公司之前档案管理规定

公司之前档案管理规定（精选6篇）

篇1：公司之前档案管理规定

档案、资料管理规定 1.1 范围

为加强公司文书档案、声橡档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

1.2 2 2.1 本规定适用于公司各部门及员工。档案、资料管理要求

公司设档案管理员（简称档案员，下同。），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。档案员对档案资料必须按立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

2.2 坚持部门收集保管、定期归档制度。各部门负责人均应指定专人（以下称兼职档案员）负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。兼职档案员应保持相对稳定，名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。3.1 3.2 文件资料的收集管理

凡公司缮印发出的公文一律由总经理办公室统一收集保管。

一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。会议文件由会议召集部门收集保管。

3.3 公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续，兼职档案员签字认可后，财务部方给予核报差旅费。

3.4 3.4.1 各部门兼职档案员的职责：

了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

3.4.2 认真执行定期归档制度。对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份

前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。

3.4.3 承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。4.1 文件资料归档范围

重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

4.2 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

4.3 4.4 4.5 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 信访工作资料。

公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

公司管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。公司的各种规章制度、实施细则、程序文件。

公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4.11 4.12 5 5.1 公司保密制度中规定的保密范围材料。

公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料。文件平时归档

各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。

5.2 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

5.3 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。

5.4 兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。6.1 6.2 文件立卷

立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

6.3 6.4 归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

6.5 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

6.6 卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6.7 卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角打印页号。

6.8 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

6.9 有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

6.10 6.11 6.11.1 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

6.11.2 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。7.1 声像档案管理办法

公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

7.2 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)及文字说明等组成。

7.3 8 8.1 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 8.1.6 8.2 8.2.1 声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。声像档案资料的收集 收集范围：

反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料； 各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料； 公司有关人员组织或参加的重要会议的声像资料。涉及公司权益的声像资料。

其它单位形成的与公司有关的重要声像资料。其它具有保存价值的声像资料。收集时间：

声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成后一个月内归档；

8.2.2 8.3 8.3.1 档案员有责任随时征集具有保存价值的声像档案资料。收集要求：

录音带、录像带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

8.3.2 8.3.3 8.4 接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。声像档案费用的报销：兼职档案员按第三十八条规定形成声像档案的费用，并按要求向档案员办理归档，经档案员签字后会计部才给予报销费

用。9.1 声像档案的整理

声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

9.2 9.3 9.3.1 声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。分类、编号：

照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在卷宗内编流水号。格式：卷宗号-流水号。

9.3.2 录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

9.3.3 编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

9.4 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

9.5 9.5.1 9.5.2 9.5.5.1 9.5.5.2 文字说明的编写：

文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。编写文字说明的要求：

准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全； 照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

9.5.5.3 9.5.5.4 9.6 9.6.1 文字简洁、语言通顺； 时间用阿拉伯数字表示。编制格式：

照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

9.6.2 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

9.7 案卷要求：

9.7.1 9.7.2 将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。卷内目录：照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

9.7.3 9.8 10 10.1 10.2 10.2.1 10.2.2 卷内备考表，用于说明卷内声像资料的整理、变动情况。编目：声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案著录规则》进行。声像档案的保管

声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。保存条件：

底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%； 照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

10.2 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

10.3 10.4 对库存的照片档案，要两年检查一次。

归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经总经理审批，登记造册。

10.5 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。11.1 11.2 声像档案的开发利用

编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。

11.3 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

11.4 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经总经理办公室主任批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由总经理办公室主任批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。

11.5 在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。12.1 12.2 12.3 附则

本规定由总经理办公室制定和解释。

本规定报总经理批准后施行，修改时亦同。

本规定自颁布之日起施行，已有与之相抵触的相关规定自行废止。

篇2：公司之前档案管理规定

1.有的企业大规模的招揽人才，上至总经理，下至基层员工，招聘场面十分火爆。吸引了众多求职者，而招聘方得招聘人员看起来也很专业，很友善，招聘手法也很新颖。可是，在一个月之后，这家公司倒闭了。

经验：有的看似很光鲜很正规的公司，不代表他们公司实力就强。所以你在应聘之前或是还没有正式入职之前，一定要先利用网络查一下，到公司附近打听一下，最好是能找到公司的合作伙伴来了解就更好了。绝对不要听不要看招聘现场的招聘人员的宣传之词。

2.很多求职的大学生都遇到过这样一个问题，他们在面试的时候，遇到一个很和善很通情达理的招聘官，于是自然觉得公司的人都合他差不多。可是去工作之后才发现，公司里面的人除了那个招聘官之外都很差，甚至那个招聘官的和善也只是装出来的。

经验：你遇到的招聘官素质高并不代表他所在公司所有人的素质都高。

3.有些求职者一看公司是上市公司，立即趋之若鹜，殊不知很多上市公司也有很多圈套。在国内，盘子越大越欺负人，最重要的是你被欺负了还没人管，让你欲哭无泪。

经验：如果是大公司，去之前要仔细查一下公司的背景、口碑，看以往是否发生过类似的事情，现在很多人在现实中受气后都会选择通过网络来发泄。所以，在网上仔细查查，看有没有关于这家公司的负面消息。

4.招聘人员夸夸其谈，口沫横飞，许诺只要你肯干，月薪上万很轻松。这类招聘单位主要招聘的职位是销售，销售的工资是活得，你卖的产品多提成就多。所以，销售的工资是没有上限的，可是真能做到月薪上万的估计也没有人，或是能把人累死。

经验：招聘官语言具有煽动性且夸夸其谈的，多数是陷阱，不要轻易相信。

5.除非是大公司，他们的薪水所有人都知道很高。这样的可以不谈薪水，但是如果公司规模不大却一直让你去上班而闭口不谈薪水的话，那你就要当心了。因为我们去为他们工作，等于是把自己的能力卖给了他们，买卖双方谈报酬是非常正常的事情。

经验：招聘的时候招聘方闭口不谈薪水一般都是给的比较少，怕说了之后你不干了，所以都想着先把你忽悠过去再说。

6.有个朋友，去一家教育机构做老师，当时是公司老总亲自面试的，由于她的教学经验非常丰富，老总很满意，也不再要求笔试，第二天就让她来上班。承诺的是一个月转正，交社保。结果，她在那个公司工作了五个月，公司一直以各种理由推脱不给交，后来又说要工作满半年后才给交，最后她一怒之下辞职不干了。

经验：承诺有多久交社保或是转正或是各种补贴的，如果在你接受的范围内，那么，让公司给你形成书面材料并盖章，白纸黑字写清楚了。如果到时候公司不按照当初承诺的来做，那你就理直气壮了，甚至可以去劳动监察部门告他们。

7.要押金押证件的公司，要求很不合理，他们所谓的商业机密不能泄露而要交押金或是押证件。是很不合理的，我们把自己的青春都押上了，还要再押，凭什么呀?再说了，我要交了押金你们公司倒闭我找谁要钱去?

经验：对于这种公司，坚决不去。

8.公司老总亲自上阵招聘的公司，基本都是小微型公司。这些小公司小企业如果开了几年还是长不大，那就要怀疑公司老总的素质了。

篇3：公司之前档案管理规定

劲牌公司为了实现公司档案文化资源的及时共享, 探索档案信息管理新方法, 充分发挥企业档案文化作用。一是争做劲牌“百度”, 建立数字档案室。劲牌公司在北京长城所的指导下, 公司自主开发的知识管理系统正式上线运行, 实现了电子档案与纸质档案的同步归档, 而且使公司产生的电子文件能够实时上传知识管理系统, 并在网上实行文件处理、归档、借阅等流程。加强历史档案全文数字化转换工作, 坚持珍贵、重点、特色档案优先数字化, 对于企业资质证照、荣誉证件等全部进行了电子转换, 并上传企业信息门户EIP网站。二是为保证数字档案信息安全。公司实行的是实时双机备份、半年脱机备份、异地异质备份保管的方式, 并对入库的电子档案定期进行机读抽查, 保证了在突发或极端情况发生时最大限度地减少档案损失, 严格遵守公司保密管理规定, 对保密档案设置了严密的访问权限控制。不受任何时空限制, 可随时登录企业内部网知识管理系统, 根据访问权限检索和浏览档案信息, 实时下载、打印。三是树立“以人为本”的管理理念。为对员工档案进行规范化管理, 日前, 劲牌公司组织开发了人力资源管理系统, 将公司所有员工档案均录入系统, 并实时更新维护, 实现员工档案动态管理。

篇4：档案数字化之前的准备工作

目前我国档案馆中有绝大多数的馆藏都是非数字形式的，因而要建立数字档案馆，则必须对非数字化的档案进行数字化工作，这样才能确保数字档案馆资源的丰富性。很多档案馆在决定建立数字档案馆后，便开始了轰轰烈烈的档案数字化工作，从排架号——开始了工作量巨大的扫描工作。在数字化之前，我们应该放慢脚步，想一想下面这些问题——是否有必要对所有的非数字档案进行数字化处理?如何选择要进行数字化的非数字档案?在数字化的过程中，需要注意什么问题?因为档案数字化工作毕竟是一项投资巨大的系统工程，需要有相当的财力、物力、人力和技术作支撑，同时也会涉及到一些法律问题。

一、成立数字化工作小组

数字化工作是一个系统工程，不是说有了人、设备和馆藏就可以顺利的开展数字化工作了，其中涉及到诸如数字化范围的确定、相关数字化标准的确立以及档案中的知识产权和隐私权的界定、存储格式和长久保存等问题，因而必须成立专门的工作小组来统筹规划数字化工作并解决数字化过程中会遇到的一系列问题，小组的成员必须包括熟悉馆藏和利用情况的工作人员、相关技术人员和法律人才等等。

二、确定数字化的范围

由于归档范围制定的比较宽泛，同时各个档案馆对接收档案的数量也没有限制，因而在中国，档案的进馆率高达60％-70％，而在美国则仅有3％-5％。有此可以看出，中国档案馆馆藏量是很大很丰富的，同时也不排斥一些资源重复建设和没有进馆价值的档案的存在，因此，如果对所有的馆藏都进行数字化，不仅会使其工作量和投资规模在整个数字档案馆建设中占很大比重，同时也会使得数字档案馆建设在很长时间内都会局限在档案数字化工作中，这样数字化工作所产生的实际效益和其大笔投入就会形成鲜明对比。

事实上，档案数字化的目的不外乎两点：即保护和利用。无论出于何种目的，都只需要进行有限范围的数字化工作。需要用数字化副本的方式加以特别保护的濒危档案只是少数，况且这种方式也无法从根本上解决这类档案的长久保管问题，受数字载体物理寿命和技术寿命的限制，这些濒危档案的数字化副本可能比其原件更加脆弱；至于为建立数字档案馆、便于利用而进行数字化，则必须从实际利用率的角度对拟数字化档案进行投入效益分析，毕竟在数字档案的寿命期内其网络利用频度足以抵偿其不菲成本的也只是少数。由上可以看出，没有必要对所有非数字馆藏进行数字化。

笔者认为，数字化工作小组要根据馆藏特色和利用统计等本馆的实际情况来确定数字化的范围，可以把选择的角度确定在四个方面：一、对最能体现档案馆馆藏特色的档案进行数字化；二、对档案馆中最为珍贵的档案进行数字化；三、对馆藏档案中咨询和利用频率最高的档案进行数字化；四、对濒危、经过鉴定确认具有极其重要保存价值的档案进行数字化。

确立数字化范围的工作，丝毫不比数字化转换存储和保管维护工作轻松，有时可能需要对每份文件进行再次鉴定，同时，在此过程中，收集、整理、保管、鉴定和利用等环节中存在的一些问题也会暴露出来，这些问题的解决也是要在此阶段完成的。这是一项基础性工作，对随后开展的工作而言，是质量的保障，也是提高效率的基础，是不容忽视的。

三、不能忽视档案数字化时涉及的著作权保护问题

数字档案馆在资源采集、加工、利用和网络传播等过程中会涉及到一系列法律问题，比如公民的知情权、档案所有者和产权人的知识产权以及隐私权等。其实，在进行档案数字化工作时也会涉及到著作权问题，这点人们通常在数字档案馆的利用阶段或是发生纠纷时才开始关注。笔者认为，在数字化工作开展之前，档案著作权问题就应当引起关注。

档案数字化权是档案著作权人专有的一项权利，在1999年12月国家版权局颁发的《关于制作数字化制品的著作权规定》中规定：“将已有的作品制成数字化制品，不论已有作品以何种形式表现和固定，都属于复制行为”，而复制权是著作权人的专有权，由此可见数字化权的专有权地位已得到国家权威部门的确认，不容更改。在进行数字化工作之前，数字化工作小组需要按照相关法律规定，对待数字化档案的著作权所有者进行界定，合法取得档案数字化权。

首先，要区分待数字化的档案是否受著作权法保护。

一方面，著作权法所称作品，是指文学、艺术和科学领域内具有独创性并能以某种形式复制的智力成果。根据著作权法的有关规定，在档案馆中有大量具有著作权意义的作品档案，如立档单位的年鉴、产品工艺设计、工程项目设计文件、个人生活中的声像材料等等。这些都是受著作权法保护的客体，但也是社会感兴趣、利用率较高的档案。档案馆不能因为著作权问题而剥夺了人们的利用权利，这就造成了著作权和公民知情权的矛盾。另一方面，根据著作权法规定，法律法规等不享有著作权保护的、超过著作权保护期的、著作权保护地域范围以外的档案资源不需要考虑著作权问题。因而，区分待数字化的档案是否受著作权法保护后，就可以集中力量解决那些受著作权保护的档案所涉及到的问题。

其次，在进行数字化时要区分哪些行为是“合理使用”，哪些不属于“合理使用”。

我国著作权法规定“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品”，属于合理使用作品；这就说明如果数字化的目的是为了陈列或者保存档案，则属于合理使用。如果档案馆对传统档案进行数字化，不仅是为了保存版本的需要，而且是为了建立数字档案馆，便于网上利用，事实上就可能超出了合理使用的范围，这就要按照著作权法的规定采取相应的措施。

第三，在数字化的过程中，要区分是直接转化行为还是二次加工的编研行为。

所谓直接转化，就是通过扫描等技术手段将原始档案信息数字化的行为。处理后的数字化档案无论从视觉感知还是信息内容都是与档案原件保持高度一致的，数字化工作者并没有进行创作性的智力劳动，所以这种数字化的行为，可认定为复制行为，因而可以按照有关复制行为的法律规定来保护相应的著作权。

所谓二次加工，就是将档案按照国家规定、社会需求、工作要求和一定的编排体例进行适当编辑加工的数字化工作。这时的数字化行为已经不是复制的行为，属于数字化手段下的档案编研的范畴。在此过程中，要同时注意两方面的著作权保护问题：一方面，对原始档案进行利用、删减、更改的过程，要按照《档案法》和《档案管理办法》的规定进行，同时要依据著作权法的规定保护档案作者的有关权利；另一方面档案工作者的编撰活动也付出了自身的智力劳动，依据法律规定，对数字化后的档案信息应享有相应权利，也要对照著作权法的规定予以确认。

数字化工作是建立数字档案馆的基础性工作，数字内容对数字档案馆来说是至关重要的，可以说是日后档案馆良好运行的一个保障，因而各级档案馆在建立数字档案馆时，应当将数字化工作作为数字档案馆总体规划的一个重要组成部分，而在数字化之前应该做好必要的准备工作。

参考文献：

1、罗军：《论档案信息资源开发中的著作权保护》，《档案与建设》，2002(4)。

2、戴定丽：《试论数字档案馆建设中的版权问题》，《档案》，2002(3)。

3、贾妹：《数字档案馆与著作权问题初探》，中国期刊网。

4、邹悦：《数字档案资源建设中的著作权问题研究》，中国期刊网。

5、张照余：《关于档案信息化建设效益问题的思考》，http：／／www.daxtx.cn／?action-viewnews-itemid-62，检索日期：2008年6月29日。

篇5：公司档案管理规定

为规范公司档案资料管理，增强公司档案资料的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同(包括劳动合同)、工程资料、业主/客户资料、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、档案资料管理员

公司的档案资料管理由总经理/副总经理指定档案资料管理员负责，各部门资料如各部门负责人指定档案资料管理员负责。

四、档案管理员的职责

1、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。

2、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

3、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

4、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

5、保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行“及时归档”及“年度归档”制度，即：日常工作时间公司来往文件/业主资料的归档及每年二月份为公司档案资料归档。

2、各主管部门负责人应积极配合与支持档案管理员各主管部门收集应该归档的原始资料。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以

上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用性实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1. 公司档案资料的分类根据公司的实际情况及档案资料的查找实用性归档。

2. 公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。 七、档案资料的保存期限?

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：?

1、永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及 股东会纪 录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)工程资料及业主资料档案;(10)其他经核定须永久保存的文书。

2、保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。 4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

七、档案的借阅

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅档案材

料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准;借阅详细的业主资料档案必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准后借阅。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司总经理/副总经理批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理

员催还。需要长期借出的，须经公司总经理/副总经理批准。

5、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污

文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

7、会计档案由财务部自行保管。会计档案一律不准外借。内部调阅应经财

务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公

文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交副总经理审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由副总经理批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档

案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理/副总经理指定专人监督销毁。

九、罚则

1、无故延期或不交应归档的文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍

拖延不交的，除责令其文件负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

2、公司各部门员工凡泄露公司档案资料，经核实情况属实，并无其他正当

理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。对涂改、拆散或未经公司领导批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评。

3、公司各部门员工不按借阅期限归还档案资料的，限期归还并责令其当事

人写出书面检查。

4、公司各部门员工遗失档案的，应立即报告。因遗失档案，泄露秘密的，

经核实情况属实，并无其他正当理由的，公司将按情节的轻重进行处理。严重者将给予辞退处理。

篇6：公司档案室管理规定

一、存档范围

公司规划、计划、统计资料、工程资料、项目方案、经济合同、设备资料、声像材料等具有保存、参考价值的文件资料。

二、资料保管

1.由人力资源部档案室负责分类保管，归档存放，做到查找方便、迅捷。

2.坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”工作（即防盗、防水（潮）、防火、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密、防磁）工作，确保档案完整安全。

3.档案室内要保持清洁干净。

三、资料查阅

1.查阅一般资料由该部门经理批准，查阅密级资料由主管副总经理批准。

2.查阅档案要保持整洁，严禁涂改、擅自翻印、抄录、转借、遗失。因工作需要进行摘录和复制时，应由主管副总经理批准。

3.严禁将档案带出档案室，必须带出时，由主管副总经理批准，并在规定时间内送还。

4.查阅客户资料时需要主管副总经理批准，严禁复印客户的任何资料。

5.业主查阅其房屋相关资料由销售部经理核准方可办理。

6.政府部门查阅资料时须经总经理批准。

7.严格阅档登记制度。

四、档案销毁

1.任何个人或部门未经允许无权销毁公司资料。

2.档案销毁须严格执行审批制度，履行批准手续。一般内部资料须主管副总经理批准，密级资料须总经理批准。

3.经批准销毁的档案，档案管理员须认真填写及编制档案销毁清单，在人力资源部经理监督下销毁。