计算机办公软件的分析及应用探讨

2022-09-10

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目前, 社会中的各行各业都使用计算机进行各种数据的处理、生产经营、企业业务的办理。计算机数据库是计算机办公自动化技术的关键, 计算机数据库具有非常强大的功能, 能够借助信息存储与管理设备的使用为企业领导人员以及工作人员提供便利, 计算机技术的应用也十分简单、灵活。我们积极使用先进的数据处理技术, 防止工作过程中出现办公自动化系统的不健全、管理系统的不完善、工作数据的丢失情况, 保证计算机管理系统的安全、灵活、稳定的运行。

1 办公自动化管理与计算机软件简介

办公自动化管理, 通常是指面向企业或者机构日常运作以及管理的计算机应用。可见, 办公自动化管理与计算机应用有着密切的关系, 常见的办公自动化软件应具备文字处理模块、邮件模块、人员考勤模块、通信网络共享模块以及视频会议等模块, 另外受限于企业或者机构组织的具体业务都不尽相同, 不同办公自动化管理往往包含一些特殊的功能, 例如理财公司和家政服务企业必然对于办公自动化管理必然有着不同的要求, 理财公司往往对于人员财务管理方面应更加侧重, 而家政服务公司对于服务对象的信息管理则更为侧重。因此, 鉴于不同行业和服务对象的不同, 计算机软件的选用应符合企业业务特点, 除去通用的规范性功能, 还应做到软件开放性和适应性的相统一。

2 办公自动化中计算机技术应用现状

办公自动化技术是办公室内部事务处理工作及自动化、信息化操作技术为一体的系统, 它主要是计算机技术发展过程中的产物, 主要是对工作过程中出现的数据进行收集、整理、存储, 并将这些功能集于一身的智能办公系统。办公自动化技术主要是以数据处理技术、网络技术为主体, 工作人员可以通过计算机网络技术提升办公的效率, 但是, 在办公的过程中要充分利用计算机网络技术实现办公自动化, 就必须加强对计算机技术以及网络技术的安全管理, 比如说, 在计算机办公自动化的运行数据管理的过程中, 就需要专业的计算机人员对办公自动化技术进行不断地研究、优化, 设置完善的安全管理措施, 有效地提升计算机在数据处理过程中的安全性以及效率性。目前, 办公自动化技术应用的过程中计算机处理技术在提升办公效率时, 容易受到网络系统开放性、不稳定性等因素的影响, 当计算机网络运行环境发生改变 (网线断开) 或者是计算机出现故障的时候, 都会使计算机自动化办公数据丢失, 为此, 专业的计算机工作工作人员应该加强对计算机数据库功能的、办公软件等方面的优化, 防止出现因计算机网络或者是计算机故障而导致数据丢失的情况发生, 计算机使用人员还应该加强对办公数据的保存以及备份, 减少数据的损失。

3 计算机办公软件的分析与应用

3.1 文字处理软件

目前, 我们在使用计算机办公软件的过程中通常都是使用微软公司的Office软件, 其中Word办公软件使用相对频繁, Word是一款文字编辑软件, 能够使工作人员轻松快速的整理出自己需要的各种文件, 同时通过编辑文档使打印出来的文件可以更加美观大方。Word能够更加满足人们对文字排版的要求, 同时Word也是最为基本的办公软件。

文字处理软件在企业办公自动化方面有着重要的意义, 一方面, 利用文字处理软件能够极其方便的进行文字编辑、排版、校对、打印;另一方面, 文字处理软件占用的存储空间较小, 通过便携式的移动存储空间即可进行文件的转存、备份等工作, 有利于工作效率的提升。总之, 作为办公自动化管理最为常见的计算机软件——文字处理软件, 是提高办公质量、提升办公效率、无纸化办公的重要工具。

3.2 图像处理软件

为了更加快速的实现照片、图像的处理、平面广告的设计以及各种包装设计的应用, 图像处理技术得开发与应用。Photoshop (PS) 软件是目前应用最多的图像处理软件, 其功能强大, 能够满足不同人群的需求, 比如说, 图像的修补、截图、图像尺寸的处理、美化等等。

3.3 数据处理

计算机技术具有强大的数据处理功能, 可以对各种数据资料进行加工和处理, 因而在办公过程中具有十分广泛的应用。借助计算机数据处理, 使办公更加方便快捷, 从而有效实现办公自动化。数据处理主要包括数据的采集、存储、加工、排序和检索发布等流程, 利用数据处理, 有利于实现科学化管理, 大大提高了办公效率。例如, 应用EXCEL软件可以实现表格设计, 办公人员可以对数据更加方便的进行处理。

3.4 视频播放软件

视频播放软件主要是对音频、视频文件进行播放, 主要是对相应的音频、视频软件进行转化, 最终使软件能够进行播放。此外, 还可以使用视频播放软件实现音频、视频的后期处理等工作。在市场有很多视频播放器, 它们都有各自的提点, 能够满足不同用户的需求。

4 完善计算机办公的应用

4.1 建立完善的办公自动化管理系统

为进一步实现办公自动化, 应通过建立健全的自动化管理系统, 加强对自动化的有效管理。应切实按照实际出发, 对计算机应用软件进行科学的选择。尽管国外很多软件开发团队完备、管理理论健全, 但是其价格昂贵, 在实际应用过程中也未必符合现阶段办公现状。因此, 在应用软件的选择方面, 应根据自身的实际情况, 从实际出发, 对软件的优劣进行综合考虑, 不断完善自身的办公自动化管理体系, 从而促进办公自动化的进一步实现。

4.2 加强办公人员业务理论的学习

一部分办公软件在应用的过程中存在着很多问题可能是因为工作人员具体的业务知识不是很充足。为此, 除了必要的计算机理论和软件处理技术需要掌握以外, 还需要不断提升工作人员具体的业务水平, 保证办公人员能够将具体的业务与计算机技术相结合, 对于部分因业务而出现的问题, 工作人员应该能够自行判断、分析、解决, 为此, 工作过程中可以利用计算机技术解决很多业务上面的问题, 也可以提供工作人员计算机专业知识的掌握程度, 提高业务理论水平, 使工作更加的电子化、信息化, 保证计算机技术能够有效地提升工作效率。

4.3 激发企事业创造力, 办公效率提升

将计算机软件应用到办公的过程中, 能够有效地实现工作管理的标准化、信息化, 将工作人员从繁忙的办公过程中释放出来, 充分发挥工作人员的创造能力, 进一步提升工作人员的办公效率。实现办公自动化, 工作人员就应该充分掌握计算机的操作技能, 保证计算机的正常使用, 提升自己计算机软件方面的专业知识, 提高自己的创造能力, 为办公自动化管理提供自己的力量。

4.4 加强办公自动化的宏观调控

为切实促进计算机技术在办公自动化中的进一步应用, 领导和决策者应加强这方面的重视, 加强宏观调控, 促进办公自动化进程的逐步完善。现阶段, 计算机软件在应用上面没有引起充分的重视, 资金投入严重不足, 加之计算机软件在产生效益方面存在一定间接性及滞后性, 因而难以实现办公自动化的进一步发展。为此, 应切实加强计算机技术和办公自动化的重视, 加强计算机技术在办公中的使用, 从而使计算机技术更好的应用于办公。

综上所述, 丰富多彩的计算机软件为企业实现办公自动化管理提供了多种选择, 企业应结合自身的实际情况进行各类软件的组合应用, 努力做到工作效率、工作质量以及软件成本多方面的统一性。

摘要：随着现代信息技术的不断发展, 各行各业也在不断地提升自身的竞争力, 为此, 各行各业就必须做到与时俱进, 加强自身自动化管理工作的进行, 重视计算机软件在办公环境中的应用, 并结合企业自身的发展情况, 制定出符合企业自身发展的计算机办公软件。这样有利于企业办公能够更加有效地利用计算机技术, 提升各部门的工作效率, 同时加强办公室自动化管理。所以说, 办公自动化是未来企业发展中非常重要的条件, 也是促进企业发展的必要助力。

关键词：计算机,办公软件,应用