]而制定发布《格式》国家标准正是政府机关国家质量监督检验检疫总局职权范围内的工作，因此，国家质量监督检验检疫总局“单独行文”发布《格式》合乎《条例》规定，这里“行政机关的单独行文”并不影响《格式》标准对党组织公文的适宜性。
另外，尽管此前实施的《中国共产党机关公文处理条例》（下文简称“原条例”）规定的党的机关公文格式不同于同期实施的国家行政机关公文格式，但原条例规定“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定”，[4]而汉字和标点符号用法标准方案、计量单位和数字用法规定都是由国家有关行政机关制定发布的，这就是说，在党政公文采用不同格式期间，按原条例的规定，国家行政机关制定的有关规则适宜于原条例和党的机关公文格式。而现行《条例》统一了党政机关公文格式而且仍明确规定“公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行”，[5]显然，按现行《条例》的规定，与“文字、数字、计量单位和标点符号等用法”规范一样，国家行政机关制定的《格式》标准适宜于“规范党组织公文格式”。
综上所论，《格式》与《条例》配套实施合乎规定，是适宜的。
2 《条例》《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性及解决该问题的途径
尽管《格式》与《条例》配套实施合乎规定、是适宜的，但《格式》与《条例》在个别环节的衔接上存在缺乏严密性的问题。为了便于探讨解决《格式》与《条例》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的途径，我们就从“公文的送印机关”的释义说起。
《条例》中明确界定“印发机关和印发日期”是指“公文的送印机关和送印日期”；[6]而作为《条例》的配套规定，《格式》中却未提及“印发机关”是指“公文的送印机关”。[7]尽管《格式》起草成员徐成华等人对“印发机关”作出了明确的解释（下文简称“徐说”）：“这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关”，[8]但这样的解释在《格式》中并未出现，因此，徐说缺乏足够的权威性。
从语法语义角度来看，《条例》中的“公文的送印机关”既可理解为“公文的承印机关”，也可理解为“把公文文稿送交承印机关的机关”。正是基于这一语法歧义，徐说并未得到学界同仁的一致认同，有些专家就认为这里的“送印”是“谁送印”，送印者应该是公文的起草、承办部门，而公文的起草、承办部门不限于文秘部门，因此发文上不宜把“送印机关”标注为文秘部门。[9]
学界对“公文的送印机关”的不同解读是这一歧义表述本身导致的必然结果。虽然《条例》与《格式》发布实施以来，党政机关在其制发的公文正本上“印发机关”标注的正是“公文的印制主管部门”即发文机关的办公厅（室）或文秘部门，也就是说，党政机关的文秘人员对“印发机关”的理解与徐说是一致的，徐说是切实可行的，但我们不能因此而否认《条例》与《格式》在这一环节的衔接上不够严密这一事实。
既然徐说的含义明确而单一并且切实可行，那么《格式》中为何没有采用徐说？采用徐说又能否解决《条例》与《格式》在这一环节的衔接上不够严密的问题呢？解决《条例》与《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的途径又是什么？
笔者认为，《格式》中之所以没有采用徐说，主要是由于如下两个原因：其一，《条例》规定：“各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。”“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。”[10]按照这两条规定，在省部级党政机关发布的所有公文中，中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的公文的权威性和约束力是最强的，而《条例》在各级党政机关的公文处理工作中则具有最高的权威性和约束力，与《条例》配套实施的《格式》必须遵守《条例》的约束。虽然《条例》只规定“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行”[11]而未明确指令由哪些机关制定发布《格式》国家标准，但由于《格式》的发文机关是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会，所以，从法理上说，从中共中央办公厅和国务院办公厅那里承接制定发布《格式》国家标准这一指令性任务并最终制定发布与《条例》配套实施的《格式》国家标准的是国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会。不论是从承接指令性任务这一层面来说，还是从制定与《条例》配套的《格式》规定这一角度来说，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合制发的《格式》都必须遵守《条例》的约束。换而言之，《格式》中不宜针对《条例》中的某一概念、表述作出与《条例》不能形成高度一致的解释或说明。由于《条例》中“公文的送印机关”这一表述本身包含歧义，所以《格式》不可能对《条例》中的这一表述作出与《条例》形成高度一致的解释或说明，因此，这里应有的解释或说明也就只能付之阙如了。
其二，从纠正语法歧义角度来说，即使《格式》中采用了徐说，也不能消除《条例》中“公文的送印机关”这一表述的语法歧义。笔者推测，很可能是由于这个原因，《格式》起草组对这一问题作出了一种灵活处理：《格式》中未对“公文的送印机关”作出明确的解释或说明，但《格式》起草成员徐成华等人以个人身份在其著作中对“印发机关”作出了的他们解释，这也可看作是对《格式》中省略相关解释或说明的一种补救措施。
基于上述分析，笔者认为，既然《条例》中“印发机关”是指“公文的送印机关”这一表述确实有歧义，而与《条例》配套实施的《格式》的发文机关又无法消除这一问题，那么，旨在“推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化”[12]的《条例》的发文机关就应对这一包含语法歧义的表述予以修改。由此推论，既然《格式》的发文机关不宜对《条例》中存在的歧义表述等个别问题作出与《条例》不能形成高度一致的解释或说明，那就理应由《条例》的发文机关对现行《条例》中存在的歧义表述等个别问题作出必要的修改，以使《条例》与《格式》的衔接更加严密。在笔者看来，这也正是解决《条例》与《格式》在个别环节的衔接上缺乏严密性问题的恰当而正确的途径。
参考文献：
[1] [2]郑彦离.党政机关公文格式标准应改称通用公文格式标准[J].档案管理，2012（6）：76～77.
[3] [5] [6] [10] [11] [12] 中共中央办公厅，国务院办公厅. 党政机关公文处理工作条例（2012-4-16）.
[4] 中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例（1996-5-3）.
[7] 国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.党政机关公文格式 （2012-6-29）.
[8] 徐成华，等.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准应用指南[M].北京：中国质检出版社，中国标准出版社，2012：57.
[9] 郑彦离.格式中印发机关和印发日期项目应该取消[J].档案管理，2013（1）：84～85.