计算机教学中WORD实用的九种方法

2022-09-12

1 前言

随着科技的日益更新, 计算机在人们的日常生活中扮演着越来越重要的角色。尤其在W I N D O W S的流行潮流中, 使用W O R D进行文字处理的用户更是越来越多。如果大家能用好W O R D的一些常用技巧, 就会在文字处理方面会事半功倍, 提高工作效率。但是我们会在使用W O R D的过程中遇到许多常见问题, 而这些解决方法却不为大家所熟悉, 于是笔者整理了许多关于W O R D的技巧以供大家参考。

2 技巧

2.1 Word中快速输入“着重号”的妙招

对于语文老师来说, 在使用计算机编辑试题时, 经常需要输入着重号。但在使用Word时, 对着重号的输入很不方便, 一般要在“字体”对话框中才能完成, 操作起来非常麻烦。经过笔者的研究, 换一种方法输入着重号是非常方便的, 这就是在“格式”工具栏上添加一个[着重号]按钮。

单击“工具/自定义”, 打开“自定义”对话框, 选择“自定义”对话框中的“命令”选项卡, 在左侧的“类别”列表框中选择“所有命令”选项, 然后在右侧的命令列表框中选择“DotAccent”命令。用鼠标左键将“DotAccent”命令拖入“格式”工具栏, 松开鼠标左键, 此时“格式”工具栏显示带有“ABC”三个字母的一个按钮。这样, 需要输入着重号时, 单击[着重号]按钮即可, 非常方便吧!

2.2 去除Word文档中的页眉横线

给Word文档添加页眉后, 页眉下自动出来一条横线, 等删除页眉后, 那条横线仍在。怎样才能去除页眉下的横线?

如果想去除页眉下的横线, 最为便捷的就是改变页眉的样式。例如, 我们在编辑页眉时可以把页眉的样式换成“正文”。因为“正文”样式中没有段落边框的格式内容, 页眉下自然也就不会出现横线了。

2.3 Word邮件合并技巧四则

“邮件合并”是W o r d的一项高级功能, 是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单, 如果按照书上介绍的去做, 合并打印出的邮件并不能完全令人满意。给你提供几个邮件合并技巧, 希望能帮你提高办公效率。

2.3.1 用一页纸打印多个邮件

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件, 很多情况下我们的邮件很短, 只占几行的空间, 但是, 打印时也要用整页纸, 导致打印速度慢, 并且浪费纸张。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?

你可以这样做:利用Word的查找和替换命令, 在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”, 在“替换为”框内输入“^l” (注意是小写英语字母l) , 单击“全部替换”, 此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

2.3.2 一次合并出内容不同的邮件

有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致, 但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”, 它根据学生总分不同, 在不同的报告单中写上不同的内容, 总分超过290分的学生, 在报告单的最后写上“被评为学习标兵”, 而对其它的学生, 报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if…then…else (I) …”。以“学生成绩报告单”为例, 具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾, 单击邮件合并工具栏中“插入Word域”, 选择下级菜单中的“if…then…else (I) …”, 在出现的对话框中填入, 单击“确定”按钮。

有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

2.3.3 共享各种数据源

邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外, 可以利用的数据非常多, 像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在, 邮件合并时就不需要再创建新的数据源, 直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时, 必须保证数据文件是数据库格式, 即第一行必须是字段名, 数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享, 避免重复劳动, 提高办公效率。

2.3.4 筛选与排序

用邮件合并帮助器中的“查询选项”, 可以筛选记录有选择地进行合并, 也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们, 可以提高你的办公效率。

2.4 恢复被删除的Word菜单

2.4.1 删除Word的常用模板

由于Word的一切设置均存于其默认的模板Normal.dot文件中, 我们可以删除此文件, 当Word再启动时由于找不到该文件, 因此它会再重新建立此文件, 重新应用Word的默认参数, 也就可以恢复被删除菜单了。

打开“W i n d o w s资源管理器”或“我的电脑”, 找到此文件删除即可。对于W o r d2000, 它的位置是:X:WindowsApplication DataMicrosoftTemplatesNormal.dot, 其中X指Word被安装到的硬盘;对于Office XP, 则在X:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates1033。对于其他的Word版本, 大家可以用查找功能找到它。

说明:使用此方法, 不仅可以恢复Word被删除的菜单, 还可以用来恢复用户对Word的其他改动, 可以说这是一个“万能”的方法。

2.4.2 使用注册表进行恢复

点击“开始→运行”, 输入“r e g e d i t”打开注册表编辑器, 找到或新建

“H K E Y_C U R R E N T_U S E R

SoftwareMicrosoftOffice[OfficeVersion]WordData”项, 将“Data”更改为“Olddata”。其中Office Version根据Office版本的不同具体数值如下:Office 97为8.0;Office 2000为9.0;Office XP为10.0。完成设置后保存、退出注册表编辑器, 重新启动或者重新登录即可生效。

2.5 在WORD中查找和替换重复的输入内容

某些字符需要我们多次输入, 然而这些字符又特别长或者不易输入, 这时我们就会特别花时间。我们可以利用查找和替换来节省时间:在每次出现这个字符的地方先用数字或者字母代替, 输入完后, 单击“编辑”, 选择“替换”, 然后会弹出对话框, 在“查找内容”中填入这个字符或数字, 再在“替换为”中输入你想输入的内容就, 最后可以选择依次“替换”或者是“全部替换”, 这样即可。

2.6 防止打印表格空白页

如果在W o r d中制作一个满页的表格, Word总会多一个回车符独占下一页, 而且删除不掉。打印时, 要么走一张空纸, 要么只能选择打印当前页, 挺麻烦的。

解决办法是:将光标定位到独占一页的这行, 选择“格式”→“段落”, 将“行距”设置为“固定值→1磅”就可以了。

2.7 选择文档保存位置

Word保存文件时, 总是默认保存在“我的文档”中, 可是很多人不喜欢把文件保存在C盘上, 而是有一个固定的其他分区来保存, 每次选择保存位置太麻烦了。有人会先在保存位置新建一个W o r d文档并输入文件名, 然后双击打开, 再书写内容, 这样, 再保存时就不会提示保存位置了。这虽然是一种方法, 但不是最好的。一劳永逸的方法是:选择“工具”→“选项”中的“文件位置”, 文件类型选为“文档”, 再单击“修改”按钮, 选择文档保存位置, 完成后单击“确定”按钮即可。

2.8 完行填空题的录入

如果你是一个英语教师, 一定知道试卷选择题的录入有多么麻烦吧?完型填空是英语试卷中常见的题型。每次在输入时总想几十个题目的选项中的A、B、C、D形式从上到下对齐排列。但是你会发现, 无论你用哪种方式, 总是不能完全对齐, 那么, 你不妨使用我为您介绍的这种方法。

现在试卷适当位置根据题目答案要求, 制作一个单行四列 (或二行二列) 的表格, 并按顺序填写A、B、C、D;当每道题的题目录入后, 可在下行行首粘贴制作好的表格, 然后录入各选项的具体内容;录入结束, 定义各个表格, 选择菜单中的边框项, 去除表格线。按此方法录入试卷, 各选项对得非常整齐, 整体布局也很美观。