会议管理办法制度

会议管理办法制度（通用8篇）

篇1：会议管理办法制度

第一章目的

第1条为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二章会议类别

第2条总经理办公会

(1)总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。

(2)参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人。

(3)时间原则上定为每周________。

(4)例会由行政管理部转发通知，并做好会议的相关准备工作。

(5)会议纪要由行政管理部负责整理，并于次周周____呈总经理审阅后发放至各有关部门。

第3条部门例会

(1)部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。

(2)例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。

第4条部门联席会议

(1)部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。

(2)会议由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。

第5条其他会议管理

(1)行政管理部每周____应将企业例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各部门及有关服务人员。

(2)凡行政管理部已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前____天报请行政管理部调整《会议计划》。

(3)对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政管理部有权安排合并召开。

第三章会议的准备

第6条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等)。

第7条会议应按规定时间准时召开，组织会议的.部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

第8条参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。

第9条会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

第10条会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。

第四章会议记录

第11条会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

第12条集团总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作，集团总经理另有规定的，依据集团总经理指定的办法实行。

第13条会议记录员应遵守的规定

(1)做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。

(2)对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。

(3)会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

第五章会议室管理

第14条会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统筹安排。

第15条会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。

第16条会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。

第六章附则

第17条本制度由行政管理部负责解释。

第18条本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

编制日期审核日期批准日期

修改标记修改处数修改日期

篇2：会议管理办法制度

第一条 为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

(二)会议分类及组织

第二条 公司会议。归纳为四类：

1.公司级会议：主要包括公司董事(扩大)会、公司副总经理会、全公司干部会、全公司班组长会、全公司职工大会、全公司技术人员会以及各种代表大会。应分别报请公司总经理办公室批准后，由各办事部门分别负责组织召开。

2.专业会议：系全公司性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等)，由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。

3.系统和部门工作会：各部门、车间召开的工作会(如部门办公会、车间员工会等)，由各部门、车间负责人决定召开并负责组织。

4.班组会议：由各分部、中心或班组负责人决定并主持召开。

第三条 上级或外单位在本公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会、联营洽谈会，用户座谈会等)一律由总经理办公室受理安排，有关业务部门协作做好会务工作。

(三)会议安排

第四条 例会的安排。

为避免会议过多或重复，全公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：

1.行政技术会议：

(1)总经理办公会：研究、部署生产、营销、行政工作，讨论决定全公司的重大问题。

(2)副总经理办公会：总结评价当月生产、行政工作情况，安排布置下月工作任务。

(3)班组长以上干部大会(或全公司职工大会)：总结上季(半年、全年)工作情况、部署本委(半年、新年)工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

(4)经营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，提高公司经济效益。

(5)质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施。

(6)安全工作会(含治安、消防工作)：汇报、总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

(7)技术工作会(含生产技术准备会)：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。

(8)生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门、车间不能自行解决的重大问题。

(9)部门、车间办公会：检查、总结、布置工作。

(10)分部、中心、班组会：检查、总结、布置工作。

(11)班组班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

2.各类代表大会：

(1)职工代表大会;

(2)工会会员代表大会;

3.民主管理会议：

(1)公司董事会;

(2)公司管理委员会;

(3)经理联席会;

(4)生产管理委员会;

(5)生活福利委员会。

4.科技成果发布会：

(1)QC成果发布会;

(2)科技成果发布会;

(3)信息发布会。

第五条 其他会议的安排

凡涉及多个部门、车间负责人参加的各种会议，均须于会议召开前由召集单位经部门或分管副总经理批准后，报公司总经理办公室汇总，并由总经理办公室统一安排，方可召开。

第六条 总经理办公室每周五应将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并印发到副总经理和各部门、车间及有关服务人员。

第七条 凡总经理办公室已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请总经理办公室调整会议计划。未经总经理办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。

第八条 对于准备不充分或重复性或无多大作用的会议，总经理办公室有权拒绝安排。

第九条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，总经理办公室有权安排合并召开。

第十条 各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全公司例会同期召开，(与会人员不发生时间冲突除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。

(四)会议的准备与记录

第十一条 所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报、总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、通知与会人等)。

第十二条 会议召集人员应做好会议记录，并及时归档。

第十三条 本公司所有与会人员必须自备工作记录本，做好会议记录，回到个部门、车间后落实会议内容，必要时将落实情况记录在案，并及时上报。

(五)附则

第十四条 本制度由有限公司负责解释。

篇3：会议管理办法制度

关键词：无居民海岛,保护,管理,宁波

无居民海岛在我国沿海地区开发开放和生态资源环境保护中具有非常重要的战略地位和社会经济地位。无居民海岛是海陆兼备的重要海上国土, 在我国边防和国家安全中同样具有非常重要的地位。无居民海岛是海洋生态系统的重要组成部分, 无居民海岛及其周围海域蕴藏着丰富的渔业资源、港口岸线资源、滩涂资源、海洋能资源和独特的旅游资源, 具有很高的社会经济价值。无居民海岛的开发利用正越来越多地引起国内外的高度重视, 加强无居民海岛管理工作是国家和省、市为顺应当前无居民海岛保护与利用形势作出的科学决策。宁波市拥有千余个无居民岛礁, 宁波市自2004年以来在无居民海岛保护与利用管理制度建设和工作方面进行了积极的探索。本研究针对宁波市无居民海岛保护与利用管理工作的现状和存在的问题, 提出了进一步加强宁波市无居民海岛保护与利用管理的具体措施和建议, 希望在宁波市能够建立起科学合理而又能够运行有效的无居民海岛管理体系。

一、宁波市无居民海岛自然资源及其保护与利用现状

根据《宁波市无居民海岛管理条例》, 无居民海岛是指不作为居民常住户口所在地的海岛、岩礁和低潮高地。宁波市在近千个无居民海岛中, 列入海洋生态自然保护区和海洋特别保护区的有131个岛礁, 已进行临港工业、航标灯塔、农林牧渔业开发等有100多个岛礁, 呈现出多元化利用的状况。为加强无居民海岛保护与利用工作, 宁波市先后制订了两部相关条例, 编制了无居民海岛区划规划, 并逐步加强了对无居民海岛保护与利用管理和执法的力度, 建立无居民海岛管理联席会议制度, 实施无居民海岛定期巡航制度。

(一) 宁波市无居民海岛分布及其自然资源

宁波市无居民海岛主要分布在北仑港区及其以南近岸、水深小于20 m、距大陆10 km以内的近岸海域和港湾内, 其中500 m2以上的有503个, 陆域总面积53 m2, 滩涂面积23.2 km2, 岛屿岸线503 km。宁波市无居民海岛相对集中在4个片区 (穿山半岛两侧、象山港、三门湾、象山东部沿海) , 呈数十个群状分布, 一般都以某一大岛为中心分布若干岛礁。其中, 象山县500 m2以上的无居民海岛占了全市总数的80%以上。

宁波市无居民海岛自然资源的主要特征是植被保护良好、岛礁海洋生物资源丰富、旅游资源和港口岸线资源具有一定的开发利用潜力, 但淡水资源缺乏。500 m2以上的宜林岛约有175个, 占无居民海岛总数的1/3以上, 其植被覆盖面积占500 m2以上的无居民海岛总面积的70%左右, 形成了独特的海岛生态景观。很多海岛周围广泛分布有10 m以上的深水岸线, 特别是一些近岸海岛具有良好的港口岸线资源。无居民海岛周围是海洋生物的索饵、产卵和繁殖场所, 也是定居性鱼类和贝类的栖息、生长、繁衍地, 更是岩礁性鱼类和洄游性鱼类的繁殖区, 构成了独特的岛礁生态系统。特别是韭山列岛和渔山列岛及其附近海域渔业资源比较丰富, 使渔山列岛成为世界闻名的海钓基地, 每年举办国际海钓节。

(二) 宁波市无居民海岛保护与利用现状

据不完全统计, 宁波市已有100多个岛礁存在不同程度的利用, 大部分无居民海岛利用以林业开发、航标灯塔、零星海洋渔业为主, 其中以航标灯塔利用居多, 一些沿海渔农村还拥有无居民海岛的林地所有权和使用权。当前新兴的无居民海岛开发利用方式主要是临港工业和旅游开发。临港工业开发的类型主要是造船基地建设, 在北仑港区的太狮山岛、石浦港区的打鼓山岛和中界山岛、象山港区的大小列山都新建了2万~10万吨级修造船基地。旅游开发主要有狩猎和度假旅游, 主要包括象山东部沿海的大羊屿岛和旦门山岛、象山港内的横山岛。

为加强宁波市无居民海岛保护与利用管理工作, 宁波市先后制订了两个条例 (宁波市无居民海岛管理条例、宁波市韭山列岛海洋生态保护区条例) 、编制了两个区划规划 (无居民海岛功能区划、无居民海岛保护与利用规划) 、已建两个海岛海洋保护区 (韭山列岛省级海洋生态自然保护区、奉化市南沙岛鸟类保护小区) 、在建一个海洋特别保护区 (渔山列岛海洋特别保护区) 。

1. 建立宁波市无居民海岛管理联席会议制度

成立由宁波市政府分管副秘书长和宁波市海洋与渔业局局长为总召集人的宁波市无居民海岛管理联席会议, 主要研究制订宁波市无居民海岛保护与利用方面的政策, 协调解决有关问题, 并对无居民海岛保护与利用项目进行审核审查。2008年3月13日召开的宁波市第一次无居民海岛管理联席会议, 成立了由宁波市海洋与渔业局分管副局长为召集人的宁波市无居民海岛管理联络员会议, 审查了宁波市无居民海岛利用申请项目, 具体协商了宁波市无居民海岛保护与利用管理的有关问题。

2. 编制宁波市无居民海岛区划和规划

从2005年1月开始, 历时两年多时间, 由宁波市海洋与渔业局会同宁波市发改委组织编制宁波市无居民海岛区划和规划, 于2007年7月19日经宁波市政府批准实施。其中, 《无居民海岛功能区划》是无居民海岛保护与利用的依据, 按照划分保护区、适度开发区和特殊功能区的原则, 明确了各个无居民海岛的具体功能, 即明确了哪些海岛属于保护的、不可利用的, 哪些海岛是可以适度开发的。《无居民海岛保护与利用规划》则提出了无居民海岛保护与利用的具体目标和要求, 以及相关配套设施建设和环境保护的规划目标, 以具体指导和约束具体的无居民海岛保护与利用行为。

3. 加强无居民海岛利用管理制度建设

发布了《宁波市无居民海岛管理条例》、《宁波市韭山列岛海洋生态保护区条例》, 制订了《宁波市无居民海岛利用申请审批办法》和《宁波市无居民海岛保护与利用管理2008年工作计划和工作分工》, 明确了各地各部门无居民海岛土地林地权属调查等2008年无居民海岛保护与利用八大工作任务和职责单位。

4. 已建和在建三个海岛海洋保护区

韭山列岛省级海洋生态自然保护区由76个岛礁及附近海域组成, 总面积为1 149.5 km2, 并制订了《宁波市韭山列岛海洋生态保护区条例》, 成立了保护区管理局, 目前正在申报国家级海洋生态自然保护区。奉化市南沙岛鸟类保护小区是宁波市第一个鸟类保护区, 生存着白鹭等珍贵鸟类, 常年栖息于岛上的鸟类超过3 000只, 同时也是一些候鸟迁移的中转地。在建的渔山列岛海洋特别保护区由54个岛礁组成, 总面积为2 km2, 宁波市正在该区域开展岛礁生态系统的修复工作, 并投放了第一批人工鱼礁, 目前正在申报国家级海洋特别保护区。

5. 开展500 m2以上无居民海岛统计甄别工作

据1994年《宁波市海岛志》, 宁波市有重点岛屿8个、有人居住岛25个、季节性住人岛和无人岛498个。自2004年开始, 宁波市海洋与渔业局会同市民政局和沿海各县 (市) 区海洋与渔业局开展宁波市无居民海岛统计甄别工作, 对已经灭失和搬迁的海岛进行了重新调查, 并对一些相连的海岛进行了重新统计, 无居民海岛实际数量为403个。

(三) 当前无居民海岛保护与利用及其管理中存在的主要问题

宁波市无居民海岛保护与利用管理工作虽然已经起步, 但是由于历史遗留问题复杂、保护经费和管理力量等方面的原因, 目前还面临着不少困难及问题。主要有以下四个方面。

1. 无居民海岛生态资源比较脆弱, 环境承载力不强

海岛是相对独立的地理单元, 四周被海水环绕, 常年风大, 蒸发量也大, 岛上集雨面积小, 土层浅薄, 自然环境恶劣, 使得海岛地理空间和环境承载力有限, 海岛淡水资源缺乏, 生态环境比较脆弱, 林木等各类植被很难生长或者生长缓慢, 抵抗外来干扰能力不强。一旦发生植被毁坏, 恢复难度和成本都很大。鱼类、贝藻类、海岛鸟蛋等生物资源被掠夺性采捕, 非法采捕礁石、捡挖卵石、偷挖珍稀植物等行为导致岛礁的自然景观、植被和生态系统很容易受到严重破坏。上岛游客带来的大量生活垃圾, 以及粗放开发后环境污染给海岛原本就比较脆弱的生态环境带来了严峻的挑战。

2. 对无居民海岛的地位和作用认识不高, 存在盲目开发的现象

由于无居民海岛位于孤立、荒芜和边远地区, 且对其生态保护和修复投入大、成本高、回报少, 各地各部门对其资源与环境优势认识不高, 导致无居民海岛保护积极性的缺乏。同时, 对无居民海岛的开发利用缺乏有效监管, 没有对无居民海岛的保护与利用进行整体规划, 开发的盲目性和随意性很大, 有的甚至是在还没有对无居民海岛生态环境进行详细调查掌握的基础上就进行招商引资。大部分对无居民海岛的开发利用都是乡村在实际管理, 一些地区和沿海农村擅自买卖和出租无居民海岛的现象时有发生。个别无居民海岛因开山采石, 严重破坏了海岛景观和天然屏障。

3. 无居民海岛权属不清, 开发利用方式多样化

由于一些历史的原因, 一些无居民海岛属于沿海农村的薪炭林, 使得沿海农村农民拥有无居民海岛上的林地所有权和使用权。另一些无林地所有权或者使用权的无居民海岛一直被沿海农村农民、渔民在使用和经营管理, 形成了事实上的使用权。无居民海岛上的建筑设施产权也比较复杂, 一些无居民海岛因为“大岛建、小岛迁”, 留置了一些房产和其他资产, 一些则是部队转防后留下了闲置的军用设施, 还有一些则是沿海渔民、农民为了海洋捕捞和海岛生产需要而构建的临时性设施。无居民海岛开发利用的方式也比较多样, 有些是整岛规划利用, 有些是局部利用, 有些则是群众性农业利用, 有些只是在岛上建设灯塔航标等基本不会对无居民海岛构成生态环境影响的小型构筑物, 而有些是对无居民海岛周边岛礁贝类等附着海洋生物资源的利用。针对不同的无居民海岛利用行为, 应建立不同的管理制度。

4. 配套制度不健全, 开发利用监管难度较大

《宁波市无居民海岛管理条例》施行后, 由于无居民海岛保护与管理方面的配套制度相对滞后, 对其保护、管理、收储、利用、扶持等方面的政策措施基本上属于空白, 无居民海岛淡水、电力、通信和通航等基础设施建设严重滞后, 国防和国家安全及军事安全问题还没有进行有效的衔接协调。无居民海岛上岛人员管理难, 宁波市国家安全局也曾多次反映有一些不明身份的人进入宁波市东部沿海无居民海岛, 已经严重影响了国家安全、破坏了无居民海岛的生态环境。无居民海岛开发利用的大环境尚未形成, 导致雷声大雨点小。无居民海岛保护意识淡薄, 存在重开发建设轻保护的现象。无居民海岛监管成本较高, 无序非法违法使用无居民海岛的现象还未得到根本遏制。

二、加强宁波市无居民海岛管理工作的具体措施

加强宁波市无居民海岛管理的指导思想是:按照有利于无居民海岛及其周围海域生态环境保护、有利于促进宁波市海洋经济建设的原则, 针对不同的无居民海岛开发利用类型, 在坚持无居民海岛保护的基础上适度利用, 以区划规划引导保护和利用, 建立完善多部门协作的无居民海岛监管机制和配套政策措施, 逐步探索无居民海岛保护与利用管理的有效方式和方法。

(一) 完善宁波市无居民海岛管理联席会议制度

无居民海岛保护与利用管理, 直接关联的部门有20余个, 迫切需要加强组织领导。各级国土资源、林业部门要调查无居民海岛土地、林地、采矿权属情况, 实行封山育林措施, 打击非法采捕鸟类和鸟蛋行为。渔业部门要加强对岛礁周围渔业生态的修复工作, 打击非法采挖礁石行为。规划部门要加强对无居民海岛利用的规划管理, 将无居民海岛纳入城镇总体规划范围。交通部门要加强陆岛交通基础设施建设管理, 创造良好的交通环境。各级海洋行政主管部门要依法履行无居民海岛综合管理与执法职责, 保护区管理局要依法履行保护区监管职责。为此, 要利用联席会议制度, 建立起各地各有关涉岛部门协作协同工作平台, 充分调动各有关涉岛部门工作的积极性。

(二) 开展无居民海岛命名工作

要对无居民海岛进行保护与利用管理, 首先就必须要搞清楚哪些海岛属于无居民海岛、哪些海岛属于有居民海岛。根据《宁波市无居民海岛管理条例》, 尽快发布《宁波市无居民海岛名录》。同时, 目前宁波市无居民海岛重名现象比较多, 仅老鼠山的名称就有七八个, 迫切需要进行重新命名。

(三) 理顺无居民海岛利用管理和建设项目管理之间关系

无居民海岛利用的管理, 首先是对无居民海岛利用的规划管理, 即无居民海岛利用是否符合宁波市无居民海岛功能区划等有关涉岛区划规划;其次是对无居民海岛利用生态环境的管理, 类似于对整个无居民海岛进行控制性详规并进行规划环评管理。一个无居民海岛利用, 可能需要建房子、建码头、建道路, 需要办理林地占用手续、地质灾害评估等多个手续, 从而涉及多个具体建设项目的管理, 这就需要事先对整个无居民海岛的保护与利用进行整体性的评估, 以科学决策该岛是否可以进行利用、怎么利用、怎么保护。无居民海岛利用审批制度和联席会议制度的建立, 不但有利于无居民海岛的整体保护与利用, 而且也给无居民海岛利用及其申请人创造了一个良好的前期协调平台。

(四) 加强无居民海岛利用申请监督管理

对于无居民海岛利用审批, 应该针对不同的开发利用形式采取不同的管理措施。其中, 利用无居民海岛进行工商业和旅游业等经营性开发的, 应当严格要求, 对整岛进行详细规划, 编制保护与利用方案并进行规划环评, 不但要说明怎么利用, 而且要说明如何进行保护。对于利用无居民海岛进行群众性农牧渔林业生产, 以及作为群众性农牧渔林业生产临时栖息地的, 可以简化手续, 采取备案方式。对于在无居民海岛上进行航标灯塔、电力通信等非开发性质基础设施建设的, 以及航道建设和滩涂围垦等造成无居民海岛消失或者改变类别 (也就是将无居民海岛与大陆连起来使得无居民海岛转变为陆地的) 工程建设的, 应当凭各级发展改革部门的项目批准文件简化手续。

(五) 建立无居民海岛收储制度

无居民海岛的利用, 可能会涉及沿海渔农村渔民、农民原有林地所有权和使用权, 以及无居民海岛上已有建筑物的政策处理, 如果没有一个切实可行的收购储备制度, 而让无居民海岛利用人去与当地渔农村和渔农民进行协商, 不但可能会出现漫天要价, 也不利于项目建设, 容易引发群众矛盾, 不利于社会稳定。为此, 对于规划进行工商业和旅游开发利用的无居民海岛, 可以考虑由当地土地储备中心出面进行收购储备, 并由当地政府按照整体规划和保护与利用方案的要求进行招标拍卖或者挂牌出让。

(六) 加强多部门联合执法监督

无居民海岛的执法成本较高, 不是单靠一个部门执法就可以解决问题的, 需要在联席会议制度下建立多部门协作的联合执法方式。对岛礁周边贝类采捕的管理, 需要探索限定采捕区域、限定采捕品种、限定采捕量的三限方式进行管理。但是在具体执法上, 源头监管具有一定的工作难度, 执法船也不可能每天24小时进行巡逻, 而且一旦发生强制执法也有可能会造成采捕者生命危险, 为此可能需要改变执法方式, 从食用环节入手进行管理与执法, 也就是需要卫生、工商等有关部门的配合。

(七) 建立无居民海岛保护与利用信息化建设

篇4：我家的“家庭会议”制度

《正面管教》的基本原则是不依赖惩罚和奖励来解决问题（因为奖励和惩罚短期有效，但并不利于长期的规则内化和自我成长），而是邀请孩子一起来参与思考问题的解决方案，家长始终采取温和而坚定的态度和言辞。说起来容易做起来难，而“家庭会议”正是一个贯彻正面管教原则的好工具。即使是已经开了几个月的家庭会议，我也未能完全放弃惩罚和奖励，只是一直在努力淡化或者少用物质奖励和身体惩罚。

我家的“家庭会议”流程

我们的家庭会议定在周六晚饭后，“流程”基本是这样的——

流程1：互相夸奖。

每一位发言人都要一一感谢其他所有家庭成员这一周来为自己或为家庭做的某一件或几件好事。这一步可不能信口开河，平时就要好好观察，讲的时候要具体有条理。目的呢，一是培养“感恩”的心态；二是让每个成员都感受到大家的爱和肯定；三是为接下来的“问题讨论”环节作好铺垫。

我家的实践效果：中国人是比较含蓄的，不太习惯当面表扬别人，特别是对于最亲近的家人，更觉得似乎没有必要这么客气。事实证明，互相夸奖和感谢明显增进了我们家全家人的感情和互动，成了“管教孩子”之余的意外收获。

流程2：讨论问题。

我们在冰箱门上贴了一张纸——“问题列表”：发现这一周里有谁在哪方面做得不好而且又很难当场解决的，都可以写在这张纸上（孩子如果不会写字，可以请爸爸妈妈帮忙写上去）。每次家庭会议，我们都会讨论纸上列出的问题。讨论的过程中，每个人（特别是做得不好的那个人）都可以发言，说出自己认为有助于解决问题的方案，然后一起选择最合适的一个或几个方案实施。

我家的实践效果：目前的阶段，还是我们作为父母提出的解决方案比较多，孩子常常会说：“我也不知道该怎么办。”但，我们一定会征求他的意见，给他发言的机会。

不到7岁的儿子有一次写下的问题是“爸爸妈妈太啰嗦”。最终讨论的方案是：我们在提醒他做事情时，尽量只用一个简单的关键词。比如到了练钢琴的时间，就走到他面前，看着他的眼睛，温和而坚定地说：钢琴！（事实证明的确比唠叨一大段更有效）

流程3：全家一起了解下周的安排和策划下周的家庭集体活动。我通常会利用这个机会提醒儿子下周有哪些重要的活动，比如学校有志愿者活动、要去家庭医生那里注射疫苗、周末约好了要去哪个小朋友家玩……儿子也会提要求，比如“周末想去沙滩玩”等。

我家的实践效果：经过这样的提醒和计划环节，下一周的实施过程就变得顺利多了。

流程4：也就是会议的最后，就是全家 一起做一件愉快的事情。通常，我们会一起吃冰激凌或水果，有时候是陪着儿子玩一会儿他自创的规则有点天马行空的游戏。

总之，家庭会议通常以愉快的互相表扬开始，又以快乐的美食或游戏时间结束。这样，大家也就更容易接受中间的“问题讨论”环节。

当然，育儿过程中的很多问题并不是开一次会就能解决的，当我们发现问题再度发生，就会再次写到“问题列表”中进行讨论，每次都会有一些新的小小进展。虽然儿子的问题还是很多，但他的点滴进步让我觉得家庭会议值得坚持。而且，除了改正问题，儿子的观察能力、表达能力、责任意识都增强了，很有“家庭小主人”的架势。有时候，我们也会鼓励他来主持家庭会议。

有一天，他对我说：“妈妈，当我犯错误的时候，你不会骂我，会和我一起讨论，我觉得这样很棒。以后，我对我的孩子也会这样！”这一刻，我心里特别温暖。

篇5：公司会议制度管理办法

为了更好的规范公司会议管理，提高会议质量，特制定本制度。

二、范围

全喜公司员工和厂家在焦作业务人员

三、具体内容

1、例会

时间：每天早上8点，时间约为20分钟。

地点：总公司人员在公司会议室，分公司人员在分公司办公室。 参会人员：所有员工和厂家人员

主题：沟通解决日常工作中出现的问题和分配当天的工作。

2、总部周会

时间：每周一上午8点30到12点。

地点：公司会议室或者其他指定地点。

参会人员：各部门经理，主管，以及在焦作没有出差的分公司负责人必须参加，厂家业务人员根据自己的工作需要可以参加。

主题：总结上周的工作情况及安排本周的工作任务。

3、分公司和分部门周会

时间：部门自定

地点：各自办公司

参会人员：各自分公司人员，部门人员

主题：工作总结和安排

4、月度会议

时间：每个月2号，时间为1-3天。

地点：公司会议室

参会人员：所有业务相关人员

主题：汇总上月的工作完成情况及安排分配本月的工作任务。

5、会议主体

会议准备：韩总、孙总、郑涛、孙新

管理会议：韩总、孙总、李素平、常峰、周小夏、张林、肖静 销售会议：各县分公司经理

四、会议流程

1.由各部门负责人在每月3日前，根据工作报告制度，进行汇报月度

工作内容。

2.总经理根据汇报情况指出工作中存在的问题，出现一处问题罚款100元。

3、根据会议记录政策，每次开周会，月会，都安排人员做会议记录。

分公司开会由销管记录，其他会议由会议组织者制定人员记录。(附会议记录表)

五、奖罚措施

1、员工必须按时参加会议，对无故不参加会议的`员工视同旷工处理

2、公司鼓励员工在会议期间多提好的、有利于公司发展的建议，对提出能够促进公司发展的建议并被采纳通过的员工，公司会给予奖励。

3、经理主管开会迟到罚款50元，除出差以外不参加周会以上会议，(包括请假)罚款100元。

4、经理，主管组织会议要做会议记录，如果不能提供会议记录，视同未组织会议。

5、每月公司经理主管会议要对会议执行情况进行总结，每无故减少一次规定会议，经理和主管罚款100元。

篇6：会议室与会议制度的管理

1． 会议室宽敞、明亮、整洁、美观桌椅摆放整齐。

2． 会议中不交头接耳，认真听取所反映问题。

3． 每次会议主题表现鲜明，意图清楚。

4． 会议记录详细，并在规定时间内结束。

5． 检查落实对上次会议决议执行情况。

6． 参会人员会议结束后需要对会场进行清理。

制造一厂

篇7：会议管理制度

一、目的及适用范围

1.为全面掌握公司各方面情况，及时解决实际工作困难与难题，公司各级应定时召开不同层次的工作会议。

2.会议是公司处理重要事务、实现科学决策的重要途径，也是信息沟通、协调关系的重要手段。

3.为加强各中心、部门之间及时的交流和沟通，加强对各项工作的及时检查和信息反馈，提高会议的效率与效果，从而达到工作经验共享，相互学习，相互提高，特制定本管理制度。

4.适用范围：本管理制度适用于公司各部门及分（子）公司。

二、职责定义 1.行政人资部: ①制订和修订公司会议管理制度； ②负责各类会议的组织及会务工作；

③根据需要，配合各中心、部门例会及专题会议的会务工作； ④负责公司会议场所和设备的日常维护和管理； ⑤负责会议资料的归档管理。

2.各部门及分（子）公司（以下统称“单位”）： ①负责按本制度定期或不定期组织召开本单位会议； ②负责本单位会议记录整理及归档工作。

三、会议类型

（一）公司年会

1.目的：为与公司全体员工共同总结、回顾公司上一的工作、明确新一的工作任务和措施。通过对已取得业绩的总结，增强员工的集团荣誉感，通过对未来内关键事项或事关全局的焦点、热点问题充分讨论，集中全体员工的智慧，并最后形成公开、民主的决策。

2.会议成员构成：公司全体员工。

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3.会议召开：会议每年召集一次，安排在春节前或后两周左右召开，如果遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4.会议召集和主持：公司年会由总经理召集主持；如公司年会后有年会活动，则由行政人资部负责组织。

5.会议事项: ①总结、回顾公司上一工作； ②表彰上一先进集体和个人； ③计划公司新一的工作任务和措施。

6.会务工作：公司年会会务工作由行政人资部负责，由行政人资部根据工作需要协调总公司及各部门配合；会务具体工作包括组织总结会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）公司经营总结会

1.目的：为与公司全体管理人员共同总结、回顾公司上一的工作、明确新一的工作目标和任务。

2.会议成员构成：由总经理、副总经理、总经理助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开：会议每年在年会前召集一次，与春节前的最后一次经营管理办公会安排在同一时间。

4.会议召集和主持：由总经理召集主持。5.会议事项: ①总结、回顾公司上一工作；

②明确各部门、分（子）公司新一的工作目标和任务。

6、会务工作：由行政人资部负责会议的通知、筹备、组织、摄像摄影资料收集等等。

（二）经营管理办公会

1.目的：经营管理办公会是公司日常经营管理事项的决策机构，审议、决议公司内外经营事项，落实公司远期及近期工作规划。

2.会议成员构成：经营管理办公会由总经理、副总经理、总经理

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助理、各部门负责人、各分（子）公司负责人、各事业部负责人构成，在总经理认为有必要的情况下，可以指定部门副经理以下级别人员或子公司有关人员参加，听取他们的意见。

3.会议召开：会议一般每月的月30日或次月5日前召集一次，安排在公司会议室召开，如果适逢节假日，或遇其他情况不能如期召开，则由总经理另行决定会议召开时间。

4.会议主持：会议由总经理或总经理指定一名副总经理召集并主持召开，如总经理遇特殊事务不能参加，由总经理指定副总经理主持。

5.审议事项：包括经营方针与计划事项；公司组织机构与制度事项；公司财务事项；项目经营事项；办公事务事项；月度述职。

6.决议方法：经营管理办公会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由总经理最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①经营管理办公会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作；决议内容如需变更，其决定权在总经理；

②部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向总经理报告；公司行政人资部负责会议决议实施的监督及落实。

8.会务工作：经营管理办公会会务由总经理办公室或行政人资部经理或指定助理负责。会务工作包括：会议通知、会议资料准备，包括要求与会各中心、部门在会前提交《工作汇报表》（附表1：《工作汇报表》），以便会议讨论及决议；会议记录与纪要整理。

（三）项目例会

1.目的：会议的目的在于促进各中心、部门与项目间的信息沟通，谋求相互间的配合协调，紧密各部门的工作联系。

2.会议成员构成：项目例会参加人员为各相关部门负责人及其他相关人员。

3.会议召开：根据项目要求及进度定期安排会议。

4.会议主持：会议由项目主管领导主持，如主管领导由于特殊原因不能亲自主持会议，可指定其他人员主持。

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5.审议事项：报告上一阶段的工作落实结果，共同探讨下一阶段的工作内容与重点，确定工作目标。借此，公司各中心、部门与项目部可彼此了解现况，并商讨在工作进展过程中所遭遇的各类问题，与会人员可提供有关的策划意见或向相关部门提出管理建议，促进各部门与项目部更加紧密合作。

6.决议方法：项目例会审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由项目主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①项目例会一经形成决议，由相关部门经理负责，及时贯彻决议内容，并负责本部门的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在项目主管领导；

②部门经理有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向项目主管领导报告。

8.会务工作：项目例会会务工作由项目部门负责，会后应形成会议纪要。

（四）专题会议

1.目的：为了动员各方力量来配合解决工作过程中出现的一些较重大事项，达到与各中心、部门及分（子）公司更好地协调工作、征求其他部门处理意见。

2.会议成员构成：参会人员由主要责任部门指定。如主要责任部门认为需要总经理出席会议，或总经理认为有必要出席会议，则经总经理本人同意可安排总经理出席。

3.会议召开：

①专题会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可召集有关人员开会商讨；

②专题会议为不定期性的临时性会议，当一个专题需要多次的研讨才能定案时，可以相互约定次数与日期，但仍应以一题一会为原则。

4.会议主持：会议由该专题的主要责任部门召集并主持。5.审议事项：工作过程中出现的某一个专门问题。

6.决议方法：专题会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导

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最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①专题会议一经形成决议，由主要责任部门指定相关人员负责，及时贯彻决议内容，并负责本专业/中心、部门/分（子）公司的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导；

②各指定相关人员有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导报告。

8.会务工作：

①专题会议的会务工作原则上由主要责任部门负责，如需公司职能部门配合，应提前三天通知该职能部门；

②每个专题会议均应形成会议纪要，由主要责任部门整理、装订后交行政人资部归档管理。

（五）晨/夕会

1.目的：为了加强职业技能教育、增强公司凝聚力、向心力，晨会对一天的工作进行合理安排分工；夕会对一天的工作进行总结与回顾。

2.会议成员构成：本部门或本门店的全体员工。

3.会议召开：门店管理每天必须召开晨/夕会；各部门可根据部门工作实际情况安排，是否召开晨/夕会。晨会召开时间在每天上班前召开，时间控制在10分钟左右；夕会在下班后的10分钟内召开，会议时间控制在15分钟左右。

4.会议主持：由部门/门店负责人主持召开，如部门/门店负责人有事不能主持会议，则由部门/门店负责人指定部门/门店主管主持。

5.审议事项：晨/夕会应有相应的会前准备（附表2：《晨/夕会工作记录表》）；晨会主要宣传公司理念、最新政策等，鼓舞士气；夕会主要针对工作中出现的问题进行总结。

6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

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7.决议执行与实施报告：

①晨/夕会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门/门店负责人；

②主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门/门店负责人报告。

8.会务工作：晨/夕会会务工作由各部门/门店负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

（六）部门工作会

1.目的：为了加强部门工作指导、管理与交流，达成部门成员间工作协调、促进部门合作，收集并指导部门员工在工作中遇到的问题。

2.会议成员构成：本部门全体员工。

3.会议召开：由部门负责人负责组织定期召开，一般为每周五召开。

4.会议主持：由部门负责人主持召开，如部门负责人有事不能主持会议，则由部门负责人指定部门主管主持。

5.审议事项：包括部门工作计划事项；部门与其他职能部门协调事项；部门经营事项；办公事务事项；工作进度；公司安排重要工作事项；部门应知应会学习/上传上达事项。

6.决议方法：会议审议的所有事项，应在充分听取与会人员意见的基础上由召集会议的主要责任部门负责人或该部门主管领导最终决策并形成决议。

7.决议执行与实施报告：

①部门工作会一经形成决议，由相关主管负责，及时贯彻决议内容，并负责本组的执行工作。决议内容如需变更，其决定权在部门负责人；

②主管有义务和责任在适宜时候，把决议实施过程、情况与结果，向部门负责人报告。

8.会务工作：部门工作会会务工作由各部门负责，对会议上形成的决议事项应形成会议纪要。

四、会议管理

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(一)会议的基本要求

1.目的明确：每次会议都应有明确的目的、议题、出席人、主持人、场所、时间、准备事项。

2.节时高效：用最少的时间解决最多的问题，不开马拉松会、议而不决的会。

3.宁少勿多：严格限制会议次数和出席会议人数，可以个别联系、小范围协商解决的问题，就不要通过会议来解决。

4.集中精力，勤于动脑，积极发言，并做到简明扼要。5.克己奉公，出以公心，坚持实事求是原则，大胆发表不同意见。6.虚心听取不同的意见，不固执己见。争议问题注意方式、方法和语气。

7.遵守少数服从多数的组织原则。

（二）会前准备

1.会议必要性的审核：会议召开前应先就需解决的问题、会议时机的选择、会议内容的安排、会议费用的支出等多方面进行分析考虑，尽可能减少会议负担。某些情况下可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来代替传统的面对面的会议。对于经常性的会议，应以例会形势固定下来，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作。

2.参会人员的确定：应按解决问题的需要来确定参会者，凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者、具备专门知识经验有助于议题深化者、对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。

3.开会时间的选择：开会时间的安排考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段，避免会议打乱公司工作的正常运行秩序，会议本身的时间根据会议的性质最好控制在3小时之内；

4.开会地点选择与会场布置：选择会议地点及会场布置要与会议的性质、内容相符合；会场环境应安静无干扰，会场空间安排要避免过分冷清或拥挤；会前应备齐会议中将用到的各种设备；公司办公区会议室的使用由行政人资部统筹管理。

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5.会议议程拟定：议程一般由会议主持人拟订，让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。

6.会议通知的拟发：根据会前准备拟发会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参会人员、议题等（附表3：《会议通知模版》）；会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。会议如有书面议程，应随会议通知一并发给参会者。

7.其他准备事项：由主持人指定会议记录人，该记录人员应有一定的秘书工作知识和经验，熟悉会议情况，明确会议基本精神，并自始至终一直参加会议；如果会议内容涉及公司机密，应预先考虑保密程序或措施。

8.会前准备基本工作及流程： ①拟定会议计划和工作方法；

②选定会议议题，拟定会议议程、日程和程序；

③确定出席、列席会议人员名单、分组名单和召集人，确定会议记录人，明确机密事项；

④准备会议文件、资料和用具（必要时与会者每人一套）； ⑤确定会议时间、地点；

⑥报请领导批准以上各项问题后，发布会议通知；

⑦会务分工工作：公司对内、外的会议由行政人资部负责；各部门/分（子）公司的对内、对外会议，由各部门/分（子）主办。

(三)会中管理 1.会议签到：

①参会者因故不能到会应事先请假；

②参会者要养成按时到会的习惯，不得迟到，不得无故缺席；公 司组织的会议训，通知参与的人员应按时到场，如未按时到场，部门经理及以上管理人员按每分钟5元乐捐，最高上限200元，员工按每分钟2元乐捐，最高上限80元。

③到会后首先办理签到手续（附表4：《会议签到表》）。2.会场服务：会议工作人员应做好座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作，并及时妥善处理好各种临时交办事项。

3.会议主持：准时宣布开会，按议程严格控制会议进度，应注意

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引导参会者始终围绕议题讨论，并及时做出结论。

4.会中纪律：

①会议发言要紧扣议题，言简意赅； ②会上集中精力，认真聆听，不得窃窃私语； ③与会人员不得擅自中途离会；

④个人手机应妥善处理，会议开始前置于振动/无声状态或关闭，避免影响会议秩序；与会人员手机响铃，乐捐20元/次。

5.会议记录：

①会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载；

②一般日常性工作会议采用摘要记录方式，要求抓住重点，摘录要义，取舍得当；

③特别重要的会议应采用详细记录方式，要求有言必录，可考虑借助录音设备。

6.会议的一般程序。会议的层次要分明，一般分五个阶段 ： ①开会：主持人讲话，说明会议目的、背景、议题、讨论的方法和主要事项；

②提出问题：运用陈述事实、提问、阐述观点、展示资料等方法切入会议主题，尽可能的把情况介绍详细，以便与会者尽快进入角色； ③组织讨论：最好一个一个问题进行，充分发扬民主，让每个与会者都能发表意见；

④归纳总结：根据多数人的意见，归纳出正确结论；

⑤讲评会议：对各类意见、建议、提案等作出评价，布置落实会议精神、决议，指定贯彻落实的负责人。7.主持人应注意事项：

①把握开会时间，防止会议超时、松散；

②把握会议议题，引导与会者围绕讨论题开展讨论，及时纠正和制止跑题和争执，随时调整方式方法；

③议题一时难以形成一致意见的，可说明理由，中止讨论，转题； ④营造气氛，让与会者自由的表述意见，给每个人发言机会，一般不要硬性指定发言，讨论中不宜感情用事，阻碍发言；

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⑤对每一个议案，都应根据少数服从多数原则，付诸表决，及时宣布结果；特殊情况下，可由责任人裁定结果。

（四）会后工作

1.整理会议记录：会议记录作为第一手材料，是会议内容的客观反映，会后应及时整理原始记录使之完善；

2.撰写会议纪要或简报：根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式还是会议简报的形式。在整理会议记录的基础上，再进行分析、综合、提炼，选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。

①会议纪要的写作要求纪实、扼要，除简述会议的基本情况外，还需阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定并指定执行人和完成时间（附表5：《会议纪要》）；

②重要或大型会议，可以简报的形式把会议情况和内容向内部或下属单位传达通报，以起到指导和交流的作用，也可在公司刊物或公司网站中刊发；

3.签发会议纪要。会议纪要写好后交会议主持人审核签发，然后根据内容的相关性和保密性等具体情况，再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门；原则上在会议结束三个工作日内，主持人有义务负责安排好会议纪要的整理、撰写、签发工作；

4.会议内容保密：与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；对属于保密性的文件资料应妥善保管，方式散失和泄密；

5.检查催办决议事项：会议形成的决议应认真贯彻执行，会议主持人应设专人负责催办工作，定期记载催办事项的进展情况，定期或不定期向领导汇报催办事项的进展情况；

6.会议档案管理：每次会议后由行政人资部门负责，尽快把各类会议内容整理成文或收集，立卷归档，作为历史资料，加以长期保存。一般在三个工作日内完成。

五、附则

1.本制度公司全体员工必须了解、认识并能够在实际工作中遵守和执行；

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2.本制度自 年 月 日起正式实行； 3.本制度解释、监督、执行权归行政人资部。附表1：《工作汇报表》 附表2：《晨/夕会工作记录表》

附表3：《会议通知模版》 附表4：《会议签到表》 附表5：《会议纪要》/ 16

附表1：《工作汇报表》

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附表2：《晨/夕会工作记录表》

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附表3：《会议通知模版》

通知

桂林XX投资管理有限公司 [2016]司0930-14号

关于召开 会的通知

司属各部门、分（子）公司、各部负责人：

为更好的分析总结公司 月份的经营工作，及时查找问题，研究解决措施，明确 月份经营重点工作，结合公司实际情况，现就召开 月月度经营例会的相关安排通知如下：

1、会议时间：2016年 月 日（星期）8:40-9：40.2、会议地点：XX公司会议室。

3、会议主题： 月份工作总结及 月重点工作计划

4、会议主持人：

5、会议参与人：

6、会议准备：

A、各分（子）公司、部门负责人在2016年 月 日15:00前将 月工作总结和

月重点工作计划以电子文档形式发送至公司QQ号3389694289@qq.com。

B、行政部于2016年 月 日 :00前将会议例会提纲发送至参会人员邮箱，以便提前做好会议准备。

7、会议纪律：

A、所有参加会议人员需准时到场签到，并做好相关会议记录。B、会议期间通讯工具保持静音或震动。

8、附件：工作总结与计划（月）模板表.xls

特此通知

公司印章 主题词： 呈报 ：总经理办公室 抄报： 年 月 日 共印4份

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附表4：《会议签到表》

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附表5：《会议纪要》

篇8：虚拟股东会议制度初论

一、虚拟股东会议的涵义

虚拟股东会议也称网上股东会会议,是指公司利用网络工具来召开股东会议。与传统股东会议相比,这种股东会议最重要的特点就是虚拟性。股东通过互联网等设施召开和参与股东会议,不受地理位置影响,参会时间灵活,无需物理场所,除了适格股东身份,参会者身份和参会行为都具虚拟性,所有会议程序都在网络上进行。当然,虚拟股东会议的这一特点并不影响股东会的性质和地位; 网络技术的应用使得股东会议成本更低、快捷迅速,效率优势更为明显。

市场经济发达国家公司实践中的虚拟股东会议主要有两种方式: 第一,公司利用自己的网络视频会议系统召开虚拟股东会议。建立网络视频会议系统需要一定的经济实力,那些规模较大、股东分布较分散的上市公司更为合适。公司在其网站主页发布公司信息、介绍网上视频会议系统,籍此,股东把握网络视频会议系统的功能和使用方法。股东通过身份认证程序进入该系统,可以向管理层提建议或者进行投票。通过该系统的实时“聊天室”,股东可以同步观看并参与股东会议。通过该系统,股东能够跟踪股东会议整个进程,进行提案、质询和表决。网络视频会议突破了地理界限,有利于更多股东参加会议和亲自行使权利,也节省了参会成本。第二,租用中介机构会议系统召开虚拟股东会议。一般而言,小公司会作这种选择,因为建立自己的网络视频会议系统成本巨大,他们难以承受。

二、虚拟股东会议的正反之辩

如同任何新兴事物一样,对于虚拟股东会议制度存在赞成和反对两种不同声音。支持者多基于该制度的独特优势,反对者则着眼于其不足。

( 一) 虚拟股东会议的优势

支持者的主要理由包括如下四个方面:

第一,降低公司会议成本。就目前公司体制而言,股东和公司管理成本仍然是公司有效决策形成的一个重要障碍。传统现场股东会议的召开需要公司支付庞大的场地、人员和资料费用,这对公司而言是一个很大负担,公司不愿意承受。相形之下,虚拟股东会议不需物理场所,公司不必支付高昂的场地租金以及组织会议的其它费用。由于会议在网上进行,公司可以节省大量纸质选票、委托代理材料以及会议材料印刷及邮寄费用,这大大降低了会议成本[2]。据学者统计,网络投票成本仅为书面投票的9% 。另外,由于网络投票可以节省印刷、邮资及纸张等费用,学者估计,只要5% 的股东改用网络投票,就可为美国企业节省四千万美元。当然,公司也可以利用自己办公场所召开股东年度大会,但是股东人数众多时,一般公司不具备相应的会议场所和设施。分析人士提醒,公司建立适当的远程通信系统并且实施符合法定要求的程序可能需要一些成本,公司对虚拟股东会议的访问限制也需要一些成本,但是这些额外成本不可能抵消虚拟股东会议节约的成本。例如,Inforte公司召开一次虚拟股东会议成本为2 000美元,而召开一次现场股东年会预计花费20 000美元,两者成本差异显著[3]。

第二,提高股东参会率和参与质量,遏制股东大会形式化。在当今时代,由于种种因素影响,股东大会形式化、空壳化成为一个突出现象。虚拟股东会议情形下,股东只需电脑接入网络设施即可参加股东会议,成本很低,这能够充分激励股东参加公司会议,最低法定出席数容易达到,有利于防止股东大会形式化。这对于股东极其分散的公司尤为明显。虚拟股东会议另一个潜在优势在于其有利于提高股东参与质量。公司通过网络通讯技术与股东交流互动,可以集合多数人意见和建议,从而提高股东参与会议质量,使得公司决策更加科学化、规范化。典型情形是,允许股东在会议前或者会议进行中通过电子邮件向管理层提出问题,这样就扩大了会议问题的范围和深度。实践中,股东向公司发送邮件提出的问题尖锐并且非常直率。股东通过向公司提出问题锻炼了他们参与公司治理的能力,有助于股东大会会议质量的提高。

第三,消除了传统委托代理投票的弊端。在虚拟股东会议情形下,股东点击鼠标和通过电子邮件提问问题等同于股东亲自参会,可以充分行使股东权利,而无需顾虑在传统股东会议情形下,由于委托代理投票所产生的代理成本和代理程序严格、程序繁琐、操作不便等不足,有利于保障股东利益。

第四,有利于股东知情权的保护和证券监管。在网络时代,股东查阅公司信息不再受地域限制,他们通过公司信息披露获得相关经营信息和财务信息,这有利于股东特别是中小股东做出知情判断,刺激其投资和参加会议的热情。此外,虚拟股东会议也有利于证券监管部门的监管,后者可以通过一些特别渠道了解和监督公司遵守和执行法律情况,从而维护全体股东利益。

( 二) 虚拟股东会议的不足

通常而言,反对者对于虚拟股东会议的不足归纳为如下几个方面:

第一,降低了股东与管理层进行交流沟通的能力。物理性股东会议的优势在于面对面交流以及管理层和股东间的对话讨论,这种面对面交流机制有利于商议和问责但电子方式很难复制这种交流机制。虚拟股东会议中最基本的交流方式是电子邮件问答。股东担心这种方式会被滥用: ( 1)管理层容易忽略股东提出的尖锐困难,他们可以籍口忘记邮件回复; 在现场股东大会上管理层则难以忽视股东所提问题。 ( 2) 即使管理层回复某些邮件所提问题,但是可能只回应那些有利于自己的问题。 ( 3) 因为问题是在会议前收到的,管理层可能只是照本宣科予以答复,而在现场股东大会中管理层回答则须自然。

第二,减少了股东间交流。在邮件提问情形中,邮件直接寄送到董事会而不是送给所有股东,这种形式似乎不利于股东交流。有些人建议公司利用电子公告板,这样股东可以提问,其他股东可以评论或回答。但目前,还没有公司采用这种形式。一些公司允许股东电话参与虚拟股东会议,但是多人在电话里是难以进行有效交流的。

第三,降低股东动摇选民和管理层的能力。股东维权人士担心虚拟股东会议将会降低其动摇选民和管理层的能力。现场会议允许股东更好地表达其立场,同时可以保证其他股东和管理层更加认真倾听,而虚拟股东会议减少了这种优势。

第四,给公司带来一定困扰,主要包括: ( 1)有些人在网上不再拘谨和礼貌,可能故意向公司及其管理层提出一些刁难和破坏性问题,这类问题可能会降低股东会议效率。 ( 2) 可能会增加投票结果的不可预测性。一般而言,公司在召开虚拟股东会议时承认股东委托投票和股东网上撤回委托投票,这无疑会增加股东在极短时间提交和更改委托投票的可能性,大大加剧了股东会议投票结果的不可预测性。此外,虚拟股东会议技术实践经验不足和不成熟,特别是有些技术漏洞和不足诸如预设后门、黑客攻击等都会带来一些风险,这些也会影响虚拟股东会议的良好运作。

三、虚拟股东会议的实践

美国是世界上最早在规则层面肯定利用电子化方式召开股东会议的国家。在美国州法中,特拉华州公司法最有领先性和代表性,该州数次修改其普通公司法,对股东通过网络等电子方式参加会议予以支持。1989年修改的《特拉华州普通公司法》允许股东利用电话行使表决权,1992年修订案承认股东可以用通讯方法授权他人代替自己行使权利。1995年美国证券交易委员规定公司可以利用网络向股东发布信息从而提高投资者“接近、研究、分析信息”的能力。1996年美国贝灵巧公司首次在互联网上播放公司股东年度大会,并允许股东通过网络进行投票。1997年以后,随着互联网的普及以及电子商务的发展,许多公司开始利用网络技术进行股东大会的召开和投票。特别是2000年6月30日,美国总统克林顿签署《全球及全国商业电子签名法》,该法对股东网络投票最核心问题即电子签名权有效性问题做了明确规定,解决了虚拟股东会议最基础的问题。2000年《特拉华州普通公司法》修订案承认虚拟股东会议的合法性,并对公司举行虚拟股东会议或者部分股东通过远程方式参会程序作出规定旨在确保虚拟股东会议的得以安全进行。在美国州法承认虚拟股东会议制度后,许多公司召开了虚拟股东会议,诸如Inforte公司、Ciber公司等。尽管有人对于虚拟股东会议抱有怀疑态度,然而,这种从无到有、从实践到立法承认的过程充分说明了该制度的生命力。

在美国之后,许多国家包括日本、英国也分别修改其《商法》或者《公司法》,建立了较完整的股东网络投票制度,为虚拟股东会议实践奠定基础。其他国家和地区例如德国、丹麦以及我国台湾地区也都是通过立法明确网络投票的地位,允许股东通过虚拟方式投票,保障股东合法权益。

在我国,最早采用的通讯表决方式是书面投票,而最早采用通讯表决的是小飞乐。中国证监会2004年颁布《上市公司股东大会网络投票工作指引 ( 试行) 》,基本默认了股东网络投票,并且对网络投票的提案、投票程序以及涉及社会公众股股东事项的强制适用均有规定。2006年证监会发布的《上市公司股东大会规则》则明确确认了网络投票的地位,另外其对于程序的规定更为合理。上海证券交易所和深圳证券交易所分别在2004年和2006年出台了各自的《上市公司股东大会网络投票实施细则》,对在各自交易所内上市交易公司股东大会网络投票作了详细规定。上述规章和文件为股东网络投票行为的规范提供了依据,但是问题在于这些规则层次低、刚性不足,且并非专门针对虚拟股东会议。

四、我国虚拟股东会议制度的构建

( 一) 我国已具备召开虚拟股东会议的条件

虚拟股东会议的迅捷性、经济性以及跨越时空的特性有助于股东出席股东会议行使权利,提升公司治理。目前,我国已具备召开虚拟股东会议的条件: ( 1) 公司技术条件的成熟。网络技术的飞速发展和普及使得公司运营呈电子化、网络化之势,股东行使权利也越来越多利用电子形式。网络视频会议系统则为虚拟股东会议召开提供了最关键的基础设施。实践中,大公司已经建立和使用自己的网络视频会议系统,小公司则可采取租用方法。目前国内几大电信运营商都直接提供公共视频会议租用业务。此外,网上证券交易、网上银行等已经较好地解决了网络信息安全问题,虚拟股东会议系统运行有了安全保障; 我国股东网络投票制度和网上证券交易制度实践也为虚拟股东会议运行积累了经验。 ( 2) 股东具备了参加虚拟股东会议的条件和素质。随着物质生活水平提升,具备上网条件的股东数量急剧上升,网络交易媒介日益得到股东认可; 股东网络知识和应用技能的不断提高为股东参与虚拟股东会议奠定了基础。( 3) 证监会2006年《上市公司股东大会规则》第20条规定,上市公司可以采用安全、经济、便捷的网络或其他方式为股东参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的,视为出席。据此,虚拟股东会议没有现场,不符合股东大会要求。不过,该条允许公司采用网络方式为股东参加股东大会提供便利,意味着允许部分网上股东会议,而部分网上股东会议距离虚拟股东会议只有一步之遥。 ( 4) 其他国家虚拟股东会议实践为我国建立虚拟股东会议制度提供了经验和教训,特别是美国特拉华州的立法及实践对我国相应制度建设具有借鉴意义。

( 二) 我国虚拟股东会议运行程序规则的设计

虚拟股东会议与传统股东会议程序有共同之处,此处主要介绍其特殊之处。

1. 会议通知及会议信息披露

我国《公司法》规定,召开股东大会会议,应该将会议召开的时间、地点和审议事项提前通知各股东。在虚拟股东会议中,利用电子方式通知是通用且恰当的选择。公司可以在网站上公示股东大会会议召开的通知,但是如果仅仅是在网页上公布,不能保证每个人都能收到通知,因此公司需要以电子邮件方式 ( 经股东同意) 单独通知有通讯信息登记的股东,而对那些无法单独通知的股东,则以在规定网站公示作为通知。在通知生效时间上,本文认为投寄即送达,即公司确认通知信息确实已经发送就视为送达,这符合电子技术的实际。

会议信息披露对于股东参会十分重要。《上市公司股东大会规则》第16条规定,股东大会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的具体内容,以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。拟讨论的事项需要独立董事发表意见的,发出股东大会通知或补充通知时应当同时披露独立董事的意见及理由。在虚拟股东会议情形下,信息披露只需上传到规定网站,简单迅捷、成本低廉。

2. 股东身份认证

虚拟股东会议的股东身份认证可以借鉴现行证券交易系统以及股东网络投票系统的身份认证机制。目前,股东身份认证方案主要有两种,一是密码方式,通过将股东账号与唯一密码相对应方式确认股东身份。二是CA认证方式,由权威公正的第三方机构即CA ( Certificate Authority) 认证中心签发数字证书确认股东身份。数字证书这种身份认证方式安全级别较高,是目前最好的一种认证技术,银行业在网上银行中比较普遍采用这种认证方式。

3. 股东发言权与质询权的行使

公司召开虚拟股东会议应该在其网站上设置电子论坛版块以便股东发言与质询。通过认证的股东可以利用网络摄像头、电话、邮件或者其他通讯技术提出问题,所有问题将由管理层亲自在网上实时回答。公司可以做出相应规定,股东提问可以基于股东级别或者持股比例优先得到答复。例如,持有一定股份股东所提问题可以优先得到回答,其合理性在于大股东往往比那些容易廉价出售股份的小股东更有兴趣知悉投票和公司经营情况。所有股东提问与管理层答复将条理清晰地编辑在虚拟股东会议网站“提问与回答”目录下,供股东查阅。当然,涉及商业秘密的除外。

4. 股东投票权的行使

虚拟股东会议中投票表决可以采用网络投票方式,这已经在我国上市公司中推行。利用互联网投票系统投票有效时间一般为: 开始时间不早于现场股东会议召开前一日下午15: 00,结束时间不早于现场股东会议结束日下午15: 00。虚拟股东会议的网络投票环节的时间可以与虚拟股东会议的起始时间与结束时间一致,也可以根据公司虚拟会议系统或者中介机构会议系统进行具体设置。另外,应该允许股东通过电子邮件进行投票。电子邮件可以全天候发送,时间更灵活,可以避免虚拟会议系统工作时间的限制。

5. 虚拟股东会议记录存档

有些公司会将虚拟股东会议记录在网上存档一段时间。例如,UAP公司委托规则指出虚拟股东会议存档在会议结束之后一周内观看; Conexant公司在会议结束后一个月内可以观看网上直播[4]。还有一些公司规定了更长的会后阅览会议存档的时间。Artio和Pico两家公司存档时间是七个月,Illumina和Winland公司存档时间是一年。建议我国虚拟股东会议记录要在网上存档一段时间,以供股东观看,具体存档期由公司根据情况自行决定。

( 三) 参会主体瑕疵及责任认定问题

参会主体瑕疵一般源于他人盗用股东账号、密码,在股东不知情的条件下进入虚拟股东大会系统,进行投票表决操作。实践中,公司与股东需要约定采用同一程序、指定特定会议系统,公司不能实质审核股东身份,只能通过密码来确认股东参会资格。如果公司在验证股东身份时能够保证网络系统安全,只要股东身份符合形式要求,则公司不承担任何法律责任,行为后果只能由被盗股东承担。

( 四) 股东中途退出对计算法定数的影响

《公司法》规定,股东大会做出决议,必须经出席会议的股东所持表决权过半数通过。《上市公司章程指引》要求上市公司股东大会拟出席会议的股东所代表的有表决权的股份数需达到公司有表决权的股份总数的二分之一以上,但允许公司在章程中选择是否规定这一程序。表决法定数以出席法定数为计算基础。虚拟股东会议利用网络系统,有较强灵活性,股东中途退会情况要多于现场股东会议。那么,股东中途退会是否影响出席法定数并进而影响据此计算的表决权数?

股东中途退会有两种情况: 其一,股东自己主动退出会议。股东主动退出会议系统属于主观放弃行使股东权利,可以推定他们不支持退出后的议案,否则他们就会积极行使投票权促其通过。其二,技术原因如网络意外中断、系统故障等导致的无法继续参会。如果会议最初达到法定数,但由于系统故障、病毒入侵等原因使股东无法正常参会而退出,“一般规则是,一旦形成了法定数,那么它将持续存在,即使部分股东退出会议,也不影响其余的股东继续开会。但是计算表决权数时,仍应以出席法定数为基础。这样,既不因个别股东的退出而轻易导致会议流产,避免造成公司资源浪费,又符合资本多数决原则”[5]。可以参照《上市公司股东大会网络投票实施细则》第11条予以处理,即股东仅对股东大会多项议案中某项或某几项议案进行网络投票的,视为出席本次股东大会,其所持表决权数纳入出席本次股东大会股东所持表决权数计算,对于该股东未表决或不符合本细则要求的投票申报的议案,按照弃权计算。综上,对中途退会的股东一般是按照弃权处理。实践中,发生网络故障的几率相对较小,并且虚拟股东会议持续时间不长,不能因为个别股东中途退会而影响整个股东会议进程,因此按照弃权对待具有合理性。但是如果该个别股东退会是由于公司单方原因所致,即使股东大会做出决议,个别股东仍然可以根据《公司法》请求法院认定决议无效,此时网络会议系统的中断成为股东大会决议瑕疵的依据。例如,公司董事会或者管理层为了私人利益,通过破坏虚拟股东大会系统的正常进行来阻止某些股东投票权的行使。

( 五) 技术瑕疵法律责任认定

技术瑕疵是指在股东大会进行中,由于股东、网络会议系统中介服务商的电脑、网络软硬件故障导致的损害,主要包括:( 1) 股东电脑系统故障、病毒感染、被非法入侵、电脑设备或软件系统与网络会议系统不匹配因而无法参会所产生的损失; ( 2) 股东操作失误造成的投票偏差或者信息发送不成功导致的损失;( 3) 互联网故障导致网络中断、会议过程中信息中断、延迟、错误等,使股东无法正常参会行使股东权利的损失;( 4) 通讯线路繁忙、服务器负载过重,股东不能及时进入网络会议系统的损失;( 5) 股东重复或者错误发送指令。上述损失处理应当采用何种责任归责原则? 如果适用过错责任原则,谁主张谁举证,这显然不利于股东特别是中小股东,因为网络会议系统的复杂性和专业性使得股东难以举证。如果适用无过错责任原则,显然对公司不公平,因为即使公司主动采取相应措施,仍然难以避免上述问题。可见,采用过错推定归责原则比较合理,无论是公司还是股东,只要证明自身操作无过错,尽到了合理注意就可免责。