秘书职能（精选九篇）
秘书职能 篇1
关键词：古代,秘书,参谋,职能
秘书是一个承上启下、上情下达的岗位, 是各个单位、企业中必不可少的一个重要的岗位。秘书工作除了文化以及一些事务性的处理之外, 讨论决策、发挥其参谋职能也是秘书工作中必不可少的一项内容。但是现在秘书通常从属上级领导, 参谋职能出现弱化的趋势, 不利于领导决策的科学化。因此, 研究古代秘书人员如何行使其参谋职能有利于给当前的秘书从业人员指明工作方向。
一、秘书职业发展
秘书一词开始最早见于汉代书籍《汉书·刘歆传》中, 但是最开始的这两个字并非指人、岗位, 而是指书籍。最早具有类似秘书职能的是记录皇帝言行的史官, 以及巫祝。直至东汉时期出现了“秘书监”一职, 才实现职能与称谓的统一。但该时期的秘书也仅仅只是掌管图书的人, 并无其他实际性的参谋职能。东汉末年“秘书令”的设置, 使得秘书这一官职得到扩大。明清时逐渐演变成为一种规范化的职业。古代并非一般人能够胜任秘书一职, 不仅需要有渊博的才识, 还需要有过人的智慧。民国时期设有承政厅, 设有秘书长、政府文秘职位, 从中央政府到地方国民政府都建立、健全秘书工作制度。再往后发展, 秘书从官职中脱离出来, 成为一种普通的社会职业。
二、秘书的职能
秘书是一个综合性强、接触面广的职业, 对于从业人员而言具有较高的职业素养。而我国现代意义上的秘书职业从20世纪80年代开始, 之前的秘书职能并不规范, 但是参谋这一职能却已被“古代秘书”在辅助领导的工作中发挥得淋漓尽致。秘书的参谋职能是一个从古代就有的辅助性职能, 因此秘书在古代也通常被领导当成谋士、谏臣, 也给现代的秘书人员带来了更多的思考。能够充分发挥参谋职能的人, 通常被后世当成智慧的代表。从秦汉开始, 古代封建统治者为巩固自身的统治, 适应起统治需求, 不断制定、完善秘书管理规章及相关的行政法规。在历朝历代的各种“律”“令”中得到规范化, 一直到明清两朝, 秘书这一岗位的工作制度已日趋完备。在古代虽无秘书这一专门的岗位, 但却有行驶秘书职能的官职, 如春秋时期的刀笔吏、战国时期的主书, 秦朝的长史与御史大夫, 汉代的御史中丞及唐朝的谏官等。与秘书有所相同的是, 上述古代官职都有秘书的某些职能, 但是并不全面。秘书的职能更为全面一些, 其中, 刀笔吏侧重于文书方面, 御史表现为监察与工作情况的跟进与反馈, 谏官则表现在上情下达、下情上报、事务提醒等方面。现代意义上的秘书具有参谋决策、协调关系、处理信息、办理事务等主要的职能, 综合性日益增强。其中, 做领导的好参谋不仅是古代秘书的重要工作内容, 也是现代秘书人员需要具备的基本能力。以史为镜, 看古代秘书如何行使其参谋职能对于今人而言仍有着重要的参考意义。
三、如何发挥秘书的参谋职能
(一) 坚决果敢, 直言进谏。
在实际工作中, 很多决策都是通过秘书向下传达的, 也由秘书参与制定, 因此秘书通常被称为“二把手”。此外, 秘书也是离领导最近的人。在信息通讯落后的古代, 统治者要了解某一项政令的实施情况、民生等相对困难, 而秘书则充当着领导的眼睛、耳朵和嘴巴。但除了下达上级命令之外, 也有将其想知道或者应该知道的情况及时告知的义务。统治者握有天下上至百官, 下至臣民的生杀大权, 因此向其谏言也无疑是一件需要慎之又慎的事情。但是要做好领导的参谋就必须要有坚决果敢的品质, 直言进谏。历史上的魏征以直言进谏著称, 时常为唐太宗带来治世良方, 君臣二人也均名留千古。唐初唐太宗根据封德彝的提议颁布一条将未满18岁的男子征召入伍的政令, 但是魏征将太宗拟好的诏书扣留, 就连唐太宗多次催促魏征也拒绝下发。就在太宗要将魏征问罪时, 魏征对答道“涸泽而渔, 焚林而猎, 是杀鸡取卵的做法。兵不在多而在精, 何必为了充数把不够年龄的人也弄来呢?况且这也是失信于民。”魏征首先以捕鱼、打猎为例, 说明征召未成年男子入伍, 不仅会降低国家的税收, 还会失去民心, 陈诉其中的利害关系。其次, 告诫太宗该诏令不得民心, 征召入伍的男子也并非会听从王命忠诚地保家卫国, 那么只会与太宗的原意相去甚远。最后, 太宗主张以诚信治国, 初年太宗规定未成年人可免兵役, 但是其这番朝令夕改会让太宗的诚信度下降。每一条都直接点名这条诏令带来的不利影响, 让太宗不得不将政令撤回。魏征作为作为唐太宗的下级对于唐太宗不恰当的政令, 充分发挥其参谋的职能, 直言利害关系, 避免了一条错误政令的颁发。在秘书工作中需要有感于质疑领导错误决策的勇气, 质疑决策不仅是对领导负责也是对单位、企业负责, 也是秘书参谋职能的要求。
(二) 审时度势, 巧进良策。
对于古代握有生杀大权的封建领导而言, 忠言往往是逆耳的。但是作为行使秘书职能的官员而言, 对于上级提出劝诫、建议是其作为臣子的本分。该情况下如何能做到既能保住自己的性命, 又能给领导提出建议, 是考验古代秘书人员职业素养的重要标准。春秋战国末期齐景公刚上任时, 沉迷酒色不理朝政, 晏子当面直言说齐景公过度饮酒纵乐的危害, 希望齐景公接制。齐景公听闻后仅仅收敛了一段时间又固态重施。大臣弦章对其感到愤怒不已, 以死相谏对齐景公说如其不停止饮酒弦章将一死了之。身为一国之君齐景公不想被弦章的一句威胁的话而失了作为君主的威严, 但是又不想让弦章死, 因此在杀与留之间犹豫不决。在此关键时刻, 晏子挺身而出对齐景公说遇到齐景公这样的君主是弦章的福气, 要是碰上商纣这类不辨是非的暴君, 弦章早就被赐死了。晏子的话中侧面称赞齐王是明君, 明君不该杀弦章;同时点出弦章的鲁莽, 信息量较大但是却能切中要害。晏子的巧言进谏化解了齐景公的尴尬, 给了他一个台阶下, 同时也挽救了弦章。弦章的直言进谏令君臣二人的关系陷入尴尬, 也将自己推入死局。而晏子审时度势的出言不仅缓解了两人的尴尬, 也将弦章从危险的境地中解救出来, 同时也实现了对齐景公切勿过度饮酒的劝谏。由此也提醒着后世的秘书人员, 进行参谋职能时要学会审时度势, 切莫不分场合、不分形势地干预领导的决定。面对领导不正确的决策, 要学会照顾领导的颜面的同时让领导改变决策。
(三) 深谋远虑, 提醒上级。
在封建制度下, 统治者下达的政令大多包含着个人的喜好, 彰显着个人的性格特点, 因此政令不免显得有些狭隘, 不利于国家的长远利益。而作为领导的参谋人员, 秘书需要有长远的目光, 发现隐藏在当前政令表象的隐患, 从而为领导出谋划策。著名典故“螳螂捕蝉, 黄雀在后”就给现代的秘书人员以深刻启发。吴楚两国交恶, 时任吴王的阖闾一意孤行, 想要出兵攻打楚国, 并下令将胆敢向其进谏阻止他出兵的大臣处死。吴王的一个贴身侍从看到了吴楚两国的实力对比, 也看到了两国战后可能会出现的格局。一番思考后, 先是接连三天持着弓箭徘徊在吴王的后花园中, 进而引起吴王强烈的好奇心。吸引吴王前来问话, 可避免直接向吴王直接进言引起他的反感, 同时也不违背吴王进言阻止攻楚者死的命令。问话之际, 贴身侍从以后花园中发生在螳螂、蝉、黄雀之间的事, 引发螳螂、蝉被眼前的小利蒙蔽, 忽视了身后潜藏的危机的思考。吴王听闻不由自主地联想到了吴国目前的处境, 未尝不也像后花园的螳螂、蝉一般处境, 而身后的黄雀虎视眈眈, 因此打消了攻打楚国的注意。作为领导的秘书, 在领导做出决策时应考虑得更远, 要考虑到每一项决策可能带来的后果。同时, 要使用恰当的方式提醒上级其决策上可能存在的漏洞, 避免决策失误。
(四) 由表及里, 坦诚直言。
肩负秘书职能的人员通常被视为领导的左膀右臂, 时常需要在领导进行某项决策时为领导出谋划策。因此也要求秘书时刻关注周围发生的事情, 注意收集各方面的信息, 以备帮助领导出谋划策。同时, 具有能透过普通小事的表面看到潜藏隐患的能力也是秘书人员的素质要求。例如春秋战国的邹忌由表及里, 充分发挥了参谋职能, 给现代秘书给予深刻的启示。邹忌“形貌昳丽”, 其妻、妾、客因为偏爱、害怕或者有求于他, 均认为邹忌比城北的徐公长得还英俊。但是邹忌并未因此他人的赞美而沾沾自喜, 反而质疑众人赞美他的原因, 同时也发现了为人、为君均会受到蒙蔽, 需要广开言论自由的道理。从发生在自己身边的小事联系到国家大事, 从自己身上联想到一国之尊齐威王, 邹忌以此向齐威王进谏, 说明广开言论自由、听取民意的重要性。他留心观察周围的事物且能够迅速地联想到朝堂之事, 说明行使参谋职能, 不仅需要一颗将工作放在首位的心, 还需要一双能够发现别人发现不了的规律的慧眼。为保障能够实现上情下达、下情上报, 对于会影响到领导、影响到工作的效果的因素也应该加以规避, 从而规范工作流程。正如邹忌与齐威王的历史典故中, 邹忌考虑到齐王受到的蒙蔽, 将影响齐王决策准确性的因素剔除出去, 保障齐威王决策的科学性。实现了以领导为核心, 围绕领导开展上下左右各项工作、工作的秘书工作要求。
四.结语
秘书职能发展至今日益完善, 并形成一套科学的职业理论。如何行使秘书的参谋职能, 许多的古人为我们做出了正确的典范, 树立了一个良好的榜样。在行使参谋职能时秘书人员不仅需要坚决果敢, 也需要审时度势, 知道什么时候说什么话做什么事;同时也需具备敏捷的反应能力, 能够由表及里发现领导决策中的不当之处。此外, 秘书人员应深谋远虑, 发现领导未发现的问题并提醒领导规避风险, 从而做优秀秘书。
参考文献
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[2]王铁成.中国古代秘书工作制度初探[J].中外企业家, 2015 (31) :262-263.
[3]葛希合.唐代名臣的进谏之道对现代秘书的启示[J].秘书之友, 2016 (09) :12-15.
秘书职能 篇2
颍州职业教育中心 张洪锋
教学目的：
一、理解掌握秘书基本职能范畴的特征；
二、掌握秘书文稿撰拟要领。教学重点：
掌握秘书的基本职能 教学课时：一课时 教学过程：
一、秘书的基本职能
《现代汉语小词典》这样解释“职能”——人、事物、机构应有的作用。秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。
秘书职能，在具有一定的规范性和相对稳定性的同时，也具有一定的可变性。这种可变性缘于组织目标与管理工作的需要，缘于办公手段的更新，也缘于领导对秘书的信任度。
秘书的基本职能可以概况为：办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务，具体来说就是“管理事务，参与政务”。
1、办理事务
秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的。政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动，如决策。事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作，如电话接打、会议服务、信访工作、文书处理等。
政务是事务的统帅和核心，事务是政务的基础和保证。两者是相辅相成的。秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的，在办理的过程中都有一定的程序性。秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动、原则中求灵活、繁杂中求规范的原则。
2、协调关系
现代管理活动处处离不开协调。任何组织只有通过协调，才能形成整体的合力，实现共同目标。
秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
与领导部门和职能部门的协调不同，秘书部门的协调有从属性、广泛性、间接性等特征，在协调关系的过程中要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。
3、辅助决策 在实际工作中，任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节。因此，辅助决策定义为：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
秘书人员辅助领导进行决策一般要经过：协助领导确定目标、协助领导设计方案、协助领导评优选优、协助领导实施反馈等四个阶段。
4、综合服务
秘书是为以领导为核心的集团服务的，秘书通常提供的是全方位的服务，既包含公务，如果领导需要，有时也包括办理一些私事。所以，秘书一定要有牢固的服务意识，“全心全意地为领导及其集团服务”。当然，在服务的过程中要注意方式方法，还要善于运用资源。
二、秘书日常事务职能
1、办公用品管理
2、接待
3、安排领导活动
4、值班
5、通讯工作
6、印章管理
7、机要保密
三、秘书专项职能
1、信息管理
2、调查研究
3、会务工作
4、公文处理
5、档案管理
6、信访工作
四、秘书特别受权职能
1、公文写作
秘书在撰拟文稿时要注意一下几个方面：要明确自己代笔者的地位，要准确使用规范文种，要选用准确而不含糊、庄重而不易产生歧义的语言表达，要反复进行认真修改，要有可靠依据，要有精益求精认真负责的态度。
2、督查
3、协调
4、谈判
受权谈判中秘书工作的任务：①协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。②准备好谈判各方的有关材料。③对谈判中意外情况的预测和准备。④把握谈判进程。⑤总结和评价谈判的经验教训，及时搞好信息反馈。
五、秘书深层职能
秘书的深层职能主要指的是秘书的参谋辅助职能。
秘书参谋的原则：①明确角色定位，不失职不越权。②明确参谋定位，谋而不断。③立足规劝层面，谏而有度。
六、思考与联系
（一）、案例分析
方秘书作茧自缚
一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示一把手贾主任也许会更好办事。在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。几个办会秘书研究，最近定为按贾主任的意见执行。由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。
1、请分析此案例中方秘书做法的不妥之处。
2、如果你是方秘书，你认为最好的挽回此事的办法是什么？
秘书职能 篇3
一角色理论简介
角色理论是一种阐释社会关系对人的行为具有重要影响的社会心理学理论[1]。该理论认为人在社会关系中的地位，即人的社会角色，规定了人的社会行为。作为一个社会人，每个个体都扮演着不同的角色，但这并非一成不变。同一个体在不同阶段随着自身的年龄、受教育程度、阅历的不同，所扮演的角色会随之变化。即使是同一个体在同一阶段，由于所处环境、面对对象的改变，所扮演的角色也会跟着变化。所以说，每个人都处于一个矛盾、统一的角色集合中。在高校这一特定环境中，学校通过规章制度或口头传达秘书的各种工作职责，规定了部门赋予秘书的权利和应该履行的义务，这实际上是一种部门对个人的“角色期望”[2]，当然这是一种外部“角色期望”，期望该个体在学校里履行好秘书的职能。作为秘书，能否切实履行好自身职责范围的工作，即做好角色扮演，首先必须要进行角色领会，形成角色定位并具备角色能力，其次还应将“角色期望”内化，内化的程度越高，秘书工作的开展就越成功。当然，在角色内化过程中会遇到自身扮演各种角色的矛盾与冲突，所以如何顺利切换角色、有效化解各种角色内及角色间冲突是做好秘书工作的切实保障。
二高校秘书的角色定位
角色理论认为，个人能否善于扮演角色，首先在于角色学习及领会角色的程度如何。角色学习应包含两方面内容：一是形成角色观念；二是具备角色能力。所谓角色观念是指个体在特定的社会关系中对自身所扮演角色的认识、态度和情感的总和。具体来说，角色观念主要包含以下几方面内容：一是个体对自身所处地位的认识，即角色地位观念。二是个体对自身所扮演的角色行为模式的认识，即角色行为观念。三是个体对自身所扮演的角色应具有的思想和行为的特色与风格方面的认识，也即角色形象观念。由此可以看出，只有形成上述角色观念后，才能使个体对自身所扮演的角色有充分的认识，从而形成准确的角色定位。
作为高校秘书这一角色而言，首先他处在一种中间人、传递者的地位，大部分情况下，他并不是学校中各项事务的决策者。因此他办事的出发点就是要把领导发出的指令，加以自身理解，配以合理手段，顺利传达给每一位相关人员，保证领导的意图得以实现。同时，在领导与师生的管理互动方面，还要及时把师生对上级决策的反应，加以自身的分析、总结反馈到领导那边。这种互动的反应可以是言语的，也包括教学及其他活动中的各种数据指标。实际上，高校秘书对自身所处地位的准确理解也有助于角色义务观念的形成。高校工作职责的确立并非一定要明文规定，何况制度订立时，限于高校办公室工作的繁杂性及当时形势的独特性，在随后的工作验证中会发现或许考虑的并非那么周到，所谓百密一疏，但是只要高校秘书对自身所处地位的认识足够准确，在面对复杂问题及新问题时，依然可以从自身所处地位入手，开展有序、高效的工作。其次，高校秘书在具体活动环节的实施上还要注意行为模式的表现，注重角色形象。高校秘书作为信息的传递者与反馈者，实际上起到了疏通各类人员与各级部门关系的作用，当面对大量的信息互动及沟通合作时，必须心思缜密，做事考虑周全，遇到各种情况都要冷静对待，戒骄戒躁，牢固树立管理、服务育人观念，才能被他人认可此角色，并接受这一角色做出的相关角色行为。
三高校秘书职能支撑体系
内部支撑体系包括职业道德素质、业务素质、心理智能素质等几方面。职业道德素质是职业的生命，高校秘书的职业道德主要表现在这几个方面：忠于职守，热爱本职工作，要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导和教师做好各项工作，要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职；兢兢业业，甘当无名英雄，不计个人得失，要有吃苦耐劳甚至委屈求全的精神；谦虚谨慎，办事公道，热情服务，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作，做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力；遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。
业务素质应该具备这几方面的能力，首先是办事的能力，秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力，办事能力包含口语表达能力，要口齿清楚，表达准确，懂得说话艺术；交际能力，一个秘书如果善于交际，见面就熟，容易接近，容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高，就容易协调各方面的关系；应变能力，在实际工作中，有时候跟原来的计划和方案有变化，甚至大相径庭，这时候要能迅速作出调整，原则不变，灵活处置，以达到预期目的；理解和领会能力，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力，关键要听得快，听得清，记得牢，反应快。其次要有扎实的文字处理能力，秘书几乎整天与文字打交道，娴熟的文字处理能力是秘书人员的基本功，是具有较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识、及时的现实资料信息、较强的分析问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，是一种综合性能力，秘书人员文字处理能力的形成和提高，须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践[3]。再者要熟练掌握使用办公自动化设备的技能，随着时代的发展，先进的办公设备在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，必须熟练掌握办公自动化设备的使用、保养和简单的维护，会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话机、复印机、传真机等，学会用电脑起草、修改文件以及档案资料检索，缩微摄影技术，熟练使用办公自动化软件，如Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access，使用Email收发邮件等，并可以使用一两种计算机语言进行简单的编程。
心理智能素质是指完成高校秘书工作应具有的心理、智能、智力方面的潜在和显现的能力，是情商的具体体现，首先要有坚毅的意志和随和的性格，在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废。能关心集体和关心群众，性格方面要豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感，培养良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。要有完善的知识结构，完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。要有随机应变的能力，高校秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的人员是做不好秘书工作的。要具有很强的思维能力，记忆能力，语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力，很强的记忆力是秘书人员必备的基本功，为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记事。另外还要具有反省能力，要能及时总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足，常常自省的人，容易开发智能和增长才干。
外部支撑体系包括社会认同、人际尊重、单位肯定等。社会认同是社会成员共同拥有的信仰、价值和行动取向的集中体现，是一种集体观念在行动上或情感上的表现。体现在社会群体或高校教职工群体对高校秘书工作的认识和理解程度。人际尊重是指高校秘书工作联系的特定的人群对秘书工作人员的劳动和人格的尊重，高校秘书人员经常默默无闻地做着看似打杂的小事，但对高校的正常运转起着至关重要的作用，理应得到社会的认同和教师的尊重。单位肯定是指高校秘书工作在高校领导中的地位和重视程度，只有高校领导认识到秘书工作的好坏与高校提高教学质量、开展教科研、促进服务社会有直接关系，是建设和谐高校的一个重要方面，而切实落实好高校秘书人群的诸如工资待遇、职称晋升、福利待遇等方面的措施，让高校秘书人群感到高校秘书工作确实得到了单位的肯定，对本职工作有种自豪感和归宿感，能踏踏实实、心甘情愿、一如既往地做好本职工作，这是外部支撑体系的重要条件。
总之，高校办公室是在学校领导直接管理下的综合办事机构，是一个集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置。秘书职能实现的是否健全，关乎办公室功能发挥的是否有效。因此秘书人员应该积极进取，努力提高自身的各方面素质，为高效完成秘书工作创造条件，而高校管理层必须肯定秘书职位的重要性，给予秘书人员足够的重视，认真落实秘书人员各方面的待遇，建设和谐的高校文化。秘书职能发挥的是否理想，完全取决于秘书角色扮演的是否成功。高校秘书只要清晰地认识角色定位，具备良好的角色职能支撑并恰当处理角色冲突，才能将其职能演绎得无比精彩。
参考文献
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[2]郑杭生.社会学概论新修[M].北京:中国人民大学出版社,2003.
秘书职能 篇4
因此, 秘书早已摆脱了以往“花瓶”的角色, 成为了领导日常工作中不可缺少的“智囊”与“臂膀”。现代秘书不仅要为领导提供精力、时间上的辅助, 还要为领导提供智能上的支持, 即行使个人的参谋职能。秘书在实际工作中能够发挥何种作用, 直接影响着机关或单位的运转情况;秘书作用发挥得如何, 也对全局工作有着巨大的影响力。同时, 随着社会局势的不断发展和变化, 时代对秘书提出了越来越高的要求, 秘书在日常工作中必须要敢担重任, 能担重任;不断提高个人水平, 汲取新知识, 吸收新营养;立足本职工作, 适应环境的更新变化, 逐步提高个人综合素质。所以, 领导在日常工作中, 发挥秘书参谋的辅助作用对决策和管理进行补充和优化是非常重要的。
一、秘书参谋职能的界定
什么是参谋?参谋, 是为领导者在决策过程中和从事领导活动的时候出谋划策的高层次、智能活动, 是一种为决策者出谋划策的软科学, 是一种高级脑力工作。秘书作为企业的高层行政事务管理人员, 在企业中处于“中枢”位置, 是最贴近领导者的工作人员。所以, 秘书工作中自然就包括为领导者充当参谋, 在工作中为领导出谋划策。
党的十一届三中全会以来, 随着改革开放的不断深入, 秘书作为一种新兴并迅速发展的职业, 受到了社会各界的广泛关注, 尤其是那些可以参与领导决策、能够行使参谋职能的高级别秘书。中央领导同志就曾多次针对秘书人员的参谋助手职能做出过重要指示。秘书的参谋工作, 是日新月异的发展局势的需要, 是提高领导科学决策与管理的实际需求, 更是秘书完善个人素质的根本所在。秘书参谋工作的重要地位, 不是由任何主观因素决定的, 而是由秘书这个职业特殊的岗位要求与工作性质所决定的。
秘书参谋职能体现在诸多方面:如结合具体情况为领导出谋划策, 寻找解决问题的最佳途径和方法;安排领导日程, 保证领导工作有条不紊推进;重视信息工作;注重沟通工作, 做好领导与群众的“桥梁”;协调好各方面的工作, 创造和谐的工作环境。
基于以上工作内容, 我们可以看到, 秘书参谋职能的特性在于受到领导意图的制约, 不具备独立性。秘书参谋重在参与谋划, 而不是参与决策, 是在广泛收集信息的基础上, 为领导提供解决问题的方案和办法, 而不是“拍板定案”。
综上, 秘书的参谋职能是秘书部门与相关秘书人员的基本职能之一, 是近身围绕领导为其进行有效、正确管理而进行的一种直接、综合、及时的智能辅助, 是普遍存在的一种秘书智能活动。
二、秘书参谋职能的特点
(一) 秘书参谋的内容要符合领导决策的具体需求
秘书的实际工作及日常的一切活动, 受领导需求的影响与制约, 这是由秘书工作的从属地位决定的。因此, 秘书在进行参谋活动的时候, 也绝不能“无法可依”, 而是必须遵循一个“主旋律”, 即应该围绕着领导的决策需求展开参谋活动, 侧重于满足领导决策的需要, 进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。
日常工作中, 领导几乎处处都要进行决策活动。在当今社会中, 社会局势瞬息万变, 决策的难度日益增大, 而且组织的前途、员工的利益如何都与领导决策的正确与否有着直接的关联。因此, 秘书参谋工作要以领导的决策需求作为根本出发点。在实际工作中应当严格按照领导的指示和意图办事, 离开领导的意图自行其是, 别出心裁, 都是违反秘书人员职业道德的。个人的积极性、创造性只能在满足领导需求的条件下发挥, 超出领导决策意图的范围, 就绝不能随意为之。因此, 秘书在参谋活动中必须杜绝两种现象:一是要防止一味逢迎领导, 脱离实际工作, 完全按领导的个人意志行事;二是要防止偏离领导需求, 我行我素, 越权决策。
(二) 秘书参谋时机要适应领导决策及实施周期的需要
在实际工作中, 领导的决策活动分为若干阶段, 每个阶段又都有着不同的特点, 这也就对秘书参谋工作提出了不同的要求。这种要求不单单体现在参谋内容上, 也体现在参谋时机的选择上。随着现代化程度的不断提高, 工作节奏不断加快, 领导日常决策的周期也随之缩短, 这就要求秘书人员也要加快自己的参谋进程, 及时对未来工作做出初步的预测, 提高秘书参谋工作的前瞻性。
秘书在行使参谋职能时, 在坚持领导决策需求的前提下, 应该充分发挥个人的主观能动性, 强化战略思维, 树立长远眼光, 提出符合客观发展规律、符合未来发展方向、符合日常工作实际需求的意见和建议, 把推动当前实际工作与顺应未来的发展趋势有机结合起来, 选择最佳的参谋时机, 使当前的意见和方案更好地体现未来的发展要求, 积极为领导把方向、谋全局、定战略提供优质高效的服务。
(三) 秘书参谋的方式要适应领导者的个性特点
每一个领导的个性特征都有所不同, 而领导者的个性特征往往是影响秘书参谋效果的重要因素。秘书参谋服务的直接对象恰恰是具备不同个性特征的领导者, 因此能否准确把握领导的个性特征是秘书参谋活动是否可以取得最佳效果的前提。秘书的参谋方式多种多样, 具有不同的种类。具体到日常工作中, 到底应该采用何种参谋方式, 完全取决于领导的个性特征。只有把握好领导的个性特征, 有针对性地选择与之相适应的参谋方式, 才能取得更好的工作效果。
(四) 秘书参谋要结合秘书人员的综合素质
秘书人员在提高专业技能与水平的同时, 也不能忽视个人综合素质的提升, 要做到德、智、才全面的进步。全面的个人素质是做好参谋工作的重要基础。秘书工作者必须充分认识个人素质对于参谋效果的重要作用, 不断提高个人水平。
(五) 秘书参谋职能要结合秘书工作任务
秘书参谋职能是伴随着秘书岗位的出现应运而生的, 是由秘书工作特殊的性质、特点和任务决定的, 不受任何主观因素的制约, 贯穿于秘书工作过程的始终。
秘书工作看似纷繁复杂, 形式多样, 但归结起来, 大体可以概括为两大职能:办事职能与参谋职能。这两大职能是相互依存、互为补充的。办事职能是秘书工作的基础和主体, 参谋职能是在秘书行使办事职能———也就是秘书从事日常管理工作的过程中体现出来的;秘书的参谋职能不能脱离办事职能而独立存在。与此同时, 秘书只有在工作中善于思考, 不断提高个人的水平, 充分发挥个人的参谋职能, 才能不断提高个人水平, 从而不断提高工作效率, 促进办事职能的提升。
三、秘书参谋职能的重要性
(一) 为领导工作提供综合的信息、智能支持, 充实完善领导思想
秘书为领导者决策活动提供信息、智能支持是秘书参谋的基本功能, 也是领导工作队秘书参谋的基本辅助需要。秘书对领导者的信息、智能支持, 是通过对初始信息的本质进行挖掘并加工成深层次管理信息来为领导的决策服务的, 是对情况的了解、分析及对策研究一体化的智能支持, 是信息的搜集整理与信息利用紧密结合的智能支持, 是针对领导工作的具体需要及时提供的智能支持。因此, 对领导工作具有特殊的辅助作用, 对领导工作的顺利进行具有重要意义。
(二) 在工作中处于中枢地位, 参谋职能贯穿于系统工作的始终
秘书在各个管理阶段都处于与领导者主辅配合的地位, 基于这样的特殊地位, 使得秘书人员熟悉各阶段的目标、任务和要求, 也熟悉各个阶段的承接和发展关系, 能够及时发现各个环节中出现的问题和矛盾。因此, 便于从整体目标和长远利益出发, 提出建设性的意见和建议, 参谋辅助领导者保持组织整体工作的稳定及可持续发展, 是领导者智能的重要补充和拓展, 具有不可低估的重要作用。
在领导进行决策活动之前, 秘书根据领导的指令和意图, 通过各种途径和手段, 收集各方的意见与建议, 并结合决策的具体情况, 整合分析信息, 具体问题具体分析, 为领导科学决策奠定基础。
在决策形成中, 秘书为领导提供多种可行性方案, 帮助领导确定初步的决策方案和办法, 并结合实际情况, 对初步方案进行修正, 协助领导完善决策过程, 最大程度地保证决策的科学性。
在决策实施以后, 秘书还应该做好后续的组织管理工作。结合决策的实际效果, 总结决策过程中的经验, 反思出现的问题, 在可能的情况下, 尽最大努力对遗留问题进行补救, 降低损失, 减少对工作的不良影响。
(三) 对领导决策具有辅助取舍的作用, 为领导工作拾遗补缺
秘书在为领导者提供近身综合辅助服务时, 十分贴近领导者, 理解自己的领导者, 熟悉领导者的思路和工作习惯、工作方法, 有着与自己的领导者共同的实践过程。因此, 秘书近身领导者的职能优势, 使其具有对领导者切近而切实的拾遗补缺的特殊参谋功能, 对领导的日常工作起到十分重要的监督作用。
(四) 对领导工作具有提示警戒的作用
在完成领导者交办工作的同时, 主动思考并提出那些领导遗漏而需要解决的问题, 关注领导在工作中出现的不良倾向或重复出现的问题, 提醒领导避免出现不必要的失误, 监督领导把握正确的工作轨迹, 保证各方面工作的顺利进行。
综上所述, 在现代化工作活动中, 秘书参谋工作发挥着越来越重要的作用。发挥参谋职能, 是秘书提升自身价值的最佳途径。秘书人员积极行使自己的参谋职能既能够充分展示个人的才华, 在实际工作中不断淬炼个人水平, 又能够提高领导决策的效率, 保障领导工作顺利进行, 还可以为组织和机关的发展保驾护航, 用个人的努力和智慧为组织建设添砖加瓦, 满足现代化办公环境下对秘书提出的新要求。
参考文献
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秘书职能结构 篇5
秘书，在我国主要是指党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务，其特点主要有综合辅助、系统中介、间接效益性和对立统一性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理；在组织的结构系统中，秘书部门既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介；秘书工作的成果是很难用具体的经济成果的数据来表述，但秘书有效的职能活动，能够使取得生产和管理成果的人们效益的提高；秘书的职能活动不能脱离社会，和其他社会活动一样，秘书职能活动具有鲜明的对立统一性。
在秘书工作实践中，这些特点，决定了秘书在职能活动中要充分发挥参谋咨询、辅佐决策、检查督办、沟通协调、工作效益和执行效益等重要作用，真正达到管理机关对秘书工作的要求。
关键词：秘书职能活动 特点与作用
秘书在组织管理体系内工作活动，势必受到职能地位和工作环境的影响和制约。虽然秘书活动头绪众多，范围广泛，可变性大，但仍然有着符合自己职能地位和环境条件的特点，存在着符合自身活动规律的原理。总体来说，秘书主要作用就是为领导工作服务，综合处理机关事务，促进管理机关发挥整体效益。具体来说，体现在参谋咨询、辅佐决策、沟通协调、管理事务、检查督办等方面。
本文根据秘书活动的一般特征和原理，从秘书工作的特点与要求入手，理论联系实践，就秘书在职能活动中如何充分发挥其重要作用分4个方面进行论述，旨在通过对秘书工作特点与要求的了解，更好地开展秘书工作，充分发挥其职能作用。
1、秘书活动的综合辅助特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、辅佐决策和检查督办的重要作用
1·1 综合辅助是秘书活动的显著特点
秘书部门被称为综合办公部门，秘书工作的要旨，是为领导工作提供服务。秘书的实践活动，大多带有综合辅助性。综合辅助既是秘书活动的显著特点，又是指导秘书工作的重要原理。在组织运转中，下级各方面的情况，需要通过秘书调查研究、接待来访和处理来信，将下级各方面的请示、汇报、报表，收集起来并进行综合，提供给领导，以辅助其了解下情。同时，秘书通过撰拟情况简报、通报，组织各类会议，授权传达上级指示等活动，综合上级各项指示和要求，使下级能够正确地理解上级领导的各项活动意图，理解长远的计划和近期的安排，在行动上彻底贯彻执行。
1·2 秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用
现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳。它必须依靠副职和秘书人员，为他分担部分工作。而副职过多，又有可能因权力分散，造成难以统一的弊病，而且副职领导往往独当一面的分管部分工作，很难对主要领导人提供全面的辅佐和服务。因此秘书的决策咨询的功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。
在学校日常政务工作中，办公室秘书是学校领导的助手，必须协助领导者处理日常办公事务，为领导的工作提供各方面的服务。秘书不仅熟悉学校领导的权责范围、工作内容、以及组织内外的各种关系，了解各种工作渠道和来自各方面教学工作信息；熟悉本级机关组织的全面的情况，对上级领导机关的政策、指令和有关意图，以及下级各处室、各年级组和各教研组的具体情况都比较了解，而且秘书还对领导者的工作习惯、思想脉络和不同阶段的工作重点比较熟悉。秘书这种协助领导处理日常事务，为领导者提供工作服务的职能地位，为秘书发挥参谋咨询作用，提供了便利条件，而领导人也存在这种需要。一位有现代管理思想的领导人，不仅需要他的秘书作风正派、办事机敏、忠诚可靠，而且需要他的秘书有较高的智能，信息灵通，知识全面，善于出谋献策，能够直言上谏，在关键时候提醒自己，拓宽自己的思路，使自己少犯错误。
秘书要充分发挥其参谋咨询作用就必须取得领导者的绝对信任，如果领导信任，愿意征求和听取秘书的参谋建议，秘书就能有效地发挥参谋咨询作用；反之，就难以发挥作用。而领导者对秘书的信任很大程度上与秘书的自身素质、领导人的素质和组织气候的影响有关。这三个方面的影响造成了处在相同职能地位的秘书有的能随时向领导者提供参谋建议，成为领导身边的智囊人物；有的只能跑腿办事，很少有提出意见和建议的机会的现象。
同时群众的理解和支持，影响着领导人的管理效果，也影响秘书发挥参谋咨询作用。秘书只有深入群众，了解实际，在群众中吸取丰富的营养，在领导和群众之间做好沟通的桥梁和联系的纽带，随时向领导反映群众正确意见和建议，才能充分地发挥其参谋咨询作用。秘书的职能地位处于信息沟通网络的中枢。组织对内对外信息沟通的网络结构越合理，运转效率越高，秘书掌握的信息就越全面、及时、准确，以此为依据，提出参谋建议或进行咨询，就有较高的实际价值。反之，秘书就失去了发挥参谋咨询作用的信息依据。
1·3 辅佐决策在秘书职能活动中具有重要作用
秘书的辅佐决策作用，体现在日常的调查研究，处理来信来访，收集处理信息，参与讨论起草工作计划等实务中。秘书的参谋咨询活动，很大程度上也是对领导决策的有效辅佐。秘书在领导机关工作，长传下达，沟通四方，便于领会决策意图，检验决策执行效果，收集反馈意见，对决策的形成、实施、修正、补充和优化，能够起到重要的作用。因为秘书职能工作大多与领导决策有着密切联系，因此便于在各方面为决策提供有效的依据。秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。
秘书要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策，不仅从可行性，还可以从组织内外环境条件的发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现全过程，是秘书辅助决策的一大特点。秘书全面系统地辅佐决策，又具体体现在其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地辅佐决策与随机性地辅佐决策的有机结合。
秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导指挥、协调和控制决策实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅佐的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体的从实施决策的各步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑决策方案的科学性、可行性和可受性；在决策实施的辅助中，完整全面地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。1·4 秘书的检查督办保证决策指令的贯彻实施
检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书是领导人的助手，因此领导经常把检查督办的任务委派给秘书去执行。检查督办的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。
秘书参与了决策指令形成前后的全过程，因此，对决策指令的背景、目的、内容和实质，能够全面深入的理解，有利于检查督办中把握目的、标准，分析执行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有熟练高效的信息处理手段和丰富的经验，在检查督办中，秘书能够迅速准确捕捉信息，了解情况，摸清执行决策指令的情况，发现执行决策指令的差距和问题，起到督查作用。
秘书直接受命于领导人，于领导人保持着密切的信息沟通，这样就能直接将检查督办的情况，反馈给领导人，以避免贻误时机，反馈信息失真或受到干扰。秘书检查督办的目的十分明确。不仅有明确的检查督办对象，而且在内容上也是明确地以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。秘书检查督办的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查是否办理，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令是否办理、怎样在办理，以及办理的效果怎样等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系。秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人。一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体的了解情况；另一方面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。
2、秘书活动的系统中介特点，要求秘书部门和秘书人员充分发挥沟通协调的作用 2·1 秘书活动带有鲜明的系统中介特点
在组织的结构系统中，秘书部门既是组织静态的结构中介，又是组织动态运转的中介。比如在学校日常工作中，学校领导需要依靠办公室秘书，了解广大教职员工和离退休教师对学校政务和教学工作的想法、意见以及他们工作、生活方面的情况和希望改善生活条件的合理要求，也需要通过秘书传达学校领导的有关工作意图；同时群众也需要通过办公室秘书，了解学校领导对具体工作的安排和指导思想，并通过秘书，向领导转告自己的意见和建议。秘书部门处于决策层与执行层的结合部的职能位置。这不仅使秘书在决策与执行之间，通过操办会议，撰拟公文，起到特有的转换作用，而且对决策的可行性和可受性，执行的彻底性和适变性起到积极的保证作用。秘书在既参与决策，又参与执行的实践中，体现其系统中介性，并由此发挥特殊的功能。另外，秘书草拟公文，既要领会上级机关的有关方针政策、法规指令，了解环境条件的动态变化，又要熟悉机关组织内部各子系统的具体情况；秘书接待来访，既要向对方介绍组织内部的基本情况，又要了解对方的有关情况和要求。秘书部门处于如此确定的中介位置，因此秘书活动带有鲜明的系统中介特点，秘书工作正确地使用中介原理，有利于充分发挥其职能作用。
2·2 沟通协调是秘书部门和秘书人员的重要职责 沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书部门和秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织管理中的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通，使各相关方面了解事情的真相，促进相互的理解和信任，就可以消除误解，化解矛盾，解决不少失调问题，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。
秘书既能全面地领会领导决策层对工作的总体计划和各个阶段的工作重点；又能比较充分执行基层的具体情况以及实际存在的困难和要求。因此，当上下出现矛盾和失调时，秘书有着从中沟通协调的便利条件，促进上情下达，下情上达。在领导机关的各职能部门中，秘书既能了解每个部门的业务要求和运转状态，又能了解各部门间的相互配合关系。当职能部门间出现事权交叉、事权冲突的失调状况时，秘书能够及时发现问题，及时向领导人报告有关情况，协助领导人进行协调和仲裁。
秘书部门代表领导机关办理组织管理中的各项工作事务，在办理过程中不仅与各子系统、各相关方面，能保持密切的联系，而且能取得各相关方面的信任和支持，这是秘书为各相关方面提供办公办事的服务所取得的效果。当有关方面出现某些矛盾分歧等失调现象时，秘书凭借其为各相关方面提供公务服务所取得的信赖进行沟通协调，能够取得良好的效果。
3、秘书活动的间接效益性特点，要求秘书在日常工作中充分发挥工作效益和执行效益 3·1 间接效益性是秘书工作效益的体现 间接效益性是秘书工作的一大特点。秘书的工作效益，一般难以直接的反映出来，也很难直接衡量其大小。从表面来看，秘书工作的成果，很难用具体的经济成果的数据来表述，但深入分析，秘书有效的职能活动，能够使那些不断取得生产和管理成果的人们提高效益。秘书在其基本职能作用中所产生的效益，都是反映在其职能发挥作用时的工作对象的效益中，属于实践中所取得的间接效益。秘书为管理者献计献策，方案被采纳之后所取得的效益主要反映为领导人的管理效益和决策者的决策效益。秘书的沟通协调活动的效益，反应在失调的各方面通过沟通协调，相互配合后产生的工作效益中。
在日常工作中，秘书撰拟文稿的效益，体现在文稿的责任承担者的工作效益和文稿的收受者的执行效益；秘书信息工作的效益，蕴含于使用信息者的工作效益；公文处理的效益，决定于公文制定者的工作效益和公文收受者的执行效益。
因此，秘书工作虽然取得的是间接效益，但对组织整体效益的提高，有着不可替代的作用。3·2 秘书的事务管理直接影响领导机关的工作效益
领导机关是组织整体运转的首脑，领导机关的工作效率，直接影响组织整体运转的效率，而秘书的事务管理与领导机关的工作效益有着密切的关系。秘书快节奏高效率地管理事务，能够有效地促进领导机关，特别是领导者工作效益的提高，进而对整个组织运转产生积极的影响。
机关职能部门很多，各自的职能任务相当繁杂，再加上机关内外环境条件处在不断的变化中，这就使机关事务工作的可变因素甚多。秘书的职能地位，使其与机关内外各相关方面都有着广泛的联系，对各方面的变化都能及时准确地了解。秘书管理事务，有利于使事务工作适应各方面的变化，及时恰当地提供有效服务。比如学校领导接到通知，不久将前往贵阳一中参加其校庆活动，作为秘书此时应立即停止手上其他的日常事务工作，着手校领导出差经费、交通工具和所带材料的准备，在校领导出行前一天必须保证交通工具、差费和准备材料三到位。
机关各子系统事务服务的需要，有时比较集中，而单位的设备条件有限，如学校教务处和总务处同时都要召开会议，而单位的大会议室又只有一个，这就势必造成事务工作的矛盾。当出现冲突时，秘书可以与两个处室的主任进行沟通协商，采取以教学工作为主的方针，调整两个会议的召开时间，在可能的情况下做到互不影响。
由此可见，秘书管理事务，既有利于及时恰当地为领导工作提供服务，又有利于根据各职能部门的需要，适时提供有效的服务。秘书及时有效地提供服务，有利于提高机关工作效益。
4、秘书职能活动的对立统一性特点，要求秘书在参与政务、掌管事物的职能活动中，充分发挥助手作用
4·1 秘书职能活动具有鲜明的对立统一性
秘书的职能活动不能脱离社会。因此，和其他社会活动一样，秘书职能活动具有鲜明的对立统一性。在秘书的职能活动中，既要听命办事，不折不扣地完成领导交办的事务，又要在实际工作中，发现问题，调查研究，提出参谋建议，对领导的某些失误与疏漏，提醒和规劝；既要熟悉组织运转各方面的运转机制，又要精通本职专项实务所必备的工作技能。秘书必须根据领导工作和管理工作的需要，提供公务服务，其工作是被动的。但在具体的工作中，秘书必须根据组织运转发展的趋势，主动向领导及各部门提供公务服务，才能提高整体工作效益。因此，秘书必须在被动中求主动。
秘书不仅要熟悉组织运转各方面的运转机制，而且要精通本职专项实务所必备的工作技能，如机敏的办事技能，熟练的推进公共关系技能，准确流畅的语言表述技能，规范的公文处理技能，灵活的协调技能等等，实现业务上综合性与专业性的统一。
比如在学校政务工作中，秘书要通过沟通协调、检查督办、办文、办事、办会等职能活动，维持学校各组织的正常运转。同时，又要通过对外与各地区兄弟学校的公务交往，广泛的收集教学改革信息，密切把握国内外教育信息的动态变化，并通过参谋建议，辅佐决策等职能活动，协助学校领导者，适应办学环境条件的变化，采取必要的教学改革措施。可见，秘书职能活动的对立统一性有着自身的特点，它既适应社会活动规律又符合秘书的职能要求。
4·2 参与政务与掌管事务是秘书职能活动一驾马车的两个轮子
浅析高校教学秘书的职能与作用 篇6
在高校教务管理信息化的比重日益增大的今天,教育管理者的工作有了了新的要求,其中教学秘书是在高等学校的教学管理工作中有着非常重要的作用,作为专职的教学管理人员,在教学管理的全过程中具有的协调功能。在日常工作中,教务处指挥着教学秘书,来管理各院、系部的教学管理工作。教学秘书既是各院、系领导的助手,同时也是各院、系部的教学工作的核心。
1 高校教学秘书应具有的素质
(1)教学秘书要热爱自己的工作,专心做好教务管理工作。由于教学秘书的工作是全校教务管理工作的基层工作,它的结果直接影响到本部门及至全校的教务管理和教学活动工作。所以,教学秘书要意识到自己工作的重要性,用百分百的工作热情,积极努力,认真做好工作。(2)教学秘书要提高服务意识,增强教务管理水平,所从事的教务工作,是一项最基础的管理性工作,同时也是一项服务性的工作。教学秘书一定要按照教务处的安排做好制订和修订教学计划、教学大纲,教学检查、教学评估等多项工作,这项工作的要求教学秘书要提高服务意识,为大家服务。(3)教学秘书要有统筹能力。教学秘书要处理各类教学事务,一定要有及时、准确地处理材料的能力,要马上向领导请示,要立刻告诉给老师,要准时给通知学生,能够保障教学工作成功地完成。(4)教学秘书应提高专业理论知识。高校教务管理工作的特点决定了管理是教学秘书的首要工作,教务管理具有的复杂性和特殊性要求教学秘书一定要有较高的专业理论知识。所以,教学秘书一定要学习相关的专业的课程体系,课程性质,课程考试方法等,同时,教学秘书也要学习习管理学、教育学等,掌握新形势新政策等,工作中得以应用。(5)教学秘书应掌握包括计算机及网络的现代化教学管理手段。高教改革中,只是运用经验管理已跟不上要求了,在教学工作中要应用现代化手段进行科学管理是必然的。高校办公管理现代化已经在应用,教学秘书所做的工作是以应用计算机为主的,这样教学秘书要学会计算机操作能力,而且,在教学改革工作的不断发展过程中,各高校都陆续开展了教务系统应用,系统的优势非常突出,建立校园网络后,各高校、各院系都充分实现了资源共享。
2 高校教学秘书应具有的职能
(1)基本职能是服务职能。教学秘书所做的工作主要是教学管理,在教学计划执行过程中的管理,其中有教学运行管理和教学例行管理以及教学档案管理等等,主要目的是将教学秩序维持正常。教学秘书在一学期的教学工作中,针对教学服务,为师生服务的中心环节,处理日常的教学事务,使得教学活动开展正常。(2)主要职能是协调职能。教学秘书的主要职能是组织各系、室将各项教学工作落实,包括教材的征订和教学计划的落实以及期末考试工作等,这些都是教学秘书来组织完成的。并且,由于教学任务的安排是各个部门一起完成的,教学秘书联系着教务处每个学院、每个系部、每个教研室以及教师和学生之间等等各种关系,有着承上启下、合理统筹非常重要的作用。(3)重要职能是检查职能。教学秘书是联系着“教”与“学”,必须得进入教室了解教师的上课情况,学生的学习状态,考察教学环节的执行进度,察觉问题并马上处理来提高教学质量和保证教学效果。(4)一般职能是反馈功能。当学校或上级主管部门制定出各种规章制度的时候,教学秘书负责向师生员工进行宣传,同时把教学管理文件通知给全体师生,而且向他们咨询和采纳他们关于学校和院在教学管理工作的见解和主张,向院领导或教学主管部门,及时反馈,做好各项的协调沟通工作。
3 高校教学秘书队伍建设
高校教学秘书施展才能的主要方式是专业化管理,教学管理其实就是需要教学管理人员在训练学生创新能力、而且能够长期地生成高素质方面创造出教学环境来,使教师和学生既能完成教学过程,又能高效地完成教学目标,保证了高效的教学效果,也保证了教育出优秀的学生,能够在社会的各个行业中胜任。优秀的高校需要优秀的师资来支撑,而且要建立一支聪明机智,有效了解高校教育方法的教学秘书队伍,使教学秘书实现专业化。教学秘书必须具有有高效的专业化能力,并且要强化自身的素质,在高校的教学管理工作中要公平竞争、以些来使得教育教学质量得到提升,培养出核心竞争力。
(1)教学秘书实现专业化是一种趋势。教学管理最根本职能就是探索教学和研究管理规律,提高业务水平,强化管理能力,制定出高效平稳的教学秩序,让教学工作能够持续稳定的完成;探索并安排执行教学改革;在教与学的过程中要积极调动教师和学生的积极性。教学管理工作有它的专业性和实践性,一方面要求有专业的管理方式,一方面需要有操作流程才能实现它的职能,这样才会成为明白规律和熟知专业知识的管理人才。在这个过程中体现了教学管理队伍应该实现专业和职业化,就是要把教学管理人员的工作改为一种专业性非常强的社会工作,而且要逐渐改进它的专业水准和专业化程度。(2)教学秘书要提升专业知识和能力。教育教学改革已经渐渐普及和教学管理体制逐步深化,教学秘书肯定要掌握新的管理方法和日益更新的新技术的管理手段。高校学校制定计划时,教学秘书学习培训和深造等都要被列到其中,教学秘书要认真地学习教育管理理论,认真地参加脱产进修、在职培训等,来提高自己的教育理论水平,教学秘书更要广泛学习各种知识,通过提升自己的专业本领和水平,来满足专业发展的需要。(3)将教学秘书队伍建设得高效并且相当的稳定,促进高校教学管理逐步发展向规范、高效的目标。首先,在教学秘书的引荐与教育工作中,有关部门要按照现有的师资队伍有目的地推荐和教育后备人才。其次注意从专职向兼职转变。当教学秘书队伍建设到一定的程度时,能够让教学秘书实现从专职向兼职转变,支持现有的有相法的教学秘书向上提高学历水平,也要提高自身的素质,在允许的条件下,可以让他们上一部分的课,这样做的结果是他们自身发展得越来越好。
高校教学秘书一定要增进并完善自身的能力与素质,这决定着他们职能的实现,他们通过这样来实现职能的内部发展。教学秘书会不会实现自己的的职能,根本上要取决于高校的规定、措施等,这些被做为管理的根本依据,教学秘书会通过这些来实现职能的外部发展。学校一定要将对教学秘书的考评标准正规化,完善化。
摘要：高校教学管理中教学秘书是重要的管理人员,起着承上启下的作用,本文从教学秘书应具有的素质、应具有的职能做了阐述,更要求教学秘书专业化管理水平,以促进他们在学校的发展中发挥更大的作用。
浅析秘书工作的一般职能和方法 篇7
众所周知, 秘书的职能就是为领导工作服务, 通过服务领导来体现为人民服务这一根本宗旨, 秘书的特性, 也因此决定了“秘书工作是很困难、很辛苦的工作”, “又是非常重要的工作, 这是很多人不愿干、一般人又干不了的活”。因此, 要成为一个优秀的秘书人员, 就必须充分把握秘书的时代涵义, 全面认识秘书这个职业的特点和要求, 全面把握好所扮演的社会角色。
1、秘书的含义
“秘书”一词自20世纪80年代产生以来, 不同的人对这一概念的理解均不一致, 各有侧重点, 下面先谈谈国外有关“秘书”的定义。
(1) 秘书应是主管人员的一位特殊的助手, 她 (他) 掌握办公室工作的技巧, 能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感, 以实际行动显示出主动性和正确的判断力, 并在给予的权力范围内做出决定。
(2) 秘书是指具有熟练的办公室工作能力, 能主动负责, 积极进取、干练果断, 能在授权范围内做出正确决定的经理助手。
下面再来看看我们国内秘书界关于“秘书”的若干理解。
(1) 秘书, 在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。
(2) 秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。
(3) 秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手, 主要职责是协助决策, 承办业务, 摘好行政工作。
(4) 秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
(5) 秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。
2、秘书工作的特点
从前面关于秘书的定义中我们也可以看出, 秘书工作具有从属性和辅助性的特点。具体说来则主要有以下几点:
(1) 综合性。领导工作是全面性的工作, 其所涉及的管辖范围的深度和广度就决定了秘书工作的纷繁复杂特性。
(2) 服务性。为领导工作服务, 是文秘工作的永主题, 因此秘书人员就需要对上级的合理要求来通过自己的努力工作来满足, 并在具体的工作过程中表现出来。
(3) 事务性。办文、办会、办信 (电) , 收发公文, 撰写文稿, 接转电话, 接待来访, 安排日程, 上传下达等, 周而复始, 大多是以办事形式表现出来。
(4) 政治性。文秘工作必须坚持党的路线、方针、和国家的法规法令, 因而文秘人员应具有政治敏锐性和判断力。
(5) 机要性。文秘人员在领导身边工作, 为领导服务, 接触重要文件, 经管机密、绝密事项, 参加有关会议, 提前知道某些重要决定和信息, 这种机要性, 要求有保密意识, 遵守保密纪律。
(6) 服从性。文秘人员办任何事情, 处理任何事务, 都只能根据领导的意图和指示精神, 而不能擅自作主决定某项任务。
二、提高秘书工作的效率
忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提, 而获得领导信任, 又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业, 而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务, 以协调好各方面的工作, 避免出现不必要的失误和麻烦。
1、秘书工作的一般方法
(1) 要摆正自己的位置。首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中, 秘书永远要遵循规则, 为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作, 包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等, 处于从属地位, 其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。
(2) 要保持角色系统的整体均衡。秘书不能人为地给某一种或几种角色赋予功利色彩, 或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分, 因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。
(3) 要善于换位思考。秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错, 可能在处理事务时采取感性的方式, 使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度, 把自己放在领导的位上加以思考, 这样就会对领导偶然的过失表示理解, 同时向领导提出善意的补正意见。
(4) 要正确发挥各种角色的功能。不同的角色具有不同的功能, 角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境, 才能在实践中实现自我价值, 从而极大地发挥自己的潜能。因此, 秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上, 共同发挥作用, 这样就能不断提高自己的综合素质。
2、提高秘书工作效率
秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提, 是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己, 只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。提升综合素质, 满足角色的定位要求:
(1) 树立和培养相应的意识, 提高政策水平。有良好的意识才能在工作中保持良好的道德水平, 贯彻落实党的基本方针政策。所以秘书应该牢牢掌握马克思主义中国化的精髓, 提升政治素质, 辅助领导决策, 把工作做到实处。
(2) 实施严格有效的信息培训制度。如今的网络环境是对秘书的一大挑战, 因此需要采取相应的信息素质培训制度, 加大对办公室秘书进行岗前和在职信息素质培训的力度, 以增强各种应用、处理信息的能力。
(3) 进行自我教育, 更新知识。知识的更新是工作的创新的基础, 因此秘书人员应该熟悉本专业的基本知识, 积极扩大知识的涉猎范围, 以满足秘书工作的需求。
(4) 培育创新思维。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上, 充分发挥自己的主观能动性, 积极开动脑筋, 对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。以次更好的为秘书工作服务。
(5) 加强业务培训, 提高工作水平。
三、结语
秘书人员应该熟练掌握必备的专业技能, 同时在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的综合素质, 科学合理的看待秘书角色的多样性问题, 并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色, 最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位, 顺利高效的展开自己的本职工作, 最终取得事业上的成功。
参考文献
[1]胡慧强.秘书学[M].中国劳动, 2002, 12:45-46.
[2]崔爱桃.秘书之道[J].现代商贸工业, 2008, 10:222-223.
秘书职能 篇8
一、教学秘书在高校教育教学管理工中的职能定位
教学秘书在高校教育教学管理的岗位设置中是必设岗位, 主要负责高校诸多具体的事务性工作, 是高校日常教育教学、内部管理的衔接人。一般来说, 在实际工作的过程中, 高校教学秘书处在一个承上启下、上传下达的位置;从学校领导层的角度来看, 高校教学秘书对学生负责, 接受学校管理层的领导, 向学生以及基层教职人员进行信息指令的传达, 并肩负着一定的执行职能;而从学生及基础教职工的角度来说, 高校教学秘书肩负着基础教学工作的管理与协调, 其业务范围可以覆盖绝大部分的基层教学工作, 其中涉及具体课程的授课、教学内容的安排、教学计划的制定、学校教室的安排等诸多具体琐碎的事物。因此, 高校的教学秘书岗位职责的性质应定位为教学管理与教学实践中的实际执行者亦或是辅助执行者。高校在对教学秘书工作安排的过程中, 应高度重视教学秘书在高校中的定位, 以重视这个岗位, 配备在这方面具有相应能量的人员, 在选人用人方面重视其要具有工作责任心强、协调能力强、工作作风严谨的特点。
二、教学秘书在高校教育教学管理工中所要承担的具体职责
一是对学校的教育教学提供保证良性运转的服务责任。高校在教育教学管理工作中, 需要多方面的条件予以支持, 而这种所谓的支持在实际的管理中既是以行政管理组织领导性质出现的, 也是以贯彻落实的服务形式出现的, 教学秘书当属后者的性质, 也即具体抓好贯彻落实学校和院系所下达的或为其所安排的教育教学方面的具体工作。二是对学校中的各部门予以联系与协调。高校的内部结构十分复杂, 各部门在高校中都具有独立的工作职能及工作范围, 这便使得在实际工作中单靠各部门自身的努力很难把各个部门紧密地联系起来。因此, 高校教学秘书在工作时行使的是肩负起部门之间的沟通桥梁的职责, 并对具有交叉性的工作加以有效协调与管理, 最大限度地保障学校运行中各项事务都可以得到顺畅且高效的解决的目的。三是对学校教育教学实施监管。高校教育旨在提高学生素质, 提升教育教学质量, 为社会培养优秀人才。所以, 有效把控高校的教学质量已经成为高校教学秘书的又一项重要工作职能。高校教学秘书经常要通过深入教学实际、监督课堂教学的方式, 来把握好高校的课堂教学进度、教学质量, 进而达到对高校教学全方位监管的目的。其四, 做好管理层与执行基层之间的纵向层面的传达工作。高校管理层主要向下发布命令与信息, 而高校教学秘书是该过程中的传达枢纽和重要媒介, 负责将来自消防和院系管理层面的决策和意见予以下达。而基层工作人员在对相关命令予以执行的过程中, 通常会产生自己的看法与意见, 会与上层的决策有不理解或分歧之处。因此, 为了进一步完善学校的教学制度, 高校教学秘书务必要对这些基层的声音进行倾听, 并积极地将其予以梳理, 反馈给学校的管理层, 以便学校管理层对管理过程中的缺失加以弥补及完善, 或对基层包括教职员工们感到迷惑的问题予以更清晰的阐述, 以求取高效率的贯彻落实。
三、教学秘书的工作特征
具体来说高校教学秘书工作特征涉及以下几点:首先, 高校教学秘书具有较强的从属性。主要是指高校教学秘书的工作一般都依托于主要的工作而存在, 对具体工作进行有效的辅导。例如, 从属于学校的管理工作, 辅助管理工作的传达与落实。其次, 高校教学秘书工作以服务为核心。高校教学质量的好坏与高校教学秘书的服务工作有着密切的关系。在高校内部的各项工作中, 无论是管理还是教学均需要高校教学秘书为相关工作提供配套的服务, 以满足学校内部各项工作的需要。再次, 高校教学秘书的工作具有一定的复合性。高校教学秘书的工作内容并非是单一的, 其不仅涉及管理同时也涵盖教学, 使得多种内容的工作有机地融合起来, 因而可以说高校教学秘书工作是一个相对复合性的工作。除此之外, 高校教学秘书还具有较强的政治性。所谓的政治性则是指高校教育教学应与国家政策、党政方针等紧密地联系在一起, 高校教学秘书在工作中要肩负起传达政治思想且把握政治发展的作用, 使学校的各项方针措施都符合党和国家大政方针。
摘要：在高校教育教学管理工作的内涵中, 教学秘书工作是其有机组成部分, 承担着对校内部各项事务协调与规划、衔接与服务的责任, 是看似无足轻重, 论及工作效率却如同一架机器上的螺丝钉一样, 发挥着保证机器良性运转的不可或缺的作用。本文针对高校院系教学秘书工作的职能进行分析, 目的是认清其所应担负的职责和任务, 进一步理清工作思路并提高工作效率。
关键词：教学秘书,工作性质,工作职责,工作效率
参考文献
[1]石霖.试论独立学院艺术类 (院) 系教学秘书工作的独特性[J].现代企业教育, 2013 (04) .
秘书职能 篇9
现代社会分工细化、专业化、职业化的特征和趋势使得各专业职位在原有岗位的基础要求 (例如业务能力、公关能力、信息收集整理、统筹组织协调能力等等) 上, 对职位提出了更加高的要求, 如职业道德、新的更加细化的职业规范、在一定职位上延展出的岗位职责, 以及对能力专业化更高的标准等。秘书的职业化的特征也越加明显, 关于秘书的定义可以从两个角度进行概括, 一是作为领导或者主管的特殊助手, 能够在一定程度上代表领导做出事务处理的决定。二是具有熟练的办公室能力, 能够在岗位上发挥主动性, 帮助领导协调具体事务。前者定义倾向于秘书的智囊作用, 后者倾向于辅助作用。尽管侧重点不同, 但是有着共性的方面, 即秘书是作为领导的服务人员和辅助人员, 能够辅助决策、综合沟通, 在具体办公事务中发挥参谋和助手作用的职业群体。
一、秘书在决策过程中参谋职能的影响力
秘书的基础责任是处置日常程序性事务, 最为突出的职能是收集和传达, 具体地看, 就是秘书通过接听电话、收发文件、保管印信、管理档案资料、协调日常事务等帮助领导从常规琐碎工作中脱离。本文将这种职能定义为执业能力, 即从事秘书行业的基础能力, 在此基础上, 秘书还需要做好领导的参谋助手, 这属于秘书的职业能力, 具体来说, 就是秘书通过信息、调研等工作辅助领导合理利用资源、协调关系, 研究制定政策和措施, 区别与前者, 职业能力对于秘书的素质要求更高。
从定义可以看出, 秘书在领导决策中占有着重要的角色, 即作为信息的提供者, 在领导决策过程中提供诸如事件基本信息、相关人员信息、事件发展方向、相关联的事项等;作为决策的建议者, 为领导提供可参考的事务处置方式, 以及某一种处置方式可能带来的关联效应和后续发展;作为措施的执行者, 是具体处置过程的掌控者、跟踪者和反馈者, 有效把握事件处置成效。上述角色可以概括为智囊、辅助和执行, 从这些角色可以看出秘书具有一种无形的影响力和引导力, 尤其是在决策过程中, 秘书的意见和态度在很大程度上能够影响领导的判断。
影响产生于依赖, 而不同于一般下级对领导的权力或者影响, 或者在某一项专门工作中下级对上级的影响, 秘书的影响力具有极强的广泛性和伸缩性, 这既根源于领导权力的广泛性和全面性, 也根源于秘书工作的特殊性, 从某种意义上讲, 秘书工作的专业性要求不同于一般职业或者岗位, 是一种综合性的岗位, 对于所在单位要有基本的全局性的概念之外, 秘书专业更多的是服务性的、基础性的, 因此, 在判定秘书对领导影响力大小时, 还可以从其他方面进行考察。
领导决策时秘书的影响力程度取决于以下几个因素:一是日常接触中对秘书的评价, 这是影响因素中最为主观且主要的因素, 领导对于秘书的评价包括但不仅限于工作能力的评价, 还包括日常的观感, 包括对于秘书个人性格、情绪习惯等的综合评价。二是事务本身的难易程度, 是否有悖于现有制度规范和工作纪律、对于领导个人的事业发展是否有影响等。三是秘书所掌握的而领导或者其他人所不擅长的事务, “通过按别人的要求提供服务, 一个人确立了对他们的权力。如果他定期向别人提供在别处不能轻易获得服务, 那么他们就会因为这些服务而依赖而感激他”, 换句话说, 在自身所不熟悉的领域, 人们往往更加信任专业人士所给出的意见, 这也影响了领导对于秘书建议的信任程度, 进而影响了领导对秘书的依赖程度。
二、秘书参谋职能所带来的风险
随着职位的专业化要求不断提高, 秘书也时刻面临着全新的机遇和挑战, 现代秘书的知识结构应该是开放的, “从纵向层次说, 现代秘书要具备从事本职业工作的足够的知识深度;从横向层次说, 现代秘书又要具备从事某行业实务工作的知识广度。”
现代秘书的素养可以从执业能力和职业能力两方面进行概括, 一是执业能力, 前文我们提到过, 执业能力是秘书行业的基本从业能力, 包括收集整理信息、分析研究信息、上下传达沟通、处置措施执行以及日常事务的后勤管理能力等, 主要是秘书作为单纯的辅助岗位人员所应具备的能力。二是职业能力, 这包括参谋建议的能力、综合处理的能力、反馈跟进的能力等, 还包括坚持职业操守的能力, 主要是秘书作为智囊角色的所应具备的能力, 是秘书在基本素养之上具备的拓展能力。当然, 这两种能力并不是现代才出现的, 在实际事务的处理过程中, 这两种能力也不是截然分开的, 要做好基本职责, 同样需要秘书适应智囊的角色, 具备两种能力。秘书的素养和秘书对领导影响力同时决定了秘书参谋决策可能产生的风险的程度, 根据风险产生的原因, 如对事件信息收集不完整, 了解程度不深, 带来的风险;对于事件信息分析有偏向, 或者由于主观臆断、经验主义而带来的风险;对于领导偏好的过度把握带来风险;对于事件处置存在私人原因, 主要源于钱、权、人际关系等原因造成的风险;参谋能力不足导致决策措施不完善等带来的风险等, 可以将风险分为两类:一是秘书能力不足或者因为客观条件所导致的风险, 这些风险在秘书能力提升的基础上, 或者通过完善客观条件, 健全制度规范、明确权力范围等, 在一定程度上能够进行规避。第二种风险是出于主观意愿产生的风险, 即秘书或者领导明知采取某种行动可能带来风险, 对于风险后果有充分的准备和预期, 却因为风险不涉及自身, 或者可以转嫁而依然采取行动, 这种风险尽管可以通过组织或者部门采取一些防范措施和追责措施进行预防, 但是并不能够完全消除或规避。
“依赖性以及对依赖关系的操纵是低级别参与者权力的关键”, 秘书工作的特殊性质直接导致秘书分享并在一定程度上使用着领导的权力。由此, 我们可以看出, 秘书参谋决策中最大的风险来自于主观。
三、秘书参谋职能风险的预防与规避
社会网络理论清晰地说明了权力与所处网络位置的关系, “权力依据个人的地位优势和在关系网中的功能, 可以在网络关系的横向和纵向积累中获得……一个职位越靠近贯穿网络信息流的中心, 就越能获得更多的权力。”相对于组织或者部门中其他人员而言, 秘书身处中枢, 更容易获得信息, 同时秘书所代表和分享的领导权力也更加的复杂和广泛。
风险社会理论对于现代社会人的行为如何产生风险有了更加批判性的论断, 人的行为可能带来一些无法预料且范围广泛的影响, 现代社会的概念是德国社会学家贝克提出的, 这一理论认为风险和安全已经是这个时代的主要议题, 社会的发展是一种“个性化”的过程, 风险社会是人为风险, 风险主要来源于人的决策和行为, 最为显著的特征是制度性, “现代制度的建立与运行大大提高了人们认识和应对风险的能力, 但因制度系统的复杂性所带来的制度功能部分失效, 最终又称为更多、更大的风险不断产生的制度性根源。”被制造出来的风险占据主导地位。
风险社会理论将个人和公共安全设定为社会的追求目标, 促使人们积极地认识和寻找风险治理的有效途径和方法, 也为寻找有效的社会治理路径提供了指导。从风险社会理论视角看待秘书参谋决策职能风险的防预和规避, 主要从制度化、程序化的角度进行。
目前的研究中, 对于如何预防和规避秘书参谋决策职能风险的措施, 学界比较通常的观点的是职业化, 通过职业化, 将秘书从领导权力的域场中分离出来, 成为与领导和组织单纯雇佣关系的岗位和职业, 通过现代管理体制, 特别是经济组织中市场化运作的机构中的雇员管理机制, 将秘书的选拔、任用、升迁、考评与其他专业岗位同样设置, 切断秘书与领导权力的隐形联系, 真正使秘书职业成为“追求稳定的报酬增长的职业类型, 而不是仕途发展的非官员型群体”。
但是职业化并没有详细说明如何通过制度化手段或者行业化措施对秘书的职业发展进行“归正”。就秘书阶层现状而言, 因其对领导决策有着毋庸置疑的影响力, 且在后期决策执行中具有全程跟进、动态把握的天然优势, 秘书群体成为独立于权力系统中的隐形权力拥有者, 要预防和规避客观上的风险可以通过职业化渠道, 如增强秘书业务能力、完善秘书管理制度等, 但是主观上的风险仍然无法从根本上规避。一个有着坚定的理想信念和良好的职业道德, 有着吃苦耐劳的工作精神和积极豁达的人生心态, 热爱工作、忠于职守的秘书, 通过能力、性格、道德等散发出来的魅力, 才是值得的、可靠的秘书, 通过制度的力量消灭信任风险, 通过程序的力量规避人为风险, 最为重要的, 还是文化的建设, 通过完善的、科学的机制和向善的、向真的组织文化, 是确保秘书参谋决策职能作用最大限度发挥的基础。