外贸邮件如何跟进客户

2023-03-15

第一篇：外贸邮件如何跟进客户

外贸跟进邮件的九个要素

外贸加油站-详细解读外贸跟进邮件的九个要素

销售通常是在面谈过后以及电话过后才刚刚开始，而后面的跟进是销售过程中一个重要的组成部分，邮件跟进的方式是最快也是最省钱和容易操作的方式。

为何跟进邮件如此重要，有效的跟进邮件有什么特点。我们业务员通常需要赢得订单，完成业绩目标。因此写邮件的时候通常会站在自己的角度出发写邮件，给客户催单的感觉，这就容易一种容易进入死循环，客户就很少回应。

我们要向客户展示出和我们合作的前景有多么好，我们是关心客户的。而不是把东西卖给客户，让客户掏钱就完事了。我们要让客户明白我们可以帮他们节约成本，增加收入，提高生产率等，我们是对客户有好处的合作伙伴。

我们需要向客户表达出我们对客户的潜在需求是了解的，客户提出的技术要求是可以达到的，让客户感受到我们对他的关心，是提高跟进邮件回复率的关键因素。

强大外贸跟进邮件的九个要素

1. 写一个吸引眼球的主题。主题简单明了专业即可。主题不要写”How do you feel about our price” 或“How do you feel our samples quality”,而是换一个方式说明可以给客户带来什么利益比如写”How to raise 15% profit with new ipad case “ ”How to save more cost when you purchase from China”

2. 让邮件个性化。给重要的客户不要写普通的邮件。要有个性化的内容。比如：给客户发送重要的打折信息，尾货库存信息，最新产品设计信息，和客户支持服务信息。个性化的措辞将有利于提高15%的点击率和10%的转化率。

3. 向客户说明为何我们要给他发跟进邮件。比如公司刚刚举行完一个会议，对客户需要的样品或产品生产的安排计划，或者产品有新的设计思路要和客户沟通等。

4. 向客户说明我们的邮件是友好的。需要向客户说明接收我们的邮件是免费的，以便客户采取下一步行动，确定是否需要再次接收。通常我们在邮件底部添加一个链接，让客户选择是否需要再次接收我们的邮件，这个简单的确认动作会让有效的客户回复率增加一倍。

5. 不能操之过急，让客户感觉我们在催单。通常外贸业务员都想快点让客户下单，快点让客户确认消息。这种想快速结束销售流程的思路是不对的。因为客户可能在想，你不给他满意折扣，他就不会购买。客户还在收集供应商信息的阶段和比较阶段，客户也不会和我们讨论下单的具体问题。

6. 要让客户感受到对他有帮助。用站在客户立场，对客户有帮助的口吻写信可以提高询盘量。比如用“How can I help you get top quality human hair” 我怎样才能帮助你找到顶级真人发，引导客户打开对话，更多地了解你的潜在客户的需求。“5 step to do good promtion of your brand by SNS”通过社区推广您的品牌的五个步骤

7. 邮件要简洁。不要让客户浪费时间，通常客户只会花几秒钟看一封邮件。尽可能让邮件简洁明了，句句说到要点。一封邮件不要超过200个词。如果邮件变成长篇大论的公司

8. 要注意单词拼写和语法，不要有任何错误。外贸邮件中错别字现象虽然很常见，通常看邮件的人容易猜出意思。但我们业务员必须非常细心，以免粗心范低级错误而影响客户对我们业务员专业性的印象，因词语和语法歧义而流失订单。

9. 专业性签名很重要，方便客户随时联系我们。

在邮件底部签名档要注明工作职位，公司网址，电话。Linkedin是一个商人社区，我们也可以放一个个人linkedin链接在签名档，这样客户可以方便了解我们最新更新的信息，也方便客户了解我们业务员的个人情况，让客户感受到面对的不是冷冰冰的电子邮件，而是一个有个性的人。

第二篇：外贸邮件这样写客户才会想看

外贸业务员尤其是刚刚入行的业务员，刚开始接触的肯定是很基础的一些事情，比如发发邮件、打打电话等，老板会让你从这些事情入手，慢慢的锻炼熟悉外贸业务。有些国贸、经济类专业出身的业务员，可能还会觉得自己干这些事完全是大材小用了，这么简单的事对自己来说，根本就是小菜一碟，不值一提，恨不能老板立刻派自己出去谈单，一展自己科班出身的能力。

老板只让做发邮件这样的事情，好吧，那就发邮件吧。把已经有的、新找出来的，总之可以发掘的客户名单整理了一长条出来，心里还想着等我给每个客户发完邮件，要不了多久就会收到很多回复，到时候老板就知道我的实力了，呵呵。可惜啊，现实总是很残酷的，预想的雪花般的回复邮件并没有飞过来。是客户没收到吗，还是发件系统出来问题?其实，最应该想的自己的邮件写的对不对，好不好，有没有犯邮件写法的低级错误。

一、称呼要得体

不少人写邮件，直接“你好”开头，或者写上客户公司的名字，连明确的收件人都不知道，那你准备要谁来看这封邮件的呢?所以，不要吝啬多打几个字上去，公司名称之后至少要加上一个姓氏，“刘小姐”、“李先生”之类的。你发邮件的对象很可能就是你今后一段时间内的“衣食父母”了，所以要尽量礼貌，“您好”和“你好”都是两个字，那为什么不用“您好”呢?

另外，如果对方是有一定职位的，除非你不清楚职位是什么，可以含糊一点，否则在姓氏后面最好是带上职位，“xx经理”、“xx总经理”、“xx总”等等。这个在公司的外贸管理软件中都有记录，哪个客户联系人是谁，是什么职位等都写的很清楚。

相应的职位要标示准确，对于副总经理、副总裁这样的职位，最好把“副”给省去，加上其姓氏。还有就是，不要随意越级或降级，为了吹捧客户把“xx经理”称呼为“xx总”，是非常不合适的，宁愿称呼平淡一点，也不要乱称呼。

二、内容要分明

和每个人写作习惯有关系，有的人喜欢一口气把整篇邮件写完，自己读着感觉很好，该说的都说了，但是忽略了形式的问题，一是每一段是否表达的一个完整的意思，二是语言是不是够简练。

如果是密密麻麻的一大片，客户可能连看下去的欲望都没有，所以每一段的长度要合理，尽可能一段表达一个核心意思，这样客户也好分得清楚。业务员没必要跟写作文一样，稍稍修饰一下还行，夸夸自己的公司或产品，但是不宜多，还是以简单明了为主，开门见山，不要让客户看了半天才弄懂你到底要说什么。如果想直接引导客户看到你的重点，可以对关键字词加粗、变换颜色。字体等，为了凸显稳重正式，那些比较花哨、艳丽的元素就不要用了，那样会显得不专业。

第三篇：外贸企业如何挑选企业邮件服务器

外贸企业如何挑选企业邮件服务器这次席卷全球的金融危机,给各行各业都造成了巨大影响,其中外贸行业更是举步维艰，为了能更好的在这场危机挑战中创造机遇，保证快速、高效的与海外客户沟通与合作，成为企业抢先赢取市场的一次契机。让许多外贸企业都开始重视邮件服务器软件的安全通邮性能。

据了解，做外贸商务中最怕的就是邮件退信问题或邮件不能及时到达，因为这些都会影响到外贸业务进展，一封邮件退信或不能到达就有可能丢失几十万，甚至是几百万的订单。因此，外贸企业选择安全稳定、全球通畅、售后服务又好的邮件服务器软件最为重要。在现有市场环境中，说到全球通邮保证最好的邮件系统，非U-Mail邮件系统莫属。为能完全满足外贸企业对邮件服务器软件的需要，U-Mail邮件服务器()在坚固系统安全稳定性能的同时，开发有国内独一无二的全球收发保证功能。

U-Mail邮件系统在海外架设有数千台邮件收发中转服务器，服务器部署遍布全球各大主要城市，让企业客户真正感受真“畅邮”海外，助力拓展海外市场业务，提升全球竞争力。除此之外，U-Mail邮件系统还采用IP穿透技术，即时服务器的IP在对方的垃圾邮件黑名单中，邮件也能照发不误，解决了众多企业用户之前被列入黑名单后导致不能发送海外邮件的难题。

U-Mail邮件服务器的服务团队由独立的资深售后工程师队伍组成，拥有独立的客户服务平台管理系统。设有客户满意度评分和投诉管理，用于监督和提升技术人员服务的质量。U-Mail邮件系统力求为每位客户提供最快捷、方便、满意、多样化的一对一全程服务，更高效即时为客户排忧解难。

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第四篇：如何向国外客户写推销邮件

写给即将走上外贸道路的奋斗者们，如何向国外客户写推销邮件很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。

其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受?

我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟单做起，后来做sales和sales manager，PA to director，一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多?即使不说成交率，回复率也大大高过我们?

很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓?真正的好的email，必须要模仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人!即使你的邮件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。

到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手，你就出师了!

我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的?接下来再讨论开发信怎么写。呵呵。

1)邮件写得过长。客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看?而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。

我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长?

2)没有明确的主题。一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写邮件会这样设置主题：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推销信，还是要忍不住打开看看?就要根据

之际情况来判断了。

举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!如果我要写一封开发信给美国的ABC inc(这个名字是我编的)，我从google上了解了一些这个公司的信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重;Home Depot vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣;最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有合作机会，是不是比原有供应商更好?他打开邮件的概率会非常非常大!再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件!只要关键词输入home depot，保证一下子就找到。

3)长篇大论的公司或工厂介绍。我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户„„”诸如此类的话，客人会看得很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。有朋友会反问，那是不是完全不写呢?我的回答是，也不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少数的特例，或者是要确认一些细节之类的。

4)爱炫耀英文水平。以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不懂，你说客人会对你印象好么?

丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。

其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能用一句话写清楚的，绝对不写两句。谁能用最少的句子表达同样的意思，那就是最厉害的!

第五篇：外贸新手如何寻找外贸客户

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外贸新手如何寻找外贸客户

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一)建立自己的营销型外贸网站

从网络营销角度来分析，网站的设计必须专业化和商业化，如果目标客户在进入企业网站30秒之内，网站内容还没有引起他的注意并赢取他的信任，那么失去这个潜在客户的可能性高达80%。网站要赢取客户的信任，就要给客户这样的感觉：这个企业在现实中是一个实力很雄厚的公司，只是搬上了网络。如果客户在2分钟之内还没有找到企业的联系方式，那么失去这个客户的可能性高达70%。一个专业的外贸网站至少应该包括：公司简介、新产品信息、产品说明、证书展示、宣传公司服务、联系方式、收集用户反馈信息等内容。外贸网站更多的是用于在我们采用其他方式主动出击寻找客户，如：利用搜索引擎营销或者发送外贸推广信时，引导外贸客户通过浏览企业外贸网站进一步了解公司情况。

专业的营销型外贸网站对于每一个外贸企业都是很重要的，因此企业建设外贸网站应该选择专业的营销型外贸网站建设公司。

(二)通过B2B平台，如：阿里巴巴、环球资源、中国制造网。

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关于B2B如何选择，请阅读外贸企业海外推广如何选择B2B平台(精品)

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(三)利用国际知名搜索引擎网站进行搜索

常用的搜索引擎有

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Bing Search[美]

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