秘书工作的办公自动化

第一篇：秘书工作的办公自动化

浅析办公自动化对秘书工作的重要性

摘要：随着经济的快速发展和信息更新的要求，企业办公开始朝着无纸化、信息化、网络化的方向发展。在这样的大环境之下，原有的传统秘书办公模式已经不能适应高速发展的社会要求，为此办公自动化应运而生，它作为一种高效科学的办公手段，使得秘书工作从繁杂沉重的工作环境中解放出来，让秘书工作走向了高速系统、规范有效的道路。 关键词：办公自动化;秘书工作;影响;重要性 随着现代科学技术的高速发展，计算机慢慢进入人们的生活并对人们的生活产生了越来越重要的影响，高速更新换代的模式也要求秘书办公的进步，秘书工作的琐碎繁杂使得秘书在工作中一直重复着体力劳动的模式，秘书人员更是重复机械的劳动，原有的传统办公方法难以继续适应社会的发展，至此，办公自动化融入了秘书工作，使得秘书工作变得轻松高效。

一、办公自动化的内涵和先进性

办公自动化技术是现代信息化社会最重要的标志之一，它给企业办公带来了变革式的发展，使得办公速度和质量高速发展。办公自动化又简称OA，它将人、计算机和信息三者结合成为一个办公的体系，构成一个服务于办公业务的人机处理系统。通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用办公信息资源，并使这些资源有效共享，从而提高办公效率，使办公业务从事务层进入管理层。办公自动化完成了办公信息处理的自动化，在充分利用信息资源的同时，提高了工作效率，最终达到提高生产率的目的。现代办公室一个包含数据、文字、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统在内的综合一体的办公自动化系统。

办公自动化以其先进性赢得了企业工作人员的欢迎和喜爱，办公自动化的发展趋势朝着人性化、无线化、智能化、协同化、通用化、门户化、网络化等方向的发展趋势，使得办公自动化拥有独特的优势进入秘书工作的范围。办公自动化的优势如下：

1、使得企业内部信息交流更加流畅快捷，提高了办公的效率。在企业内部建立独立的网络，使得内部信息、文件传阅、会议安排等信息交流更加方便快速，避免了秘书工作人员来回跑趟却费时费力的情况。办公自动化中word文档、excel表格和powerpoint演示文稿等程序的使用能够使得秘书人员节省大量手工绘制表格和书写文字的时间，而只需填写规定的表格即可形象明确的让人员清晰明了。

2、秘书工作变得自动化、规范化和系统化。秘书工作中大量的公文和会议文件需要及时处理和传达，办公自动化中邮箱等传输软件的使用可以让公文从起草到实施能够实现通过计算机就可以完成秘书人员分内工作。

3、秘书工作中文档管理程序化、系统化。办公自动化可以使各类文档按照一定的分类进行保存、共享和使用，使得企业人员能够从办公共享的网络中快速和高效地查找出需要的资料。 办公自动化适应了社会变化的快速高效的要求，以其自身的优势得到社会的认同，也迅速地融入人们的生活和工作之中。

二、办公自动化对秘书工作的影响

秘书工作零碎且繁杂，各种公文和会议文书的起草以及领导工作行程的日程安排都需要大量的表格和文字需要秘书人员制作和书写，这样使得秘书工作一直机械和程序式的模式，秘书人员更是需要大量体力和精力来从事工作。办公自动化的运用使得秘书从繁重机械的工作中解放出来，更提高了办公的工作效率和办公的质量。

1、使得秘书工作模式由体力式向智力化转变

秘书人员要处理各种事务文书和公文以及领导行程的日常安排，各种公文格式和和会议文件大都是重复繁琐的，这样的秘书工作占据了秘书人员大量的时间和精力，使得秘书工作变得不断的重复机械发展。而办公自动化的使用使得秘书工作变得轻松简单，事务文书、会议文件的各种格式和字体都可以通过计算机进行处理，而且通过计算机设计出来的文件更加规范、整洁，使得秘书人员和各种办公人员获得视觉上的美感，能够清晰地明白信息的要义和内容，能够提高秘书人员的工作效率，使得秘书工作模式由体力向智力转变。

2、办公信息的有效传达，使工作人员能够在第一时间完成工作任务

秘书人员可以利用公司内部公共网络和信息系统，将会议所需的各种文件资料、规章制度、会议安排传输给相应的工作人员，能够让他们及时接收到需要的文件和资料快速有效的开始自身的工作。

3、收发文件和档案管理的快速、系统化

秘书工作之中使用大量的文书需要进行收发工作，办公自动化的使用使得秘书人员不用离开自己的工作岗位就可以轻松高效地通过计算机进行传输，方便了秘书人员的同时使得文件的收发变得高效快速。而档案管理也在办公自动化下变得高效有序，秘书人员可以把常用的资料整理成档案输入计算机，公司人员可以在内部系统网络之中下载和查询相应的资料。

4、增加了秘书人员获取信息的渠道，提高秘书的服务性 秘书人员是领导的左手右臂，领导决策和重大决定需要秘书人员提供相应的参考意见，而秘书自身知识能力总是有限的，办公自动化成为秘书人员的后补和助手，在秘书人员需要及时有效的信息和最新的消息来为工作服务时，秘书人员就可以利用网络来快速轻松的实现。

总之，办公自动化提高了秘书的工作效率， 在秘书工作模式上是革命性的改变，它解放了秘书人员，使得他们有更多的时间和精力来提高自身的素质和能力以更好适应快速发展的社会，更好的为领导服务，为企业的共同目标贡献更多的力量。

三、办公自动化对秘书人员的要求

办公自动化为秘书工作带来了重大影响和变革，使得秘书工作变得规范和程序化，但也对秘书人员的素质有一定的要求。秘书人员为了适应信息的高速发展和办公自动化的需求必然要对自身做出改变来适应工作。

1、秘书人员要从心理方面接受办公自动化这种办公模式 随着信息的快速发展和电子产品更新换代的周期缩短，秘书人员要从内心深处甘于接受这样快速的社会和办公模式的改变，这样秘书人员才会有动力去适应社会而做出相应的改变。例如，一些年纪较大的工作人员已经习惯原有的办公模式，适应了亲力亲为的方法，而办公自动化需要这些人员做出相应的改变，提高自己的素质和反应能力来能够操作计算机，重新学习各种软件的功能和操作方法 ，而只有他们从心理愿意去接受新事物才能更好的为公司服务。

2、秘书人员要提高自身的素质以适应办公自动化 秘书工作是协助领导而开展的活动，领导工作范围的复杂化和多样化使得秘书人员必须充分掌握大量的信息资源，快速高效地做出判断来筛选对自身工作有用的资源以提高工作的质量，帮助领导更好地管理企业。秘书工作的快速高效就是自身工作的要求，而实现这种状态，秘书人员必须提高自身的素质以适应办公自动化的发展和运用。首先，秘书人员要提高自己的信息化知识，俗话说，知己知彼，百战不殆就是如此。其次，秘书人员要不断进行实际练习，熟悉各种软件的功能和使用情况。台上一分钟，台下十年功，秘书人员只有不断实践，才可以提高办公自动化的应用能力。

秘书工作的辅助性、被动性、综合性等特征，决定了秘书工作的复杂繁重，但秘书工作的挑战性又要求秘书人员能够快速有效的完成工作，帮助领导作出正确的决策。秘书人员自身的素质和知识以及信息的掌握情况成为了关键的问题，办公自动化在秘书工作中的应用使得秘书人员可以弥补这些缺陷，使秘书人员在未来信息化和技术化的社会中能够更好的为领导、为企业、为社会服务。

主要参考文献：

1、何宝梅、杨剑宇主编：《秘书学导论》，华东师范大学出版社2013年版

2、成昊、魏彦华边：《文秘与办公自动化教程》，科学出版社，2011年版

第二篇：试论现代办公自动化对秘书能力的要求

摘 要

随着科学技术的发展，高科技的引进，办公自动化的不断革新冲击了秘书人员的理念，改变了文秘工作方式，提高了工作效率，秘书行业越来越向着专业化、职业化和社会化方向迈进。办公自动化要求秘书人员应不断更新知识，完善自身，与时俱进。

关键词：信息技术 办公自动化 文秘能力

办公自动化(Office Automation,简称OA)是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。

我国办公自动化发展较晚，自1970年代开始发展，大致经历了三个阶段。 第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如电话、复印机等;第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理和进行人事财务等信息的管理;第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段通过利用网络实现了文件共享、网络打印共享等工作。今天的办公自动化已是一个包括文字处理系统、数据处理系统、管理信息系统、办公事务处理系统和决策支持系统在内的综合一体化的办公自动化系统。

一、现代办公自动化的特点

网络的飞速发展伴随着新型办公设备与软件的产生，更着重于办公信息的共享、传递、组织、交换和监控的实现。协同文字、数据、声音、图像等多种信息为一体，公文管理、数据决策分析系统等各个业务为一体的统一的数字中枢神经系统。现代办公自动化的特点主要体现在：

具有灵活可拓展的基础构架。要在各个应用层面上有良好基础框架才能实现新时期网络时代办公自动化的优势。将单位各部门应用的数据信息通过各个信息点主动采集并共享出来。需注意不同级别层面的办公自动化需求和实现的方式会

有一定的区别。分布在各个层次上需求的应用要很好的统一在一起，形成科学、高效、可量化的应用数据，这对基础框架平台起着决定性的作用。

具有强大的自定义功能。这是由单位的组织结构决定的。单位的领导和监管机构其办公应用功能较多的集中在分析、统筹和决策等方面。基层单位的职能活动主要在业务处理上，同时接受上一级的监管和统筹规划。其办公自动化建设重点在以收发文为主的公文管理和各种业务系统的结合。不同级别对其对应的业务需求及公文收发的要求使办公自动化必须具备高灵活性。其次单位为了不断提高在市场中的竞争力，必须不断进行业务流程的重组。这种机构改革、系统管理优化的需求，要求办公自动化建设必须能适应日后经常性的变化，具备灵活的自定义功能。

能实现量化考核并具备分析决策的能力。生产力的发展导致信息量的增加，从而推动了办公自动化的发展。如今全球信息化网络化的发展迅猛的改变着人们的生活、工作等方方面面。然而，办公自动化的实现不仅要求实现办公信息的自动化流转和管理，而且也要求对这些自动化形式下产生、处理、信息的量化管理，同时也对领导的工作提供了辅助。业务活动的信息和方案由计算机提供给领导评估决策，并由人决定，这充分体现出发挥现代科技的决策辅助作用。

具有系统内部广域网应用功能和远程办公功能。如果单位存在跨地域的关系，并且之间的信息和数据的传递频繁，就要充分利用网络技术。这是当今办公自动化的一个重要手段。

具备有高速、大容量、宽带的传输网络。分布式计算技术的一种，其最基本的概念，是透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序，再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。透过这项技术，网络服务提供者可以在数秒之内，达成处理数以千万计甚至亿计的信息，达到和“超级计算机”同样强大效能的网络服务。这是今后发展的主攻方向。

二、办公自动化与秘书的关系

在科学极速发展的浪潮推动下，办公设备种类越来越多，性能也日益增强，这对办公自动化的发展创造了条件。例如起草文稿的文字处理机、复印资料用的复印机、管理文件和档案用的文档资料管理系统、计算机通信用的局部网络系统 2

等，这些技术和设备对办公室工作的发展提供了有力的支持，在不同程度上为办公室工作的现代化起了推动的作用。

秘书工作在办公自动化环境中的主要内容：一是文字管理工作。在秘书工作过程中，要接触许多文字工作，如文件、信函、报表、数据等的详细情况，在计算机中加工处理、存储，可以做到及时查询、分析、修改、协助决策活动。二是信息管理工作。秘书工作的信息管理主要有采集工作、加工处理工作、信息传递工作。秘书工作中可以高效率的采集资料，上报文件，使信息能够在网络中得到资源共享。三是档案管理工作。在办公自动化环境中，秘书的档案管理工作主要有整理、保管和保密。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等存储介质，秘书人员在保管这些信息时，首先要将信息分类，保存在适当的介质上，确定标识的全宗名，然后划分全总群，最后进行编号和排列。秘书的档案保管工作是一项重要的工作，要保证档案的安全和完整。秘书人员在保管档案时要保持磁带机、软盘驱动器、清洁机的清洁，定期对其进行检查、复制更新。

随着科学技术的发展，高科技的引进，先进的设备连续地、自动地处理办公例行公事，极大的提高了秘书的工作效率。网络不受空间与时间的限制，逐渐消除或重新定义了社会之间的界限、关系，给秘书人员打开了广阔的思维空间，有利于秘书充分获取知识，充分发挥思维能力为领导工作服务。如在实行资源共享，增加信息的占有量方面有大量的公共信息需要秘书去发布，如员工作业分配表、各项管理制度以及个部门组织图等。这些以往通常都必须印成书面材料，张贴出来或散发下去，不仅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及时更新，导致影响使用，现在通过网络，可以在网上发布，提高效率，也节省了成本。信息被称为“财富的财富”，往往称为个人、企业、行业、部门甚至国家决策成败的关键。网络中大量搜索引擎的使用，适应了大量经济信息传播和处理管理的需要，克服了原始程序处理信息存在的局限性。使搜集信息慢、传递手段落后、信息资源浪费、共享性差、存贮功能低、检索复杂、带有主观性等问题都得到了有效的解决。秘书人员真正做到了“眼观六路，耳听八方”，思考问题和解决问题的空间进一步拓展，这就使得秘书人员有可能做好一般性的信息处理事务和参谋辅助的同时，参与领导授权范围之内的决策工作。

计算机技术、信息技术、网络技术的飞快发展，改善了办公管理，中文处理 3

技术、计算机软件开发技术、数据库技术、人工技能技术等的发展促使秘书思维高度开发，思维由此而变得活跃，工作效率不断提高，使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。例如在会务管理方面可以用办公自动化系统辅助完成。由于会议工作复杂，给秘书安排工作带来了困扰，然而，利用办公自动化系统中的电子议程表安排会议，很快就安排好了，使秘书能够轻松的安排大量会议。

在办公自动化这个大环境下，有些工作已经全部自动化，秘书只是一个监督和照看的作用。这里强调的是办公自动化的秘书工作。虽然软硬件上采用先进的高科技，使工作自动化，但是也离不开主体——人。在秘书工作中，人是最重要的一部分。自动化的工作主要是秘书职能的自动化。除了办公室工作外，现在又要承担系统管理员的工作。领导作出决策，发布指令，除了文件上的往来之外，更深层的工作。实际上是信息的收集、存储、处理，从而辅助领导作出决策，信息是现代社会的宝贵资源。自从办公自动化的到来，给秘书工作带来了难得的发展机遇，秘书的工作态度有一个被动向主动的转变。主动的思考，主动的工作，用一种主动的乐观的态度投入到工作中，充分发挥主观能动性。

三、现代办公自动化对秘书的能力要求

现代办公自动化的发展不断更新，市场的需求不断提高，秘书人员应强化自己的意识，提高自我素质，及时把握经济运行和市场的需要，认真为领导服务好，使自己能与时俱进。

秘书人员应不断提高自身素质，加强工作能力提升，这不仅是在秘书行业中不断前进的动力，也是适应经济社会不断发展的需要。通过办公自动化系统开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。对日常工作要用一颗细腻的心多看、多学、多问，只有通过坚持不懈的努力，工作才能得心应手。一个人的能力可以反映出他的综合素质水平，文秘人员涉及的面广，接触的事情复杂，要想把诸多事务处理得体，把复杂关系理顺。 就必须加强学习，不断提高自身素质以及各方面的能力，这不仅是在秘书行业中不断前进的助推器，也是适应经济社会不断发展的需要。文秘人员要时刻谨记自己的职业角色。

秘书工作的现代化是一个长期的逐步提高的过程。如果秘书工作的技术水平 4

毫无进展或者进步不明显，就会影响整个单位的工作效益。所以办公自动化的发展对于秘书工作的现代化不仅仅重要，而且也对秘书的素质和能力提出了更高的要求。在思想观念上要充分认识到办公自动化实现的必要性和长远功效。秘书人员必须尽快转变思想观念，跟上形势和时代的发展步伐，要改变过去不合时宜的旧观念，在新的形势下更新观念。少年易学老难成，一寸光阴不可轻。要清楚认识自己的工作，严格要求自己，时刻知道自己该学什么该做什么，持续下去就会发现自己成为了一个有思想、有技能、有能力的人。要与时俱进，具备现代办公软件操作等能力，才能为领导处理事物及决策的能力。

认真实现秘书工作的规范化操作。要系统地建立办公自动化条件下的秘书工作规范。秘书工作是办公室工作的重要组成部分。对秘书人员来说，如何提升自身素质和业务水平，不断增强办事效率和服务水平，是每个秘书工作者必须思考和解决的问题。工欲善其事，必先利其器。秘书人员应从确立目标、强化学习等方面扎实做起，不断提高对秘书岗位的认识，不断提升专业水平能力。 虽然秘书工作是一项政治性、思想性和业务性很强的工作，但秘书工作的现状不容乐观。秘书要严格的要求自己和约束自己，要在日常生活中不断提高自己的专业知识。由于办公室工作繁琐杂碎，很多秘书工作缺乏独立性以及过于泛化，使得秘书队伍实践能力不足的问题突出。因此，秘书队伍存在着业务综合素质参差不齐的现象，秘书工作人员基本素质大打折扣。秘书人员应该强化自己的业务技能，使秘书与现代办公自动化有力的结合起来，发挥其应有的作用。

在科技技术迅速发展的时代，软件和设备更新周期越来越短，日常事务处理中，每天都离不开它。这要求秘书人员能用心地学习和灵活的运用。因为这些办公工具不仅能优化办事效率，而且还能提高办事质量。办公自动化的发展对日常事务处理有很大的帮助。但是像公文办理、档案管理、信息管理等工作虽然运用了办公自动化软件，但这类工作有传统的规范程序，如公文办理中的拟办、批办、承办等核心环节，管理档案中的鉴定、分类、整理等核心的环节，在办公自动化环境下要坚持规范处理，让办公自动化与秘书的工作结合起来。把工作中的信息按照轻重缓急分开，切实取得高效率的成绩。只有这样才能不误时机、影响大局。正确运用好办公自动化，提高秘书工作的水平。

秘书工作也是一项琐碎繁杂的工作。作为文秘人员，要对秘书工作有个科学 5

的定位，真正理解秘书的性质。秘书工作错综复杂，秘书人员不仅要掌握电脑、传真机、复印机等现代办公手段，还要掌握计算机信息处理技术和网络技术，熟练使用办公软件(如微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、红旗2000RedOffice、致力协同OA系列等)以适应对秘书的新要求，充分发挥秘书的职能，提高秘书的工作效率。

秘书人员要增强安全防范意识，做好保密工作。这是秘书工作的重要组成部分，也是秘书人员的义务和责任。在现代办公自动化环境中，秘书人员的保密工作又有了新的特点，增加了保密的难度。网络技术飞速发展，文件档案的传播途径五花八门，泄密渠道急剧增多。计算机、磁盘等都可能成为“黑客”的攻击对象，窃密手段日益现代化，红外遥感、激光技术等现代化高科技均已被利用到现代窃密活动中。因此，秘书人员必须高度重视的问题是如何能更好的保守机密。从思想上认识到保密工作的重要性，增强安全防范意识。对各种办公自动化设备要熟练掌握和运用，充分了解办公自动化设备方面的窃密与反窃密情况。要树立反扒窃意识，加强反扒窃措施，切实做好办公自动化中的保密工作。

参考文献：

[1].杨洪山，2007年.《办公自动化与秘书工作》[M].上海;上海交通大学出版社

[2].袁维国，2006年.《秘书学》[M].北京;高等教育大学出版社 [3].赵映城，2009年.《秘书学》[M].北京;中国经济出版社

[4].中国就业培训技术指导中心，2006年.《秘书国家职业资格培训教程.基础知识》[M].北京;中央广播电视大学出版社

[5].吴倩，2011年.《现代办公自动化在秘书工作中的作用》.《农家科技》 [J].04期.重庆;重庆出版社

指导老师评语：

论文成绩：

指导老师签名： 年 月 日

第三篇：秘书与办公自动化顶岗实习报告

为了让我们可以快速掌握办公自动化软件的使用，巩固文秘专业的主业知识，提高实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作，学校要求我们大三的同学在第六学期进行为期三个月的顶岗实习。为此我于3月23日，正式入职于鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司，也就是我现在的工作单位，展开为期三个月的实习期，也就是从3月23日到6月30日。

现在首先让我介绍一下鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司，她是由鹤山市碧桂园物业发展有限公司投资兴建，是碧桂园凤凰酒店五星级连锁体系2005年全新力作之一。地处鹤山大道旁，屹立于大型人工湖环绕的岛岸上。酒店四周环境优雅，视野开阔，东南亚风情园林绿化萦绕其中。酒店建筑风格独特，并依岛岸地形延伸，显现浓厚的欧陆新古典主义韵味，中空大堂设计，装修瑰丽典雅。鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司是集旅游、餐饮、酒店服务于一体的国企，酒店下设19个部门，在编总人数约为350人。酒店拥有鹤山市最大的娱乐商务体系，完善先进的会议餐饮设施。

目前我是在凤凰酒店前厅部的商务中心担任文员一职，商务中心的工作主要订房、票务、打印、复印、传真、办公室和会议室的租用等。所涉及的范围甚广，正好符合我的专业要求，在此，我暗自高兴，因为在这里有一个梦寐以求的学而致用的机会。开始一星期，实在是有点不习惯。但一星期后，自己在假日细细斟酌，发现自己进步了。

首先，我了解到了办公自动化系统的一些日常办公的基本范围：

1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理;

2、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询;

3、能在网上查询、下载资料、发布信息、传递文件、运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。其次，也让我们了解了办公自动化系统的主要功能有：

① 文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、

存储、打印和文字识别等功能。

② 数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。

③ 资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。 ④ 图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。 ⑤ 网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部

各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。

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经过总结，确实很不一样，杂乱的思维顿时明朗了，沉重的心情霎时间轻快了。原来书本说的知识在现实应用起来，真的让效率加快了很多。

我的上班时间其实算是自由的，但是我只要一上班，坐在自己的位置上，就要十分认真，做每一件事都要很仔细、谨慎。虽然我在商务中心工作才一个多月，但是我觉得在这里可以学到很多东西，除了学会如何使用办公室软件，办公室硬件设施之外，我还在同事中学到了很多在学校里没能够真正体会到的东西，例如待人接物、为人处事的方式。商务中心的所有职员，她们都会以“热情微笑，尽善尽美”的服务态度来对待每一位客人和酒店内部的同事，这也是我在进入商务中心后第一件学习。

秘书工作是办公室的主体工作，领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。因为秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑大问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理的建议。秘书工作头绪多，任务重，但必须抓好以下几个方面：

第一，主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事，转变到既办文办事，又出谋划策。

第二、开展调查研究，了解基层群众的学习、思想、工作、生活情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。对一些急需解决的问题，应及时与有关部门协商解决。

第三、检查督促各种行政法规和本单位的各项决议、制度、办法、规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题要及时向领导反映，防止并纠正偏差。

第四、组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。

第五、对上级机关的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果。

文秘人员除了需要具备以上工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。因此，文秘人员要自觉、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员。并注重掌握以下原则。

1、要有充分的政策依据和事实依据。秘书人员办文办事，绝大部分都是针对现实状况的，或是为了解决某个问题，或是指导某项工作。因此，必须以党和国家的政策和客观事实为依据，坚持实事求是的原则。实事求是是我党的思想路线和传统作风，是秘书部门一切工作的准则，也是秘书人员必须具备的品质。如果有些领导交办的事不符合党和国家的方针政策，秘书人员应有勇气提出意见，请领导重新考虑，以保证正确贯

彻上级的指示精神，把工作做好。

2、要有准确性。准确，是对工作质量的要求。文秘管理的准确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的准备性。文秘管理的准确性，涉及的方面很多，简要地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。而要做到这些，必须态度认真，作风过细，不能疏忽大意，不能马虎潦草。比如说办理公文，就要保证文件的质量，用词要准确，材料要真实，抄写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。

3、要雷厉风行。这是对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是准确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书人员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工明确，充分发挥工作人员的重要性和创造性。要简化办事程序，减少不必要的行文和礼节，消除“文山会海”的现象，提高工作效率。要利用电脑等现代技术改变工作手段，实行办公自动化，例如用电脑传递信息、检索资料、编辑文稿等。

4、严守纪律，保守机密。文秘管理要制发文件，处理文件和管理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各级秘书人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书人员在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。我国已经制定了《保密法》，秘书人员要认真学习，模范执行，切实做好保密工作。

还有，我最记得自己曾经的一次接电话经验，那时我才上班一个星期左右，我接到一个刚好是酒店的高层人员打电话过来进行检查的(酒店经常会有这样不定期的检查)，那人是想要询问房价的，我照常报了房价，但是没想到，后来有人抢了电话问我：你是商务中心的哪位?我就像平常那样回答了她“我是姓邓的”。就是这短短的简单的询问房价就出问题了，害我第二天上班就受批评了，主管说我接听电话时的礼貌做得不到位，一个“请”字都没有，而且当对方问起“您是哪位呀?”或者“您贵姓呀?”类似问题的时候，我们的回答不可以像平常那样，应该要回答“我小姓××”，或者“免贵姓××”。这些都是常识，老师在课上的时候也有提及过的，但是因为平时都不注意这样的用语，所以突然在工作时用到，就出问题了。我深刻记得这次的教训，在这之后的每一次接电话，无论是客人的还是酒店内部的电话，我都会很注意用语了。所以通过在凤凰酒店的实习，我改变了不少，很多工作从一开始什么都不会到现在都慢慢地学会

并熟悉，从以前的粗心变成现在的凡事细心，更加懂得如何为人处事，更加注意到平时的细节问题。

因而我觉得：细节就是一切。见微知著真的非重要，在工作中的每一个细节，没有一个不是有接触过的，这个接触是深层次的接触，就是在你学习跟生活过程中，要是你自己用心了，注意细节了，你就会领会到很多拓展出来的东西，其实这个才是最重要的。

鹤山碧桂园凤凰酒店是五星级酒店，对于这么高级的餐饮、服务行业，服务质量无疑是企业的核心竞争力之一，是企业的生命线。高水平的服务质量不仅能够为顾客留下深刻的印象，为其再次光临打下基础，而且能够使顾客倍感尊荣，为企业树立良好的品牌和形象。所以从每位新员工入职之日起，就会很严格要求员工注意细节和礼貌。而且通过对新老员工的跟踪培训和指导，不断提高和改善我们的素质和水平。同时，领导也会很注意我们的情绪变化，他们会经常跟我们谈心，我觉得这样是能够缓解情绪、调节心理的好方法。在这里工作，让我认识到同事与同事之间，微笑其实是最好的交流工具，在同事之间互相给予一个会心的微笑和问候就可以消除彼此的陌生感，拉近同事间的距离。在我们酒店内的任何一个角落都可以看到彬彬有礼的服务人员，规范的操作、职业的微笑、谦恭的神态，让顾客无时无刻不受着礼仪文化的熏陶，让顾客能够得到最满意的服务。

短短的一个多月的工作，我认识了很多同事和朋友之余，对于处理人际关系也有了新的认识，积累了自己初步踏入社会的一些经验和明白了一些社会问题。做事要懂得变通，不要过于固执和呆板，凡事都要细心。这次的工作可以说是我了解社会，真正走进社会的一个开始。在工作当中，不仅要处理好不同的人际关系，如上下级之间的、同事之间的，而对于我们来说，更加重要的是要处理好与客人之间的关系，很多都完全不像我们在学校的那么简单和直接，所以在工作时，懂得自我调整好心态是很重要的。其实有很多时候的我们都是经一事，长一智的，很多事情是要我们真正经历过了，才会更加懂得如何处理，看待问题的角度才会更切合实际。

学院提供第六学期作为我们的顶岗实习期，这一次的顶岗实习，也算是工作吧!让我真正接触到了社会，学会了如何独立面对事情、解决事情。同时对自己的专业有了更为详尽而深刻的了解，深深体会到了实际的工作与书本上的知识是有一定距离的，并且需要进一步的再学习，还让我了解到的是作为一个文员应该具有强烈的服务意识，不仅要最好的服务来对待酒店的客人，还要对自己的工作团队有服务意识，吃亏一点也并不算坏事。另外，通过这一次的实习，我还学会在课堂上很难真正学到，并且感受到的东西：例如：如何处理好同事之间的人际关系、如何处理与陌生人之间的关系、如何调整自己在工作中的心态和在生活中的心态，如何协调好生活与工作的关系，并且一直相信只要我有付出了就一定会有所收获!所以在以后的工作中，我会更加积极主动地学习、

了解更多的关于酒店的各个项目、各个部门，拓宽自己的视野，不断地增加自己的工作经验，争取更多的机会来提升自己。

回顾在鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司工作的点点滴滴，我除了能够通过实践来加深自己的文秘专业知识外，还了解到了有关于酒店管理这个行业的有关知识，学会了如何合理地把所学的知识运用于实际操作中，并在实践活动中不断地充实自己。因此，毕业后，我还将会继续留在鹤山碧桂园凤凰酒店工作，并且通过工作不断地学习，不断磨练自身的意志，从而得到真正的社会锻炼。

总的来说，要在社会生存，最重要的就是要学会做人，这个学会做人是我们初中的时候的校训，因此我一直铭记于心。我感觉，在社会上，要是你真正学会了做人，无论你做什么工作，做什么生意，你都会是领头羊。

第四篇：自动化学院秘书处工作总结

2010~2011第一学期

光阴似箭，时光如梭，转眼间一个学期就过去了。这个学期中，我们秘书处各项工作都进行的的井井有条，同时也得到了广大老师和同学的好评。

秘书处是系学生会领导的一个部门，积极响应老师和学生会安排的各项工作，认真负责的完成了学生会成员的资料的整理，迎新生晚会，元旦晚会等工作，并积极筹办院刊。各位同学都能积极按时参加工作，

上学期，在新生同学军训结束之际，学生会在院系老师的指导下成功举办了迎新生晚会，秘书处出色这次晚会的比赛成绩记录，会后总结等工作，受到了院系老师的表扬。为丰富同学们的大学生活，值元旦佳节，在学院老师的指导，学生会领导的统一安排下在北区大学生活动中心成功举办了元旦晚会，节目异彩纷呈，深深吸引了广大同学。在这次活动中，秘书处主要负责晚会的海报设计，晚会背景的设计及晚会的总结，认真完成了各项工作，受到了老师和学生会的肯定。

一学期以来，秘书处成员时刻不忘自己的主要任务和职能。在院系辅导员伦老师工作安排下，秘书处干事实行每日值班制，每班两人。在值班期间，各位干事都能认真负责的整理学生会的成员资料，并做了细致的工作记录，为资料的保存及查找提供了极大的帮助，各位干部干事受到了老师的当面表扬，激发了干部干事的工作热情。同时，秘书处各位干部干事也负责每次的会议记录。每周一次的部门例会由部门干事轮流记录，每周一次的学生会例会由部门干部负责记录，每月一次的学生会全体大会由部门干部记录。每次的会议记录都井井有条，整洁清楚，为学生会的工作开展提供了极大方便。

回顾整个学期，我们部门一直在尽最大努力来实现全体老师及同学的愿望——办一份自动化学院的院刊。在秘书处各位负责人的安排下，整个部门实行分工到个人制，以每个干事负责一个学院的采访为基础，积极了解并掌握其他兄弟院系的院刊情况，同时也时刻关注着同学们的喜好，默默地为院刊做着充足的准备，也获得了院系老师肯定。一个学期以来，秘书处的各项工作的完成都离不开全部门各位干事的积极参加，每一位干事都能认真工作，热情的对待安排的每一项工作，都能尽自己的最大努力去做好工作。每一位干事都能处理好学习与工作的矛盾，认真的学习，出色的完成各项工作。在期末考试中，我部门干事均取得了优异成绩。

秘书处所有成员团结一致，众志成城。希望在以后的工作中能戒骄戒躁，做出更好的成绩。

第五篇：秘书的办公室工作总结

一年以来，在办公室的领导下，在同志们的支持和帮助下，较好地履行了工作职责，完成了工作任务。现将工作情况作以下的工作总结。

1、加强学习，提高了政治水平和业务素质。

具备良好的政治和业务素质是做好本职工作的前提和必要条件。我利用工作和业余时间系统地学习了《马克思主义哲学》、《毛泽东思想概论》、《社会主义市场经济》、《行政管理》、《刑法》、《民法》、《公文写作》等理论知识以及与业务部门相关地政策、法规和条例等，逐步提高了自己的素质。我不仅从书本上汲取养分，还谦虚地向周围理论水平高、业务能力强的同志学习，取人之长，补己之短，努力丰富自己、充实自己、提高自己。

通过学习，进一步提高了政治水平和驾驭实际工作的能力;提高了思想觉悟和执行党的路线、方针、政策的自觉性;提高了对党在新时期的作用和建设有中国特色社会主义的认识。作为一名中共预备党员，通过对《党章》的学习，更加明确了党员应该具备的素质，坚定了成为一名光荣的中国共产党员的决心。通过对十六大有关文件的学习，进一步了解了我国面临的政治形势、经济形势、国防力量、科技教育以及在国际社会的地位和作用。

2、勤于动笔，增强了文字功底和思维能力。

秘书工作要求有较强的文字表达能力和逻辑思维能力。为了提高自己的写作能力，我从研究已经成型的材料入手，细心揣摩，边写边改，并请老同志和领导提出意见和建议，然后再进行深入加工，经过反复推敲，最后定稿。一年来，我起草各种综合材料15份，文件20份，龙凤信息13篇。材料的写作需要有详尽、准确的第一手资料，这样才能保证向领导反映准确信息，为及时决策提供可靠依据。在三年来开展的城市管理年活动中，我经常深入到城市管理行政执法分局和基层了解情况，编发了《城市管理活动主题信息》，并及时报送到市政府有关部门，使上级对我区工作有了全面的了解。

对于工作中存在的问题，我总是积极动脑筋、想办法，为领导献计献策，充分发挥了助手和参谋作用。政府印发的文件具有很高的严肃性和权威性，代表政府的形象，出现任何纰漏都会影响政府工作的正常进行。对于要印发的文件，我每次都进行认真的核稿和校对，至少3遍以上，并请其他秘书帮助把关，减少了出错的几率，保证了文件准确、及时发放。

3、深入实践，强化了协调意识和督办力度。

领导的决策和指示的落实都需要进一步的协调和检查监督，这是秘书工作的一项重要职能。对一些矛盾灵活掌握，具体问题具体分析，及时协调科室之间、科室与辖区单位之间的关系，正确处理问题。在改造凤阳路时，我被派到工地，负责施工质量和进度工作，由于不封路、工期短、地下情况复杂，工程涉及到十几家单位的利益，经常出现“窝工”现象，影响了正常施工。每当出现问题时，我都深入调查、了解情况，多次协调电信局、供电局等单位，动员他们顾全大局，配合工作，并及时把情况反映给领导，以便领导及时作出决策，同时也使自己得到了很大的锻炼和提高。

在受理区长热线电话和群众来信来访时，我都热情服务，较小的问题立即协调业务部门进行处理，较大的问题及时向主管领导汇报，待领导批示后，马上落实到基层单位，并进行监督。有群众反映，北小区一楼饭店没有排烟道，影响正常生活，按领导要求，我立即将情况通知了环保局，并限期进行治理，仅用两天时间，事情就得到了圆满解决，群众非常满意。

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