档案借阅保密制度（共9篇）
篇1：档案借阅保密制度
档案保管制度
一、集中统一管理本单位档案，任何个人不得据为已有。
二、档案库房、办公用房分开。库房要有防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防鼠、防虫等措施。
三、档案柜架统一、规范，排列合理，案卷装具符合国家标准。
四、坚持温湿度记录，温湿度控制达到省有关规定标准。
五、库内清洁卫生，无霉、虫及杂物堆放现象。
六、严格履行档案交接手续，建立收进、移出登记簿。
七、建立全宗卷，符合《全宗卷规范》。
档案保密制度
一、档案员要有高度的政治责任感，严格执行保密法，增强保密意识，做好保密工作。
二、保守党和国家的秘密，严格执行保密规定“十不准”。
三、档案库房、柜架要牢固安全，门窗坚固，并配有安全保险装置。
四、任何人和部门不准出卖档案和内部资料，不得丢失文件或档案，非归档的文件要集中上交有关部门。
五、凡利用涉及保密的档案，应按规定的范围使用，并严格履行查阅登记手续。
六、凡违犯保密规定者视其情节轻重给予党纪政纪处分直至法律制裁。
档案利用制度
一、检索工具齐全，检索效果较好。
二、坚持做好档案查借阅登记、利用效果登记。
三、编有全宗介绍、组织沿革、大事记、文件汇集等编研资料，各种资料编写规范、使用价值高。
四、利用档案材料一般在阅文室进行，特殊情况需借出或复印，须经办公室主任批准，并办理借阅、复印手续。
五、查阅档案时要爱护档案，不准吸烟、喝水，对档案资料不准拆卷、调换、涂改、勾划、剪裁。
六、对归还的档案要进行认真的检查，发现有撕毁、涂改情况，要及时报告领导，追究责任。
档案借阅管理制度
1、本单位各科室借阅档案，必须办理借阅手续；
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经本单位主管领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出；
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理；
4、查阅档案应在档案室内进行，不得划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁。特殊情况需借出的，须经单位负责人批准，借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办理续借手续，确保档案的完整与安全；
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出；
6、凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。
档案移交制度
一、档案实行集中统一管理。各科室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。
二、移交的档案资料，要保证按归档要求，做到整理规范，档号编制规范，编目清晰，并编制好移交清册。移交档案时，档案目录（含电子目录）一并移交。
三、移交人员同档案人员在档案室办理交接手续。档案人员对照移交清册，对移交人员移交的档案逐一进行核对，确认无误后，双方在《档案交接文据》上签字。《档案交接文据》一式两份，双方各执一份。
四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。
五、档案室对年满20年的属国家综合档案馆接收范围的档案，要及时编制清册，向市档案局报送移交计划。
六、根据市档案馆统一安排，按要求按时向市档案馆移交应进馆的档案资料，并做好后续室存档案的整理编目工作。
档案管理人员岗位责任制
一、认真学习贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖北省档案管理条例》，遵守国家保密制度，确保档案完整与安全，严格执行档案管理的各项制度。
二、严格履行综合档案室职责，熟悉档案业务工作，忠于职守，扎实做好档案管理工作。
三、集中统一管理各种门类和载体的档案。
四、对本单位内部各部门归档工作进行监督和指导。
五、对档案工作进行监督、检查和指导。
篇2：档案借阅保密制度
1、利用范围：凡在本馆保存的所有档案，我国公民和组织持有合法证明均可利用。
2、利用时间：档案馆为利用档案者随时提供，利用档案原则上在阅览室进行，特殊情况需利用档案时，需征得本馆同意，方可外借，借阅者要负责档案的保密、安全并及时返还。
3、利用程序：电函、信件利用档案者由本馆工作人员代查、代函并按规定收取费用。本人来馆利用档案的需先出示个人所持证件，经验证持有合理有效证件的，由本馆工作人员代查，经本馆工作人员检查复核签证后，方可带走所取材料。
4、档案利用者应遵循下列规定：
（1）查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经馆长同意，必要时报请上级主管领导审查批准。
（2）利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案馆负责办理，并按规定收费。
（3）利用者所复制的档案（证明材料除外）除经本馆请示上级领导机关特许者外，不得以任何形式全文公布、陈列、展示或再行复制，绝密档案复制件应于使用后交回。
（4）港、澳、台同胞、海外华侨和外国人利用档案，应持市以上有关国家机关介绍信，并按国内利用者的利用程序有关规定办理。
（5）档案利用者，不得在档案材料上勾画、圈点、涂改，并有义务爱护档案，不得转借和拆卷。凡对档案造成损坏的要负责经济赔偿，严重的要依法追究责任。
篇3：宋朝文书档案保密制度初探
一、重要文书档案保密制度
事关国家机密的保密。（1）特定机构及特定人员的保密。“翰林学士”始设于唐朝，本为文学侍从之职。到了宋朝时，翰林学士地位大大提高，并设立专门管理机构翰林院。由于翰林学士作为皇帝的侍从，常参与一些国家大政方针的决策以及重大人事任免并且经常为皇帝起草诏书等，因而很受士大夫青睐，被视为“清要”之职。因为接触大量核心机密，所以针对他们的保密措施非常严格。《宋史·职官志》记载：“凡遇有拜相或重大决策，皇帝宣召学士于当晚进宫，口授机宜。学士记录后即回学士院，由内侍锁上院门，禁止出入，学士在内拟诏。夜半后，将拟成的文词呈入宫中。清晨，阁门使将誊清在白麻纸上的诏命，交中书舍人宣读。”[3]3812诏命从书写到发布时间非常短，起到了很好的保密作用。（2）特定事情的保密。有些事情事关国家重大机密或重要私密，为了减少泄露的可能性，知道的人越少越好。宋朝开国时立下了“与士大夫共治天下”的祖宗家法，所以宋朝前期尤其是北宋仁宗时，朝臣的势力膨胀开始逐渐影响到皇权。皇帝为了减少朝臣对其的限制和干预，有时直接用“密诏”的形式处理军政要务。《续资治通鉴长编拾补》卷一载，神宗时“凡向所陈计策，上皆令勿语两府，自以手诏指挥”[7]24。
为了保密，宋朝还实行实封制度。即官员呈奏的札子和表状，如事关机密、灾异、狱案及被（音pi）旨分析事状等，皆须将其封皮折角重封，两端盖印，无印者书官名, 封面不准贴黄。在外奏者，只贴“系机密”或“急速”字样。并规定，若发现应该实封而未实封的公文，其主管官员将被严惩。如果不需要实封而实封的也要受到惩罚。《庆元条法事类》卷十六《文书·职制敕》中明确规定：“诸臣僚上殿，若内外官司应进图籍之类，辄用轴及非机密而封记者，各杖一百。”[4]343
二、一般文书档案保密制度
一般的文书档案主要指的是普通的官文书、租税簿册以及朝廷发布的一些诏令等。这些虽然不牵涉国家核心机密，但是既然作为官方文件就不是所有人都有知情权的。所以为了对外保密以及保护文书档案，宋政府制定以下措施。
1. 建立专门的场所。
为了更好地保护文书档案，不至于泄漏丢失，宋政府设立了专门的场所并指派专人负责。北宋时，中央机构二府三省均设有制敕库，用来收藏本身政务、军事活动等方面的诏令档案。《宋史》卷一百六十二《职官志》还记载宋太宗端拱元年，“诏就崇文院中堂建秘阁，择三馆真本书籍万余卷及内出古画、墨迹藏其中”[3]3822。北宋真宗时，又在尚书省设置“金耀门文书库”，专门收藏三司之财政档案。南宋时，架阁库成为专门的收藏文书档案机构，中央及各地都建有架阁库，负责收藏制书、税簿等文书档案。
2. 制定专门的法令和制度。
宋初，虽然建立了专门收藏文书档案的机构，但文书档案仍大量散失。《宋会要辑稿·方域》四之一一记载太宗淳化三年诏：“如闻近降制敕，遗逸颇多，或有厘革刑名，申明制度，多所散失，无以讲求。”[1]7376为此，专门下令：“自今诸道州、府、军、监、县等，应前后所受诏敕，并藏于敕书楼，咸着于籍，受代日交以相付。仍于印纸南历子内批书，违者论其罪。”[1]7376《宋刑统》中也有类似的规定以及相应的处罚办法。南宋时编的法典《庆元条法事类》中更专门制定了文书令用来更好地保护文书档案不受泄密及损毁等。如《庆元条法事类》卷四《执掌·职制令》中“诸官司被受条制及文书，皆注于籍，分授诸案，案别置籍，依式勾销”[4]36以及《庆元条法事类》卷十七《架阁·文书令》中“诸制书及重害文书。若祥瑞、解官、婚田、市估、狱案之类，长留仍置籍立号，别库架阁，以时晒暴”[4]357等条款皆明确要求文书档案要好好保存，注意防潮防虫蛀，即所谓的文书档案要“置籍立号”、“以时晒暴”。
此外，对于文书档案的保密范围及查看、借阅者也有明确的规定。《庆元条法事类》卷十六《诏敕条制·职制令》规定：“诸被受手诏以黄纸造册编录并续颁诏册，并于长官厅樻帕封锁，法司掌之，无法司者，选差职级一名，替日对簿交受。遇有检用，委官一员，监视出入。”[4]334这说明了各自的保密范围：一种是特定的知情人，即某些官员；一种是国家内部知情，对外国保密。借阅程序及对借阅者的规定则不仅在法律条令中可以见到，某些私人著述也有记载。如宋人李元弼的《作邑自箴》中也记载道：“合要敕条并架阁文字照使，并先具状，经官员判押，付主管人上簿讫，方得借出。依限催纳入库，不得衷私借出。”[6]148这些规定说明了文书档案借阅制度的严格。
三、保密奖惩制度
1. 对泄密者的处罚。
(1）对泄漏国家核心机密及重要文书机密者的处罚。国家核心机密事关国家的重大利益乃至生死存亡，所以对漏泄者处罚极为严厉。《宋刑统》第九卷《职制律·漏泄大事门》中规定：“诸漏泄大事应密者，绞。非大事应密者，徒一年半。漏泄于蕃国使者，加一等。仍以初传者为首，传至者为从。即转传大事者，杖八十。”[5]174这里对于“漏泄于蕃国使者”的处罚更为严厉，这是由于宋朝对外战争多，所以特别注意对外保密。这在南宋时编的《庆元条法事类》中规定得更加严格、细密。《庆元条法事类》卷八《职制门·漏泄传报》中：“诸听探、传报、漏泄朝廷机密事若差除，流两千五百里，主行人有犯，加一等，并配千里；非重害者，徒三年，各不以荫论。”[4]145这里将绞刑改为刺配、流放，虽看似减轻，但实际更为残酷并且还“不以荫论”，使得犯者往往在沿途受尽折磨而死。在同卷《职制门·卫禁敕》中规定：“诸以国家事宜若重害文书及干边防报化外者，绞；未通报，减一等，配二千里。”[4]146这条也主要是严惩对外泄密者，保证国家机密不至泄露于外国。（2）对泄漏一般文书档案机密者的处罚。宋政府对于一般文书档案的保密也比较重视，擅发、传布及丢失者均会受到惩处。《宋刑统》卷二十七《杂律·私发官文书印封门》中：“诸私发官文书印封视书者，杖六十。”[5]499
对于亡失者的处罚在《宋刑统》和《庆元条法事类》中，也有详细的规定。如《宋刑统》卷二十七《杂律·主守官物亡失簿书门》中：“诸主守官物，而亡失簿书，致数有乖错者，计所错数，以主守不觉盗论。其主典替代者，文案皆立正案，分付后人，违者，杖一百。”[5]500《续资治通鉴长编》卷五一三中元符二年七月庚申条记载元符二年刑部规定：“承受制书、官文书及为人掌寄制书、官文书，在赦前亡失，不曾经官司自陈而赦后事发者，不以赦原。”[2]4793说明亡失不报的话即使遇到赦令也不会赦免，由此可见处罚之严重。《庆元条法事类》卷十七《文书门》中也规定有对亡失架阁文书者的处罚，如：“诸架阁库文书，所掌官吏散失者，杖一百。”[4]356对于限期内寻访不到的，则“断罪枷锢”。难怪宋人李元弼在所著的《作邑自箴》卷一《处事》中也说：“失去架阁文字，刑名不轻。”[6]140当然，所有规定的这些处罚并不是真正为了处罚本身，只是起到警戒作用，其真正的目的还是在于保护文书档案不受损毁、不被泄密。
2. 对告密者的奖赏。
为了预防、阻止泄密事故的发生，宋朝采取鼓励检举告发泄密者的办法并对告发泄密者制订了较为详尽的鼓励制度。据《庆元条法事类》卷八《漏泄传报·赏格》中的有关规定：凡是告发探听、传报、泄露朝廷机密事的，如果查实后，告发者会得到赏钱五百贯，若告发者是官吏则会提升薪酬；告发捏造事端、妖言惑众者，如属实，则赏告发者钱三百贯；告发发运监司及经略总管司等官员泄露机密的，经查实后，事情严重的，赏告发者钱五十贯，若一般的则赏钱三十贯。《庆元条法事类》卷十七《雕印文书·赏格》也有类似规定, 如：“诸色人告获私雕印时政、边机文书，钱五十贯；御书、本朝会要、国史、实录者，钱一百贯；私雕或盗印律、令、格、式者，盗印，钱五十贯，私雕印，钱一百贯。”[4]366另外，还规定：凡告发藏匿、毁弃、拆换文书，获实后，如事情严重的，赏告发者钱一百贯，事情一般的则赏钱五十贯；告发负责收发文书的人员违反规章或擅自将文书带回家过夜，经查属实后，赏给告发者钱五十贯。
宋朝以前的文书档案保密制度主要针对具有保密义务的相关责任者，比如制定具体、严格的保密措施进行事前防范，或者是事后对泄密者进行处罚。宋朝则增加了对告密者奖励的规定，从而使宋朝的文书档案保密制度不仅注重事前防范和事后制裁，同时还增加了社会监督。可以说保密奖励制度的建立不仅是文书档案保密制度的一个新发展，更推动整个保密制度向前迈进了一大步，对于宋朝以后历代乃至当今社会的保密工作都有借鉴意义。
参考文献
[1]徐松.宋会要辑稿[M].北京:中华书局, 1997.
[2]李焘.续资治通鉴长编[M].上海古籍出版社, 1985.
[3]脱脱.宋史[M].北京:中华书局, 1985.
[4]杨一凡, 戴建国点校.庆元条法事类[M].黑龙江人民出版社, 2002.
[5]薛梅卿点校.宋刑统[M].北京:法律出版社, 1999.
[6]顾廷龙.续修四库全书[M].上海:上海古籍出版社, 2002.
篇4：档案借阅保密制度
[關键词]医院；档案借阅；问题；对策
一、目前医院档案借阅工作的现状
（一）缺乏完善的档案管理制度
当前很大一部分医院都缺乏完善的档案管理制度，这就导致医院档案在借阅工作中缺乏规范性，不按规定进行登记，从而导致医院档案存在严重流失的问题。不仅档案借阅存在着一定的随意性，而且存在着逾期不还及随手放置的现象，档案丢失及损毁问题频发。
（二）档案多部门分散管理，职责不明
当前部分乡镇医院中的档案由于缺乏统一管理，档案分散在各个部门和科室中，档案存在着多部门共同管理的问题，而且各部门之间不存在隶属关系，缺乏有效的衔接，由于档案归档职责不明，责任不清，从而导致档案借阅无门的局面。
（三）档案管理人员整体素质不高
医院档案借阅工作中，需要档案管理人员要对借阅人员给予适当的专业指导，同时档案管理人员还需要对档案分布及不同专业学科的内容较为熟悉，但当前医院档案管理人员，多为从其他岗位转岗过来的人员，而且人员年龄较大，专业素质水平不高，真正档案专业出身体人员较少。档案管理人员存在着知识老化及信息闭塞等问题，这就导致很难在医院档案借阅工作中发挥出参谋和指导的作用。
（四）档案借阅管理信息化程度不高
随着信息化技术的广泛应用，当前在很大一部分医院都加快了信息化建设的进程，电子档案已在很多医院开始使用。档案管理信息化程度也有所提升，但在当前一些医院中，由于软件开发设计等原因，档案管理者并没有在实际工作中将信息化技术的优势与档案借阅工作进行对接，而且在实际工作中也缺乏应用经验，这就导致在借阅工作中还无法达到快捷、方便及高效的目标。同时档案资源目录数据库建设存在一定的滞后性，这就导致档案数字化进程速度较慢，档案信息化技术的优势还没有全面体现出来。
（五）档案借阅过程中缺乏有效的监管
一些医院档案被医护人员和科研人员借后长期随身携带，不及时归还。部分医院内部人员借工作便利将内部档案私自外借，从而导致档案丢失及被涂改。档案由于借阅过程中存在监管不力，从而导致档案流失现象较为严重。
（六）档案存在私自外借的现象
个别档案管理人员，借由工作的便利，在利益驱使下不顾职业道德，将医疗档案私自进行借出，从而导致原病历被篡改，由此而引发医患纠纷，严重时还会导致法律纠纷发生。
二、加强医院档案借阅管理的措施
（一）增强对档案管理工作的意识
医院在发展过程中需要意识到档案管理工作的重要性，将其纲入医院发展的整体规划中来，使其与医院的业务建设保持同步。加强对医院档案管理人员的培养，通过对档案法律法规的学习，努力提高全院职工的对医院档案的安全意识，从而使其在日常工作中能够更好的配合档案部门做好档案管理工作。同时，医院发展过程中还需要加快医疗档案管理制度的过关，实行档案管理问责制，维护好档案档案的安全，确保医院档案能够更好的发挥其重要价值。
（二）规范借阅程序，健全管理制度
档案借阅是一项经常发生在医院的活动。建立完善的借阅制度，可以减少档案借阅的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案借阅程序。同时，建立对档案的归档、保管、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束，确保“有借有还，保持原貌”。
（三）整合档案资源，提高借阅效率
首先，相关部门要建立科学的档案管理体系，通过建立信息档案科，明确职能，将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价。档案和图书都属于文献信息资源，工作性质都具有管理和服务性。图书馆和档案室都负担着文献收藏、保管和信息传递任务，工作步骤都要进行文献分类、编目、检索、借（查）阅。医院应统一规划库馆，积极促进图书、档案的一体化管理，减少机构的重复与人财物的浪费，最终在全院建立起严密、有效、快捷的查阅、借阅系统。
（四）加强对档案管理人员的培养
首先，有计划、分步骤地引进和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才。此外，加强对现有档案管理人员的业务培训，通过外出进修、专家讲学等方式，培养和打造技术精、业务强、效率高的医院档案管理队伍。最后，建立医院档案培训长效机制，将档案人员培养纳入医院人才培养计划，建立档案管理人才梯队
（五）严格对病历档案进行管理
造成医患纠纷甚至病历档案必须严格保管、制订借阅制度，防止意外发生。院内专门设置病历档案保管单位，配备专职人员进行管理。建立病历档案借阅登记簿，实行借阅跟踪制度，做到认真填写、责任到人。病历档案借阅人员在阅完档案后要及时归档，防止遗失。在病历档案归档时病历档案管理人员必须认真仔细清查、核对，防止错号、重号、错档及漏档的发生。如有确因工作需要，需将病历档案带出档案保管室的，必须经医院分管领导签字，原则上当天归还。同时，还要加强对各级医疗保险、新农合管理机构、司法机关、医疗鉴定部门、保险公司等借阅病历档案的管理，防止由此引起法律纠纷和危害社会行为的发生。
三、结束语
档案在医院发展过程中发挥着非常重要的作用，在医院档案借阅工作中需要加强管理，特别是对于医疗档案的借阅管理更需要规范化。医院需要在档案借阅工作中加快硬件设施和软件的配备，进一步对借阅工作进行优化，在确保工作效率提高的同时，也使医院档案的利用率得以大幅度的提升。特别是在当前网络环境下，医院各部门及院际之间通过局域网能够实现资源共享，加快推动借阅网络化、信息化的发展进程，从而更好的推动档案借阅工作的发展，使其能够更好的满足医疗、教学和科研等多方面的需求，为推动医院各项事业的发展奠定良好的基础。
参考文献
[1]何伟，卢杨，张敏.临床医学院教学档案的建设与管理探索[J].中国医学伦理学，2011，24（3）.
[2]张秀玲.浅谈创新医院档案管理工作的方法和措施田.卫生职业教育，2013（16）.
篇5：文件档案借阅制度
一、借阅档案必须在“档案借阅登记薄”登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件必须经过相关主管批阅方能借出。
二、案卷原则上不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。
三、借阅期限不得超过一个星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
四、借阅档案的人员必须爱护档案，保护档案的安全与保密。
1、不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、转借或损坏，否则，违反保密法有关法规追究当事人责任。
2、如有需要必须摘抄、翻印、复印以备使用时，一般性文件、材料、图表等必须由办公室主任签字批准后，将批准交予档案管理员备案方可实施。
3、秘密级以上文件、材料、图表等必须经总经理签字批准后方能借阅、复印、摘抄、翻印。
4、借阅资料不允许中途转借他人，必须归还后再办手续。
5、行政文件、证件的借出时间原则上是当日借当日还，最长不超过两个工作日，如遇特殊情况，必须有档案室主管审批。
6、因工作需要需借某证件的复印件时，档案员必须在证件上签出“此件仅供于×××事办理使用”字样。
7、财务资料、凭证的借出时间：借阅任何资料必须由财务部门主管审批，最长不超过两个工作日，超过此期限必须由财务主管与档案室主管共同审批。
8、图纸的借出时间：一般产品图纸借出后应在一个工作日内归还，关系到公司技术机密的，图纸借出后应在半个工作日内归还。
五、借阅的档案交还时，管理员必须当面点交清楚，如发现遗失或者损坏，应立即报告相关主管。
六、外单位查阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准方能查阅，但不能将档案带离档案室。
七、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄材料档案管理人员要随时跟踪，进行审查、签章。
八、档案管理人员违反上述规定，一经发现视情况给予50-100元罚款，情节严重的予以开除，并追究法律责任。
篇6：档案借阅管理制度
一、档案管理人员应根据查阅人员的需要，及时提供查阅工具，协助借阅人
员查找，主动征求借阅人员的意见,不断改进服务工作，了解利用效果，并及时登记积累。
二、本公司内部人员借阅档案，原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关的档案并需经公司行政部领导同意方可借阅，并办理借阅手续。如需查阅其它部门的档案，须经其所在部门领导同意，并经公司分管领导批准。
三、档案的借阅一般只限在档案阅览室内，特殊情况需外借，须经公司行政
部领导批准同意。通常情况下档案不予外借。确因工作需要将档案借出使用时，必须履行相应手续并经有关领导审核签字后方可办理相关手续；借档者必须确保档案完好无损，不得拆卷、涂改、圈注、眉批、增删、抽页或剪裁，不得擅自随意翻印；使用完毕后即时原样归还；借档期限一般不应超过3周，“机密”级文件的借档期限一般不得超过5个工作日，“绝密”级文件的借档期限一般不得超过3个工作日，如确需延期借用，则须办理续借手续；
四、查阅“机密”级档案须经综合档案室负责人和本部门负责人审核后，报
公司分管领导批准；查阅“绝密”级档案须经公司总经理批准。会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员，其它人员确因工作需要查阅，须经公司领导批准。
五、外单位人员查阅本公司档案，必须持有介绍信和其身份证（或工作证）
并经公司主管领导批准同意方可查阅。
六、各类档案未经有关领导同意不得翻拍，复制。
七、档案借阅人未经档案管理人员同意，不准擅自进入档案库房进行查找和
翻阅。
八、借阅档案应先填写《档案利用登记簿》，办理相关手续后方可借阅，退还
档案时须详细检查，交点清楚，办理归还手续。
九、阅档人员必须爱护档案资料，在查阅时不得吸烟，不得私自拆散、涂改、转借、复制，违者追究责任，同时向领导汇报，情况严重应根据《档案法》规定追究法律责任。
十、阅档室要保持清洁卫生，为阅档人员提供一个优雅、肃静的环境。档案
篇7：档案借阅管理制度
一、查阅档案，必须先登记。
二、凡属开放的档案，本校师生员工凭个人证件，即可到档案馆查阅。外单位人员凭单位介绍信，方可查阅。
三、本校人员因工作需要，查阅密级档案，须持部门负责人签名的介绍信，经档案馆负责人同意后，方可查阅。
四、外单位人员查阅、抄录或复制密级档案时，则需持有主管部门或省局级(含同级)单位的正式介绍信。介绍信上除应写明上述内容外，还须有本部门或本单位人事保卫部门签署的意见，并加盖公章。
五、凡属原稿、原始材料，一般只限于本课题组人员利用，本校人员和外单位查阅，除应持本人工作证和介绍信以外，需由课题组负责人签名方可查阅。
六、已获专利权的项目(课题)档案材料，在专利权有效期内档案馆不向外借阅，专刊权失效后按规定办理。
七、查阅校党委会议记录、校务会议记录，应由本单位负责人同意，经档案馆负责人签字，限定性的查阅相关内容。
八、档案一般不借出，凡因工作需要，要填写借出审批单，经室负责人同意，必要时报馆长或主管校长批准。借出的档案要按期归还。逾期不还者，应给予处罚。
九、未经许可，任何人不得复印、摘抄档案。摘抄的档案，要认真核对，严格把关，方可盖章出馆。复印成绩单、新生录取名册、办理学历学位认证等各类证明要按档案管理规定收取查询、复印、证明等相关费用。如需拷贝、扫描、刻盘、拍照，必须经档案科室负责人同意。
十、借阅档案要严守保密规定，注意爱护，不准涂改、圈划、打叉、增删、拆剪、抽页、调换、污损。不得擅自公开档案内容。违者按问题性质和情节，严肃处理，直到追究法律责任。
篇8：档案借阅保密制度
当今时代已进入信息时代, 观念上的落伍是最大的落伍, 科学技术的现代化要有思想和观念的现代化做保证。科学技术日新月异的今天, 人的管理理念成为管理工作中最关键的因素之一。在传统的档案管理工作中, 档案管理人员忠实地保管着档案, 充当着“仓库保管员”的角色, 在开展利用工作时也只是被动地提供服务。高校的人事档案管理人员也不例外, 在管理观念上也受到传统观念以及其他诸多因素的影响, 在思想上也存在着管好档案就等于用好档案的陈旧观念。他们把是否管好人事档案作为衡量人事档案服务水平的标准, 而不是把提供服务的质量和能力作为衡量服务水平的标准。这种重保管轻利用的传统思想一直禁锢着人事档案自身价值的发挥, 也阻碍了当前人事档案工作自身的发展。当然, 档案管理工作中重管轻用思想的形成有它一定的历史原因, 历史上重管轻用思想的最初形成是与当时的技术水平低下分不开的, 由于受到当时档案复制、保护等技术手段落后和档案唯一性的制约, 档案管理人员不得不通过限制利用来保护档案。但随着当今科学技术的飞速发展, 技术已经不再是档案利用的制约因素, 反而成为了档案利用的促进力量。在这种时代背景下, 档案管理人员的管理理念变得尤为重要, 其管理理念应该和当前先进的科学技术与时俱进, 要主动学习和掌握应用现代化科学技术, 不断更新知识结构, 摒弃重管轻用的思想, 增强服务意识, 从管理理念上实现从重管轻用向管用并重的转变。
二、实体管理:实现手工管理向计算机管理的转变
如果说飞速发展的科学技术和先进的网络技术是实现高校人事档案利用工作由借阅服务向信息服务转变的条件和保障, 那么人事档案的实体管理实现从手工管理向计算机管理的转变就是实现人事档案服务模式转变的前提和基础, 因为人事档案实体管理质量和信息化水平与日后人事档案实现信息服务的质量和水平休戚相关。由于目前多数高校人事档案管理工作的重心大多停留在纸质人事档案的建立和保管层面上, 所以人事档案实体管理普遍基础良好, 有着较高的归全率和归准率, 但在信息建设方面相对落后于学校其他领域的发展, 没有随着科学技术的进步而实现现代化管理。当前多数高校的人事档案管理基本上还是沿用传统的手工管理模式, 对计算机的利用也只是局限于单纯的信息录入、存储以及档案目录的打印等。高校人事档案实现所谓的“现代化”管理, 也只是将人事档案的目录以及其他一些基本的人事信息由纸质存储转化为计算机存储, 可以说只是改变了人事档案信息载体的简单劳动, 信息化水平较低, 并没有实现真正意义上的现代化管理。在计算机技术如此发达的今天, 人事档案信息的处理仅凭纸笔和人的大脑根本无法应对快速增长的档案信息量, 如果要实现信息服务, 人事档案的管理就应该积极借助当前高效智能的人事档案管理系统, 因为它不仅能够解决人事档案数量不断膨胀带来的巨大工作量, 使档案管理人员从日益繁重的手工劳动解脱出来, 而且还能够实现人事档案信息的计算机录入、检索、排序等智能化管理, 促使人事档案由载体管理为主转变为以信息管理为主, 为人事档案的借阅服务向信息服务顺利转变提供良好的基础。
三、服务内容:实现提供档案实体向提供档案信息的转变
传统的人事档案借阅服务是一种初级服务, 直接向档案用户提供人事档案实体供其查阅。我们知道, 学校大多数档案用户并不熟悉人事档案的组成, 所以档案用户翻阅档案得到所需人事信息时必然耗时耗力, 如果档案用户需要的人事信息量不大, 这种服务模式也可以勉强应付。但是随着高校规模的日益壮大, 学校在对人事档案信息的需求上也发生了很大变化。例如为了掌握学校整体、宏观状况, 需求信息的范围由单纯的人事信息转变为综合、专项人事信息, 为了得到学校人才信息的整体状况, 需求信息由个人的微观信息转变为所有教职工的宏观信息。在这种需求范围扩大、需求信息特色化的情况下, 简单提供人事档案的借阅服务就远远不能满足学校对人事信息的需求了, 所以人事档案管理部门在确保人事档案的日常查档调卷这种传统服务模式的正常开展外, 应该根据学校以及学校各个部门的实际信息需求, 积极深入开发各种实用、具有特色和个性的信息数据库, 档案管理人员应由“人事档案的提供者”变为“人事档案信息资源的提供者”。例如, 人事档案管理部门可以开发学校各个部门都会用到的信息数据库, 如全校在职教职工基本信息数据库, 全校退休教职工基本信息数据库等, 具体数据库涉及哪些字段信息, 这需要档案管理部门和人事信息需求部门之间沟通而定。人事档案管理部门还需要做的就是, 要根据人事档案动态性的特点, 对教职工人事信息务必进行及时采集, 确保开发的所有数据库的数据信息及时更新, 与实际情况相符。
四、服务方式:实现被动服务向主动服务的转变
在传统的借阅服务模式中, 学校人事档案管理部门大都是被动提供服务, 如果学校需要人事信息了, 档案管理人员就会向其提供人事档案以供查阅, 很少会主动向学校提供服务。我们说这种被动服务也是人事档案管理部门开展服务的一种传统形式, 造成人事档案这种被动封闭服务有两个方面的原因。一方面是由于长期以来, 档案管理部门受到传统保密文化的影响, 档案管理人员在工作中重保存保密, 轻服务利用, 自我封闭状况较为严重, 导致他们对主动开展服务不够敏感, 缺乏主动提供服务的意识。二是由于我国人事档案实行的是个人回避的管理制度, 与生俱来笼罩的神秘面纱, 总是疏远着档案用户与人事档案的关系, 所以学校各个部门在有人事信息需求时没有形成依赖人事档案的习惯, 这点从人事档案服务对象主要以学校的组织人事部门为主可以看出来, 学校其他部门很少会想到到人事档案管理部门去获取所需人事信息。可以说, 两方面的原因造成人事档案目前这种封闭被动服务模式的形成。人事档案的信息服务则是一种高级服务, 主动服务是信息服务的基本特征[1]17。在信息服务模式下, 档案管理部门会以档案用户的人事信息需求为导向, 加强与学校各部门的沟通, 积极地参与到学校的各项工作中, 主动地将开发的人事信息存贮、传递给人事信息需求部门, 当然人事信息需求部门也可以根据自己的需要向人事档案管理部门获取所需信息, 被动的封闭式服务将被转变为主动的开放式服务。
五、服务手段:实现机械化向网络化的转变
人事档案传统的借阅服务, 档案用户要想利用人事档案获取所需信息就必须亲自跑到人事档案馆藏所在地, 在指定的阅档地点进行查阅档案, 如果需要借阅档案, 则需要办理严格的借阅手续, 这种获取信息的方式费时费力。先进的网络技术消除了时间和空间上的间隔, 从根本上改变了人们获取信息的方式, 获取信息的途径也随之改变, 人们可以通过网络随时随地轻松获取所需信息。网络技术使人事档案信息的存储、传输和利用都有了新的形式和手段, 档案信息的处理、传递和存取时间大大缩短, 档案信息的利用也更加方便快捷。
当前大多数高校都借助网络技术实现了网络办公, 网络办公使高校人事档案信息服务的开展得以实现。人事档案管理部门可以借助网络技术建立学校人事档案信息服务系统, 学校以及学校各个部门可以通过这个服务系统查阅所需人事档案信息。与传统的借阅服务相比, 网络环境下建立的这种人事档案信息服务具有不可比拟的优势, 档案用户由翻阅人事档案实体转变为查阅人事档案电子信息, 可以大大节约查阅档案的时间, 获取人事信息的过程也变得轻松快捷, 它还改变了档案用户一定要到人事档案所在地才能获取所需人事信息这种服务途径, 档案用户与档案管理人员之间的关系也随之发生变化, 用户对档案管理人员的依赖和两者之间面对面的直接服务会逐渐减少。同时这种网络化的信息服务也扩大了人事档案的服务范围, 使人事档案的利用从学校人事组织部门延伸到学校其他部门, 档案管理部门将成为学校的人事信息中心, 档案信息资源可以实现全校范围内真正意义上的共享。
这里需要注意的是, 网络环境虽然为我们提供了功能强大、灵活方便的信息服务环境, 但鉴于人事档案工作的特殊性, 学校人事档案管理部门在开展信息服务时, 一定要使用安全认证技术, 保证只有合法的用户才能进入系统获取信息, 从而确保人事档案信息得到保护, 不被泄露。
参考文献
篇9：借阅档案超期不还解决方案
关键词：逾期借阅档案；档案借阅；档案催还；档案用户
Abstract：The paper analyzes the causes of overdue-borrowing archives， and proposes to some solutions that set up reasonable time limit of borrowing， determine the model of recalling archives， improve the service of accessing to archives， establish the mechanism of recalling overdue archives and do supporting groundwork well. This paper lays emphasis on that we should provide humanized service in accordance with the knowledge， manner and psychology of archive users to achieve double wins.
Keywords：Overdue-borrowing archives；Access to archives；Archives recall；Archive users
不管是在学术界还是在实际工作中，我们一贯强调加强档案利用，扩大档案利用，档案利用为纲，等等。企业一般用利用率考察档案工作情况，档案利用本身往往被当作追求目标，利用率越高，档案工作的价值才得以实现。一味追求利用工作量，以至于利用的后续工作被忽略了。在利用工作开展过程中，笔者发现档案超期不还现象很多，这不仅影响了他人的借阅，降低了档案的利用率，也影响了档案部门整体服务形象。只有认真分析借阅超期的原因并采取相应措施，才能减少超期现象的发生，实现档案部门和档案用户的和谐双赢。
1 档案超期不还原因分析
通过调查，笔者发现造成借阅超期主要有以下原因，也反映出档案部门的一些问题。
①借阅制度不健全，没有制定违约和赔偿处理办法，超期不归还没有惩罚措施，有些档案用户就会长期占有所借的档案，想还就还，不想还就不还，造成档案归还率低。
②工作重点大部分放在提高利用率、档案信息化等方面，很少顾及档案用户的违规行为，没有严格执行催还，致使档案超期不还现象屡屡发生。
③催还方式单一，催还力度不够，负责提供利用的档案人员工作主动性不高。催还采用的是温馨提示的方法，档案用户再次借阅时档案人员提醒其归还超期档案，责任心不强的档案人员根本不进行催还。
④未开通网上续借服务，没有根据用户行为习惯提供服务，档案用户无法对未使用完毕已到期的档案方便快捷地进行续借。档案用户对网络具有很强的依赖性，倾向于网络化操作，不愿意到档案部门办理续借。
⑤档案工作的辅助地位和服务性质，致使档案部门没有话语权。业务部门认为档案部门应该服从其工作需要。
2 解决档案超期问题方案研究
2.1 设置合理的借阅期限。借阅期限过短，档案用户未使用完毕，只好逾期使用；借阅期限过长，档案用户容易将久置不用的档案忘诸脑后，同时也增加了档案遗失的风险。合理的借阅期限，既能满足档案用户的需求，又可缩短档案在档案用户手中的滞留时间，加快循环周期，降低拒借率。
设置借阅期限，必须兼顾科学性、合理性和灵活性，在调查、统计和分析的基础上，根据档案利用周期重新确定借阅期限和续借次数，有些档案利用者很少，可以适当放宽借阅期限。如正常借期为60天，续借次数限制为3次，超出3次，档案用户可以提出申请，由部门负责人、档案部门负责人签字同意继续续借。
2.2 确定档案催还模式。档案催还是一个向档案用户发送信息的过程，而且是一个长期连续的过程。如何将不断产生的、大量的催还信息准确、可靠地发送给档案用户，是催还工作能否成功的关键。目前的催还方式主要有以下几种：
2.2.1 电子邮件催还。电子邮件是当今Internet上应用最广泛的信息服务之一，具有传递速度快、使用方便、费用低廉、不限地点等特点，利用电子邮件发送催还信息是一种方便、经济、快捷的方式，但其可靠性会因为个别档案用户不能及时注意到邮件而达不到催还效果。[1]
2.2.2 管理系统自动催还。目前国内外大多数计算机集成管理系统均可以自动产生逾期档案用户名单并自动在网上发布，这给档案人员和档案用户都带来了极大的方便。我们可以通过编程，用系统自动发送电子邮件的方式实现催还信息的主动推送服务；还有一种方式是利用档案管理系统自动给超期的档案用户发送提醒信息，在用户登录后自动提示。这也有个时间延迟问题，档案用户如果不查询档案，就看不到催还信息，使得催还工作的效果打折扣。
2.2.3 即时通讯工具催还。企业即时通讯工具有完整的通讯录，可以联系到每个部门每个人，加上这是内部联系的常用方式，软件开机自动登录，即使发送消息时对方没有在线，上线后也能及时看到留言信息，具有便捷性、实用性和及时性。即使没有企业统一的通讯工具，也可以用腾讯QQ联系，QQ是目前使用最为广泛的即时通讯工具。
2.2.4 电话催还。将超期信息统计汇总后，由档案人员专门进行电话催还，对比其他催还方式，电话催还的成本相对较高，但催还效果最好，是最直接、最可靠的方式。
2.2.5 下发催还通知。将催还信息打印清单，以通知的形式发给利用者所在单位。这种方式虽然原始，但仍然有效，可靠性也比较强。与电子传输方式相比，催还通知投递有一定时滞，催还通知并不能马上到达利用者手中。
2.2.6 网上公告催还。在主页上公布催还信息，包括档案名称、借阅者、借阅和归还的时间，档案用户根据这些信息可清楚地知道自己哪些需要归还或者续借。这种方式简便易行，但并非所有的档案用户都经常关注档案部门网站，档案用户是否接收到催还信息不能确定。[2]此外还有手机短信催还、专用催还软件催还等方式，档案部门应该做好催还效果统计，了解档案用户对催还方式的偏好，总结出哪种催还方式是最有效的。为了达到更好的催还效果，我们可以综合运用各种催还方法，用其所长，形成独特有效的催还模式。
笔者认为，这些催还方式中，档案用户都是被动接收催还信息，而且都是档案逾期了才催还，鉴于此，我们可以开展主动式档案催还，提前7天～10天用最便捷、实用的方式提醒档案用户所借档案即将到期，还可在档案管理系统中增加用户自行设置还档提醒时间的功能，使用户在档案催还中从被动变为主动，使提供利用服务工作更具人性化。例如档案部门提前一周用即时通讯工具提醒档案用户即将到期，超期则对其进行电话催还，最后对仍然没有归还的档案用户下发催还通知。
2.3 完善档案提供利用服务。①互联网改变了人们的生活方式，人们越来越依赖网络来解决遇到的问题，我们需要重新审视档案服务的方法和手段。档案服务都是面向档案用户的，故完善档案提供利用服务要以档案用户的需求分析作为立足点，根据用户利用档案的行为特征、习惯和用户的需求做出个性化服务措施。求便心理是档案用户最基本的心理特征，对此档案部门应尽快实现网上查询到期时间，档案用户忘记借阅日期时可以登录档案管理系统随时查看，并开通网上续借服务，满足档案用户简单方便的心理需求，减少超期问题。
②档案用户借阅的档案即将到期时，档案部门应利用现有资源，采用多种方式准确、及时地通知档案用户，这是避免档案用户借阅超期的关键。只是在档案超期后进行催还，收取罚金，会引起用户的反感，认为超期罚款是一种变相营利行为，档案部门应该提供催还人性化服务，即根据档案用户的知识结构、行为方式和心理倾向等有的放矢地为其提供定向化的档案到期提醒服务，解决档案用户忘记借阅日期的问题。[3]
③为了缓解档案资源的有限性与档案用户需求的无限性之间的矛盾，档案部门可以提供预约服务，档案用户根据自己需要，可以对正在出借状态的档案提出预约申请，档案管理系统根据预约相应地停止续借，发送请求及时归还的信息，对于续借的档案，要求利用者立刻归还。[4]举例来说：档案的借期是60天，出借的60天内，如果另一位档案用户急需使用这份档案，那么档案部门向其发送请求尽快归还的信息，并不允许续借。由于不能剥夺档案用户的正常使用权益，所以只能请求其使用完毕后尽快归还。若被预约的是在续借期的档案，档案部门则进行催还，要求利用者立刻归还。
这样不仅可以提高档案的流通率和利用率，降低档案部门拒借率，还可以让急需使用的利用者在最短时间内获得档案。为了保障预约催还取得实效，对于被预约的档案，采取较为严厉的超期罚款措施。
2.4 建立超期档案回收机制。造成借阅档案超期不归还的原因，一是档案部门领导对催还工作不闻不问，没有给予足够的重视。二是没有形成长效机制，想起了催，没想起就不催。我们要随时掌握催还情况，将档案催还纳入工作流程中，形成规范稳定的运行模式，对超期档案想尽办法“追”还，对遗失的督促档案用户履行相关手续，同时想办法补救，形成超期档案回收的长效机制。
2.4.1 完善借阅制度。没有可靠、易于执行的管理制度，各项工作的正常运行很难得到保障。图书馆超期罚款政策作为一项管理手段，得到世界图书馆界的普遍采用，并在长期的实施中被证明是行之有效的，我们也可以在档案部门中沿用。为了避免个别利用者长期独占档案，实现资源共享，保证档案的正常流通周转，降低拒借率，在档案借阅制度中增加超期罚款和超期限权等处罚条款，增加档案用户违约成本。[5]例如，明确规定档案借阅的超期罚金是每天1元，对预约催还的超期罚款是每天5元。对经多次催还仍不归还的档案用户，除了采用罚款的管理手段外，还应采取暂停档案用户借阅权利等措施来督促其按期归还档案。
2.4.2 建立信用机制。引入信用奖惩机制，采取积分制，对于信用记录良好的档案用户给予积分，并且不同积分段享有不同权限优势，可以延长借阅期限，增加续借次数，优先拿到排队等待中的档案等。相对的，如违反制度的，同样要给予惩罚，扣除一定的积分，或一个时间段内的权限限制。
2.4.3 明确催还责任。档案催还是利用工作的一部分，由负责提供利用的档案人员负责，即谁借出谁催还，将档案催还纳入工作职责，责任到人，并作为绩效考核点，与奖金挂钩，激励档案人员的工作积极性。
2.5 做好配套基础工作。①做好档案借阅期限、档案借阅规则和违约处罚措施的宣传工作，让广大档案用户知晓，引起重视。②有稳定的档案网络平台，为档案用户网上查询和网上续借提供技术支持，确保他们能够快速、准确和便捷访问。③完善档案统计工作。档案部门非常注重对利用工作量的统计，目前只有对利用卷（件）次和利用人次的统计，应该加强对借阅具体情况的统计，以便清楚掌握档案的借阅状态，到期时间，哪些应该进行催还，等等，继而确定采取何种方式催还。
3 结语
目前，还没有探讨档案超期问题的学术论文，笔者推测，一是出借这种提供利用方式在档案界应用不广泛，更多的是以阅览的方式提供利用。二是档案利用量不大，即使有出借档案，也是比较少的。本文探讨的档案超期问题更多存在于提供出借服务，并且档案利用量大的企业档案部门。
档案能否按时归还，不仅取决于利用者自身，还跟档案工作是否深入细致有关系。我们要根据档案用户的知识结构、行为特征、心理倾向和需求变化，不断改进工作方法和手段，不仅能为档案用户提供人性化的服务，满足其需求，还能最大限度地减少档案借阅超期现象的发生，使档案工作取得良好成效，实现档案用户与档案部门的和谐共赢。
参考文献：
[1]张智勇，李敏.浅析高校图书馆借阅超期的成因及对策[J].科技情报开发与经济，2011，21（26）：71.
[2]高源，赵鸿雁，李杏丽.催还服务在图书流通中的作用探析[J].农业档案情报学刊，2009，21（12）：213～215.
[3]吴冯娣.高校图书馆借阅超期的原因与对策[J].孝感学院学报，2011，31（3）：123～125.
[4]楼晶.国内图书馆弹性借期制下的催还模式研究[J].图书馆学刊，2008（4）：90～92.
[5]张秋莉.浅谈高校图书馆遏制借阅超期现象的对策[J].科技情报开发与经济，2010，20 （10）：23.