文员岗位工作流程说明

第一篇：文员岗位工作流程说明

行政人事文员岗位职能说明

1.工作职责：

1、组织办好会议接待、娱乐等各项活动;

2、协助制定、监督、执行公司行政规章制度;

3、组织公司办公费用的计划、办公用品的购买、管理和发放工作;

4、做好办公室人员考勤和处理各种假期

5、采购、分发和控制办公用品

6、接待访客

7、购买、管理和维修公司固定资产;

8、负责办公用品、文具、生活配套设施的管理;

9、完成直属上司交办的临时性工作。

10给员工办理入职和离职

11给员工发放或收回工装

2、权限：

A. 人员物品变动的知情权

B. 公司管理方面的建议权

3、工作要求：

A. 办公用品的使用以节约、实用、方便办公为原则

B. 保证公司有一个安全、整洁的办公环境

C. 定期检查办公室的现场管理工作并提出改进措施，监督执行

D. 科学、合理地管理档案并提供快速、准确的有关服务

E. 熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等; F. 有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。 G. 认真负责，积极主动执行交办工作;

H. 工作效率高，条理性强，有团队合作精神; I. 保密意识强。

J. 较强的管理能力;

K. 熟练使用办公软件;

L. 做事客观、严谨负责、踏实、敬业; M. 工作细致认真，谨慎细心、责任心强;

N. 具有很强的人际沟通协调能力，团队意识强。

第二篇：行政文员岗位说明书

撰写:

审核：

批准：

一、岗位信息

岗位名称

行政文员

所属部门名称

综合管理部

编制日期

工作时段

白班

任职者

签字

直接上级岗位

综合管理部经理

直接上级姓名

签字

二、岗位目的

科学合理地进行行政管理，保证公司行政事务顺畅;保证各类文档准确及时打印，重要资料的完整保存，办公用品的合理补充和发放，会议服务热情周到，公司电话、网络系统通畅，树立良好的企业形象;充分利用后勤资源，做好后勤服务，让员工有良好的住宿和生活环境。

三、基本任职资格要求

知识

学历与专业

大专以上学历，行政管理、文秘或相关专业。

专业知识

行政管理的基本知识，掌握相应的文书撰写与处理能力、人际关系、接待、礼仪服务知识、具有良好的职业意识。

资格证书

无

经验

工作经验

2年以上相关工作经验。

技能

要求

专业技能

交际沟通;统计分析;公文写作过硬的知识底蕴、较强的应变及接受能力、文书的撰写、传递、存档、思维敏捷、思路清晰。

管理技能

组织协调能力;人际沟通能力;良好的服务态度

通用技能

计算机(office办公软件的应用);公文写作

四、职责范围

序号

职责范围

职责权限

绩效衡量/

考核标准

1

l

负责公司各类证照的登记、批文、年审及保管等工作，保障公司正常运作;

l

负责传真机、复印机、打印机、电脑、空调等办公设施的使用管理;

l

协助公司领导完成与政府职能部门、外部各机构的沟通及办理相关事项;

l

协助完成公司各类招待事务，包括来访客人的接待、会议安排、住宿、交通、用餐的预订工作;

l

负责公司工作简报及管理会议纪要的整理工作;

l

负责公司或部门公文的起草工作;

l

协助公司负责企业形象的宣传、维护工作及定期更新宣传栏;

l

负责公司报刊、杂志的征订及发放工作;办公类表单的印制与发放管理工作;车辆通行证的办理;

l

协助监督行政用车的使用管理;

l

协助拟定部门月资金计划的安排、申报，落实付款计划;

l

负责办公用品、劳保用品、工作服及员工福利用品的采购申请及发放管理;

l

协助监督办公综合楼、厂区清洁及公司绿化维护;

l

协助监督食堂管理制度的落实，督促食堂人员贯彻执行食堂制度;负责食堂班组的值班安排和考勤工作，做好伙食补贴表，经各级领导审批后交与财务，协助对食堂人员工作情况进行考核评估;

l

协助监督保安管理，督促保安员贯彻执行门卫制度;负责保安队的值班安排和考勤管理;检查保安治安巡逻工作及各项工作记录，协助对保安人员工作情况进行考核评估;

l

负责公司各项督办事项的督促完成工作。

执行/组织/协助

管理层评价

部门经理评价

员工满意度

来访人员评价

档案的完整性及整洁性

2

电话及网络系统管理

l

负责电话及网络系统的维护和管理，保证系统的畅通;

l

处理有关电话增设报装、内部移动电话网络的入网、退网等事宜。

执行

部门经理评价

员工满意度

3

固定资产管理

l

负责公司固定资产的实物管理、调拨、报废手续办理，每半年进行一次盘点。

执行

固定资产的保全性、记录的完整性

4

员工宿舍管理

l

监督、落实宿舍管理制度;

l

宿舍水电帐目管理;

l

定期组织开展宿舍卫生检查评比及宿舍用电安全检查。

实施/参与

准确性、及时性

5

其他工作

l

及时完成部门领导交给的其他工作。

执行

及时性

工作环境与劳动保护说明：例：有粉尘、噪音污染和伤亡风险，需配备安全头盔、防护眼罩、耳塞、袖套、手套、劳保鞋上岗

第三篇：销售跟单文员岗位说明

一、负责接受客户与业务员订单信息的记录跟踪和回复。

二、负责对每日销售清单的汇总和录入。

三、负责对每天的客户投诉进行汇总和记录交客服部主管，以便及时解决售后问题。

四、做好接单工作和销售技能的提升，熟练掌握产品的系列、型号、尺寸、颜色、包数、卖点等专业知识。

五、负责协调好各业务经理，做好各个客户的沟通和顾客订单信息和回复工作。

六、跟单文员要注意仪容仪表，做到衣着整洁大方。

七、跟单文员与客户沟通必须用普通话。

八、跟单文员接到客户电话后，第一句话应该说：“您好，这里是天光威锐视”，第二句话应该说：“请问您是哪里的客户?”第三句话应该说：“XX老板，您需要订什么货，请发传真好吗?”

九 、负责协调好各业务经理，做好各个客户的沟通和顾客订单信息和回复工作;

十、跟客户沟通下达订单必须用传真等书面形式;

收到客户传真后，应先与所属业务人员沟通相关事宜，然后必须再给客户打个电话， 确认传真上面的订货内容，确定订货内容准确无误后，再打单核定打款总金额(月结除外)

十一、 打单完毕后，回复客户打款总金额，通知客户打订货订金;去财务确定客户货款订金到账后，下达生产订单到生产计划处;

十二. 跟踪订单生产整个过程，对订单处于哪个环节做到心中有数，并参照合同日期规划出货日期。

十三、制单完毕后，回复客户打款总金额，使客户打款到公司指定账户，准备发货。

十四、制单员去财务确认客户货款到帐后，制单员把仓库联交于跟单员，准备发货。跟单员持仓库联与仓库主管接洽备货、验货、装车。送货，由司机代收货款时，跟单员要跟踪落实送货、装卸、安装及货款情况，及时与财务部出纳沟通，确保公司资金安全。

十五、负责接收客户投诉，第一时间内通知业务经理对其客户投诉进行确认，待业务经理确认后方可开出补件单交于客服物流主管下单于生产做补件或者调换。 十

六、不准和客户吵架，第一次警告，第二次罚款100元，第三次予以辞退。

十七、及时向区域经理沟通发货情况，以便于区域经理对客户及时的维护和开发。 十

八、跟单文员必须和客户、售后主管、区域经理等部门做好沟通协调工作。 十

九、对每天的销售情况进行汇总，做好日报表，交于营销部经理。

二

十、负责及时和业务员沟通，做好客户备货，新产品推介工作，协调好和仓库物流以及售后、财务的各种工作关系，以便工作效率的提高，及时准确的为经销商提供方便、快捷、周到的服务。

二十一、严格执行公司的各项规章制度，积极完成营销部下达的各项工作要求和目标。 二十

二、根据客户要求，按公司的有关流程，进行及时准确的发货。

二十三、提高服务质量，光威品牌形象，以便培养客户的忠诚度和美誉度。

第四篇：前台文员岗位职责说明书

岗位职责说明书

(一)职务名称：前台文员

(二)直接上级：销售经理

(三)本职工作：业务统计、文件归档、配合销售经理工作，为销售提供有利的后勤支援。

(四)工作职责：

1、公司利益高于一切，前台文员要绝对服从上级领导委派的各项工作，并能主动保质保量完成公司下达的各项规章制度;

2、保证项目部各种文件及资源的妥善保存。与合作单位保持一定距离，方法得当对于泄露公司及项目部机密的行为，公司以辞退处理

3、负责每天项目部各类表格的统计核对，确保销控表的及时准确，相关内容须准确及时的输入电脑存档;

4、根据公司规定做好项目人员入、离、调职管理与佣金核算。

5、每日早9：30分前将前一日各项销售数据报至公司，如轮休日则由经理指定人选代报;

6、每周一早九点半将周报或月报传至公司;

7、根据广告计划，按时收集项目各种报广资料，并整理归档。配合销售经理对每天来电来访做详细准确的统计、录入、存档等工作;

8、填写项目管理日志,进行来电、来访的统计、调查，并在每日上午十点前将前一日销售数据输入电脑;

9、发展商交接的各种文件均要有详细交接登记，并分类保存;

10、对于项目周边市场动态及竞争项目的情况要有及时调研及信息反馈;

11、及时准确填写每周、月的各种公司报表及会议纪录，并按时上报公司;

12、建立客户销售台帐，并管理从开发商和公司处领取的《保留单》《买卖契约》《商品房买卖合同》等，置业顾问在领取时需签署相应表格，否则，前台文员有权拒发;若单据作废，也由前台文员保管，交销售经理统一上缴。

13、前台文员有责任向销售经理反映业务体中存在的违背公司原则的一切情况

14、销售资料的准备;对项目部办公用品、办公设备的申领、使用、维护、维修的责任;

15、配合销售经理做好代理费的统计及销售提成的发放比例，并上报公司。

16、前台文员负责监督业务员催款工作的及时有效;

17、前台文员负责记录项目部所有人员的考勤，要求公正、准确。并对不合格的工作内容有指导及上报的权力;

18、前台文员有责任协调与各合作单位的关系，建立对销售有利的合作意向;

19、对于不合格的业务记录有权按照公司处罚原则及程序上报销售经理实施; 20、对于项目组内任何违反公司管理规范的行为有义务向销售经理详实汇报;

21、负责审核每日签署的合同、认购书等文件,录入各项销售数据。处理售前、售后的合同、单据、文件传递及保管工作;

22、负责会议的纪录,文稿的撰写和各项档案管理等;

23、处理销售过程中的行政事务并服务于销售;

24、所有储存在电脑内的资料必须加设授权密码;

25、每月最后一日前向上级领导报送工作总结;

26、完成上级领导交办的其他工作。

27、有能力处理突发事件，如不在工作范围内及时请示经理。

会签：

第五篇：办公室文员岗位说明书

岗位名称：办公室文员

直接领导：办公室主任

岗位描述：协助办公室主任处理办公室日常事务，完成办公室职责范围内的各项

工作。

岗位职责 ：

1. 根据部门月、年度计划，制定本人月、年度计划并执行到位。

2. 起草和修改报告、文稿。做好公司会议的记录(包括文字、图像、声音等记录)、整理及入档工作。

3. 负责集团内部图、文、册、表的发放、回收及汇总工作。

4. 负责管理集团档案、通讯录等文件资料，做好文件的收发登记工作;负责集团证照年检、换证、新办证、升级具体办理工作。

5. 做好各院内文员的管理及日常培训工作。

6. 做好办公用品及办公设备的保管、出入库登记，每月拟报办公用品购置计划。

7. 具体做好本部门内认证工作，协助主任进行外联、内管具体事宜。

8. 负责总经理办公室的卫生清理及每日总经理办公室门窗的开关。

9. 做好来宾接待工作。

10. 完成办公室主任交给的临时性工作。

任职资格 ：

1. 文秘、行政等文科专业，大专以上学历。

2. 有二年以上相关工作经验。

3. 女性，形象好，气质佳，年龄在20-30岁。

4. 熟悉办公室行政管理流程及办公用品的管理流程，熟悉公文写作格式，具备基本商务信函写作能力，熟练运用OFFICE等办公软件。

5. 具有较强的责任感与敬业精神，工作仔细认真、为人正直，具备较强的书面和口头表达能力，保密性强。

6. 能适应加班，总经理离开后方可下班。

办公用品配备要求：

电脑壹台、签字笔壹支、铅笔壹支、橡皮壹块、订书机壹个、笔筒壹个、文件筐壹个、笔记本壹本，其他办公用品按需领用。