如何做好文书档案管理工作

2023-01-11

正文:

1 水电厂文书档案管理的意义

文书方案的概述就是在企事业单位和机关、团体中, 日常的行政事务管理活动中形成的, 其是从通用文书方面转化而来的一部分。常用包括命令 (令) 、请示、决定、通报、批复、通知、函、纪要、意见、签报等。水电厂的文书档案是水电厂各项经营活动的记录, 是对以往的真实再现, 汇集了水电厂发展的大量资料和信息, 不仅对水电厂回顾发展有着重要的作用, 对于水电厂关于未来的发展前景提供了可借鉴的经验记录。水电厂文书档案的管理完善, 将水电厂以往发展的各项工作用文字记录下来, 形成档案并根据不同的类别分门放置, 有利于水电厂在生产经营活动中出现问题时及时、准确、快速地找到问题关键点, 为迅速解决问题提供了可能。从水电厂的文书档案中, 可以找到水电厂过去发展的轨迹, 可以为水电厂未来发展提供可供借鉴的资料和数据, 使得水电厂的管理层在做决策时能够更加有针对性和准确性。

2 水电厂文书档案管理工作的特点

2.1 文书档案内容丰富

在水电厂中, 文书档案是对各项工作进行具体的记录, 其涉及到的方面较为广泛, 因此其档案的内容是非常丰富的。在文书档案中, 囊括了电厂及其上级部门下派的各种正式性的文件, 电厂与其他方面签订的一些合同文件, 在文书档案中也包含了协议, 主要有录像、录音、照片及文档的形式。

2.2 管理的重点在于收集、保存资料

文书档案的管理对象一般是出现的事件、人事等过程的记录和物品的存档。一般情况下, 管理工作者将以上事件以实质或是纸质的形式加以记录, 并在档案室中将其分门别类的进行收藏。通过管理文书档案中的内容, 一些重要的信息就可以被记录下来, 作为水电厂后期可以引以借鉴的重压资料, 为一些关键决策作出参考作用, 因此, 收集和保管文书档案成为了工作中的重点, 在保管中必须加强档案的安全性和完整性。

2.3 文书档案管理与文书工作关系密切

文书档案的实际工作就是形成档案的过程。文书工作包括了信息的收集、等级、运转和存档等。所以, 文书工作和文书档案的保管工作之间的联系是非常密切的, 在文书工作进一步的基础上进行整理收集、统计保存档案的工作就是文书档案的管理工作, 起可以为使用人员提供文献的使用和检索服务。档案是从书面这个脱离出来的, 档案管理的前提和基础就是文书工作, 文书部门要在水电厂中的信息进行整理后按时交给文书档案管理部门进行保管工作。

3 水电厂文书档案管理当中存在的问题

3.1 文书档案管理制度不规范。

目前我国大部分的企业都没有专门的档案管理部门, 都将文书档案管理的发展归于综合办公室。办公室在平时的时间内起任务较为繁杂, 资料数量较多。因此在平时的工作中很难讲文书档案进行单一的整理管理;或者是相关人员在用完资料后并没有及时的将资料放于原来的位置, 加之办公室工作人员对于文书档案管理工作的重视程度不足, 使得文书档案经常会出现丢失的现象。在此种形式下, 文书档案管理的不足会使得企业与发展趋势不相符, 使得文书档案的利用不充分, 严重情况下还会给水电厂带来阻碍作用。

3.2 档案管理人员专业素养有待提高。

目前。我国水电厂, 没有意识到文书档案管理工作的重要意义, 使其并没有指派专人进行档案的管理发展。一些管理人员其自身素质和文化水平不高, 严重阻碍了水电厂文书档案工作的进行。目前, 我国一些水电厂的管理人员缺少系统各专门的培训, 知识结构和企业的发展严重不符, 加之对于新知识的不了解, 影响了档案管理工作效率, 阻碍了文书档案工作的可持续发展。

4 提高水电厂文书档案管理水平的有效对策

4.1 领导重视, 是文书档案管理水平得以提高的前提。

在文书档案的管理工作中, 必须加强领导的重视程度, 这样就能为管理工作指引出正确的方向。档案管理人员要加大对于文书档案的宣传工作, 可以痴呆呀专题研讨会、发放员工手册、开展主题拓展活动及板报宣传等不同的方式和途径, 在员工的日常生产生活中加大《档案法实施办法》等法律法规的融入。

4.2 做好细节工作。

文书档案的管理还要制定出相应的制度, 从细微的环节入手, 进行管理工作。要挑选出具有较高的职业素养和保密意识及具有较强责任心和义务感的人员进行重要文件的保管, 避免文件内容的泄露。在文件的记录工作中要依据种类的不同分别记录, 不能出现漏记和记录错误等现象。

4.3 建立和完善文书档案管理机制。

伴随着经济市场的发展迅速, 档案管理要与时俱进, 其管理运行的机制必须与当前市场经济的发展相符。在一定程度上来讲。档案管理可以促进社会主义经济的迅速和健康发展, 所以, 为了确保经济社会的和谐发展, 相关部门要进行科学化的档案管理工作, 依据相关的规章制度, 安排专门的人员进行管理工作。此外, 为了提升管理工作的效率, 提升工作人员的工作积极性, 就要设置科学的激烈机制, 确保实现科学化的管理。

4.4 提高文书档案管理人员的综合素质。

档案管理工作的连续性较强, 管理人员必须学习规章制度和基础性业务的相关知识, 在日常的工作的不断积累工作经验, 将管理工作做到完善。所以, 实现案管理科学化的重要方法之一就是提升管理人员的综合素质。管理人员要持续学习专业的档案管理知识。并做到熟悉掌握资料的收集、整理、归档等方面的技术能力和知识, 在具体的工作中不断完善自身素质建设。除了上述内容外, 还要进行档案管理工作人员的额培训工作, 不断的更新和完善其专业知识, 提升其业务管理水平, 最终实现规范化文书档案管理。

4.5 强调多部门间的共同合作不同的单位所包含的基层部门不同, 这些部门所收集的资料就是文书档案。

所以, 文书档案工作的管理人员就需要对各部门之间的联系加以明确, 在多个部门之间进行交流合作, 在各个部门之间形成交流沟通的桥梁, 这样就可以确保文件资料收集工作的完整性和及时性。在日常的工作中, 文书档案管理人员要积极的观察各部门之间的动向, 认真钻研做好文件收集工作的方法, 一些具有较高使用价值的资料要做到在第一时间进行收集存档, 避免在后期丢失, 以此确保档案管理工作的时效性。

5 结束语

水电厂的管理水平和工作效率在一定程度上取决于文书档案的管理工作, 其管理水平的衡量指标就是文书档案的管理。所以, 相关部门要加强对于文书档案管理工作的认识。在日常的工作中, 加强部门之间的合作交流。认真收集, 建立健全管理制度, 以此提升文书档案管理工作呈现出标准化和规范化, 提升档案的利益效率, 确保书电厂的良好发展。

摘要：在我国的水电厂中, 开展各级领导和党组织工作的主要依据就就是文书档案的管理工作, 起也可以将水电厂的经营业绩和管理方法进行完成的记录。依据文书档案中的内容可以将行业和国家的政策法规加以了解。目前我国的文书档案已经趋向了数字化和网络化, 要想不断的适应办公室工作的变化形式, 就需要加强文书档案管理工作的网络化、数字程序化及规范化的发展。

关键词：文书档案,档案管理,管理工作