秘书部管理月度工作计划（共14篇）
篇1：秘书部管理月度工作计划
首先,秘书处作为直接隶属学生会秘书长及主席团的部门之一，重要的工作即为完成主席团与各部门的下达工作，及时将主席团的工作完成，同时要将部门的实时情况及时反映给秘书长、主席团，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽作关系到整个学生会的运转，使学生会的工作顺利进行。
秘书处自部门成立以来一直严格依照学会的工作宗旨及发展方向，配合学生会开展的各类工作，协助主席团以及各个部门的工作的开展。在新一届的学生会集体中我们将更加严格的要求自己，为学生会工作更好和开展继续奋斗。
秘书处的常规工作主要包括以下几个方面：
1、负责每晚的值班假条，每日伊始为所有需要值班的学生会成员开假条并送往其班级，了解各部活动的安排情况形成周工作值班计划表并及时上报秘书长。
2、在各部门活动完成之后，编写相应的竞赛成绩表，并依据表格做出相应的每月五好班级比赛加分表。
3、收取各部门的值班所需纸质表格和活动策划，并根据所需数量于复印店复印，负责制作、打印学生会相关文件。4、部门每周将开一次例会，各对一周的工作进行总结汇报，会议中成员应仔细记录，会后细心整理，做到及时发现问题，并且积极解决。对目前活动进行协作调整，做好下周工作计划形成备案。
5、在每月月末，按照本月实际举办的活动，编制该月的月工作简报交予秘书长，形成及时有反馈。
6、制作打印学生会成员名单联系方式。
7、每学期末制作相关的学生工作大事记，形成整个学期的总结。
8、发放辅导员签到表，每周日晚自习在学管办、寝室管理员发辅导员晚自习和寝室签到表，以供老师签到。
9、五好班级材料汇总，在每月20号之前及时整理上交相关的纸质表格以及电子表格，并统计出五好班级数据交予秘书长，经秘书长检查核对后发往李彩丽老师。
10、学生违纪情况处理登记，于每周五下午协助协管部登记日常学生违纪情况处理
11、开展会议或活动的签到工作，活动开始时，全体成员于秘书处签到，活动结束后，全体成员于秘书处签退。
12、学生会的活动经费多由秘书处备案管理。假若某部门要举办活动，需向学生会负责老师、秘书处两方提交经费预算和经费申请书，经老师与秘书处审批后方可领取经费，并且登记。
篇2：秘书部管理月度工作计划
本学期，我们秘书处的工作重点是：做好各项学生工作，并积极配合学校开展有关的工作，使同学们的思想得到提高，真正做到联系学校、学院和同学的纽带工作。
一、认真做好本职工作
1.认真做好会议记录，发挥好纽带桥梁作用。加强各部门之间的沟通交流，方便工作顺利进行。
2.安排学生分会值班表，制定相关值班制度。
3.积极配合老师和系上的工作，及时将医学技术系和学校的通知下传到学生会的相关部门。
4.完成通讯稿的撰写，并交到广播站。
5.严格审核各部门的工作计划，工作总结，活动计划，活动总结。
6.认真处理每学期一次报账，将各部门的账目汇总，按时交于老师审核。
7.整理学生会成员档案，以便其他工作需要时，及时查阅。
二、其他活动
1.其他部门组织并开展系内活动;
2.协助学校各院系开展活动。
三、本学期计划
1.九月初，保证新学期工作顺利进行，秘书处配合系部其他各部门做好准备工作;
2.九月中旬，逐个审核各部门的工作计划，总结并和接纳各部门本学期的工作需求;
3.活动结束后，及时完成通讯稿;
4.十二月底，编写本学期的工作总结，保证下学期的工作有效进行;
5.及时汇总各部门账目，进行报账。
四、对新干事的的管理方案
1.对于从各个部门挑选出来的新干事开会，进行写通讯稿的培训;
2.汇集所有干事的课表，争取做到不耽误干事上课时间
3.各个部门的干事负责各部门的事务通知、通讯稿(体育部举办的篮球赛、排球赛和足球赛)
4.写通讯稿的人员安排：每项活动开始的第一场和大型活动，必须由全员7人都上交通讯稿;其余活动通讯稿由4人负责一次，进行轮换制;
5.一项活动结束后要给各部门挑选出的兼职秘书处干事开
会，总结经验，改正失误;
6.关于交通讯稿的按时问题要做出量化表，对干事的工作进行加分或扣分。
五、工作寄语
篇3：秘书部管理月度工作计划
通过系部学生工作月度量化考核方案的贯彻落实, 有利于稳步推进系部学生管理工作体系的健全与完善, 岗位职责的细化和落实;有利于在各系部间形成学生工作比、学、赶、帮、超的良性局面, 增加各系部间的交流与学习;有利于各系部辅导员转变观念, 发扬团队协作精神, 激发工作的积极性、主动性和创造性;有利于加强系部与各职能部门的联系, 形成学生管理工作的育人合力体系。
2 系部学生工作月度量化考核必须遵循的原则
2.1 目标性与导向性相结合的原则
独立学院要依据高校学生管理工作的相关政策和发展的实际情况制定科学的学生管理工作目标, 系部学生工作月度量化考核要始终围绕学生管理工作目标展开, 让各系部明确学院对学生管理工作的要求, 充分认识工作中存在的优点与不足, 对照差距, 明确努力和前进的方向。同时, 参与考核评定的人员, 必须以实现学生管理工作目标为宗旨, 从思想上高度重视, 认真组织参加各项考核指标体系的评审。
2.2 科学性和可操作性相结合的原则
系部学生工作月度量化考核中, 考核指标体系必须科学严密、具体完整、量化适度, 真实反映各系部学生工作水平, 准确检测学生工作的成效性。为了增进学生工作量化考核的科学性和可操作性, 在制定考核指标体系的过程中, 要认真组织开展对考核方案的讨论、修改和完善, 共同商定考核的指标、观测点和分值, 考核观测点要密切联系实际, 鼓励开拓创新, 最大限度避免考核过程的主观性, 避免因各系人数、男女生比例等方面的差异而导致结果的偏离。
2.3 公平性和公正性相结合的原则
系部学生工作月度量化考核方案正式通过讨论实施后, 要确保考核标准的一致性, 决不允许因人而异, 因事而异, 随意变动, 另立条文, 否则就失去考核的公平性。同时, 考核数据要以客观事实为依据, 考核结果要及时的公布, 考核记录要及时分类归档, 真正做到有据可查, 切实做到量化考核程序和结果的公平、公正、公开, 真实反映各系学生工作情况。
2.4 技术性和时效性相结合原则
系部学生工作月度量化考核需要收集和统计大量的数据资料, 数据处理的快捷准确离不开现代信息技术的处理。通常可以依据考核指标和观测点的不同, 制作专用的模板或软件系统, 在电脑中输入原始数据后, 考核统计结果将自动生成, 考核过程中的劳动强度大大降低, 考核结果更精确可靠, 可以更快捷的向各系部传递考核结果信息。时效性还表现在量化考核方案的修订、完善和更新, 每年度末要结合教育形式、教育对象总体水平等方面的变化, 认真组织推陈出新, 将新的亮点和举措引入到量化考核中, 不断推动学生工作的良性循环和健康发展。
3 系部学生工作月度量化考核的内容与办法
3.1 系部学生工作月度量化考核的内容
结合独立学院系部学生工作实际情况, 将月度量化考核内容分为学生思想政治教育、学生日常行为管理、校园文化建设、班风学风建设、贫困生资助工作5个大的指标, 每个指标均设置有不同的观测点和考核标准, 考核标准要尽量细化到每个得分环节, 从而提高考核的可操作性。同时, 可以设置附加分, 附加分的加分事项主要有各类竞赛活动奖励、系学生管理工作方法和手段创新等方面。
(1) 学生思想政治教育:主要包括政治理论学习、形式政策教育、学生工作队伍建设、党团组织建设、心理健康教育工作等观测点。
(2) 学生日常行为管理:主要包括清洁卫生、早操、晚自习、周末点名、打工率、遵守校纪校规等观测点。
(3) 校园文化建设:主要包括社团管理、社会实践、社会公益活动、文体竞赛活动、宿舍文明建设等观测点。
(4) 班风学风建设:主要包括班级建设目标、班会记录、到课率、课程成绩合格率、考试舞弊、科研创新等观测点。
(5) 贫困生资助工作:主要包括组织机构、贫困生认定、档案管理、贫困生资助体系等观测点。
3.2 系部学生工作月度量化考核的办法
(1) 月度量化考核总成绩的计算方法。
在考核指标体系中, 部分观测点的考核标准可以设置A、B、C、D四个不同的等级, 分别对应的等级量化系数为:1、0.8、0.6、0.4, 比如:在清洁卫生方面, 如果A级标准为系学生寝室卫生月度平均分达27-30分;B级标准23-26分;C级标准20-22分;D级标准18-19分;未达到18分不计分, 清洁卫生检查得到的分数将对照相应的等级量化系数, 如果观测点清洁卫生分值为分则清洁卫生观测点考核成绩=20*相应等级量化系数。部分观测点的考核标准, 不能以具体数据表示, 可以量化到每个考核要点, 按照考核标准要点给相应的分数。月度量化考核总成绩=主要观测点考核成绩之和+附加分值。
(2) 月度量化考核结果评价体系。
根据月度量化考核总分得出评价结论, 考核结论分为优秀、良好、合格和不及格四个等级, 其中优秀:V≧90;良好:90>V≧80;合格:79≧V≧60;不合格:V<60。对于各系的总分在进行分值排名后, 不能简单的依据排名的先后顺序来给系部的学生工作总结定性, 要多纬度的科学开展评价工作, 可以设立单项指标或者单项观测点的排名来突出部分系部的优势, 来客观评价系部学生工作取得的成绩。
(3) 月度量化考核的奖励与处罚。
独立学院应该设立专项资金用于表彰在系部月度量化考核中优秀的系部和个人, 根据综合得分排名对前几名优秀系部予以奖励, 奖励形式可以是现金或实物, 对月度量化考核结果为不合格的系部, 可以根据实际情况开展诫勉谈话、通报批评、扣罚月度绩效考核工资等具体的处罚形式, 将责任落实到具体的人。同时, 将月度量化考核结果与系部领导、辅导员学生工作年终测评相结合, 将系部月度量化考核总平均分纳入学院年终考核总评。
4 系部学生工作月度量化考核的实施要点
4.1 院系领导高度重视, 统一认识, 广泛宣传, 积极稳步推进
系部月度量化考核工作是学院深化院系二级管理, 进一步推动学生管理工作规范化和科学化, 充分调动各系学生工作的积极性和创造性, 提高学生工作效率的重要举措。院系领导要高度重视系部学生工作量化考核, 深入开展宣传工作, 让各职能部门和系部学生工作人员进一步明确学生工作月度量化考核的目的和意义, 营造良好的量化考核氛围。由于独立学院系部月度量化考核工作没有太多成熟的经验可以参考借鉴, 作为一种有益的探索必须稳步扎实推进, 必须在结合学院实际发展和学生管理工作规律的基础上, 组织学工处、团委等相关部门和人员研究和制定切合实际的可操作性强的考核指标体系和办法, 将考核指标尽量的做到量化细化, 标准明确统一, 力求避免由于考核方案的不完善导致的负面影响。
4.2 不断完善月度量化考核指标体系, 从源头保障考核结果的客观公正
由于量化考核指标和观测点涉及的内容比较多, 范围比较广, 涵盖系部学生工作的方方面面, 加之各系部之间发展的不均衡, 必然要求针对月度量化考核体系存在的不足加以修订完善, 特别是最初设立的部分考核指标间和观测点间是否存在有叠加;部分系由于学生数量、男女比例上差异悬殊较大, 特别是文科类的女生较多, 理工科类的男生较多, 带来的学生管理工作难度差异等等。同时, 伴随各级学生管理工作新的规章制度的颁布实施, 要及时将相关项目纳入到月度量化考核指标体系中来, 让月度量化考核的内容更科学完整。月度量化考核指标体系的完善可以实行周期化, 即量化考核运行一定的时间和阶段后再总结完善, 通过月度量化考核指标体系的完善, 从源头上保证考核结果的客观和公正。
4.3加强月度量化考核结果反馈环节促进系部及时整改缺点和薄弱环节
月度量化考核的目的不是简单的局限于检查本身, 而是通过检查来寻找系部学生管理工作中存在的问题和薄弱环节, 及时的将检查考核结果进行反馈公开显得十分重要。月度量化考核反馈的方式通常有书面形式和口头传达形式, 还可以以专题会议的形式传达, 无论以何种方式传达, 一定要能让系部高度重视月度量化考核结果, 针对结果采取切实可行的举措和措施开展整改, 同时, 负责考核的部门要加强对各系部的整改情况进一步的开展后续检查, 确保问题和薄弱环节能及时的得到解决, 特别是针对存在的学生私自校外租房引起的安全隐患问题, 经常是时有反复, 更需要各系部和学生工作处等职能部门常抓不懈。量化考核结果的及时准确的反馈, 为系部有针对性开展学生工作奠定坚实的基础。
4.4 建立健全量化考核激励机制, 充分调动系部学生工作的积极性和创造性
学生工作月度量化考核激励机制的建立和健全是提高系部学生工作积极性、主动性和创造性的重要举措。针对月度量化考核的结果, 及时的反馈, 及时的开展正面激励和负面激励, 表彰在考核过程中表现突出, 成绩优良的系部, 适时的批评在考核过程中表现一般, 成绩较差的系部, 鼓励暂时落后的系部积极的向先进系部学习, 在对比中寻找差距, 努力提升学生管理工作的实效性。对于考核成绩优良的系部, 必须以一定的现金或物质的形式给予奖励, 通过奖励来做到肯定系部取得的成绩, 激发系部学生工作者挖掘内在潜能, 进一步提升系部学生工作的业绩。同时, 各系部可以根据量化考核的实际情况, 对表现突出的优秀个人予以表彰, 重点表彰在量化考核中显现的先进典型, 充分发挥先进典型的模范带头作用。通过量化考核激励机制的建立和健全, 有利于推动学生工作月度量化考核的深入开展, 有利于提升系部学生工作的积极性和创造性。
4.5 规范科学组织量化考核评价, 实事求是反映系部学生工作业绩
学生工作月度量化考核的每个环节都直接关系到是否能科学反映各系部学生工作业绩, 所以, 由学工处等职能部门联合组成的考核小组, 在分工合作的基础上, 明确相互责任, 切实做好量化考核的组织协调工作。主要考核环节包括:及时的通知系部按照考核指标和观测点提交完整的相关考核材料;部分数据需要教务处等职能部门提供的及时沟通联系;对于部分指标和观测点给分存在疑问的, 必须提交考核小组讨论;认真组织各考核指标得分汇总和科学规范的计算;实施月度量化考核得分预通知制度, 允许各系部对得分提出相关疑义, 确保总分无争议等等。只有在高度重视月度量化考核中的各细节, 科学组织实施量化考核工作才能真实的客观的反映系部学生工作业绩
参考文献
[1]张小娟.以“量化考核”为手段加强高校学生管理工作[J].安阳大学学报, 2004, (9) :141-142.
[2]洪恩强, 郭春珍, 郭文英.思想政治工作量化考核办法初探[J].井冈山学院学报 (哲学社会科学) , 2006, (11) .
篇4：秘书部管理月度工作计划
【关键词】高校系部 教学管理 教学秘书
1 高校系部教学管理中教学秘书的特点
教学秘书的主要责任包括：第一，帮助教研室安排各科考试，对考试成绩进行综合管理；第二，教学业务会议的安排与组织；第三，为系部主任提供帮助，严格执行学校学籍和教学管理的有关规定；第四，高校系部工作计划的制定和实施，收集整理学生实习和教学的文件资料；第五，组织协调教学竞赛、考核与质量检查工作，以及相关资料的收集整理；第六，处理协调教学过程中出现的问题，合理规划教学实践活动；第七，帮助教学研究室和系部主任组织实施教学计划。
教学秘书的基本工作特征表现为：首先是综合性。教学秘书需要对该系部的所有教学工作进行管理，不仅要协调各方面关系，具体处理系部的教学事务，还要为系部领导的教学管理提供辅助。其次为服务性。教学秘书的主要工作职责在于提高本系部的教学质量和效率，为系部领导的管理决策提供依据，同时，更好地为广大师生以及系部领导服务。最后是辅助性。教学秘书作为系部管理人员的助手和参谋，其基本工作特征就在于为系部教学活动提供辅助，因而其工作的最主要特征就在于辅助性。由于系部领导的工作较为庞杂，牵扯到多个部门和人员，但领导很难做到各个方面都考虑周全，此时，教学秘书的提醒和辅助工作就显得十分重要。
2 教学秘书的主要作用
2.1 教学秘书工作提高教学质量的作用
首先，教学秘书应在高校教务处的领导下，为学生学习效果评估和系部领导工作质量评价提供帮助。其次，教学秘书自身作为教学过程的管理者，也应形成良好的教学质量观，及时检查学生的学习效果，并将评价结果向信息部门反馈，从而协助系部领导及时改进教学计划，提高教学质量。
2.2 教学秘书的教学信息管理作用
教学秘书在系部教学管理过程中，承担者教学管理资料和文件的收集整理责任，对部分资料进行立卷归档，从而为以后的检查和评估工作提供依据，且这些资料对以后的教学改革与教学秩序维护具有十分重要的意义。因为高校系部教学人员具有较强的流动性，且教学质量会受到多种因素的影响，所以，在高校系部内设置教学秘书，具有非常重要的意义。教学秘书应充分了解相关的操作流程和规定，为教师教学活动的开展提供政策咨询。
2.3 教学秘书的助手参谋作用
第一，组织教材的征订，避免误订和漏订；第二，组织协调每个学期教学观摩与教学讲座的地点和时间，任命主讲教师；第三，帮助系部领导制定和实施教学计划，对教室教学计划方案进行审查和调整，并及时向教务处汇报；第四，全面、及时地完成系部领导和教务处布置的工作任务；第五，定时检查系部内各个教室的教学大纲制定和实施情况；第六，按照系部的实际教学需求以及学校的教学规划，编制课程表，并对教室补课、调课、停课情况进行定期检查，保证教学工作的顺利开展。
2.4 教学秘书的沟通协调作用
教学秘书的沟通协调作用主要体现在下述两个方面：一方面，协调组织系部各项教学工作，包括：学生实习活动、毕业论文工作、学生的选课老师的调、停课等等。在上述各项活动的组织开展过程中，教学秘书需要全面协调学生、教师和各个职能部门之间的职能。另一方面，协调组织系部和教务处的教学活动，包括：对教务部门教学任务的落实情况进行协调、监督、通知，例如，统计各项教学报表、报送成绩、安排学生考试、预订教材、普通话和计算机等资证、学生报考英语、制订专业教学计划等等。
3 总结
综上所述，在高校系部教学过程中，教学秘书发挥着十分重要且不可替代的作用，各个高校整体教学质量的改进以及水平的提高都离不开一支高素质的教学秘书队伍，所以，各个高校应以高素质教学秘书的培养为基础，实现各个部门工作任务、职能、地位、性质的协调管理，最大限度发挥出教学秘书的作用，从而推进高校的综合型发展，为师生提供良好服务，改进教学质量和教学模式，促进教学秩序的改进。
【参考文献】
[1]廖善康.高校系部教学秘书的角色地位和作用[J].广西经济管理学报，2007，9（4）：54-55.
[2]李静.如何发挥高校教学管理中教学秘书作用的几点认识[J] .科技信息，2011，1（23）：179-180.
[3]梁晓珊. 高校系部教学管理中如何发挥教学秘书的作用[J].教师建设，2012，1（1）：27-29.
篇5：秘书部管理月度工作计划格式
一、部门的内部工作
新的学期的开始，本部门纳新顺利完成。我们组建了新的内部集体，面对我们以前从未做过的工作有了初步的了解。在主任和两名副主任的带领下，对部门内部工作做以分管安排。一个部门要做好就必须有绝对团结的干部队伍通过不断的商议协调内部工作，让部门工作顺利开展。我们讲建设一个分工明确，工作有条理，有效率的精英集体。
二、部门分管任务梳理
作为团委学生会的协调部门，我部工作多以杂乱繁多为主。学期初必须对学院物资财产做以统计备案，对校区团委学生会各部门档案做以整理，对活动室环境做清理整顿。以便及时有序地配合其他部门或班级开展活动。让学院物资得到妥善保管及合理有效利用。
三、团委学生会工作细节制定
无规矩不成方圆，制定并完善团委学生会工作细则将作为我部本学期工作重点。其中我部会做好同其他部门的职能合理化分配，使各部明确我部的工作程序及方法，以便更好的开展我部工作。新学期我们也会加强团委学生会与班级之间的联系制度建设，使班级与团委学生会之间相互了解相会支持，以便更有利地开展各项活动，为全校师生服务。
四、策划开展联系活动
作为协调团委学生会各部的部门，我部有义务使各部门成员之间相互了解相互信任，让团委学生会集体更加协调。计划以集体运动形式同其他部门协同开展团委学生会内部活动。增加整个团队的和谐性。
五、部门日常例会
篇6：秘书处月度工作总结
(一)日常工作
1.继续做好各部例会的会议记录，并定期进行相应分类整理。
2.坚持做好各项会议参加人员的通知工作，保证会议出勤率。
3.进一步完善了各项会议及多场讲座的会场布置工作，做好后勤服务。
4.完成了本系12月份的考核工作。
(二)特殊性工作
1.于12月11日晚举行了内部成员联欢活动，加深了内部成员的感情，加强了沟通，有利于本部部内各项工作的进一步协调开展。
2.根据实际需要，设立通知组，并对其进行各方面培训。
(三)查找不足
考核工作做得不够系统，要求不够规范，导致本月考核工作出现部分问题，给各位老师及同学带来不便。借此，秘书处会进一步明确考核制度和考核规范，做好考核完后的审核工作，不再出现类似问题。
临近学期末，秘书处将会在做好各项日常工作的基础上，逐步对会议记录、会务、考核等工作进行收尾总结，发扬优点，查找不足并对其进行改正。
在本学期的最后一个月里，秘书处会继续保持以往高标准严要求的作风，站好本学期最后一班岗，为本学期画上一个圆满的句号。
篇7：学生会秘书处月度工作总结
在活动之外，我们及时发布各项通知，制作通讯录和日程表，按质组织班长例会和部长例会，完善包括议事、财务、会议等在内的规章制度，建立起部门月度文网归档机制，制定了《学生会全员绩效考核条例》，初步编纂完成《班级工作指导手册》等。部门内班级组、内建组、财务组和文档组，各司其职，分工合作，共同组成了我们秘书处的日常工作。
本届秘书处在工作开中做到了以下几点。第一，明确定位。在学生会层面履行好管理职能，探寻科学高效的工作模式;在班级层面加强服务职能，坚持与班级共成长的工作理念。提醒会议缺席人员查看会议记录，主动提供服务。第二，用心思考。往届经验，合理规划工作，在去年四月份即制定了秘书处全年规划和学生会年度工作时间推进表，宏观把控，重点突破。第三，落实做细。琐碎的工作更需要我们关注细节，从组织者和参与者角度多方位思考，从活动开始到结束的全过程思考，策划、报道、总结、反思，善始善终。
当然，秘书处的工作仍然也存在着问题。最明显的是有时不免陷入事务性的泥沼不能脱身，导致缺乏工作的主动性和积极性。部门内部日常沟通较少，部门氛围沉寂。对部门成员的关心与培养，常是心有余而力不足的，这也是我作为部长深感愧疚的地方，在此必须得向我的副部、惭Н们说声对不起……
在以后，秘书处和学生会也都有很多需要做。部门成员应当更加积极主动地投身学生会的工作中，注重总结性，同时培养强大的应对突发状况的能力，避免被琐事牵住手脚;加强学生会内建工作，熔铸学生会的文化，增进部门间的交流，人性化工作;着手建立起更为完善的激励惩处制度，保证学生会成员的积极性。
大学四年，近三年的时光都留给了学生会，献给了秘书处。期间有过成绩，离不开大家;有过失误，我责无旁贷。今天再看去年工作，悉数完成。那去年竞选里高于的梦想呢?可能现实残酷，可是谁也不能否认尝试去实现梦想的努力。入则恳恳以尽忠，出则谦谦以自悔。始终如一，终始如一，回首来时路路虽辛苦却满足。尽力了，也便问心无愧，至于梦想成不成，果不果，就以俟来哲吧。
在过去的一年里，值得纪念的不仅是工作，更不能忘在奥场的孔明灯上写下“愿年年岁岁常相伴”;不能忘我们在湖上争渡，在动物园看羊驼的欣喜;不能忘说过的“虽然有些事烦恼无助，但我们有一起吃苦的幸福”;不能忘表亲家族的每一次感动点滴……这里有的是朋友，是热爱，有我最多的付出，最久的坚持，的骄傲，不论过了多久，这里都是最珍贵的回忆，最珍爱的秘书处…
篇8：浅谈高等院校系部教务秘书工作
关键词：教务秘书,作用,特性,素质
一、教务秘书在教学管理中的作用
系部教务秘书在教学管理中接受学院教务处、系部主任的双重领导, 是贯彻执行院系方针、政策, 实施院系教育、教学管理的基层专职管理人员。
(一) 对教学管理起到协助作用
教务秘书在教学管理中起到了协助作用, 主要体现在协助系部领导处理日常教学管理工作, 具体包括: (1) 协助院系领导制定教学计划, 根据教学计划指定任课教师、制定课表、征订教材、保证教学工作的正常开展; (2) 协助院系领导落实日常教学工作、实习实训工作、各类教学考核工作; (3) 做好学生学籍管理、成绩管理工作, 负责期末考试的安排、试卷及各类档案的归档工作; (4) 协助院系领导组织和协调毕业论文答辩工作, 做好毕业生毕业资格和学位资格审核工作; (5) 组织各类等级考试的报名, 负责准考证以及各类证书发放工作; (6) 及时、认真完成教务处及院、系领导布置的其他各项工作。
(二) 对教学管理起到桥梁纽带作用
教务秘书因工作关系需要经常与教务处、各系部之间进行联系。教务秘书身处全系教学进程和转换的枢纽, 是上下、平级之间沟通和教学情况反馈的纽带, 必须做好上传下达的工作。作为教务秘书, 要主动和其他部门联系, 互相学习, 要主动征求和虚心听取师生对学校、对系部的教学管理工作的意见和建议, 及时反馈给相关领导和部门, 在领导、教师、学生之间架起一座沟通的桥梁。
(三) 对教学管理起到检查和监控作用
教务秘书在教学管理过程中, 要配合教务处、院系领导进行教学情况的检查和监督教学环节的工作落实情况。要协助教务处进行系部各专业的评估、课程教学质量、中期教学检查等一系列检查和评估。在发现问题的时候, 及时向相关领导汇报, 以便领导及时作出决策并采取必要的措施, 确保教学工作有序的开展。
二、教务秘书在教学管理中的工作特性
(一) 服务性
教务秘书作为教学管理的基层管理人员, 不仅要做好教学管理工作, 更要树立服务意识, 为教学服务、为教师服务、为学生服务。要做到急教师所急, 解学生所难, 任劳任怨, 全心全意为师生服务, 做好教学管理工作的服务者。
(二) 协调性
教务秘书是教学管理工作中的桥梁和纽带, 穿梭在教师、学生之间, 每个环节都需要教务秘书良好的协调和沟通, 教务秘书要协调不同部门之间的关系、协调教师与领导、教师与学生的关系。教务秘书的协调工作做好了, 可以营造良好的人际关系, 促进各部门之间的融洽相处, 提高工作效率、工作质量, 保证教学工作的顺利开展。
(三) 繁杂性
教务秘书的工作是事无巨细, 异常琐碎的。作为基层的教面的学籍成绩管理准确无误, 也要保证教师教学工作的顺利开展。教务工作没有小事, 事事都重要, 教务秘书要接触大量的教师和学生, 还要处理多方面的事物, 这些决定了教务秘书在教学管理中的繁杂性。
(四) 规律性
教务秘书的工作虽然比较繁杂, 却有规律可循。很多教学工作是以学期、学年为周期的。每个学期、学年工作内容的主线是不变的, 是有规律可循的。每个学期的前期、中期、后期的工作重点都是一样的。掌握教务工作的规律、牢记处理事务的方式方法, 能够更好地完成教务管理工作。
三、教务秘书在教学管理中应具备的素质
(一) 思想素质
首先, 教务秘书作为教学管理的具体执行者, 要具备较高的政治素质, 能正确理解党的路线方针, 政策, 不断提高政治理论水平, 用马克思主义立场、观点和方法来分析解决问题和思考问题, 要积极贯彻党的教育方针政策, 忠诚党的教育事业, 树立“全心全意为教学服务”的思想。其次, 高校教务秘书应当有良好的职业道德。教务工作中事物比较繁杂, 工作中任何小的疏忽都可能会引起严重的教学事故, 这些都需要教务秘书具有强烈的责任心和敬业精神, 要恪尽职守, 尽职尽责。
(二) 专业素质
作为一名教务秘书, 不仅要有良好的思想素质、更要加强学习, 建立良好的知识结构, 提高自己的专业素质。首先, 要熟悉系部各专业的基本情况、各专业的课程体系、结构特点、课程设置和各教学环节的计划安排, 这样在安排教学工作时才能做到心中有数。其次, 教务秘书应不断学习有关管理的科学理论知识, 要掌握高等学校教育、管理、心理等方面的相关知识。其次, 应不断提高教务秘书信息化和办公自动化水平。计算机和网络的飞速发展, 对教学管理起到了推进作用, 它提高了教学管理的效率和整体水平, 作为教学管理的基层工作人员, 只有熟练掌握了办公自动化, 才能更好地为教学管理服务。
(三) 心理素质
教务秘书在工作过程中会遇到各种困难, 工作繁杂、易出错, 有些教学上的事故, 教务秘书都要承担很大的责任。所以这些都给教务秘书带来很大的压力。而且, 教务秘书工作虽然繁杂, 但是都是分内事, 很少能出成绩、显成效。这些都会影响教务秘书的心理和情绪。所以, 这就要求教务秘书要不断调整自己, 要正确认识和评价自己, 适应环境的变化, 要有良好的心理承受能力, 乐观向上, 不消极, 不懈怠, 以开朗豁达和轻松平和的心态面对工作。
作为教学管理的基层人员, 教务秘书在高等院校系部教学工作中起着重要而特殊的作用。教务秘书应了解其在高校教学管理中的工作重要性和特点, 所以要具备强烈的责任心和使命感, 要努力提高自身各方面的素质, 全心全意为学校服务、为师生服务, 确保教学工作的正常开展。
参考文献
[1].胡丹, 《浅析高校系部教学秘书的工作特性》[J], 《黑龙江科技信息》, 2008
[2].胡宝国, 《试论教学秘书在高校教学管理中的作用》[J], 《东北财经大学学报》, 2004
篇9：秘书部管理月度工作计划
关键词：新时期；教学秘书；教学管理；队伍建设
中图分类号：G717文献标识码：A文章编号：1671-0568（2012）11-0157-02
一、对新时期高职院校系部教学秘书工作的认识
1.系部教学秘书工作的作用与要求
系部教学秘书是系部教学主管领导的得力助手，处于学校教学主管部门、系部教学主任、教师、学生和其它教学单位交叉点的位置，是系部领导、教研室主任与学生之间沟通和协调的桥梁与纽带，他们是教学管理人员，更是教学服务人员。系部教学秘书工作繁杂，头绪繁多，因此，除了应该掌握和具备一定的专业知识与技能外，还应具备“一肯二勤有三心”的工作态度，即对工作肯付出时间；勤记录资料、勤动手整理；要有细心、耐心和责任心。
2.新时期高职院校系部教学秘书工作的特点
（1）学校扩招，异地办学模式出现，教学秘书工作任务更加艰巨。教育部在《面向21世纪教育振兴行动计划》中提出，力求到2010年实现我国大学的毛入学率达15%（在校人数与适龄人口之比）。“十五”计划将这一目标的实现提前到了2005年。为此，学校扩招，办学规模不断增大，往往形成两地办学模式，有些学校甚至于多地办学，招生人数骤增。这一举措使学校规模扩大，办学成本提高，同时使得系部教学秘书的工作任务更加复杂。如广东轻工职业技术学院（以下简称“我院”）从1999年逐年扩招，仅一个系的学生人数就从原来的三百人增长到现在的近两千人。而且学生，前两年在新校区读书，第三年需搬回老校区学习。学生人数的增多，相应的教学资料管理、教学工作量本来就不断扩大，加之异地办学，从学生的学籍管理到考务工作，还有排课任务等，使得系部教学秘书需要付出更多的时间和精力。由于学生增多，教师的数量也相应增加，跟教师和学生之间的沟通范围也在迅速扩大。因此，学校扩招，异地办学模式出现，使得系部教学秘书工作任务更加艰巨。
（2）教学评估的实施，致使教学资料要求齐全，教学秘书工作要求更加规范。2004年教育部在《2003～2007年教育振兴行动计划》中明确提出，要“实行五年一个周期的全国高等学校教学质量评估制度”，这是我国高等教育大众化阶段保证教育质量的重大举措。为此，高等职业院校按照“以服务为宗旨，以就业为导向，走产学结合发展道路”的办学要求，遵照“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的人才培养工作评估方针，陆续展开了迎评工作，这一举措加强了学校的内涵建设，促进了学校管理工作上水平、上台阶，同时使得系部教学秘书工作更加繁忙。如我院从2004年准备迎接评估，直到2006年顺利通过验收，时间跨度长，在此期间，完整、准确、系统地整理与规范教学工作资料相当重要，整个教学一条线上的各级工作人员的工作异常艰辛，而系部教学秘书对教学资料的汇总与整理工作要求更高、规范性也更强。
（3）申报与建设示范（骨干）院校的任务，使教学秘书工作更加复杂。2006年教育部和财政部正式启动了“国家示范性高等职业院校建设计划”，国家将在“十一五”期间安排20亿元重点支持100所高水平示范院校建设，随后又启动了高职骨干院校建设计划。国家示范性高职院校与骨干院校建设工作，是为贯彻落实《国务院关于大力发展职业教育的决定》的精神而实施的巨大工程，这一举措使得我国几百所高职院校受益，极大地改善了办学条件，促进了专业教学改革与教学质量的提升。我院于2007年开始申报示范国家示范性建设院校，2008年成为第三批30所立项建设院校之一，而机电工程系的机电一体化技术专业成为学院四个国家重点建设专业之一。三年的示范性建设，专业调研与教学改革不断线，实施精品课程建设、实验实训条件建设、师资队伍建设等一系列工程，打破了传统的教学模式，学生不再单纯地坐在教室上课，而把专业课课堂移到了实训现场，搬进了企业车间，专业教师进行现场授课，实现“做中学”。同时，也带来了教学管理的难度，加之对学生成绩评价考核的模式发生的转变，使系部教学秘书工作更加复杂。
（4）学生个性化特点明显，给教学秘书工作增加了难度。学生人数增多，独生子女人数也越来越多，学生个性化差异明显，管理难度较大。具体体现在诸如开学报到注册、第六学期的顶岗实习等具体事务，有时候教师很着急，学生却不急，实习报告不按时提交，导致成绩提交不了，拖延学分核查等学籍管理工作。还有得系选修课的开设也增加了难度，根据学生性格的不同，结合就业的需要，所开设的选修课范围更广，场地更加多样化，还要避免教师上课时间上的冲突、协调场地的不足等各方面问题。
二、當前高职院校系部教学秘书队伍建设面临的问题
1.认识有所偏差，重视不足
传统的教学模式下，高校学生人数不多，办学规模不大，没有出现两地办学、跨校区教学、迎接评估、申报示范等工作，教学秘书以资料收集与整理为主，工作比较细碎繁杂。长期以来，人们因此而对教学秘书岗位认识产生了偏差，认为这个岗位的工作谁都可以做，随之带来了在用人制度上的具体偏差。如对辅导员岗明确了学历要达到本科以上，而对教学秘书岗则规定学历就可以低一些。其实，“教学无小事”，教学秘书是系部教学主管领导的参谋，新时期教学管理工作要走向现代化、科学化、高效化，教学秘书的作用将越来越明显，越来越重要。特别是要会电脑、懂专业、具有一定的文字表达功底，更是教学秘书是否称职的重要因素。在日常教学运行过程中，教学秘书要能够对专业人才培养方案有所了解，要能及时发现不足，准确纠偏。因此，没有能干、精明的系部教学秘书，就无法快速、高效、高质量地完成各项教学工作。
2.发展受限，队伍不稳
职业培训是提升教学秘书工作技能、保证学校日常教学工作正常进行的有效手段。高校新上任的辅导员都要经过专门的培训，但对教学秘书却缺乏相应的培训机制。教学资料如何规范收集整理，工作怎样开展，都靠教学秘书在自己的工作中逐渐摸索。随着学校人事制度的改革，教学秘书岗在管理岗中级别最低，无论是现实待遇还是发展空间都处于弱势地位，其待遇不仅与专任教师和实职行政干部相差悬殊，也明显低于学生辅导员甚至图书管理人员。辅导员工作干三年就享受副科级待遇，图书管理人员可以按图书管理系列的职称享受待遇，而教学秘书岗不允许去取得教师资格证，不能参与教师系列职称的评聘，而且对于取得评职称所需要的资源也受到限制，即使获得职称仍然要按管理岗最低级别待遇，以至于人们会认为教学秘书岗没有发展前景，无法安心工作，最终导致教学秘书队伍不稳定，人员流动过快、走马灯似地更换，有时还会造成教学资料丢失、工作衔接中断等弊端。
3.工作琐碎，创新不够
教学秘书工作处于教学管理最基层，任务量大。在高校规模扩大的趋势下，教学管理工作重心逐渐下移，基于系部或学院二级管理的制度，教学秘书除了承担院系的教务工作，学校教务处布置的工作，还要跟师生之间随时保持沟通。由于任务多，往往造成对很多问题的处理持应付式态度，很少有时间去思考和研究教务管理的重点问题及其解决措施，更没有精力去总结规律、改进方法，提高效率，造成教学秘书的创新能力和工作驾驭能力较弱。
三、对加强教学秘书队伍建设的措施
1.转变观念，重视队伍建设
最重要的是，要转变对新时期教学秘书工作认识上的陈旧观念，加强教学秘书队伍建设。各级领导，尤其是学校教学主管领导，要为教学秘书队伍的稳定与发展制定规章制度，包括用人条件、个人发展提升、薪酬待遇，等等。基层人员也要改变传统的观念，改变“教学秘书工作是谁都能做的简单劳动”、是系部的“打杂人员”等错误观念。要提供对教学秘书岗位的培训机会，提升他们的工作能力，提高工作效率。
2.建立奖励机制，适当提高待遇
系部教学秘书需要具有高度的责任心。面对极其繁琐的工作，只有细心、耐心并乐于奉献的人，才能沉得住气完成工作任务。教育主管者应考虑建立适当的奖励与激励制度，可根据岗位表现结合相关的专业知识水平，建立专门的职称评定路线，让从事教学秘书工作的人员能够看到前景、能够充分调动工作的能动性，激发起工作热情。提供提升待遇的机会，从根本上分析则是体现了以人为本的管理理念。
当然，作为新时期系部教学秘书，应该不断加强学习，提高自身素质、工作能力和创新能力，注重修养，在平凡的工作崗位上积极开拓进取。
总之，新时期系部教学秘书在高校扩大招生规模、迎接教学评估、专业示范建设中发挥着不可替代的作用，是稳定教学秩序、提高教学质量必不可少的力量。改变教学秘书岗位权、责、利不对等的现状迫在眉睫。教育管理部门、学校各级领导应提高认识，加强教学秘书队伍建设，促进高等职业教育的快速健康发展。
参考文献：
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[3]刘积灵,张大师.谈高校教学秘书在高校教学管理中的作用[J].吉林化工学院学报,2006,(10).
[4]寸哲.教学秘书工作:教学质量保证体系的重要环节[J].嘉兴学院学报,2002,(9).
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[6]陈起监.强化教学秘书队伍建设,提高高校迎评促建质量[J].广西师范学院学报,2007,(10).
[7]郭威.试论教学秘书在高校教学管理中的作用[J].吉林工程技术师范学院学报,2008,(12).
[8]姜莲珍,董爱云.对高校建立一支稳定的教学秘书队伍的认识[J].沈阳工程学院学报,2005,(7).
[9]尹祝凤.角色定位困境与教学秘书队伍建设[J].当代教育论坛,2011,(10).
篇10：注塑部月度工作计划
1.接注塑生产单后作注塑生产计划，并在计划时间内完成。
2.要求领班每天开班前会议，总结前一天工作及安排当天工作任务。
3.每周召开领班、技术员一次注塑生产例会，总结和安排本周工作。
4.每周一次全部门会议针对公司会议精神宣传，对组织纪律、安全、品质讲解。
5.每天要求领班对所有机台安全、润滑系统检查并填写保养表。
6.每月一次对注塑模具除湿保养。
7.控制原材料的损耗、水口料的及时回收、废料的严格监控及易耗用品的管理。
8.对本门内的工装夹具的保养及登记。
9.配合品质部完善公司的品质管理。
10.做好与公司内部客户的沟通与协调工作。
11.确保完成公司下达的其他工作任务。
计划人：刘海东
篇11：协调部月度工作简报
三月份征地拆迁工作简报
我部自2月15日进场以来，在指挥部领导的指导下，项目部的征地拆迁工作得到了地方各级党委、政府的大力支持以及村委会的通力配合，项目部的征地拆迁工作有序进行。
一、工程基本概况
西成客专位于陕西省和四川省境内，新建线路北起西安枢纽，向南经户县，越秦岭后，经洋县至汉中，经宁强越大巴山后入川，经广元市、剑阁县、青川县后进入江油市，接入在建的成绵乐铁路客运专线，线路全长508.773km。五项目部施工范围工程位于四川省江油境内。起讫里程为DK491+069.15～DK502+898.90，全长12km。管段位于江油市双河镇境内。
二、征地拆迁情况：
1、临时用地
根据地方政府和省国土资源厅同意项目部调规的临地用地DK491+069.15～DK502+898.90为504.4亩，截止2014年3月28号，我部现已量地61亩其中超占面积35.5亩。
2、红线用地
红线用地已全部量完。
3、砍树迁坟情况
目前双河镇除邓家塔30段路基新征红线树木正在砍伐外、双河镇分水岭村、报恩寺村、桂花村、蒲溪村的砍树迁坟全部完成。
4、房屋拆迁情况
双河镇境内除八角庙村，房屋拆迁红线内统计为60户，在地方党委政府的部署下，此项工作已由镇国土局和镇支铁办开始筹备和宣传，目前现已落实好19处房屋拆迁，其中红线外1处，红线内14处已拆除。
二、目前存在的问题
1、红线内部分房屋的拆迁工作进度较为缓慢，因房屋拆迁需每户进行谈判户主满意后双方达成协议再拆除，双河高铁办拆迁工作小组人力不足。
3、由于爆破工点的增加，房屋受损面积增加当地村民频繁阻工。
4、新增部分施工便道、弃碴场、的临时用地手续，目前第二批临时用地申请已上报江油市，到目前尚未回应。
5、线路正线施工，占用了部分塘堰、破坏了部分沟渠水系、影响农田灌面，还建方案尚未明确，部分村民以此阻工。
6、所有改移便道无国土局测绘所的测绘资料，无法勘界量地。改移便道未还建之前，村民阻止施工。
7、双河镇分水岭村大石岩特大桥37#墩位剩余1户房子因附属房在红线内，主居房在红线外不拆迁的问题，18号墩房屋在红线外距离红线左边线约5米位置，距红线边界较近，地方政府解释因红线外不赔偿配合协调拆迁的问题。
三、本月完成工作
1、带领双河镇高铁办现场查看我部急需拆迁房工点，督促镇高铁办完成房屋拆迁2户，双河口特大桥15#、25#墩位的房屋。
2、配合地方政府及西成公司复核项目部管段内占用水利设施工情况的统计调查。
3、协调处理大石岩特大桥、红碑店特大桥、罗家沟大桥、百家沟大桥、曹家埝大桥、路基30段工点，村组多处地方老百姓堵工事件。
4、清查解决各工点临时用地超占补偿。
5、对地方村民反映受爆破影响的房屋进行查看、拍照、记录、裂纹贴封条的初步处理。
四、4月份工作计划
1、继续清查处理临时用地超占复核工作，及时对已使用的临时用地、超占用地进行赔付。
2、与地方协商解决因施工破坏水渠影响春耕灌溉的问题。
3、督促双河镇高铁办抓紧时间落实以下工点的房屋拆迁。
（1）双河镇蒲溪村2、4、5、6组dk497+527.35～dk500+100内集中的30户房屋的拆迁推进。
（2）双河镇分水岭村大石岩特大桥37#墩位剩余1户房子因主居房在红线外不拆迁的问题，17、18号墩有几处房屋在红线外，距红线边界较近的问题，与局指协调部一起，加强与市指挥部的沟通，尽快请市指现场确定。
4、协调处理各工点、村组多处地方老百姓堵工事件。
中铁二局西成铁路客运专线工程指挥部第五项目部
篇12：品质部月度工作报告
经过了这一个星期时间的工作，我对品质部的工作有了初步的了解。由于入职的时间较短，对公司的文化还有待更加深入的学习，争取尽快融入品质部这个团队中去。同时更加深入地、细致地、全面地开展工作！下面，我针对品质部目前的一种状况进行简单阐述：
一、品质部工作环境的规划和部署：
（1）品质部给人的第一印象就是乱！货品堆放不整齐、东一堆西一堆、东倒西歪的，没有进行合理的布置和规划，另外堆放的多处货品，没有作明确的款号或款式记录，随意存放，看上去就象一个废品回收处理场！
（2）靠近窗户边的纸箱内存放着很多成衣，由于长时间处于暴晒状态，已经严重变色，成报废品了！（3）员工下班之后，都没有意识去主动关掉照明灯（后经过晨会时的强调，后期已有所改善）！
（4）品质部的周工作计划表及日工作报表都没有！没有制定一个顺畅的工作流程，导致所有员工处於一种无序的状态（急需改善）！
二、由于本周我的工作重点是在成衣QC组，现将成衣QC组的问题作以下简述：成衣QC组现有QC人员7人（其中1人出差，1人已辞职今天到期）。正常工作时间工作量为每人每天500件。如果发现有货品不合格需退货的，仍然要求每人每天完成500件，这样就要靠加班来完成，有时加班也无法完成！而品质部现在的工作时间已经全部处于被加班状态，据我的不完整统计，本周就有以下几个属于严重问题需要退货处理的：
（1）L274129款返工问题严重，返工问题较杂!（2）鹏威厂生产的L303016款针织衫骨位处多处针洞、烂洞!（3）L302811款针织工艺衫a、洗水严重掉色b、印花起泡，不平服!（4）L303863款毛衫由于止口在面上，多处毛头、接驳位外露!（5）L303201款长裤 a、耳仔订法错；b、腰头及裤脚拉链处多处烂洞!
（6）L302081款针织恤衫挂牌贴纸上“执行标准”打错了!（7）L84504款靴子抽查15对（日本单），其中9对有严重问题要退返!（8）L303202款长裤（金漫厂生产）后袋角有烂洞!（9）L303845款毛衫洗水测试后脱色严重（待处理）!以上问题，如果相关部门领导不能及时、迅速作出协调处理的话，就会直接影响到货品的上市时间，损失不可估量！再者，领导者不作为或处理不当的话，也会大大降低部门或小组的工作效率！例如鹏威厂生产的L303016款针织衫骨位处多处烂洞、针洞（制单数229件，来货数133件）由于返工数量已超出90%，几乎每件都有这个问题，我建议全部退厂返工处理，但是未被部门领导采纳，最后还是要求成衣QC100%全查后再处理，而当天晚上，品质部加班到了21：30。本周，生产部接连发生了很多品质问题，有工艺方面的，有洗水方面的，也有因为粗心大意引起的。当然，在管理制度上也存在缺陷，而生产部外发QC的工作也有失职之处！品质部的专业技术和经验不是只为自己服务，应服务于公司，服务于整个团队！建议完善制度、改善管理方法，力求从根本上控制货品的质量和改善货品的质量!
三、品质部成衣QC组存在的一些问题：
（1）成衣QC组开新款时，部门领导未参与审核、检验！（2）对于已查货品无查验报告、记录及存档！
（3）有的款式分几次送货检验，但是每次都由分别不同的QC查验！（4）生产部和商品部无每周工作计划及收货/出货计划表！（5）建议将外发QC组并入品质部统一管理！
成衣QC组刘金凤已辞职，今天已经到期。之前我曾在私底下找她谈话，了解其辞职的原因，得到的结果不出所料：是不满现在品质部的管理方法，但是又无处投诉，辞职实属无奈之举！如果长期这样的话，将会给品质部带来严重的后果！也会给其他部门造成很大的影响！
篇13：秘书部管理月度工作计划
办公室的主要工作职能有三方面:一是处理好日常事务。主要有会务工作、公文处理、文书档案管理、印章管理等 (即办会、办文、办事) 。二是协调关系。主要包括沟通上下, 协调好部门与机关各处的关系, 领导与教师之间的关系, 教师和学生之间的关系;协调左右, 致力于左右各方面和谐的工作关系, 协调处理各教研室之间的关系, 各位领导之间的关系;联络内外, 既要做到内部人员之间团结和睦, 避免和减少内部冲突, 创造良好气氛, 同时要做到在对外关系中起到“窗口”作用, 与各方处好关系。三是服务工作。院系办公室的服务工作直接面向基层, 为部门服务, 为领导服务, 为教学服务, 为师生服务。只有认真完成这些工作职能, 才能使院系领导集中精力抓好教学, 抓好科研, 抓好系部各项工作, 达到院系办公室服务于教学、科研的目的。
二、系部办公室行政秘书的角色定位
行政秘书作为系部办公室行政工作的主要执行者, 是在部门主管领导下, 协助办公室主任做好系部办公室行政事务的有关管理工作人员。在高校, 行政决策者多为担负教学工作的专家学者, 他们除了要处理日常行政事务, 还要花费大量的精力在教学、科研上, 因此, 作为高校系部办公室行政秘书, 要摆正自己的社会角色, 要知道自己的工作性质始终是辅助性的, 参与性的, 支持性的, 服务性的, 起着协助院系领导管理本系部内务、调查研究、上传下达与协调关系的重要作用, 行政秘书应本着为教学、为科研服务的宗旨, 在岗位职责范围内尽可能为教职工创造和谐的气氛、提供优质的服务、做到沟通上下、联系左右、协调四方, 发挥参谋、助手作用。
三、行政秘书的工作范畴
1. 文字方面工作。
负责下达学校通知, 系部年度 (学期) 工作计划、工作总结、通知、文件、申请报告、会议纪要等材料的起草。
2. 人事工作。协助院人事部门及系领导做好教职工的聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定等工作
3. 日常行政工作。
负责日常行政事务处理, 办公用品采购、保管, 固定资产管理, 办公设备维护, 内部财务管理, 会务筹备和安排, 对外接待, 协调关系等工作。
4. 档案管理。负责收集整理各类信息、资料、各部门来文、来函的归档、保存。
5. 其他一些突发事件的处理工作。
四、行政秘书应具备的素质要求
行政秘书的综合素质关系到办公室工作的好坏, 一般包括以下几方面的内容:
1. 具备过硬的政治思想素质。
政治思想素质是高校行政人员的灵魂, 所谓政治思想素质是指政治方向、政治立场、思想品质, 行政管理工作是为一定的政治服务的, 具有一定的方向性, 作为直接为教学、科研服务的行政秘书政治素质显得尤为重要, 不但要具有坚定正确的政治思想觉悟, 良好的马克思主义理论修养, 同时也要具备教师所具备的师德和风范, 只有这样, 才能正确地认清形势, 把握事物的本质和发展方向, 抓住问题的根本, 通过正确的途径和方法解决问题, 这是行政秘书最重要的素质和必备的品质。
2. 具备扎实的业务素质。
扎实的业务素质是行政秘书做好各项工作的前提, 这包括了出色的工作技能和合理的知识结构。行政秘书要精通本岗位的业务技能, 熟练掌握计算机能力和较强的语言表达能力、文字处理能力。行政秘书工作的对象是高校教师和大学生, 因此要求具有较高的文化程度和高校管理方面的专业知识, 在日常工作中要注意积累, 丰富教育学、心理学、教育学等方面的知识, 掌握高校规律, 熟悉工作流程及相应的管理技能, 熟知工作性质、要求, 积极主动的制定工作目标与计划, 统筹安排, 合理布置, 把握现实工作状况, 收集信息并及时地处理信息, 及时准确地上传下达, 积极探讨工作方式方法, 做到忙而不乱, 杂而不烦, 疏而不漏, 有条不紊, 增强逻辑辨别能力, 逐步使行政管理工作由经验管理向科学管理发展。
3. 具备较强的能力素质。
⑴协调能力。行政秘书除了按部就班地组织实施正常的行政管理事务, 还要处理临时性、突发性的事务, 工作千头万绪。这就要求行政秘书处理问题要分清轻重缓急, 理顺工作关系, 组织协调好各项工作。⑵管理能力。办公室工作涉及到系部工作的方方面面, 关系到教职工的切身利益。对上对下, 对内对外, 工作面广, 服务对象众口难调, 矛盾多, 仅仅靠制度、政策和热情是不够的, 这就要求行政秘书注意工作的方式方法, 掌握一定的管理艺术, 坚持原则性与灵活性的统一, 求大同存小异, 注意发挥各方面的积极性。
总之在当代社会, 高校系部办公室工作任重道远, 办公室完成工作的好坏主要体现在行政秘书的日常工作中, 行政秘书要不断提高自身素质, 努力掌握管理知识, 注意沟通技巧, 做到勤奋、敬业、高效、务实, 做好各个方面的综合和协调, 振奋精神, 开拓进取, 不断增强创新意识, 努力探索高效优质的服务新途径, 使系部办公室的各项工作在实践中得到不断提高。
摘要：高校系部办公室工作纷繁复杂, 客观上对行政秘书的素质提出了更高的要求。本文分析了高校系部办公室工作的主要工作职能并对办公室工作中行政秘书应该具备的素质做了一些探讨。
篇14：高职院校系部教学秘书的能力培养
关键词：教学管理；教学秘书；能力培养
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：2095-4115（2014）09-258-1
由于系部对本系的专业设置、教学计划、教学管理、学生管理等方面有一定的独立自主权，因此系部教学秘书发挥着“上情、下达、协调、服务”的功能，教学组织联系协调量大且面广的特点。这就需要对教学秘书进行准确的角色定位，使其在工作中扮演好自己的角色，在学院发展中发挥好重要的作用。具体有以下几个方面：
一、系教学秘书的工作要求
（一）确保系教学秩序健康运行
系教学秘书既是系内日常教学工作运行的具体实施者，同时又是系领导的得力助手。一名合格的系教学秘书，就要做到“上情下达、下情上报”对上要直接为教务处、系领导负责，对下要为广大师生服务，横向还要和其他职能部门、各系部进行沟通。由于系领导除行政工作外还要承担教学、科研工作，在这种情况下，教学秘书应当协助系主任搞好系内日常教学运行和管理工作。要在系主任的领导下组织完成具体教学工作的实施和开展，及时了解掌握教学工作情况及教学计划实施情况，组织教师观摩教学、听课、学生课堂评价，收集教学反馈信息等。并根据收集到的信息，适时提出建议和协助提出改进事宜。对院系布置的教学工作要做好跟踪，督促相关人员完成。同时，秘书还要做到非常熟悉系部整体师资情况，及时掌握教学动态，客观、全面地采集教学方面的反馈信息，向系领导及时汇报，也可提出教学改革及修改教学计划的措施及意见，为正确决策提供可靠依据，为教学秩序有条不紊运行提供保障等。
（二）促进教学秩序、教学质量不断提高
系教学秘书应当是管理者与服务者的双重角色，在繁杂的日常教学事务中，针对反映出来的问题，提出改进和提升意见给以提升，更应该注重教学信息的采集，既要采集外国外校信息，包括专业信息，教学管理信息、使用现代管理手段等全面信息，又要思考研究如何为我所用，以保证教学秩序、教学质量的持续提升。
二、加强系教学秘书能力培养的探讨
（一）领导重视，合理选聘人员
学校及有关职能部门领导应重视教学秘书的选拔和培养工作。应该选聘具有本科以上学历，事业心、责任心强，有一定组织协调能力，严于律己，能为人师表的优秀同志充实系教学秘书岗位。
（二）适时开展业务学习培训
对教学秘书进行在岗培训和继续教育，让他们系统地学习有关高等教育管理课程，如教育管理学、教育心理学、教育哲学、高等教育学等课程，进行理论武装。此外，还要学习计算机的运用与操作技能，尤其是对教务管理系统软件的培训学习是当务之急，这是教务管理尽快现代化、正规化的基础；还要经常组织教学秘书开展教学管理工作经验交流活动，对教学管理中出现的典型案例进行研讨，以提高管理水平；组织教学秘书到其他院校参观学习，借鉴其好的经验，开阔他们的工作视野，提高工作效率。这种学习培训不仅学院组织，更重要的是个人要抓紧时间开展自学，系统学习，向管理专业化迈进。
（三）教学秘书自身能力的提升
1.打好知识基础提升综合能力
教学秘书应将所掌握的文化知识转化为以下方面的实际能力：
（1）语言文字能力
秘书要替领导起草各类文件材料，又要经常与人交流，因此必须具备较强的语言文字能力，要做到“笔能成文，言能明义”，语言表达应清楚明白、言简意赅、生动活泼。
（2）协调沟通技能
要善于与各方面沟通，对内，协调与领导、师生的关系；对外，协调与上级职能部门、兄弟院系、合作单位等的关系。秘书要懂得社交礼仪，具备协调能力，营造出和谐融洽的工作环境。
（3）信息化能力
具有熟练的计算机操作能力及信息处理能力。能快捷、准确、有效地处理信息、利用信息，能够对管理活动中的信息进行收集，加工，整理，开发，对现有信息资源进行综合、延伸和拓展，对大量原始信息进行分析、取合和评价。能够把信息化技术应用到管理工作中，提高质量、效率和水平。
（4）执行能力
执行能力高低在一定意义上取决于对领导决策的理解和感悟，教学秘书要准确领会领导意图，必要时要勇于负责，善于处理自己职责范围内的事务，遇到紧急情况和意外事件，能迅速拿出应对策略。
2.理论结合实际，提升综合工作水平
系部教学秘书不仅要认真学习教育学、心理学、管理学、档案学等方面的知识与相关技能，更重要的是在日常工作中给以有效应用，应用知识及时发现问题，找准问题的性质、危害、进一步发展的后果，并能较完善处理问题。能够结合实际情况与有关方面及时做好沟通协调工作。还能用所学理论结合公办院校系（院）教学秘书的管理模式和方法，在工作中探索适合独立学院系教学秘书的教学管理模式和管理方式，使之能够及时准确快速地为学院与系高效工作；为教师、学生及其他相关部门搭好桥梁，使各项工作联系沟通畅通无阻，使反映和暴露的问题及时处理，结果及时传达到相关单位个人；为教职员工、学生服务到位，不断提高服务质量和服务范围，只有这样系日常教学工作才能有条不紊进行，独立学院系教学秘书工作水平才能得到不断提升。
总之，系部教学秘书要适应时代要求，结合独立学院实际，利用先进的管理理念，科学的工作方法，不断提高自身能力，使自身工作能够切实为系教学管理提供优质高效的服务，从而促进学院教学管理水平和学生培养质量的持续全面提升。
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