新时期文书档案管理工作的思考研究

2022-10-07

新时期, 文书档案管理是档案资源体系中极为重要的组成部分, 它对整个社会发展的记录都有很大作用。要想改进新时期文书档案管理工作的办法, 首先应该了解新时期的文书档案管理工作中存在的主要问题, 下文将从案卷的质量关、改“卷”为“件”的局限性等方面进行分析。

一、新时期文书档案管理工作存在的主要问题

在传统的文书档案管理工作中, 通常采用手工的方式进行检索和管理, 其整理方式主要是以“立案”为主, 这种管理方式有一定的逻辑性, 也能展示出立卷的特色, 为检索案卷提供必要途径。经过这样的档案管理行为可以实现快速搜索, 并且实现手工搜索效率的快速提升, 但是这种手工的档案管理形式也存在很大的问题。

(一) 案卷的质量关是文书档案管理的难点

立案工作方式比较繁琐并且没有一定的规律性, 导致文书档案管理中工作量很大并且很复杂, 所以案卷的质量关成为整个档案管理的难点和重点。立案的定期归档是整个档案管理中最重要的内容, 在这一程序中需要文书档案管理人员在特定时间集中大量的人力和物力进行整理工作, 但是实际上并不会带来太大的文书档案质量的提升。随着科学技术在文书档案管理中的应用, 计算机逐渐代替手工来完成文书立卷工作, 整个工作程序都有了相当大的简化, 工作效率得到很大提升, 同时文件也没有受到太大破损, 基本上保持了原来的面貌。但是依然没有达到彻底地简化整理的目的, 特别是在案卷的质量关上还是需要花费大批的人力和物力, 所以需要进行继续改革来达到彻底地解决这一难题的的目的。

(二) 改“卷”为“件”手工模式下无法发挥作用

随着科学技术的发展, 文书档案管理工作中也在不断加大对科技的运用, 档案一体化成为文书档案管理的必然趋势, 但是目前我国档案管理的现代化还不是太完善, 总体水平还属于比较落后的时期。以前通过“卷”来查询, 如果没有查到所需的文件, 可以依靠目录索引查询, 通过改“卷”为“件”后, 文件检索的程序很单一, 往往只可以查到归档目录, 无法通过归档目录查到文件, 对于是否存在此类文件更无法进行主观判断。在文件进行归档时, 登记方式主要采用发文簿或者收文簿, 这种登记方式导致查找途径效率太低, 在实际工作中很少进行应用。同时有可能发生发文日期和文号不正确的现象, 这样就只能进行逐一翻找而没有其他办法进行检索, 导致大批人力和物力的投入。收发文阶段的归档文件也很混乱, 需要归档文件和不需要归档文件经常混在一起, 导致必须对它们进行一一标识。所以需要文书档案管理人员提出更好地检索方法, 提高文书档案管理的工作效率。

(三) 改“卷”为“件”需要依赖计算机管理

随着科技的发展, 文书档案管理工作中逐渐引入了计算机管理技术, 这是时代的要求, 也是文书档案管理改革的要求。通过计算机技术可以提高文件的复制和录入效率, 同时也不会严重影响检索的便利度。计算机技术最大的优势就是减少人为因素产生的误差, 提高档案管理的准确度。但是由于计算机只适合单份文件的保管, 所以并不是所有的档案都适合使用计算机。这主要是因为单份文件具有很强的独立性, 通过计算机管理可以实现查询文件信息的功能, 改变了传统文书档案管理的方式。其他类型的档案没有独立性, 就需要具体情况具体分析, 不能通过计算机实现。

二、针对新时期文书档案管理工作中主要问题的应对措施

科技化和信息化是时代发展的潮流趋势, 对于文书档案管理也是一样, 应该在工作中充分运用信息化技术, 顺应这个时代的潮流。所以目前如何在文书档案管理中运用现代化的科技成果是提高整个文书档案管理的关键, 最终实现真正的文书档案管理信息化。通过笔者多年从事文书档案管理工作的经验表明, 把办公自动手段应用到文书档案管理中可以提高整个办公效率, 实现办公文件快速传递, 达到文件信息共享的目的。

但是由于办公自动化中的电子文件存在一定的安全风险, 这就需要文书档案管理具备一定的办公自动化技术, 同时可以采取一定措施来提高年龄偏大的文书档案管理人员的计算机技术, 从而提高文书档案管理的安全系数。首先, 可以把文书档案管理的办公系统设置为内网, 并且与外网进行隔离, 并且在二者之间设置物理隔离装置, 这种方法是目前比较有效和经济的方式。其次, 可以设立防火墙, 因为防火墙有一定的认证设置可以起到保护的作用。再次, 可以对文书档案管理人员进行一定的电脑知识培训, 特别是在计算机电子邮件的使用上。最后, 要加大对文书档案管理的设备投入, 为文书档案管理提供一个比较好的硬环境, 并且要培训文书管理人员尽快对设备的熟练操作。

通过以上分析可以看出, 新时期文书档案管理中存在着案卷的质量关是文书档案管理的难点, 改“卷”为“件”手工模式下无法发挥作用, 改“卷”为“件”需要依赖计算机管理等问题。为了解决这些问题, 可以将文书档案管理的重点放在办公自动手段应用上, 提高文书档案管理的信息化水平和管理人员的计算机技术, 这样才能做好文书档案管理工作。

摘要：新时期的文书档案管理工作中存在案卷的质量关, 这是文书档案管理的难点, 改“卷”为“件”的手工模式下无法发挥作用, 改“卷”为“件”则需要依赖计算机管理等问题。本文针对新时期文书档案管理工作中主要问题提出了应对措施, 以供广大文书管理工作者参考。

关键词：文书档案管理,改卷为件,计算机管理