办文办会制度范文

2022-05-23

在当今快速变化和不断变化的今天，我们都与制度有直接或间接的联系，制度是我们需要遵守的规则或行动准则。那么，制度如何发挥其最大的作用呢？以下是小编为您收集的《办文办会制度范文》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

第一篇：办文办会制度范文

办文办会

第一、办文方面

办文主要包括：收发文登记、填写文件处理签、注明办理意见、跟踪催办及文件夹收交等。

一、公文概念

公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

公文是在公务活动中形成和使用的文书材料，离开公务活动就不存在公务文书。法定机关和组织以公务文书作为实现其职能的重要手段的依据;公务文书必须反映和处理公务。这就是公务文书区别于私人文书的本质所在。

公文有广义和狭义之分：

广义公务文书的指称范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。

狭义公务文书的指称范围包括通用公文与专用公文。通用公文指《公文处理办法》中规定的公文，专用公文指除通用公文外由外事、军事、司法等机关根据本部门需要而使用的专用公文。

二、公文种类

公文的种类，在中办发[2012]14号文件出台之前，党的机关公文和行政机关公文是分开的。

党的机关公文按《中国共产党机关公文处理条例》执行(共14类)：决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要。

行政机关公文按《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》执行 (共13类)：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

《党政机关公文处理工作条件》(中办发[2012]14号)文件出台之后，把党的机关公文和行政机关公文合并，共有15类：决议、决定、命(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

注：中办发[2012]14号文件自今年7月1日开始执行。

三、公文办理

来文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序，来文办理必须注重以下几个环节： 1.作好登记。包括来文单位、来文时间、具体承办人等。

2.认真审核。审核把握原则：(1)是否符合行文规则;(2)内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;(3)涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;(4)文种使用、公文格式是否规范。 “三熟悉”：

一是熟悉党的路线方针政策和各种法律法规;

二是熟悉领导分管的各块工作和各部门的工作职责;

三是熟悉来文主要精神、内容、规定及要求。 “三体现”：

一是体现党委、政府领导或部门领导的意图;

二是体现当前工作实际;

三是体现人民群众根本利益。 “三不要”：

不要超越权限范围;

不要提得太突太空;

不要写得太满太高。

提拟办意见时，对把握不准的，可事先查找以往类似收文办理的拟办意见作参考。力求具体、简明、准确。

四、办文常见的错误

错误一：没有对收文进行处理。

收到来文，没有严格按照签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办、和催办等程序等办文程序，普遍收到来文后没有进行登记，没有附公文处理笺、没有拟办意见，直接送给主要领导或分管领导，办理情况没有具体人员跟踪落实，经常出现文件不知所踪，文件执行不力等现象。错误二：部门代拟稿不按规定处理。以县委、县政府(或县委办、县政府办)名义，由部门代拟的代拟稿不经过两办办公室正规程序处理，经常出现文稿多头报送或直接报送领导同志等现象，导致不同领导有不同意见，相互矛盾，无所适从，无法执行。错误三：报告和请示分不清楚。

报告中夹带请示事项。请示中涉及人员、编制、机构、经费等事项，未与有关部门协商。同时，经常出现一文多事的现象，请示件多头呈报，如同时报县委、县政府等。

错误四：党政不分、文种不对。

一是政府工作部门给党委的报告和请示不以党委(党组)的名义报告，二是请示和报告没有签发人姓名。错误五：文字把关不严。

没有把文件的文字关，政策关。文件经常出现语句不通，前后矛盾，错字漏字，特别是错打领导的名字和职务等现象。

五、办文体会

办文要把好五个关：政治关、政策关、事实关、收文关、发文关。

(一)政治关。在公文的处理过程中不能出现与法律发挥相抵触、相冲突的问题是出现。除此之外，容易犯政治性错误的还有我们领导的名字打错、职务写错、排名排错等，所以政治关一定要把握好。

(四)收文关。

注意收文的传递：文件的签收、登记、传阅、保管等都有严格的规定，一定要严格执行。

注意收文的拟办：做好公文拟办要注意三个方面问题：一是熟悉政策，二是要熟悉领导的分工，三是熟悉部门的职责。另外在拟办意见上要做到“三不要、三要”，即不要超越权限，不要空泛，没有操作性;不要提得太高、太满，领导没空间。三要就是领导提的要到位，要提得艺术，三是提得恰当。

注意办理结果反馈：涉及领导批示的必须催办并及时反馈。

(五)把好发文关。

注意文件格式：标题里面除书名号外不能出现其他标点符号，如果实在需要有间隔的，可用空格;缓急程度上不能乱划分，在文种的选用一定要严格。

注意文件校对：注意四个方面：一是行文，二是格式，三是文字，四是内容。特别是文字的校对，要认真反复校对，还未校对的文件千万不能印发。

注意文件传输：传送可以采取传真、人送、网络等形式，传送中涉密件要注意保密。

注意报文程序：除非上级机关负责人直接交办事项外，不能越级上报文件。第

二、办会方面

-----办会主要是根据会议的不同属性及缓急程度，所进行的一系列包括议程、稿件、通知、记录、签会、纪要及会后的督办与跟踪督查等。

办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到领导的意图能否得到圆满实现，还直接影响着一个部门的声誉。

办会三个环节：会前准备、会中服务和会后整理。

一、会前准备

(一)制定会议方案。会议名称、指导思想、会议时间、会议日程、会场地点、参加人员、主席台及会场布置、人员食宿、交通保障、报到方法、经费预算、会议领导组织、会议编组、入场凭证、安全措施等。有的会议还需安排参观、录像、报道、颁奖、摄影等。

(二)起草会议文件。工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议指南。

会议指南主要包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组联系电话号码、注意事项等。

(三)搞好协调保障。大型会议保障任务重，要组织召开协调会，明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。

大型会议成立筹备工作机构，下设会务组、材料组、宣传组、后勤保障组(包括医务人员)、安全保卫组等。

(四)下发会议通知。会议通知一般包括“八要素”：会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。

(五)设置会场

主要有两项工作：

1. 主席台的布置。主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并调试话筒。

主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定。对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。

主席台人数为奇数时

二、会间服务

(一)组织好会议报到 1.设签到处。

2.准备好签到册、签字笔。 3.向主持人汇报报到情况。

(二)做好会议记录

特别要记好领导的即席讲话，重要的还要录音，以便会后整理。

(三)做好服务

1.做好会场茶水、水果安排和服务。

2.有老同志参加的重要会议，要安排医务人员服务。

三、会后工作

一是整理会议记录和领导讲话; 二是撰写会议纪要或简报; 三是将会议材料整理归档; 四是会务工作总结。

四、办会体会

办会要达到“四要”：

着手要早：

1.及早明确会议中心议题，搜集资料，撰写会议材料。 2.及早布置好会场、安排好食宿。抓得要细：

会务工作之大忌就是“粗”、疏”、“错”、“漏”。办会要做到事无巨细、面面俱到。

有时几个会连续开，要周密搞好会议的衔接。协调要好：

一要抓牵头。各会务组组长对其具体工作负全责。

二要明确分工。责任到人，事有专人，人有专责，防止相互推诿扯皮。

三要勤协调。各部门须通力合作，和谐顺畅，打好整体仗。动作要快：

会务人员要增强时间观念，加快工作节奏，提高工作效率。要按期或提前完成工作，不能拖延。总之：

办文---精：精品----文少而精。

办会—-严：严密----周密细致。

第二篇：办文办会办事的一般要求

一、办文程序和规范

1、签收、登记、拟办

2、分办、传阅。

3、承办。按照局领导的阅批意见，秘书科文秘人员及时送交相关科室承办落实,需直属单位办理的文件，由秘书科负责将局领导的批办意见一个工作日内转送承办单位办理。

4、催办、查办。公文处理需要批复、答复、报告结果的请示、督办件等，原则上一周内(特殊情况除外)办结。在公文承办过程中，监察室协助秘书科负责催办、查办工作，直至办结。对回复结果的函件，由承办科室及时向局有关领导报告，按时限要求反馈办理情况。文件办结后，承办科室要及时消号并将完整的往来办理件送还秘书科归档。

5、立卷、归档。公文办结后，由秘书科专职人员将办理过程中领导批示、会商及落实等能反映公文办理全过程的原始件妥善收集、保管整理，按文书归档标准要求立卷、归档。

6、来文办理的其他要求

(1)对于上级来文，由秘书科科长提出拟办意见，文秘人员分别将文件装入“批办件”文件夹、“批阅件”文件夹，涉密文件由秘书科专职人员分别装入文件夹，及时呈送领导阅批。

(2)传递公文按先阅办后阅知、先主办后协办的顺序进行。

(3)除分办人标注“另送”者外，一般应按顺序传递。如遇领导外出，可超顺序传递，领导回来后补签相关手续。

(4)紧急公文应随到随办，并视紧急程度，不得耽搁，如遇领导外出等特殊情况应由秘书科专职人员在第一时间报告秘书科科长，再由秘书科科长电话联系有关领导，并按领导指示督办落实。

(5)经局领导阅批，并有明确办理意见的办理件，归口有关单位、科室处理后，应及时将办结的公文送交秘书科文件专管人员，其他传阅件按照规定要求传阅完后由秘书科专职人员统一保管。

(6)对未经秘书科签收、登记的上级来文，原则上局领导、秘书科科长一般不签署阅批、拟办意见。因特殊原因局领导已签署意见的，秘书科应及时补办签收、登记办理手续。

(7)对直属各单位、局机关各科室报送的上行文件，一律由秘书科采取归口办理制度。凡需向市委、市政府或市委办市政府办报送的报告、请示等公文，应先送交局秘书科登记，由秘书科分呈局领导阅示、报送签发，不得将文件资料直接报市级领导个人(市上领导有特殊要求的除外)，如遇特殊情况已直送市委、市政府并有市领导批示的公文，应及时将情况报告局主要领导，并告知局秘书科科长。

(8)对下列情况的公文秘书科不予受理，并由秘书科及时负责退回报送单位。退文时，秘书科要填写“退文单”并陈述理由，经秘书科长把关签字。不予受理的文件是：①公文内容与国家现行法律、法规及党和政府的方针政策不符的;②多头主送、越级上报的;③属于本部门、局直属单位和局机关科室职权范围可办理的;④需与相关部门(单位)协调而未经协调的;⑤反映问题模糊、请示的内容含混不清、行文不规范、文面不清、报文程序不符合要求的。⑥项目经费未列入计划、会议决议或领导批示的。⑦签署合同协议未经领导签字、乙方未签字盖章的。⑧其他不予受理的文件。退回的公文经相关基层单位和科室修改、完善后秘书科再予以办理。

(二)发文办理程序和规范

严格按照以局名义“起草—审核—报批—再核—签发—印制—报送—存档”的顺序，履行必要程序，规范办文流程。起草单位代拟文稿一律先送分管领导，再送局秘书科校订，一般不得直接送局主要领导同志阅批。

1.起草。公文主办科室(单位)根据工作需要或领导要求，确定公文种类，完成公文初稿。

2.审核。公文初稿由主办科室(单位)负责人审核同意后，报秘书科校核，公文内容由经办单位、科室负责校核;体例格式、主题词标引和文字表述由秘书科负责进一步规范;公文发送范围、等级、密级由经办单位提出，秘书科校核。校核时如发现不符合办文程序，内容有不妥之处的文件，应及时向拟稿单位、科室提出修改或处理意见。

3.报批。确需行文的，由公文主办科室(单位)根据秘书科意见进行修改完善，由专职管理人员登记填写发文审批单，依次呈报领导审核。

4.再核。公文主办科室根据领导意见需要做较大修改的，由公文主办科室先作修改完善，再将修改后的文稿、电子文本以及领导批示的文稿一并报秘书科再进行校核。凡属规范性文件，必须事先与市政府法制办沟通。

5.签发。主办科室(单位)将样稿及修改审核的文件报送局秘书科，由秘书科报送有关领导复核后，最后由局长签发。

6.印制。公文的印制由秘书科负责监督，实行“谁呈报，谁印制”的原则。需要以局名义印发的公文，经过办文程序批准印发的，由呈报单位或科室承担印制任务。印制文件要严格按照秘书科提供的印制标准、份数进行，印制清样后要交秘书科审核，审核合格的由呈报科室付印。

7.盖章。以局名义发送的公文，一律加盖局印章，并经局长、党委书记同意签发。秘书科印章管理人员要对印制的公文与文稿检查校对无异后方可用印。

8.分发。按照领导批示意见，根据公文要求发纸介文件或电子文件。电子文件由局政务信息专管员负责制作、发布;纸介文件由公文主办部门(单位)按规定渠道和发放范围分发报送。

9.归档。凡以局名义产生的文件(含资料、领导讲话、工作报告、专项汇报等)都一律归档。各基层单位和机关各科室代局拟的文件连同底稿、附件等一律交秘书科负责存档，存档内容为：(1)领导批示原件;(2)文件签发单;(3)纸介公文2份;(4)word格式电子文本。

(三)注意事项

1.局属各单位、局机关各科室因工作需要或领导指示、会议决议等行文，要严格按照《国家行政机关公文处理办法》规定执行。局受理请示、报告类公文范围一般为：局直属各基层单位、科室、有关部门单位。越级报送或与本部门职能无关的，一般不予受理(局机关各科室不直接向本级行文，需请示报告事项，直接反馈面对面请示报告)。所有报送市委、市政府的公文，均应经局秘书科按公文处理程序办理，局直属各单位不能向市委、市政府直接报文或报告工作。

2.文种使用。请示必须一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。报告不得夹带请示事项，送阅件只作阅知处理。

3.公文撰写。请示、报告要文字精炼、表达清楚，实事求是。需要市政府或局答复的，要提出初步意见和建议。请示件的附注中一定要留有联系人的姓名、办公电话和手机号码，以便联系，协调解决。

凡邀请市政府领导出席的会议、活动的请示，要说明会议、活动的基本情况，并附有活动议程方案，且由专人负责联络协调。

4.行文格式。凡是上报市委(办)、政府(办)和局或需经市政府常务会议研究的材料要统一格式，一律用A4纸张打印，原则上以正式文件形式印制，左侧装订，每页26行(不含页码)，每行28字，大标题采用2号方正小标宋简体，正文为3号国标仿宋字体，由部门(单位)负责人签发，必须加盖公章。公文要素齐全，表述准确，不得出现格式方面的错误。

5.协调会签。在职权范围内可以解决的不得行文请示;请示、报告事项涉及其它部门时，应当协商一致后会签上报，经协商意见仍不一致的，主办科室要将各方面意见一并报告分管领导和局长，由局领导审定，不能自作主张。

(四)从严控制发文数量，提高办文效率。

对法律、法规和规章已有明确规定的，一律不再发文;通过简报、便函、传真或电话、面商可以解决的，原则上不正式发文。

一般公文的拟稿，24小时内完成;重要公文的拟稿，3天之内完成，特殊情况按要求时限内完成。为了减少报送公文的人力、物力等资源浪费，降低成本，提高效率，能够通过城建网或政府内网传输的公文实行电子公文网上传输，不再印发纸质文件。凡上级要求提供数据信息的非正式材料，原则上以电子版或纸质形式传送，一般不挂文头、文号。

二、办事程序和规范

(一)局领导按照分工负责制履行职责，有职有权，职责分明，各负其责，勇于负责。局领导班子成员对分管工作中的重要情况或重大事项要按照有关规定及时向局长报告，并提出解决问题的方案和建议。局机关科室和单位实行分级管理，一级对一级负责。各单位各科室需市政府协调解决的问题，应报请局分管领导，经局分管领导审定，并报局长同意后再向市政府分管领导专题请示汇报;特别重大事项由局主要领导向市政府主要领导请示汇报。原则上不得越级汇报。

(二)向市上领导汇报工作要采取“预约制”。各科室及各单位领导需向市政府领导当面请示、汇报工作的，除报经局分管领导、主要领导同意或安排指派、市政府领导直接点名约见外，应先与市政府办公室取得联系，并告知具体事由，共同提出拟办意见，由市政府办公室与市政府领导约定地点及时间后，方可见面。各单位、各科室一般不得直接向市领导报告工作。

(三)市政府迎接上级的综合性、全局性的检查活动，由市政府办公室承办，我局协办的，局相关单位和科室要积极协助、配合。以局名义组织的各项具体活动，由各业务科室(单位)牵头负责拟定活动组织实施方案，经分管领导和主要领导同意后，按方案组织实施，并按方案分工，各负其责落实好相关文字材料、活动现场、会务组织、食宿保障等各环节的工作，局秘书科负责协调、督办落实。

(四)实行会议决议落实督办制。各单位、各科室必须坚决贯彻市委、市政府和局的决议、决定，对于市上和局的重要重大会议精神要立即转达和贯彻落实，凡是决议的事项必须无条件执行，并及时报送涉及本单位、本科室承担工作任务或落实会议精神情况的反馈信息。对于市政府和局里的工作部署及重大决策，局秘书科和监察室要积极认真负责地督办落实，按时发送督办单、通报落实情况。局定期对局领导、直属单位负责人、机关科室负责人参会情况予以通报。

(五)对于来机关办理具体事务的职工群众，各科室要积极接待、文明办公，能立即解决的必须立即解决，一时解决不了的要认真耐心解释，尽量让群众满意而归。凡没有正当理由拖延办理、贻误时机、伤害群众感情、造成一定影响的，要追究科室负责同志和经办人的责任。对群众来信来访，做到件件有着落。

(六)凡需以局名义出具证明、介绍信、通行证的，一律要有所在科室或单位出具的证明、介绍信，并经局主要领导同意，由秘书科酌情给予办理。

(七)凡需外出考察学习，无论是局领导、直属单位、机关科室，都必须提前报告，经过严格审批。事前要上报考察学习方案，方案包括：考察的目的、人数、时间、地点、线路、经费及交通工具等内容，经局主要领导审批后方可成行。外出前必须到局秘书科登记备案，同时要将配备的公车和司机移交秘书科车管干部管理。事中要及时报告考察学习的情况，事后向局写出书面考察报告。

(八)局领导要按照分工和工作需要，积极参加市上或市直部门组织召开的会议，会后要及时汇报、传达、落实会议精神。凡局长指定局领导班子成员或科室负责人参加的紧急会议，参加会议的局领导或科室负责人必须按时参加，会后要及时传达汇报会议精神，并督促会议精神落实到位。

三、办会程序和规范

(一)会议类别

局实行行政工作例会、局领导班子成员碰头会、局党委会和局专题会议制度，并视情况召开全局性工作会议，动员部署工作。

为便于组织和管理，将局召开的会议按会议内容、出席人员分为三类。

1、一类会议：①局党委会，不定时召开，由党委书记主持，主要研究讨论“三重一大”等重要重大工作事项，作出全局性的重要决议，局党委成员参加，必要时召开扩大会，或相关人员列席参加;②局领导班子成员碰头会，每半月召开一次，由局长主持，主要研究分析部署综合性、阶段性重要工作，协调安排布置重要工作任务，主要是局领导班子成员参加，必要时按会议要求通知相关单位、科室负责人参加;③局行政工作例会，每半月召开一次，由局长或局长委托的副局长主持，主要是听取工作汇报，协调安排讲评半月工作，安排部署阶段性突击性重点工作，主要是局领导班子成员、局机关各科室、直属各单位主要负责人参加，必要时通知相关人员参加。

2、二类会议：局大型综合性全局性会议，根据工作需要召开，局长、党委书记出席，局分管领导主持，局领导班子成员、局系统副科以上干部或党员代表、职工代表参加，主要是动员部署、总结表彰某一方面的重要工作。由局秘书科组织实施，会前拟定方案。

3、三类会议：专题工作会议，主要是研究讨论、分析、总结、协调解决城市建设维护管理等具体工作和问题。局机关各科室召集的专业会议，由各科室自行组织。以局名义、局领导指定或局有关会议决定要召开的专题会，由局分管领导主持，相关科室负责人参加并组织实施，需局长出席的要事前及时请示报告，需要直属单位有关科室或市直有关部门等参加的，要及时通知，会后要及时将情况由主持会议人员向局长汇报。

局党委书记主持的党委会和局长主持的领导班子碰头会和行政工作例会，原则上会议地点设在局一楼会议室。二类和三类会议地点根据情况由局秘书科或有关科室协调安排通知。局领导班子成员碰头会和局行政工作例会，逢周一交叉召开，时间固定在周一早8：45，会议时间、地点有变化时另行通知。

(二)各类会议的审批

一类会议的审批：①召开局党委会由党委书记提议，与局党委委员事前通气后召开;

②召开局领导班子碰头会和行政工作例会由局长批准和主持，原则上单周召开领导班子碰头会，半月召开一次局行政工作例会，局长因故外出时由局长委托人主持。

二类会议的审批：由局长、各分管领导、秘书科根据工作需要提议，由秘书科拟定会议方案，经局长审批。

三类会议的审批：由局各分管领导或科室负责人提议，会议主办科室填报《会议呈报单》，交秘书科根据申请和局总体工作安排，提出会议安排的初步意见，并经分管领导审核后，报局主要领导审批，局秘书科备案。

(三)会务工作组织程序和职责分工

1、一类会议即局党委会议、局领导班子碰头会议、局行政工作例会统一由局秘书科负责会务筹办工作，秘书科会前收集征求协调局领导成员议题和意见，经局长审定后，列出会议议题，上会研究解决。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制、分发、会议记录由秘书科指定专人分工负责落实。

2、二类会议即大型综合性、全局性会议的会务工作依照有关规定要求以及市政府和局主要领导的指示，在局分管领导的指导下，专门成立的会务组织机构具体负责组织实施，有关科室予以协助。会议通知、会场座次、会场会标、会议签到及会议材料的起草、印制及会议材料分发由秘书科负责;会场卫生、服务工作、盆景花卉摆放、音响调试等由会务场地保障组负责。

3、三类会议即局专题工作会议的会务工作由主办科室负责，按程序办理，并负责会务承办，包括文字材料、会议通知、会场布置、签到、会务服务、会后会议纪要的起草下发等，局秘书科协助。

(四)其他需要明确的问题

1、会议议题

凡局以正式文件报市政府的请示、报告，局主要领导直接提议或局直接报送的汇报材料，需要提交市政府常务会议研究的，秘书科按规定程序运作，由议题相关科室提供相应数量的书面材料及电子版报秘书科收集，待有关领导审批汇总后，按工作规则办理。需要局一定会议研究解决的会议议题必须由相关科室研究讨论并报局分管领导审核后方可送达秘书科，如内容涉及其他相关部门，必须事先征求相关部门意见，如有异议应将不同意见注明，原则上不临时动议。

2、电视电话会议

上级召开的大型电视电话会议，综合性的电视电话会议由秘书科根据市上通知要求，负责联系安排落实与会人员;专业性电视电话会议由对口分管科室联系安排落实与会人员。参加会议人员要积极主动参加会议，并负责及时传达贯彻好会议精神。

3、各类会议纪要

局党委会议、局行政工作例会及综合性的会议纪要由局长、党委书记签发，秘书科负责起草印制、分发。专题会议纪要一般由主持会议的局领导审核签发，重要性专题会议，在印发纪要前，对议定的事项须报经局主要领导审定;具体承办科室负责专题会议纪要的撰写、拟稿、起草，秘书科负责编号、分发。

(五)控制会议数量和规模

大力精简会议。坚持务实、节俭、高效的原则，提倡少开会、开短会。可开可不开的会议，坚决不开;可归口召开的会议，合并召开;可由各业务科室或单位联合召开的会议，不以局名义召开。实行会议计划管理，从严控制以局名义召开的会议，严格执行会议审批制度。未列入计划的会议，一般不得召开，确需召开的，须报请局主要领导批准。已经发文部署的工作，一般不再召开会议部署。除局召开的全局性综合性重要会议外，不安排局主要领导出席会议;专题工作会议，只安排局主管领导出席，其他领导一般不陪会。各直属单位召开的一般性工作会议，局领导不出席。

(六)严肃会议纪律

为确保会议效果，严肃会议纪律，参加会议人员要做到“五不准”：①不准接打电话，手机必须关闭或调至震动状态;

②不准交头接耳;

③不准随便走动;④不准迟到早退;⑤不准随意更换参会人员，确因故不能参加的，调换参会人员需提前请示并经局主要领导或分管领导批准后方可换人，会议签到必须填写实际参会人员的姓名。

严格会议请假制度。非上级会议、公务外出，一般不得请假。因故、因病等原因不能出席会议的，应提前向局主要领导或局分管领导请假，准假后方可不参加会议，并告知会议筹备人。未经批准缺席的，缺席者于会后一天内应向会议召集人书面说明情况，作出检查。

以上局机关办文、办事、办会工作程序和规范，请各单位、各科室，特别是局系统各级领导认真执行。本通知规范事项各单位可参照执行，执行运行情况请及时报局，以便进一步修改完善。

二〇一〇年七月二十二日

第三篇：《如何提高办文办会办事能力》

赵敏

国家人力资源和社会保障部办公厅主任。

【课程背景】

党政机关和事业单位大量日常的工作，从形式上看，就是办文、办会、办事。工作人员办文、办会、办事的能力是保证行政效率的关键和重要环节。如果一个机关能够提高办文水平、办会质量、办事效率，工作就会更加卓有成效，这对于推进机关工作规范化、制度化和科学化，是一个有力促进。

办文、办会、办事的效果如何，既直接影响单位的工作效率和水平，也关乎个人的成长进步，体现了个人的工作能力。

本课程运用大量生动具体的案例，对公文起草和审核，办会的重点和细节，办事的原则和程序做了详细的讲解，值得学习和借鉴。【课

时】

2 【学员对象】

公务员事业单位人员企业人员

第一讲引言第二讲办文

(一)关于综合文字材料的起草(写材料)

(二)常用公文的起草和审核(核稿) 第三讲办会

(一)制定方案

(二)把握重点

(三)关注细节第四讲办事

(一)有敬畏的心态

(二)按原则办

(三)按程序办

(四)分轻重缓急办

如何办文、办会、办事，与办公室的同志关系密切。这是因为，在办公室工作的每位同志每天做的也就是这三件事。办文、办会、办事的效果如何，既直接影响单位的工作效率和水平，也关乎个人的成长进步。

一、办文

(一)关于综合文字材料的起草(写材料)

综合文字材料主要有领导讲话、总作总结、调研报告等。起草文字材料，关键是把握好以下几点：

一是了解受众愿意听什么。二是要用群众的语言。三是搞好文章的布局。

四是实现观点和材料的统一。五是语言表达准确、简洁。

(二)常用公文的起草和审核(核稿)

常见的公文文种主要是：请示、报告、通知、函等。“办文”主要是要把好“五关”：

(一)

(二)

(三)

(四)

(五)

把好政治关把好政策关把好事实关把好格式关把好语言关

二、办会

如何办好会议?关键是做到三点：

(一) 制定方案

1. 拟定会议方案 2. 必要的事项请示

(二) 把握重点

(三) 关注细节

三、办事

(四) 办事能力非常重要，与文字表达能力、协调能力可以并驾齐驱。

(五)

(六)

(七)

(八)

(九)

(一)有敬畏的心态

(二)按原则办

(三)按程序办

(四)分轻重缓急办

第四篇：关于办事办文办会的问题

办事、办文、办会是各级机关尤其是政治机关经常性的工作，是机关干部必须熟练掌握的基本功，也是各级领导常讲常抓的老问题。我们常用快、准、细、严、实概括机关工作的标准和要求。体现在具体工作中，就是三句话：办事要快捷，办文要精确，办会要细致。用一般要求来讲，就是办事无遗漏，办文无错漏，办会无纰漏。

机关办事、办文、办会主要包括以下七个方面的工作。

一、请示报告工作

请示报告是机关一项经常性工作。所谓请示，是下级机关在工作中遇到问题，需要上级领导机关给予答复和审批，而向上级领导机关提出的请示;报告是下级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或工作进程中进行，待上级批准后执行;报告通常在某项工作完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示，事后要报告”。

(一) 请示报告主要形式和程序

请示报告主要分书面和口头两种形式。书面请示有两种：一种是请求批准性请示，指的是在本级对某一事项无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批准时提出的请示。另一种是请求解决性请示，指的是在本级对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提出的请示。书面报告分三种：一是工作情况报告。一项工作完成后，所向领导或上级拟写的专题报告;二是建议性报告。指的是提出意见和方案，供上级决策参考或报请上级批转有关方面执行的报告;三是检讨性报告。指本单位发生违纪问题、责任事故、失职行为、群众来信等，向上级做出的报告。

书面请示报告通常有呈批件和制式文书两种，其主要程序有三点：①定题和拟称。请示或报告的问题，要由主管首长审阅确定，以哪一级名义请示报告，就要由哪一级首长同意后再行起草。拟称时要按首长的意图表述清楚。请示和报告的问题应当区分开来，同一份公文中，不能既有请示又有报告，要么是请示要么是报告。②签发和邮寄。需要呈报上一级的请示或报告，起草后，要由主管领导审阅签发。以哪一级的名义请示和报告，就由哪一级主要领导签发。寄发时要有登记，可以采取特快专递、挂号或由保密室寄发的办法办理，不能用平信，以防丢失和泄密。请人代捎要办好登记手续，防止遗漏和遗误。③登记和留存。书面请示和报告要及时到保密室登记，并一式三份，一份上报，一份本科(股)保留，一份存放保密室，以备查考。

口头请示报告适用于不是特别重要的问题或临时性、随机性的事情，拟请示报告的对象是直接首长。应把握的主要环节有四点：①事先打腹稿。对请示和报告的问题，要事先酝酿打好腹稿，力求具体详细，条理清楚，言简意明。②见面先声明。见到首长后，应先讲清是请示还是报告。比如：xx首长，我请示个问题;或xx首长，我汇报一下某项工作的完成情况。③陈述分先后。请示和报告表述的先后次序不一样。请示问题时，应先谈事由，然后再谈意见和建议;报告情况时，应先讲事情的结果，然后再陈述事情发生的经过和处理过程。④认真作记录。向首长请示或报告工作时，要随身带着笔和本，对首长的指示，要仔细听认真记，以便及时准确地抓好落实。

(二)请示报告常遇到的问题

请示报告工作程序性很强，在实际工作中最常遇到的问题有4个：

1、程序遗漏。一项工作请示后应该进行的阶段和步骤没有进行。往往有“死角”、有“缺口”。比如承办一份文电，呈报单位首长后，不注意及时把首长的指示意见及时反馈给部门领导，造成工作被动。

2、程序简化。处理某一项工作，图省事、怕麻烦，故意简化工作程序;有的凭主观经验和习惯办事，迈着锅台上坑。本该先报告主任的，却直接报告到单位首长。

3、程序异化。所谓异化，就是改变程序规定。办事情搞“变通”，该文字传阅的以口头代替;该开会研究的以传阅代替;该通知机关的却通知领导。比如对下布置工作，下达通知，本该找业务口，却直接通知下属单位的领导，给业务部门造成被动。

4、程序繁琐。简单的程序繁琐化，一般的问题复杂化。有的不论大小、份量轻重，动不动建议领导挂帅，成立小组，人为增加工作程序;有的一般性工作也要建议开会研究，要领导审批。

(三)请示报告应注意和把握的问题

俗话说：“没有规矩不成方圆。” 请示报告是一项程序性较强的工作。漏项、缺项、错项、都会影响工作质效。必须注意和把握以下几点：

1、不能拖而缓报。对大事、要事、急事要及时请示报告，需要领导了解和掌握的一般性工作，也要及时请示报告，不能拖拖拉拉，慢慢腾腾。更不能漏事、误事、错事。每个科(股)都要建立一个备忘本、一块小黑板，把需办的事情及时记下，以免遗忘。机关工作无小事，要把小事当成大事办，慢事当成急事办，要有食不甘味、夜不能寐的

精神，自觉做到事不过夜、案无积卷。

2、不能越级行事。对需要请示和报告的问题，不能越级行事。部门领导不在时，要想方设法联系，距离太远可通过电话，把主要精神作以陈述，得到许可后，再逐级请示报告。主任签给哪位首长就呈给哪位首长。同时签给几位首长时，先呈政工副职，再呈军事行政副职。需要政工主官定夺的最后呈政工主官，需要军

事主官定夺的最后呈军事主官。牵扯到其他部门时，要先等首长批示后，再呈其他部门领导。需要常委传阅的呈批件一定不要漏人。不在位也要电话请示或回来后补阅。口头请示报告也是这个程序。按级请示报告工作很重要，搞不好，会造成工作的被动，所以机关干部要养成按程序办、按职责办、按规矩办的严谨作风。做到有规矩的按规矩办，没规矩的按惯例办，没惯例的按首长要求办。

3、不能多变请示。所谓多变请示，就是一件事情请示一位首长不同意后，又去请示另一位首长。这样做极易造成首长之间的误解和矛盾。也有的当请示首长没有同意后，又找其它理由再行请示，这样做很容易引起首长的反感。这些都是非常忌讳的，在机关工作，一定不要动这样的心机。

4、不能有头无尾。请示工作要做到有头有腰有尾。所谓有头，就是首长的批示和答复;有腰就是工作落实的全程;有尾，就是结果和回音。一项大的任务和重点工作结束后，要将完成情况逐级报告，以便首长掌握工作落实情况。

5、不能重能轻德。机关干部不仅要有较强的业务能力，还要有高尚的道德品质。我们有些年轻同志不注意加强品德修养，在领导之间乱传话，打着领导的旗号乱办事，更有甚者模仿领导笔迹乱签字等等。要成为一名在机关呆得住、干得好、有发展的机关干部，必须坚持不断地加强品德修养。要像古人说的那样“知之非难，行之难也;行之非难，久之难也;久之非难，终之难也。”办任何事情，都要本本份份、踏踏实实、规规矩矩，不能欺上瞒下、随心所欲、先斩后奏。更不能报虚情、报假情，没办的事情说办了，正在办的事情说办完了，一定要培养说实话、报实情、办实事、重实效的思想作风和工作作风。

二、使用电话

随着信息技术的发展和工作节奏的加快，电话在机关工作中的作用越来越显得重要。正确使用电话是一门基本功，也是一门艺术。使用的好，能增加工作效率，提高工作质量，使用不好，既会误事漏事，又会影响上下、内外的团结和协。根据我的体会，使用电话应注意以下几点：

(一)接听要仔细，记录要认真。对来自直接首长和上下级以及地方有关部门的电话，首先要问清单位、姓名和职务，连同电话内容一一记清。对重要内容记完后应主动要求对方复述，进行校对，防止错传漏办。有时因对方地方口音重、讲话快、声音小，有的内容听不清楚，要不厌其问，不要因为是上级和首长不好意思问、不敢问，一定要把主要内容搞清楚，以免造成工作失误。

(二)态度要和蔼，语言要文明。电话是语言交流工具，只能听其声，不能观其形，态度和不和蔼、语言文不文明非常重要。有的同志给上级和领导打电话毕恭毕敬，可给下级打电话却盛气凌人、拖腔拉调、哼哼哈哈。这样既不利于工作交流，又不利于情感交流，应提倡文明用语。如“您好!请问贵姓?”、“您找哪一位?”、“您怎么称呼?”、“您是哪一位?”、“请稍等”、“还有什么要请示的?”、“请问听清楚没有?”等等。打完电话，要说声“再见”，等对方放下电话，你再放，以示尊敬。

(三)处理要及时，办理要到位。处理电话内容，要以对工作高度负责的态度，认真严肃的对待，绝不能马虎行事。要按照程序及时办理，该传到哪级的就传到哪级，该呈报哪级领导处理的呈报哪级处理，切不可自作主张、擅自处理，或疏漏遗忘、压而不报。常见的处理办法有四种：①紧急重要电话及时办。任务紧急、时间紧迫、事关全局的电话，要以最快的速度，拿出处理的意见和建议，迅速向领导报告，待领导指示和答复后，抓紧组织落实。②一般性电话抓紧办。内容不是很重要、时间不是很紧迫的电话，也要当天向领导汇报，实在来不及的可在第二天的交班会上提出。③业务性电话积极办。属于本科(股)的工作积极主动办理，属于其他科(股)的工作，及时转交，不能事不关己、高高挂起。这种电话多在值班时容易接到。④讲话内容要保密。现在外线电话和无线电话多了，随时都有被人监听的可能。据统计，目前美国在全球设有1200多个小型监听站，60多个大型信息控制中心，空中有十几颗侦察卫星，加上侦察飞机和监听船只，全球95%以上的通信信号被美国所监听。所以在使用电话和手机联系工作时一定要强化保密意识，特别重要和机密的事情只要不是太急的不要用外线电话和手机请示报告，遇到紧急情况，也要用代号代称联系。

三、陪同首长

陪同首长活动是机关干部常遇到的事情。首长活动一般有四种形式：一是下部队;二是参加上级会议或集训;三是到友邻单位协调工作或走访;四是参加地方党政会议或其他活动。陪同首长活动要注意做到四点：

(一)精心做好出发准备。当接受任务后，首先，要弄清首长到哪去、干什么、怎么走、什么时间走、怎样活动。努力做到“五清”：首长活动的时间清、地点清、方式清、日程清、任务清。其次，要熟知所去单位的基本情况、行车路线和路况，特别是陪同刚到本单位工作的首长，更要注意这些。同时，做到首长所询问的问题能回答上来，首长有疑问的能解释清楚，首长拿不准的问题能提出建议。第三，安排车辆或订购车票，通知或联系所去单位，讲清出发时间、到达时间、人员、工作任务和活动日程。第四，根据首长指示和意图拟定活动计划。第五，准备好生活用品。必要时可根据以上情况列出详细的活动日程，确保不误时、不误事。

(二)细心安排各项活动。要想在首长前，谋在首长先。根据首长指示和意图所拟制出的首长活动日程安排，要及时向首长报告或审阅，让首长对活动安排心中有数。根据日程安排，对首长做哪项工作、参加哪项活动、哪些场合需要首长讲话、讲什么内容，要提前准备，周密计划，精心安排。凡涉及首长参加的活动，都要提前提醒首长，并按时请首长入场。如需要首长讲话时，要为首长带好讲话稿、并认真检查有无错页、漏页。如首长参加地方组织的活动，应事先确切了解活动时间、地点、内容、地方参加领导、是否设主席台、是否安排首长在主席台就座，并将以上情况及时报告首长。必要时先熟悉一下路线，到现场看一下。陪首长到达活动地点后，要马上安排好首长的休息或入场，适时向地方领导或有关人员介绍首长，如首长座次安排有问题，积极与地方有关部门协调纠正。陪同首长活动，还要注意拾遗补缺。古人说“屋漏在上，知之在下。”再高明的领导也难免有失误的时候，再精密的思考也难免有疏漏的地方。所以一旦发现失误或遗漏，应积极巧妙地加以弥补。不能唯唯诺诺、谨小慎微、前怕狼后怕虎。 “无私才能无畏，不讳方敢直言”。只要出于公心，是抱着对工作、对首长高度负责的态度，就不要有任何顾虑和担心。

(三)尽心尽力办好每一件小事。陪同首长活动，切忌高傲自大。不能“一人之下，众人之上”。陪同人员的自身形象，在某些方面代表着首长的形象。因此，作为陪同人员要注意小节，注意礼节，严格自身要求，树立良好形象。乘车时要等首长，不要让首长等你;用餐时要等首长坐好，再按照主人的安排入座，做到首长不到不能到，首长不坐不能坐，首长不吃不能吃，首长不起不能起。要严守纪律，不能把涉及党委机关和部队领导的一些机密事项透漏给地方人员和基层官兵，更不能为显示自己乱许愿，表一些不该表的态，讲一些不该讲的话。

(四)、用心搞好归队汇报。注意留心掌握首长想什么、讲什么、抓什么、作为机关应该做什么。归队后及时写出情况汇报。

四、接待工作

接待工作是一个单位的门面，是透视一个单位作风的窗口，也是联系和增进感情的纽带。搞好接待还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。所以，作为一名机关干部绝不能把它看作是一件小事，应以高度负责的态度认真做好。

(一)接待工作的种类

接待工作的种类很多，按对象分：有对上级领导机关的接待，有对地方领导和群众的接待，有对友邻单位和部属的接待;按规模分：有对团体的接待，有对工作组的接待，有对个人的接待;按准备时间分：有预有准备的接待，有临时准备的接待，有毫无准备的接待。

(二)、接待的一般程序

通常分三个阶段：一是准备阶段，二是实施阶段，三是收尾阶段。以接待上级领导机关工作组为例，一般应做好以下工作：

1、了解情况。当受领任务后，首先弄清对方的人数、职务、乘座车种(车次)、到达时间、活动意图、可能停留的时间及我方领导在接待方面的意图和要求，视情协调管理部门安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在来人预定到达的车站、码头、机场等候，对带车来的、职务比较高、路线不熟悉的，建议在明显的路口、标志物或开阔地等候。客人安排就绪后，要及时向单位首长报告，双方领导接触时，要向对方介绍我方领导的身份。

3、安排活动。及时通知所到单位做好相应准备。对上级领导临时改变活动方式和工作安排的，处置要灵活，并及时报告领导。

4、组织送行。提前了解客人返程的时间、预订好车票(机票、船票)，预先准备好车辆，通知我方领导送行。如到下一个单位活动，要及时通知客人所去单位按时迎接。

(三)、做好接待工作需注意的几个问题

无论什么样的接待，都应坚持做到：热情、周到、朴实、勤俭。

一要思想端正。有的同志认为接待工作是管理部门的事，即使受领了任务，也是抱着应付的态度去做，缺乏主动性，工作不细致、考虑不周密，工作标准不高。要认识到搞好接待不是简单的迎来送往，是工作作风的体现;还有的同志认为接待工作是服务性的工作、侍候人的工作，因此产生低人一等的想法，认识不到接待的过程也是学习交流、促进工作、增进感情的过程。

二要热情周到。不管接待对象从哪里来、来干什么、职务大小、有无权势，都要一视同仁，笑脸相迎，欢颜相送，使人人乘兴而来，满意而去。绝不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三细”：住宿安排要细心，陪同活动要细心，迎来送往要细心。

三要吃苦耐劳。搞接待是一个苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手问题，往往很难处理，稍有疏忽可能还要受埋怨、挨批评。这就要求我们能吃得下苦，能吞得下怨，有时忙的时候，一帮接一帮，常常是前面的走了，后面来，不能有厌烦，“一米七的个子，一米六的脸”，很难看，出了力不讨好，陪了夫人又折兵。

五、处理文电

文电是机关开展工作的重要工具，通过文电指导工作是机关发挥职能作用的基本途径。因此，及时正确地处理好各类文电，是机关干部必备的基本素质。处理机关日常文电一般有两种方式：一是转发上级文电;二是根据上级指示和工作需要，起草下发本级文电。

(一)需要经常办理的文电

按照不同的划分标准，军队机关公文可分为许多类别。比如，按文件来源划分，可分为收文和发文;按行文方向划分，可分为上行文、平行文和下行文;按文件处理要求划分，可分为需办和参阅、急件和平件;按内容保密要求划分，可分为绝密、机密、秘密和普通文件。《军队机关公文处理条例》规定，军队机关公文按照内容和作用分为以下13种：即命令、通令、决定、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函件、通告和布告、会议纪要。除上述公文种类外，在军队机关工作中使用的其他公文，不单独成类，但应参照公文处理的有关要求办理。我们平时工作中经常遇到的有计划、安排、意见、总结、讲话和调查报告等。

(二)文电处理的一般程序

1、批办。包括收文、登记、拟办、批办、分送五个环节。这一步是办文的准备阶段。其中的关键环节是“批办”。批办，就是主管领导对收文的处理或就开展某项工作所做的批示。通常情况下，密码报自上而下，一般文件自下而上。批办的意见是否合理、准确，直接影响着办文质效。准确批办，既能加快文件的周转，又能提高工作效率，相反，批办意见不准确，必然导致部门之间相互扯皮、转来转去，影响办事效率。作为机关干部，为了帮助领导对收文做出正确的批示，应以认真负责的态度，根据文电的内容，积极主动地通过文字或口头向领导提出合理化建议，对文件的重要内容要标注，以便领导把握和记忆。

2、承办。承办文电是指在接到上级文电后，为落实上级的指示，在首长做出批示后，根据首长的批示制发具体实施意见的过程。包括拟稿、会签、核稿、签批四个环节。承办拟稿是整个办文的中心环节。

3、制发。包括打印、盖印、登记、发文四个环节，这是办文的辅助性、技术性工作阶段。其中主要环节是打印和盖印。打印文稿的字体要规范统一。一般情况下，文稿的主标题用黑体二号字，副标题用宋体四号字，单位姓名用楷体三号字，正文用仿宋体三号字，正文中的大标题用黑体，小标题用楷体;打印文稿要认真核对，不能错字、漏字，错段、漏段，要核对到每个标点符号。装订要符合标准要求，不能漏页、错页、倒页。印章要盖在单位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要与打印文稿的单位名称相符。

4、反馈。文电下发后，要通过多种途径了解掌握文电贯彻落实情况，及时向有关领导汇报反馈，同时还要注意针对贯彻过程中出现的问题，及时给领导提出纠偏的建议，确保下达的文电能够善始善终地得到贯彻落实。

上述四步是一个相互关联、环环相扣的办文全程，缺少哪一步，或哪一步出现偏差，都会影响办文质量。

(三)处理文电应注意的问题

处理文电除了要严格按照上述程序办理外，还要注意做到以下三点：一是办理要及时。文电大都有较强的时效性，要尽快办理，不能拖拖拉拉，更不能不请示、不报告、搁置不管。对时限特别急的文电，必须在规定的时间内办完。二是表达要准确。大部分文电政策性强，拟制过程中要注意准确性，不能粗枝大叶、含糊不清。三是文电要保密。公文多数具有内部特性，一般都规定传阅范围，该谁知道就让谁知道。呈办结束，及时存放或返还保密室。用军内网传输公文要采取加密措施，绝不能用地方网办理公文。

六、承办会务

所谓会务，就是承办会议事务性的工作。机关干部办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到党委首长的意图能否得到圆满实现，还直接影响着首长机关的声誉。所以，提高机关干部办会能力是加强机关建设的一个重要方面。

(一)会议的类型

会议的类型繁多。从会议的性质看，有党的会议、行政会议。从会议规模看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看，有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看，有例会、临时性会议、电视电话会议，还有多种多样的现场会。从会议的功用看，有商讨、决策性会议，如常委会、党委会、首长办公会等;有部署工作性会议，如党委扩大会议;有交流表彰性会议，如基层建设经验交流会等;有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会等;有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等;有选举性会议，如党代会等。

(二)会议的基本套路

由于会议的作用和规模不同，会务工作重点和要求也必然各有侧重，但基本的工作套路大同小异，一般分为会前准备、会间服务和会后处理三个阶段。

1、会前准备工作的主要内容和程序。会议是否成功，会前准备是关键。有人说：“功夫在会前”。这话很有道理。准备阶段主要有六个方面：

(1)制定会议方案。一般包括下列内容：会议名称、指导思想、会议时间、会议日程、会场地点、参加人员、主席台及会场布置、人员食宿、交通保障、报到方法、经费预算以及会议领导组织、会议编组、入场凭证、安全措施等。有的会议还需安排参观、录像、报道、发奖、摄影等。会议方案经提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。

(2)起草会议文件。主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及电话号码、文化生活安排、注意事项。负责起草文件的同志要特别注意四点：一是吃透上级精神、领会首长意图;二是紧扣会议主题;三是了解掌握单位的情况;四是早动手、早呈送。

(3)搞好协调保障。大型会议保障任务重，要组织召开协调会，明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。要成立筹备处，下设会务组、材料组、宣传组、后勤保障组(包括医务人员)、安全保卫组等。会议开始后，筹备处即转为大会秘书处。办中小型会议则不必设筹备处，只需固定几个人主责会务工作即可。

(4)下发会议通知。会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要有需要携带的材料或物品，提前报告与会者名单，报到的方式和时间，是带车、还是乘坐火车和公共汽车，以便安排接站。

(5)报告上级机关。

(6)设置会场。主要是三项工作：一是布置主席台。主要包括悬挂会标(会标要悬挂于主席台前沿上方)、摆放背景、排定座次、架设并调试话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，党的会议应按照党委正副书记的顺序安排;行政会议，按照编制序列安排。如上级领导参加会议，应安排中间就座，拿不准的要及时请示。二是会场座区的布置。按照与会人员的多少摆放桌椅，一般要将正式出席人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员要安排在靠后或两边位置。三是分会场的布置。如需分组讨论或召开对口会，要设分会场，如有首长参加，要及时通知，各分会场要相对集中，不要太分散。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要考虑到、检查好。要备好发电设备，以防停电。

上述各项工作，主要用于大型会议。一般性会议的承办根据实际需要和首长指示进行。比如筹备电视电话会议，就比较简单，只需与通信部门联系，调试好线路信号，准备好会场就可以了。召开现场会，会前准备主要由现场所属单位负责，可不间断的到现场指导和协助准备。有些大型现场会要与所属单位一并准备。召开例行性会议和各种小型会议时，一般不设主席台，也不挂会标。桌椅的摆放可根据会议的类型和人员的多少而定。会议桌可按会议要求摆成圆形、长方形或正方形，会议主持人、领导成员以及讲话人的座席设在某一侧的中间位置，其他与会人员可以按编制序列就座，也可以不固定位置，随便就座。

2、会间服务工作的主要内容和程序

(1)组织好会议报到。请假人员要及时向首长报告。要设签到处，指定专人迎接报到人员。报到时核发会议证件和有关材料，并及时向分管领导汇报报到情况。

(2)做好会议记录。特别要记好首长的即席讲话，重要的还要录音，以便会后整理。如果组织讨论或召开对口会，材料组人员要分头参加，以便掌握第一手材料。

(3)做好服务工作。及时陪同领导看望与会人员;安排首长休息;组织医务人员巡诊;为与会人员订购返程车船票等。会议期间还要做好防火、防盗、防食物中毒等工作。

3、会后主要工作

一是会议记录的整理和领导讲话、会议总结的定稿打印;二是撰写会议纪要;三是将会议材料整理归档;四是清理帐目，进行会务工作总结。

(三)承办会务的基本要求

会务工作纷繁复杂，千头万绪，必须要有科学慎密的工作方法，严谨细致的工作作风和强烈的敬业精神，做到周密计划，精心组织，一丝不苟，才能确保万无一失。总结一些同志承办会务工作的经验，结合个人的体会，我感到做好会务工作，还需要把握以下几点：

1、着手要早。党委领导一经确定召开的会议，会务各项筹备工作就应随之展开。做到“三要”：要尽早地按照会议的中心议题，进行调查研究，搜集资料，撰写会议材料，并呈送首长审阅，形成较高水平的会议文件。不能有会议不开材料不定的思想。要尽早地征寻群众意见，形成成熟的工作建议，进行充分的议题准备;要尽早地布置好会场、安排好食宿等，并反复检查，发现问题及时纠正。

2、抓得要细。会务工作之大忌就是“粗”、“疏”、“错”、“漏”。在办会这个问题上，要做到事无巨细、面面俱到、婆婆妈妈。该想的要想细，该讲的要讲到，该做的要安排好，确保不隙一空，不虚一时，不漏一处，不拉一人。有时几个会连续开，要周密搞好会议的衔接。把问题想在先，把工作做在前，以确保会与会之间的紧凑性。这里也要注意一个“细”字。

3、协调要好。会务牵头部门对会务中涉及的问题，要考虑全，事先拿出建议，请分管的领导在会务筹备会上作出明确分工和安排。在具体落实上：一要抓牵头。各会务组的组长对领导分工的某项具体工作负全责。要明确分工，各司其职，做到任务清楚，责任到人，事有专人，人有专责，防止相互推诿扯皮。三要勤协调。由政治部门承办的会务工作，还有赖于其它部门的通力合作和大力支持，如需要司令部管理部门提供招待所等食宿场所，后勤部的运输部门提供车辆保障等。这就要求我们把机关的内部关系搞密切，使之和谐、顺畅。

4 、动作要快。一般的会议从会前筹备，到会间组织，再到会后处理，大小会务工作数十项，而会期一般就几天，可谓任务非常重，时间却很紧。这就要求会务人员要增强时间观念，加快工作节奏，提高工作效率。对规定时间内完成的工作，只能按期或提前完成，决不能拖延。有的会务组人员较少，一人身兼数职，同时抓几项工作，要甘于吃苦，尽心尽力，要多加班加点，真正做到五勤：即“脑勤”、“眼勤”、“嘴勤”、“腿勤”、“手勤”，确保优质高效地完成会务任务。

七、组织培训

培训是为了提高所属人员的能力素质而进行的一种学习活动。组织培训是政治机关的一个大项工作，搞好培训对于政治干部练好基本功、开阔新视野、掌握新技能，提高综合素质具有重要的作用。根据我的体会，组织政工培训应做好六项工作：

一是年初有计划。除根据临时性任务组织的培训外，一些大的培训，如理论学习培训、“三员”集训、思想骨干集训等，年初要纳入《政治工作指示》中。年初有计划便于政工首长和机关了解工作安排，控制工作节奏，把握工作进程。也便于早打算、早准备，如经费预算、人员配备、时间安排等。

二是临近搞调查。通常在组织培训前一至两个月，就要对培训对象的有关情况进行调研。根据调查了解的情况确定培训主题。调研的主要内容包括人员的素质状况、存在的主要问题及原因、解决问题的对策和措施、培训的方式方法等。对调查出的问题要作认真的分析。哪些是新问题，哪些是老问题，老问题解决了多少，解决到什么程度，没解决的原因是什么，培训要解决的突出问题是什么，应采取什么方法，这样搞的培训针对性和实效性才会强。

三是届时拿方案。这项工作与办会制定会议方案有相似之处，主要是对培训的名称、主旨、形式、规模、时间、地点、参训人员、经费预算、组织领导、培训内容、授课人员、车辆保障和卫生保障等工作拿出具体细致的方案并报首长或办公会审定。

四是配档要科学。培训配档是否科学，直接影响着培训质效。培训内容通常包括组织授课、讨论、参观、观看录像、组织大会交流发言、现场模拟等。组织授课要尽量聘请在某项工作上有特长的专业人才、专家学者或首长进行，内容要贴近工作实际，要有指导性、针对性和可操作性。

五是保障要有力。保障工作主要包括食宿、接送、娱乐、安全、通信、教具等方面的内容。“食宿”要保障吃得好、吃得卫生，防止食物中毒，要保证与会人员每天能喝上开水。要提前安排好与会人员的住宿，主要包括安排房间、张贴门签等。如果受条件限制，需要自带被褥和其他个人生活用品，要提前通知。“接送”。协调好车辆安排好接送站、提前预订车票。“娱乐”。条件允许或培训时间较长时，要给与会人员增订和调整报纸，组织收看新闻或安排文艺晚会等。“安全”。要采取必要的安全措施，防止培训材料和住室物品丢失被盗。。“通信”。根据培训需要，为参训人员的住室或教室增设电话。“教具”。主要指扩音设备、多媒体、黑板等。

六是组织要严密。培训的组织主要包括训前、训中、训后三个阶段。培训前的组织主要是指根据参训人员所乘车次时间，安排专人接站。在人员到齐后召开预备会。会议的主要内容是介绍培训的指导思想和目的、筹备情况、计划安排、注意事项，征求办班的意见和建议，提出明确要求。培训期间的组织主要包括每次上课前工作人员都要检查课堂设置和设备，然后组织人员入场，清点并报告到课人数，掌握并随时调控好音响、温度、灯光等，督促服务人员倒水，组织课间休息和退场。需要进行分组讨论和自学的，还要安排好学习室并统一组织休息。业余时间要组织参训人员收看新闻、读报、看录相，防止人员失控。培训结束时的组织主要有三点：①培训结束前两至三天预购车票，并按车次和乘车时间进行编组，安排车辆送站。②组织好培训材料的回收整理工作。培训人员不应带走的文件材料，在培训结束时，应予以收回，防止失泄密。对因特殊情况而缺交、漏交的要跟踪回收，不留死角。对培训用品，借来的应立即归还，自购的应妥善放置，以备下次再用。对会议期间形成的一切文件材料(包括主持词和发言记录等)要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装两至三套，一套留存，其它留作备用。③及时结清帐目。培训结束后，组训人员要抓紧与保障单位结清一切费用。对凡属已列入培训预算或预算外开支应纳入培训班报销的经费，都要做出处置，不要有遗留问题。

综上所述，要成为一名称职的机关干部，真正担负起“智囊”和“外脑”的责任，必须具备“快、准、细、严、实”的工作作风。所谓“快”，就是反应快，行动快，办事干净利索，雷厉风行;所谓“准”，就是准确掌握和反映情况，正确领会党委、首长的意图;所谓“细”，就是干任何工作都要认真细致、严谨周密、一丝不苟;所谓“严”，就是严格按政策规定办事，严守规矩，严于律己;所谓“实”，就是思想作风、工作作风扎实，办任何事情都要到边、到量、到位。

第五篇：如何规范办文办会办事程序

文秘部门的地位和职能决定了文秘工作大到覆盖单位组织的方方面面面，小到涉及部门人员的点点滴滴。作为机关管理工作的一部分，就要求文秘工作事无巨细，都能收放自如。放，要求文秘人员的工作宏观上控制到位，相互衔接。收，要求文秘人员的工作微观上不丢不落，见微知著。收放自如，要求文秘人员能把纷繁复杂的工作分门别类，并用现代科学管理的方法统筹解决。从某种意义说，办文、办会和办事的能力是文秘人员必须熟练掌握的基本功，是工作能力的重要表现。

总体要求：办文、办会、办事的总体要求就是“快、准、细、严、实”五个字。

快，就是要快行动，要快说、快干、快完，讲求效率，要有时效性，说了算，定了干，看轻重缓急，谋先后主次，要有预见性，时时想在先，事事干在前。

准，就是要准到位，要准确及时，讲求筹划，对上路子，吃透上面精神，摸清领导意图，准确传达指示，正确处理事项。

细，就是要细到家，要细致、细腻、细心，讲求质量，有明察秋毫的眼力，有解剖麻雀的手力，统筹谋划，深入考虑，全面权衡。

严，就是要严要求，要严格、严谨、严密，讲求态度，一丝不苟，坚持严格管理，做到职责明确、制度健全、工作有序。

实，就是要实打实，要实心、实意、实干，讲求末端，一抓到底。实，包涵了方方面面，思想求实、作风务实、学习扎实、工作落实、生活朴实、身体结实等。

第一部分规范办文

办文主要是围绕文书、文件、文字材料3个方面开展工作。这3方面的工作又可以分为3项事务。第一项就是文字工作：主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。第二项就是文书处理和档案工作：主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作，收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。第三项就是围绕文书文件要办理的事务。主要指因文书文件产生的、而且需要文秘部门承办的事务。比如一份文件要迅速复制多份下发，有的文书要发传真、电子邮件或者及时登录电子政务网络下载或上传有关文件。

一、发文办理

1.起草：县委办公室公文的起草实行主任负责，办公室和相关部门共同参与的工作机制。对综合性公文，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草;对方面性公文，由办公室分管副主任负责，有关部门起草;对县委常委会，县委、县政府联席会议产生的《会议纪要》、《批复》等文件，由办公室主任或分管副主任负责，办公室和有关部门共同起草。以县委、县政府或县委办、县政府办联合制发的公文，属于办公室直接起草的，由县委办、政府办安排人员共同起草;属于县委部门或群团组织起草需要审核的，由县委办审核后，再送县政府办审核;属于政府部门起草需要审核的，由县政府办审核后，再由县委办审核。

2.审签:县委办公室各类公文须经主任审核后，方可送有关领导审签。以县委名义制发的公文须经县委分管领导审签后，再送县委主要领导签发;县委、县政府联合制发的公文，须经县委、县政府分管领导审签后，再送县委、县政府主要领导签发;以县委办或县委办、县政府办名义制发的公文，由主任审核，县委分管领导或县委、县政府分管领导签发，必要时送县委或县委、县政府主要领导审签。公文须经领导签发后方可挂号印制，需要及时发出的紧急公文，如果签发领导不在，可由办公室主任或者副主任请示签发领导，授权审核后挂号印制。

3.登记、印制、盖章:领导审签后的公文，属办公室负责起草的由承办秘书校核，属于部门负责起草的由部门校核，经校核无误后，打印文件清样，交由办公室收发员审查和格式把关后，方可登记挂号，交付印制。印制的文件须经办公室相关文秘人员和印章管理人员再次进行认真校核把关,分管副主任审核确定无误后方可加盖印章。

4.分送:办公室公文的分送范围由收发员根据公文所规定的发送范围拟定，经分管副主任审定后安排分送。公文应严格按照规定范围分送，必须做到及时、准确、到位，并实行签字制度，紧急公文在规定时限内送出，普发的一般性公文在2个工作日内送出。分送后剩余公文交收发员保存。办公室产生的所有非密级公文加盖印章后，都必须由政务专网文档管理人员负责在电子政务专网上同步发送，并督促收文单位及时签收。 5.领导讲话、工作汇报等其它材料的起草、审定参照上述规范办理。

注：按照两办《关于进一步规范办文办会办事程序的通知》要求，各乡镇、各单位要严格落实公文处理规定，按照行文关系和职权范围行文。属部门职权范围事项，由部门自行发文，不得要求县委、县政府或县委办公室、县政府办公室发文。牵涉多个部门的，由主要部门牵头协商，协商一致后由部门联合发文。需经县委、县政府审批的事项，经县委、县政府同意后，可由部门行文，文中应当注明经县委、县政府同意。

乡镇、部门因工作原因需以县委、县政府、县委办公室、县政府办公室名义制发的文件，按业务归口由各责任乡镇或部门按公文规范要求负责拟稿，并提供相关文件原件或复印件作为发文依据，稿面应附县委办公室、县政府办公室发文稿纸，并按要求填写文件标题、主送、抄报抄送单位、附件、拟文时间、缓急和密级等内容，签署拟稿人姓名，送县委办公室、县政府办公室核稿后呈相关领导签发。

二、来文处理

遵照《中国共产党机关公文处理条例》规定执行，实行限时办结制。

1.签收：收发员(或文书)在收到公文核对清楚后，在对方的送文登记簿上签字(或在电子文档签收清单中签收)。签收中如发现收文份数不符或其它问题的，要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。 2.拆封：公文由收发员(或文书)拆封，其他人员未经安排不得擅自拆封。标明领导“亲收”的公文、信函，直接送交领导本人，不得拆封。

3.登记：收发员(或文书)要设立专门的收文登记簿，对上级机关公文按收文的登记范围和收文处理的内容要求，逐件进行登记，有条件的填写《文件处理意见单》，送分管政务工作的领导处理;对下级机关送来的周知性文件材料，直接送分管政务工作的领导处理。收发员收到公文后要分类立卷及时送阅，紧急公文要单卷及时送阅，非紧急性公文须在1个工作日内送阅。

4.拟办：负责收文处理的领导在接到收发员送来的文件后，应视公文的内容和性质，按照业务分工提出明确具体的拟办意见，处理公文要分清急缓先后，急件、特急件随到随办，一般来文要在1个工作日内提出拟办意见。

5.传阅：收发员(或文书)要随时掌握领导活动情况，及时送阅文件，紧急重要的文件应及时提醒领导阅示。

6.交办：收发员(或文书)要对领导批示进行认真登记。对需要转交有关部门或人员承办的文件，登记后及时送有关部门或人员阅办，并由签收人员签字。

7.催办：领导批转有关部门或人员办理的文件、电报或其他事项，要适时催办督办，督促承办部门或及时办理并将办理结果向有关领导汇报。

8.归档:办结的文电要注明办结时间，并及时整理入柜，次年3月底前立卷归档。

注：通过机要密码通信系统接收的各类明密电报，收发员(或文书)要严格收文办理程序，根据情况严格控制阅读范围，办结后及时归档或送回原收文单位。

通过政务专网接收的各类文件电报，收发员要定时查看，当遇政务专网故障时，要及时和上级部门衔接，避免出现遗漏。今后，正常上班时间通过政务专网发送的各类文电，两办将不再进行电话催收。

三、公文处理中需要注意的几点事项

发文办理主要是把好“五关”：政治关、政策关、事实关、格式关、语言关。

1.把好政治关。公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。

①不能违反或不符合党和国家的法律法规。

②公文里面如果出现领导，不能出现姓名、职务、排序上的错误。 ③注意公文涉及到的权限的问题。比如说我们发一个通知，这里面要求县级领导出席培训班并发表讲话，这是部门安排权限的问题。领导看了这个通知，他就问谁定的?我怎么不知道?里面有权限的问题就不是简单的问题了，这也是政治。

2.把好政策关。政策必须前后一致，左右一致，需要调整的，必须说明前一条是需要废弃的，保持政策的一致性。

3.把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。 4.把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规定，要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。

①文种不能混用，请示就是请示，报告就是报告。不能叫请示报告，不能把请示写成报告。

②上行文主送机关必须是一个。比如我报一个请示，只能给分管这项工作的领导报一份请示，不能每一个领导都送，那就会出问题。有什么问题呢?就是不同领导的批示可能不一致，最后执行谁的?造成了领导之间的不协调，给上级机关造成了矛盾，最后你自己无所适从，哪个领导的指示你能不执行?不能说合我意的执行，不合我意的不执行。

③发文日期必须是最后一位领导签发的日期，不是我们在起草公文的时候就把日期写上了。

格式里面有很多要求，我讲的这3点都是比较容易出问题的地方，请大家把握好。

5.把好语言关。公文语言要求准确、简洁，不啰嗦，这一点在公文起草时候大家要注意，把握好这一点。要注意用词规范，比如说截止、截至，后面的截至是及物动词，截止是不及物动词，比如截至到某月某日，这比较准确的，截止某月某日是不对的。还有制订(言丁的订)、制定(确定的定)也是有区别的，前一个制订是在制订方案、制订计划方面的用的比较多，后一个制定主要是用在法律规章方面。

注：这里，需要强调的是，

1.凡是送县委、县政府的公文，均统一由县委办公室、县政府办公室收发室或机要局签收、分发，原则上不得直接送领导个人或其它科室，未签收、登记的公文，原则上不办理。

2.对越级上报、多头请示、文种混用、体例格式等不规范的;对明显不符合公文处理规则的;对明显不符合国家方针政策的;对已正式答复再次报文又没有新增内容的;对没有与有关部门协商，简单将矛盾上交县委、县政府的来文，一律作退文处理。对上报公文涉及到相关政策依据的，应在来文后附上相关政策依据原件或复印件，否则作退文处理。

3.各乡镇、县直各部门和市驻灵各单位报送县委、县政府的请示件、报告件必须由主要领导签发，注明签发人。对不符合报送规定的公文不予收文。

4.转乡镇、部门征求意见的公文，原则上2个工作日内返回意见，重要公文1个工作日内返回意见。意见返回后如有不同意见，由分管领导召开相关乡镇、部门领导协调会，由会议作出办理意见。

第二部分规范办会

所谓办会，就是承办会议事务性的工作。文秘人员办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到领导的意图能否得到圆满实现。会议一词有两种含义，一是指有组织有领导的商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、厂长办公室等;二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素，即有组织、有领导、商议事情、集会，四个要素缺一不可。

一、会议的类型

会议的类型繁多。从会议的性质看，有党的会议、行政会议。从会议规模看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看，有综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看，有例会、临时性会议、电视电话会议，还有多种多样的现场会。从会议的功用看，有商讨、决策性会议，如常委会、党委会、办公会等;有部署工作性会议，如党委扩大会议;有交流表彰性会议，如经验交流会等;有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单位和个人事迹汇报会等;有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇报会、座谈会和研讨会等;有选举性会议，如党代会、人代会等。

二、会务工作

会议从筹备到善后，有一系列会议秘书工作(也叫会务工作)，会务工作做得好坏，是影响会议质量和会议效果的重要因素。会务工作包括秘书工作和事务工作两部分，重要会议还包括安全保卫工作。会务工作一般包括3个步骤，即会前准备、会中服务、会后总结。

1.会前准备工作

•拟定会议筹备方案。内容主要包括：会议名称、主办单位、协办单位、时间地点、会议议程、出席领导、参加人员、列席人员、座次安排、安全保卫、文件资料、典型发言、颁奖、经费预算、新闻报道、会场布置、筹备分工等。

‚会议方案审批。

a.县党代会、县委全委会、县委常委会和县委全委(扩大)会、县委常委(扩大)会及县政府全体会议、县政府常务会议，县委、人大、政府、政协联席会议，由县委办公室或县政府办公室提出会议筹备方案，送县委或县政府分管领导审核后，呈送县委或县政府主要领导审定。

b.以县委、县政府名义召开的方面性工作会议或全县性工作会议,主办部门填报《会议审批呈报单》，并附会议筹备方案及相关材料，由部门主要负责人签字后，提前5天报送县委办公室、政府办公室，由县委办公室、县政府办公室根据申请和县委、县政府总体工作安排，提出会议的初步意见，报县委、县政府主要领导和分管领导审批。需乡镇党政主要领导和县直各部门、市驻灵各单位主要负责人参加的全县性会议，由县委书记或县长审批。需合并召开的会议，由县委办公室、县政府办公室统筹安排，呈送有关领导审批。

c.以县委、县政府名义临时召开的各种紧急会议，由县委或县政府分管领导直接报经县委或县政府主要领导同意后，责任单位全力以赴承办，县委办公室、县政府办公室协调督促承办单位认真抓好落实。

ƒ制发会议通知。通知内容主要包括：会议名称、时间地点、会期、会议内容、参会人员、相关要求等。通知范围包括：出席领导、列席人员、相关新闻媒体记者。

④文件材料准备。主要包括：领导讲话、相关文件、主持词等。 ⑤会场准备。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。大型会议印制座席表或摆放桌签，小型会议摆放桌签。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

⑥食宿安排。大型会议和有基层代表参加的会议要考虑到住宿和就餐安排。

⑦信访接待及安全保卫。

⑧新闻报道。根据会议需要，安排县委报道组、电视台、政府网站等派记者和工作人员参加会议，负责新闻报道工作。

⑨人员落实。准确收集与会人员名单，重点是参会领导名单拟制出席人员报名情况,向有关领导报告。

⑩会议报到和签到。大型会议，会前半天，在会议食宿接待的宾馆安排人员进行会议报到。小型会议，会前30分钟，在会场门前签到。报到(签到)结束后，应及时汇总参会人数，向会议主持人报告。

2.会中服务工作

•根据会议规模，在会场安排工作人员，负责清点参会人数、会议记录和会场服务，办理领导临时交办的任务，维持会场秩序，确保会议顺利进行。

‚安排服务人员在会场倒水，服务人员着装要整洁，做到庄重大方、规范用语。

ƒ县委常委会等重要会议，安排专人负责会议记录，记录应真实、准确、完整，不得随意增删、改动，对于一些重要的会议或领导脱稿讲话的会议，需要录音的做好会议录音。

④会议的保密。对需要收回的会议文件资料，由工作人员负责在会议结束前及时如数收回。对于涉密的重要会议，凡规定不准记录的会议内容，不得记录，更不得对外泄露涉密内容。

3.会后总结工作

•会议结束后工作人员检查会场，查看有无遗留物品、资料。 ‚对需要产生会议纪要的，由参会工作人员及时整理会议纪要，报领导审定后，按规定范围发放;已录音的会议及时对录音进行整理。

ƒ大型会议结束后，对会议经费进行结算，并按程序报批。根据会议的不同类型，在具体操作过程中可适当减少有关环节。领导临时召集的会议的会务流程是：根据领导安排—确定会议地点—明确会务要求—梳理参会人员并制作通知单—电话通知—通知会议室管理人员准备会议室—会议组织—会务服务。

三、承办会务的基本要求

1.市级领导调研督查全县性活动的各项会务工作，由县委办公室、县人大办公室、县政府办公室、县政协办公室负责承办，有关乡镇、部门协办。市上分管领导调研检查方面性活动或局级以下领导调研督查活动，且县委、县人大、县政府、县政协主要领导或分管领导陪同的各项会务工作，由相对应的办公室予以协助和指导，业务主管部门负责承办。

2.县党代会、县委全委会、县委常委会和县委全委(扩大)会、县委常委(扩大)会及县政府全体会议、县政府常务会议的各项会务工作，由县委办公室或县政府办公室负责承办。

3.以县委、县政府名义召开的方面性工作会议或全县性工作会议，由业务主管部门牵头承办，负责草拟会议通知、会议材料，提前3天送县委办公室、县政府办公室审核，并做好会议通知分送、会议签到、会议记录、会议组织等各项会务工作，必要时由县委办公室或县政府办公室予以协助、指导和把关。

4.部门召开系统内部的各类会议，均由部门负责通知,并做好各项会务工作。

5.国家、省、市召开的方面性电视电话会议、视频会议，有县上领导参加的，由县委办公室或县政府办公室负责通知，相关业务部门负责做好会场布置、会议签到、会议组织、会议记录等各项会务工作。

6.全县综合性会议费用由县委办公室或县政府办公室负担，方面性会议费用由相关部门(单位)负担。

四、会议纪律

1.单位或个人接到会议(含电视电话会议)通知后，应按通知要求按时参会。凡明确规定参会人员的，原则上不得请假。参会人员因外出学习、参加上级会议、考察或因病等特殊情况确需请假的，应向县委、县政府主要领导或分管领导履行请假手续，并告知县委办公室或县政府办公室;未经批准，不得擅自安排他人顶替参会;经批准可由其他人顶替的，会后要及时了解会议精神，尽快贯彻落实。如经请假但会议有特殊要求不得换人的，会后由主办单位向请假人员补发有关会议文件材料。

2.全县性会议需着正装的，由县委办公室、县政府办公室通知时注明，参会人员自觉遵守。要切实维护会场秩序，会议期间关闭手机或将其设置为振动、静音状态，并不得接打电话;要认真做好会议记录，会后及时传达会议精神;不得在会场来回走动，随意交头接耳或从事其他与会议无关的活动，严禁随意离开会场或早退。

第三部分规范办事

办事主要指以办公室日常工作为主的事务办理。文秘工作纷繁复杂，涉及面广，除了“办文、”“办会”以外，其他都可以归于“办事”。

一、办事的特点

按政策要求办，遵规守矩，不变通、不走样;按工作程序办，逐级请示报告，有始有终;按职责权限办，不推诿、不争揽，有所为有所不为。

二、办事的基本流程

办事有它一般规律，我这里谈的办事三阶段，也是从对办事的一般规律的认识来说的。

(一)办事之前的工作阶段

“凡事预则立，不预则废”。一事当前，必须注意把握好四个重要环节：调查、策划(预案)、协调、请示。

1.调查。就是调查研究，就是一事当前，我们首先要把事情的来龙去脉、背景材料搞清楚。调查研究必须坚持三项基本原则：客观、全面、深入。

客观，即如实反映客观实际。

全面，即全面地了解情况。倾听各方意见，“兼听则明”。深入，即深入群众，联系实际。 2.策划。就是筹划、谋划办事的方案。在调查研究的基础上，根据事情的大小、虚实、时限、规模等因素提出2-3个办事方案。并根据实际情况提出最佳方案或者第一方案、第二方案、第三方案，候选方案等。一般来说，我们在办事之前，至少要有两个甚至两个以上的方案。设计方案时，要做到周密、严谨、具有可行性和可操作性，要预计在办事中可能发生的以及不可预计的问题，假如这些问题一旦发生，我们该怎么办。

3.协调。就是解决办事中里里外外的矛盾，抹平方方面面的疙瘩，理顺条条块块的关系，使各种关系达到和谐。协调是一种行为过程，协调工作就是使协调者与被协调者之间或多个被协调者之间和谐统一，步调一致，去完成某项任务，达到某个目标分方式和方法。协调工作不仅在事前要进行，在办事中仍然要进行。那么，我为什么在办事前就提出这个协调问题呢?因为，往往一事当前，我们事先进行协调，后来办起事来就顺利很多，可以起到事半功倍的功效。从某种意义上说，事先的协调比事中的协调更管用，见效更快。

4.请示。就是把调查的来的情况，提出的方案，协调中遇到的问题，在办事前向领导请示，听取领导的意见，及时调整工作方案，并取得办事的确认权、行动权。

调查、策划、协调、请示这四个环节不是截然分开，也不是一步一步按部就班地进行，它们往往相互交融在一起，是你中有我，我中有你，需要我们机动灵活地掌握。

(二)办事期间的工作阶段在办事期间必须抓好四个重要环节：实施、督办、报告(阶段性)、调整(操作方案的调整)。

1.实施。就是按照最佳方案也是既定方案去实行，去操作，一丝不苟地去办事。

2.督办。就是催办，就是对所办的事进行查询督促和办理。做好催办工作，不仅可以提醒承办部门及承办人员在规定的时限内把事情办完，而且可以使领导及时了解办事的进展情况。

3.阶段性报告。就是我们在办事还没有完结的时候，向领导报告工作的进度，或者及时向领导报告遇到的新情况、新问题。这个环节也是很重要的，往往工作方案的进一步调整、工作方式的进一步改进，就是在进行了阶段性报告之后产生的。

4.调整方案。就是当在办事过程中遇到了或者发生了新的情况、新的问题、新的困难，原来的方案已经不适用了，及时改进方案，使工作方案与新的形势、新的情况、新的问题、新的政策相适应，保证任务顺利完成，事情能够办好。

这四个环节也不是截然分开的，不是一步一步按部就班地进行的，它们往往相互交融在一起，需要我们机动灵活地掌握。

(三)办事之后的工作阶段

事情办了，但工作还没完。我们有的同志往往事情一办完，就撒手不管，这样是很难提高的。一件事办完后，不管成功与否，都要做好善后工作。善后也有四个环节：总结、材料、汇报、归档。就是及时总结经验教训，并形成书面材料，上报相关领导提出意见。该表扬的表扬，该批评的批评;该作为成功的范例的就作为成功的范例发扬光大，该吸取教训的就吸取教训作为前车之鉴，最后还一定记得存档，以备日后查询。

三、机关日常事务处理规范

1.亲朋来访型事务。问清来访者姓名、单位、与领导的关系或经何人介绍、来访事由等基本情况，及时报告有关领导，在核实其真实身份的基础上，按照领导意见进行接待办理;未经领导同意，不能允许来访者进入领导办公室。

2.咨询求助型事务。首先要弄清当事人咨询求助的具体事项，按规定允许公布的，给予热情答复;暂时不宜公布的，委婉作以解释。对具体情况不了解、要求不现实或不属本质工作权限的，要耐心告知原委，并按照归口办理的原则，介绍其到有关职能部门联系办理。对求助要求不合理且不听劝告，滞留不走的当事人，在耐心做好说服劝导工作的同时，可请信访、公安及有关部门配合，将其带离机关。

3.商务型事务。通过查验相关证件、电话查询等方式，辨明真伪，然后汇报领导决定。

4.宣传报道型事务。弄清其真实身份和意图，对其所属媒体具有一定影响，宣传报道或举办活动确有积极作用的，及时向有关领导汇报;对以有偿宣传为手段，追求经济利益的新闻媒体，一律婉言谢绝;对以反面曝光为目的，要求采访有关领导或同有关领导取得联系的，要迅速向领导汇报，根据领导指示，做出相应安排。

5.上级指示型事务。分别不同情况处理： ①来电要求同有关领导取得联系，并确认其身份真实者，应热情答复;对其身份一时无法确认的，让其留下通讯方式，随后立即向有关领导报告，由领导亲自同当事人联系。

②若当事人以上级领导身份来电对本级领导做出指示的，无论其身份真实与否，工作人员都要详细记录，并请其留下通讯方式，随即向有关领导报告。

③接到上级部门或领导交办及会议决定的各类事项后，要及时认真办理，在规定期限内完成交办任务，及时反馈办理情况。遇到自身无法解决的问题或不能按期完成时，要及时上级部门或领导书面报告，说明情况，以免贻误工作。

6.突发型事件。处理时要注意做到：

①工作人员要在最短时间内，详细了解并认真记录突发事件发生的时间、地点、现场状况，当事人的姓名、单位、联系方式等内容，并立即向有关领导汇报，按照领导指示迅速应对。

②对匿名报告，无法辩明真伪的，立即向有关领导报告，并按照领导指示迅速处理。

③对自然灾害、安全生产事故、恶性案件等情况紧急，又无法立即同领导取得联系的突发事件，报告分管领导后，可打破一般工作程序，先通知有关部门迅速赶赴事发现场，采取必要的应急措施。待同领导取得联系后再详细汇报说明，根据领导要求，进一步完善落实处置方案。

四、办事的技巧 1.立足全局善谋事。古人云：“不谋万事者，不足谋一时;不谋全局者，不足谋一域”，必须从全局高度认真对待每一件事，要站在领导的高度审视，正确领会、把握意图，准确无误地弄清楚让你办什么事，不能局限于本职范围。要着眼发展审视，不能局限于一时之得失。文秘工作的连续性要求我们办任何事都要从长计议，从有利于事物长远发展的根本利益出发，不能只顾眼前利益和一时之需。

2.认真细致能干事。干有很多含义，比如主动作为、组织指挥、解决处理问题、善抓末梢促落实，具体要分清轻重缓急，琢磨怎么办，先办什么，后办什么，这是办成事、办好事的关键所在。要把事办好，一要明明白白，不要稀里糊涂;二要雷厉风行，不要拖拖拉拉;三要严谨细致，不要粗枝大叶;四要有始有终，不要虎头蛇尾;五要严格有序，不要杂乱无章。

3.提高修养会处事。有人说文秘工作是三分能力，七分协调，足可见互相了解尊重、加强协调沟通、准确掌握分寸在机关工作中的分量。“临渊羡鱼，不如退而结网”，想要加强协调沟通能力，不断提高自身的素养是必经之路。一要讲究仪表修容;二要提高语言素质，三要掌握说话技巧;四要提高心理素质;五要广泛建立关系;六要优化道德品质。

4.团结协作能成事。一个人只有融入集体才能获得全面发展才能的手段。在实际工作中我们经常遇到这样的情况，领导交待的事情，需要几个部门共同配合完成，这就需要相互之间团结协作、齐心协力。

5.豁达大度能容事。在实际工作常常有这种情况，当领导交给你办一件事时，你煞费苦心，有时因为某个环节、某个方面的疏忽，发生了问题或者差错，结果受到了领导的批评，有时还会听到他人的冷言冷语，这时需要我们有正确的态度，要有宽阔的胸怀，因为容忍他人的误解也是一种修养。为此，需要我们有修养、有肚量，以一种超然的态度去对待它。

6.开动脑筋总结事。总结是提高的重要环节。一件事情办完后，要来一番认真系统的思考，看哪些事情办好了，哪些事情没办好，办好的事情有什么经验，没办好的事情有什么教训，从中找出规律性的东西，并有意识地把这些认识用于今后的工作实践，经过反复实践，反复思考，就会较大程度地提高我们的办事能力。

五、公务活动礼仪规范

(一)仪表仪容

1.着装整洁，衣冠端正，庄重大方，不穿奇装异服，重要公务活动按要求着正装。

2.着装时要扣好纽扣，不卷起裤脚、衣袖，不露脐露肩露背，不穿超短裙，领带须系正。

3.皮鞋要光亮，不得有脱鞋、光脚等不雅行为。

4.身体、面部、手部要洁净、卫生，不留长指甲，不染指甲。 5.头发要保持干净、整齐。

(二)仪态

1.站姿端庄，肩平头正，目不斜视。 2.行走要挺胸、抬头，脚步轻而稳。 3.坐姿要自然端正，不前俯后仰，不伸腿跷脚。

(三)言谈

1.公务活动要尽量讲普通话，声音自然、清晰，音量适中。 2.语言文明，不讲粗话，使用“您好、请稍候、麻烦您、抱歉、对不起、没关系、谢谢、再见”等礼貌用语。

(四)举止