秘书工作的内容与作用

第一篇：秘书工作的内容与作用

信息系统监理工作的内容与作用

信息系统工程监理的主要工作可以概括为依据项目审批文件、可行性研究报告、承建合同实行项目“三控”、“两管”、“一协调”，即工程进度控制、 工程质量控制、工程投资控制;合同管理及信息管理;协调组织建设单位(甲方)、承建单位(乙方)及与项目有关的第三方关系。

监理团队工作与专家团队工作的差别如下方面：

专家团队负责项目的技术方向等宏观顾问工作，不负责具体工作。监理团队负责项目方案、项目管理、项目咨询、项目会议组织、项目结算等从宏观到微观，从抽象到具体的工作;

专家团队的工作时间只在某个或数个关键节点，时间短。监理团队的工作从项目前期直到项目保证期结束，周期长;

专家团队的组织松散，以个人身份参加项目，参与时间无法固定。监理团队有严密组织，以公司背景为支持，以监理合同为约束，必须保证时间;

专家团队由建设单位聘请，只出具参考意见，不用承担责任，不用协调承建单位。监理团队需要协调承建单位，监理行为需要承担监理责任，为建设单位分担责任;

专家团队的聘请不受国家相关信息系统建设规定的约束，可根据情况选择。监理团队需遵守国家信息系统建设的法规约束，一定规模的建设项目要求必须有监理参与。

数字准格尔建设项目有涉及技术领域多、工程施工范围广、参与单位多、时间进度紧等特点，针对工程特点，我们将的工程划分为五个阶段，我们分阶段介绍监理单位的工作内容

一、 工程设计阶段

1. 工作范围

根据建设单位的要求，涵盖整个设计过程，至初步设计通过审批为止。 2. 工作内容

1) 参与选择设计单位，确认设计单位提供的项目设计进度计划的合理性和可操作性; 2) 评审初步设计委托合同;

3) 对设计单位参与项目设计的组织机构、人员及相关资质进行审核; 4) 参与评选设计方案，对设计单位提供的设计方案、图纸进行分析、审核; 5) 监督设计工作的执行和进展情况，控制设计质量;

6) 对设计单位提出的工程建设期质量保证体系和伴随服务计划进行审核; 7) 控制设计进度满足建设进度要求，并监督设计单位实施; 8) 审核设计概(预)算，实施或协助实施投资控制; 9) 审查项目设计分包;

10) 协调设计单位与有关各方的关系。 3. 工作成果

1) 设计单位遴选意见表 2) 初步设计合同评审记录表 3) 设计方案评审意见表

4) 初步设计工作阶段交付物质量评定表 5) 概预算审核书 6) 设计分包资质审核意见 7) 设计伴随服务计划审批表 8) 设计方案评审会议纪要

二、 工程招标阶段

1. 工作范围

自分标方案制定开始至签订承建合同为止。 2. 工作内容

1) 对总包、分包方式提出建议供建设单位参考;

2) 根据项目可行性研究报告及初步设计编制招标文件技术部分; 3) 对招标过程中涉及信息系统建设的法律法规风险提出建议; 4) 妥善管理工程招标阶段所产生的与监理相关的文档资料; 5) 协助建设单位签订承建合同。 3. 工作成果

1) 项目管理形式建议书 2) 招标文件技术部分 3) 承建合同评审意见书

三、 项目实施阶段

1. 工作范围

自承建合同签订开始至工程开发建设完成。 2. 工作内容

1) 召开项目监理交底会，下发项目管理制度，建立项目联系人制度; 2) 敦促承建单位提交工程实施组织设计书并审核;

3) 审核和确认承建单位的开发计划、采购计划、安装调试计划、测试计划方案;

4) 签发项目开工令;

5) 组织签订施工安全责任书; 6) 对项目进行合理阶段划分; 7) 组织项目监理例会; 8) 定期汇报项目监理情况;

9) 检查各项建设内容实施的环境准备情况; 10) 对软硬件设备等进行到货测试验收; 11) 对设备安装调试进行的现场旁站监理; 12) 对隐蔽工程进行旁站监理; 13) 对软件开发进行代码走查;

14) 监督项目实施组织计划进度与实际进度的符合性，使计划进度与实际进度偏差最小化并提出合理化建议; 15) 对于项目实施过程中的变更进行审核; 16) 审批承建单位付款申请，签发支付证书; 17) 审核承建单位工程延期延期申请; 18) 处理项目实施过程中出现的质量事故; 19) 对外场施工安全进行监督; 20) 审查项目培训计划、培训教材;

21) 代表建设单位负责承建单位之间的工作协调安排 22) 组织技术问题专题研讨会; 23) 工程文档的整理归集。 3. 工作成果 1) 项目管理制度 2) 项目工作联系表 3) 项目实施组织设计审批表

4) 开发计划、采购计划、安装调试计划、测试计划审批表 5) 阶段划分建议书 6) 监理会议纪要 7) 监理周报 8) 监理月报 9) 工程进展情况汇报

10) 工程实施的环境准备检查记录单 11) 到货验收单

12) 设备安装调试现场旁站记录单 13) 隐蔽工程旁站记录单 14) 软件开发代码走查记录单 15) 工程变更审核意见 16) 工程洽商记录 17) 工程款支付证书 18) 质量事故处理意见 19) 外场施工安全监督意见 20) 培训计划审批表 21) 培训工作反馈意见表 22) 项目培训现场监督; 23) 工程协调会议纪要 24) 技术专题会议纪要 25) 工程实施阶段文档汇编

四、 项目初验和试运行阶段 1. 工作范围

自承建单位提出初验申请开始至试运行期结束。 2. 工作内容

1) 审查承建单位初验申请及证明材料; 2) 审查承建单位试运行保障计划; 3) 编制项目初验方案; 4) 组织初验测试工作; 5) 组织初验文档检查工作; 6) 协助建设单位组织初验会议; 7) 协助聘请初验会议专家; 8) 监督初验意见的整改工作; 9) 签署初验报告; 10) 签发试运行监理通知书; 11) 试运行工作管理; 12) 试运行阶段例会; 13) 总结试运行情况;

14) 跟踪试运行问题情况处理。 3. 工作成果 1) 初验审批单

2) 试运行保障计划审批意见 3) 初验方案 4) 初验测试方案 5) 初验测试记录单 6) 文档检查记录单 7) 初验工作会议纪要 8) 初验专家意见汇总表 9) 初验整改完成情况记录表 10) 初验报告 11) 试运行监理通知书 12) 试运行管理办法 13) 试运行阶段报告 14) 试运行阶段例会报告

15) 试运行问题解决情况检查记录单 16) 试运行监理总结

五、 项目终验和质保期阶段

1. 工作范围

自承建单位提出终验申请至质保期结束。 2. 工作内容

1) 审查承建单位试运行情况总结; 2) 组织编制项目结算书; 3) 编制项目监理工作报告; 4) 协助建设单位制定终验计划; 5) 审查质保期服务保障方案;

6) 检查项目文档的齐备性，协助完成项目归档工作; 7) 协助组织终验会议; 8) 验收通过签发移交证书;

9) 协助并监督承建单位对建设单位的项目整体移交;

10) 督促承建单位对已完工程项目中所存在的施工质量缺陷进行修复; 11) 如承建单位未能执行监理机构的指示或未能在合理时间内完成修复工作时，监理机构将建议建设雇佣他人完成质量缺陷修复工作，并协助处理由此所发生的费用。 3. 工作成果

1) 承建单位试运行情况总结审查记录单 2) 质保期服务保障方案审查记录单 3) 终验计划 4) 监理工作报告 5) 终验会议纪要 6) 终验报告 7) 移交证书

8) 缺陷修复监理通知单 9) 索赔处理意见

第二篇：公司总经理秘书岗位职责与工作内容

总经理秘书顾名思义是总经理的秘书，也就是总经理的日常工作助手，最重要的职责就是为总经理服务，从这个意 义上来说工作也比较单纯，因为只有一个工作核心和重心，那就是围着总经理转。

一、 总经理秘书岗位主要职责 ：

1、负责总经理的办公服务工作。

2、负责组织撰写或校对以公司名义上报外发的综合性的文字材料;负责组织起草总经理会议材料。

3、负责公司文秘业务指导。

4、负责公司办公会的有关事宜，并办理会议议定事项。

5、负责督促、检查、催办上级批件，公司领导批件及总经理办公会议定事项的办理工作。

6、负责办理人大代表建议、批评、意见或政协代表提案的办复。

7、协助主任做好年度工作会议的文字材料起草和会务工作，参与组织接待工作，以及综合会议的会务工作。

8、负责纪录、整理总经理办公会会议纪要。记好大事记。

9、负责文书收发、运转、检查、指导有文档工作的业务管理，负责保密工作。

10、负责群众来信、来访的接待、办复工作。

11、完成领导交办的其他工作。

二、 总经理秘书工作内容：

1.负责起草公司年度工作总结报告及总经理讲话稿。

2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。

3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。

4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。

5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。

6.总经理秘书岗位职责也要求秘书定期编辑《公司通讯》。

7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。

8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。

第三篇：（一）秘书工作的作用、特点

领导秘书是领导同志工作的参谋和助手。领导秘书素质的高低，工作质量的好坏，在秘书工作归纳岗位上起的作用的大小，对领导机关和领导同志的工作成效有着直接的影响。领导秘书在两道集团的核心部位工作，每天要处理大量的政务和事务性工作。领导秘书的这中特殊的工作条件，是办公部门其他同志所不具备的，起作用也是办公部门其他同志所不能代替的。

1、 领导秘书的作用

(1) 决策中的参谋作用。主要体现在以下几个方面： ①在深入调差研究、占有大量资料的基础上，对政治、经济、科技、文化等问题进行科学预测，主动向领导提出建议和意见;对一个时期工作中出现的某些偏差及时提示给领导，以便纠正。

②领导在讨论某项工作会对某项工作做出就正确决议之前，及时向领导提供准确的信息，可靠的资料和情况，共领导两道决策时参考。

③在两道遇到难以解决的重大问题，应领导要求，广泛搜索各方面的意见，查找上级有关政策规定，为领导提供解决问题的意见和方案。

④对提交领导审阅的文件、信函，事先提出要点和审批方案，供领导同志参考，也是一项重要的参谋作用。

(2) 社会组织活动中的协调作用。主要体现在以下几个方面：

①承上启下

②沟通左右

(3)日常事务的管理作用。主要体现在以下几个方面： ①管理好文件、信函，做到领导所用随提供，不误事。 ②筛选处理好各方面给领导同志的报告、简报、参考资料以及信息、新建等材料，分出轻重缓急，交领导审阅。

③对领导批阅的文件、函件及时登记、转递、催办、上报。

④安排好领导社会活动的日程表，使领导条理有序。 ⑤为领导召开或出席会议做好准备。如为领导召开的会议安排会场，确定会议出席人员，发布会议同志，准备会议材料以及开会期间记录，会后整理会议纪要等。

⑥为领导外出做好材料、资金、车辆等各项准备，并要事先做好必要的联络工作。

上述秘书工作的各种作用不是鼓励的，而是互相联系的一个增提，只有按照秘书工作的只能，全面、细致、准确，及时地做好各项工作，才能使秘书的作用得到充分发挥。

2、 领导秘书工作的特点

(1) 政治性与事务性。

(2) 遵从性与主动性。

(3) 服务性与群众性。

第四篇：秘书会务工作的主要内容

秘书会务工作的主要内容：答：秘书办会即会务工作的内容十分纷繁，主要包括：(1)会前筹备：会前筹备工作主要包括领导确定会议目的、议题，秘书根据领导意图拟订会议筹备方案，领导审核、批准会议筹备方案，组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工，根据确定的与会名单送发会议通知，准备会议文件，布置会场，按会议讨论要求将与会编组，指定会议代表证、工作人员证件及其他证件，根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆。(2)会间事务：会间的工作主要包括：会场签到，会间制度，会议记录，会议简报，会议选举，会议总结，后勤保障等。(3)会后工作：

会后工作主要包括：草拟和印发会议纪要，以记载和传达会议的主要精神;清理会议文件;组织会议代表离会，为其提供各种方便;搞好宣传报道，扩大和传播会议影响;会议工作总结;会后催办工作。(342字)论述题：

1秘书的角色辅助可分为哪几个阶段?答：(1)决策准备阶段从领导者产生决策意向进行决策准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协助领导者做好以下工作：1)此决策是否应该作出。2)此决策是否必须作出。3)此决策应何时作出。4)此项决策依据的信息是否全面、真实、充分。5)此项决策的目的、意义和影响是什么。6)对此项决策应提出什么建议。(2)决策形成阶段在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道;1)可进行创新思维，设计新的方按供决策者选择。2)可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。3)可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策中去。4)可带着各套初选方案到有关部分和群众中去征求意见，并根据各方的意见进行修改。5)对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，到基层景象能够小规模实验、蹲点探索，取得成功经验后，在有点到面地进行推广。6)对各种供选择的方案惊醒一一对应的比较，比较其投入和产出效益，比较其风险值和效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受性等。(3)决策实施阶段在决策实施过程中，迷失的参谋智能辅助具有独特的作用，它贯穿决策实施的全过程：1)对谋求认同的辅助。2)对纠正偏差的辅助。3)对行为失范的辅助。4)对克服重大失误的辅助。5)对克服运行失调的辅助。6)弥补决策疏漏的辅助。7)对适应环境变化的辅助。8)对发现机遇的辅助。(576字)

2秘书如何把握思维节奏?答：(1)秘书与领导思维同步秘书是为领导工作服务的，秘书与领导思维同步，也就是说，领导想要开展的工作，秘书应该立即想到，并围绕领导的意图，迅速展开，作好铺垫、服务和辅助工作，具体体现为：1)反映在外部环境变化的关注点上。2)反映在思维的时间节奏上。3)反映在思维的空间节奏上。4)反映在思维的张弛的变化节奏上。(2)秘书加快节奏的超前思维迷失与领导思维总体上同步的基础上，在某些特殊而且必要的情况下，为了做好领导工作的铺垫，需要秘书加快思维节奏，进行超前思维，一般需要抓住以下环节：1)新旧工作交替之时，秘书进行超前思维，为领导新工作展开作好准备工作。2)抓住领导工作的周期性，提前做好下一个周期的准备工作。3)工作进程中出现新问题时，秘书要加快思维节奏，做好解决问题的前期准备工作。4)在领导进行决策前，发挥超前思维，为领导决策做好准备工作。5)在召开重要会议前，秘书应发挥超前思维，做好各项工作的筹备，保证会议顺利的进行。(3)秘书放缓节奏的继后思维秘书的继后思维是与超前思维相对应、相匹配的，继后思维一般要抓住以下环节：1)每当一项工作即将结束时，秘书思维继后，起到查缺补漏的作用。2)每当一项新的决策制订前，秘书思维继后，进行相应的调整和补充，确保决策顺利作出。3)每当一个会议结束后，秘书思维继后，对会务工作整体把握，确保会议取得预期的效果。4)每当领导者接待重要客人、进行重要会谈、处理重要事务和公务出差之后，秘书思维继后，处理后续事务，整理有关资料，以保持工作的连续性等等。(642字)

3秘书如何选择思维的角度? 答：(1)秘书的本位思维：秘书的工作时间中，其工作思维活动立足点，首先因该是如何有效地辅助和服务于领导工作，如何有利于提高领导工作效率，也就是说，秘书在工作中思考问题的动机，思考问题的价值观念，应该是如何通过自身的智能工作更好地协助领导工作，优化领导工作效果。(2)秘书的换为思考：秘书要做好本职工作，除了要正确进行本位思维，准确把握领导工作对秘书辅助和服务的需要外，还要善于换位思维和多角度思维。只有这样，秘书的工作思维及工作行为，才能符合客观环境的要求，也才能更加准确地进行本位思维。(3)秘书的多角度思维：秘书多角度思维体现在以下四个方面：1)在思维方向上。2)在思想领域上。3)在思维涉及的行为对象上。4)在思维的方式上。(313字)

如何发挥秘书的参谋作用

辅助领导正确决策，起好参谋助手的作用，是秘书部门为领导服务的重要方面。改革开放以来，各级领导十分重视秘书工作，强调要充分发挥秘书部门的参谋作用。要求做到：在新形势下真正坚持和贯彻“三服务”指导思想，必须在做好日常各项服务工作的基础上，大力加强和充分发挥参谋作用。

秘书部门的参谋作用是指联系收集加工各方面的信息，为领导决策服务的“出谋献策”式的参谋作用，而不是“出谋划策”式的参谋作用。参谋功能是针对秘书群体而谈的，至于秘书部门中的秘书个人，当然也有个别条件具备、“既亲且重”的人，可能成为领导者的参谋甚至“高参”，但就绝大多数秘书人员而言，仅是辅助领导工作的参谋助手。

三、秘书部门如何在秘书工作发挥参谋作用

(一)秘书部门发挥参谋作用必须结合秘书工作任务一道进行，将参谋活动渗透到秘书实务之中。秘书工作千头万绪，归结起来，无非有两大职能：办事职能与参谋职能。这里所说的“办事职能”，不仅仅指办文、办会和完成领导交办的具体事项，而是对完成秘书工作任务的统称。如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。这里所说的“参谋职能”，不是指秘书部门和秘书人员单纯地为领导出谋划策，而是在完成秘书工作任务的过程中充分发挥参谋作用。秘书工作的办事职能和参谋职能是相互依存、相互作用的。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来，而不像咨询机构和专家、顾问那样，专司出谋划策。

参谋职能是提高秘书工作效能的根本保证。办事职能主要是通过参谋职能的有效发挥来实现的，离开参谋职能，秘书部门就会变成一架简单的“办事机器”，秘书工作不可能有大的作为。即使是完成领导交办的具体事务，仍然需要秘书发挥参谋职能。秘书部门的参谋作用是秘书工作与生俱来的，是由秘书工作的性质、特点和任务决定的，不是有没有的问题，而是强化或弱化的问题。参谋职能贯彻和渗透于秘书工作过程的始终。办事与参谋是秘书工作有机整体的两大部件，办事好比秘书工作的“硬件”，具有客观实在性的特点;参谋好比秘书工作的“软件”，具有智力劳动的特点。纵观历史，我国什么几千年来秘书工作历经发展变化，办事职能从未减弱，参谋职能却时强时弱?根源概出于领导对参谋职能的需求程度。现在我们要强化秘书工作的参谋职能，重视开发秘书工作的“软件”，这是时代发展的需要。然而，如同电脑软件的研制和应用离不开硬件一样，秘书参谋职能的强化与发挥，也不能离开秘书办事职能这个“硬件”。

由此可见，秘书部门发挥参谋作用必须与完成秘书工作任务紧密结合，这是一条客观规律。实事上，当二者结合得好时，秘书工作的参谋作用就能有效发挥;当不去结合，甚至企图把二者分离开，对立起来，秘书工作就有陷入误区的危险。

(二)秘书参谋方向必须服从和体现领导决策意图，有利于决策目标的实现。秘书参谋方向，是指秘书在参谋活动中思考问题的方向，以及参谋成果对领导决策产生影响力的方向。参谋方向对参谋效果影响极大。正确的参谋方向可对决策目标的实现产生正效应，反之，错误的参谋方向对决策目标的实现产生负效应。因此，确定参谋方向至关重要。领导决策意图，是指领导者在采取某一决策行动之前已经确立的指导思想和决策目标，它反映着领导决策的总体意向和基本思路。领导决策意图规定和制约着秘书参谋方向。因此，秘书在确定参谋方向时，必须以领导决策意图为导向，在此前提下充分发挥自己的主观能动性，积极为领导出谋献策，当好领导的参谋。

秘书参谋方向服从领导决策意图，是秘书工作性质和地位的客观要求。秘书工作的根本性质是辅助性，是对领导工作进行直接的、综合的、执行性的辅助活动。这种特殊的辅助性要求秘书工作在任何时候都必须把领会、贯彻和执行领导意图作为基本准则。秘书工作地位的从属性，也决定了秘书的一切活动包括参谋活动，必然受到领导意图的影响和制约。例如，秘书部门和秘书人员经常搞“奉命调研”，写“奉命文章”，既然是“奉命”，就不可能也不允许背离领导意图，另搞一套。因此，秘书参谋方向必须符合领导决策意图，防止发生念头。否则，秘书的参谋，可能会对领导决策产生负面影响，给领导帮倒忙。

秘书参谋方向服从领导决策意图，是区别于一般咨询机构、专家、顾问参谋活动的重要特征。咨询机构、专家和顾问所从事的参谋活动是完全独立自主的，他们的工作性质，使他们能客观公正地进行研究和论证。他们尊重的是客观事实而不是领导意图，因而他们的参谋咨询活动显得十分超脱和自由。相比之下，秘书部门发挥参谋作用则不然。秘书工作的性质、地位以及与本组织领导的特殊关系，决定了秘书部门和秘书人员发挥参谋作用是有一定限度的，这个“度”就是领导的决策意图。在领导决策意图范围之内，秘书尽可以施展自己的参谋才能;超出领导决策意图的范围，就会产生相反的参谋效果。

由此可见，秘书部门的参谋活动是非独立性的，必须服从于领导决策意图。秘书参谋方向必须与领导决策意图保持一致，这与秘书坚持实事求是原则，敢于向领导谏诤并不矛盾。第一，在一般情况下，领导总是站的高些，看的远些，因此决策意图大多是正确的。秘书参谋方向与领导决策意图保持一致，就能够取得较为理想的参谋效果。第二，在有些情况下，由于各种主客观因素的影响，领导决策意图与客观实际情况可能不相符合。这时秘书人员应当从实际出发，以认真负责的态度向领导提意见和建议，使其决策意图更加符合客观实际。第三，秘书人员在参谋活动中应当处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在确定参谋方向时要服从领导总体意图;在研究论证过程中，要坚持求实原则;在提出参谋建议时，要把领导意图和实际情况有机统一起来。既要防止逢迎领导，按领导口径进行研究论证的倾向，又要反对离开领导决策意图、我行我素、固执已见的倾向。

(三)秘书部门参谋的内容必须与领导决策活动的需求相一致，围绕领导工作的主旋律发挥参谋作用。秘书工作的性质和特点，决定了秘书部门参谋的内容十分广泛，涉及到秘书职责范围内与领导活动事务相关的一切领域。从大的方面分，主要有两个方面：与领导决策活动有关的参谋内容;与领导日常事务有关的参谋内容。秘书在这两个方面都应当发挥参谋作用。然而，同任何工作都必须有中心和重点一样，秘书参谋活动在内容上也不能漫无中心，而必须有一个主旋律。秘书部门参谋的内容应侧重于满足领导决策的需要，围绕领导决策发挥参谋作用。

辅助领导正确决策是秘书部门和秘书人员的最高职责，也是秘书部门参谋内容的根本出发点。改革开放的新形势，要求领导决策必须由经验决策转变为科学决策;由个人决策转变为民主决策。领导决策的科学化、民主化，直接导致了秘书参谋职能的强化和参谋内容的扩展，使辅助决策成为规定秘书部门参谋内容的根本出发点。例如，领导决策需要及时、全面、准确的信息做依据，秘书部门便开展了信息工作;领导决策需要发现问题和建议、方案，秘书部门便加强了调研工作;领导决策需要对决策前后的矛盾进行协调，秘书部门便加强了协调工作;领导决策后需要贯彻落实，秘书部门便开展督查工作。研究我国党政军机关和各行业秘书工作内容的发展，虽然秘书部门参谋的内容不尽相同，但均把辅助领导正确决策和落实决策作为秘书部门发挥参谋作用的中心任务。

秘书参谋的质量会影响领导决策的效果。一方面，随着改革开放和现代化建设的发展，领导决策的科学性提高了，决策难度增大了，如果秘书参谋活动的内容不发展，参谋质量不提高，就不能满足领导决策的需要;另一方面，现代领导决策实行科学化，需要科学的决策体制，包括科学的参谋体制。秘书部门在辅助领导决策中具有特殊的地位和作用，它的整体参谋功能能否得到充分发挥，直接影响领导决策的效果。因此，只有根据领导决策的需要，不断提高秘书参谋活动的质量，才能保证为领导决策服务好。

(四)秘书参谋活动方法必须与领导者的决策特征和参谋内容相适应，“直”、“曲”相济，“谋”“咨”相承。“直”与“曲”是秘书参谋活动的两种主要方法。所谓“直”，指是的参谋活动中所动用的直接方法;所谓“曲”，指的是参谋活动中所运用的间接方法。上述参谋方法的采用，应与领导者的决策特征相适应，对不同的领导者采取不同的参谋方法。对同一领导者，因参谋内容不同而采用的参谋方法也应有别。一般情况下，凡属参谋方向与领导决策意图相一致的赞同式参谋建议，可采用直接参谋方法;凡属参谋方向与领导决策意图相悖的劝谏式参谋建议，宜采用间接参谋方法。实践中，秘书为了达到某一参谋目的，往往通过采取“直”“曲”兼施、互补互辅的方法来提高参谋活动的艺术性和实效性。总之，“直”“曲”参谋方法的灵活运用，应以提高参谋效率为目标，以适应参谋对象为原则。

“谋”与“咨”是秘书参谋活动中采用的两种方式。所谓“谋”，指计谋运筹;所谓“咨”，指咨询活动。“谋”“咨”相承，反映了秘书参谋活动方式上的基本特点。计谋运筹与咨询活动之间的依附性很强。通常情况下，计谋运筹是借助咨询活动中获得的参考性、指导性信息来进行的;而咨询活动的开展以是以计谋运筹过程中所取得的实际成果为依托的。咨询工作质量的优劣，最终还取决于谋略活动的科学程度和运筹水平的发挥。在秘书参谋活动中，“咨”和“谋”，相辅相成，共同发挥着参谋功能。但它们毕竟是两种不同的参谋方式，具体运用时也须因时、因地、因人、因事而加以选择。

㈤秘书参谋作用的发挥，必须取得领导对秘书的信任，不断优化参谋环境。参谋作用，既包括参谋者参谋能量的大小，也包括对参谋对象的影响力的大小。这都由参谋者的智能素质、思维方法、知识水平、工作态度及其它个人品质所决定。秘书作用的发挥，与参谋环境的优劣有直接关系。在参谋活动中，秘书与领导是一种互动关系。不过，通常先由领导向秘书发出参谋需求信息，然后再由秘书向领导者传递参谋建议信息，从而形成双向信息沟通模式。秘书与领导之间的相互沟通和交流，对参谋环境起着重要影响。当参谋环境不优越时，将影响秘书参谋作用的发挥。因此，秘书要有效地发挥参谋作用，首先必须优化参谋环境。

秘书参谋作用的发挥，与领导者对秘书的信赖程度成正比关系。领导对秘书的信赖程度越高，对秘书的激励越大，秘书参谋的积极性越高，参谋作用发挥得越好，领导对秘书参谋建议的采纳率越高。反之，如果秘书得不到领导的信任，那么，在领导心目中，“能参善谋”也会变成“多嘴多舌”，无论秘书有多大参谋作用，都不可能得到有效地发挥。因此，获得领导的信任，是秘书发挥参谋作用的前提条件。

秘书参谋作用的发挥，与秘书同领导者的配合状况也有很大关系。秘书与领导之间的关系融洽，工作中配合默契，思想上相互沟通，秘书的参谋作用就能得到充分发挥;相反，秘书与领导关系紧张，相互之间缺乏信任感，甚至于秘书有某种不安全感，在这样的环境压力下，秘书很难向领导提出有价值的参谋建议。因此，处理好秘书与领导之间的关系，对秘书发挥参谋作用十分重要。

四、结论

以上五点，从不同侧面反映了秘书部门参谋活动的内在联系，揭示了秘书部门参谋活动的本质。只要我们自觉遵循这个规律，就能正确而有效地发挥秘书工作的参谋功能。

参谋助手、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查，是秘书工作的几项基本职能。要顺利履行这些职能，就要求秘书人员是一个“通才”、“全才”,甚至是“超才”。现就如何加强秘书人员的职业素养建设,提高业务能力，做一些探讨。

一、培养秘书人员的基本素养,提高业务能力

秘书人员工作的全面性,活动的宽广性及其角色的多变性,除了应具备一般管理干部的素质之外, 还必须具备与秘书本职工作的性质、任务相应的更高、更严的要求, 其中尤以“德”、“谋”、“书”为最基本素养和业务能力。

重德。“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄。经常拟稿,但自己不著名,也不拿稿费;经常组织会议,但自己从不上主席台。经常熬夜,但白天还得正常工作,节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己还得值班,不能休息。其它人员受了委屈还可嘟噜几句,而秘书必须以绝对服从为天职,等等。而这一切,还往往得不到家人的支持,别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一个全心全意为人服务的心是当不了一个秘书的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。同时由于秘书人员的“德”是领导形象的“补充”、机关效率的“折射”、自身素养的“反映”,要求秘书人员必须诚实正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密，互相补台、竞而不妒。

善谋。由于秘书人员直接为领导提供服务,对领导提供精力和智力补偿,因而人们常称秘书为领导的“外脑”,当好“外脑”就是秘书“善谋”的应有之义。秘书“善谋”一旦博得领导者的赏识,就能在辅助决策的过程中发出璀璨的火花。那么秘书人员怎样才能做到“善谋”呢?首先,要有正确的角色意识。秘书人员具有“外脑”职能并不意味着就可以乱发议论、自作主张、左右领导。秘书必须注意使自己的言行符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责。其次,要深刻领会领导意图。要“参”到点子上,“谋”到关键处,必须准确理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚,做到既能按领导意图正确“发挥”,又不自作聪明,越殂代疱。在此基础上,以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。第三,注重进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机, 从要害问题切入,用委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。

但是,秘书人员要做到“善谋”还必须谨防几个误区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”或副职的位置,把幕后工作放到台前。二是轻易抛出“夹生”想法(观点),强加于领导,于公于已都不利。三是出“馊主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免以上误区,就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束自己,踏踏实实地做好工作,而不能靠油滑奸巧去取悦、应付领导。

擅书。何谓秘书?古书云“常管文书并协助领导处理日常工作的人员。:”可见秘书当“书”(即办理文书),以“书”为主,寄情于“书”。擅长书写文稿,应该是秘书人员最起码的素质要求。为了综合提高秘书人员的文稿质量,要特别注意“四抓”:一抓学习练内功。在学习内容上,侧重学政策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识,以拓宽知识面,高屋建瓴,了然于胸;同时,还要在实践中学习,边工作、边学习、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全;向领导学习,学习领导讲话时的构思、处理问题时的技巧,使文稿起伏与领导语言、工作方式达到“同频共振”;向同事学习,取人之长,补已之短,努力做一个“通才”、“全才”。二抓锻炼增能力。尽可能地安排秘书人员,深入调查研究,吃透“下情”,广泛涉猎第一手资料,既能填充他们的“资料库”,增强写作能力;又能为领导科学决策提供准确、可靠的依据。三抓借鉴采众长。一方面,要求秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,汲取精华,为已所用;另一方面,要经常派秘书人员赴各地学习考察,解放思想,开阔视野,增长见识、才干。四抓管理促效率。这方面,主要要建立健全各项规章制度,实现管理的规范化、制度化和科学化,尤其要突出抓好目标管理, 对秘书人员每次承担的文稿,都要按照难易程度、完成时限进行量化,半年小结,年终考核,按积分多寡权衡下一年文稿的撰写任务,分多、质量高多安排,分少、质量劣少安排或另改其它工作,并根据总积分评定秘书优劣,实施奖罚。

二、增强秘书人员“六种意识”,适应发展需要

改革开放的不断深入和发展,人们的思想观念发生了巨大变化。现代管理方法作为提高工作效率、促进事业发展的有效手段,在党政机关和各企事业单位得到广泛应用。秘书人员在管理中起着参与政务、管理事务的作用,要加强秘书人员的职业素养建设,不仅要强化传统的服务意识、调研意识等,而且还要具有并增强自我意识、信息意识、超前意识、创新意识、竞争意识、责任意识等六种现代意识,以适应市场经济和国内外形势发展的需要。

自我意识。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处环境关系的认识和感受,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员又都是具有独立人格和独立思维能力的个体,特别是在改革开放的今天,秘书人员一方面受开放环境的影响,应该具有较强的主动性和能动性;另一方面,今天的秘书人员多半受过较高层次的教育,他们更应有思考的独立性。如果没有自我意识,何言“参与政务”?又何言“管理事务”?因此,作为一个秘书人员,应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力 ,以便在领导决策前为之提供有效的依据,在领导决策后正确领会并执行其意图。

信息意识。当今时代是一个信息时代,增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识,而且包括对单位现状和前景的深研,对基层工作和民意的了解,这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。

超前意识。超前意识是秘书人员在领导决策之前的思维活动和心理感受,它受秘书人员自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。秘书人员科学、准确的超前意识,可以对领导决策发挥积极的推动作用;反之,则有可能影响领导决策的正确性。而参与意识和效率观念则是秘书人员树立超前意识的前提。一是秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感,积极主动地参与领导的工作,不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且要时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念;二是秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念,事事走在领导面前,成为领导的马前卒,这样才能掌握最新信息,并据此对事物的发展做出正确的判断、推理和科学的预测、合理的评估,为领导决策提供参考。正确的超前意识一旦为领导者所接受并转化为领导意识,将在领导决策中发挥重要作用。

创新意识。过去对秘书人员的创新意识明显重视不够,只承担大量的收文、发文任务,对报告、请示不提处理的初步意见,一方面,秘书人员无形中变成了领导的通讯员、传真机和翻译员,自然起不到“参与政务”作用,影响了工作的积极性;另一方面,领导者事必躬亲,陷入烦琐的事务性工作中,影响了对全局工作的准确把握。在新形势下,要发挥秘书人员的创造性,就要发挥他们的主观能动性,大胆地让他们出点子、想办法,分担领导的一些具体工作,做领导名副其实的参谋和助手;领导同志也应该给秘书人员以充分的信任和支持,不要仅在收发文本或文字材料上提要求,而应给他们在其它方面提供锻炼和创新的机会。

竞争意识。目前,秘书人员的文化层次呈上升趋势,高学历者越来越多,这固然是一个优势,但高学历并不一定就有高水平,高学历者还必须埋下头、扎下根在实际工作中不断学习,加强锻炼,使理论和实际相结合,以便增强竞争力。有的秘书虽然工作时间较长、实践经验丰富,但知识老化,必须继续学习新的知识,以适应形势的发展和竞争的需要。所以, 秘书人员无论文化层次高低、经验丰富与否,都要具备竞争意识,只有在竞争中,才能加快工作节奏,提高工作效率。 责任意识。秘书人员工作态度和工作质量的好坏,在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识,秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉,才能做到工作认真、态度端正、处事果断,在任何人面前、在处理任何事上,都表现出良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高秘书工作的质量和水平。

第五篇：语言艺术在秘书工作中的作用

摘要

秘书懂得并掌握一定的公关语言艺术是非常必要的。所谓公关语言艺术是指在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众、组织与组织之间相互理解、相互协调、相互适应，为组织树立良好的社会形象，也就是说能引起对方愉悦性的互动，即满意的反应，从而形成良好的情感氛围，产生最佳的“社会效应”。公关语言艺术，按其语言表达的形式，可以分为三类:有声语言、无声语言和书面语言。本文着重就有声语言、无声语言两种形式略作论述。有声语言即自然语言，是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作，回答问题.提出建议;或代表组织到下级机关口头传达领导指示;或下基层进行调查研究;或在机关接待客人等，使用口头语言的机会很多。因此，秘书人员必须具有较强的口语表达能力。 关键词：语言，艺术，秘书，工作，作用，研究;

目录

摘要 ...........................

1目录 ........................... 1

引言 ...........................

2一、秘书交际的有声语言艺术 ..........................

21.1、体现情感性 ...........................

21.2、讲究预设性 ..................... 错误!未定义书签。

1.3、考虑对象性 ..................... 错误!未定义书签。

二、秘书交际的无声语言艺术 ..........................

32.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率 ................

32.2、服饰语力求健康、端庄、潇洒 .......... 错误!未定义书签。

三、文字表达能力 .........................

33.1、善于谋篇布局、合理安排 ........... 错误!未定义书签。

3.2、具有一定的文字学知识，不写错别字 ............ 错误!未定义书签。

3.3、要有好的文风 ................. 错误!未定义书签。

3.4、熟悉各种公文种类的规矩、格式 ............. 错误!未定义书签。

结论 ...........................

3参考文献...........................

4引言

秘书是在领导机关和领导者身边直接为其服务而承办文书、会务、信息、文电起草、催办查办、调查研究、公务接待等工作的，其工作内容无不应用到语言。秘书要做好为领导服务、为机关服务、为基层服务，就要求具有较高的语言素质。特别是，秘书经常要起草文件、领导讲话稿，编写会议纪要、调查报告，对基层发通知，向领导汇报工作等，而且要求质量高，出手快，语言准确精炼，通顺流畅。如果传达领导意图话讲不清，有可能使对方贯彻时不合领导意图或违背意图;如果起草文件文字表达不准确，就可能使政令贯彻得不够彻底，甚可能造成不良后果，给工作带来损失。在中国近代史上就有这么一件事，腐朽的清朝政府曾德国借款修胶济铁路，双方签订的条约中有一款规定：沿线铁路左右内煤铁等矿德国有权开采。这里的所谓里，原意是指铁路左右共里。因为语言表达不准确，模棱两可，被德国人钻了空子，被说成是左右各清政府白白将里的开采权“拱手”送给了德国人，哑巴吃黄连有苦说不出。因此，注意恰如其分地使用语言，对表达人的思想感情，准确无误地反映客观事物的本来面目是极为重要的。秘书人员提高语言素质，是当好领导助手，搞好服务工作的重要基础。

一、秘书交际的有声语言艺术

有声语言是发出声音的口头语言。秘书经常向领导口头汇报工作、反映情况、提出建议，或代表组织到下级机关口头传达领导指示，或下基层进行调查研究，或在机关接待访客等，都要使用有声的口头表达语言。因此，秘书必须提高交际的有声语言艺术。

1.1、体现情感性

有声语言的情感性，即以声传情，以声达意。秘书说的每一句话、要把音调的高低、语速的快慢、语音的轻重、音量的大小等语言的具体形态直接展现在听者面前，同时，要富于情感。因为“人的喜怒哀乐，一切骚扰不宁，起伏不定的情绪，连最微妙的波动，最隐蔽的心情，都能由声音直接表现出来，而表达的有

力、细致、正确，都无与伦比”。秘书要善于调节自己的情绪。从跨出家门或进人办公室的那一刻起，就应该把烦恼留在家里，抛在脑后，以积极、愉快、欢畅的心情迎接每一天的到来，每一句话每一个措词都要体现出良好的心情。例如，在打电话时，不论自己的心情如何，都应以一种机灵、愉快、适中、热情、轻松的语调，有条有理地讲清要讲的事情，使人对本机关留下良好印象。

二、秘书交际的无声语言艺术

2.1、表情语贵在稳重、谦和、坦率

秘书不仅要有较深厚的理论修养，良好的思想品德，能够正确地调节好自我情绪，而且要有良好的外部形象，即要“慧于中”，又要“秀于外”，善于把自己内在的情感流露在表情上。具体地说，秘书的神情应是开朗、坦然、温文尔雅、临危不惧、遇急不慌，从容自若，给人以信任感。切不可神色严峻，愁容满面。特别值得一提的是微笑语。心理学认为，微笑作为一种表情，不仅是一个人形象的外在表现，而且也反映出一个的精神面貌。一个奋发进取、乐观向上的人，总是微笑着走向生活、走向社会。微笑与形象有着一种微妙的、奇特的关系。一个善于微笑的秘书，能为自己和组织树立起良好的公关形象，成为展现机关风采的“门面”或“窗口”，使群众感受到党和政府的温暖。

三、文字表达能力

结论

秘书工作人员如何来提高自己的语言素质呢?简单地说，一是要学点语法、修辞;二是大力推广普通话;三是加强正音正字的读写训练;四是多实践，活到老，学到老，锻炼到老。在今天的信息时代，秘书仅具备文字语言素质和口头语言素质是不够的。随着科学技术的飞速发展，高科技的手段层出不穷，给秘书工作带来了便利，也给秘书带来了挑战。秘书传统的工作方法或操作方法基本是手

工作业，已不适应时代前进的需要，又影响秘书实用技术的使用和工作效率的提高。因此，秘书工作人员还应努力掌握计算机语言，努力学习电脑、网络、通讯和办公自动化等先进技术知识，使这些科技知识成为秘书必备的语言素质的一部分。这样，秘书才能很好地实现服务领导工作的使命，方能更好地适应世纪的到来。

参考文献