做好高校文书档案工作的几点思考

2022-11-08

档案工作是高校管理工作的重要组成部分 , 是办好学校的重要基础 , 是衡量一所学校管理水平的重要标志 , 是维护学校历史真实面貌的重要工作 , 更是教学、科研及管理的重要记录。文书档案是高校档案的来源 , 做好文书档案工作是做好学校档案工作的基础。笔者仅以一名普通高校档案工作者的工作实践和经验, 谈谈对高校文书档案工作的几点粗浅认识。

一、领导重视是做好文书档案工作的前提

档案管理工作在高校管理工作中一般处于非主流地位, 对于这样一个非主流地位的工作, 从学校领导到广大教职员工, 在思想上都没能引起足够重视, 特别是没能得到领导层的关注与支持。众所周知, 很多工作若没有单位高层的支持将难以获取必要的资源推进, 从而影响到工作的开展。档案工作者要以一种积极主动的态度来改善此种状况, 可以通过把编制好的《学校年鉴》《学校大事记》及学校其他重要统计数据等提炼汇编, 在确保数据简明、可靠、准确的前提下, 给校级领导人手一份, 为他们的决策提供参考;还可将档案利用效果显著、特别是对学校声誉有正面影响的档案利用实例汇编成册, 提供给校级领导, 让他们了解档案的重要作用;此外, 还可从照片档案入手, 将领导在视察、指导、调研等主要公事活动中拍摄的照片提供给他们, 等等。通过多渠道、多角度让学校领导层了解档案工作, 增强他们的档案意识, 引起他们对档案工作的重视。一旦校领导重视档案工作, 他们首先会身体力行, 以身作则, 如外出开会具有保存价值的材料、信函等, 他们会主动交给办公室兼职档案员存档, 而这些材料往往收集不易, 且非常具有存档意义。其次, 对于档案人员、经费、设备投入等方面, 他们也能理解与支持。最后, 在档案制度化、规范化的建设上, 他们也能给予一些全局性的建议, 这样, 档案工作才能进入良性循环。

二、健全、合理的规章制度得到有效执行是做好文书档案工作的基础

在国家出台的各种规章制度的前提和基础上, 根据学校的具体情况, 按照完整、准确、安全、实用的基本要求, 制定出确实可行的, 具有约束力和可操作性的管理办法和奖惩制度。比如, 我校于2000年建立了船员教育和培训质量体系并通过质量体系审核认证 (ISO90001) , 通过内外部审核, 加强对工作过程和质量的监控, 秉承“有行为有记录、无记录无行为”原则, 制定了切实可行的《公文管理规定》, 明确了公文的种类、格式、收发文办理、行文程序以及电子公文的管理及归档要求;制定了《文书档案归档范围及保管期限表》, 明确了各部门文书档案的归档内容和保管范围;制定了文书档案的《归档文件整理实施细则》, 明确了归档文书档案的具体操作方法和细节。通过质量体系校内互审和校外审核的长效监督机制, 不断提高制度的可行性和实用性。此外, 由于档案管理的专业性较强, 且与大部分学校的业务没有直接联系, 档案馆人员没有提高专业素养的内部渠道, 因此, 还应该注重智力投资, 建立健全的在职教育培训制度, 为档案工作者提供各类相关的培训与再教育平台。比如, 可以在相关的制度和办法中, 明确规定档案工作者要参加接受上级档案管理部门的专业培训, 每种培训要保证多少个课时, 如果没有完成有什么惩罚性措施等等。

三、档案管理人员的能力与责任心是做好文书档案工作的关键

众所周知, 人的因素是一切工作成败的关键。档案工作者要对档案工作有职业认同感, 热爱档案工作, 脚踏实地, 切实负起工作责任。要想做好文书档案工作, 档案管理人员的能力与责任心尤为重要, 在实际工作中应该做到以下几点 :

(一) 勤于与办公文书人员和信息技术员沟通, 互相学习。办公文书与文书档案既相对独立又密切联系。办公文书是文书档案的基础和前提条件, 文书档案是办公文书的归宿。办公文书质量的高低直接决定着文书档案质量的好坏。因此, 档案管理员应积极主动向办公文书人员学习公文写作基础知识, 了解文件格式、字体是否符合规范等基本知识;学习来文流转程序。而办公文书人员也应该学习文书档案归档的一些基本要求, 比如, 字迹要符合耐久性原则等, 文件完整包括哪些方面才符合归档要求等。此外, 在现代文件一体化管理系统背景下, 档案管理员还应与信息技术员多沟通, 将平时工作中使用软件的体会与不断出现的新要求与信息技术员分享, 让他们不断改进系统功能, 使之能更加有效地提高工作。优秀的文书档案管理员应该是集文书管理人员、档案管理人员和信息技术人员为一体的综合人才。

(二) 做有心人, 注重细节, 切实提高归档文件利用价值。要想工作做得比别人好, 就要比别人更用心, 更注重细节。细节做得好, 往往能为整个工作质量起到点睛作用。根据近几年我校文书档案查档利用的实践来看, 许多行文“有请示无批复”, 而查档者往往更需要“批复”, 没有批复结果的文件即使转化成了档案也会导致利用效果不佳。对此, 我们将所有请示文都反馈回经办部门, 要求他们落实结果。有请示无结果的, 要求经办部门在文件上写明情况并加盖部门公章;有请示有结果的, 要求附上批复文件或其它形式的批复结果。这样做即使时间久远, 也能有据可查。而要想做到这么详细, 需要档案管理员具有高度的责任心, 才能办得到。一旦办到, 就是工作亮点, 是工作责任心的体现。

(三) 做好平时收集、统计工作, 全面提高工作效率。档案工作者要注重材料的平时收集。应特别注意新业务资料的收集。这就要求我们的工作方式不应该是默默无闻地坐等, 而是要主动走出去, 勤于与各部门兼职档案员沟通, 了解各部门的工作新思路, 新动向, 做到心中有数。只有主动出击, 才有可能收集齐全、完整的材料, 提高档案收集质量, 为后期的整理、统计、编研和利用提供依据。比如我校之前与台湾海洋学院合作办了“闽台交流”的新业务, 档案部门与教务处负责这项工作的同事就这一新事务的归档提前做了沟通, 收到了良好的效果;对于平时在报纸上看到有关我校的新闻报道等材料也随时收集;对于学校的大事记, 各类表彰也是按照“随时记”的方式进行记录, 在新的文书档案以“件”为单位的大背景下, 我们做到一事一办, 化繁为简, 不仅将原来集中到第二年年初的大归档工作分解到平时完成, 而且基本能做到数据、资料最新最全, 大大提高了查档利用率。

四、与时俱进, 运用现代化信息技术是提高文书档案工作的保证

随着计算机技术的发展及办公自动化系统的应用, 高校档案的信息化工作也进入了快速发展的时期——文件档案一体化管理。档案管理运用现代化的手段——档案管理软件, 旨在“简化整理, 深化检索, 重在利用”, 它使得档案工作人员从传统的“信息保管者”转变为“信息开发者”和“信息传播者”。实现文件档案一体化管理, 既方便快捷又事半功倍, 能大大提高工作效率。

(一) 统筹考虑系统对接, 积极提出用户需求。实行文档一体化管理, 要将档案管理系统纳入办公自动化系统中统筹考虑。在设计办公自动化系统时, 档案部门要提前介入, 积极向系统开发人员提用户需求, 使之功能符合本校工作的实际需要, 不仅能使办公自动化系统与档案管理软件转换、对接, 而且要有利于实现文书工作与档案工作的全过程管理。比如, 系统要满足文书处理人员在办公自动化系统中完成文件流转后, 档案管理员只需要使用“转换”类的功能, 就能轻松将文件转到档案管理系统中并选择所需要文件进行归档, 满足随时归档的要求。在使用档案时, 只需按指定的信息搜索, 便能迅速、多方位地查询到需要的信息, 浏览访问所需要的内容等。

(二) 确保电子文件安全, 实行双套归档, 多处拷贝制度。实际工作中, 我们难免会碰到电子文件在运行过程中数据丢失, 受网络病毒侵害等情况。所以办公自动化环境下文档一体化管理的重点就是要确保数据安全。一是要靠系统完善的软硬件功能设计为基础, 运用加密技术、防火墙技术、计算机病毒防治技术等, 确保系统安全的功能完备性。二是要加强管理人员的安全意识, 规范操作, 精心维护, 并建立身份认证, 设定用户权限等措施。三是在电子文件的法律效力还存在争议的今天, 还要打印一套纸质的文件存档, 以防数据丢失, 做好双套制归档。我们应当谨慎对待电子文件, 运用先进电子设备, 多套备份, 以防万一。

高校文书档案管理工作是一项专业性强的工作, 要想做好这项工作, 领导重视是做好文书档案工作的前提;健全、合理的规章制度得到有效执行是做好文书档案工作的基础;档案管理人员的能力与责任心是做好文书档案工作的关键;与时俱进, 运用现代化信息技术是提高文书档案工作的保证。

摘要：高校文书档案是高校档案的来源, 做好文书档案工作是做好学校档案工作的基础, 对于这项工作来说, 领导重视是做好文书档案工作的前提;健全、合理的规章制度得到有效执行是做好文书档案工作的基础;档案管理人员的能力与责任心是做好文书档案工作的关键;与时俱进, 运用现代化信息技术是提高文书档案工作的保证。

关键词：高校,文书档案,思考