文书档案工作探讨

文书档案工作探讨（精选十篇）

文书档案工作探讨 篇1

一、对医院文书档案整理与归档工作的理解和认识

(一) 文书档案是医院发展历程的记载归档。

文书档案都客观地反映医院历史的真实面貌, 印记了每一年度所做的建设性工作和取得的成果, 是医院行政管理职能活动中形成的具有重要保存价值的各种纸质文件材料, 也更是档案整理工作中的重要内容。

(二) 文件资料的收集整理是档案管理工作的起点。

医院文件资料收集工作是积累医院历史文化财富的手段, 没有收集工作就没有档案。将归档的文件资料进行整理, 杂乱无章的零散文件材料通过整理成为档案, 使文件材料形成能反映单位的职能活动的有价值的档案, 这是档案部门的工作职责。

(三) 归档文件的排列次序很重要。

将内容及形式相同的文件材料进行系统整理。有利于决策者深刻了解医院自身的发展情况, 总结本年度工作, 科学安排制定与调整医院的发展战略。

二、医院现行文书档案整理与归档工作的不足之处

(一) 全员档案意识较为薄弱。

主要表现为机关人员对档案工作在机关工作中的意义认识和重视程度不够, 缺乏较强的档案管理意识。在日常的公文传阅过程中, 阅文和办文人员都不能很好地保护文件资料的整洁和真实性, 如;随意在文件资料上划圈标识;整洁性差, 个别档案人员在进行网上公文处理时, 不注意区分文件原件与复印件, 致有些文件归档时无法确认文件的原始性与正确性, 以上这些均会使档案的利用价值降低或丧失, 法律依据性不强。

(二) 缺乏文件处置流程的管理。

办公室作为医院文件管理中心, 对公文处理制度执行力不够。文件资料的交接流程也不规范, 有的交接人员对文件资料的核对不认真负责, 资料不完整, 交接工作缺失监交人的监管, 使交接工作出现纰漏。间接影响归档工作。

(三) 档案管理人员精力有限。

文书档案的管理人员多为兼职人员, 如;一人多职, 日常多兼管其他办公事务, 占用了一定的时间, 工作量较大, 使她们缺乏充足的时间与精力去应对文件材料的收集归档工作, 出现资料的分类整理不够精心, 核对检查也不够认真, 无法保证文件资料的整理与归档工作的质量。

三、如何加强文书档案的收集整理与归档工作

(一) 强化全员档案意识。

以机关工作效能建设为基准, 对机关人员进行机关档案管理知识培训, 制定和组织学习《医院公文处理实施细则》, 引导他们严谨自身的公文处理态度, 养成良好的阅文习惯, 不随意在文件上画圈写字, 爱护和保持文件的整洁, 阅处完毕及时送还办公室。办文人员在进行网上公文处理时, 应注意对文件原件的甄别, 如是复印件的文件还需标记, 便于鉴别档案的利用价值。同时公文处理部门加大与其他部门间的工作沟通交流, 及时发现问题, 及时纠正, 协同做好机关档案整理归档工作。

(二) 加大文件处理流程的监管。

按照医院公文处理实施细则, 公文传阅工作一律交由办公室处理, 其中包括各科室自行收到的文件。办文人员对文件材料的阅处过程应进行跟踪监管, 及时催促阅文人员将文件送还。同时, 提高日常公文传递的速度和安全性, 保证对领导决策执行的时效性。

(三) 注重档案收集整理工作实效。

机关内文件材料的收集整理工作, 是机关档案归档的基础业务工作, 档案人员应主动到各个部门收集, 耐心、细致地做好这一重要环节工作, 了解和掌握医院文书档案收集的内容范围、保管期限及注意事项, 可按照文件内容、类别逐次收集, 收集时注意文件的章、页、正文、发文稿, 定稿、附件等的完整。在做好红头文件收集管理的同时, 还要加大对一些无编号或一般性的文件资料的收集, 重点加强临时性档案资料的收集工作。

(四) 着重档案基本理论学习和培训。

倡导档案人员以“自学为主, 培训为辅”模式, 学习档案行业标准《归档文件整理规则》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 (国家档案局8号令) 。组织档案人员进行医院机关工作业务培训及相应的档案业务指导, 全面了解医院工作职能。按照医院制定的医院文书档案分类方案及保管期限要求, 合理确定归档范围和区分保管期限, 掌握分类, 通过多实践、多摸索, 获取档案管理的基本技能, 力争文件资料收集整理归档工作一步到位, 提高工作效率。

文件资料的收集整理是文书工作和档案归档工作的结合点, 室藏档案数量多少与质量高低取决于机关内文件材料收集归档的效果。医院文书档案管理应遵循真实、完整、有效、实用以及利用率高的原则, 加强档案人员业务素质培养和训练, 采取有效的收集整理与归档方式, 促进文书档案归档工作的顺利开展, 从而更好地促使文书档案管理工作迈上新台阶。

参考文献

[1]张玉芳.文件中心的定位[J].中国档案, 2005 (3) .

[2]王莉梅.试论文书档案管理中与文书处理的关系[J].黑龙江科技信息, 2008 (4) .

探讨文书档案管理信息的电子化应用 篇2

关键词：文书档案;电子化

文书档案重要的内容是社会发展历史。它通过历史的客观记录，来反映在某一时期领导的决策、部门建设、研究开发、问题处理等的过程和成果。文书档案管理是档案工作的一个重要组成部分。随着信息化的到来，使人们进入了电子网络时代，许多的信息通过电子网络管理和传输。目前国家提出了文书档案管理的改革——文书档案管理信息的电子化应用，来提高文书档案管理的水平，并且及时的提供准确、完整的档案信息满足需要。

一、文书档案管理信息的电子化的优点

首先，使用方便，便于检索，办公效率大大提高。电子档案使用光盘、磁盘作为载体，将信息存储在上面。计算机的运算速度极高，具有强大的信息处理能力，这是计算机参与文书档案管理的最明显优点。它解决了在传统档案管理中人们使用手工操作的时候出现的信息收集不完整，出现漏抄，字迹不工整等问题，节约了人力也提高了准确性。电子档案使得人们在进行档案管理的时候，按照资料的分类进行收集、统计和查阅，时间大大缩短。因此，电子信息化管理文书档案相比传统的管理方式，最明显的就是方便，检索效率高。

第二，信息易于保管。与纸质载体相比，电子档案使用高科技材料制成，不仅能够防止虫蛀、防潮，而且可以重复使用，节能、环保、使用寿命长，解决了纸质载体在高温、湿度大的环境下发生氧化或者是被腐蚀的现象。电子档案但它最大的有点是存储在DVD、光碟、硬盘等电子设备上占用的空间小，操作简单，不需要占用大量的人财物力。所以，它的特点是存储时间长，不易受损，节省资源，稳定性好，易于保管。

第三，电子传输，实现资源的共享。在传统的手工操作中，各个单位和部门之间的信息无法达到及时的交流和共享，大量的文书档案像古董一样闲置和保存着。这在一定程度上造成了资源的浪费。信息化的到来和网络的发展，方便人们通过计算机进行信息的沟通与交流，利用电子网络传输资源。电子传输可以在瞬间完成大容量信息的传递，适应现代社会快节奏的工作特点。比起传统的手工传输或者是交通工具辅助传输，它所起到经济效益是无法估量的。网络化的应用更是扩展了信息的传递范围，人们以网络为载体进行资料的传输，并且相关资料存放在相应的资料库内，人们可以通过协议进行网上检索和资源的共享，查找、利用更加便捷。

档案管理实现了从外部的目录管理到内部的内容管理，并且实现了信息系统的工联，人们可以交流共享同级部门之间的信息，也可以交流共享历史不同时期的信息。电子传输，资源共享，提高了部门之间的了解，增强了业务联系。

第四，提高了文书档案传输的安全性。传统的档案传输是靠人力，不免会出现在传输过程中资料的丢失，并且通过邮递极高费时费力，安全性也随之大大降低。电子传输的出现解决了这一问题，不仅保证文书档案的及时传输，而且能够确保其安全性，不会造成档案的延误或者丢失现象。

二、文书档案管理信息的电子化的缺点

首先，档案真实性难以保障。因为电子介质具有可读写性，人们可以对电子档案进行反复的输入和修改，并且没有修改后的特殊标记。文书电子档案的管理在某种程度上失去了它的固有形式，人们不能通过辨别字体字号的形式判断文书档案的原始性，并且电子档案没有印章和亲笔签名，相关单位也无法鉴别真伪。在这种情况下电子档案的真实性就难以得到保障。

其次，网络化的发展，电子档案的安全性问题日益突出。目前通过网络系统拦截电子信息的现象时有发生，网络黑客通过特殊的程序可以拦截人们之间重要的数据信息内容，病毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人的合法权益。这些问题对电子档案的安全性构成了严重的威胁。

第三，文书档案管理信息的电子化应用对管理人员的要求也大大提高。文书档案的管理不仅要求工作人员懂得在纸质文书档案管理的操作理论、方法还要求工作人员能够熟练的使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的电子化文书档案管理人员技术水平有限，不能适应电子化进程的需要。电子化管理中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。

第四，电子文件兼容问题。随着信息化得普及，电子文件的问题凸显，其中电子文件不兼容的现象尤为明显，电脑软件开发的通用性差，不同的系统生成的不同的电子文件，他们之间不能识别，或者是不同的软件生成的电子文件难以实现格式的转换，这些问题丞待解决。

三、改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题，笔者提出以下举措。第一，针对安全性问题，在文书档案传输的网络中设置隔离带。通过这个隔离，文书档案只能在某一范围的局部网络内传输，带防止文件流向外网。最简单的方法是设置隔离的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范围内的IP地址，这样就可以有选择的进行文件的传输。也可以通过设置防火墙的方法，对网络数据进行过滤，检测不安全的攻击行为。第二，针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训。通过在工作中的培训，让管理人员及时掌握最新的电子化管理方法。同时，提法他们的综合文化水平，比如外语水平、计算机操作水平等。

参考文献：

[1]张宁红. 浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案, ,(01) .

[2]骞丽萍. 文书档案管理办公自动化[J].经营管理者,,(19) .

[3]殷素芬. 电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理,,(04) .

[4]张桂珍. 关于人事档案工作改革的设想[J].河北科技图苑,,(01) .

[5]赵思媛. 浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].沿海企业与科技,2010,(12)

乡镇文书如何做好文书档案工作 篇3

【关键词】乡镇文书；文书档案工作；建议

乡镇文书档案是各乡镇机关、企事业单位等在管理事物的过程中产生的保存价值较高的资料总称，其形式多样，包括图表、文字、声像等，这些档案的内容丰富，在我国乡镇建设的快速发展中具有重大的意义。乡镇文书档案管理工作是乡镇日常工作的重要组成之一，可以为乡镇更好地服务基层提供保障。目前，我国很多乡镇基层的党政并没有严格地分开，大大增加了乡镇文书的工作量。近年来，随着金坛区乡镇经济的快速发展，乡镇文书档案管理工作的难度也逐渐增大，现结合笔者的实践经验将该区乡镇文书档案管理工作存在的问题及发展建议总结如下，以供同行参考。

一、金坛市乡镇文书档案管理工作存在的问题

2009年3月，金坛市（2015年撤市设区，下同）档案局出台了《江苏省籍贯团体企业事业单位档案管理工作》，为该市各个企事业单位的档案管理提供了规范化的标准，经过几年的发展，该市的乡镇文书档案管理工作较以前有了很大的进步，但仍然存在以下几个方面的问题。

1.文书档案管理不规范

2009年金坛市在全市开展了档案检查工作，经过检查，一些乡镇的文书档案管理工作的开展不符合规范。而且很多档案并没有经过必要的整理、分类等，都是统一装在塑料盒或者堆在柜子里，时间久了积累了大量的档案，杂乱无章，查询的难度较大。

2.文书档案保护安全性不强

一些单位没有独立的用于文书档案保管的库房，而是与单位的仓库合用，且没有做好相应的保护，安全性较差，存在很大的安全隐患。

3.文书档案管理的信息化有待加强

目前随着网络技术的盛行，很多企事业单位实现了办公自动化，大大提高了工作效率。在此背景下，文书档案文件的生成也可以通过计算机、网络等技术完成。目前虽然金坛区一些乡镇企事业单位的信息化建设得到一定的完善，但是用于文书档案管理的相关配套不完善，所使用的计算机都过于陈旧、软件也较落后，这些在很大程度上影响了档案工作的开展。

4.文书档案人员不稳定

一些乡镇单位从事档案管理的人员经常发生变动，造成了一些档案丢失的现象，而且有的在换岗时对交接手续重视程度不够，造成档案工作脱节的现象；还有一些乡镇单位因为人员有限，从事文书档案工作的人员均为兼职，或者身兼数职或要职，如有些由乡镇党委办公室主任担任，其日常的工作量大且繁琐，工作时间大部分用于处理其他事宜，而放在文书档案工作上的时间十分有限。

5.未充分认识档案工作的重要性

有的乡镇领导对档案工作的重要性认识不到位，认为其是可有可无的，没有将其纳入到日常工作议事日程中，日常的考核也未将其作为一个指标，导致很多乡镇档案工作无法正常进行，档案的质量不高。

二、管理建议

1.加强档案意识宣传

应在金坛区各个乡镇基层大力宣传《档案法》《乡镇档案管理试行办法》等，重点是对领导进行普及，尽量提高领导对档案工作重要性的認识，其不够重视乡镇的档案工作主要原因在于其认为该工作没有必要，开展与否意义不大，如果不及时地宣传，增强其档案意识，则以后档案工作就更难开展，可以在需要时为其提供有利用价值的档案信息，改变领导认为档案可有可无的观念，经过长期的积累，领导的档案意识会越来越强。2014年，金坛市档案局采取了各项措施在各基层乡镇对档案工作进行了宣传，并结合各地的要求和实际情况，详细地对档案的宣传任务进行分解，落实到各个科室，积极鼓励各档案工作人员撰写相关论文、参加档案工作研讨会等；通过与电台合作，加强对档案工作的宣传；此外，还通过每年的6月9日（国际档案日）开展一些活动进行宣传，进一步提高各乡镇单位对档案工作的认识。

2.注重日常的收集工作

各个乡镇的档案员开展档案管理工作的首先一个环节为收集工作，其是其他环节开展的重要前提和基础，前期的档案文件收集情况，在一定程度上影响最终档案管理工作的质量。各乡镇的文书要掌握当地需要收集归档范围，以便能够及时将需要归档的文件收集起来；因为文员岗位的局限性，其并不能详细地了解乡镇各项工作的开展及变动情况，需要结合年度总结，对需要归档的文件进行补充；在日常的工作中，文书要注重日常的资料收集，将平时较为零散的文件、专门文件等均要及时收集起来，以便在一些重要活动（如会议等）等结束后通过整理形成完整的档案资料。

3.提高文员的档案工作管理水平

领导是否重视档案工作与对文员工作的满意程度有一定关系，因此文档管理人员要不断提高自己，注重自身专业能力的培养，充分地发挥主观能动性，做出一定的成绩。随着社会的发展，乡镇文书档案管理工作有很多新的变化，管理方法上也有更新，对文档管理员提出了更高的要求，因此要积极有针对性地参加培训、更新知识，以达到提高业务能力、更好管理乡镇档案的目的。金坛区朱林镇财政所一直重视档案工作，通过设立岗位责任制加强对所内文书的管理，通过完善档案设施、加强业务管理等，大大提高了档案管理工作的整体水平，有利于单位的长期发展，充分地发挥出了档案应有的作用，经过努力，该所综合档案室成功地创建为省三星级档案室。

参考文献：

[1]袁和济.乡镇企业文书工作亟待加强[J].浙江档案，1991，3（3）：27.

[2]李晰彬，姚丽.乡镇文书档案管理工作的几点体会[J].办公室业务，2014，3（3）：16-18.

[3]汪丽云.做好文书档案工作的几点思考与体会[J].机电兵船档案，2014，6（06）：53-55.

[4]梁田.如何做好文书档案工作[J].才智，2010（35）：89-92.

作者简介：

文书档案工作探讨 篇4

实行机关文书工作和机关文书档案管理工作一体化管理, 是档案工作发展的必要条件, 是提高文书工作质量, 充分发挥档案职能作用的重要前提和保障。

文档一体化管理的实施为实现电子文件和电子档案管理提供了有效的手段。现代机关文书工作的内容之一即是电子档案的管理。电子文件内容容易变化。一是电子文件可以修改, 内容发生变化的可能性比纸质文件要大得多, 把握其内容原貌较困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获。二是电子文件制作过程的虚拟化, 使得对其原件的界定难于实现。三是电子计算机软件包硬件技术不断更新换代, 迫使电子文件必须不断适应新的“生存环境”。四是电子文件不再具有固定的存储载体, 根据利用需要, 可以采用不同的方式输出。五是电子文件不再具有特定的字迹, 无法从字迹上分辨其原始性。六是目前电子文件的签署技术还不普及, 不能为每一份电子文件盖章或亲自签名, 也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

作为现代机关文书工作人员, 应是复合型文档管理人才。机关文书工作人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理, 又要熟练掌握电子技术、电子计算机软件硬件技术、数字通信技术等工作的复合型人才。因此, 有关单位应积极支持文档人员提高自身素质, 并在条件允许的情况下制定相应的培训学习活动, 为档案管理人员适应机关文档一体化管理的工作需要提供有力保障。

实现档案一体化管理, 要努力做到以下几方面工作:

1、形成档案一体化意识, 树立全局观念。

要档案工作实现一体化管理, 就必须打破狭隘的文件、档案“互不相干”、各自为政的滞后观念, 树立宏观与微观、整体与局部相结合的一体化观念, 统一制度、统一管理、确保文件、档案信息的完整、系统、准确与充分利用。文档人员要参与文件的形成管理、文件工作也要溶入档案管理和开发利用中。

2、要实现档案工作一体化管理,

应建立办公室与档案室相衔接的计算机网络系统。电子档案管理现状在现有的办公自动化系统中, 从电子公文的生成到归档, 在管理方法和制度上存在着混乱现象, 有的还没有开始对电子公文进行归档。部分采用逻辑归档, 即将电子公文进行标记或者存放到单独的数据库中即视为已经归档, 但归档后的电子公文仍然存在于同一个服务器上。这样的归档方法既没有与未归档的电子文本进行安全的隔离, 又不符合现行电子公文归档管理办法中有关物理归档的要求。由于人文损坏、硬件故障等原因致使档案丢失的事件屡见不鲜, 造成了档案价值的严重损失。由于文件、档案前后相承的关系, 文件管理是档案管理的基础, 只有文件管理科学化、规范化、标准化, 档案管理才能自然的规范和标准。计算机已成为办公必不缺少的一部分, 办公室和档案室的相衔接, 是指在计算机网络的各节点上, 都可实现文件数据的自由存储和档案资源的共享。只有建立办公室与档案室相衔接的计算机网络系统, 整个系统才能达到目标最优化, 节省时间成本, 发挥规范衔接的优势。

3、档案工作的一体化管理还需制定综合管理文件、档案信息的标准。

文件、档案一体化管理不只是在传统的文书档案管理领域, 而是覆盖与各种职能部门产生的各种不同门类、不同载体的文件、档案, 通过综合管理, 充分发挥各个部门文件、档案的整体效果。由于各个行政部门的职能不一样, 决定了各自形成的文件、档案类别也不尽相同。所以, 运用计算机对文件、档案实行一体化综合管理, 就必须要求每一个单位的文件、档案类目划分和设置要准确、标准和规范, 形成一个有机的整体, 使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密衔接起来, 实现数据共享, 方便信息流通。

4、实现在线实时归档。

文档一体化管理系统, 是立足于以网络为起点, 将文书与档案工作统筹规划、相互协调, 在网络系统内衔接, 从而实现文件的一次性输入, 多口、多途径的输出, 全网络信息共享, 这样, 档案信息资源能够得到最大限度地开发和利用。办公自动化尚未实现完全社会化, 电子公文与纸质文件将长期并存, 而且就目前形势而言, 正式文件的发布还将以纸质文件为主, 电子档案与纸质档案结合利用的研究对档案管理具有长期的现实意义。在线实时归档正是基于这个出发点, 从文档一体化管理出发, 把提高档案质量从电子文件形成的源头抓起, 使档案的形成到利用的整个过程, 成为一个协调有序的系统工程。电子公文实时在线自动归档与档案管理系统适应了“归档双轨制”的发展要求, 可以同时实现电子档案的物理归档和逻辑归档, 并与纸质文件归档相统一, 实现了电子文件整个生命周期的有效管理和利用。

文书档案工作人员培训 篇5

各学校：

学校文书档案工作人员实务培训班将正式开启，具体安排如下：

一、时间安排：

4月26日、4月28日二天；

上课时间: 上午9.00-----下午3.00

二、上课地点：

张江药谷信息技术服务有限公司地址: 浦东新区张江蔡伦路780号1楼

交通：地铁2号线至张江高科站下，换乘188路、609路、有轨电车、张江环线（张江高科站上车----蔡伦路哈雷路站下车）

三、培训经费 ： 每位学员450元（含2天中饭、茶水、证书费等）。

四、经费支付方式：

1、汇款:单位 上海浦东新区社教培训中心学杂费存取专户 444262527489 中行上海国际航运大厦支行

2、也可由学员培训时带来支票

发票由培训中心当场开具

五、每位学员带好听课笔记。

文书档案工作探讨 篇6

【关键词】机关文书档案管理；问题；策略

前言

机关单位是国家为行使职能而设立的机构，其发展状况如何对于我国整个社会发展会产生一定的影响，机关单位在开展档案管理工作时已经习惯了原有文书档案管理的模式，虽然此种管理模式在我国已经存在多年，也发挥了很好的作用，但其已经无法满足当代社会的发展要求和发展趋势，尤其很多机关单位对于文书档案管理方面的重视程度不够，导致很多重要材料的保存不够完整，对于日后的工作而言可谓十分不利。虽然针对该方面我国机关单位已经做出了调整，但依然有可进一步提升之处。

一、机关文书档案管理中存在的主要问题

机关单位往往事务较为繁忙，其很难将档案管理工作重视起来，由此也导致其很少会考虑将信息化管理应用到档案管理中。另外，通过调查发现，机关单位中负责档案管理的人员往往不是专业人员，其不仅缺乏文书档案管理意识，也缺乏管理、利用文书档案的能力，导致很多文书档案在存放的过程中或是被损坏，或是因粗心而丢失。同时，机关单位中的档案管理人员流动性过大，导致很多文书档案管理中的工作交接质量不高，渐渐地就导致了文书档案管理整体质量有所下滑的情况出现。

二、优化机关文书档案管理质量的相关策略

1转变管理意识

若要提升档案管理质量，首先需要转变管理意识。机关单位领导应意识到现代化、信息化管理的重要性和必要性，并且积极将其引入其中，此种做法并不是完全否定文书档案管理模式，其主要是为了能够提升工作效率。因此，机关单位今后应加强对相关管理人员思想工作的重视，使其能够具备新型管理观念，并且为档案管理工作配备一定的设备和技术人员，使文书档案能够与信息档案共同存在，并形成互补的状态。此种转变对于机关单位而言可谓十分有利，若其档案管理无法跟随时代发展的脚步，很容易被时代淘汰。

2提升重视程度

文书档案管理质量长期得不到提升的一大原因在于，无论是机关领导还是机关工作人员均没有对文书档案管理提起重视。今后整个机关单位应加强对此方面的宣传，以期能够引起全单位的重视，使其了解到档案管理并不仅仅是档案管理员的工作，任何人员在提交文书档案资料时均应对该资料有一定的了解和审核，避免增加文书档案管理者的工作量，同时档案管理者也要积极做好登记工作，对于没有及时上交材料的部门或人员要进行登记，并适当提醒其尽早将材料上交，以便于统一管理。

3提升文书档案利用率

机关单位存在的最大意义在于为人民服务，因此在进行文書档案管理时也应将此观念融入进去。文书档案管理具有一定的滞后性，若在管理中做不到科学合理和迅速，则会对档案利用率的提高造成阻碍，因此今后在该方面应注重对文书材料的分门别类，将所有材料分类后根据索引将其摆放在不同的位置，并且在添加相关资料时要根据已经确定的方位来摆放资料，避免出现张冠李戴的情况，否则势必会对材料的调用产生影响。另外，重要的资料应将其录入到信息档案中，一来是为了能够长久、安全的保存，二是为了能够在调用资料时更加方便快捷。

4注重文书档案的储存和保护

文书档案管理中应加强对其的储存和保护措施，文书档案具有的较为明显的弊端在于，当其处于过于潮湿的环境中时会逐渐发霉，而当其被雨水浸泡后更是瞬间失去应用价值，因此为其选择适当的储存位置也十分重要。在机关单位中应为文书档案材料建立专门的储存库，并且要做到通风干燥，同时在相对隐蔽的角落中放置樟脑丸，这也是保护文书档案的重要方式之一。机关单位文书档案管理工作看似简单，但其中拥有很多需要注意的地方，无论是文书资料的收集整理，或是资料的使用和储存，各个环节均对相关人员的工作能力和工作素养有了更高的要求，尤其是当代社会中更应加强此方面建设，因此在今后的文书档案管理工作中，相关人员也应具备一定的自我提升意识，在工作中尽量避免因人为失误造成资料的不完整等。

总结

文书档案的科学化管理探讨 篇7

1 科学化管理的措施

1.1 文档一体化

长期以来, 文书处理和档案管理属于不同的部门负责, 档案管理只由档案部门执行, 文书处理和档案管理的分离由于被操作于不同部分以及不同工作者, 就导致了档案管理较容易出现错误, 或者出现文书档案管理程序过于复杂出现, 甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况, 最终影响了文书档案的管理效率, 降低了档案的信息服务功能。鉴于此, 随着社会发展的需求, 文档一体化成为了一种新颖的管理模式, 这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态, 统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程, 从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

另一方面, 文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理工作中的前端任务, 文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此, 文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间, 将使得文书档案管理进行一个更加科学, 有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理, 即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制, 这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后, 形成一个最终归宿和最长久的价值体现, 从而充分发挥文书档案的真正效果。

1.2 基于计算机的文书档案管理

随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现, 使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作, 使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化, 从纸质形式转变为电子资源形式;文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档, 减轻了档案工作者的劳动量, 提高了文书档案管理的效率。另一方面, 传统文书档案管理中, 在归档整理后若要对文件进行修改处理, 就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做, 这就浪费资源和劳动力, 而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题, 文件的修改只需通过键盘操作就可以, 且随时修改显得方便快捷。再且, 基于计算机的文书档案处理, 使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息, 加上网络技术应用, 使得文书档案资源随时可供检索, 大大提高了查准率, 这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离, 实现文档一体化管理的根本办法。

1.2.1 电子文件的归档与接收。

档案的形成是文件有条件的转化, 是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、整理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点, 也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本, 而电子文件所具有的与传统文件的不同特性, 其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署, 数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证, 但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改, 而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定, 完全依靠归档人通过网络上传或复制, 其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录, 以加强档案原始性的认定, 确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据, 不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主, 减少人为干预。

1.2.2 电子档案的存储与备份。

电子档案是现代科技产物, 它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如:文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等, 应采用通用的主流存储格式, 对非通用格式的电子文件, 应提供格式转换功能;对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性, 尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力;电子原件的存储方式也是关键, 应该提供多种方式, 如:数据库存储、目录存储、光盘存储等, 用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

2 提出档案管理工作的要求

2.1 要有高尚的职业道德修养

文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素, 决定了从事该项工作的人员缺乏活力, 一般都是长时间枯燥乏味地工作, 正因为这样, 往往职员从事该项工作时间不长, 缺乏一种积极;另外, 由于文书档案工作毕竟是较沉闷, 职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误, 从而导致了以后所用信息的错误性, 影响文书档案信息的质量效果。因此, 文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养, 应耐得住寂寞、甘于清苦, 从而确保文书档案的准确性。

2.2 拥有专业知识, 提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性, 以及其较强的专业性, 决定了文书档案工作者必须具备专业知识, 拥有较强的档案管理技能。其次, 要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现, 采用先进的管理技术进行档案管理的深化, 如计算机在档案管理中的二次开发等, 以适应档案现代化管理的需求。

2.3 做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性, 其影响力不容忽视, 做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手, 档案的管理工作不仅仅是“管好堆”, 应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上, 要求档案工作者对原有档案应进行核查, 以防之前档案管理工作的失误, 从中发现错误时, 应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理, 从基础抓起。

3 结语

文书档案的科学化管理探讨 篇8

档案是社会发展的记载器,记录着社会发展的各种信息,尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史,反映了以往单位所遇到的问题处理手段,单位建设进展,领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化,采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理,以提高文书档案管理水平,保证文书档案信息的有效性和准确性,从而适应社会发展的需求,这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展,本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议,以提高文书档案的科学化管理,并针对当前发展新形势,提出对文书档案管理工作的要求,并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向,具有较有价值的参考意义。

1 科学化管理的措施

1.1 文档一体化

长期以来,文书处理和档案管理属于不同的部门负责,档案管理只由档案部门执行,文书处理和档案管理的分离由于被操作于不同部分以及不同工作者,就导致了档案管理较容易出现错误,或者出现文书档案管理程序过于复杂出现,甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况,最终影响了文书档案的管理效率,降低了档案的信息服务功能。鉴于此,随着社会发展的需求,文档一体化成为了一种新颖的管理模式,这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态,统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程,从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

另一方面,文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务,文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此,文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间,将使得文书档案管理进行一个更加科学,有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理,即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制,这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后,形成一个最终归宿和最长久的价值体现,从而充分发挥文书档案的真正效果。

1.2 基于计算机的文书档案管理

随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现,使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作,使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化,从纸质形式转变为电子资源形式;文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档,减轻了档案工作者的劳动量,提高了文书档案管理的效率。另一方面,传统文书档案管理中,在归档整理后若要对文件进行修改处理,就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做,这就浪费资源和劳动力,而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题,文件的修改只需通过键盘操作就可以,且随时修改显得方便快捷。再且,基于计算机的文书档案处理,使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息,加上网络技术应用,使得文书档案资源随时可供检索,大大提高了查准率,这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离,实现文档一体化管理的根本办法。

1.2.1电子文件的归档与接收。档案的形成是文件有条件的转化,是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点,也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本,而电子文件所具有的与传统文件的不同特性,其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署,数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证,但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改,而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定,完全依靠归档人通过网络上传或复制,其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录,以加强档案原始性的认定,确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据,不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主,减少人为干预。

1.2.2电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物,它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如:文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等,应采用通用的主流存储格式,对非通用格式的电子文件,应提供格式转换功能;对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性,尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力;电子原件的存储方式也是关键,应该提供多种方式,如:数据库存储、目录存储、光盘存储等,用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

2 提出档案管理工作的要求

2.1 要有高尚的职业道德修养

文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素,决定了从事该项工作的人员缺乏活力,一般都是长时间枯燥乏味地工作,正因为这样,往往职员从事该项工作时间不长,缺乏一种积极;另外,由于文书档案工作毕竟是较沉闷,职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误,从而导致了以后所用信息的错误性,影响文书档案信息的质量效果。因此,文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养,应耐得住寂寞、甘于清苦,从而确保文书档案的准确性。

2.2 拥有专业知识,提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性,以及其较强的专业性,决定了文书档案工作者必须具备专业知识,拥有较强的档案管理技能。其次,要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现,采用先进的管理技术进行档案管理的深化,如计算机在档案管理中的二次开发等,以适应档案现代化管理的需求。

2.3 做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性,其影响力不容忽视,做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手,档案的管理工作不仅仅是“管好堆”,应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上,要求档案工作者对原有档案应进行核查,以防之前档案管理工作的失误,从中发现错误时,应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理,从基础抓起。

3 结语

新颖的管理模式、先进的计算机技术等自然而然地成为文书档案科学化管理的重点。正是基于这点,本文提出了文档一体化、基于计算机的文书档案处理等是实现文书档案科学化管理的有效措施,极大地提高了文书档案管理的效率性和正确性,使文书档案管理工作走上科学化的管理模式,对文书档案的管理工作具有较高的参考价值。

摘要：文书档案是社会发展的记载器,随着文书档案管理模式的更新变化,意味着文书档案的科学化管理已具备了充足的基础条件,如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为重点。基于此,提出文档一体化、基于计算机的文书档案管理等建议,以提高文书档案的科学化管理,并针对当前发展新形势,提出对文书档案管理工作的要求,具有较有价值的参考意义。

关键词：文书档案,科学化管理,文档一体化

参考文献

[1]郑玉清.档案管理工作现代化的新趋向[J].广东档案,2006,20(05):32-33.

现代技术科学化管理文书档案探讨 篇9

一、文书档案科学化管理的必要性

文书档案是档案工作的重要组成部分, 进行文书档案科学化管理十分必要。一是传统管理方法、手段的落后, 直接影响文件和档案质量。在科学化管理文书档案之前, 文书部门等办理完毕的文件材料, 要在第二年上半年移交档案室归档, 文件是否收集齐全、质量如何无法控制, 档案质量无法保证。二是随着办公自动化水平的不断提高, 无纸化办公得以实现, 电子文件成为主流, 如何管理好电子文件, 靠传统的管理方法、手段是办不到的, 只有借助现代化科技技术来实现。三是档案服务层次的不断提高, 对相关信息的采集范围、整合方式、提供利用形式等也需要借助计算机、网络系统来实现。

二、文书档案科学化管理措施——文档一体化

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各部门相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。文档一体化管理, 就是从文书和档案工作全过程出发, 实现从文件生成到归档管理的全过程控制。它包括:文档实体生成一体化管理, 即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直到销毁为止的整个生命周期进行全面管理。实现文档一体化管理后, 档案工作将渗透到文件的形成阶段和文件的使用阶段之中, 形成一个不可分割的整体, 实现从文件到档案的有效转换, 保证了文件信息的不会被遗失或损耗, 减少了重复劳动, 简化了文档管理的工作程序, 提高了文档管理的效率, 更重要的是改变了文件的生成方式和载体特点, 实现了对文件处理的前控性。文档一体化管理通过先进的计算机系统对文件进行筛选、立卷、整理、编目、检索, 利用网络技术, 广泛采用有关站点的数据信息, 使文档实现远程传递, 异地查询和处理, 节约了存储空间和场地, 有利于档案信息资源的开发利用, 发挥信息资源的经济效益和社会效益。

(一) 协同办公系统——文件前端控制

协同办公, 又称OA, 是网上办公的高级阶段, 是利用网络、计算机、信息化, 实现人与人之间的协同、协作, 一个任务的同步互动。这里所说的协同办公, 狭义指三级责任主体下, 对公文的协同处理, 可实现跨地域、跨企业、企业内各部门间的即时协同。在协同办公系统之前, 公文处理和档案管理是两个互相独立的管理系统, 文书及职能部门只对公文处理运转负责, 处理完毕的公文质量如何、是否归档等关心不多, 认为是档案部门的事;而档案部门对公文的制发、流转等前期工作根本无法控制, 难以保证公文的质量, 工作较被动。协同办公则利用计算机辅助档案管理的功能延伸到公文处理阶段, 处理完毕的公文, 直接归入档案管理系统, 实现公文处理系统和档案管理系统的无缝链接, 系统严格规定了公文处理的工作流程, 每个节点都有管理痕迹, 从公文产生到运转的每个环节, 特别是从公文向档案转化的关键环节上, 都体现档案工作的要求, 如公文处理中录入的文件信息:年度、标题、责任者、收发文字号、主题词、日期、附件信息, 以及公文处理单、发文稿纸等均为档案管理系统中输入信息, 因此, 公文处理阶段就为档案管理阶段做好了必要数据准备避免了文件归档不齐全、检索利用困难、质量难以控制等问题, 从而保证档案信息的齐全、准确和及时。

(二) 档案管理系统——文档管理中心

档案管理系统的主要功能是基于计算机及其网络技术, 管理、检索档案信息用计算机操作代替以往繁琐的人工操作起到科学管理文书档案作用。

1. 文档收集程序化。

文书产生于各职能部门管理过程, 协同办公系统的运用, 使各部门的管理文书, 通过标准化、规范化、程序化流程管理, 统一归集到档案管理系统, 实现文档收集程序化。这种收集方式, 不仅收集了文书处理阶段所有文书条目信息, 而且文书处理单、附件信息连同电子文件均一同收集归档, 完整地保存了文书档案信息。

2. 文档整理科学化。

基于协同办公系统的档案管理系统, 实现了文档一体化管理, 文书档案整理更科学、更规范。一是整理时间更科学。传统纸质文书档案一般在第二年第一季度集中收集, 然后根据整理方案进行分类整理, 整理时间相对集中, 整理变的繁琐, 过程拉长, 易出现错误。基于协同办公系统的档案管理系统, 随时接收处理完毕的公文, 档案人员可以每天同步整理归档文件 (电子) , 文书档案整理分散在每一天, 避免了扎堆处理。二是整理方法更科学。文书档案整理过程中档案分类最关键, 也是用时最多环节。在进行纸质文档实体分类整理时, 文件因散乱摆放, 整理时不能很好把握文件的有机联系, 若要对归档整理后的文件进行排列修改处理, 需要调整多份文件, 造成重复劳动, 工作效率低。而采用计算机进行文书档案整理根本不会出现该问题, 档案的整理操作过程均由计算机进行, 档案的插录、调件只需通过键盘操作就可以, 且可以批量修改, 随时修改显得方便快捷。

对于非文件性文书档案 (不走协同办公系统) , 如会议纪要、合同协议、招投标文件等材料, 在收集归档时, 可连同电子目录一起收集, 在excel电子表格下进行编辑, 根据档案管理系统录入信息内容, 设置电子表格栏目, 待所有内容填写完毕, 再通过档案管理系统特有的数据转换功能, 一次性全部导入档案系统。电子表格强大的编辑功能, 可以使文书档案整理变的灵活而快捷。

3. 文档利用和服务网络化。

档案的价值在于被利用, 实现档案价值的手段是档案服务, 档案价值实现是档案利用与档案服务的共同结果。随着计算机技术和协同办公系统的应用, 网络成为人们获取信息的最重要的平台之一, 档案数字化成为档案工作的大趋势, 被动的、手工式的档案提供利用方式逐步被主动的、现代化的档案服务方式所替代, 人们完全可以借助档案管理系统管理和利用所需档案, 实现信息资源共享, 提升档案服务能力。

三、现代技术管理对档案人员提出更高要求

随着计算机和信息网络技术在档案工作中的应用和发展, 对于档案管理人员的业务知识、科学知识以及管理、操作能力等方面都提出了新的更高的要求。

一是档案基本知识要求。档案管理是门综合性学科, 涉及面广, 不仅要有一定的文史知识和语言文字功底, 从发展的眼光看, 还应具有多语言知识, 对档案的整理和编研, 掌握其发生背景, 大力开发档案信息资源有重要意义。

二是档案业务知识要求。鉴于文书档案工作对服务对象的重要性, 以及其较强的专业性, 决定了文书档案工作者必须具备较强的专业知识和管理技能。特别在企业, 还需要了解其生产过程, 熟知各职能部门职责, 这样可以掌握各职能部门产生那些材料, 对材料的真实性、可靠性进行鉴别, 对提高档案质量具有重要作用。

三是现代技术知识要求。经济发展迅猛, 科学技术运用到档案管理中的信息内容也越来越多, 计算机和网络知识渗透各领域, 档案人员应跟上科技发展的步伐, 掌握相关的现代科技技术, 学会熟练运用技巧, 用现代化科技技术管理档案, 以提高工作效率。

四是职业道德素质要求。档案是历史的记录, 保持其真实性尤其重要。档案人员要有高度责任感和职业道德, 坚决维护档案的真实完整, 自觉树立法制观念, 加强法律意识, 对任何威胁档案内容真实性的举措严厉打击, 不损毁丢失档案, 保护国家和企业的档案安全。其次, 要爱岗敬业。干一行爱一行专一行, 积极主动地工作, 在工作中体现自己的人生价值。

摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分, 科学管理文书档案十分必要。随着计算机技术以及办公自动化 (OA) 技术的发展与应用, 文档一体化得以实现, 协同办公、基于计算机技术的文书档案管理逐步取代了传统文书档案的管理模式, 本文主要从协同办公系统、基于计算机技术的档案管理系统探讨文书档案的科学化管理。

企业文书档案管理滞后性探讨 篇10

1 企业文书档案管理现状的滞后性

近年来, 随着电子计算机技术在企业档案管理中的深入运用, 企业档案管理信息化逐渐成为了现代企业发展的重要组成部分。但从总体上看, 目前企业文书档案在制度化、规范化等方面距离现代企业发展要求还存在一定的差距。滞后性的发展水平不仅影响了档案管理的质量, 更制约了企业的现代化发展进程, 这主要表现在:

(1) 文书档案收集工作的滞后性。企业文书档案的收集是档案管理工作的基础, 也是企业档案信息资源集中化、标准化管理的重要环节之一。由于文书档案资源来源分散且广泛, 加之不同业务部门对档案材料的收集要求不同, 导致了文书档案收集的标准不统一, 材料不完整、不全面, 给日后企业查考编研工作的顺利开展带来了阻碍。同时, 由于不同业务部门对本部门所产生的文书档案重视程度不同, 使得档案收集工作整体推动较为困难, 工作进度缓慢, 影响了档案的及时归档。

(2) 文书档案开发利用的滞后性。企业文书档案的开发利用是企业档案工作的最终目的, 也是企业档案工作开展的中心。一些单位只是将过时的文件材料收集存放在档案室, 忽视了对其的开发利用, 造成大量信息资源的闲置。一些单位尽管已经开发了档案利用系统软件, 但是对档案系统的深度开发还不够, 使档案管理系统检索与纸质文书档案查询的衔接上存在不便。

2 企业文书档案管理滞后性的原因分析

从表面看, 企业文书档案的形成需要经历收集、整理以及开发利用三个环节, 且每个环节都需要较长时间, 这在一定程度上使文书档案管理的滞后性成为必然, 但企业文书档案管理的滞后性还存在以下几方面的原因:

(1) 档案管理意识淡薄。由于文书档案管理工作见效慢、需求较少, 且日常工作繁复冗杂, 使得领导和档案管理人员对档案管理工作不够重视, 工作态度不够积极。

(2) 软硬件配置不到位。一些单位和部门没有设立专门的场所对档案文件进行妥善保管, 且没有配置专门的除湿器、打印机等设备, 无法从硬件上保证档案文件的安全性和完整性。而档案软件与其他业务管理系统之间的衔接问题、档案软件的及时更新升级问题等, 又使档案管理的软件开发滞后于实际需要。

(3) 管理制度不够健全。尽管一些企业下发了档案管理的相关制度文件, 但是制度文件的实施细则却与实际工作存在脱节, 无法科学指导企业开展各项档案管理工作, 且在工作中没有明确的考核反馈办法。部门与部门之间存在扯皮推诿、权责不明的现象也就见怪不怪了。

(4) 队伍建设不够完善。从外部看, 由于企业组织结构的变更、干部调动、人员离职等因素, 使得企业档案管理队伍的构成不够稳定。从内部看, 企业档案管理人员素质参差不齐。一些新进档案系统人员存在业务不熟悉, 基本技能差, 影响了档案管理的规范性;一些“元老级”管理人员创新精神不够, 无法适应现代化管理要求。

(5) 企业档案文书管理的管理基础普遍较差。企业档案文书的管理一直以来处于闭门造车的封闭式发展状态, 对档案管理的要求和原则几乎只有一条, 即不丢失原则, 但是, 不同的时期对档案的归档和质量的要求标准都不同, 这种过于守旧的归档模式不能适应时代的发展, 在加上企业文书对档案管理不够重视, 造成了企业档案管理人员的整体水平还是停留在缺乏现代化的层面, 长此以往, 就形成了目前企业档案管理较差的局面。

(6) 企业档案管理在文书工作与文书档案管理交接的过程中存在较为严重的问题。在实际的企业档案管理过程中, 文书与档案是实行的分管制度, 因此, 在二者交接的过程中造成了很多脱节、档案的丢失等现象。造成这种问题的原因一是由于工作人员的管理意识淡薄造成, 二是由工作人员缺乏较为专业的档案管理知识形成的。由于档案管理工作者对文书人员的监督不够严密, 经常造成档案的收集范围不明确、档案的用纸不合格、装订不规范以及编号不正确等诸多的现象, 文书的工作质量直接影响了整个档案的收集整理进度。

(7) 很多企业的文书档案使用率较低, 对档案的利用效果不理想。一方面是由于很多企业仍然没有将对档案的管理实行网络化的挂历造成的, 另一方面是由于工作人员的专业素质较低造成的, 因此, 给文书档案管利用造成了很多阻碍。

3 优化企业文书档案管理的对策

(1) 加强企业领导对文书档案管理的重视。领导对文书档案管理的重视是企业文化档案更好地发展的前提, 只有企业领导意识到档案管理的重要性, 文书档案管理才有发展的可能。企业领导要加大对档案管理的投入, 比如有关档案设备的购买, 技术的投资, 对管理人员的培训等等, 从根本上提高档案管理人员的工作积极性。再者, 还要通过不断提高企业各部门对档案工作的认识, 为文书档案管理工作做好积极的配合工作。

(2) 企业要做好文书与文书档案之间的协调工作, 理顺二者之间的关系。虽然文书工作与文书档案管理工作是紧密联系的, 但是, 二者之间是不同的, 文件隶属于档案, 是档案的一部分, 而档案是文件的归属, 而文书工作的主要任务就是将文件分别整理、理顺之后归入相应的档案之中。因此, 文书工作的质量高低直接关系到文书档案管理的效果。因此, 对文书档案的工作人员必须具有较强的档案管理意识, 能够虚心地接受专业档案管理人员的监督与指导, 并且能够遵纪守法, 按照企业相关的法律法规, 在实际的工作中通过认真的执行和完善立卷归档制度, 保障每一份文件都能够准确、及时、完整地归入相应的档案, 当然, 对档案还应该进行科学的分类, 使文件之间能够形成独立与联系的统一。

企业管理部门还应该针对档案管理建立专门的管理制度, 随时关注档案的收集与整理工作, 一定要严格按照档案的归档程序进行审核, 对不符合要求的坚决不能入档。同时, 对一些档案的利用, 一定要按照相关的借阅手续进行办理, 确保按时归还。

(3) 加强档案管理意识。在企业内部开展广泛的、多种形式的档案宣传和教育工作, 能够普及档案管理的相关知识, 提高企业员工对档案管理的了解、认识和支持程度, 为企业文书档案管理工作营造健康、有序的环境, 促进企业文书档案管理各项工作的顺利开展。

(4) 建立健全档案工作管理制度。将档案管理工作纳入业务部门考核范围内, 并实行档案工作责任制管理。对档案收集工作时限、质量要求、完整性等方面内容进行明确, 并制定切实可行的考核办法, 严格执行, 从而形成对档案管理的全流程监督。

(5) 建立企业档案管理网络体系。构建以企业档案部门为中心, 各部门为二级机构的全方面、全员、全覆盖的档案管理网络体系, 明确企业档案部门以及各业务部门档案主管领导, 逐级开展落实文书档案管理工作。

(6) 提高企业档案管理人员素质。定期组织开展多种形式的档案专业知识和业务的培训, 尤其是档案信息化管理的相关培训, 提高企业档案管理人员对档案工作的重要性认识和业务操作技能水平。培训对象不仅要包括档案部门专职人员, 更要包括业务部门档案收集、整理的兼职人员, 实现企业档案管理人员队伍素质的整体提高。

参考文献

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[2]顾艳冰.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].科技致富向导, 2014, (15) .

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[4]李辉红.试论文书档案管理中存在的问题与对策[J].广东科技, 2009, (02) .

[5]黄静虹.关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息, 2013, (01) .

[6]李金莲.对现代化文书档案管理的思考[J].新西部 (下半月) , 2009, (03) .