公司档案室管理规定

第一篇：公司档案室管理规定

公司档案室管理制度

学校档案管理制度

一、总则

1、为了规范学校档案管理，特制定本制度。

2、本制度适用于学校及所属各单位档案管理。

3、本制度最终解释权归人资行政中心。

二、档案管理机构的设置及基本要求

(一)档案划分及管理部门

1、档案是指本学校过去和现在，在从事经营管理、教研活动、企业文化等活动中形成的对学校有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

2、学校设立档案室，隶属于行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。学校制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。

3、学校档案根据其重要性和保密程度分为学校级和部门级，学校级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。

(二)各部门资料管理

1、学校所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与学校档案归口管理。

2、各部门根据部门资料性质结合学校级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。

3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照学校管理规定执行。

三、档案分类

(一)档案质量

1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。

2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。

3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。

4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。

5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。

(二)立档

1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。

2、跨的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;跨会议文件放在会议开幕年立卷;跨的规划放在第一年立卷;跨总结放在最后一年立卷。

3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后;内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。

(三)分类

1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。

2、学校档案大致分为以下几类：

(1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、学校章程等;

(2)文件类：分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;

(3)制度类：管理制度汇编;

(4)合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。

(5)计划总结类：分计划及总结等;

(6)会议纪要类：办公例会纪要等

(五)档案编号

1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

3、学校档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合学校档案管理工作。

四、归档及保存年限

(一)归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。

(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。

1、永久保存：

(1)学校章程、合同

(2)股东名册

(3)组织规程及办事细则

(4)董事会及股东会记录

(5)财务报表

(6)政府机关核准文件

(7)不动产所有权及其他债权凭证

(8)工程设计图

(9)学校规章制度

(10)其他经核定须永久保存的文书

2、10年保存：

(1)预算、决算书类

(2)会计凭证

(3)事业计划资料

(4)其他经核定须保存10年的文书

3、1年至5年保存：

(1)期满或解除之合约

(2)其他经核定保存5年的文书

4、1年以下暂时保存：

(1)结案后无长期保存必要者。

(三)学校可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。

(四)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。

(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。

五、档案日常管理

(一)借阅

1、借阅手续：

(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在学校借阅登记表上签字。

(2)档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。

(3)档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。

2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政部主任批准。

5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。

(二)销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报学校负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、学校负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。

2、销前，按照清册清点;销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。

3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。

(三)移交

1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报学校负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、学校负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。

2、移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。

(四)保密

1、档案室的任务是集中统一管理学校已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。

2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为学校各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。

3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。

六、附则

(一)在本制度框架下，学校各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。

(二)本制度自印发试行之日起执行。

附表 档案员职责

1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管学校档案;积极开展档案的提供利用工作;

2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。

3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。

4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。

第二篇：公司档案室规章管理制度（通用8篇）

在社会一步步向前发展的今天，接触到制度的地方越来越多，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。制度到底怎么拟定才合适呢?以下是小编收集整理的公司档案室规章管理制度(通用8篇)，希望对大家有所帮助。公司档案室规章管理制度1

第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。

第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第三条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

第五条归档范围：

1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录(包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等)、决定、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件材料。

2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第六条档案的借阅与索取：

1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。

2、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。

3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。

第七条档案的销毁：

1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。

2、若按规定需要销毁时，必须编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。

3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。公司档案室规章管理制度2

第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

第十二条本制度从二o一二年一月一日起执行。公司档案室规章管理制度3

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》(附件三)，经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长)，对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五)，经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。公司档案室规章管理制度4

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的`"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。公司档案室规章管理制度5

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

公司档案室规章管理制度6

一、文书档案归档制度

1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6.重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。

3.负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4.负责档案库房各项制度的落实。

5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3.兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4.严格执行各项档案管理制度。

5.接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3.档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。

5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。公司档案室规章管理制度7

1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科(股)室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。

3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理(立卷)、归档、个人不得保存应当归档的公文。

9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。公司档案室规章管理制度8

一.制度内容

为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度

二.管理目标

客户档案资料全面、准确、有效。

三.适用范围

客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。

一般客户档案包括以下的资料：

1. 收集客户单位资料

2. 客户缴费记录包括各样应付之押金

3. 客户装修工程文件

4. 客户迁入时填具之资料

5. 客户资料补充

6. 客户联络资料

7. 紧急事故联络人的资料

8. 客户与管理处往来文件

9. 客户违规事项与欠费记录

10. 客户维修记录

11. 客户投诉记录

12. 客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序

四.注意事项

1. 及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。

2. 协调与客户之间的关系，加强横向沟通;

3. 做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;

4. 接听客户投诉，解决客户投诉;

5. 接听客户工程报修电话，及时联系修复。

第三篇：公司档案管理办法

公司档案管理办法(讨论稿)

为了提高我公司档案管理水平，加强档案工作，充分发挥档案的作用，使档案工作达到规范化、制度化、标准化的水平，根据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，我公司特制定档案管理规定如下：

一、管理原则：

本公司档案采用文件材料形成部门立卷的原则，“统一领导、分级管理”。实行各部门自行立卷，留存备份后移交人事行政部管理，同时履行移交手续。

为确保各类档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，各部门定期向档案室转交存档文件。公司的立卷归档工作由人事行政部负责，并对本公司各部门的档案工作进行监督和指导;各部门设立兼职档案员负责本部门文件材料的立卷、归档工作。

二、归档范围：

各部门凡是反映本公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均应立卷归档。

三、归档要求：

1、归档的文件材料必须完整。

(1)文字清晰，用碳素墨水或签字笔书写。 (2)不同内容要分卷立案。 (3)归档文件材料必须为原件。

2、归档文件材料必须明确地反映公司在各项活动中形成的真实内容和具体过程。

四、归档时间：

各部门于次年二月前将上一办理完毕的文件材料由兼职档案员按立卷要求整理归档，经本部门负责人审查后，交人事行政部审核，对不符合质量要求的案卷退还立卷部门重新加工整理。

五、档案管理：

1、立卷完毕后，兼职档案员应按照不同的保管期限，内容分别填写一式两份案卷目录，其中一份交行政人事部档案室留存，另一份由立卷部门自己留存。人事行政部档案室对所接收的案卷应进行审核把关

2、各部门要重视公司的档案工作，专人(兼职)负责本部门的档案收集、整理。兼职档案员如进行调整，需及时通知人事行政部，并作好本部门档案的交接记录。

七、各部门收集范围：

(一)人事行政部：

1、行政管理档案

(1)各种会议的会议记录、纪要;各部门收发文登记本。 (2)公司工作计划、总结;公司半年工作计划、总结;公司各部门工作计划、总结。 (3)公司大事记及组织机构变革。

(4)公司制定的规章制度、部门职责、岗位职责。 (5)本公司的请示及上级机关的批复。

(6)反映公司经营活动的各种合同、协议及文件。

(7)出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料。 (8)公司开业、歇业、撤并材料。

(9)上级机关反映本公司活动的信息、简报。 (10)处理来信来访材料。

(11)各种计划统计报表和计划管理中形成的文件材料。 (12)公司内部行文、公司对外发文或需要加盖公章的文件材料。

2、人事管理档案：由人事部负责立卷保管，留存备份。包括员工二级档案、人员调配、人员工资、人员培训、公务会议等工作中形成的各种文件材料。 (1)员工奖惩材料。 (2)计划生育有关文件。

(3)公司人事任免、变动通知及决定。 (4)职工岗位、薪资异动资料。

(5)人员基本情况统计;员工花名册;工资表;年终统计报表。 (6)因私出国人事关系保留协议书及相关材料。 (7)先进集体、个人的申报材料。

(二)销售部：包括企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

(三)技术部：由研发部负责立卷保管，留存备份。包括质量管理、技术引进、技术研发、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、专利申请审批等档案管理中形成的各种文件材料。

(四)财务部：公司有关财务方面的请求及批复;财务计划、总结;各财务分析报告;清产核资材料;会计报表;会计账簿;会计凭证等。

(五)商务部：公司客户资料，供应商资质资料、销售合同、公司宣传资料、样卡;设备、物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

(六)其他方面：都由人事行政部负责立卷保管，留存备份。

七、档案保管制度

1、公司办公室应有存放档案的专门库房，根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、科学地编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。

4、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、原则上档案只在档案室进行查阅，不得借出档案室，但各部门常用文件可向档案室提出长借，但须借阅人及其部门经理在借阅单上签字，如有丢失，部门经理受连带责任。

7、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

8、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

9、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

10、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

11、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

九、档案资料借阅制度：

公司为了逐步完善档案资料的归档入案工作，充分发挥档案资料的作用，更好地方便各部的工作，特制定档案资料借阅制度如下： (一)、借阅

1、各部门凡需短时间(3—5天)借出的档案资料，借阅人事先打电话与档案室联系，提供档案资料名称，档案室予以准备。

2、所借档案资料，借阅人要妥善保管，不得涂改、乱画、弄脏、丢失。

3、所借档案资料，借阅人无权复印、更改，如需复印长期使用，由档案室统一办理。

4、所借档案资料，要及时归还，不得转用。 (二)、查阅

1、所需查阅档案资料由档案室人员查找提供，不得自取。

2、查阅后的档案资料折正，放好，由档案室人员查正后放回原处，以备再用。

3、档案室保持肃静，不得大声喧哗。

十、 本办法经总经理办公会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。 十

一、本规定自发布之日起执行。

第四篇：公司档案管理办法

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范锡林郭勒元和路桥管理有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设臵档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

(1)负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等;

(2)负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进;

(3)负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订; (4)负责档案提供利用服务;

(5)严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设;按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等;按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

(一)公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

(二)项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购臵部门向公司综合管理部档案室归档。

(三)会计档案在会计结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统一向公司综合管理部档案室归档。

(四)人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档案室归档。

(五)声像、实物档案，在产生后及时归档。

(六)凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。 第五条 归档要求

(一)归档的文件、资料必须完整。

(二)归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰;案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

(三)电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

(四)各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第六条 档案管理员须根据各类档案管理细则中的《归档范围和保管期限表》(详见集团公司管理制度p35-p40)确定档案的保管期限及档案的价值。

第七条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第八条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第九条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。 第十条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十一条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十二条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十三条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十四条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。

第十五条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。 第十六条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第十七条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第十八条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第十九条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》及《调阅单》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十一条 复印档案资料需填写《档案使用登记表》，机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

第二十二条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。

第二十二条 借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，

到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十三条 借阅档案的人员， 要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十四条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十五条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第二十六条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。 第二十七条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。 第二十八条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第二十九条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。 第三十一条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十二条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。 第三十三条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十四条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十五条 按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

第三十六条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第三十七条 严禁将销毁档案转做其它用途。 第三十八条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

公司档案分类试行规则

一、分类简表

0、党群工作 0.01党务工作综合 0.02组织工作 0.03宣传工作 0.04统战工作 0.05纪检工作

0.06工会工作，青年工作 0.07其他

1、行政管理

1.01行政管理工作综合 1.02培训工作

1.03保卫工作，安全环保工作 1.04劳动管理

1.05人事管理(工资报表)

1.06法纪监查工作(含案件处理与处分材料) 1.07审计工作(含资产评估) 1.08微机、档案管理

2、后勤管理 2.01后勤福利 2.02房管工作 2.03仓储工作 2.04车辆管理

3、设备仪器

3.01机械设备(含特种设备) 3.02电器设备

4、会计与财务管理 4.01报表 4.02工资单 4.03帐簿

4.04凭证(现金、银行、转账、贷款) 4.05会计档案移交：销毁清册 4.06审计资料

5、基本建设(独立编号,按照下列有关文件进行归档) 详见《公路工程立卷归档管理办法》

二、分类主表

0 党群工作 0.01党委工作综合

0.01.01党委总支指示、通知、规定、请示、报告、批复、批示(含上级各种通知、规定、批复、批示文件)

0.01.02党委总支工作计划、总结

0.01.03党委、总支会、民主生活会以及工会会议纪要记录(含党代会材料，党委总支中心学习记录，党政班子碰头会记录)。

0.01.04党委、总支调查研究材料

0.01.05专题总结、交流材料、讲话发言材料 0.01.06机要保密工作 0.01.07信访工作材料 0.01.08党务大事记 0.02组织工作

0.02.01组织工作通知、规定 0.02.02组织工作计划、总结报告 0.02.03组织工会会议记录

0.02.04组织机构设置(含组织机构建立、机构合并、机构撤销、升级、级别、待遇、领导关系、启用印信、改选等文件)

0.02.05整党建党

0.02.06评选支部、优秀党员表彰材料

0.02.07党员管理：组织生活、党员干部任免、选举、奖惩、审查考核、考绩、组织关系转移(介绍信存根、党籍、党员会材料)

0.02.08党员教育(包括工会、课、教材)

0.02.09统计报表、党费(含特殊党费)、党员花名册

0.03宣传工作

0.03.01宣传工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.03.02宣传工作计划、总结、会议记录 0.03.03干部轮训、教育(含计划与教材) 0.03.04理论学习、时政教育、精神文明建设 0.03.05思想工作调研材料

0.03.06刊物图书管理、剪报、广播稿、本公司报刊 0.04统战工作

通知、规定、请示、报告、批复、批示、工作计划、总结、会议交流

材料、政策工作、调整材料(包括各种统计材料) 0.05纪检工作

0.05.01纪检工作通知、规定、指示、会议纪要、请示、报告、批复、批示

0.05.02纪检工作计划、总结 0.05.03纪检经验交流材料

0.05.04党风建设(廉政建设、党纪、党规) 0.05.05党员民主评议材料

0.05.06案件调查、党纪处分(含申诉复查)大事记 0.05.07纪检信访工作 0.05.08统计报表 0.06工会工作

0.06.01工会通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.06.02工会计划、总结、工会工作大事记 0.06.03工会会议记录，职代会，工代会文件

0.06.04组织工作(含机构设置、干部任免、党员管理) 0.06.05民主管理和班组建设(包括干部评议材料)

0.06.06劳动竞赛、评选劳模、先进材料(各部门竞赛评比材料均入此)

0.06.07劳保福利(含职工休养、退管工作) 0.06.08文体、宣传、教育、女工、调解、计划生育 0.06.09工会财务管理 0.06.10简报、统计工作 0.07共青团、青年工作

0.07.01团、青年工作通知、规定、请示、报告、批复、批示 0.07.02团、青年工作计划、总结、大事记 0.07.03团委会记录、团代会文件

0.07.04组织工作(含机构设置、干部任免)

0.07.05团员管理(含组织生活、组织介绍信存根、团籍、团员处分) 0.07.06青年工作

0.07.07竞赛比武、评选先进材料(含评选优秀团员、团干、团组织等)

0.07.08文体宣传教育活动材料 0.07.09团员管理、团费管理 0.07.10简报、统计报表、名册 0.08爱心工程

通知、统计、报表、感谢书信 0.09协会、学会工作(略)

1、行政管理 1.01行政管理综合： 1.01.01公司外部文件：

1.01.01.01各级政府各局、上级红头文件、来文、来函，外部企事业单位的各种文书、文函、交流资料 1.01.01.02 集团公司来文、来函

1.01.02公司内部管理文件

1.01.02.01办公会议文件及发展规划方向文件 1.01.02..02各项指示讲话(发言稿、记录稿)、批示

1.01.02.03各种证件管理：企业登记证、许可证，资质证书、企业法人营业执照等注册资料、房产证、土地证、债权股权凭证、规划证件及上述证件变更资料等。

1.01.02.04资产台账清册、资产评估报告资料 1.01.02.05行政文件：通知、通报、通告、布告、告示

命令文件：通令、命令、嘉奖令、决定

1.01.02.06法规文件、规定、办法、细则、案例、职责、准则、规程、规章等

1.01.02.07计划与总结性文件：生产计划、文教卫计划、财政计划、收支计划、费用计划、设备订购计划与清单，安装调试进度计划等

1.01.02.08向上请示报告(含上级批复、批示) 1.01.02.09统计文件

1.01.02.10各部门间工作联系单

1.01.02.11文秘、机要、信访工作(含文书处理，启用印信) 1.01.02.12外事接待、内务活动(活动计划、总结、简报) 1.01.01.13修志工作大事记(修志工作的全部材料) 1.01.03工商行政管理的招投标、经济合同、协议文件 1.01.04 公司行政发文 1.02教育培训卫生工作

1.02.01 教育、培训、卫生工作通知、规定、会议资料

1.02.02 教育、培训、卫生工作计划、总结、大事记 1.02.03 职工培训 1.02.04 教学工作

1.02.05文教设施经费审批

1.02.06卫生(职工健康)宣传、防病治病 1.02.07统计报表

1.03保卫工作、安全环保工作

1.03.01保卫、消防、治安、安全环保、通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示

1.03.02保卫工作计划、总结、大事记

1.03.03组织工作(含机构设施、干部任免、通知、规定、会议报批文件、计划、总结、大事记)

1.03.04治安管理(含武器、危险物品、交通、治安、防范设施、保护等)(归档同1.03. 03)

1.03.05法制宣传建设工作(刑事案件处理、历史案件及法律顾问入此类)

1.03.06消防工作(含抗洪抢险工作)(归档内容同1.03.03)

1.03.07环保工作[环保调查、污染处理、综合利用(包括大气、废水、废渣、噪音污染和费用的赔偿)等](归档同1.03.03)

1.03.08奖惩工作(奖励与违纪处理文件资料)

1.03.09统计报表、名册 1.04劳动管理

1.04.01劳动工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.04.02劳动工作计划、总结

1.04.03劳动工作会议记录、纪要

1.04.04劳动力管理：(含定额、指标、申请就业、人员(包括合同工、监时工)招聘、录用、解聘工作文件资料、合同协议资料，考勤管理，安全保护，职业病防治

1.04.05工资管理(含报表)

1.04.06人员调配(包括介绍信存根、工资转移证、公司内调动通

知单)

1.04.07机构建设。职称评、聘(含职位任免)

1.04.08各级责任制、奖惩(包括岗位责任制、经济责任制) 1.04.09安全保护(设备、人身、交通、意外事故，职业病防治) 1.04.10人事档案管理(员工花名册、员工档案保管和调动) 1.04.11统计报表、名册 1.05人事管理

1.05.01人事管理工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.05.02人事管理工作计划、总结

1.05.03人事管理工作会议记录、纪要

1.05.04干部任免、聘任(包括干部选拔、录用、培养)

1.05.05奖惩、福利待遇(含违纪处理，奖励、记功、记过、除名等)

1.05.06干部教育培训、调动，介绍信存根

1.06法纪监查工作

1.06.01通知、规定、请示、报告、批复、批示

1.06.02各种会议记录、交流材料

1.06.03案件处理和处分材料

1.07审计工作：

1.07.01通知、规定、计划、总结、会议纪要、请示、报告、批复、批示

1.07.02专项审计的通知、请示、报告、批复、批示、结论、决定、调查材料、证明材料

1.07.03资产评估资料 1.08微机、档案管理

1.08.01档案管理(含库房及硬件配置：请示、报告、批复、批示、会议、规章、作业指导书、分类规则、登记表、目录表、

检索表、汇总簿)

1.08.02微机台账管理、运转、维护、升级

2、后勤管理

2.01后勤福利

2.01.01工作通知、规定、会议材料、请示、报告、批复、批示

2.01.02工作计划、总结 2.01.03工作评比材料，考绩资料 2.02房管工作

2.02.01房管工作通知、规定、请示、报告、批复、批示

2.02.02房管计划、总结、房屋分配等

2.02.03住房分配、管理 2.03 仓储管理

2.03.01仓储管理通知、规定、计划、请示、报告、批复、批示、总结、废旧物资回收利用

2.03.02账务管理(大帐本、小账本、票据验收、票据管理等) 2.03.03实物盘存

2.04车辆管理(停车区域规划、收费标准、通知、办法、规定)

3、设备仪器 3.01机械设备

4.01.01运输设备(含输送机、叉车、装载车、拖车、牵引车等) 4.01.05车辆设备(含卡车、轿车、面包车、救护车等)

3.02电器设备：(含变压器、稳压器、电动机、配电箱、启动器、镇流器、高低压开关柜、电力电容器等) 3.03工程设备：(试验检测设备，测量相关仪器)

4、会计与财务管理

4.01报表 4.02工资单

4.03账簿 4.04凭证

4.04.01现金

4.04.02银行

4.04.03转账

4.04.04贷款

4.05会计档案移交、销毁清册 4.06审计

5、基本建设：(独立编号,按照下列有关文件进行归档) 详见《公路工程竣工验收办法实施细则》

第五篇：公司档案管理制度

第一节 公司档案管理制度

第一条 为加强公司的档案管理，建立档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序，确保公司档案准确、完整、系统，能有效进行检索、保管、使用与持续补充，特制订本制度。

第二条 该制度适用于档案管理环节所涉及的相关部门及个人。

第三条 职责

1、公司档案按统一领导、分级管理的办法进行组织管理。办公室负责公司总体档案的管理。

2、公司财务档案由财务中心保管。使用时由财务中心指定专人调档，办公室负责监督。

3、公司销售档案由销售公司保管。使用时由销售公司指定专人调档，办公室负责监督。

4、公司工程档案已移交档案室的由办公室保管。使用时指定专人调档，办公室负责监督。

第四条 档案管理的流程分为：文件的收集、立卷归档、整理上架、保管、使用、销毁。

一、文件的收集

凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。

(一) 政府机关或职能部门的文书材料

1、 职能部门召开的有关房地产工作的会议文件;

2、 职能部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件;

3、 职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话;

4、 职能部门对公司各类请示事项的批复;

5、 其它相关资料。

(二)公司证照

1、营业执照、税务登记证、企业代码证由财务中心统一保管。

2、证书、资信证书、质量体系认证书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、国有土地使用权证、商品房销售许可证、投资许可证等证照，由办公室统一保管。

以上证件各部门一般使用复印件。如确需借出原件，必须填写《档案室资料借阅登记表》，经总裁或董事长同意后方可借出，原则上，证照借出当日内归还。

(二) 公司文书材料

1、公司董事会形成的各种决议、决定等文件资料，公司下属公司的董事会形成的各种文件资料;

2、公司工作例会会议记录、纪要以及其它会议的文件材料;

3、公司印发的各种正式文件的签发稿、打印稿;

4、公司给上级部门的情况汇报及请示等;公司各部门及所属公司的请示与公司的批复文件;

5、公司各部门及下属公司的工作计划、工作总结、报告等;

6、公司各类调研工作形成的文件材料;

7、公司调查处理的违纪、违规事件材料;

8、公司汇总及下属公司报送的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料;

10、公司各类合作合同、工程合同、供应商合同、原材料合格证、资质资料、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理文件、竣工图纸等;

11、公司设备仪器出厂合格证书、出厂精度检验单、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、校验标准、随机备件图册、软件、硬件部分的文件材料;设备仪器使用记录、设备仪器保养情况记录、设备仪器检查记录及维修记录等。

二、立卷归档：

(一) 流程：

1、 各级资料员在每年年初，根据以往本部门文件运转情况，预计当年可能形成的文件，拟制或修订立卷类目，如办公室可制定“人事行政发文”等，并将空白的文件清单置于该类目文件的最前面，同步编制电子文档清单。

2、 随时将已发放完毕的文件按已编好的类目及时归入卷内，并按文件收进顺序随时填写文件清单，存档文件通过扫描或影像进行电子文件存档，同步更新电子文档清单。

3、 按月度、周期对手头上的所有文件进行清理，对需要归卷的文件材料进行归档，对不需归卷的文件材料另备文件夹单独存放。

(二) 要求：

1、 原则上每个季度末各部门将已归档的文件整理后移交档案室存档。

2、 各部门向公司档案室移交档案时，均需附上《移交文件清单》一式两份、电子文档与清单一份。移交时，交接双方进行清点签收，并各自保存一份。

3、 各部门向公司档案室移交档案时要做到种类齐全、份数完整，档案室不接收未经系统整理的零散文件。

4、 文件在各部门保存阶段，要注意保持字迹清晰、份数完整，防止发生霉变等。复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印存档。

4、 各部门可根据实际工作需要保存文件，但向公司档案室移交档案时，则应按规定的归档范围进行。

5、 档案移交时须对档案的密级和保存年限做出说明，方便后期的借阅和鉴定工作。

三、整理上架：

(一) 流程 :

1、 鉴定：对各部门移交的档案，公司档案管理员要重新审查其价值性，并剔除无保存价值的文件材料。

2、 组卷：通过鉴定的文件材料严格按规定排列、打号、装订、著录并制作卷内目录，组成案卷。

3、 上架：案卷按档号顺序竖放在密集架上，一般小号在左，大号在右，自上而下。

4、 造册：制作全引目录和案卷目录，形成保管清册。

(二)要求：

1、 卷内文件的排列应条理系统。文书档案按时间顺序依次排列，具有密切联系的文件应依一定的次序排列在一起，即批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;工程档案的卷内排列顺序为文前图后。

2、 不同保存价值的文件应分开组卷。

3、 凡有文字部分的均应打上号码(采用打号机，正面右上角，背面左上角)。

4、 文件材料装订前应剔除金属物。

5、 一般图纸采用手风琴式折叠法，规格为30cm×21cm;装订边应加垫纸以使左右平整并注意露出图标。

四、保管：

(一) 档案室管理：

1、 严格执行《档案室管理制度》。

2、 除档案员外，非档案人员不得随意出入档案室。

3、 档案入库前要进行严格的检疫工作，特别注意检查易于生虫的部位;同时对档案必须进行定期的防疫检查，有计划、分期分批地对档案进行翻动。

4、 档案员离开档案室时应随手锁门，并注意检查档案室门窗的紧闭性。

5、 公司采用文件柜作为档案装具。档案按部门存放，文件柜的编号及档案的存放顺序为从左自右，从上到下。

(二)流动中的安全防护：

1、 档案在档案室外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入档案室或专用的柜子中锁好，更不准擅自带离规定的使用场所;

2、 未经许可，使用者不得将所借档案转借他人，以防泄密;

3、 未经许可，使用者不得擅自拍照、抄录、复印;

五、提供使用：

(一)加强基础工作：

1、 编制必要的全引目录和案卷目录，为档案用户提供必要的检索工具;

2、 编制电子文档清单，提高查档效率;

(二) 开展查借服务：

1、 借阅：

(1)公司档案的借阅，需经部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

(2) 公司内部人员借阅档案的，须填写《档案室资料借阅登记表》，阅毕及时归还;归还时，管理人员必须当面清点档案页数，之后再入库。

(3) 非公司人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，并经总裁或董事长同意后方可借阅。 (4) 借阅者必须爱护所查阅的档案，不得在档案上涂改、勾划、圈点或做其他各种标记;不得撕去档案内页。

2、 借出：

(1) 公司档案的借出者都要填写《档案室资料借阅登记表》，报部门主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，公司机密文档的借阅要由总裁或董事长签字批准。

(2) 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总裁处理。

(3) 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。

(4) 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

(5) 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

(6) 不准转借，必须专人专用。

(7) 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

3、档案室资料查询时间：8:30—9:30 原则上其他时间不予以办理。

六、销毁：

(一)

流程：

1、 各部门档案室档案员每两年对已到保管期限的档案资料进行复查，复查结果上报部门经理审批。

2、 各部门档案员将确认销毁的档案材料登记在《档案销毁清册》并上缴办公室， 由办公室统一组织销毁。

(二) 要求：

1、 准备销毁的档案材料在未批准前应单独保管。

2、 批准销毁的档案用碎纸机销毁，严禁作其他用途，更不允许出卖。

3、 档案销毁时，须有两人以上监销，并在销毁清册上签字以示负责。

第五条 保存期限。文件保存期限除政府有关法令外，依下列规定办理：

永久保存：(1)公司章程;

(2)工程设计图;

(3)组织规程及办事细则; (4)董事会会议纪录;

(5)财务报表;

(6)政府机关核准文件;

(7)不动产所有权证及其他债权凭证; (8)其他经核定须永久保存的文书。

10年保存：(1)预算、决算书类;

(2)会计凭证; (3)事业计划资料;

(4)其他经核定须保存10年的文书。

5年保存：(1)期满或解除的合约;

(2)其他经核定保存5年的文书。

 1年保存：结案后无长期保存必要者。

 规章制度由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存。

第六条 附则

1、本制度由办公室编制并负责解释。

2、本制度自发文之日起施行，同时原相关制度即行废止。

集团办公室

二○一五年八月二十五日