浅析文书档案管理工作的创新

2022-09-11

文书档案管理工作不仅是提高单位基础管理水平的需要, 而且还是单位开展现代化建设过程中的一项基础工作。随着单位档案制度的不断改革和完善, 传统的文书档案管理制度已经无法满足目前单位的发展需求。因此, 实现单位档案规范化、制度化, 对单位档案管理工作进行不断创新已经成为了各单位管理的一个主要发展方向。为了将该目标顺利实现, 文书档案管理工作人员就必须对目前文书档案管理工作中存在的问题进行系统的分析, 结合单位的发展方向制定出相应的创新措施, 以此来促进单位的可持续发展。

一、目前文书档案管理工作中存在的问题

虽然文书档案管理工作近几年来得到了各单位领导人的高度重视, 而且也采取了一系列措施以实现管理工作的规范化和制度化。但是在当前管理工作中却仍然存在一些有待解决的问题, 这些问题主要体现在以下几个方面:

(一) 文书档案管理不够规范

就我国目前各单位文化档案管理的现状来看, 文书档案管理不规范已经成为了一个主要问题, 其主要表现为档号不规范、案卷目录不规范、案卷标题不规范以及组卷混乱等几个方面。究其原因, 主要是因为缺乏一套科学完善的管理制度作为约束, 从而导致工作的开展无章可循, 杂乱不堪。此外, 缺乏相应的监督管理制度也是导致工作开展不规范的重要原因, 如果在管理工作的开展中, 有专门的监督人员对工作情况进行监督, 那么就能够及时发现问题, 从而采取有效的措施将其解决, 这样就会在很大程度上提高文书档案管理的规范性。

(二) 文书档案检索效率不高

人工检索和计算机检索已经成为了当前文书档案检索最主要的两个手段, 但从二者所使用的比例来看, 人工检索仍占据了较大的比重, 这种检索方式不仅花费的时间较多, 而且检索的效率也不高。虽然有些部门针对该问题已经采取了诸多手段进行完善, 但随着检索形式和检索数量的不断增加, 人工检索的效率却仍然停滞不前。造成这种现象的主要原因是由于管理人员在开展工作的时候, 过于注重检索工具和检索内容数量的结合, 却忽略了检索的整体质量。比如说, 在对某些类型的文书档案管理中, 没有对其给予高度重视, 这类档案主要包括专题归类、题材归类以及历史沿革等。

(三) 文书档案管理人员的专业素质不高

文书档案管理人员素质不高也是当前管理工作中的一个重要问题, 管理人员的专业素质直接决定了其对文书档案管理的理念以及业务技能是否符合标准。如果管理人员的素质达不到要求, 那么, 必然会导致文书档案管理工作处于混乱的状态, 从而不能有条理的进行文书管理。其次, 管理人员专业素质不高还体现在对计算机的使用上, 进入21世纪, 社会信息化建设发展脚步不断加快, 对计算机技术的掌握也成为了社会发展对人才的一个根本要求。如果管理人员不懂电脑, 那么必然会严重影响文书档案管理的工作质量。

二、文书档案管理工作的创新措施

(一) 加强制度建设, 加大执行力度

建立一套科学完善的规章制度, 加大对文书档案管理工作的执行力度, 单位主要应该从两个方面着手。首先, 单位要根据其自身的实际情况, 将原本混乱的规章制度逐步进行清理, 将一些落后的、不符合时代发展的规章制度进行修改和完善, 同时在此基础上吸收先进的管理理念, 尽可能做到扬弃结合, 以此来加强文书档案管理系统的标准建设, 对文书管理的形式、内容以及要求等做出一个统一的规定, 以此来确保文书档案管理工作的开展有章可循。其次, 在建立好一套科学完善的管理机制之后, 单位接下来要做的就是加大管理机制的执行力度, 定期对规章制度进行评审, 并根据实际情况对制度进行进一步修订和补充, 以此来不断对制度进行完善。同时, 还要加大对制度的执行力度, 确保管理机制能够得到有效落实。

(二) 创新工作机制, 实行开放性管理

随着我国社会环境发展的不断变化, 如果想要使文书档案管理工作顺利实施, 对其工作机制进行创新, 实行开放性管理是不容忽视的。首先, 单位要根据自身的实际情况, 建立相应的自我营销机制。所谓自我营销机制, 主要指的是通过一些宣传活动或讲座来对档案工作的重要性进行宣传, 并在此基础上对管理工作的标准进行进一步完善, 以此来提高单位相关部门和工作人员对文书档案管理工作的重视程度, 为今后管理工作的开展奠定良好的基础。其次, 要建立主动参与机制, 简单的说, 就是要使文书档案管理工作的各个环节主动参与到单位的各项工作中, 从而不断发展管理工作的不足之处, 并及时加以修订, 最终使文书档案的管理逐步趋于完善。

(三) 优化队伍结构, 提高队伍质量

相关部门要重视对高素质的档案管理人员的培养, 以此来不断提高队伍的整体质量。首先, 应该对目前现有的文书档案管理人员进行系统的培训工作, 使其对档案管理的内容以及管理手段进行充分的了解和掌握。其次, 要逐步建立健全的评价考核机制和竞争激励机制, 激发档案人员对工作的积极性和主动性, 不断提高档案队伍的综合素质。最后, 要不断提高管理人员的计算机应用能力, 使其更好的投入到自身的岗位当中。

(四) 开展技术创新, 提高服务质量

随着社会发展脚步的不断加快, 传统的管理理念已经无法满足当前单位对文书档案管理工作的根本需求。因此, 树立现代化的档案管理理念, 开展技术创新, 提高服务质量是不容忽视的。单位档案管理人员要将现代化网络技术管理充分利用起来, 以计算机手段作为媒介, 逐步实现文书档案管理工作的自动化和智能化。此外, 为了满足单位文书档案管理工作的根本需求, 单位要将档案管理的计算机纳入单位的信息化建设的总规划中, 让档案信息的收集、整理、检索、利用等环节与各部门的信息流、资金流等形成部门的共享资源, 以此来从根本上提高管理的服务质量。

(五) 做好文书档案管理的细节工作

是否能够处理好细节工作对文书档案管理工作的开展具有重要意义, 首先, 单位要制定相关的管理制度, 并要求相关工作人员要对其严格执行。其次, 要将文书档案按照重要程度分为几种类型, 每一种类型的档案都要采取不同的管理措施, 比如说, 对于一些机密性的文件档案要进行重点处理, 对于一些无关紧要的文件档案则可以简单处理, 以此来确保文档处理有序进行。最后, 在对文书档案进行管理的时候, 要严格按照处理的程序来进行, 不能擅自对程序进行更改, 这样, 才能够有效避免由于人为因素而导致的档案遗漏的现象发生, 确保文书档案的完整性。

(六) 提高对管理工作的创新意识

当今的时代, 呼唤具有创新精神和创造力的人才, 文书档案管理工作也不例外。其不仅是开展文书档案管理创新的重要基础, 而且还是提高文书档案管理工作效率的重要手段。因此, 提高对管理工作的创新意识是不容忽视的。单位要重视对管理人员创新意识的培养, 激发管理人员的创新意识, 鼓励管理人员从不同的角度去开展管理工作, 大力提倡管理工作内容以及方式的创新。从当前的实际情况入手, 尽可能为管理人员提供创新的空间和条件, 确保其创新思想能够在现实生活中充分体现出来。

三、结语

综上所述, 实现文书档案管理工作规范化、制度化, 对单位文书档案管理工作进行不断创新已经成为了当前单位文书档案管理中的一项工作, 在单位现代化管理建设中占据着重要的位置, 只有将文书档案管理制度进行不断的完善, 才能够从根本上促进单位健康稳定的发展。因此, 各单位对于档案管理工作必须给予高度的重视, 使用综合素质高的专业人员参与其中, 建立文化档案完善的一体化管理模式, 从而将文书档案的作用在单位发展中最大限度的发挥出来。

摘要：随着我国信息化发展脚步的不断加快, 对文书档案管理工作进行创新也成为了相关部门所面临的一项重大课题。本文首先对当前文书档案管理工作中存在的问题进行分析, 并在此基础上根据单位未来的发展需求, 探讨如何对文书档案管理工作进行有效创新。

关键词：文书档案,管理工作,创新