第一篇：外贸业务员业务开发信
外贸业务开发信的问题小结_外贸英语
身处欧洲,经常有机会接收到国内业务员给我的开发信。关于开发信应该怎么写的帖子很多了,敝人就不班门弄斧了。我想从反面来分析总结一下,国内业务员开发信中存在的一些比较常见的问题,希望对大家有所启发。(英文表达、修辞等不在此讨论范围之内。)
从我平时收到的开发信来看,发现存在如下一些常见的,个人觉得不是十分妥当的现象(排名不分先后):
1. 开发信内容过长。
有的开发信真的可以长达几百字的,面对这种开发信,我会毫不犹豫delete掉。你轻松的一下“Ctrl + c”,再一下"Ctrl +
v",而我读得那个是上气不接下气。
点评:有些时候,长度跟对方的愉悦度是成反比的。(关于开发信长度的原则,窃以为:能简则简,点到即止。)
2. 段落之间不离行。
这种开发信也是看的人头昏眼花,如果再配合第一点,绝对能让读的人提早几年去配老花眼镜(卖老花眼镜的行家们可以借鉴此法)。
点评:分段跟分手一样,该分时就得分,千万别含糊,藕断丝连只会害了自己,苦了别人。
3. 内容带中文。
带中文内容的情况有两种:一种是邮件内容本身带中文的,另一种是附件中带中文的。前者出现的还是比较少的,出现的比较多的是后者。有些同志给发过来的附件,比如产品介绍、报价单等,里面的部分内容带有中文。别人我不清楚,反正我的想法是,这样的文档显得不专业。点评:把中文部分修改一下再发,不至于花掉你九牛二虎之力吧?要是真至于,平时请多准备几箱红牛堆在办公室,顺道也为国家的GDP尽点绵力。
4. 附件做得不专业。
有的PDF文档的页眉或者页脚中出现了诸如“此文档由PDF Creator试用版打印”这样的信息。
点评:同志们,如果你始终坚持抵制正版软件的话,何不彻底一点,下个绿色破解版的呢?(罪过啊,又在变相鼓励使用盗版软件了。)
5. 邮件发送时间问题。
那些奋战在周末的同志们辛苦了,但是,我建议你们别再在星期六日发开发信了,不是说完全没有机会,但是能得到回应的几率太低了。那些真的相信”皇天会不负有心人“的好同志,可以坚持继续发。
点评:勤奋没错,但是精力需用在对的地方。
6. 邮件发送频率问题。
那些两三天一封,甚至一天一封,一天不止一封开发信的,收到过几次之后,我一般立马拉黑,无他,太烦了。
点评:那些痴男怨女们要明白一个道理:如果你的另一半需要你,你不缠他,他也会来逗你;如果他不鸟你,一定是因为他此刻不需要你。
7. 附带图片问题。
有些前辈认为开发信一般最好不要带图片,因为图片会增加被列为spam的几率,这个说法或许有道理。但是,我认为,就算是被系统列为spam了,只要不是收信者主动拉黑的,一般还是能看到你的邮件的。而且,如果用企业邮箱发送的话,应该能减低被列为spam的几率。我个人的习惯是,看开发信第一时间先找图片看,其次找网址。因为说实在的,其实大家都清楚,广大外贸同胞们的开发信的情况是:如有巧合,基本雷同。天天看着千篇一律的开发信,很难让人会有激情去深究当中的内容。但是图片比文字直观,更能快速地抓住读者的眼球。突出重点是十分关键的,这跟咱们满大街的ppmm支持环保,尽量节省衣物布料的做法是一个道理。但要注意图
片不要过大,挑一两张最有把握的,直接以插入(而非附件)的方式放在邮件末尾,保证阅读者一打开邮件就能第一时间抢占他的眼球。
点评:砖家一项研究结果表明:99%以上的正常成年男子,如果从正面看女性的话,第一时间会先扫描其胸部。注:该研究结果与本贴无关。
8. 人称有问题。
这个问题通常有两种情况。其一,人称不规范;其二,给对方乱起名。先解释第一种情况,如我的名字为“张三”,我收到的邮件,称呼不是“Mr. 张”,而是“Mr.
三” (自己检讨一下有否出现过此种情况)。情况二,明明不知道我的名字是“张三”,在邮件里不称呼“Dear Sirs/Dear Sir or Madam/To
whom it may concern/etc”,硬要写成“Dear
李四”。这种情况,我觉得要么就是糊涂虫,搞错对象,要么就是无赖,浑水摸鱼,无论是前者还是后者,总之我觉得就是不尊重收信人。
点评:商业信函的基本文书规范还是应该掌握好的。
以上是我根据自己平时接触到的开发信所小结出来的一些比较常见的现象,有大处的,也有小处的,有些是显然易见的,有些可能跟我个人的习惯有关,未必就提得对。写出来,无非是跟大家交流一下,互相借鉴,取长补短。
如有不妥,恳请斧正。
第二篇：外贸业务员,如何开发和管理你的B2B资源
做外贸有一定时间的朋友们, 相信都很清楚目前开拓海外市场的几种渠道, 无非是展会, 采购杂志,B2B; 相对来说这三种方式中展会和B2B是最有效的了; 但展会毕竟成本超高, 而且展会1年就那么几次, 在没展会的时间里如何开拓海外市场呢? 只有靠B2B了, 毕竟相对成本较低, 网络天天不断; B2B资源主要分为收费和免费的, 收费在这里我就不多说了, 相信这些收费B2B公司的销售员已经骚扰各位一遍又一遍了;现在我想和大家分享的是免费B2B资源的管理与开发,希望对大家的日常工作有一定的帮助.
一、免费B2B资源的收集
B2B网站是为买卖双方提供信息交流的商业网络平台并为用户提供网上交流的条件, 从而促成交易的达成. 相对名气较大的B2B收费自然高的离谱, 所以我们重点要收集些知名度不高, 但人气在不断增长的B2B(不要过高期望前期能有多大的信息量和询盘, 毕竟是免费的, 网站的老板会想办法去提高的). 具体如何收集这些免费的B2B呢, 方法其实很多:
1)朋友介绍的
2)在google或yahoo或百度等知名搜索引擎上输入相关的关键字进行搜索(如Free B2B, Global Free B2B等等)
3)国内或国外知名的外贸论坛上, 很多外贸同行推荐的免费B2B
二、B2B账号的注册注意点
为了更有效的开展工作, 不要在登陆该B2B网站后就立即注册会员(假免费的多啊), 建议多看看该网站里介绍的免费和付费会员的区别(也可以到搜索引擎上搜索关于该网站的评价), 确定免费会员的权限到达你的需求后再开始正式的注册.
进入注册页面时, 会员性质一般是买家/卖家/买卖家, 建议大家不要选择买卖家(会给人以倒买倒卖的感觉, 不专业), 一般最好选择卖家. 进入实质的注册信息填写页面时, 一定要认真准确填写(不要草率乱填, 尤其是不要在不该填写联系方式的地方故意把自己公司的电话传真/邮箱/Msn/skype等信息填进去,很容易被网站管理员删除的), 填写时要注意以下要点:
1)用户名,注册邮箱,联系电话,传真等联系信息, 一定要填写公司的专用邮箱和电话, 不要用业务员个人的(外贸业务员离职率太高了, 一旦离职,这些公司资源都会流失), 用户名最好所有B2B的注册都用统一的.
2)注册邮箱最好不要用国内的126/163/Sina/QQ等邮箱, 因为国外很多反垃圾邮局都把这些中国对保险多了.
3)注册时公司行业的选择要注意, 尤其是外贸公司,涉及的行业多而杂, 但是这会给买家感觉明显就是个中间商(买家都喜欢直接和生产商打交道的),联系你的几率就大大降低了.所以我的做法是, 行业很相关的产品我注册一个账号, 另外几个行业不相关的我再分别注册几个账号(虽然管理起来麻烦点, 但是总比不联系我强吧).
4)企业描述部分的填写, 一定要有自己公司与众不同的吸引点, 篇幅不易过长或过短(尤其不要过短,会给买家感觉是个很不专业的小公司).要突出自己公司的强势产品与售后服务等. 此处切勿把联系方式放进去(很容易被管理员删除).
5)企业的成立时间/员工数量/出口额, 不要太实在按照实际的情况填写啊, 我一般是稍微比实际情况夸张点, 成立时间久点, 员工数量多点, 出口额多点.
6)企业Logo或公司图片的上传, 建议找专业的设计公司设计一下(毕竟是脸面嘛, 也花不了多少钱), logo一定要大气, 公司图片最好用工厂大楼或厂房内部或生产流水线(有条件的话可以做成gif格式的图片切换模式).
7)公司的网站录入, 千万不要把中文站录入进去(要录英文站, 有多国语言的更好),如果没有英文网站的或没有网站的, 赶快花钱找专业公司设计吧; 另外出口型的网站和国内的普通网站区别很大, 因为浏览你网站的是国外用户,国外浏览中国的网站速度非常慢(如果半天页面不刷新出来, 基本上你就被买家咔嚓邮箱给屏蔽了, 邮件往往是发不出去或接收不进来; 建议用国外的邮局, 如Gmail/Yahoo/Hotmail等, 这样相
了), 能提高速度方法是:尽量不要用大图片或大片的色彩背景, 不要带任何Falsh动画部分(超级影响速度),不要企图把网站建设的和大型网站一样多的复杂功能(不实用的), 如果有条件的话, 花个1-2千把网站挂到国外的服务器(但从国内浏览就慢很多了,再花点钱, 做个2地同步也就解决这个问题了)
按照这样的注册方式, 管理员100%一次性通过审核的, 而且会大大的吸引买家的眼球.
收集完这些信息后, 要去粗取精, 根据自己公司的行业和该B2B网站的信息量/是否真的免费(有些免费是骗人的, 花精力注册完后, 只给极少的权限,需再付费才可升级)等, 来判断是否要保留该B2B网站, 从而进行下一步的操作.
进入会员管理页面后, 就可以发布信息了,只有网站有上传图片的功能, 尽量用到, 哪个买家愿意看没产品图片的信息呢,是吧? 而且这样也会让潜在的买家给你公司加分的.主要注意点如下,可以参考这家公司的上传规格,点击下面链接看,顺带说一下这个B2B是全免费的哦)
http:///Vip/XMMOS06068/Index.aspx
1)上传的产品图片色彩和质量一定要高(不可马虎啊), 不然怎么吸引人啊, 而且报价都报不了好价格.(建议找设计公司帮忙处理一下)
2)发布Products时的主题要清楚的标明产品的名称,千万不要用产品型号或简称或品牌名称, Keyword关键字的录入要选择和该产品非常相关的词, 如果有多个关键字要用”;”或”,”分隔开; 主题和关键字的录入非常重要, 不要乱填, 因为大多数买家是在网站里点击Search来查找信息的, 所以主题和关键字不正确, 买家根本就搜索不到你的信息! 产品描述部分不易过长(有些产品可能需要很详细的描述),突出产品的材质/质量/规格等等重要信息, 每发布一个产品的对应产品描述都要不一样(千万不要产品图片不一样,而偷懒粘贴同样的产品描述,尤其不要把和该产品不相关的其他产品线介绍放进去); 另外一些产品型号/认证/交货期/包装/MOQ等信息能填写就尽量填写, 不要空着, 让买家更多的了解你的信息!
3)发布Selling Leads时, 图片上传/主题/关键字/相关信息的填写注意点基本和Products相同.
发布后等待管理员审核通过了, 成功完成了第一步, 下一步就是要经常去刷新你发布的Products和Selling leads了, 不然的话不要几天你的信息就被别人刷到后面去了.我给自己设定的刷新计划是, 重点的几个网站每天刷新1-2次, 次重要的3-5天刷新1次, 一般的就1-2个星期刷新一次.
四、 买家信息的抓取与主动出击
有些B2B网站上的买家是能部分获取的, 获取信息后要先整理, 然后定期给这些买家发介绍信, 注意点如下:
1、不要用国内的邮箱发送, 不要同时群发, 否则就做无用功了.
2、企业介绍信不要千篇一律, 要编写几个版本的, 针对客户情况来发送
3、接收邮件的收件人不要是” Dear Sir/Madam”, 不然给买家感觉是群发的, 建议用客户的大名.
4、附件的产品图片不要太大,最好1M以下, 而且一定要压缩后再发送
5、发送的邮件最好有设计好的突出公司形象邮件头, 如果有条件可以找专业的设计公司直接设计精美的电子邮件.
五、询盘的回复技巧与跟踪
来自B2B的询盘主要有两类, 一类是买家发布到B2B平台上公布出来的或群发给会员的, 另一类是买家浏览你的B2B子网页后直接发询盘给你的,处理这2类询盘的主要不同点是报价, 第一类是报低或超低价, 第二类报价可以适当的提高报价; 在回盘中除报价外务必要注意的是包含以下几点:
1、产品的详细规格等描述
2、能否做OEM贴牌的描述
3、FOB(具体港口的报价)
4、Delivery Time(交货期)
5、包装材料, 每箱的包装尺寸,重量,容积,箱内放产品的数量,防破损保护,每个20尺柜/40尺柜/高柜的能存放的总的产品数量
6、MOQ
7、获得的认证证书情况
8、其他重要信息等等.
大家经常遇到的情况是, 询盘回了一大堆, 但都石沉大海, 100个回盘里能有5-10个在回复的就谢天谢地了, 阿Q式的判断为没回复的买家都是低质量的.其实大家应该好好反省一下自己. 另外在多次回盘后还没回复的, 建议你们跟个电话过去, 和买家沟通一下, 就算买家真的不买, 也可以了解到买家不从你这买的真正原因, 从而有利于调整公司下一步开拓海外市场应当调整的方向.
(建议事先拟好打电话的演说词, 英文口语发言和流利度一定要过关啊)
附:一个匈牙利采购对中国供应商的建议 !(网上看到的, 深有同感啊!) !
As a sourcing agent and buyer I can tell you what is a good quotation for me: it includes all relevant information! My job is to find a reliable supplier at a reasonable price in the shortest time possible.
It is very possible that I will choose a supplier whose price is a few percent higher but the quotation is complete. That means, it includes:90% delay, 10% early)
- package unit (carton details)!!! Carton weight, size, volume, content, material. It is very important!!! Usually this point is simply left out by suppliers. But Ihave just simply no time to beg for any details separately!!! If a quotation misses this, I simply delete it. I have no time to ask for these points, but I can only calculate my shipping cost with this info!!!
- payment conditions must be exactly discussed.
I hope suppliers will consider these points in the future. If you include all relevant information, you can really help your partner in his decision. And for the supplier, it is a job done once, you needn’t work out each detail separately.
以上就是本人一点小小的心得。因为B2B网站的免费利用确实给我带来了订单，所以决定与各位同仁共享。同时也希望大家收获多多!
第三篇：外贸销售人员开发信
RE:win-win business on power inverter and solar controller
Dear,
Nice to contact you.
This is wade,we supply power inverter and solar controller.We also had contacted before.
So,do you have any purchase plan on power inverter or solar controller?
We could give your our best prices for you.
By the way,we will also go to HK fair and canton fair next month. Our booth is 5E-E35 for HK fair.
5.1hall,Y05-06 for canton fair.
Warmly welcome your arrive.
Have a nice day.
Wade
第四篇：关于外贸开发信的细节
开发信一个比较好的结构
1. 标题：10-20字内，抓住要领获得客户注意力
2. Rapport： Dear Mr. „
3. 可信的利益陈述：你必须建立你的可信度，解释客户为何同你关联，你能给他带来什么好处，你的相关能力何在?你给他的提议是什么?要高度概述的同时，保持力度。需要较好的语言功底。
4. 特别陈述：你公司有何特别之处，最好“只能”同你们合作。
5. 特别的offer: 这个往往是给客户一个强烈回复的动机。
6. 提请行动：接下来希望客户如何行动，给一个提请行动的祈使句，或者一个问句，请客户回答。
7. PS：有时PS非常管用，算是对开发信的一句话总结，并继续敦促客户采取行动。
3和7是开发信的核心所在。业务员一定要花时间想清楚，你能给对方带来什么好处，并简明扼要地讲出来。最后，你希望客户怎么做，要明确地讲出来。一些if you have any interest,这种常见的结尾是没有力度的。不如，Please send us your enquiry with your specific needs. 或者，What materials(models) you are selling now?
发邮件时间选择
开发信不要选择在星期一发也不要选择在星期五发 开发信应该选择在周二到周四间，客户上班的时间来发!亚洲的可以在早上9点到11点左右，欧洲的2点到5点，美州的在晚上8点到10点。
字体及内容细节
欧美人一般比较常用的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。 外贸邮件中还忌讳主动过多地介绍自己
个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，
“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。
当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。Dear Purchasing Manager,(别用Sir or Madam, 这样子没有人知道你的信给谁也不会帮忙转达，也不尊敬)
1)不知道对方名字：Dear Friend,Dear,Dear Manager,Dear Director,Dear Your Teams„... Hi,Sir,
2) 知道对方名字：Dear Jone， Hi,Jone,Good Day Jone,„„
7.比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
写开发信一些注意事项
1. 简洁：少即是多。你的开发信的目的与其说是让客户订购，倒不如定在让客户回复。你一次不可能让客户解释所有的东西，不如就让他回复你，就是胜利。
2. Proposition(提议)要写得很独特和简单。太复杂会把客户搞晕掉。
3. 开发信的格式要整齐，用句要短，读起来轻松容易。
4. “you attitude”, “benefits”, “positive”, “conversational”等原则要把握好，具体参见其他贴子。
5. 要可信
6. 保持新意，如果确实产品同别人一样，就挖掘一点对于客户价值不一样的视角。
7. 根据联系人的职位揣测对方的兴趣点。比如小企业主会关心是否能帮他赚钱，而专门的采购经理则更关注省钱，这样才能凸显他的贡献。
PS:以上信息是通过查资料整理出来的，不属于个人观点
第五篇：写外贸开发信之前要做的准备工作
写外贸开发信是外贸人员开发客户最经常使用的工具，可以说是一名合格的外贸人员的必备技能。那么写外贸开发信之前，需要做什么准备工作呢，这里只从海关数据应用方面分析：
1. 客户公司情况分析
知道客户公司名称很容易，可以通过海关数据、B2B网站、行业名录、买家名录等渠道获得客户的名称。但是这家客户是什么性质的公司?终端采购客户，还是外贸中间商，还是船公司?这是最先要了解的情况，通过海关数据，根据收货人的公司名称，查询客户的所有交易记录，经常客户采购记录中采购商品的分析，判断出客户是什么类型的公司，这点很容易。写给外贸中间商的邮件，要强调的是自己的产品质量没有问题，不会给他制造麻烦。
2. 采购产品分析
外贸开发信不可以群发，就算是同一行业的客户也不一定采购的产品都一样。群发邮件只会浪费时间与资源，达不到理想效果。通过外贸宝海关数据的全球海关数据查询系统，查询出客户的采购记录，根据采购的货物描述，总结出客户所采购的产品。筛选出与自己的产品完全相符的客户，针对性的手动发邮件，才会达到理想的效果。而且注意邮件的标题就要出现自己产品名称，这人才足够吸引人。
3.客户的采购习惯
客户对某种产品的采购量有多大?是每个月都采购，还是一年只采购一两次?客户都从哪些公司进口产品，你的竞争对手多不多?客户是否主要从中国采购商品，还是从来都不从中国采购?这些都是需要通过海关数据来分析得出评估的。如果一个采购商，经常从中国采购商品，证明他接受中国的产品，对中国出口的产品质量与价格是放心的。这个客户的供应商不仅仅是一家，而是好多家中国供应商在给他供货，那么这个客户的采购忠诚度也就不高，你的机会就在于此。
4.价格是否合理
你对客户愿意接受的价格是否有所了解?一个陌生的市场(比如接触了一个智利纺织品客户)，你如何给他报一个合理的价格?如果你的报价不靠谱，相信这封外贸开发信也就白写了。还是需要通过海关数据作为参考，通过客户报关的价格，你能了解到客户从全球不同的地区所采购同样的商品，成交的价格各是多少。
通过以上几步的方法，使用海关数据在写外贸开发信之前全面的分析采购商的情况，会使自己写的外贸开发信更精准、更专业、提高自己的Email的打开率，从而做好外贸的第一步。