依法治档增强档案人的幸福感

2023-01-12

无规矩不成方圆, 法律的颁布与实施为我们界定了方与圆。《档案法》的颁布实施, 对档案工作、档案事业具有特别重要意义。《档案法》已经实施二十六周年, 依法治档, 本该已众所周知、知法守法、顺理成章了。从事档案工作十多年, 就我了解的行业企业档案管理状况, 谈谈对依法治档的理解。

我们经常说的“法”一般包括包含三个层次:法律、行政法规和规章、地方法规。这里谈的《档案法》, 是国家在上层建筑中对档案工作进行了立法, 从根本上明确了档案工作的法律、法规。根据这个法规, 各省行政管理部门也依据权限制定了相应的档案管理条例和规章。所谓“治档”, 包括档案工作的全过程管理, 以及对档案工作机构及其职责和权力的确认和保障。

我所理解的通俗的依法治档就是以档案法律规范为依据, 科学地管理档案事务, 合理地调整档案社会关系, 推动档案事业进步, 促进经济和社会发展的过程。那么具体到企业档案工作实际中, 依法治档, 是运用一切有关的法律和法规来治理和保障档案事业, 促使企业档案工作得以顺利开展, 包括档案的形成、积累、整理、保管、开发利用以及档案机构的设置、人员配备等档案事务, 都将受制于法律法规的规范约束。

《档案法》和《档案实施办法》为档案事业的健康发展提供了有效的保障体系和法律依据。《档案法》实施二十六周年以来, 法规意识越来越受到企业的重视, 尤其在国有企业, 档案工作提到了一个新的高度。社会的进步, 政治、经济、文化、科技的不断发展, 所产生的信息量急剧增加, 其中成为档案的信息更是重要的信息资源, 其凭证作用不可替代, 这就更需要以法律法规来提供强有力的约束保障;坚持依法治档, 是企业档案工作有序进行和档案管理创新的需要, 是企业改革、持续发展和延续企业历史的有效保障;依法治档, 既是确保企业档案完整、准确、系统与安全的手段, 也是推进企业档案管理实现规范化和不断创新的有力保证。

但依法治档, 在企业中如何贯彻实施《档案法》, 如何更好的利用档案法规, 保障企业档案工作的顺利开展, 充分发挥档案的利用价值呢?档案人如何从法律法规中得以保障呢?我谈几点浅显的见解。

一、建立健全法规制度, 完善自上而下的法规体系建设

(一) 建立完善的档案法律、规章和制度

法律法规的贯彻, 需要具体的实施办法和手段。从上层法律而言, 《档案法》和《档案法实施办法》相得益彰, 具有较强的执行力。档案部门本身就是一个弱势群体, 档案法制工作不能象其他法律法规工作那样强硬, 倍受关注和重视。据调查, 在企业中, 企业管理者知悉《档案法》和《档案实施办法》的为数不多。企业档案人员对《档案法》的执行力和推动力也是步履艰难。档案法制贯彻工作需要进入到党政、行政领域里去。有党政、行政措施的支持与档案法制的配合, 档案法制工作才能得以完善、强硬。建议国家档案行政管理部门要积极行动, 完善《档案法》并积极推动《档案法实施办法》的实施, 基层单位的贯彻工作就能顺理成章地推动起来。各级行政部门应配合法律法规, 制定一套贯彻国家法规的相关规范制度, 并将执法违法奖惩制度纳入规章, 加强执法力度。依法治档应用在企业, 应将档案法规的相关奖惩制度贯彻到企业内部人力资源管理规范中, 形成自上而下的法规体系, 保障档案工作顺利开展。

(二) 建立全面的档案安全制度体系

依法治档, 在企业档案管理中经常容易被忽视的档案安全问题。随着现代科技发展, 信息化的高速发展, 档案信息化的步伐紧跟时代节奏。然而档案法律对电子档案的法规性仍在探索中。作为档案资产的管理者, 现阶段应该制定一套相应的电子档案管理制度。一是电子档案保密制度, 明确电子档案保密条例, 如对涉密档案不得进行信息化, 对重要内部商业秘密档案进行加密处理, 对相关涉及人员签订保密协议等。二是档案系统安全管理制度, 包括档案系统安全维护制度和维护人员管理制度。三是档案应急管理制度, 档案库房应纳入重要优先抢救领域是众所周知的制度, 而电子档案数据库其实等同于另一个档案库房, 理应纳入重要优先抢救领域, 制定安全管理制度和定期安全演练制度。四是重要档案异址异质备份保管制度, 一些重要档案一旦发生损毁将是无可挽救的损失, 有条件的都应该将此列入制度, 对重要档案进行特别保管。

建立健全全面完善的档案法律、法规和规章制度, 是促进档案工作规范化、制度化、程序化的有效手段, 保证档案管理依法、合规的坚实基础, 是档案工作健康发展的有力保障。

二、加强法律制度宣传, 增强全民档案意识

积极广泛宣传法律法规, 是实施推动的最有效方式。《档案法》颁布实施二十六周年, 在宣传的力度和广度上相对其他的法律法规宣传显得较为含蓄。国家行政管理层面尚且如此, 在企业的宣传与推广更显得势单力弱了。一些企业从领导人到员工, 都可能存在对档案法制意识淡薄, 档案管理工作缺乏执法力度, 对公有文件、技术资料等不能及时收集移交归档, 甚至出现拒绝移交的现象;有的企业档案管理人员缺乏档案法制和保密知识, 随意外借档案或复印档案资料, 登记手续不全等现象, 导致档案受损或者档案信息泄露等严重后果。归咎其原因正是档案管理有法不依、执法不严, 档案管理人员乃至企业管理人员依法治档意识薄弱。

国家档案行政管理部门、各级档案行政管理部门应组织专门的档案法制研讨、培训, 培训对象应特别针对各级行政部门、企业负责人, 聘请法律专家授课, 提高领导人员对《档案法》的认识, 增强档案意识。国家档案信息网应该开办学术论文栏目, 进一步探索档案法制改革的创新思路。案例宣传的效力不可估量, 因此在《档案法》的宣传形式上可以更多元化。如近年国家保密局定期举办一些活动专场及案例展示会, 通过案例说法, 对广大公众及相关人员震慑不小, 感触深刻。前些年《解密档案》专栏已经深入民心, 国家档案行政管理部门可以藉此契机, 研究各种宣传形式, 专栏、板报、培训、广播电视、公益广告、案例说法等广泛宣传档案法制。各级机关、企业充分利用内部资源如局域网等, 将有关档案工作的法律、法规、规章和一些涉及档案法规的案例及时上网, 普及档案意识, 真正使档案法制观念家喻户晓。

三、保障公民的档案权利, 增强档案人员的幸福感

以人为本, 《档案法》赋予了公民对档案一些权利, 也给予档案工作人员的权利保障。然而《档案法》对公民或档案工作人员权利和义务的保障, 是否已经足够了呢?

1.档案法实施办法提出保护档案工作人员的健康权, 但是实施细则则不明细, 无法保障实施到位。现代科技手段发达, 企业都已经应用电子化办公, 档案室是文件归集的电子终端, 一般都需要大量打印或复印文件归档, 生产企业科技档案管理员甚至每天需要应用大型晒图机, 办公环境布满了机器辐射及图纸油墨的污染;档案库房中为避免档案遭受虫蛀普遍使用防虫类药剂, 散发出大量对人体有害气体。档案保管人员因需要经常接触陈旧的历史档案, 长期在有毒有害的空气环境中工作, 日积月累, 这些难免对人体健康产生不良影响。事实上, 近年通过媒体报道, 档案工作人员因工作环境导致健康受损的案例已不鲜见。在基层单位, 经常看到我们的企业档案管理员在完全没有任何防护的情况下, 长期处于工作室晒图, 打印文件、图纸;甚至还看见孕妇在毫无防护设施的情况下进入档案库房调档, 也可能直接接触防虫药物。据调查, 现行的档案法实施办法乃至地方法规, 企业管理标准等规章制度中, 没有任何一条提及关于应保护档案人员免受工作环境毒害, 要求配备相应的防护服装、设施的条例。经了解, 一些与档案工作性质类似的部门, 如机要、信访等部门, 都为工作人员提供特殊岗位保健津贴和一些相关保护条例。现行《档案法》第九条是有关档案工作人员职业素质和奖励的条款, 在表述上只提出了对档案工作人员的职业要求而没有提到对相关权益的保护。健康权是人身权的基本权利, 《档案法》应以人为本, 明确提出保护档案人员的健康权, 为有关政策的落实提供法律依据。

2.《档案法》的公民档案权益与义务的不对等信息, 让公民的档案权利保障不足。现行《档案法》第三条规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业和公民都有保护档案的义务。”该条款强调了社会公众有保护档案的义务, 然而在档案享有的权利方面则没有明确表述, 缺乏如何保障公民的档案知情权, 也缺乏维权的指引。权利和义务是法律关系中不可缺少的两个重要因素, 不能只讲义务不讲权利, 权利和义务是对立统一的关系。《档案法》提出了保护档案的义务, 同样也应明确公民享有依法利用档案的权利。各级档案行政管理部门应研究制定利用档案的权利和维权的指引。公民该享受哪些档案利用权, 该如何维护自己档案知情权等;当公民的档案权益难以得到保障时应如何处理, 如公民、法人和组织对国家所有档案的保管机构不依法履行职责可以举报, 或申请行政复议、提起诉讼的权利, 因档案损失对公众权益造成损害的要承担相应责任等等, 《档案法》应明确提出保障公民档案权益的法律途径。权利和义务的相对统一, 为公民大众提供了相当便捷的档案利用服务, 维护公民的档案权益, 公民保护档案的法律意识和自觉性自然而然地增强了。

新时期政府的法制工作越来越贴近民生, 具有人文关怀精神, 《档案法》也应通过科学合理的法律、法规、制度设计, 引导、规范、保障、促进公民与档案有关合法权益的实现。建设全面完善的档案法律法规体系, 是公众档案权益的保障, 也是档案工作顺利开展的依据, 更是档案人健康权益保障的手段。实现依法治档, 体现以人为本的精神, 增强档案人的幸福感, 应该是新时期档案法制工作的重要使命。

摘要：《档案法》实施已届满二十六周年, 藉借宣传和推广的机会, 本人从企业档案工作者的角度, 阐述对《档案法》和《档案法实施办法》贯彻实施的浅显理解。

关键词：档案法,宣传,应用