外事接待的常规礼仪

外事接待的常规礼仪（通用8篇）

篇1：外事接待的常规礼仪

外事接待礼仪

掌握原则

一般而言，礼宾规格的确定与操作的基本原则主要有以下四点：

服从外交

服从外交原则的具体含义，主要是指我国外事接待中礼宾规格的具体安排要服从我国外交工作的需要，礼宾规格的操作必须为我国的外交工作服务。

身份对等

所谓身份平等，具体是指在确定接待外方人士的礼宾规格时，应与外方人士的具体身份相称，同时还应参照外方在接待我方身份相仿者时所采用的具体的礼宾规格。也就是要求我方所给予来访的外方人士的礼遇应当恰到好处，以免我方人士在出访对方时可能会受到的任何形式的怠慢。

一律平等

在确定和操作用以接待来自多方的境外人士的礼宾规格时，一定要不论其国家大小，不分强弱，不看贫富，不讲亲疏，严格地、无条件地平等相待，注意搞好有关各方的平衡。

有所区别

接待来自与我方存在习俗差异及其他差异的外方人士的礼宾规格时，必须充分考虑双方的这些差异，具体情况具体对待，不能千篇 一律。

熟悉特征

礼宾性

礼宾规格是专门用以接待来宾的，在外事接待中，它则专门用以接待外籍来宾。由此可见，它不仅是一种礼仪，而且还是专门用来接待来宾尤其是外籍来宾的礼仪。因此，礼宾性是礼宾规格的主要特征之一。

规范性

礼宾规格的规范性非常强。它对于我方人员在外事接待中具体应当如何做为，都规定得一清二楚。因此，可以称其为“礼宾规范”。

稳定性

相对而言，礼宾规格往往比较稳定，是轻易不会变更的。正因为其具有轻易不变的“钢性”而不是动辄改变的“弹性”，礼宾规格才有规矩可言，才不至于被礼宾对象所误解。

差异性

具体确定和操作外事接待中的礼宾规格时，在基本要求不变的大前提之下，其具体做法经常因人而异。也就是说，在接待不同的外方人士时，往往有着许多不同的规定或要求，此即所谓礼宾规格的差异性。

简约性

从总体上看，我国用以外事接待的礼宾规格同样也在不断简化。与过去相比，简约性这一特征在我国往往表现得十分明显。

来宾分类

VIP

它的含义为“非常重要的客人”，在外事接待中往往称其为“要人”。

VIP一般包括正式来访的下列人士：各国政府的重要负责人，如中央政府副部长以上官员，地方政府副省长以上官员等。

IP

它的含义为“重要客人”。

在外事接待中，SP具体指的是身体状况特殊者，如老、幼、病、残、孕;作用发挥特殊者，如上述三类客人的助手、秘书以及其身边工作人员;风格习惯特殊者，如少数民族人士、宗教界人士。

CP

它的含义为“普通客人”。

在外事接待中，此类“普通客人”一般是前来我方进行正式访问或非正式访问的、除以上介绍的前四类客人之外的其他所有的外方人士。

礼宾次序

在礼宾次序操作的具体过程中，有一些相关的注意事项必须为有关的外事人员高度重视，对以下四点尤须多加注意：

细致周到

在具体拟定或执行礼宾次序时，有关人员一定要力求细致入微，面面俱到。

认真执行

任何一位外事人员，不论其具体行政职务高低，在执行礼宾次序时，都必须不讲个人好恶，不谈个人见解，不凭个人兴趣，认真地令行禁止，上传下达，一切照章办事。

提前通报

不管我方在多边外事接待中具体确定采取何种礼宾次序，通常都应当提前向有关各方进行通报。

轻易不变

在具体的外事接待过程中，用以接待多方外宾的礼宾次序一旦确定，尤其是在其已被通报给有关各方以后，通常就不宜对其再作重大变更，否则就会降低其稳定性与权威性，或者令外方人士感到我方不守规矩。

涉外礼仪基本原则

涉外交往礼仪的基本原则有三点：

第一：接受对方。

所谓接受对方就是你跟别人打交道时，如果不是原则问题，不是什么国格、人格、党纪、国法大是大非的问题，一般性沟通，要有这样一个理念：客人永远是正确的，客人没有错，不要寻衅滋事，找别人毛病。

第二：重视对方。

欣赏的重视，不是找人家毛病。要欣赏的重视不是找人家毛病。有人也重视他找人家毛病。那天一个同志跟我讲了，说金老师你挺精神，但你有个问题，你背比较驼。我说我没办法，我这出过车祸，我腰直不了。“那你牙比较黄。”把我气坏了，我说“我又不咬你，关你甚事?”你不能让人家不高兴。我们这里说的重视是欣赏，比如接过名片一定要看，为什么欣赏?为什么客人来了要“坐、请坐、请上坐”?欣赏，为什么要使用尊称?欣赏。

第三：赞美对方。

有一位著名的行为科学家，美国著名的学者乔治枚奥先生说过，“尊重别人就是尊重自己，发现别人的优点，实际上就等于肯定自我，那说明你宽容，说明你谦虚，说明你好学”，他强调这个。所以我们在涉外交往中，你在适当的情况下，要善于发现别人的所长。

篇2：外事接待的常规礼仪

待人热情不仅意味着自己对待交往对象具有诚意，也能体现对对方充满了友好、关怀与热诚。但是，作为外事人员对人热情相待，必须有一个“度”，注意“热情有度”。

外事工作的基本原则

国家之间一律平等的原则。外事工作是我国对外政策的具体推行与实践体现，我国的外交政策强调国家不分大小、强弱、穷富等，相互之间是一律平等的交往关系。因而，任何单位、任何部门、任何个人在外事交往活动中必须贯彻平等原则，要热情友好，落落大方，彼此尊重，不卑不亢，坚决反对大国主义。

尊重国格、尊重人格的原则。在涉外交往中既要维护本国的利益、尊严，又要尊重他国的利益和尊严，国家不分贫富大小，人不分种族信仰，不分民族、宗教、风俗习惯，一律平等以礼相待，不能厚此薄彼，不能做任何有损国体、有辱国格的事。而且，在与外宾交往中，既要坦诚、谦恭、热情、周到，又不能低声下气、卑躬屈膝、失去自我，要自尊自爱。

遵守外事纪律的原则。在外事接待工作中要坚持维护国家主权和民族尊严，自觉遵守外事纪律，不得失密泄密；不利用工作之便营私牟利、索要礼品；不背着组织与外国机构及个人私自交往；不私自主张或答应外国客人提出的不合理要求；参加外事活动，要严格按规章制度办事。

篇3：外事接待口译中的归化与异化

关键词： 归化 异化 口译策略 外事接待

近十年来，我国外语、翻译等学术期刊和相关专业文集上发表的关于口译策略研究成果可分为五大类：基于理论的口译策略研究、基于语言形义的口译策略研究、基于场合的口译策略研究、基于口译过程的口译策略研究及基于口译教学的口译策略研究①。其中大多数的口译策略研究都将“策略”和“技巧”二词混为一谈。在口译策略研究中，“策略”一词的含义往往很模糊，不仅各人的使用存在混淆，还经常和其他词如“处理”、“方法”等混为一谈。“技巧”一词的含义也不甚清楚，有时被当做“策略”的同义词使用。对此，笔者认为，“策略”应当指特定情况下为实现某一特定目标而采取的处理事务的方式和计划；而“技巧”则是一系列具体的做法，策略是通过技巧实现的。具体而言，翻译中的“策略”应当指“直译”、“意译”、“归化”、“异化”这类大的原则性的方针；而“技巧”则包括翻译中具体词义的选择，词类的转换，词数的增减，句子的拆分、合并与顺序调整；具体到口译中，还有预测、解释，甚至笔记法等。目前国内研究者对于口译策略的论述，实际上主要集中在探讨具体的翻译技巧上。

在涉及文化冲突的翻译问题上，翻译策略研究主要集中在归化（domestication）和异化（foreignization）这一对概念上。这两个概念最初由美国翻译理论家Lawrence Venuti提出，他将归化定义为“在译文中采取自然流畅的目的语的表达方式，尽可能减少读者对于源语的陌生感”；而异化则是“在译文中打破目的语的某些语言规则，在一定程度上保留源语的异国情调”②。归化与异化之争可以说贯穿了整个翻译史，无数国内外论著都对两者的优劣进行了多层次、多角度的论述，这一论战至今仍在进行。不论归化还是异化，最终都是为了完成翻译的任务，即最大限度地在源语和目的语之间传递信息。在具体情境下，两种策略灵活运用必然是总体方针。然而，具体到外事接待口译这一工作场景中，遇到文化冲突现象时，何时采用归化策略，何时采用异化策略？有没有一般性的原则？这是本文要探讨的问题。有研究者提出，外事口译中应侧重采用归化策略③，对此，笔者认为不能一概而论。笔者尝试对外事接待口译中涉及的文化冲突问题进行归类，然后对归化和异化这两种截然相反的策略做探讨，尝试就何种情况下采用归化或异化策略确立起一般原则。

一、外事接待口译及文化冲突

本文所讨论的外事接待，特指地方政府机关、高校等机构开展国际交流合作时接待外宾的活动，包括迎送、宴请、会谈、参观等；外事接待口译则指这一特定场景中的陪同交替传译。外事接待口译中的文化冲突是指在外事接待场景中，因为说话人和听众这两者的思维方式、说话习惯、心理因素、生活经验、教育背景等因素的不同，导致口译员遇到的翻译困难。

二、文化冲突的分类

尽管有了前面的概念界定，“文化冲突”仍是个较为模糊的概念，因为“文化”一词的含义过于宽泛。口译本身是一种高度依赖于语境的口头交流活动，而语境依赖于交流双方的思维方式、文化背景和社交环境，这三个概念也相对模糊，有必要进行一定的界定。在本文中，思维方式特指人对某一事物习惯性的观点和看法；文化背景特指不同国家、民族中特有的文化概念；社交环境则指交流者所处的社交场合对交际者的言语行为所规范的原则和准则。下文拟从这三个方面将外事接待口译中常见的文化冲突进行分类，以一次外事接待活动为案例，对这三类文化冲突进行具体解释，并从归化和异化的角度提出口译策略。

1.思维方式差异引起的文化冲突

思维方式指人看待事物的角度、方式和方法。因思维方式不同而引起的文化冲突可见下例：

以上是外事接待当中的一个典型场景。沟通看似流畅，但不难看出王先生和David之间存在隐含的思维方式上的差异和冲突。在例1（a）中，王先生以中国人的方式表达他对外宾的关心，但外宾的回应，如例1（b）所示，和他预期的回应并不一致。这种不一致来源于中西方主宾初次见面时表达关切之情的不同方式。在这种情况下，译员不妨采用归化的策略，在例1（a）中译为：

Good Morning，Mr.David！ Have you had a good sleep？ It must be very tiring to fly for 8 or 9 hours，A good sleep must be helpful.

这样，译语符合了听者的思维方式，更利于双方的交流。

2.特定文化概念引起的文化冲突

特定文化概念指存在于一种文化而在另一种文化中缺位的事物。因这类事物引起的文化冲突是跨文化交流中最容易遇到的。

在例2（a）中，译员碰到的难题在于中国人两个发音接近的姓氏引起了外宾的迷惑。口译员完成了解释，但忽略了徐先生的武打动作。该动作不一定会引起外宾的误会，但至少会导致困惑，译员应该有所解释。在例2（b）中，译员干脆把中方说出的成语忽略不译。这种处理未尝不可，毕竟对交流影响不大，但严格来说不是最好的处理方式。这两个例子都是高度文化相关的，对于这类文化冲突，翻译是采用归化还是异化策略，取决于交际的目的：是为了文化输出，还是引进④。笔者建议，在外事接待口译中，这类涉及特定文化概念的翻译宜采用异化的翻译策略，这样有利于双方了解对方国家民族的文化，增进了解。在理解困难时，可加进必要的解释。如例2（a）中，译员可这样处理：

It’s not Mr.Wu from DIT who accompanied you to China.It’s Mr.Wu，the dean of Computer Science Department of our college.His family name sounds similar to your colleague Mr.Wu，but it’s another Chinese character meaning martial art，just like this.

在遇到中文的成语、谚语翻译时，译员同样可以采用“异化加补充解释”的策略。因此在例2（b）中，译员可作如下解释：

That’s right.In Chinese we call it “men dang hu dui”，which originally means being well matched for marriage，and here Mr.Xu means that you have found exactly the right partner，or counterpart to talk with.

这样，目的语的接受者（外宾）既充分理解了说话者的意思，又了解了某些中国文化元素，一举两得。

3.对社交环境的理解差异引起的文化冲突

下面的例子是外事接待中另一个常见场景：礼仪致辞。

在本例中，译员很好地完成了任务，有理由相信，外宾也能很好地理解中方发言人的意思。然而，这里面隐含的文化冲突仍然可以看出来。中方发言人的这段话是典型的“台面话”，先用一系列重要事件做铺垫，烘托气氛，再引出真正的欢迎致辞。这是由其对所处的社交环境决定的，也就是说，只有在较隆重的礼仪致辞场合下，中方发言人受到了特定的社交规范限制，才会以这种方式说话。在本例中，译员采用了归化的策略：对源语的结构作了一定的调整，使译语符合目的语的语法与逻辑结构。这一点可从上文中带下划线的句子看出。然而在西方人听来，即便是在这样隆重的场合，开场白叙述一系列与主题无关的事件，仍然显得冗长和啰唆。这就是交流双方对于社交环境的理解差异导致的文化冲突。对此，译员应如何处理？是否有必要把这些不相关的内容略过？笔者建议，可以从语言结构和含义两个层次采用不同的策略，即“结构上的归化”和“文化上的异化”。见下面修改后的译文：

In this beautiful October with gentle breeze，we have witnessed some important events such as the successful launch of Shenzhou Six Spaceship，and the 70th Anniversary of the victory of the Long March.Today，we are greatly honored to welcome the experts from Dublin Institute of Technology，which is another important event to us.It marks a brand chapter of our educational cooperative programme.Let’s applaud welcome for the presence of Professor David Taylor and Ms.Sharon Feeney！

译员保留了源语所有的信息，即便对目的语接收者而言显得冗长而突兀。这可以看做是一种“含义上的异化”；带下划线的句子清楚地表明了中方发言人提及这一系列看似不相关的事件的意图，即客人来访的重要性对我们而言不啻前面这一系列重大事件，这无疑有助于外国听众更好地领会中方发言所含的表面信息和隐藏其后的情感意图，这可以看做是“语言结构上的归化”。由此，我们可以做一大胆结论，即归化和异化作为翻译策略并非水火不容。在同一语篇的处理上，两种策略可以在不同层次上使用，相辅相成，取得最佳的翻译结果。

三、结语

归化和异化作为翻译策略，在外事接待口译中，应结合具体的场景灵活运用。在涉及思维方式差异导致的文化冲突中，宜采用归化策略，因为顺应目的语的语言思维习惯更有利于顺畅地沟通。在因特定文化概念导致的文化冲突中，宜采用异化策略，这样有利于双方了解对方国家和民族的文化。在特定的社交场合，双方在特有的社交规范和限制下进行交流时，译者可在语言形式和结构两个层面采用不同的策略。这一点也揭示出：翻译中的归化和异化策略可以结合使用，互为补充。

注释：

①李赛男.我国口译策略研究的现状、问题与展望[J].内蒙古农业大学学报，2013（2）：110-113.

②Shuttleworth，M，& Cowie，M.Dictionary of Translation Studies [C].Manehester： St jerome，1997.

③王贝贝.外事口译中的跨文化意识及应对策略.上海外国语大学，硕士论文，2012.

④李建军.文化翻译论.上海：复旦大学出版社，2010.

参考文献：

[1]Shuttleworth，M，& Cowie，M.Dictionary of Translation Studies [C]，Manehester： St jerome，1997.

[2]王东风.归化与异化：矛与盾的交锋.中国翻译，2002（9）：24-26.

[3]李赛男.我国口译策略研究的现状、问题与展望[J].内蒙古农业大学学报，2013（2）：110-113.

[4]王贝贝.外事口译中的跨文化意识及应对策略.上海外国语大学硕士论文，2012.

[5]彭鹏.现场汉英交替传译中的归化与异化——以2011年温家宝总理答中外记者问中交替传译实践为例.湖南师范大学硕士论文，2012.

篇4：关于外事接待礼仪

形象问题不仅仅是个人的容貌问题，还涉及到其它一些问题。比如说：在外事交往中非常重要的一点就是要干净、整洁。古人曾经讲过：衣不必华服，唯整洁为要。在外事接待中，一定要注意自己的服饰礼仪，这不仅是个人风度的体现，也是我国民族精神的展示：同时，还是对客人的尊重、礼貌之需。在涉外社交场合，服饰可以分为便装和礼装两种。

仪表：注重个人的仪容仪表、仪态举止、谈吐、着装等。从仪容仪表说，要求整洁干净：脸、脖颈、手都应洗得干干净净;头发按时理、经常洗;指甲经常剪;注意口腔卫生，不当众嚼口香糖;经常洗澡、换衣服，消除身体异味。

仪态：要从站、坐、行以及神态、动作等方面严格要求自己，优美的站姿给人以挺拔、精神的感觉;所谓站有站相、座有座相，仪表要端庄，举止要文明，姿势要端正。站时不要东倚跷靠;坐时不要跷二郎腿、晃腿;坐姿要端正挺直、大方得体。

服饰：服装应整洁大方。男士着西服，着西服时须系领带，夏季可穿硬领短袖衬衫系领带或质地较好的短袖敞领衫;女士应按季节与活动性质的不同，可穿西装、民族服装、中式上衣配长裙或长裤、旗袍或连衣裙等，夏季也可穿长、短袖衫配裙子或长裤。参加正式外事活动，不能穿茄克衫、牛仔裤、超短裙、旅游鞋、布鞋、长筒靴。

篇5：外事接待礼仪

在涉外活动中，我国公民要注意维护自身形象。

其中，尤其要注意下列两点。

1.国家形象对于外事人员而言，维护自己伟大祖国的形象，在任何时间、任何地点、任何情况下，都是第一位的、最基本的要求。

那么怎么才是真正的维护国家形象呢?这主要体现在三个方面，即热爱祖国、热爱人民、拥护政府。

2.个人形象公民在涉外活动中维护形象，首先要从维护好其自身形象着手。

要做到仪表堂堂，落落大方。

在涉外场合，公民必要注意修饰仪表，检点举止，使自己形象上乘，风度翩翩，无愧于炎黄子孙的称号。

二、不卑不亢

不卑不亢，是外事礼仪的一项基本原则。

它要求每一个参与外事活动时，都必须意识到，自己在他国人民眼里，是代表自己国家、自己的民族、自己的单位。

要做到从容得体、堂堂正正。

不应该畏惧自卑，低三下四，也不要自大狂傲，放肆嚣张。

三、热情有度

待人热情不仅意味着自己对待交往对象具有诚意，也能体现对对方充满了友好、关怀与热诚。

但是，作为外事人员对人热情相待，必须有一个“度”，注意“热情有度”。

四、尊重隐私

尊重隐私，实际是上述“热情有度”的顺理成章的推论。

所谓尊重隐私，主要是提倡在国际交往中主动尊重每一位交往对象的个人隐私，不询问其个人秘密，不打探其不愿公开的私人事宜。

目前，在国际社会里，尊重隐私与否，已被公认为一个人在待人接物方面有无个人教养的基本标志。

在涉外交往中，尊重隐私实际上具体表现为人们在交谈中的下述“八不问”。

1.不问收入支出。

2.不问年龄大小。

3.不问恋爱婚姻。

4.不问身体健康。

5.不问家庭住址。

6.不问个人经历。

7.不问信仰政见。

8.不问所忙何事。

五、守信约定

在国际社会里，人们十分重视交往对象的信誉，讲究“言必信，行必果”。

1.慎重许诺。

在涉外交往中，基层公务员对外方人士所作出的所有正式承诺必须量力而行，慎之又慎，切勿信口开河，草率许诺，也不要使承诺大而化之，模棱两可。

2.严守约定。

在国际社会中，信用就是形象，信用就是生命。

既然“中国人历来说话都是算数的”，那么基层公务员在涉外交往中就一定要努力恪守约定，兑现承诺，如约而行。

六、尊卑有序

在外事交往中，依照国际惯例，将多人进行并排排列是，最基本的规则是右高左低，即以右为上，以左为下;以右为尊，以左为卑。

换言之，在进行并排站立、行走或者就座时，为了表示礼貌，主人理应主动居左，而客人居右;男士应当主动居左，而请女士居右;晚辈应当主动居左，而请长辈具右;未婚者主动居左，而已婚 者居右;职位、身份较低者主动居左，请职位、身份较高者居右。

七、女士优先

女士优先，是国际社会尤其是西方国家里所通行的交际惯例之一。

在社交场合，“女士优先”主要应在下列方面得以表现。

1.尊重妇女。

与妇女交谈时，一律要使用尊称。

涉及具体内容时，谈话亦不应令在场的妇女难堪。

排定礼仪序列时，应将妇女列在男子之前;

2.照顾妇女。

在一切社交活动中，男子均应细心地照顾妇女：就座时，应请其选择上座;用餐时，应优先考虑其口味;3.关心妇女。

外出之际，男子要为女士携带重物。

出入房间时，男子要为女士开门、关门。

在女士面前，任何时候都不允许男子吸烟;4.保护妇女。

在一切艰难、危险的条件下，男子均应竭尽其全力保护妇女。

通过危险路段时，男子应走在前列。

在马路上行走时，男子则应行走于外侧。

篇6：外事接待翻译礼仪介绍

基本礼仪要求

在国际社交场合，个人着装形象不仅代表了自己本身的形象，它还代表了国家的形象。所以，翻译人员的着装显得尤为重要。

在国内参加对外活动时，男士可穿西装、中山装或各民族的服装。对于女士而言，依据季节与活动性质的不同，可穿西装、民族服装、中式上衣配长裙或长裤、旗袍和连衣裙等。

在外事接待中的任何场合，翻译人员的服装都要保持清洁、整齐、挺直。衣服袖口要干净，皮鞋要上油擦亮。穿中山装要扣好扣领、领钩、裤扣。穿长袖衬衣时，要将前后摆塞在库内，袖口不要卷起，长裤也不要卷起。女士穿袜子时，要注意袜口不能露在衣、裙之外。

行为举止要求

翻译人员的举止要落落大方，端庄稳重，表情自然诚恳，蔼然可亲。站立时，身子不要歪靠在一旁，不要半坐在桌子或椅子背上。坐下时，腿不摇，脚不跷。

坐在沙发上不要摆出懒散的姿态。在公共场所不要趴在桌子上，躺在沙发上。

走路时，脚步要轻，遇急事可加快步伐，不可慌张奔跑。

谈话时，手势不要过多，不要放声大笑或高声喊人。在隆重的场合，如举行仪式、听讲演、看演出等，要保持肃静。

自身素质

在外事活动中，每一名外事翻译既是专职翻译，又是外事工作者，在这种特殊的身份下，外事翻译者不仅要具备专职的翻译素质，而且需要具备外事工作者的素质。具体表现在以下几个方面：

1、政治立场要坚定

在外事活动中，每一名外事活动翻译者都必须具有坚定的、正确的政治立场。具体体现在以下三个方面：

①站稳立场。要做到忠于祖国，忠于人民，忠于政府。

②掌握政策。对于我国党和政府的路线、方针、政策，尤其是我国的外交、外事政策，外事翻译不仅要及时了解，认真学习，而且还应当深入体会，全面理解。

③提高警惕。在从事翻译工作的具体过程中，外事翻译一定要遵守外事纪律，严守外事机密，保持高度的政治警惕，在任何情况下，都不得将我方内部情况向外方人士随意泄露。

2、专业知识要过硬

在从事外事翻译时，要精通语言文字，达到专业水准，并且要讲究职业道德。

①精通语言文字。第一，外事翻译人员至少应该精通一门外语，并且最好还能再掌握第二门、第三门外语；第二，外事翻译人员必须拥有较高的本国语言文字修养，不但要精通现代汉语，而且还应该精通古代汉语；第三，外事翻译人员还应该要掌握一定的翻译技巧。

②达到专业标准。翻译要做到“信、达、雅”。“信”就是要忠于原文，翻译准确；“达”就是译文要通顺，翻译要流畅；“雅”就是语言典雅，翻译优美。在外事工作中，必须将“信”置于首位，同时对“达、雅”予以兼顾。

③讲究职业道德。要做到不要忘记自己的身份，喧宾夺主；翻译时不得任意删改，偷工减料；不得滥竽充数，不懂装懂；不得随心所欲，篡改原话、原意；不得生编滥造，无中生有。

3、前期准备要充分

在进行翻译工作之前，翻译人员的前期准备也非常重要，因为这对其在翻译过程中的发挥有一定的影响。

①明确具体任务。在翻译工作开始之前，应该要明确具体的翻译任务。有可能的话，最好还要对翻译的基本内容、服务的主要对象，以及工作的具体时间、地点予以明确；

②了解相关环节。在遵守有关规定的`前提下，翻译人员应该对本人工作的基本环节有所了解，以便为每项具体环节所有可能涉及到的内容或者问题提前作好翻译上的准备；

③熟悉有关背景。对于翻译对象的有关背景，如个人特点，双边关系，我方意图，近期大事，国内外政治与经济发民的新动向、新问题，都要尽可能地加以熟悉；

④适应现场环境。如果条件允许，翻译人员应当提前到达工作现场，以便对有关工具设备进行调试或者试用，并做好其他有关的临场准备工作；

⑤掌握评议特点。对于有关作者的写作特点，有关人员的口音特征，有关语言文字在翻译方面的主要疑难之处，翻译人员亦应尽量加以掌握。

4、知识面要广泛

一名称职的翻译人员必须要具有丰富的专业知识与社会知识。

①要学习国学知识。从事翻译工作一定要具备有关中国传统文化的知识。对有关的名著、典章、制度、人物、谚语、习俗等等，都应当努力学习掌握，加强积累。

②要学习国际知识。从事翻译工作还必须努力学习与本职工作有关的国际知识。通过学习，了解相关交往对象，开阔视野，提高翻译工作水平。

③要学习外事知识。对于与外事工作有关的一切知识，翻译人员要认真学习，要精益求精，更好地担负起翻译工作的重任。

篇7：高校外事接待工作研究

关键词：高校；外事接待工作

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2012）10-0076-02

当前，我国高等教育正在迈向新的发展阶段。作为高等教育事业重要组成部分的高校外事工作也呈现出蓬勃发展的新态势。外事接待工作是高校開展国际合作与交流的重要窗口，其意义和作用不可小视。高校外事接待工作应该在遵守各项法规制度的基础上，规范有序、合理合情、灵活有效地开展，并充分体现出高校特色。高校外事接待工作是寻求学校国际合作交流、发展机会和拓宽渠道的重要方式。

一、高校外事接待工作的基本程序

根据高校机构设置的普遍特点以及高校自身的特色，一般而言，高校外事接待工作的基本程序如下。

（一）前期准备阶段

1.上报审批。高校外事接待工作往往分为院系科研机构层面和学校层面。院系科研机构层面外事接待由各具体执行单位向校外事部门报告，申请办理相关手续及获得批准。校外事部门根据院系层面接待任务和学校层面接待任务的具体不同要求，向校领导、上级主管部门报告，履行各类手续，直至获得批准。

2.联络沟通。确认来访宾客的身份、职务、来访内容、日程安排、文本资料等信息，给予对方必要的入境手续支持，了解来访宾客的特别要求，确定接待规格、接待形式和日程表，并及时告知对方。在充分交流协商后，进行必要的修改。

3.校内统筹。若接待任务须由校内多个单位协同承担，应事先做好通知和协调工作，务必为承担分任务的单位留出充足的筹备时间，必要时要召集协调大会，做好分工，确定责任。在准备阶段，校内各单位间充分的信息沟通是十分必要的。

4.接待安排。来访宾客的食宿行各环节必须事先确认，以免出现脱节和疏忽遗漏情况。确定接待任务的负责人和具体经办人员保持联络顺畅，并备有应急方案。

（二）接待执行阶段

1.接送安排。根据接待任务要求的不同，确定是否需要安排专人专车接送。如需要安排接送，务必准时、地点正确。

2.会见及活动。按照事先确定的接待规格和形式开展主要的会见和相关活动。在高校外事接待中除会谈外，经常安排的活动包括学术讲座、报告会、签约仪式、学生联欢联谊活动、学术交流座谈、参观校园及校内单位（包括部处、学院、科研机构等）、游览、宴请等。

3.接待辅助。为保证接待任务顺利开展而必须设置的各个接待环节，包括翻译、场所、摄影录像、记录、茶水、音响、装饰、礼品等。接待辅助对顺利完成接待任务起着重要的作用，尤其是翻译、场所等环节。

4.应急方案。在接待过程中，若遇到突发情况，必须及时反应，灵活处理，必要时启动应急方案或迅速报告相关部门。

（三）总结与发展阶段

1.整理与总结。接待任务完成后，应及时整理记录、照片、文本以及其他相关资料，汇总并撰写任务报告，报送相关部门，发布新闻信息。同时，总结接待中存在的不足之处，积累经验，避免以后出现类似问题。

2.保持联系。及时与来访宾客进行后续联系，沟通反馈双方信息，以便建立长期联系，为进一步加强联系和拓展合作交流打好基础。

二、高校外事接待工作的主要原则

高校外事接待工作是一项复杂的系统工程，涉及多层次、多方面、多内容、多形式，需要做大量细致的具体工作。因此，要求高校外事部门及有关工作人员，既要具有高度的政治责任心，认真学习并贯彻执行国家的对外方针政策，又要熟悉各方面的情况，在业务上精益求精，在安排上既要严谨周密，又要灵活巧妙，真正做到内紧外松，应付自如，保证外事活动的顺利进行[1]。

（一）对等原则

对等原则是高校外事接待工作中的基本原则。根据来访宾客和代表团的身份、访问目的和意义、双方关系发展历史和现状、国际惯例等要素综合考虑确定接待规格。学校安排的主要迎宾人一般要与来宾的身份相当。学校的其他迎宾人员身份和人数也应根据来宾的情况确定，具有一定的代表性，人数相当即可。

（二）尊重原则

来自不同国家和地域的宾客，往往有着自己独特的风俗习惯和礼仪礼节。作为主人，在进行外事接待工作时，要尊重宾客的习俗和礼节。因此，务必要事先了解来访宾客的信息，特别是某些禁忌，慎重从事，不可马虎。同时，要熟悉约定俗成的礼仪规范国际惯例，守时守信，礼貌真诚。

（三）灵活原则

高校外事接待工作具有其自身特点，可以在尊重来宾的风俗习惯、礼仪礼节的基础上，在接待上作相应的变通和灵活处理，因地、因时、因人制宜开展工作。在外事接待过程中，即使作了充分的前期准备工作，也难免会碰到突发状况和棘手事件。这就需要外事接待人员既要严格按外事工作的规定和程序办事，又要从实际出发，根据时间、空间、形势的发展变化，审时度势，见机行事，快速做出反应，把各种负面影响减低到最低程度。灵活原则是在大的原则和方针下灵活处理事务，而不是改变基本的原则和方针；是在原则许可的范围内，根据实际条件，正确适度地开展工作，完成任务 [2]。

三、高校外事接待工作的主要注意事项

与其他领域的外事接待工作相比，高校外事接待工作具有其自身的特点：强调学术交流，往往专业需求高，涉及教学科研领域，注重拓展学习和引进先进技术与经验的渠道，活动内容丰富，形式多样，有利于拓宽学校的视野，提高学校的国际化水平。根据高校外事接待工作的特点，在开展工作时须特别注意的事项如下。

（一）沟通

不同的国家在制度政策、风俗习惯、礼节禁忌、生活方式等方面往往会有所不同，甚至可能出现刚好相反的情况。在高等教育领域，各个国家也都有着自身的特色和不同的情况，小到职称和职务称呼的不同。外事接待工作人员在日常工作中要注意不断学习，熟悉各国的情况。但在执行具体的任务时，往往又会面临许多特殊情况或不熟悉的事务，因此，在接待工作的前期准备阶段，与来宾方面通过各种通讯方式进行充分的信息沟通是非常重要的。在沟通过程中，往往还需要耐心和细心，与来宾方共同修订日程安排、文本翻译等内容，有时甚至要不厌其烦，多次反复修改。另外，主宾双方还应保持通讯联系的顺畅。来宾抵达以及访问期间，一旦出现突发情况，必须做到通知及时、沟通便利，才能保证接待工作的顺利完成。

（二）礼仪礼节

在高校外事接待活动中，要特别注意礼仪礼节的规范执行，要体现高校的特点，展现彬彬有礼、质朴踏实的学术风范，避免浮华不端和奢侈浪费。外事接待人员要注重个人修养的提高，养成良好的礼貌习惯。首先，要注意守时守信，遵守承诺；其次，要使用礼貌用语和正确称谓；第三，要讲究个人的形象衣着和行为举止，服饰要得体，举止要文雅。在外事接待过程中，应注意各个环节的礼节，包括见面时的介绍和行礼致敬，要根据实际来宾的情况，使用合适的方式；交谈时，表情要自然，语言要亲切和气，表达得体，注意手势的禁忌等；用餐时，要分清中餐和西餐礼仪的分别，做好准备，讲究座次礼、进食礼、饮酒礼等。另外，在安排一些比较大型或重要的活动时，应注意仪式的安排。高校外事接待活动中常见的仪式有签字仪式、学术会议开幕闭幕仪式、聘任仪式等。在安排这些仪式时，应遵守普遍的约定俗成的国际礼仪，又要根据实际需要综合考虑，注意做好场所布置、程序步骤、文本准备、座次安排等方面的工作。

（三）口译

在高校外事接待活动中，在会谈、合作谈判、宴会致辞、参观访问以及学术报告会、国际学术会议等场合需要口译。高校的外事口译具有口译的一般特点，如严谨性、即席性和灵活性等，但同时有着其自身的特点：教育专业性及学术性。因此，对高校外事口译人员的基本要求是：严格遵守外事纪律，熟悉外事礼仪，作风严谨，能将内容，尤其是有关方针、政策以及关乎国家和学校利益的内容准确翻譯。口译人员不仅要具备扎实的语言基本功，还要掌握丰富的专业知识，并通过不断积累，逐步完善知识结构。要充分了解相关背景材料，尤其对学校整体情况、相关院系科研机构的设置及优势学科等情况有比较清楚的了解，还要熟练掌握相关专业术语、习惯表达法等[3]。 此外，口译人员还应当具备反应快、心理稳定、应变能力强等综合素质。但是，鉴于高校专业学科的复杂多样性，有经验的口译人员也不可能做到熟悉所有的专业内容。因此，在出现翻译内容学术性与专业性较强的情况时，特别是国际学术会议及学术报告会，应当邀请专业教师和科研人员担任专场口译，以保证接待任务的圆满完成。

（四）信息保存

高校的外事接待工作是拓展学校国际合作与交流渠道的重要手段。因此，在接待任务完成后，信息的整理和保存非常必要，是实现外事工作良性可持续发展的基础。应当建立接待工作的数据库，将来宾的信息分类归档，保存好联系方式、来访简讯、照片、签约文本、活动内容、交换礼品等信息，以便随时调用，同时也便于统计数据。通过信息的保存，还可以进行来访后的联络保持。在合适的时节，以贺年卡、电子邮件、电话等合适的方式问候对方，为今后进一步开展交流合作打下基础。

参考文献：

[1]章亚南，陈泽梁.涉外工作常识[M].上海：第二军医大学

出版社，2008：69.

[2]王彦琳，孙敏.论新形势下高校外事工作的原则性与灵

活性[J].文教资料，2007，（32）.

[3]张艳，张志.论高校教育外事口译[J].湖南农机，2008，

篇8：外事接待的饮食住宿准备工作

一些重要的外事接待任务，往往关系重大。要确保其万无一失，就一定要尽心尽力地做好准备工作。

为外宾接待服务所进行的准备工作，主要应当在有备无患、细致人微、体谅外方等3个具体方面多下功夫。

首先，要争取有备无患。进行准备工作时，一定要对方方面面、前前后后、里里外外的每个环节都充分有所考虑，有所准备，有所应对。

其次，要力求细致人微。对于准备工作之中的各项具体细节，都要反复研究，认真推敲，斟酌再三，力戒因小失大。

最后，要努力体谅外方。从事具体的准备工作时，一定要以外方人士的实际需求为着眼点。在无损国格、人格与力所能及的前提下，一定要尽量照顾对方的具体情况。

在接待外方来宾时，接待部门尤其要高度重视外宾的饮食住宿问题，尽量做到周到细致。饮食住宿问题直接关系到人的最基本的需求，因而是接待过程中最敏感、最根本的环节。在这一问题上安排得如何，直接关系到接待工作的全局，也最能体现接待部门的接待水平。因此，接待人员必须合理安排外方来宾的饮食住宿，为其正常的生活和工作提供良好的基础。

在安排外方来宾的饮食住宿时，从总体上必须掌握下述5条基本原则：一是遵守我方的有关规定；二是考虑我方的实际条件；三是尊 重来宾的风俗习惯；四是满足来宾的合理要求；五是确保来宾的健康与安全。

具体而言，则应当彻底掌握为外方来宾安排饮料、用餐与住宿方面的礼仪规范，并将其准确无误地运用到实际接待中。对于其中的任何一个具体细节，都绝对不能马虎行事。

一、饮料安排

在外事接待中，饮料的安排十分关键。在为外方来宾安排饮料时，接待人员必须熟悉并掌握饮料的品种、盛放的器皿、饮用的方式等3个方面的礼仪规范。

(一)饮料的品种：尊重习惯，力争多样

通常，各国家、各地区、各民族的人都有其喜欢饮用的固定的一种或几种饮料，它们不仅是人们生活习惯的基本特征，更是民族文化的重要部分。因此，在为外方来宾安排饮料时，要充分尊重对方选择饮料的习惯，并通过饮料品种的多样化来确保其习惯得到尊重。

在一般情况下，为外方来宾准备饮料，可着重考虑下述几个品种： 1．茶水。饮茶在世界上较为普遍，但不同国家的人习惯饮用不同品种的茶。中国人习惯于饮用绿茶或花茶，日本人比较喜欢乌龙茶，英国人爱喝红茶，一些中亚、西亚国家的人则往往偏爱奶茶。还有一些外国人不喜欢饮茶。所以，既要按照来宾的习惯准备多种茶水，又要准备茶以外的其他饮料。

2．咖啡。众所周知，目前在国际社会中，咖啡乃是一种“人缘”最好的饮料。不论是招待西方客人还是招待东方客人，都可以选择咖 啡。

3．汽水。在一些非正式场合，以可乐、雪碧、芬达之类的汽水待客，通常也是可行的。它既可以解渴，又可以消暑，所以比较受欢迎。不过，因其需要冷藏，而且饮用后易使人打嗝儿，故此不适用于肠胃不好者或正规场合。

4．果汁。在国外，新鲜的果汁是一种很受欢迎的饮料。其中的常规品种，如橙汁、苹果汁、菠萝汁等等，更是待客之必备饮料。但它同样大多适用于非正式场合。

5．矿泉水。目前，以矿泉水待客在国际社会上较为盛行。在外方人士眼里，其身价通常要比汽水高，也更为正式。因此，在接待外方人士时，矿泉水或与之相类似的纯净水，都是应当常备的。

以上饮料是待客时最基本的种类，基本可以照顾到大多数外方来宾的需求。但如条件允许，不妨多备几个品种，包括每一种饮料内部种类也要细分，以使来宾有所选择。饮料品种越多，越说明我方对外方的重视。

此外，在为外方来宾上饮料时，还有一定技巧可循。为周全起见，可采取两种技巧，即“一中一外”、“一冷一热”的方式。所谓“一中一外”，即除为外方备上一种对方所惯用或国际上所流行的饮料外，可

为其再上一道中式饮料——茶水，使其有机会体验“中国特色”；所谓“一冷一热”，则是指应照顾大多数外宾不喜欢热饮的习惯，除为其备上一道茶或咖啡之类的热饮外，必须为其准备一种矿泉水或汽 水之类的冷饮，这样做才能万无一失。

(二)盛放的器皿：讲究卫生，提倡自助

用以盛放各种饮料的器皿不仅应当与饮料相配套，而且须采取必要的措施以确保其清洁卫生。

1．认真进行消毒处理。所有盛放饮料的器皿，均须由专人负责进行例行的消毒处理。

2．绝不使用有残缺的器皿。凡用以接待外方来宾的器皿，用前应当认真进行检查，凡有残缺的、带有污损痕迹的一律要剔除在外。

3．杜绝器皿重复使用。必须注意的是，在任何情况下，都不应让外方来宾重复使用已被别人用过的器皿。为此，应当大力推广一次性饮料器皿的使用。

4．积极推广环保器皿。在可能的条件下，应当尽量采用一次性纸杯等环保类型的饮料器皿。这样做不仅适应了外方来宾的要求，对身体健康有利，还有利于环保。

5．大力提倡饮料自助。如果条件具备，应提倡在招待外方人士时实行饮料自助。这样不仅可使对方自取所需，而且还有助于更好地避免在取用饮料过程中发生不卫生的情况。

(三)饮用的方式：根据场合，处理得当

在款待外方来宾时，接待人员应按照不同的场合和需要，选择合适的饮用方式。基本做法有以下2种：

1．来宾自行选择饮料。当来宾人数较多或宾主较为熟悉之时，接待人员可以根据来宾的数量和习惯，备下多种可供来宾选择的饮 料。来宾选择饮料可以通过2种方式进行。

其一，主动法。可以在接待来宾现场的一角备好各种饮料，由对方进行主动的选择。

其二，被动法。接待人员在为对方上饮料之前先征求一下对方意见，由来宾在给定范围中进行被动的选择。需要强调的是，在口头征求来宾个人对饮料的选择时，宜用“封闭式问题”的方式，即应当报出所有可供选择的品种，由对方从中选择。切勿采用“开放式问题”的方式，即不应直接询问对方“您用什么饮料”，否则就有可能出现不能满足对方要求的情况。

2．事先指定饮料。当场合较为正式，或是在宾主不甚相熟的情况下，可以为来宾事先指定较少品种的饮料。有时，饮料已在来宾抵达前摆放在其坐席之上；有时，则是在来宾抵达后再由工作人员为其呈上。但都不必当面口头征求来宾选择饮料的具体意见。

二、用餐安排

由于各国用餐的讲究各不相同，接待人员在为外方来宾安排用餐时，除应掌握宴请的形式、就餐的方式、菜肴的选择、位次的排列等4个要点外，还要关注具体的细节。

(一)宴请的形式

在设宴招待外方来宾时，目前我国用以宴请外宾的形式主要有以下3种：

1．宴会。宴会，通常是指最正式、最隆重的宴请。它可以在早、中、晚举行，但以晚宴最为正式。接待部门举办宴会时，要注意会见、菜单、费用、举止与环境等5个方面的礼仪规范，即“五w”。具体说，就是既要提前发出请柬，邀请客人和其他出席作陪人士，又要注意餐具的多少，酒水、菜肴的道数，餐厅的陈设，侍者的仪态，赴宴者的衣着及所需费用等。此外，还要安排宾主致辞，乐队演奏等程序。

2．招待会。所谓招待会，是指一种形式松散、自由的宴请，通常不备正餐、不排座次，而只备一些简单的食物、饮料，由来宾自由取用，多用于节庆活动同时接待多方来宾之时，在国际社会里较为常见。与宴会相比较，它在具体时间上可早可晚，所用时间可长可短，既不太讲究酒水、菜肴的道数，又不会对出席者的装束要求过多。招待会的形式颇多，有酒会、茶会、咖啡会、冷餐会等，接待部门可根据具体情况采用不同的形式。

3．工作餐。工作餐，即在会议或工作之中以套餐的形式所提供的便餐，属非正式宴请。它多在午间提供，因此在国外经常被人们称作工作午餐。工作餐一般所用时间较短，菜肴道数较少，通常不备酒水。除与工作有关之人外，并无其他人士作陪，所以有人又把它叫做工作聚餐。在用工作餐时，往往不必由宾主先后致辞，但允许用餐者边吃边谈。

(二)就餐的方式

就餐的方式，一般是指具体以何种方式来用餐的问题。在当今世界上，就餐的方式主要存在3种：一是使用筷子用餐，二是使用刀叉用餐，三是使用右手用餐。在一般情况下，鉴于我方宴请外方以中餐为主，所以在涉外宴请中，我方通常都选择使用筷子进餐的方式，以 便使外方人士有机会感受中华美食的独特就餐方式。

不过，在选择以筷子用餐的方式宴请外方人士的同时，还要注意两个问题：

1．必须兼顾外方来宾的就餐习惯。除中国、朝鲜、韩国、日本、老挝等为数不多的几个国家之外，世界上大多数国家并无使用筷子就餐的习惯。因此，在宴请外方人士时，不妨为之安排“一中一外”两种就餐方式。即既为之准备筷子，让其有机会“一试身手”，又同时为之准备其惯用的餐具。在这一问题上，千万不要勉强对方，而是应悉听尊便。

2．考虑到外方人士的不同身份以及中外双方关系的不同，可将中餐以筷子用餐的就餐方式进一步区分为以下4种：

第一种方式是“混餐式”。用餐时，大家围坐在一起，使用各自的餐具取用盛放在同一器皿之内的菜肴。这种方式可使人产生和睦、亲近之感，但是其弊端则主要是不卫生。因此，正式宴请外方来宾时通常不宜采用此种方式。

第二种方式是“分餐式”。即“中餐西吃”，指用餐时，接待人员将菜肴和主食等量分给每位用餐者，然后来宾们围坐在一起，使用各自专用的餐具、器皿独享自己的食物。它的优点是既卫生又公平。举行正式宴会时，它往往被视为一种最佳选择。

第三种方式是“自助式”。“自助式”就餐，一般也叫自助餐。国际上流行的酒会、茶会、咖啡会、冷餐会等一般都采用这种方式。其具体做法是，接待人员事先将所有食物分类摆放在一起，然后任由就 餐者根据本人口味自由取用。在用餐时，人们可站可坐，但一般不排座次。它的长处主要是节省开支，节省人力，不排座次，不拘礼仪。举行较大规模的招待会时，通常可选择此种方式。

第四种方式是“公筷式”。它实际上是“混餐式”的一种特殊形式，用餐时，大家围坐在一起，先用公用的餐具取被放臵在同一器皿内的食物，再以各自专用的餐具享用。此种方式兼顾了卫生要求，又创造出亲密氛围，适宜在为外方来宾举办家宴时采用。

(三)菜肴的选择

接待人员在安排外方来宾用餐时，必须对菜肴的选择问题高度重视。在为对方准备菜单时，除了要量力而行之外，关键是要对对方的禁忌和喜爱一清二楚。

一方面，要坚决避免安排外方来宾的忌食之物。一般而言，外方人士的饮食禁忌可以分为以下5类：

1．宗教禁忌。这是所有各类饮食禁忌中最严格的一种。许多宗教都有其特殊的饮食禁忌，信徒绝对不能违反。例如，伊斯兰教禁食猪肉，印度教禁食牛肉，犹太教禁食无鳞无鳍的鱼等等。

2．民族禁忌。不少民族都有各自的饮食禁忌。比如，美国人不吃鲤鱼，俄国人不吃海参，英国人不吃狗肉，日本人不吃皮蛋等等。

3．职业禁忌。一些特殊工作岗位上的工作人员在饮食上也各有顾忌，如司机不准饮酒；法官与检察官，一般也不得出席有碍其正常执行公务的宴请。

4．健康禁忌。在安排用餐时，接待人员要对身体条件欠佳者给 于一定的照顾。如应为糖尿病患者准备无糖餐，为高血脂患者准备低脂餐，为高血压患者准备不含酒精的饮料等。

5．口味禁忌。饮食中，个人口味也差异较大：有人忌荤，有人忌辣，有人不食海鲜。接待人员要高度重视这些个人口味禁忌。

另一方面，除排除外方来宾忌食之物外，还必须尽量在菜单上安排受外方来宾欢迎的食物。依照一般经验，外宾主要欣赏下述3类菜肴：

第一，具有民族特色的菜肴。外方来宾垂青的中餐特色食物有：春卷、水饺、兰州拉面、扬州炒饭等主食和咕老肉、狮子头、糖醋鱼、宫保鸡丁、鱼香肉丝、清炒豆芽、麻婆豆腐等菜肴。

第二，具有本地风味的菜肴。中华饮食，讲究“南甜北咸”。各地菜肴，各具不同风味，而且有着各自的颇负盛名的“代表作”。比如，北京的“全聚德烤鸭”，上海的“三黄鸡”，天津的“狗不理包子”，云南的“过桥米线”等等。它们通常都是宴请外方人士的适宜之选。

第三，外宾本人偏好的菜肴。在以中餐的特色菜、风味菜招待外方来宾时，必须考虑到不习惯中餐的外方人士的个人口味偏好。因此，在力所能及的时候，应为对方备上—些本国菜、家乡菜，特别是对方爱吃的菜肴。

(四)位次的排列

由于外方来宾的地位、身份、职衔有所不同，因此接待人员在为外方来宾安排用餐时，对其位次排列必须予以重视。越是正式的宴请，就越应重视其位次的排列。在一般情况之下，安排中餐的用餐位次，往往涉及桌次与席次两个方面。接待人员必须对它们的排列熟练掌握。

1．桌次的排列。举行正式的中餐宴会时，所设餐桌往往不止一张，这时就要按“尊卑”之别排列桌次。接待人员主要应遵守如下3项规则：

首先，“以右为上”。当餐桌有左右之分时，应以位于右侧的餐桌为上桌，此即所谓“以右为上”。应当说明的是，此刻的左右，是按照“面门为上”的规则来确认的。

二是，“内侧为上”。当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，一般以距门较远的餐桌，即靠内侧的餐桌为上桌，此即所谓“内侧为上”，又叫“以远为上”。

三是，“居中为上”。当多张餐桌并排列开时，一般居中央者为上。在大多数情况下，以上3条桌次排列的常规做法往往是交叉使用的。

2．席次的安排。在宴会上，席次具体是指同一张餐桌上席位的高低。中餐宴会上席次安排的具体规则有4点：

其一，面门为主。即主人之位应当面对餐厅正门。有两位主人时，双方则可对面而坐，一人面门，一人背门。

其二，主宾居右。它的含义是，主宾一般应在主人右侧之位就座。其三，好事成双。根据中国传统习俗，每张餐桌上就座之人应为双数，以示吉祥。

其四，各桌同向。通常，宴会上的每张餐桌上的排位均大体相似。

三、住宿安排

接待部门在为来宾解决住宿问题时，可采用两种方式。其一，来宾自行解决，接待部门只需为其提供一定的协助，如代为预订，或为其提供建议、咨询。其二，接待部门解决。即接待部门负责解决与来宾住宿相关的一切问题。至于究竟应采用何种方式，通常由宾主双方提前商定。

当由接待部门负责解决外方来宾的住宿时，主要应当注意如下3个要点：

(一)慎重选择住宿地点

根据惯例，目前国内在接待外方来宾时，通常都会将对方安排在条件优越、设备齐全、服务与国际水准接轨的涉外饭店住宿。

在选择适合外方来宾住宿的涉外饭店时，除了考虑外宾的个人习惯与要求之外，还要注意以下8点：

1．拟请外宾住宿地点的口碑。2．拟请外宾住宿地点的服务质量。3．拟请外宾住宿地点的接待能力。4．拟请外宾住宿地点的周边环境。5．拟请外宾住宿地点的交通条件。6．拟请外宾住宿地点的配套设施。

7．拟请外宾住宿地点距接待单位、机场、港口、车站及工作地点路程的远近。

8．接待单位用以安排外宾住宿的经费预算状况。(二)充分尊重外宾的生活习惯

接待人员在为外方来宾安排住宿地点时，不能想当然地自作主张，应当掌握并尊重对方独特的生活习惯，争取做到以下4点：

首先，尽量不安排同性别的外宾共居一室。在很多国家里，惟有同性恋者才会与同性别的成年人住在一起，所以不要冒犯对方的此种禁忌。

其次，努力为外宾创造出良好的卫生条件。外方来宾通常都非常重视个人卫生。因此应将其安臵在配有浴室和单独卫生间的房间中。

再次，充分保证外方来宾住处的安静。接待人员为外宾安排的住所应远离噪声源，使其能安静地休息。

最后，严格做到外方来宾的休息不被干扰。根据国际惯例，不宜在饭店的客房之内会客。因此，我方人员尽量不要进人外宾临时下榻的客房，以免干扰对方。

(三)细心照顾外宾的生活需要

接待人员在安排外方来宾住宿时，在力所能及的前提下，应对对方体贴人微，尽量满足对方的合理生活需要。

1．就近住宿。若所接待的外宾不止一人，接待人员应尽量安排其在同一饭店、同一楼层或相邻楼层住宿，以便其相互关照或集体行动。

2．“主随客便”。在照顾外方来宾的生活时，既要周到热情，又不能大包大揽，限制对方的个人自由，为对方平添麻烦。

3．安排闲暇活动。在不影响外方来宾个人休息或整体接待计划 的前提下，应当在对方的闲暇时间适当为之安排一些文艺、娱乐、健身、游览、购物之类的活动项目。