浅谈强化文书档案保密工作的基本途径

2022-09-11

1 我国文书档案保密工作中存在的问题和不足

1.1 文书档案保密管理信息化建设工作一直处于较低水平

现在随着时代的发展和人们需求的改变, 各大企业文书档案工作都做出了一定的改善, 但是传统思想对其的影响是非常长远的, 直到现在还是有一部分企业文书档案采用的是年度归档的旧方式, 并且关于整理归档、查阅借用等的规章制度完整性很差。除此之外, 文件归档等一系列的工作环节, 还是坚持的人工手动操作, 增加了出错的可能性。同时, 在个别企业能够发现不设置专门文书档案员的情况, 该职务一般是由职能部门人员兼职, 这部分人因为接受专业且系统的文书档案知识学习较少, 在现代文书档案信息化要求面前力不从心。

1.2 关于文书档案保密管理制度建设工作存在的漏洞

部分企业方案意识有待提升, 一些必要的管理原则, 比如文书档案保密管理原则、保密的具体方式等等都没有形成制度化的文件, 并且和文档管理相关的收集、整理、保管等细化内容几乎不会涉及, 各级领导对于文书档案保密管理工作不够重视, 没有明确的监督分工, 导致监督工作落实不到实处。除外, 部分企业虽然制定了文书档案保密管理制度, 但是无论是基层的工作人员还是相关领导, 都这些管理制度的熟悉度让人担忧, 更不会将制度中的标准和要求落实到实际工作中去, 最终导致文书档案保密管理制度建设一片混乱。

1.3 领导和基层员工的保密意识都需要进一步提升

在新的历史时期, 无论是企业领导还是文书档案保密管理人员, 对企业文书档案保密工作的重要性始终没有一个清晰、全面的认识, 所以两者的保密意识都比较差。一些企业的部分领导甚至都认为, 只要能够满足自己的查阅, 并且在有需要的时候能够直接复印相关文书档案就可以, 没有必要制定合理的审批手续, 但是实际情况却是一些需要保密的文件在被人们使用后做不到及时的归档, 企业机密以这种方式被泄漏的情况非常常见, 需要我们重视起来。

2 强化文书档案保密工作的基本途径

2.1 与时俱进, 对档案保密和便捷两者之间的关系有正确的认识

在具体工作中, 机密档案顾名思义肯定是需要保密的, 这是对国家和集体利益负责的一种表现, 但是保密的目的之一是为了更好地为国家和集体服务, 是要被利用起来的, 并且需要在一定的时间、地点和范围限制内完成, 如果只将档案进行保密却从不利用也就失去了这份档案保密的意义和价值。但是作为一名工作人员我们必须明白, 利用这个条件的成立是建立在保密工作基础之上的, 毫无限制的利用只会歪曲档案的真正含义并且还会造成意想不到的危害。因此, 对于档案工作者来说, 对于保密和利用两者的关系一定要辩证来看。为了确保档案资料在被保密的基础上得到充分合理的利用, 首先要认真做好档案的开放工作。开放档案并不是指的不再保护国家的秘密, 而是指以有关保密法规的严格落实、执行为基础的秩序井然的开放档案的行为。面对这样开放的平台, 才能帮助公众更加顺利地获取政府信息, 从多个方面给人们获取信息提供了便捷, 但是这项工作的开展是一件非常系统的事情, 作为相关工作者一定要对制度和法律有全面认识, 并认真落实下去, 将档案审查等相关配套工作一丝不苟地完成, 有效推动保密档案的利用工作。

2.2 不断优化文书档案保密工作的技术手段

通过观察不难发现, 现代企业档案管理信息化进程发展迅速, 一些先进的信息技术被应用到现代化的文书档案管理工作中去, 作为文书档案管理工作的文书档案保密工作同样需要不断加强技术支持, 以便应对更加先进的窃密手段, 保护国家和集体的利益。首先, 企业要积极引进先进的网络信息设备和技术。现在企业中有些网络安全防护能力水平低下, 所以其档案应用系统被攻破的可能性非常大, 一些机密文书档案就随之被泄露出去, 为了避免这种情况的发生, 我们需要根据实际情况引进先进的技术设备和手段。其次, 加大研制、开发及应用文书档案保密技术、防范装备等的力度。想要从根本上保证网络信息的安全性, 只引进信息技术是不可能的, 而是需要对这些技术进行改造同时再展开有效的管理, 这样才能紧跟时代步伐, 保证现代企业在文书档案保密工作技术方面的先进性。

3 对现有的文书档案监督机制进行完善

首先, 企业要建立健全文书档案保密工作制度。企业想要获得长久的发展离不开制度的“庇护”, 为了更好地做好文书档案保密工作, 我们要根据实际需要, 不断建立和健全文书档案保密工作制度, 但是必须强调, 制度的制定是建立在一切从实际出发的原则上的, 这样才能保证制度的可行性和有效性, 规范档案工作行为, 不断加强保密工作。与此同时要切记, 时代和企业都是处于不断变化发展中的, 我们制定的规章制度也要紧跟发展不断做出相应的调整, 实事求是, 与时俱进, 确保文书档案保密工作能够在实践中不断被完善和更新, 进而全面促进我国保密工作的发展。其次, 企业要有效完善监督管理机制:其一。务必在办公区域安装一些先进的监督设备, 这样可以方便对文书档案的查阅、利用和管理等人员进行监督;其二, 不断完善各种监督制度。常见的有企业涉密文书档案的调阅管理等等, 需要严格制定管理制度, 任何人都没有权利在没有经过批示的情况下对档案进行调阅;其三, 认真明确监督职责。建立健全档案管理人员监督体系, 通过各种各样的方式和途径对文书档案的各个环节进行检查, 目前常见的方式有突击检查、专项检查, 从多个角度不断加大监督管理制度, 在检查的过程中一旦发现违法违规行为, 一定要依法进行查处, 任何人都不能有例外, 全方位做好文书档案保密工作。

摘要：在企业全面发展的过程中, 越来越多的人意识到文书档案保密工作的重要性, 其保密工作开展的好坏和企业的发展有着千丝万缕的关系。尤其是在新的形势下, 我们需要不断强化企业文书档案保密工作, 以期能够有效促进企业的发展。本文从强化文书档案保密工作的基本途径展开一系列的讨论。

关键词：文书档案,保密工作,基本途径